¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
El beneficio que aporta a la organización una API exitosa y una integración de sistemas bien hecha es inmediato. Descubre las claves para superar el reto.
2.000 horas ahorradas por cada 100 empleados. El beneficio que aporta a la organización una API exitosa y una integración de sistemas bien hecha es inmediato. Esa calidad de las integraciones se ve reflejada en la experiencia de usuario y, consecuentemente, en la percepción de la marca.
Esta es una de las conclusiones compartidas a lo largo de la quinta edición del Congreso Internacional de CIOs organizado por APD y del que fuimos patrocinadores Plata. Concretamente, escuchamos esta reflexión en la mesa redonda “No todo es API. El reto del CIO frente a las peticiones de áreas estratégicas”.
La charla estuvo moderada por nuestro directo de Canal, David García. Le acompañaron como ponentes el CTO de Okticket, Eduardo Vázquez, Adrián Gestal, CIO de Arnoia y Marcos Veiga, director de Desarrollo de EDISA.
En este espacio de debate se abordaron temas clave como la interoperabilidad, la experiencia del usuario y las estrategias para lograr una API exitosa. Los ponentes proporcionaron su visión sobre cómo navegar de forma exitosa en el complejo mundo de las integraciones tecnológicas y, al mismo tiempo, garantizar una experiencia positiva para todas las partes involucradas.
¿Cómo pueden las organizaciones gestionar eficazmente sus relaciones tecnológicas para satisfacer las demandas cambiantes del mercado y las necesidades de sus clientes? La clave está en estos tres conceptos: Estandarización, Documentación y Comunicación.
Para empezar, una integración exitosa necesita que todas las partes implicadas hablen, se entiendan y lleguen a un acuerdo. Al final, lo que importa es ofrecer al cliente una integración que sea cómoda y fácil de utilizar. Para ello, los fabricantes deben “dejar de lado el ego”, incluso buscar alianzas con otras herramientas que potencien la suya.
En este punto es importante señalar que hay ocasiones en las que el problema de comunicación no viene provocado por un conflicto de ego o de falta de voluntad, sino por el contexto o por el canal utilizado.
El usuario explica las cosas a su manera, el analista entiende lo que entiende y luego se lo traslada al programador, que debe interpretar la petición. De ahí la importancia de involucrar al CIO en todas las áreas de la empresa para que conozca el negocio.
No basta simplemente con conectar una API con otra. Además, del conocimiento técnico, un buen CIO debe implicarse en la organización, asistir a reuniones. estar presente en el diseño de ciertos procesos dentro de la empresa…
Otro de los principales factores causantes de que una integración no funcione es la escasez de documentación. “La locura como CTO o como fabricante es la propia documentación. Empiezas a excavar y ves que no hay ningún estándar, no se respetan patrones de diseño… Muchas veces ni siquiera cumplen con los requisitos que se necesitan y ya estás en medio, picando código. La documentación es un horror”. Asegura en este sentido Eduardo Vázquez.
Al mismo tiempo, reconoce que es frecuente que falte documentación porque se prioriza el desarrollo, porque se comienza a programar antes de analizar.
Pero si hay una palabra que salió a relucir varias veces durante la mesa redonda fue “Estandarización”. ¿Por qué esta demanda? Algunas ventajas aportadas por los expertos:
¿Cómo se sabe si una API es exitosa? Los CIOs lo tienen claro. “El termómetro te lo da el usuario. Si la integración está bien hecha la va a utilizar. Si no la usa, la integración no sirve de nada”, aseguraba Adrián Gestal, CIO de Arnoia.
Para Marcos Veiga, director de Desarrollo de EDISA, cuando una integración es efectiva, produce un efecto bola nieve. “El usuario empieza a tener información más fiable, más automática, y con ello una sensación de dominio de la herramienta que está utilizando. Por ende, conseguimos que la herramienta ofrezca datos más fiables y realistas. De esta forma, la dirección puede tomar decisiones estratégicas”, explicaba.
Para finalizar, un dato para reflexionar que salió a relucir durante el congreso. A pesar de la importancia que tiene el CIO para la organización, solo el 20% de los CEOs considera la tecnología como un valor estratégico. Y solo el 17% cuenta con el CIO para participar en la estrategia empresarial.
¿Qué va a ocurrir con el SII cuando la factura electrónica sea obligatoria? ¿Sustituirá la nueva norma a la anterior? Te damos las respuestas.
Ministerio de Economía frente a Agencia Tributaria. Ley Crea y Crece frente a Suministro Inmediato de Información (SII). Dos organismos, dos reportes fiscales, una misma incógnita: ¿Qué va a ocurrir con el SII cuando la factura electrónica sea obligatoria? ¿Sustituirá la nueva norma a la anterior?
