En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos.
Que en el ticket del restaurante no haya bebidas alcohólicas, que un empleado no intente pasar como gasto de viaje compras realizadas en un periodo de tiempo que no coincide con ningún desplazamiento… ¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? ¿Imaginas un sistema de lógica personalizada que te alerte cuando detecte posibles incidencias?
La falta de tiempo para revisar al detalle los gastos de empresa es uno de los motivos por lo que las empresas acaban reembolsando a sus empleados pagos no autorizados. Independientemente de si las irregularidades son por culpa de la picaresca o fruto de un error inintencionado, cuestan mucho dinero a las organizaciones (8.000 euros al mes de media según ACFE).
La buena noticia es que hoy en día, detectar anomalías en las notas de gastos es posible. Las opciones que te ofrece la tecnología van desde las alertas estándar hasta los motores que aplican lógica personalizada.
Por norma general, las herramientas de gestión de gastos profesionales te permiten establecer alertas que te avisan cuando alguien trata de pasar un ticket que no se ajusta a la política estándar de gastos establecida.
Estas alertas suelen enviarse en forma de notificaciones automáticas al correo electrónico o al móvil de las personas responsables de supervisar los gastos. Incluso pueden llegarles a los trabajadores si la empresa lo establece.
¿Qué tipos de alertas son las más comunes? Depende de la solución elegida. Por ejemplo, en Okticket las alertas estándar son las siguientes:
Gracias a esta funcionalidad. no volverás a reembolsar tickets duplicados, que contengan gastos efectuados en festivo, con importes ilegibles o con cargos que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.
Por cierto... ¡Puedes configurar tantas alertas como necesites!
¿No quieres conformarte con las típicas alertas? El motor de revisión automática de Okticket te ofrece lo mejor de los dos mundos. Puedes definir los comportamientos de gasto en los que te fijas cuando realizas la liquidación y el sistema aplica de forma inteligente las reglas de lógica personalizada que establezcas.
Es decir, el motor revisa automáticamente las notas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, te envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).
Además, puede activarse en diferentes puntos del proceso: al hacer la foto, al presentar la hoja, al revisar la información desde el gestor web…. De esta forma, los gastos pueden aprobarse o rechazarse sin que tengas que revisar los conceptos uno a uno.
Estos son algunos ejemplos de las reglas de gasto que se pueden implementar:
¿Necesitas una regla personalizada utilizada en tu empresa? Cuéntanos tu caso.
Start Up Nation de Enisa continúa su gira por España, y Okticket es una de las empresas participantes en los coloquios
"Hoy, o eres competitivo, o tienes poco que hacer en el mercado global”. Iván Rodríguez, CEO de Okticket, ha participado en el encuentro organizado por la Empresa Nacional de Innovación (ENISA) el pasado 13 de diciembre de 2023 para presentar Start Up Nation.
La marca persigue representar a España como nación emprendedora e innovadora. Y ENISA es la entidad elegida desde el Gobierno de España para poner en valor la capacidad emprendedora de nuestro país.
Una de las empresas elegidas para poner rostro al emprendimiento ha sido Okticket. Durante el encuentro entre la comunidad emprendedora y agentes económicos e institucionales de Asturias celebrado en Gijón, nuestro CEO, Iván Rodríguez, habló de su trayectoria profesional, desde sus inicios vendiendo software y ERP en su empresa familiar de tecnología.
Como “llevaba en el ADN la faceta de vendedor”, siempre andaba con tickets y facturas. De esta forma surgió la idea de Okticket, una aplicación que permite a las empresas gestionar sus gastos profesionales sin tener que conservarlos en papel.
Durante su intervención ha dejado claro que quienes quieran ser emprendedores, deben implicarse al cien por cien. A su juicio, “no se puede emprender por las tardes, hay que quemar las naves".
“Emprender no es un trabajo full time, es full life, y haciéndolo de forma parcial estás perdiendo el tiempo. Cada persona tiene que entender cuáles son sus inquietudes” (Iván Rodríguez, CEO de Okticket)
También ha resaltado la importancia de aplicar la tecnología “para optimizar los procesos y aumentar la productividad”.
Alrededor de un centenar de personas se han dado cita en el Parque Científico Tecnológico de Gijón para conocer más sobre Spain Up Nation y poner rostro al emprendimiento de la región. “El futuro no es lo que va a pasar, sino lo que vamos a hacer para que pase”, ha asegurado la presentadora del encuentro, Raquel Roca.
