¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
¿Gasto o inversión? Las ventajas de los viajes de negocios van más allá de lo que a priori pueda pensarse.
Fomentan la cultura empresarial, impulsan el desarrollo profesional, estimulan la colaboración, aumentan el compromiso de los empleados, fortalecen los vínculos entre compañeros y avivan el sentimiento de pertenencia a la organización. Las ventajas de los viajes de negocios van más allá de lo que a priori pueda pensarse.
Estas son algunas de las conclusiones que se desprenden del informe “Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement” elaborado por American Express Global Business Travel (Amex GBT) y Harvard Business Review Analytic Services para el que se han encuestado a más de 400 directivos.
En este documento se detallan las claves para que una organización pueda funcionar y prosperar cuando los equipos se encuentran en diferentes lugares. Y los viajes de negocios parecen ser la herramienta para lograrlo.
Aunque muchas compañías prefieren invertir el presupuesto en desplazamientos que les vayan a reportar unos ingresos (visitar a clientes, por ejemplo), lo cierto es que los viajes para reuniones internas también pueden aportar un valor significativo en términos de cultura empresarial y compromiso.
De hecho, “las empresas pueden obtener incluso mayores beneficios de estas inversiones en viajes internos”, concluye el estudio.
Además, según el estudio, existe un vínculo entre los viajes de negocios y un entorno de trabajo estable. Destaca la eficacia de las reuniones presenciales a la hora de llevar a cabo formaciones de equipo, poner ideas en común y realizar entrevistas a candidatos que van a cubrir puestos clave.
“La amplia adopción del teletrabajo puede crear obstáculos para construir la cultura corporativa y el compromiso, por lo que los viajes de negocios se han vuelto aún más críticos para unir a los equipos”, asegura Alex Clemente, director general de Servicios Analíticos de Harvard Business Review, en este sentido.
Más ventajas de los viajes de negocios internos para la organización:
Todo ello contribuye a reconstruir el capital social y reforzar la cultura empresarial perdida en los meses posteriores a la pandemia, cuando la mayoría de las interacciones se limitaban a ser virtuales.
Además, los viajes de negocios juegan un papel importante en el desarrollo profesional (así lo creen el 60% de los encuestados).
Y muy importante: Ocho de cada diez encuestados asegura que ha adquirido “una mayor conciencia y empatía hacia sus compañeros y clientes” gracias a los viajes de negocios.
Las previsiones apuntan a un incremento de los desplazamientos por motivos laborales de cara a 2024, principalmente para celebrar reuniones internas (fuente: ‘2024 Global Meetings and Events Forecast’ de Amex).
Entre los motivos, la rentabilidad que obtienen las empresas. Por ejemplo, GSK explica en el informe que durante la pandemia logró superar sus previsiones de facturación. Pero todavía ha conseguido mayor crecimiento este último año, en el que han aumentado la inversión en viajes de negocios.
Por último, el documento repasa algunas de las tendencias en viajes de negocios: una nueva política de viajes mejor alineada con la estrategia empresarial, un mayor énfasis en la sostenibilidad, la accesibilidad, la salud y el bienestar del viajero, así como la apuesta por el "bleisure" (la combinación de ocio y negocios).
En conclusión, dadas las ventajas de los viajes de negocios, estos deben ser contemplados no como un gasto, sino como una inversión para obtener rentabilidad comercial. Incluso como una oportunidad para reforzar la cultura empresarial y construir relaciones positivas a largo plazo.
La automatización robótica de procesos (RPA) permite a las empresas impulsar al máximo su productividad empleando menos recursos. Conoce todas sus ventajas.
Minimizar las tareas tediosas y repetitivas para centrarse en procedimientos más estratégicos, que aporten un valor añadido. La automatización robótica de procesos (RPA) permite a las empresas impulsar al máximo su productividad empleando menos recursos.
De hecho, se calcula que la reducción de los costes operativos para las organizaciones que utilicen esta tecnología será de un 30% en 2024 (fuente: ComputerWorld).
Con una carta de presentación así, es fácil entender por qué la RPA (acrónimo de Robotic Process Automation) se ha convertido en una de las soluciones tecnológicas más demandadas por las empresas que quieren ser más competitivas.
Las cifras que maneja la consultora especializada McKinsey y hablan de que al menos el 65% de las empresas tienen algunos flujos ya automatizados. Por su parte, Gartner calcula que un 80 % de los responsables de finanzas ha implantado o tiene previsto implantar la automatización de procesos robotizados.
Y todo parece indicar que su popularidad seguirá aumentando. En uno de sus últimos informes, Gartner cifra este incremento en un 17,5% interanual.
