Dicen que la información es poder, pero cuando se trata de las finanzas empresariales, la frase correcta sería: “La información financiera es poder, pero solo si sabes cómo usarla”. En este trayecto hacia la eficiencia operativa es fundamental detenerse en un punto estratégico que a veces pasa desapercibido: la contabilidad de gestión.

Normalmente, al hablar de contabilidad, la mente se enfoca en la financiera. Pero no todo son reportes para inversores, entidades financieras o reguladores. También es necesario transformar los datos financieros en insights accionables para la toma de decisiones estratégicas.

En este artículo veremos el valor que aporta la contabilidad de gestión en términos de optimización financiera, reducción de costes y fortalecimiento de la estrategia empresarial.

¿Qué es la contabilidad de gestión?

También conocida como contabilidad directiva, la contabilidad de gestión se centra en recopilar, analizar e interpretar los datos financieros y no financieros para maximizar los beneficios y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

Estos detalles aportan un valor adicional a la mera información contable. Además de la evolución empresarial, permiten sacar proyecciones a futuro. Incluso detectar posibles errores cuando todavía no es tarde para actuar.

Y todo ello sin la obligación de cumplir con las normas y estándares contables a las que está sometida la contabilidad financiera.

Principales características de la contabilidad de gestión

Se podría decir que la contabilidad de gestión es una combinación entre la contabilidad financiera y la de costes que se caracteriza por una serie de peculiaridades:

• Se gestiona de manera interna y no se divulga fuera de la empresa.
• No está sujeta a regulaciones externas, lo que permite adaptarla a las necesidades del negocio.
• Está orientada a la toma de decisiones estratégicas en función de la política empresarial.
• Analiza estructuras organizativas y mide su eficiencia en relación con la productividad.
• Evalúa indicadores clave como tiempos de producción, uso de recursos y fijación de precios, abarcando diversos departamentos.
• Emplea técnicas avanzadas, como pueden ser el análisis marginal, la valoración de inventarios o herramientas de pronósticos financieros.

Beneficios de la contabilidad directiva para las empresas

En resumen, la contabilidad de gestión o directiva proporciona una serie de ventajas para los departamentos financieros. Estas son algunas de las principales:

1. Tomar decisiones fundamentadas, basadas en información real, precisa y relevante.
2. Optimizar recursos de forma estratégica, lo que a su vez permite maximizar la rentabilidad.
3. Analizar tendencias y adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado. Esto consigue que las empresas sean más competitivas.
4. Controlar los gastos, tanto de producción como operativos o administrativos.
5. Evaluar la rentabilidad en las diferentes áreas para saber con exactitud cuáles generan más ingresos. O, al contrario, cuáles requieren ajustes.
6. Apoyar decisiones estratégicas a largo plazo.

Por tanto, la contabilidad de gestión es el complemento que necesita la contabilidad financiera para optimizar la eficiencia y rentabilidad de una empresa.

Diferencias entre contabilidad financiera y contabilidad de gestión

Ambas disciplinas ayudan a los responsables a tomar decisiones al más alto nivel, pero las diferencias son evidentes. Mientras que la contabilidad financiera proporciona una imagen fiel de la situación económica, la contabilidad de gestión permite convertir esos datos en estrategias que optimicen el rendimiento empresarial

A continuación, una tabla comparativa:

Ejemplo práctico

Vamos a ver estas diferencias con un ejemplo. Imagina una empresa en la que una parte importante del presupuesto se invierte en viajes de negocios. Con la contabilidad financiera, es posible saber cuánto gastan los empleados en total. O como mucho, cuál es el gasto en alojamiento, o en transporte.

En cambio, la contabilidad de gestión permite desglosar los importes para conocer los detalles. Cuánto se gasta en aviones, en taxis, en transporte público, en coches de alquiler, en kilometraje, en gasolina, en peajes, en parkings, etc.

Así se pueden identificar patrones de gasto y negociar mejores acuerdos con los proveedores.