En esta misma línea, Cristina Fanjul, directora de CEEI ASTURIAS, ha afirmado que el emprendimiento “es una apuesta de futuro muy importante”. Apuesta que se demuestra “a través de instrumentos, de financiación, de herramientas que facilitan el trabajo …”.
Con esta afirmación hacía un guiño a ENISA, organismo que ha invertido más de 1.297 millones de euros para 8.486 préstamos desembolsados que han beneficiado a 7.410 empresas.
Ahora, tras la entrada en vigor de la Ley de Startups, también es responsable de certificar startups. En este punto es importante recordar que Okticket ha obtenido recientemente el sello de empresa emergente certificada.
Tal y como han detallado Beatriz Blanco y Azucena López, del equipo de ENISA, este reconocimiento viene acompañado de diferentes beneficios y exoneraciones fiscales. El proceso, recogido en la web del organismo, es gratuito, “muy sencillo” y “ágil”, en palabras de López. Las líneas de financiación van de 25.000 euros a 1,5 millones de euros.
En el coloquio también participó Alejandro Del Gallego, director técnico de U4IMPACT. La plataforma, que conecta a empresas y universitarios a través de los trabajos final de grado o máster, “consigue triplicar la empleabilidad de los estudiantes”.
Esta jornada se enmarca en una gira por 40 provincias para potenciar la economía local y reforzar el papel de España como líder global en emprendimiento innovador.
De hecho, la presentadora, Raquel Roca, ha remarcado que “España está entre los diez mejores países del mundo para emprender”, aunque a veces “nos cuesta poner en valor las cosas grandes que hacemos”, y ha subrayado que “según el GEM, en 2022, el 6 % de la población adulta española estaba trabajando en un nuevo negocio que llevaba en marcha menos de tres años”.
En nota de prensa, Enisa ha hecho un repaso por el perfil de los particpantes en la jornada.
Iván Rodríguez es fundador y CEO de Okticket. Es informático y comenzó vendiendo software y ERP en su empresa familiar de tecnología, donde nació su inquietud por el emprendimiento. Durante esos años trabajando en la empresa pudo ver lo que había en el mercado y decidió juntar sus dos pasiones: las personas y la tecnología, y en 2017 montó Okticket, una aplicación que permite a las empresas gestionar sus gastos profesionales sin tener que conservarlos en papel.
Alejandro del Gallego es el director técnico de U4IMPACT, una plataforma que conecta a empresas y universitarios a través de los trabajos final de grado o máster. Asturiano de nacimiento, tiene 23 años y es ingeniero informático por la Universidad de Oviedo. Sin experiencia laboral previa en el sector tecnológico, desde marzo es desarrollador full stack de la plataforma web de U4IMPACT, pero también encargado del mantenimiento y administración de su infraestructura en Amazon Web Services. Está enfocado en proyectos tanto de desarrollo software como de análisis de datos.
Azucena López es responsable de Programas para Startups en ENISA. Licenciada en Economía, es profesional del Departamento de Fomento del Ecosistema Emprendedor. Desde 2022, como técnica de Estrategia, participa en el diseño y seguimiento del Plan Estratégico y los planes operativos de ENISA, así como en la realización de tareas de soporte técnico para la nueva Ley de Startups y para la implantación de las nuevas actividades de ENISA en el marco de esta ley.
Raquel Roca es conferenciante, consultora y docente sobre Transformación Organizacional y Futuro del Trabajo para numerosas empresas e instituciones nacionales e internacionales. Fundadora de la academia digital Silver Academy, es profesora en Universidad Europea y Kemp y docente en másteres de Alta Dirección en The Valley Digital School y LaSalle. Colabora con diversos medios de comunicación y es autora de los libros Knowmads. Los trabajadores del futuro y Silver surfers: el futuro laboral es para los mayores de 40 (LID).
La Empresa Nacional de Innovación (ENISA) es una sociedad pública adscrita al Ministerio de Industria y Turismo, cuya misión es contribuir a que proyectos viables e innovadores, impulsados por emprendedoras y emprendedores o pequeñas y medianas empresas españolas, encuentren la financiación necesaria para desarrollarse y competir en un mercado global.
¿Gasto o inversión? Las ventajas de los viajes de negocios van más allá de lo que a priori pueda pensarse.
Fomentan la cultura empresarial, impulsan el desarrollo profesional, estimulan la colaboración, aumentan el compromiso de los empleados, fortalecen los vínculos entre compañeros y avivan el sentimiento de pertenencia a la organización. Las ventajas de los viajes de negocios van más allá de lo que a priori pueda pensarse.
