En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
En las notas de gastos suelen repetirse una serie de errores de los que muchas veces no somos conscientes. Descubre las claves para no volver a cometerlos.
Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma manual conlleva una serie de costes ocultos que no siempre son fácilmente identificables. Recopilar los tickets, revisar las notas de gastos, aprobarlas, realizar los asientos contables, hacer los reembolsos… Todo ello supone un montón de tiempo tanto para los trabajadores en movilidad como para el departamento de Administración.
No solo eso. Los errores también son frecuentes (se estima que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo). Unas veces son irregularidades inintencionadas. Otras, producto del fraude interno. En ambos casos, las consecuencias son las mismas: más tiempo y dinero perdidos para la empresa.
¿Es posible evitar los errores al contabilizar gastos de viaje? Si se toman las precauciones necesarias, se pueden reducir al mínimo. En un momento en el que los viajes de empresa está relanzándose, conviene implantar una serie de medidas preventivas.
En las notas de gastos suelen repetirse una serie de errores de los que muchas veces no somos conscientes. Pero eso no evita el perjuicio para las organizaciones. Para prevenirlos, lo mejor es empezar por aplicar una serie de medidas encaminadas a optimizar la gestión y control de gastos de viaje profesionales.
La falta de control sobre los desplazamientos empieza incluso antes de realizar la reserva. Es frecuente encontrarse con el caso de empresas que ven incrementarse los gastos porque aumenta el número de empleados en movilidad y no lo han tenido en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos.
Con ello se dificulta el poder hacer un seguimiento fiable de la política de gastos (cumplimiento, desviaciones…).
Del mismo modo, es conveniente establecer una política de gastos de viaje e informar a cada trabajador de cuáles son los gastos no reembolsables y de qué límites se aplican en su caso concreto (alojamiento, transporte, comidas…).
Pero todo ello no sirve de nada si no introduces la información en el software de contabilidad.
¿Tienes claro el asiento contable al que debes imputar cada tipo de gasto? Los errores en este sentido también ocurren. Un pequeño recordatorio:
En ocasiones puede suceder que un trabajador viaje al extranjero y que, a la hora de contabilizar los gastos, no se tenga en cuenta el tipo de cambio de divisa aplicado en el momento de realizar la compra.
Otro error muy común es no realizar auditorías, cuando se trata de un mecanismo fundamental para detectar posibles irregularidades y prevenir el fraude interno.
También puede ocurrir que los empleados nómadas rellenen las notas de gastos y no adjuntan el ticket o factura correspondiente. O sí lo meten, pero no incluye todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria para considerarlos válidos. Con las prisas, apruebas los gastos y haces el reembolso. Ese error le cuesta dinero a la empresa.
Para evitar situaciones como esta, lo mejor es implantar una herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje.
Aprovechando que hablamos de digitalización, es el momento de recordar que en el mercado tienes varias herramientas pensadas para ayudarte a gestionar los gastos de empresa. Una de las más potentes es Okticket. En cuanto empieces a utilizar nuestra solución, comenzarán a minimizarse los errores asociados a la gestión manual de los gastos de viaje.
Para empezar, cada concepto incluido en una hoja de gastos va asociado a la foto del ticket correspondiente. Además, la app para gastos de viaje de empresa está homologada por Hacienda, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al mismo tiempo, la herramienta ofrece productos y servicios que también son muy útiles en la lucha contra el fraude interno.
Además de las ventajas que ya hemos mencionado, Okticket ofrece una serie de características que te ayudarán a optimizar el control y gestión de gastos profesionales de forma rápida y sencilla.
Las tarjetas de empresa son muy útiles para controlar los gastos de viaje de los empleados nómadas. Como no tienes que lidiar con anticipos ni reembolsos, no hay riesgo de confundirse con las cantidades. ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados..
Otras ventajas de la OKT Card:
La conciliación bancaria es uno de los procesos indispensables para saber si se están produciendo errores en la contabilización de gastos empresariales. Pero hacerlo a mano no es lo más recomendable, ya que pueden darse algunos errores. Por ejemplo:
De ahí la importancia de utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática. ¿Tu empresa ofrece tarjeta de crédito a los trabajadores? Te recordamos que en Okticket nos conectamos con más de 100 bancos.