Cómo implementar la contabilidad de gestión en una empresa

Ahora que ya ha quedado claro el aporte de la contabilidad de gestión, es momento de saber cómo integrarla de manera efectiva:

• Definir los indicadores clave de desempeño (KPIs) relevantes para el negocio. Por ejemplo, margen de contribución, coste por unidad o tasa de rotación de inventario.
• Automatizar el proceso contable. No es fácil conseguir la información necesaria cuando se siguen empleando métodos manuales. Aquí es donde entran en juego las soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales, como puede ser Okticket.
• Integrar la contabilidad de gestión con el ERP de la empresa (Sage, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo, etc.)
• Revisar periódicamente los datos para ajustar la estrategia empresarial.

Uso de la contabilidad de gestión en la optimización de gastos empresariales con Okticket

Como acabamos de decir, la tecnología es clave para implementar la contabilidad de gestión de manera eficiente. Okticket, por ejemplo, utiliza la IA para mejorar el proceso de gestión de los gastos de viaje profesionales.

Una vez registrado el gasto, este queda clasificado por tipo (transporte, alojamiento, dietas, kilometraje, etc.), departamento, centro de coste, forma de pago o usuario.

Toda esa información permanece almacenada y ordenada para que los departamentos de back office la analicen de la forma que les resulte más conveniente.

Además, puedes integrarla con tu ERP o software de gestión empresarial para una gestión automatizada de la contabilidad.

Caso de uso real

Tomando como referencia el ejemplo expuesto un poco más arriba, si el equipo financiero utiliza Okticket para gestionar los gastos de viaje profesionales e identifica gastos elevados en transporte privado, está en posición de barajar alternativas. Puede ser promover el uso del trasporte público, o llegar a acuerdos con los proveedores para reducir costes sin afectar la operatividad.

Conclusión: La contabilidad de gestión como pilar de la rentabilidad

A pesar de sus diferencias, la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión son complementarias.

Mientras la primera ofrece una visión global de la situación económica, la segunda permite optimizar costes, mejorar la planificación financiera y aumentar la rentabilidad.

De su correcta aplicación dependerá el éxito o el estancamiento del negocio.

‍Herramientas como Okticket contribuyen a una contabilidad más accesible y eficiente. ¡Compruébalo hoy mismo!

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Okticket, la plataforma líder en gestión digital de gastos de viaje profesionales, estará presente en la próxima edición de 4YFN 2025 (4 Years From Now), el evento de referencia para startups que se celebra en el marco del Mobile World Congress (MWC) Barcelona 2025. La cita tendrá lugar del 3 al 6 de marzo en la Fira Gran Via de la Ciudad Condal.

Nos encontrarás en el 𝗛𝗮𝗹𝗹 𝟴.𝟭 - 𝟰𝗬𝗙𝗡, 𝗦𝘁𝗮𝗻𝗱 𝟴.𝟭𝗕𝟰𝟱.𝟰𝗕,  de la mano del ICEX, los días 5 y 6 de marzo de 2025, en el pabellón de España.

4YFN es un punto de encuentro clave para startups, inversores y empresas tecnológicas de todo el mundo. Ofrece una plataforma única para la innovación, la conexión y el desarrollo de nuevos negocios.

Okticket participará en esta edición con el objetivo de seguir impulsando su crecimiento y consolidando su posición como referente en la automatización de la gestión de gastos de viaje profesionales en España y a nivel internacional.

Okticket presenta su tecnología basada en IA

Ven a descubrir la tecnología que gestiona los gastos de viaje profesionales por ti. Más inteligente, más rápida, más precisa, más completa.

Durante el evento, el equipo de Okticket estará disponible para mostrar cómo su plataforma optimiza la gestión de gastos de empresa mediante tecnología innovadora, mejorando la eficiencia y simplificando los procesos administrativos. Además, será una oportunidad para establecer sinergias estratégicas con otros actores del ecosistema emprendedor y tecnológico.