Para dar respuesta a esta pregunta, lo mejor es empezar por explicar rápidamente ambos procedimientos.
Se trata de una norma aprobada en 2022, pero que no entrará en vigor hasta que no se haya dado luz verde al reglamento. Hasta entonces quedan en el aire los detalles técnicos: formato, cómo se va a llamar la plataforma o cuántas plataformas puede haber, entre otros.
Esta norma nace, principalmente, para regular la facturación electrónica obligatoria, combatir la morosidad y el fraude, agilizar la creación de empresas y fomentar la digitalización. Con ella llegará la factura electrónica obligatoria en las relaciones comerciales entre empresas privadas.
Cuando entre en vigor definitivamente, las facturas en PDF o escaneadas serán sustituidas por justificantes enviados y recibidos por medios telemáticos. De esta forma, se garantiza que los datos contenidos no van a ser alterados.
Para poder hacer la entrega y recepción de facturas está prevista la creación de un portal público. En este punto es importante aclarar que las redes privadas seguirán existiendo, pero con la obligatoriedad de añadir a la Agencia Tributaria en la ecuación. Además, las facturas electrónicas deberán tener un formato estandarizado que permita su legibilidad (Facturae, UBL o EDIFACT por ejemplo).
Los plazos de implantación variarán según la facturación. De esta forma, las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales dispondrán de un año a partir de la entrada en vigor del reglamento para emitir y recibir facturas electrónicas en el entorno B2B. El resto de las organizaciones dispondrán de dos años.
A diferencia del SII, el plazo para enviar las facturas a la Agencia Tributaria será “en el momento” de emitirlas al cliente.
¿Qué consecuencias tendrá su incumplimiento? La norma dice, textualmente: "Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros".
Por su parte, el SII es un sistema de gestión del IVA puesto en marcha por la Agencia Tributaria para mejorar el control de las obligaciones tributarias. Lleva en vigor desde el año 2017 y ha supuesto un cambio en los procesos de gestión de las facturas.
Cada cuatro días, el sistema de reporte fiscal de las empresas adheridas añade los datos cargados en las facturas, conforme indica la ley. Dicha información se envía a la Agencia Tributaria para la autoliquidación del IVA.
A diferencia de la factura electrónica, que simplemente ofrece la información de servicio necesaria para monitorizar su pago, en el reporte fiscal se incluyen muchos más detalles (número de factura, el CIF emisor, el CIF receptor, la base imponible, el IVA y fecha de la misma).
Están obligadas a acogerse al Suministro Inmediato de Información del IVA las grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros. También las entidades acogidas al régimen especial de grupos del IVA (REGE) y las compañías inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).
Importante: cumplir con el SII no implica estar facturando electrónicamente.
Aunque pueda parecer que la Ley Crea y Crece es un proyecto de la Agencia Tributaria, lo cierto es que quien lo pone en marcha es el Ministerio de Economía.
No obstante, la Administración Pública será la encargada de vigilar su cumplimiento. Dado que la factura electrónica solo mostrará una parte de la información aportada por el SII, ambas obligaciones van a convivir en paralelo.
Lo que hará Hacienda será comparar la información que figure en el SII con la de la sede electrónica.
¿Te resulta un proceso complejo? Los softwares de gestión de gastos homologados por la Agencia Tributaria como Okticket compensan la sobrecarga administrativa asociadas a las nuevas obligaciones fiscales.
La gestión de gastos profesionales puede ser un desafío, pero con la aplicación Okticket se convierte en una tarea sencilla y eficiente.
La gestión de gastos profesionales puede ser un desafío, pero con la aplicación Okticket, se convierte en una tarea sencilla y eficiente. En este artículo, te explicaremos cómo funciona Okticket para ayudarte a controlar y administrar los gastos de viaje profesionales de tu empresa de manera efectiva.
El primer paso es registrarte en la plataforma Okticket. Una vez que tengas tu cuenta, podrás configurarla según tus necesidades. Ingresa la información de tu empresa, tus empleados y los métodos de pago que utilizarás para los gastos profesionales. Okticket te permite personalizar la plataforma de acuerdo con las políticas de gastos de tu empresa.
“Saca una foto, tira el ticket”. Una de las características más destacadas de Okticket es su facilidad para capturar gastos. Los empleados pueden cargar fácilmente sus recibos y facturas directamente a través de la aplicación móvil o la plataforma web. Esto elimina la necesidad de llevar un registro manual y garantiza que todos los gastos se documenten adecuadamente.
Okticket ofrece un flujo de trabajo de aprobación personalizable que permite a los gerentes revisar y aprobar los gastos presentados por los empleados. Esto asegura que todos los gastos cumplan con las políticas de la empresa antes de ser reembolsados.