El módulo de conciliación de Okticket permite cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito de empresa con los tickets subidos a la app. Sin exportación de extractos bancarios, ni procesos intermedios, ni errores de revisión.
Las alertas también son una herramienta ideal para detectar irregularidades en las notas de gastos. No es extraño que se contabilicen tickets duplicados, con gastos efectuados en festivo, importes ilegibles o que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.
¿Necesitas ir más allá de las típicas alertas? Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.
¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos. Incluso puedes rechazar de forma automática la presentación de una liquidación de gastos.
Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.
Extraer los datos de los tickets y facturas en papel y transformarlos en información digital aporta un montón de ventajas para las empresas. Sigue leyendo para descubrirlas.
Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturación… Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnología para optimizar procesos. Y contar con un OCR (Optical Character Recognition) de facturas es indispensable para automatizar el control y gestión de los gastos de empresa.
¿Todavía sigues recopilando la información de los gastos manualmente? Estás perdiendo el tiempo. El Reconocimiento Óptico de Caracteres permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma automática y transformarlos en información digital.
Cada vez más empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatización de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:
Hoy en día puedes encontrar en el mercado un montón de soluciones que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Pero… No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalización de tickets y facturas.
Imagínate que te pones a escanear facturas con una app de digitalización de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el típico símbolo de “cargando”.
¿Qué harías si ves que el OCR tarda en iniciar el proceso?
Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y así hasta volver a la oficina y dejar todo el montón de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.
Conclusión: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres características fundamentales:
Además, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un número de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si además, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan básico, mucho mejor.
¿Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, rápido y efectivo? ¿Y que sirva tanto para grandes compañías como para autónomos y pymes? Por supuesto.
Sin ir más lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnología propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Además, tiene la capacidad de aprender y mejorar día a día.
¿Qué conseguimos con ello?
Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos cómo es el proceso de extracción de datos con Okticket:
¿Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.
¿Qué tendencias seguirán marcando la actualidad de los viajes de negocios durante los próximos meses? Sigue leyendo para descubrirlo
Las previsiones más esperanzadoras señalaban 2026 como el año de la recuperación de los viajes de empresa. Ahora, todo parece apuntar a que llegará mucho antes. A lo largo de este año, probablemente.
Solo hay que echar un vistazo a las últimas publicaciones del Instituto Nacional de Estadística (INE). Según el organismo, el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023. Entonces, se registraron más de 9,5 millones de viajes.
Otro reciente informe de la Comisión Europea de Viajes (CET) concluye que algunos países europeos ya han superado o están a punto de mejorar los niveles de gasto en viajes de negocios de 2019. España se encuentra entre los aventajados, junto con Francia y los países nórdicos.
La misma tendencia al alza se observa en el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos). Un ejemplo es el monográfico Hosteltur 2024 que acaba de publicarse. En el informe, los expertos aseguran que este año "se espera un crecimiento tanto en el número de reuniones como de asistentes”.
Ya el 2023 registró un incremento notable de la actividad. Y pone el ejemplo de los palacios de congresos españoles, que superaron el año pasado la cifra de asistentes registrada en 2019. Con ello se vuelve a dejar claro que los encuentros presenciales “son fundamentales para el desempeño de empresas y organizaciones”.
De la citada guía se desprende además la importancia que tienen las nuevas tecnologías para el desarrollo y la eficiencia de los viajes de negocios. La Inteligencia Artificial y el compromiso con la sostenibilidad seguirán marcando la actualidad de los viajes de empresa durante los próximos meses.
¿Qué elementos caracterizarán a los desplazamientos profesionales en 2024?
Eficacia, velocidad, precisión a los procesos, automatización de tareas, análisis predictivos, aprendizaje automático… Gracias a la Inteligencia Artificial, los viajes profesionales viven una nueva revolución. Son más predecibles, los procesos se agilizan y los datos recopilados más fiables.
Además, las aplicaciones de IA se pueden utilizar para obtener ayuda en las reservas o mejorar la experiencia de los viajeros. Algunos casos de uso:
No podemos olvidarnos tampoco de su utilidad para optimizar la atención al cliente. Los chatbots cognitivos, por ejemplo, pueden servir para atender las dudas de los clientes en un primer momento y a cualquier hora. Esto facilita que las agencias de viajes para empresas puedan dar una atención personalizada a las solicitudes más complejas.