La presencia de Okticket en 4YFN 2025 refuerza su apuesta por la innovación y su compromiso con la digitalización empresarial, consolidándose como una de las soluciones más avanzadas en la gestión de gastos en el entorno corporativo.

Sobre Okticket

Okticket es una plataforma digital de gestión de gastos profesionales que permite a las empresas optimizar el control y la automatización de sus procesos administrativos. Con una solución ágil e intuitiva, Okticket ayuda a mejorar la eficiencia en la gestión de gastos de viaje y representación, adaptándose a las necesidades de cada empresa.

Actualmente, 350.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores confían en Okticket.

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¿Crees que la contabilización de facturas te roba más tiempo del que debería? Cada año, las empresas pierden cientos de horas en la gestión manual de gastos profesionales.

Un método arcaico que genera otros problemas añadidos, como errores, falta de visibilidad, pérdida de control sobre los gastos o dificultades en la conciliación contable.

Hoy en día, con el mercado moviéndose tan rápido, esta ineficiencia puede salir muy cara.  Así que, quizás haya llegado el momento de transformar este proceso en una ventaja competitiva.

La clave está en la automatización. Y más concretamente, en la aplicación de Inteligencia Artificial para la contabilización de tickets y facturas.

Control de costes y automatización inteligente: Una prioridad para los CFO

Los CFO con visión estratégica ya son conscientes de la necesidad de integrar esta tecnología en su día a día. Cuatro de cada diez directores financieros de empresas españolas utilizan herramientas de inteligencia artificial (IA) en su gestión diaria. Y otro 25% “está en proceso” de aplicarla, según un reciente informe de Grant Thorton.

Del estudio también se desprende que en su top de prioridades “para mejorar la modernización operativa y garantizar la competitividad” está el aumento de la inversión en digitalización y tecnología.

Esta tendencia demuestra la importancia de herramientas especializadas en automatizar la gestión y contabilidad de gastos de empresa.

Contabilización de facturas automática: El papel del OCR con Inteligencia Artificial

En este punto es importante recordar que los métodos de contabilización de facturas y tickets dependen de la normativa contable de cada país y del sistema de gestión de la empresa.

Para elegir el adecuado, las empresas deben considerar factores como el volumen de facturas, la necesidad de automatización, el cumplimiento normativo y la integración con otros sistemas financieros.

Lo ideal es una combinación de digitalización, inteligencia artificial y automatización.

Aquí es donde entran en juego soluciones avanzadas como Okticket, que han aplicado IA a su tecnología para leer automáticamente los datos de las facturas y tickets, categorizarlos y contabilizarlos según las normas fiscales vigentes.

Del registro del gasto a la contabilidad: Automatización en 5 etapas

Gracias a la integración de un OCR inteligente (Reconocimiento Óptico de Caracteres) con los sistemas contables, las empresas pueden automatizar la contabilización de facturas y tickets de forma sencilla.

1. Captura automática de tickets y facturas, generalmente a partir de fotos sacadas con dispositivos móviles. También pueden integrarse con proveedores que envían facturas electrónicas o escanear documentos en PDF.
2. El sistema identifica y extrae datos relevantes, como pueden ser: proveedor, fecha de emisión, importe total y desglosado, número de ticket o factura, concepto, etc.
3. Aplica reglas de validación para detectar errores o datos incompletos. De esta forma, evitarás registros incorrectos en la contabilidad.
4. Clasificación y asignación contable automática de los gastos según el Plan General Contable (PGC). Por ejemplo, las facturas de restaurantes se asignan a los gastos de dietas y representación, mientras que los tickets de parking se catalogan como gastos de desplazamiento. De esta forma, los primeros irán a la cuenta 627 (Publicidad, propaganda y relaciones públicas) y los segundos a la 629 (Otros servicios).
5. Una vez validados los datos, el sistema transfiere automáticamente la información al ERP o sistema de gestión utilizado para su contabilización. Con ello te aseguras de que cada gasto se registra correctamente.