La plataforma proporciona un seguimiento en tiempo real de los gastos y ofrece informes detallados para ayudarte a comprender cómo se están utilizando los recursos financieros de tu empresa. Puedes establecer límites de gastos y recibir notificaciones cuando se excedan, lo que te permite mantener un control constante.
Okticket simplifica el proceso de reembolso de gastos a los empleados. Puedes configurar pagos directos a través de la plataforma o exportar datos para su procesamiento en tu sistema de contabilidad. Esto ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores manuales.
Okticket también facilita el cumplimiento normativo y las auditorías internas y externas. Todos los datos de gastos se almacenan de manera segura y están disponibles para su revisión cuando sea necesario.
En resumen, Okticket es la solución perfecta para la gestión de gastos profesionales. Simplifica cada paso del proceso, desde la captura de gastos hasta la contabilidad y el cumplimiento. Si buscas una forma eficiente y efectiva de gestionar los gastos de tu empresa, Okticket es la respuesta. Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.
¿La gestión de las notas de gastos es un proceso tedioso? Probablemente sea porque no utilizas tarjetas para gastos de empresa.
Peticiones de anticipos, protestas porque los reembolsos tardan en llegar, compras pagadas en efectivo de las que no hay registros… ¿Consideras que la gestión de las notas de gastos es un proceso tedioso? Probablemente sea porque tu empresa no utiliza tarjetas de crédito para los viajes de negocios.
¿Los empleados en movilidad pagan con tarjetas de empresa? Las ventajas de este producto son numerosas. Empezando por lo prácticas que resultan para simplificar la gestión de los gastos de viaje profesionales.
Al igual que las tarjetas bancarias tradicionales, las tarjetas de empresa ofrecen a los viajeros de negocios un medio de pago más seguro e higiénico que el efectivo.
Además, los empleados que viajan no tienen que adelantar el dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando se desplacen. De esta forma, la empresa puede controlar mucho mejor el flujo de efectivo.
No podemos olvidarnos tampoco de los seguros de viaje, con protección por pérdida de equipaje, accidentes o robo, entre otros.
Pero realmente no estamos hablando del mismo producto. Entre las tarjetas para viajes de empresa y las tradicionales hay una serie de diferencias que conviene tener en cuenta. A destacar, a favor de las tarjetas de crédito para viajar:
En cambio, la mayoría de las tarjetas para viajes profesionales ofrecen conciliación bancaria automática. Otro punto a favor con respecto a los bancos, que lo que suelen hacer es emitir un extracto con los gastos. Posteriormente, el departamento financiero debe ir revisándolos uno por uno. Y todo el mundo sabe que puntear esos gastos implica tiempo y recursos.
Más ventajas:
Todo ello simplifica enormemente la gestión de las notas de gastos.
En el mercado existen un montón de tipos de tarjeta para gastos de viaje. Algunas ofrecen recompensas, otras permiten acumular millas, las hay que fidelizan mediante descuentos al repostar…
Que sean más o menos interesantes depende de cada empresa.
¿Quieres saber cuáles son las mejores tarjetas para gastos de empresa del mercado? Empieza por analizar tus necesidades.
¿Buscas una tarjeta que contribuya a que se cumpla la política de gastos de viaje? ¿Y que de paso te ayude a detectar el fraude interno y simplificar la gestión de las notas de gastos? Entonces, probablemente lo que necesites sea la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket.
Se trata de una tarjeta de débito para gastos de empresa con la garantía de Mastercard. Entre sus principales características destacan las siguientes:
¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? Te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.
¿Quieres saber un poco más sobre el funcionamiento del cashback y conocer todas sus ventajas? Sigue leyendo para conocer las respuestas.
“Te devolvemos el 3% de la compra solo por pagar con tu tarjeta bancaria”. ¿Alguna vez has recibido un mensaje similar? Pues bien, lo que te está ofreciendo tu banco es lo que se denomina cashback.
¿Quieres saber un poco más sobre el funcionamiento del cashback y conocer todas sus ventajas? Sigue leyendo para conocer las respuestas.
Para entender un poco mejor el concepto de cashback, empezaremos por explicar brevemente qué es. La traducción literal de este término inglés sería “dinero de vuelta”.
Hablamos por tanto de un método de fidelización que ofrecen determinados bancos y entidades emisoras de tarjetas que consiste en devolver al consumidor una parte del dinero que ha gastado al comprar una serie de productos o servicios.
Lo primero que debes saber es que, para beneficiarte del cashback, es necesario pagar con tu tarjeta de crédito o de débito. Entonces, la entidad financiera te devolverá un porcentaje de las compras realizadas.