Y gracias a su capacidad para analizar grandes volúmenes de datos, ayuda a predecir tendencias y comportamientos de gasto. También a identificar oportunidades de ahorro.
Entre los beneficios más inmediatos de incorporar la IA en la gestión de viajes corporativos está la mejora de la eficiencia operativa. Y su consiguiente reducción de costes, por supuesto. Eso es lo que tiene saber con seguridad cuándo y a dónde es más económico viajar.
De ahí que los directores financieros de las compañías vean en la Inteligencia Artificial el aliado ideal para automatizar los procesos repetitivos, como pueden ser la gestión de las notas de gastos.
Aparte de ahorrar tiempo, las herramientas de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales permiten obtener información muy valiosa para optimizar la toma de decisiones:
.¿Qué pasaría si a las tecnologías mencionadas les sumamos los servicios basados en la localización, la Realidad Extendida (RX) o el blockchain? Pues que el sector logrará contar con una oferta turística más atractiva, eficiente, integradora y sostenible.
También se espera que los costes se reduzcan con el uso del New Distribution Capability (NDC) o Capacidad de Nueva Distribución. Este estándar de comunicación ha sido desarrollado por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) para mejorar la distribución eficiente de las tarifas de las aerolíneas.
De esta forma, se pretende solucionar la pérdida de estandarización y transparencia provocada por la proliferación de las reservas online. Más ventajas que ofrece el NDC para los viajes corporativos:
Hace ya algún tiempo hablábamos de la importancia de Deber de Protección al trabajador en movilidad. Pues bien, el Duty of Care recobra protagonismo.
Una de las herramientas que resulta de gran ayuda para garantizar esta protección de los equipos desplazados es un software de gastos de viaje profesionales como Okticket.
En este punto es importante recordar que esta herramienta permite saber en dónde están los trabajadores en cada momento. Esta funcionalidad es muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia. Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.
Además, la información queda guardada en un entorno seguro. Por tanto, la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.
Volvemos a hablar en este punto de la necesidad de poner en valor la experiencia del usuario. El Duty of Care está muy ligado al bienestar laboral. Y precisamente las aplicaciones de gestión de gastos de empresa están pensadas para facilitar la vida a los empleados en movilidad. Son rápidas, intuitivas y fáciles de utilizar, estén donde estén.
También ganan protagonismo entre los viajeros de negocios los pagos virtuales. Para responder a las demandas de sus equipos, pero sin perder control financiero, las organizaciones cuentan con herramientas que se ajustan a las políticas de gastos de viaje.
¿Conoces la OKT Card? La tarjeta inteligente de Okticket te permite abonar cualquier gasto de viaje tanto en España como en el extranjero. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.
Y muy importante: ofrece la posibilidad de configurarla según la política de viajes de tu empresa. Puedes definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.
A estas tendencias hay que añadir el diseño de estrategias más sostenibles. No son pocos los informes que lo reflejan (el último de CESAE Business & Tourism School recogido por Europa Press es uno de ellos)
Es más, el turismo sostenible será el tema central de la próxima edición Fitur 2024. La feria pretende ser este año “un altavoz para las buenas prácticas y el impulso de estrategias orientadas a fomentar un turismo respetuoso con el que potenciar el desarrollo de una economía cada vez más sostenible”.
Pero ya no se trata solamente de buscar opciones de transporte y alojamiento que sean respetuosas con el medio ambiente (vuelos con bajas emisiones de carbono o preferencia por hoteles que implementan prácticas sostenibles).
La apuesta por la sostenibilidad pasa por incorporar herramientas de medición de huellas de carbono. Incluso por desarrollar vehículos impulsados por IA.
También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa.
También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa. Por una parte, se minimiza el consumo de papel. Por otra, al almacenar los datos en la nube se reduce el impacto medioambiental. El ahorro es de entre un 60% y un 70% según cálculos de Telefónica Tech.
Hacemos un repaso por nuestro viaje a través del año 2023. ¿Nos acompañas?
El 2024 ya está aquí así que lo que toca es mirar hacia adelante. Planificar los siguientes pasos es fundamental para seguir escalando con paso firme, como hemos hecho hasta ahora.