Por ello, es razonable considerar que la combinación de OCR inteligente y contabilización automatizada aporta una nueva realidad a la gestión de tickets y facturas.

Automatizar la contabilización de facturas y tickets en tu empresa paso a paso

SI bien la automatización del proceso de contabilización de facturas y tickets permite optimizar la gestión financiera, el éxito pasa por seguir los pasos recomendados.

1. Identifica los retos a los que se enfrenta tu organización y define los objetivos (reducir el tiempo de contabilización, mejorar la trazabilidad de los gastos, etc.)
2. Elige un software de automatización que integre tecnologías como un OCR de facturas inteligente para la extracción de datos. Importante también que ofrezca conciliación automática, integración con tu sistema contable, que alerte sobre posibles irregularidades y que cumpla con la normativa fiscal de España.
3. Capacita a los empleados para el uso de las herramientas de digitalización de facturas.
4. Define criterios y reglas para la asignación de cuentas contables, impuestos y centros de coste según la política de tu empresa.
5. Configura flujos de aprobación para garantizar el cumplimiento de dichas reglas.
6. Antes de la implantación definitiva, realiza pruebas y establece los ajustes necesarios.
7. Analiza las métricas clave. como pueden ser el tiempo de procesamiento, el porcentaje de errores reducidos y la eficiencia operativa.

Ventajas de la automatización con la IA de Okticket

Retomando el punto número dos, en el mercado existen varias soluciones integrales. Como Okticket, que te permite capturar, validar y contabilizar documentos en segundos.

Su nueva tecnología basada en IA procesa los documentos de forma automática, extrae la información relevante y la envía directamente al software contable de tu empresa. Sea el que sea (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.).

A continuación, una muestra de los beneficios que aporta un OCR inteligente como el de Okticket:

• Reconocimiento automático de los datos clave de facturas y tickets, como fecha, importe, impuestos y proveedor. PelAIo, el lector OCR avanzado de Okticket, extrae e interpreta la información con independencia del país, identificador fiscal, idioma, moneda etc. El registro del gasto se realiza de dos formas:

1. Sacando una foto del justificante a través de la cámara de la app.
2. Enviando los documentos ya digitalizados al robot de procesamiento de facturas en PDF.

• Integración bidireccional y evolutiva con las principales plataformas de contabilidad. Así evitarás la introducción manual de datos.
• Al eliminar las tareas manuales y repetitivas de entrada de datos, se minimizan los errores (como pueden ser las facturas duplicadas).
• Obtención de un registro digital accesible en cualquier momento.
• Las empresas liberan horas de trabajo administrativo. Con Okticket, el porcentaje de ahorro de tiempo es del 80%.
• Permite la aprobación y contabilización de facturas en tiempo real.‍
• La trazabilidad de los gastos está asegurada. Los equipos de back office tienen la visibilidad que necesitan en un solo sistema.
• Garantía de que los gastos están siendo contabilizados conforme a la normativa fiscal vigente.
• Impacto financiero positivo.  

El ROI de la automatización: Ahorro de costes y mejora de la eficiencia

Las empresas que han implementado soluciones de automatización han logrado ahorrar una media de 5 euros por cada factura procesada automáticamente (fuente: Aberdeen Group,).

Si a esta bajada de costes se suma el ahorro de tiempo en tareas administrativas y la reducción de errores en la contabilidad, el retorno de la inversión es muy rápido. Prácticamente inmediato en el caso de Okticket.

Impacto de los flujos de validación personalizados en la contabilización de facturas y tickets

Especial atención también merece el punto número 5. La implementación de flujos de aprobación personalizados permite establecer reglas y procedimientos específicos para la aprobación y validación de gastos antes de su contabilización.

Este workflow puede variar según diferentes criterios: importe, departamento responsable, tipo de gasto, normativa fiscal aplicable…

Con ello se consigue detectar inconsistencias en los importes, impuestos y conceptos antes de procesar la factura.