Estas son algunas de las conclusiones que se desprenden del informe “Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement” elaborado por American Express Global Business Travel (Amex GBT) y Harvard Business Review Analytic Services para el que se han encuestado a más de 400 directivos.
En este documento se detallan las claves para que una organización pueda funcionar y prosperar cuando los equipos se encuentran en diferentes lugares. Y los viajes de negocios parecen ser la herramienta para lograrlo.
Aunque muchas compañías prefieren invertir el presupuesto en desplazamientos que les vayan a reportar unos ingresos (visitar a clientes, por ejemplo), lo cierto es que los viajes para reuniones internas también pueden aportar un valor significativo en términos de cultura empresarial y compromiso.
De hecho, “las empresas pueden obtener incluso mayores beneficios de estas inversiones en viajes internos”, concluye el estudio.
Además, según el estudio, existe un vínculo entre los viajes de negocios y un entorno de trabajo estable. Destaca la eficacia de las reuniones presenciales a la hora de llevar a cabo formaciones de equipo, poner ideas en común y realizar entrevistas a candidatos que van a cubrir puestos clave.
“La amplia adopción del teletrabajo puede crear obstáculos para construir la cultura corporativa y el compromiso, por lo que los viajes de negocios se han vuelto aún más críticos para unir a los equipos”, asegura Alex Clemente, director general de Servicios Analíticos de Harvard Business Review, en este sentido.
Más ventajas de los viajes de negocios internos para la organización:
Todo ello contribuye a reconstruir el capital social y reforzar la cultura empresarial perdida en los meses posteriores a la pandemia, cuando la mayoría de las interacciones se limitaban a ser virtuales.
Además, los viajes de negocios juegan un papel importante en el desarrollo profesional (así lo creen el 60% de los encuestados).
Y muy importante: Ocho de cada diez encuestados asegura que ha adquirido “una mayor conciencia y empatía hacia sus compañeros y clientes” gracias a los viajes de negocios.
Las previsiones apuntan a un incremento de los desplazamientos por motivos laborales de cara a 2024, principalmente para celebrar reuniones internas (fuente: ‘2024 Global Meetings and Events Forecast’ de Amex).
Entre los motivos, la rentabilidad que obtienen las empresas. Por ejemplo, GSK explica en el informe que durante la pandemia logró superar sus previsiones de facturación. Pero todavía ha conseguido mayor crecimiento este último año, en el que han aumentado la inversión en viajes de negocios.
Por último, el documento repasa algunas de las tendencias en viajes de negocios: una nueva política de viajes mejor alineada con la estrategia empresarial, un mayor énfasis en la sostenibilidad, la accesibilidad, la salud y el bienestar del viajero, así como la apuesta por el "bleisure" (la combinación de ocio y negocios).
En conclusión, dadas las ventajas de los viajes de negocios, estos deben ser contemplados no como un gasto, sino como una inversión para obtener rentabilidad comercial. Incluso como una oportunidad para reforzar la cultura empresarial y construir relaciones positivas a largo plazo.
La automatización robótica de procesos (RPA) permite a las empresas impulsar al máximo su productividad empleando menos recursos. Conoce todas sus ventajas.
Minimizar las tareas tediosas y repetitivas para centrarse en procedimientos más estratégicos, que aporten un valor añadido. La automatización robótica de procesos (RPA) permite a las empresas impulsar al máximo su productividad empleando menos recursos.
De hecho, se calcula que la reducción de los costes operativos para las organizaciones que utilicen esta tecnología será de un 30% en 2024 (fuente: ComputerWorld).
Con una carta de presentación así, es fácil entender por qué la RPA (acrónimo de Robotic Process Automation) se ha convertido en una de las soluciones tecnológicas más demandadas por las empresas que quieren ser más competitivas.
Las cifras que maneja la consultora especializada McKinsey y hablan de que al menos el 65% de las empresas tienen algunos flujos ya automatizados. Por su parte, Gartner calcula que un 80 % de los responsables de finanzas ha implantado o tiene previsto implantar la automatización de procesos robotizados.
Y todo parece indicar que su popularidad seguirá aumentando. En uno de sus últimos informes, Gartner cifra este incremento en un 17,5% interanual.
Como adelantábamos al principio, una de las principales aplicaciones de la automatización robótica de procesos es la reducción de la carga de trabajo generada por las tareas mecánicas. Actividades especialmente frecuentes en los departamentos de back office, como son Finanzas y Recursos Humanos.