La base sobre la que nos apoyaremos es sólida, así que estamos convencidos de que los próximos meses vamos a continuar creciendo.
Repasamos los hitos logrados en estos últimos 12 meses: lanzamiento de nuevas funcionalidades, reconocimientos, avance en nuestra internacionalización, bienvenida a nuevos compañeros de viaje… ¡2023 ha sido sin duda un año para recordar!
A lo largo de 2023 hemos mejorado nuestro producto para facilitar aún más la gestión de los gastos de viaje profesionales tanto a autónomos como a grandes empresas.
Gestión de saldo en anticipos, multifoto, solictiud de viajes... Tenemos un montón de funcionalidades nuevas.
Hemos ampliado nuestra red de partners, mejorado nuestros conectores y aumentado las integraciones con otras plataformas. Entre las últimas integraciones destacamos las de Cabify, Libra o Ahora ERP.
Además de tarjetas físicas, en Okticket te ofrecemos tarjetas virtuales. Así que también puedes hacer compras en establecimientos online o añadir la OKT Card a tu Wallet de Google y de Apple.
El año no podría comenzar mejor. En enero de 2023 cerrábamos una nueva ronda de financiación de más de 1,8 millones de euros. Ha estado liderada por Angels, sociedad de inversión de Juan Roig, y Zamit Capital, fondo gestionado por GVC Gaesco. También han participado Encomenda y Asterius.
En marzo llegaba otra gran noticia: recibimos el premio a mejor "Emprendimiento, empresa emprendedora" en los Premios Nacionales de Ingeniería en Informática otorgados por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.
El pasado mes de noviembres, la Empresa Nacional de Innovación SME, S.A. (Enisa) nos certificaba como empresa emergente certificada, conforme a la ley 28/2022,de 21 de diciembre, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes. Enisa destacaba el criterio de “carácter de emprendimiento, innovador y escalable” de nuestro modelo de negocio.
Además, este 2023 también recibíamos el sello de cálculo de huella de carbono por parte del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.
Por otra parte, este año hemos participado en más de 50 eventos de España, México, Portugal y Francia. A continuación, destacamos algunos:
¿Qué es? ¿Cómo se hace? ¿Quién tiene que realizarla? ¿Puede automatizarse? Sigue leyendo para descubrir todas las respuestas a las dudas que suelen surgir en torno a la conciliación de tarjetas.
Llevar al día la gestión de los gastos de empresa es fundamental para saber si tu organización goza de una buena salud financiera. Y para ello, es necesario controlar varios procesos. En este post nos centraremos en uno de los más importantes: la conciliación bancaria.
¿Qué es? ¿Cómo se hace? ¿Quién tiene que realizarla? ¿Puede automatizarse? Sigue leyendo para descubrir todas las respuestas a las dudas que suelen surgir en torno a la conciliación de tarjetas.
El control financiero es clave para diagnosticar (y posteriormente, corregir) las posibles desviaciones en los libros de la empresa. Pese a ello, es bastante frecuente que se produzcan desajustes entre los movimientos registrados en el libro de contabilidad de la empresa y los extractos bancarios.
Pues bien, la conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios. Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar si los apuntes en cuestión coinciden o no.
¿Hay errores de registro? ¿Los asientos no se corresponden con los extractos bancarios? No hace falta decir que identificar la causa de ese descuadre se convierte en algo prioritario para poder realizar las correcciones oportunas en los libros de empresa.
Aunque lo recomendable es realizar este proceso al menos una vez al trimestre para poder detectar los desajustes en la contabilidad según van surgiendo y dar con la solución rápidamente, lo cierto es que la "conciliacion bancaria" no es obligatoria.
Además, las conciliaciones bancarias periódicas aportan información muy útil para la toma de decisiones estratégicas. Incluso para afrontar posibles auditorías.
Se trata, por tanto, de un proceso necesario, pero no obligatorio.
Este ejercicio permite a las organizaciones obtener una serie de beneficios. Principalmente:
Gracias a todo ello, las organizaciones pueden optimizar el control de los recursos económicos y mejorar la toma de decisiones estratégicas.
Lo malo es que, cuando se realiza de forma manual, comparar los apuntes en los libros contables de la empresa con los extractos del banco se convierte en un proceso bastante tedioso. ¡Y largo!