Conclusión: La contabilidad automatizada como ventaja competitiva

En definitiva. Automatizar la contabilización de facturas es una decisión estratégica que permite a las empresas centrarse en su crecimiento sin verse atrapadas en tareas repetitivas y de bajo valor añadido.

¿Tu empresa sigue gestionando manualmente sus tickets y facturas? No pierdas más tiempo. Descubre cómo la automatización puede transformar la contabilidad de tu empresa.

Contacta con nosotros y empieza a optimizar recursos hoy mismo.

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A medida que el parque de vehículos enchufables aumenta, es más frecuente encontrar empresas que deben gestionar y controlar los pagos de las recargas de energía cuando los empleados viajan por trabajo.

Ya sea porque los trabajadores utilizan su propio coche eléctrico para los desplazamientos, o porque usan vehículos de flota que deben enchufar en ruta, estos gastos de electricidad deben ser tratados de la misma forma que se hace con los de gasolina y kilometraje de un vehículo con motor de combustión.

A lo largo de las siguientes líneas repasaremos las mejores prácticas para supervisar y optimizar este proceso.

Estrategias para controlar los pagos de las recargas de energía en desplazamiento profesionales

Las empresas que tienen que gestionar los gastos de recargas en electrolineras deben enfrentarse a desafíos como la variedad de proveedores, la diversidad de métodos de pago, la falta de estrategias empresariales para controlar este gasto o la dificultad para obtener comprobantes válidos en algunos puntos de recarga.

Para solucionar estos desafíos, las empresas necesitan herramientas y procesos eficientes.

Usar tarjetas corporativas

Según el último Barómetro de Electromovilidad, en España existen más de 38.000 puntos de recarga de vehículos eléctricos.

La proliferación de las estaciones de carga es una buena noticia para el medio ambiente, pero para las empresas supone el tener que redefinir la gestión de gastos corporativos.

Hasta ahora, medios de pago como las tarjetas carburante permitían simplificar el reembolso y la gestión de gastos de combustible asociados a los viajes de negocios.

Con los surtidores eléctricos, las formas de pago pueden variar, por lo que los departamentos de contabilidad deben extremar las precauciones para no perder la trazabilidad del gasto. A la hora de validar las notas de gastos, pueden encontrarse con pagos efectuados con tarjetas de crédito, con las tarjetas de empresa, en efectivo, con llavero RFID o directamente desde la aplicación de los diferentes operadores de recarga.

Por tanto, lo mejor es utilizar una tarjeta de empresa que permita el pago en todas las estaciones de recargar. De esta forma, todos los pagos quedarán unificados en un único sistema. Además, los empleados no tendrán que adelantar dinero de su bolsillo.

Y si quieres evitar usos indebidos, solo tienes que configurar límites de gasto y restricciones por categoría.

Implantar una solución especializada en gestión de gastos corporativos

Las aplicaciones pensadas para digitalizar los gastos de viaje profesionales como Okticket también facilitan el seguimiento de las recargas de los vehículos enchufables. ¿Cómo te ayudan?

• Digitalizan y validan automáticamente los tickets de carga. Los usuarios pueden fotografiar las facturas de las recargas de energía usando una aplicación móvil. La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) extrae automáticamente los datos relevantes, como el importe, la fecha y la dirección.
• Permiten registrar y centralizar todos los pagos realizados en surtidores eléctricos, independientemente del medio elegido.
• Ofrecen control en tiempo real del gasto de cada empleado. De esta forma, puedes detectar errores, patrones de gasto inusuales o posibles fraudes (facturas duplicadas, por ejemplo).
• Las solicitudes de reembolso se envían automáticamente a los aprobadores designados, quienes reciben notificaciones para revisar los gastos pendientes. Con ello se consigue acelerar el proceso.
• Generan informes detallados sobre consumo energético, costes por trayecto y patrones de gasto.
• Se integran con tu sistema contable para automatizar la contabilidad.
• Las facturas y los datos de gastos se almacenan de manera segura en la nube, facilitando el acceso en cualquier momento.