¿Qué procesos se pueden automatizar con la RPA? Entre otros:
Capítulo aparte merece la gestión de los gastos de empresa. Por una parte, tenemos la gran cantidad de tareas tediosas que los departamentos financieros siguen realizando a mano como. La gestión de las notas de gastos, la conciliación bancaria, la introducción de asientos contables en el ERP o la revisión de errores, entre otras.
Luego está el problema del papel. Con unos volúmenes que no paran de crecer (se calcula que el volumen de datos se habrá multiplicado por 45 para el año 2035), las herramientas de digitalización y automatización son un complemento indispensable en el área financiera.
¿Qué ventajas aporta la automatización robótica de procesos en materia de gestión de gastos de empresa?
Por tanto, para seguir siendo competitivas, las empresas deben evolucionar al mismo ritmo que lo hace la tecnología. ¿Quieres aprovechar todo el potencial de la automatización de procesos robotizados? Lo primero que deberías hacer es identificar los procesos susceptibles de ser automatizados.
¿Vas a empezar por la gestión de gastos de viaje profesionales? Con la ayuda de Okticket ahorrarás un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas. ¿Hablamos?
Los CFO lideran la transformación digital, lo que implica tener conocimientos de las soluciones disponibles y averiguar su potencial.
Tradicionalmente, la relación de los directores financieros con las herramientas tecnológicas se limitaba a establecer un presupuesto y velar por su cumplimiento. Hoy en día, se espera que los CFO lideren la transformación digital, lo que implica tener conocimientos de las soluciones disponibles y averiguar su potencial para generar un retorno de la inversión rápido.
Este cambio de tendencia en la función financiera ha calado en estos profesionales. Ya se han dado cuenta de que la transformación digital es la herramienta para diferenciarse de la competencia. La evolución del rol de los CFOs pasa por impulsar el cambio tecnológico.
Los estudios así lo demuestran. En las últimas encuestas de Gartner queda patente la intención de los directores financieros de invertir más dinero en el área digital. En este informe anual, el 70% de los CFO preveía el aumento del gasto en tecnología, un porcentaje que llegaba hasta el 82% si hablamos de inversión en capacitaciones digitales. En 2022, el porcentaje de los directores financieros que planeaban aumentar la inversión en tecnología subía hasta el 92%.
La intención queda más clara con cada nuevo estudio que sale a la luz. En la Perspectiva de los directores financieros para 2023, la tecnología vuelve a colocarse en el top de prioridades para los responsables financieros. En el número uno se coloca la inteligencia artificial, seguida por la digitalización y la automatización de procesos financieros.
Dichas conclusiones van en consonancia con lo recogido por otras organizaciones. Hablamos, por ejemplo, del "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado por Dimensional Research. Este documento revela que el 80% de los directores financieros de todo el mundo incluyen la transformación digital en el top 5 de sus prioridades (está entre las tres primeras para el 59%). El mismo porcentaje espera que el gasto en tecnología aumente.
Además, siete de cada diez consideran que las inversiones en transformación digital son clave para el éxito de cualquier empresa. Por ese motivo, la gran mayoría están dispuestos a ayudar al CIO en la búsqueda y financiación de una nueva herramienta, siempre y cuando esta proporcione un ROI sólido y rápido.
¿Cuándo quieren recuperar la inversión? Entre 1 y 2 años como máximo fue la respuesta de casi la mitad.
Otro dato importante es que, prácticamente todos los encuestados están de acuerdo al afirmar que las inversiones en tecnología son fundamentales para la recuperación económica. De hecho, la gran mayoría de los CFO reconocen que ya han aumentado su inversión en transformación digital.
"Ahora mismo, esas decisiones de inversión tienen que ver con lo digital, y se traducen en ofrecer información aumentada, en tiempo real y predictiva, cumplimiento sencillo y mayor flexibilidad en la estrategia financiera”, asegura Alexander Bant, jefe de Investigación para directores financieros (CFO) de Gartner en este sentido (fuente: Gartner).
Prioritario también es desarrollar y perfeccionar la estrategia de análisis de datos. Si este año se esperar que los responsables de Finanzas se familiaricen con los conceptos clave, en 2025 la estrategia de datos empresarial será una responsabilidad fundamental.
De ahí que la importancia que están cobrando tecnologías como el machine learning, capaces de analizar la información rápidamente, sin errores humanos ni brechas de seguridad.
Las organizaciones también se han dado cuenta de que CIO y director financiero tienen que colaborar por el bien de la empresa. La tónica general es que la relación entre ambos roles se está fortaleciendo cada vez más.
“Socio que ayuda a conectar los puntos entre la tecnología y las decisiones comerciales” o “innovador agente de cambio que impulsa la estrategia empresarial” son algunas de las definiciones que los CFOs encuestados hacen de sus responsables de tecnología.