De ahí la importancia de disponer de una herramienta que proporcione conciliación bancaria automática.
A priori, el proceso de conciliación bancaria corresponde al departamento de contabilidad. Esta puede ser de dos tipos, y dependiendo de ello se realiza de una u otra forma.
Lo habitual es que la persona responsable la haga de forma individual. Esto quiere decir que la comparativa entre el saldo de los libros contables y el saldo de la cuenta bancaria se hace de forma periódica.
No obstante, en algunas empresas se confecciona un documento en el que se anotan todos los asientos descuadrados. Posteriormente, el responsable del error es el encargado de hacer las correcciones correspondientes. Este tipo de conciliación se denomina contable (o conjunta).
Si vas a hacer la conciliación de forma manual, necesitarás el extracto del banco correspondiente a la cuenta bancaria y al periodo que vayas a conciliar. el libro mayor y el saldo final de la última conciliación realizada.
Pongamos el ejemplo de una empresa que realiza la conciliación todos los meses. En este caso, tendrá que seguir tres pasos:
1. Descargar el extracto bancario del mes correspondiente
2. Comprobar la información de cada cuenta bancaria a conciliar. Para ello, necesitará tener a mano los tickets de gastos, las facturas (recibidas y emitidas), los cheques (cobrados y emitidos), los depósitos recibidos, las retiradas de efectivo y la conciliación del mes anterior.
3. Cumplimentar el documento de conciliación bancaria.
En este punto es importante recordar la conveniencia de presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios.
Hablaremos de estas herramientas un poco más abajo, pero, antes, conviene repasar los errores más frecuentes que suelen repetirse cuando la conciliación se realiza de forma manual. Son, principalmente:
Normalmente, los desajustes son producidos por errores inintencionados tanto de la entidad bancaria como de los responsables de llevar a cabo la contabilidad de la empresa. Es el caso, por ejemplo, de los cheques emitidos por la empresa que todavía no han sido cobrados por los beneficiarios.
Sea cual sea el motivo, es recomendable comenzar la revisión por el saldo final de mes anterior. De esta forma es más rápido y sencillo poder detectar los posibles errores.
Una vez más, insistimos en que lo más efectivo es utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática.
Si quieres olvidarte de descargar ficheros desde la entidad bancaria y al mismo tiempo, optimizar los recursos, siempre puedes automatizar la conciliación bancaria.
¿Pagas con tarjeta de crédito? En Okticket nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. En apenas unos segundos, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios. Desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.
Con ello, ahorrarás un montón de tiempo. Más beneficios inmediatos de nuestro módulo de conciliación mágica:
En definitiva, los datos que se reflejan en las cuentas permiten conocer la situación real de la empresa.
Otra forma de disfrutar de una conciliación de forma automática es con la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket (está incluida con la licencia de usuario). Pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación.
En cuanto el gasto se ha registrado, el movimiento se vincula automáticamente y el pago queda conciliado.
Se trata de una tarjeta de débito Mastercard, por lo que su funcionamiento es igual al de una tarjeta bancaria similar. La diferencia está en que puedes personalizar los límites de uso de forma individualizada: por usuario, por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.
Bloqueo del fraude interno, control del flujo de efectivo, información del gasto en tiempo real...
¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.
Descubre en este artículo la importancia de tener flexibilidad a la hora de abonar los gastos de viaje profesionales.
Tarjetas de empresa, dinero en efectivo, cheques, transferencias, plataformas de pago… A la hora de abonar los gastos derivados de los viajes de negocios se utilizan diferentes medios de pago.
Unos son más seguros, otros son más cómodos, los hay que ayudan mejor al cumplimiento de la política de gastos de las empresas… Entonces, ¿Cuáles son las mejores forma de pago? Para tratar de responder a esta pregunta hemos analizado las ventajas y desventajas de los principales métodos de pago utilizados por los viajeros de negocios.
Según hemos podido conocer en Okticket basándonos en el comportamiento de nuestros usuarios, a lo largo de los últimos años los pagos con tarjeta han ido ganado terreno a los abonos en efectivo.
Pero estas no son los dos únicos sistemas de pago. Las transferencias bancarias y las plataformas de pago como PayPal también tienen su público entre los viajeros de negocios. Veamos lo mejor y lo peor de cada una.