Gracias a estas herramientas, las empresas pueden identificar oportunidades de ahorro, negociar mejores acuerdos con proveedores de carga y tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

Realizar una planificación estratégica de las rutas

¿Te preocupan los sobrecostes? Siempre puedes identificar las estaciones de recarga más económicas y planificar las rutas en función de su ubicación.

Aplicaciones como Google Maps, Electromaps o ABRP (A Better Route Planner) ayudan a planificar trayectos eficientes y prever los costos de recarga.

Establecer una política de gastos de viaje clara

Si en tu organización ya hay una política de gastos de viaje, es necesario actualizarla para incluir este gasto. SI todavía no hay ninguna, es hora de establecerla. No te olvides de definir los siguientes puntos:

• Los tipos de repostaje cubiertos: gasolina, electricidad, etc.
• En qué estaciones se puede repostar o recargar el coche.
• El límite de gasto permitido por recarga y viaje.
• Las formas de pago autorizadas: tarjetas corporativas, efectivo., anticipos…
• Los gastos reembolsables y no reembolsables.
• Los requisitos que deben cumplir los justificantes.
• El proceso de reembolso.
• Qué personas son responsables de revisar y aprobar estos gastos.

Después, tendrás que realizar auditorías periódicas para asegurarte de que los gastos están alineados con las políticas de la empresa. También es recomendable actualizar este documento según las necesidades de la empresa y los cambios en los precios de la energía.

¿Cuánto cuesta cargar un coche eléctrico en 2025?

Para establecer los límites económicos a las recargas, lo primero es saber cuánto cuesta cargar un coche enchufable. El importe va a depender, principalmente, del consumo del vehículo (kWh/km) y del lugar en el que se efectúa la recarga.

Aquí pueden darse tres escenarios:

1. Recarga en el centro de trabajo. Controlar el gasto es sencillo, ya que la factura llega directamente a la empresa.
2. Recargas en casa de los empleados. En este caso, es necesario que el trabajador presente la factura de la luz. El coste por kilovatio-hora suele estar entre 0,10 y 0,20 euros, lo que equivale a un gasto de entre 5 y 10 euros para una batería de 50 kWh.‍
3. Coste en puntos de carga públicos. El precio varía en función de la ubicación, del operador y del tipo de recarga utilizada: semi-rápida, rápida o ultrarrápida.  El coste varía entre los 0,30 euros y los 0,50 euros por kWh, lo que significa que una carga completa podría costar 20 euros o más.

En esta web del Ministerio para la Transición Ecológica y Reto Demográfico puedes ver una comparativa sobre el coste de los combustibles de automoción en €/100km

Conclusión

Los vehículos eléctricos son la alternativa para avanzar hacia una movilidad más sostenible, pero conllevan una serie de retos a la hora de gestionar los pagos de las recargas de energía.

La solución para optimizar este proceso pasa por establecer políticas internas claras, ofrecer tarjetas de empresa a los empleados e implantar una aplicación de gestión de gastos profesionales. ¿Quieres saber más?

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La revisión manual de cada ticket o factura, la pérdida de trazabilidad, las discrepancias, las tardanzas en la aprobación… La validación de gastos profesionales puede llegar a ser un proceso lento y engorroso que lastra la productividad y la eficiencia financiera de tu empresa. Sobre todo, si no dispones de las herramientas adecuadas.

Cuando un gasto tiene que pasar por varios responsables antes de ser tramitado y reembolsado, los cuellos de botella son inevitables. Por tanto, sobra decir que la solución más rápida a esta problemática es la automatización de los flujos de aprobación.

En Okticket este workflow es totalmente personalizable y está pensado para mantener el control en cada etapa. Pasarás de tardar días en validar las notas de gastos a realizar la aprobación en pocos minutos, desde la propia aplicación.

Beneficios de la automatización en la aprobación de gastos

Los flujos de aprobación automatizados permiten definir reglas específicas dependiendo de las necesidades de cada empresa: según los roles de los empleados, la ubicación, los importes o las categorías de gasto, por ejemplo.