A pesar de la importancia que tiene el CIO para las organizaciones, durante el último Congreso Internacional de CIOs salió a l luz un dato sorprendente: solo el 20% de los CEO considera la tecnología como un valor estratégico. Y solo el 17% cuenta con el CIO para participar en la estrategia empresarial.
No obstante, hay propuestas que tienen más valor para los directores financieros. Este es el orden de preferencias:
Pero el reto del área financia no es tanto aumentar la inversión en tecnología como priorizar las herramientas a utilizar solo el 30 % de los proyectos tecnológicos acaban saliendo adelante).
Del mismo modo, los responsables del departamento financiero son reacios a las “iniciativas de tecnología disruptiva de próxima generación” y a los proyectos que impliquen “reimplementar o migrar de ERP”. Aquí es donde entran en juego las soluciones Fintech capaces de integrarse con los sistemas de gestión empresarial.
Llegados a este punto, te recordamos que Okticket tiene integración bidireccional, evolutiva y simple con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.
Asimismo, la solución cumple con los requisitos exigidos por los directores financieros. Por una parte, ahorra un montón de tiempo en la gestión de gastos de viaje. Concretamente, un 80% con respecto a la revisión manual. Si calculas el coste por hora de cada trabajador implicado en el proceso el retorno de la inversión es casi inmediato.
A eso hay que añadir el hecho de que el reporte de gastos es mucho más eficiente cuando se emplea una herramienta de digitalización, puesto que se eliminan los errores típicos de la gestión manual. ¿Y qué me dices de las ventajas de obtener datos financieros precisos, ordenados y en tiempo real?
Todo ello hace mucho más ágil y sencillo la toma de las decisiones estratégicas necesarias para lograr la rentabilidad empresarial.
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Con el foco apuntando hacia un crecimiento sostenible a largo plazo, la transformación financiera del CFO pasa por impulsar el cambio tecnológico.
Optimizar costes a corto plazo para lograr un valor añadido a futuro. Con el foco apuntando hacia un crecimiento sostenible a largo plazo, la transformación de la función financiera del director financiero (CFO) pasa por impulsar el cambio tecnológico.
Según se deduce del estudio 2023 Global EY DNA of the CFO Report , los líderes financieros más experimentados que impulsan agendas de cambio “agresivas e innovadoras en las finanzas” son quienes pueden aportar un mayor valor en las organizaciones.
En este sentido. las prioridades de los directores financieros para conseguir transformar su función financiera a medio plazo son, principalmente:
Para Marshall Díaz, Socio Líder Adjunto de Asesoría Contable y Financiera en EY Latinoamérica, los responsables de finanzas se enfrentan a tres desafíos nada fáciles:
De ahí la importancia de que los directores financieros tengan que ampliar su rango de competencias. Quizá por eso solo el 14% está realizando “cambios audaces” para la transformación de la función financiera a futuro. Para Marshall, estos profesionales son precisamente los que tienen más probabilidades de ser los mejores.
No son pocos los directores financieros que consideran todo un reto “equilibrar efectivamente las compensaciones entre las prioridades a corto y largo plazo”. Casi ocho de cada diez encuestados piensa lo mismo. Otro 76%, según se desprende del citado estudio, aseguran que está aumentando la presión “para impulsar la eficiencia de costes y alcanzar los objetivos de ganancias en el corto plazo”.
Esta reducción de gastos e inversiones parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta sobre todo a los programas ESG. Aunque tampoco se salvan áreas claves como Márketing o Talento.
Se da la circunstancia de que estas tres áreas son fundamentales para impulsar el valor a largo plazo, y de ahí la paradoja. En cambio, la cadena de suministros parece que se salva de momento de los recortes.
¿Reducir costes es la estrategia correcta? Si nos fijamos en las opiniones del reducido grupo de líderes financieros “audaces” que ya hemo mencionado, la hoja de ruta a seguir sería la siguiente:
En definitiva, si quieren lograr la transformación cultural, "los directores financieros deben fomentar la mentalidad digital, liderar con ejemplo y ajustar sistemas de recompensas".
Sus competencias van mucho más allá de los procesos financieros. En sus manos también recae la toma de decisiones y están involucrados en el resto de procesos de negocio.
Pese a todo lo indicado, hay una opinión unánime: “Nunca ha habido un momento más propicio para ser CFO”. No solo eso. Conforme su rol va evolucionando, van subiendo peldaños para acercarse a la posición de CEO.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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