Como adelantábamos al principio, una de las principales aplicaciones de la automatización robótica de procesos es la reducción de la carga de trabajo generada por las tareas mecánicas. Actividades especialmente frecuentes en los departamentos de back office, como son Finanzas y Recursos Humanos.
¿Qué procesos se pueden automatizar con la RPA? Entre otros:
Capítulo aparte merece la gestión de los gastos de empresa. Por una parte, tenemos la gran cantidad de tareas tediosas que los departamentos financieros siguen realizando a mano como. La gestión de las notas de gastos, la conciliación bancaria, la introducción de asientos contables en el ERP o la revisión de errores, entre otras.
Luego está el problema del papel. Con unos volúmenes que no paran de crecer (se calcula que el volumen de datos se habrá multiplicado por 45 para el año 2035), las herramientas de digitalización y automatización son un complemento indispensable en el área financiera.
¿Qué ventajas aporta la automatización robótica de procesos en materia de gestión de gastos de empresa?
Por tanto, para seguir siendo competitivas, las empresas deben evolucionar al mismo ritmo que lo hace la tecnología. ¿Quieres aprovechar todo el potencial de la automatización de procesos robotizados? Lo primero que deberías hacer es identificar los procesos susceptibles de ser automatizados.
¿Vas a empezar por la gestión de gastos de viaje profesionales? Con la ayuda de Okticket ahorrarás un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas. ¿Hablamos?
Los CFO lideran la transformación digital, lo que implica tener conocimientos de las soluciones disponibles y averiguar su potencial.
Tradicionalmente, la relación de los directores financieros con las herramientas tecnológicas se limitaba a establecer un presupuesto y velar por su cumplimiento. Hoy en día, se espera que los CFO lideren la transformación digital, lo que implica tener conocimientos de las soluciones disponibles y averiguar su potencial para generar un retorno de la inversión rápido.
Este cambio de tendencia en la función financiera ha calado en estos profesionales. Ya se han dado cuenta de que la transformación digital es la herramienta para diferenciarse de la competencia. La evolución del rol de los CFOs pasa por impulsar el cambio tecnológico.
Los estudios así lo demuestran. En las últimas encuestas de Gartner queda patente la intención de los directores financieros de invertir más dinero en el área digital. En este informe anual, el 70% de los CFO preveía el aumento del gasto en tecnología, un porcentaje que llegaba hasta el 82% si hablamos de inversión en capacitaciones digitales. En 2022, el porcentaje de los directores financieros que planeaban aumentar la inversión en tecnología subía hasta el 92%.
La intención queda más clara con cada nuevo estudio que sale a la luz. En la Perspectiva de los directores financieros para 2023, la tecnología vuelve a colocarse en el top de prioridades para los responsables financieros. En el número uno se coloca la inteligencia artificial, seguida por la digitalización y la automatización de procesos financieros.
Dichas conclusiones van en consonancia con lo recogido por otras organizaciones. Hablamos, por ejemplo, del "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado por Dimensional Research. Este documento revela que el 80% de los directores financieros de todo el mundo incluyen la transformación digital en el top 5 de sus prioridades (está entre las tres primeras para el 59%). El mismo porcentaje espera que el gasto en tecnología aumente.
Además, siete de cada diez consideran que las inversiones en transformación digital son clave para el éxito de cualquier empresa. Por ese motivo, la gran mayoría están dispuestos a ayudar al CIO en la búsqueda y financiación de una nueva herramienta, siempre y cuando esta proporcione un ROI sólido y rápido.
¿Cuándo quieren recuperar la inversión? Entre 1 y 2 años como máximo fue la respuesta de casi la mitad.
Otro dato importante es que, prácticamente todos los encuestados están de acuerdo al afirmar que las inversiones en tecnología son fundamentales para la recuperación económica. De hecho, la gran mayoría de los CFO reconocen que ya han aumentado su inversión en transformación digital.
"Ahora mismo, esas decisiones de inversión tienen que ver con lo digital, y se traducen en ofrecer información aumentada, en tiempo real y predictiva, cumplimiento sencillo y mayor flexibilidad en la estrategia financiera”, asegura Alexander Bant, jefe de Investigación para directores financieros (CFO) de Gartner en este sentido (fuente: Gartner).
Prioritario también es desarrollar y perfeccionar la estrategia de análisis de datos. Si este año se esperar que los responsables de Finanzas se familiaricen con los conceptos clave, en 2025 la estrategia de datos empresarial será una responsabilidad fundamental.