Enseguida notarás el impacto positivo:

• Lograrás tener visibilidad total de los gastos en tiempo real, fundamental para sacar más jugo a los presupuestos.
• Gracias a ese control inmediato, podrás detectar los errores y el fraude antes de que se conviertan en un problema financiero grave.
• Tendrás la garantía de que los justificantes validados, digitalizados y almacenados cumplen con la normativa española.
• Al reducir los tiempos de aprobación, también podrás agilizar los reembolsos, un asunto que suele generar bastantes fricciones.

Las empresas que automatizan la gestión de gastos reducen un 30% el tiempo dedicado a aprobaciones y mejoran la precisión de los reportes financieros en un 44% (The Aberdeen Group)

Casos de uso: Adaptación a cada empresa

Un sistema de aprobaciones flexible permite adaptar los flujos al tamaño y estructura de cada organización. Veamos un par de supuestos:

• Tienes un pequeño negocio y solo necesitas validar los gastos que superen un importe determinado (50 euros, por ejemplo). Pues bien, puedes configurar el workflow para establecer un umbral automático. De esta forma, los gastos menores a 50 euros se aprobarán automáticamente y el resto pasarán a un responsable para su validación.
• Eres el responsable financiero de una gran compañía y necesitas que los gastos pasen por varios niveles de aprobación. En ese caso, el flujo puede ser:

1. El trabajador envía el gasto a revisión.
2. Su supervisor comprueba que todo es correcto y lo aprueba.
3. Se lo pasa a un segundo responsable para que lo valide.
4. Finalmente, lo remite a contabilidad para que lo tramite y ordene el reembolso (si procede).

Este flujo puede variar para cada empresa. Incluso dentro de la misma compañía, ser diferente en función del departamento o del proyecto.

Tips para optimizar el proceso de aprobación de gastos

Un error común en la gestión de aprobaciones es añadir pasos innecesarios que solo ralentizan el flujo de validación.

Para optimizar el proceso, es clave contar con un sistema de notificaciones que informe en tiempo real sobre los cambios de estado de los gastos. Soluciones como Okicket ya integran esta funcionalidad.

Además, un sistema ágil debe equilibrar el control con la rapidez en la toma de decisiones. Para ello, es clave establecer una política de gastos clara y adaptada a la actividad de la empresa.

Este documento debe identificar, entre otros: los responsables de aprobación, sus sustitutos en caso de ausencia, los límites de gasto, los gastos reembolsables y el procedimiento de reembolso.

¿Quieres saber cómo funciona la automatización de los flujos de aprobación de Okticket? Escríbenos aquí y verás lo fácil que es lograr una gestión de gastos profesionales más ágil y eficiente.

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En entornos laborales cada vez más digitales y dinámicos, es necesario adaptar hasta el más mínimo procedimiento. Cuanto más, si están relacionados con tareas tan importantes como la gestión de gastos profesionales.

Los departamentos financieros necesitan soluciones que contribuyan a optimizar este proceso. ¿Y qué mejor manera de controlar los gastos de empresa que empezando por el pago?

En este sentido, las tarjetas de empresa inteligentes ofrecen una solución integral para el control de gastos. En entradas anteriores ya hemos descrito las ventajas que aporten las tarjetas de crédito tradicionales, así que en este artículo nos centraremos en explicar cómo funcionan las tarjetas virtuales para empresas.

Este producto ya se ha posicionado como una alternativa frente a los métodos de pago tradicionales. Ofrecen seguridad, control y flexibilidad sin necesidad de tener que llevar encima el plástico.

¿Qué son las tarjetas de empresa virtuales? ¿En qué se diferencian de las tarjetas físicas? ¿Qué beneficios aportan? ¿Cómo se crean y cómo se gestionan? Preguntas frecuentes para las que tenemos respuesta.

¿Qué son y cómo funcionan las tarjetas virtuales para empresas?