Como acabamos de decir, las empresas cada vez son más partidarias de ofrecer a sus equipos tarjetas de crédito. La misma tendencia se sigue en el caso de las tarjetas de débito y de as tarjetas carburante. El último estudio sobre los hábitos de pago de los consumidores en la zona euro publicado por el Banco Central Europeo (BCE) confirma esta tendencia. Según el organismo. el porcentaje de pagos con tarjeta en el punto de venta ha aumentado un 9% y ya representa el 34% del total de transacciones.
Otro problema habitual de las tarjetas de pago tradicionales es tener que hacer la conciliación manual. Normalmente, la entidad bancaria emite un extracto con los gastos y el departamento financiero debe revisarlos uno por uno. Eso implica destinar recursos para puntear los gastos.
Pese a que cada vez se paga más con tarjeta, en los viajes de negocios el efectivo sigue siendo el principal método de pago. Más de la mitad de los pagos siguen realizándose en efectivo. Los datos del Banco de España indican que el 66% de las compras en comercios se realizan en metálico (frente al 83% de antes de la pandemia). ¿Por qué?
Las transferencias son otra forma de pago que todavía sigue utilizándose, sobre todo cuando se gestionan los viajes a través de agencias. Para los proveedores la ventaja radica en que no empiezan a gestionar la operación hasta que no han recibido el pago. Además, la empresa hace el pago directamente, así que controla el proceso de compra en todo momento.
¿Las desventajas?
Las plataformas de pago tipo PayPal se han consolidado como métodos de pago seguro para las compras online, y cada vez son más los pequeños negocios que lo incluyen.
En los últimos tiempos han surgido nuevas alternativas al pago tradicional que también tienen sus cosas buenas y malas.
El pago a través del móvil, por ejemplo, está bastante extendido, pero implica tener teléfonos inteligentes con sistema NFC. Las ventajas y desventajas son similares a las del pago con tarjeta, con el pequeño hándicap de que el usuario depende de la conexión a Internet para poder completar el proceso de compra.
La parte buena es que otorga una opción para el pago sin contacto, algo muy valorado en la actualidad.
En el pago por móvil también se encuadran los pagos al instante mediante la banca online. Es el caso de Bizum o de los monederos virtuales. La principal ventaja es que el dinero llega al proveedor en el instante, pero se usa principalmente para pequeñas cantidades.
No podíamos escribir un artículo sobre sistemas de pago y no mencionar a las criptomonedas. Todavía no hay muchas empresas ni empleados que utilicen las monedas virtuales para abonar los gastos de viaje, pero es importante recordar que hoy en día, monedas como el Bitcoin, son aceptadas en todo tipo de transacciones.
Lo más destacable de los pagos en criptomonedas es que son extremadamente seguros gracias a los algoritmos criptográficos empleados por la tecnología blockchain en las que están basados.
Más ventajas: se trata de un medio universal, imposible de falsificar, con unas comisiones muy bajas, que otorga total privacidad al comprador y con el que se elimina el cambio de divisas.
Por el contrario, actualmente la oferta de criptomonedas es escasa y las que hay no cuentan con el respaldo de los bancos.
¿Lo que de verdad necesitas es pagar como quieras? Tenemos lo que buscas. Okticket te ofrece la mayor flexibilidad en medios de pago. Puedes pagar en efectivo, con la tarjeta de tu banco, con la OKT Card o con otros sistemas de pago (con tarjeta carburante, por ejemplo).
¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados. Se trata de una tarjeta Mastercard de débito, por lo que es un método de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.
Además, no tendrás que conformarte con poner los límites estándar. Ofrece la posibilidad de definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.
A todo esto hay que añadir la conciliación automática (pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación) y la posibilidad de activarla y desactivarla desde la propia aplicación. Y algo que te encantará: Todos los gastos quedan registrados en una única plataforma para su supervisión en tiempo real.
¿Tarjeta, efectivo o contactless? ¿Qué sistemas de pago son los más utilizados en tu empresa? Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución y los beneficios de utilizar la OKT Card, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.
Se trata de una tarjeta de débito para gastos de empresa con la garantía de Mastercard. Entre sus principales características destacan las siguientes:
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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