De ahí que la importancia que están cobrando tecnologías como el machine learning, capaces de analizar la información rápidamente, sin errores humanos ni brechas de seguridad.
Las organizaciones también se han dado cuenta de que CIO y director financiero tienen que colaborar por el bien de la empresa. La tónica general es que la relación entre ambos roles se está fortaleciendo cada vez más.
“Socio que ayuda a conectar los puntos entre la tecnología y las decisiones comerciales” o “innovador agente de cambio que impulsa la estrategia empresarial” son algunas de las definiciones que los CFOs encuestados hacen de sus responsables de tecnología.
A pesar de la importancia que tiene el CIO para las organizaciones, durante el último Congreso Internacional de CIOs salió a l luz un dato sorprendente: solo el 20% de los CEO considera la tecnología como un valor estratégico. Y solo el 17% cuenta con el CIO para participar en la estrategia empresarial.
No obstante, hay propuestas que tienen más valor para los directores financieros. Este es el orden de preferencias:
Pero el reto del área financia no es tanto aumentar la inversión en tecnología como priorizar las herramientas a utilizar solo el 30 % de los proyectos tecnológicos acaban saliendo adelante).
Del mismo modo, los responsables del departamento financiero son reacios a las “iniciativas de tecnología disruptiva de próxima generación” y a los proyectos que impliquen “reimplementar o migrar de ERP”. Aquí es donde entran en juego las soluciones Fintech capaces de integrarse con los sistemas de gestión empresarial.
Llegados a este punto, te recordamos que Okticket tiene integración bidireccional, evolutiva y simple con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.
Asimismo, la solución cumple con los requisitos exigidos por los directores financieros. Por una parte, ahorra un montón de tiempo en la gestión de gastos de viaje. Concretamente, un 80% con respecto a la revisión manual. Si calculas el coste por hora de cada trabajador implicado en el proceso el retorno de la inversión es casi inmediato.
A eso hay que añadir el hecho de que el reporte de gastos es mucho más eficiente cuando se emplea una herramienta de digitalización, puesto que se eliminan los errores típicos de la gestión manual. ¿Y qué me dices de las ventajas de obtener datos financieros precisos, ordenados y en tiempo real?
Todo ello hace mucho más ágil y sencillo la toma de las decisiones estratégicas necesarias para lograr la rentabilidad empresarial.
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Con el foco apuntando hacia un crecimiento sostenible a largo plazo, la transformación financiera del CFO pasa por impulsar el cambio tecnológico.
Optimizar costes a corto plazo para lograr un valor añadido a futuro. Con el foco apuntando hacia un crecimiento sostenible a largo plazo, la transformación de la función financiera del director financiero (CFO) pasa por impulsar el cambio tecnológico.
Según se deduce del estudio 2023 Global EY DNA of the CFO Report , los líderes financieros más experimentados que impulsan agendas de cambio “agresivas e innovadoras en las finanzas” son quienes pueden aportar un mayor valor en las organizaciones.
En este sentido. las prioridades de los directores financieros para conseguir transformar su función financiera a medio plazo son, principalmente:
Para Marshall Díaz, Socio Líder Adjunto de Asesoría Contable y Financiera en EY Latinoamérica, los responsables de finanzas se enfrentan a tres desafíos nada fáciles:
De ahí la importancia de que los directores financieros tengan que ampliar su rango de competencias. Quizá por eso solo el 14% está realizando “cambios audaces” para la transformación de la función financiera a futuro. Para Marshall, estos profesionales son precisamente los que tienen más probabilidades de ser los mejores.
No son pocos los directores financieros que consideran todo un reto “equilibrar efectivamente las compensaciones entre las prioridades a corto y largo plazo”. Casi ocho de cada diez encuestados piensa lo mismo. Otro 76%, según se desprende del citado estudio, aseguran que está aumentando la presión “para impulsar la eficiencia de costes y alcanzar los objetivos de ganancias en el corto plazo”.
Esta reducción de gastos e inversiones parece ser una constante en la gran mayoría de las organizaciones y afecta sobre todo a los programas ESG. Aunque tampoco se salvan áreas claves como Márketing o Talento.
Se da la circunstancia de que estas tres áreas son fundamentales para impulsar el valor a largo plazo, y de ahí la paradoja. En cambio, la cadena de suministros parece que se salva de momento de los recortes.
¿Reducir costes es la estrategia correcta? Si nos fijamos en las opiniones del reducido grupo de líderes financieros “audaces” que ya hemo mencionado, la hoja de ruta a seguir sería la siguiente:
En definitiva, si quieren lograr la transformación cultural, "los directores financieros deben fomentar la mentalidad digital, liderar con ejemplo y ajustar sistemas de recompensas".