Por ejemplo, si tu tarjeta para gastos de empresa ofrece un cashback del 1% y realizas una compra por valor de 300 euros, el retorno será de 3 euros.
Dependiendo de la tarjeta y del establecimiento, la devolución puede ser:
Además, debes tener en cuenta que la mayoría de las tarjetas ofrecen un límite máximo de dinero a devolver por cada periodo de tiempo (el límite puede ser mensual o anual). No existen límites generales. Cada entidad o compañía que comercialice las tarjetas establece sus propias condiciones.
Aparte del programa de fidelización o recompensa del que hemos hablado, hay un segundo tipo de cashback que en España también está empezando a proliferar.
¿Necesitas dinero en efectivo, pero no tienes ningún cajero cerca? Existe la posibilidad de solicitar este servicio a la hora de pagar la compra en algún establecimiento adherido.
Solo tienes que decirle al dependiente la cantidad que quieres y esta se sumará al importe de la compra. Pagas con la tarjeta el total y recibes en efectivo el dinero solicitado. Así de fácil.
Pongamos un ejemplo. Necesitas 50 euros en efectivo, pero estás de viaje en la carretera, a kilómetros de un cajero. Paras en una estación de servicio a repostar y echas 50 euros de gasolina. Cuando vas a pagar, le dices al dependiente que quieres 50 euros en metálico. Entonces, te cobra 100 euros y te da 50 euros en mano. Así de sencillo.
Como estamos viendo, contar con una tarjeta bancaria que ofrezca cashback permite ahorrar costes a tu empresa. Piénsalo: ante dos productos similares, ¿elegirías uno que no te da nada u otro que te devuelve parte del dinero gastado?
Un ejemplo muy sencillo. Tu empresa paga con tarjeta el hotel para un empleado que debe desplazarse para visitar a un cliente y el importe total son 500 euros. Si esa tarjeta tuviera un cashback del 2% (por poner una cifra), recibirías una bonificación de 100 euros, por lo que el alojamiento te costaría 400 euros.
Para las compañías que ofrecen este retorno también es interesante, puesto que le sirve como reclamo para captar nuevos clientes y fidelizar a los actuales.
Eso sí, asegúrate de que la tarjeta contratada no conlleve un coste ni intereses elevados. Y a la hora de realizar una comparativa, valida los porcentajes de devolución y el listado de establecimientos adheridos.
Luego está el caso de las soluciones que ofrecen rel reembolso de parte de los gastos abonados con su tarjeta en forma de descuentos en la licencia. Pues bien, se estima que solo una de cada cinco compensan el coste de la licencia mediante esta fórmula. Piensa que hay periodos vacacionales en los que no se producen gastos de empresa. Además, compensa realmente cuando hay un volumen amplio de usuarios.
¿Quieres olvidarte de los reembolsos y de la gestión de anticipos? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados para que se ajusten a la política de viajes de la empresa.
Se trata de una tarjeta Mastercard de débito, por lo que es un medio de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet.
Pero esto es solo un pequeño adelanto de lo que Okticket puede hacer por ti. Si quieres conocer todas las ventas de nuestra solución y los beneficios de utilizar la OKT Card, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.
Te esperamos en el stand número 6A34 los días 7 y 8 de noviembre de 2023. Inscríbete gratis.
Los próximos días 7 y 8 de noviembre de 2023 se celebrará en Madrid una nueva edición de Accountex España 2023, el evento de referencia para despachos profesionales, asesorías y empresas. ¡Y en Okticket no podíamos faltar a la cita!
Podrás encontrarnos en el stand número 6A34, en IFEMA Madrid (pabellón 10), con una propuesta “de otro planeta”. Pasa a visitarnos y descubre de primera mano las últimas funcionalidades que hemos incorporado a nuestra herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales.
Aprovecha la inscripción gratuita que encontrarás en este enlace y no te pierdas la oportunidad de conocer cómo funciona Okticket y cómo puede ayudarte a transformar la gestión de tu despacho y a optimizar el control de gastos de tus clientes.
Además, tendrás la oportunidad de asistir a interesantes ponencias que girarán en torno a la transformación digital, la inteligencia artificial, la analítica de datos y las mejores prácticas en contabilidad y gestión financiera.
Más de 4.500 profesionales y 100 empresas expositoras se darán cita para mostrar las últimas innovaciones y tendencias en gestión empresarial.
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A lo largo de nuestros seis años de andadura, en Okticket nos hemos posicionado como uno de los principales players del mercado, y nuestra participación en Accountex España 2023 es una muestra de nuestra apuesta por contribuir a mejorar la eficiencia en la gestión de los gastos profesionales.
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