Sus competencias van mucho más allá de los procesos financieros. En sus manos también recae la toma de decisiones y están involucrados en el resto de procesos de negocio.
Pese a todo lo indicado, hay una opinión unánime: “Nunca ha habido un momento más propicio para ser CFO”. No solo eso. Conforme su rol va evolucionando, van subiendo peldaños para acercarse a la posición de CEO.
¿Utilizas tu propio vehículo para realizar desplazamientos por motivos laborales? En ese caso, seguro que te interesa estar al día de a cuánto se paga el kilometraje en 2024.
¿Utilizas tu propio vehículo para realizar desplazamientos por motivos laborales? En ese caso, seguro que te interesa estar al día de a cuánto se paga el kilometraje en 2024.
¿Cómo se calcula el importe del kilometraje? ¿Qué incluyen los gastos de kilometraje? ¿Cómo los abonan las empresas? ¿Es necesario declarar el reembolso recibido? Pocos gastos de viaje profesionales generan tantas dudas en los trabajadores como las dietas y el kilometraje.
A lo largo de las siguientes líneas daremos respuesta a las principales cuestiones.
Empezaremos por contestar a la pregunta planteada en el título de este artículo. Por cierto… No está escogido al azar. Sabemos que una de las preguntas más repetida entre las personas que utilizan su coche para trabajar es: “¿A cuánto se paga el kilometraje en 2024?”.
Antes de dar una cifra concreta, es importante recordar que cada organización puede establecer el importe por kilómetro recorrido que considere adecuado para compensar el uso del coche particular. También queda a su criterio plasmar el kilometraje en el convenio colectivo o en la política de gastos de viaje.
Y como el precio del kilometraje no está regulado, tampoco existen estadísticas oficiales. Los importes que vemos publicados suelen ob edecer a informaciones de terceros.
Pero en este artículo sí que vamos a dar cifras exactas. Tras analizar la información a la que tenemos acceso en nuestra aplicación de control y gestión de gastos de viaje profesionales, podemos concluir que el precio medio del kilometraje en 2024 es de 0,26 euros.
¿Por qué esta cantidad en concreto? Como veremos más adelante, todo tiene su explicación.
Lo adelantábamos un poco más arriba. Cada empresa es libre de fijar el precio de kilometraje que quiera, incluso de establecer diferentes cantidades en función del rol.
Por eso, aunque el precio medio sea de 0,26 euros, hay empresas que abonaban hasta 3 euros por kilómetro recorrido. El precio mínimo de kilometraje es de 1 céntimo.
¿Por qué esa diferencia? ¿Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilometraje? Para responder a esta pregunta, lo mejor es repasar qué se entiende por gastos de kilometraje.
Al hablar de kilometraje, nos referimos a los gastos de desplazamiento que afrontan los trabajadores cuando utilizan un vehículo particular para su desempeño diario. Lo habitual es que estos costes corran a cargo de la empresa.
Pero ojo, no todos los gastos relacionados con el vehículo son reembolsables.
A la hora de calcular el precio del kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los gastos relacionados con el desgaste del coche:
En cambio, los peajes de autovías y autopistas, los tickets de estacionamiento y las multas de tráfico no estarían incluidos dentro de los gastos de kilometraje. Los dos primeros suelen reembolsarse por separado, ya que pertenecen a categorías diferentes de las notas de gastos. Por lo que respecta a las multas, lo habitual es que las pague el conductor, no la empresa.
Vamos a ver lo que acabamos de decir con un ejemplo. Imaginemos que una empresa ha fijado el precio del kilometraje en 0,26 euros. Pues bien, a la hora de calcular el importe a reembolsar, lo primero que debe hacer es determinar los kilómetros recorridos por el trabajador. Después, los multiplica por la cantidad establecida. Si el conductor se ha desplazado 50 kilómetros, multiplicará 0,26 x 50. Es decir, que tendrá que abonar 13 euros al empleado.
En este punto es importante recordar que existen aplicaciones de gastos de viaje profesionales que calculan el kilometraje automáticamente. También permiten establecer el precio del kilometraje. Es habitual que el importe fijado coincida con el límite máximo exento de IRPF.
Aunque, como hemos adelantado, no existe un precio oficial referente a los gastos de viaje, su exención fiscal en el Impuesto sobre la Renta sí que está regulada por la Orden HFP/793/2023. De hecho, muchas empresas toman como referencia el límite máximo establecido por la Agencia Tributaria para fijar el precio que pagan a sus trabajadores..
¿De qué cantidad hablamos? El pasado 17 de julio de 2023, el Ministerio de Hacienda fijaba en 0,26 euros por kilómetro recorrido el importe exento de pagar el IRPF.
Esto quiere decir que los contribuyentes no tendrán que pagar nada por los primeros 0,26 euros por kilómetro que reciban como compensación. Si la cantidad percibida es mayor, entonces sí que deberán tributar, pero solo por el exceso (en Euskadi el límite exento es de 0,29 euros y en Navarra, de 0,32 euros).
El nuevo límite supone un aumento de más del 35% con respecto a los 0,19 euros anteriores, cantidad que llevaba sin actualizarse desde el año 2005.
¿Por qué 0,26 euros el kilómetro y por qué ahora? En teoría, esta subida de 7 céntimos en la cantidad exenta ayuda a equilibrar el encarecimiento general de combustibles gastos, seguros e impuestos relacionados con el uso de los vehículos.
Se da la circunstancia de que, durante el primer semestre de 2023, el precio medio del kilometraje era de 0,25 euros. A finales del segundo semestre, se había incrementado en un céntimo.
¿Sueles utilizar una motocicleta? En este caso, la cuantía exenta es de 0,106 euros por kilómetro, frente a los 0,078 euros anteriores.
Y existen razones para pensar que, el año que viene, las empresas actualizarán las cantidades. Recordemos que el IRPF de los gastos de kilometraje se devenga a final de año, así que son muchas las organizaciones que están esperando a que llegue ese momento para hacer cambios.
¿Quieres saber si existe una cantidad mínima de kilómetros que haya que recorrer para que se considere gasto de kilometraje? Aunque en teoría la respuesta es “no”, para asegurarte lo mejor es que eches un vistazo al convenio colectivo de tu empresa.
De nuevo, la respuesta corta vuelve a ser negativa. La mayoría de las empresas compensan a sus empleados por el uso de sus vehículos particulares para desplazamientos por motivos laborales, pero no existe ninguna ley que les obligue a hacerlo.
Aunque los gastos de kilometraje sean compensatorios y su importe queda excluido de la categoría de salario, lo habitual es que la empresa incluya el importe en la nómina.
Sí. Es importante tener en cuenta que estos gastos de locomoción deben estar debidamente justificados y relacionados con desplazamientos por motivos laborales.
Tanto para solicitar el reembolso de los gastos de kilometraje a tu empresa como para quedar exento de tributar por ellos, debes proporcionar la información detallada del desplazamiento: Fecha y hora de inicio y finalización de cada viaje, kilómetros recorridos (si lo haces a mano, tienes que anotar el kilometraje del vehículo antes y después del desplazamiento), destino y motivo del viaje, entre otros.
De ahí la importancia de contar con un software homologado por la Agencia Tributaria con una categoría específica para el kilometraje. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.
Enisa destaca el criterio de “carácter de emprendimiento, innovador y escalable” de nuestro modelo de negocio.
¡Ya tenemos la confirmación! La Empresa Nacional de Innovación SME, S.A. (Enisa) acaba de certificar a Okticket como empresa emergente certificada, conforme a la ley 28/2022,de 21 de diciembre, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes.
Tras estudiar y analizar la solicitud presentada hace unos meses, Enisa ha determinado que Okticket cumple con los requisitos exigidos para la certificación, a destacar el criterio de “carácter de emprendimiento, innovador y escalable” de nuestro modelo de negocio.
La consideración de empresa emergente viene a confirmar que Okticket ya ha demostrado su viabilidad como startup y que está suficientemente preparada para escalar sus operaciones y crecer significativamente en tamaño.
Una de las principales ventajas de esta certificación es la posibilidad de acogerse a ciertas ayudas e incentivos establecidos por la Ley de Startups. Para llegar a ser considerada como empresa emergente, las startups deben cumplir con una serie de requisitos plasmados en el artículo 3 de la ley de Startups:
Por su parte, Enisa tiene en cuenta una serie de criterios. A destacar: el grado de innovación de la empresa, el atractivo del mercado, la fase de vida de la empresa, el modelo de negocio, la competencia, el equipo, la relación con los proveedores o el volumen de clientes/usuarios.
Desde la puesta en marcha de esta iniciativa, Enisa ha recibido más de un millar de solicitudes de empresas para recibir la certificación. Y, pese a que apenas un centenar lo hemos conseguido, España es ya el cuarto país con mayor número de empresas emergentes de Europa. Solo tenemos por delante a Reino Unido, Francia y Alemania. (fuente: La Moncloa).
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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