Las tarjetas virtuales son la versión digital de las tarjetas de crédito o de débito. Diseñadas específicamente para transacciones online o en comercios físicos mediante soluciones de pago móvil, como Google Pay o Apple Pay, se caracterizan por ofrecer rapidez y seguridad en los pagos.

Y lo que es más importante, vienen a dar solución a los problemas más comunes asociados a la gestión de gastos profesionales. Hablamos, entre otros, de:

• Tickets y facturas perdidos, lo que complica la justificación de los gastos.
• Falta de control y de trazabilidad de los gastos.
• Incumplimiento de las políticas de gastos internas.
• Retrasos en las conciliaciones.

Todo ello impacta en la eficiencia operativas de las organizaciones.

Beneficios de las tarjetas digitales para empresas

La solución, como decíamos, puede estar en el uso de las tarjetas digitales para gastos de empresa. No ocupan espacio, puedes bloquearlas tú mismo y están especialmente indicadas para agilizar las transacciones en el extranjero.

Más ventajas de este producto:

• Los administradores pueden definir límites de gasto, usos permitidos (por ejemplo, solo para alimentación) y fechas de vencimiento.
• Las empresas pueden monitorizar las transacciones en tiempo real.
• Es posible obtenerlas en el momento, simplemente realizando la solicitud a través de una aplicación móvil o de una plataforma Web.
• Algunas tarjetas digitales generan nuevos datos después de cada uso, lo que evita el riesgo de fraudes.
• En caso de que surja algún imprevisto, los usuarios pueden desactivarlas.
• Al ser 100% digitales, evitan la producción de plástico y reducen el impacto ambiental.

¿Cómo utilizar una tarjeta de empresa virtual?

Las tarjetas virtuales te permiten realizar casi todas las transacciones que puedes llevar a cabo con tu tarjeta física. Pero a la hora de pagar, en vez de abrir la cartera y sacar el plástico, tendrás que abrir la app de tu banco.

Además, lo normal es que puedas asociar las tarjetas digitales a plataformas de pago como Apple Pay y Google Pay.

Comparativa: Tarjetas virtuales vs físicas

Como ya hemos adelantado, las tarjetas virtuales funcionan de forma similar a las tarjetas tradicionales físicas. No obstante, entre ambas existen algunas diferencias que mostramos en la siguiente tabla.

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¿Google Pay o Apple Pay? La tarjeta virtual de Okticket, también en tu móvil

Hay tarjetas para empresas que van aún más allá. Es el caso de la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket pensada para automatizar la gestión de los gastos de viajes profesionales.  

¿Por qué elegir la tarjeta virtual de Okticket?

A diferencia de otras soluciones genéricas, la tarjeta virtual de Okticket está diseñada pensando en las necesidades específicas de las empresas: Disponible también en formato digital, se adapta a las necesidades específicas de cada empresa.

• Controla el gasto antes de que se produzca. Puedes establecer límites por usuario, por categorías de gasto y por periodo de tiempo.
• Gestiona y analiza los pagos realizados en tiempo real.
• Administra todas las tarjetas desde una única plataforma.
• Cada gasto se registra automáticamente en el sistema, eliminando los errores manuales y la necesidad de guardar tickets físicos.
• Activa y desactiva la tarjeta desde la aplicación.
• Conciliación automática.
• Integración directa con tu ERP.
• Se asocian a las apps de pago que utilicen los empleados (Google Pay y Apple Pay). De esta forma, pueden pagar prácticamente en cualquier establecimiento y lugar en el que se encuentren.

En definitiva, la OKT Card no es solo una tarjeta para gastos de empresa. Se trata de una herramienta estratégica para optimizar la gestión de los gastos de viajes de negocios.

Preguntas frecuentes

¿Son seguras las tarjetas virtuales?

Sí. Las tarjetas virtuales son una de las opciones de pago más seguras disponibles actualmente. Gracias a su tecnología avanzada y cumplimiento con regulaciones internacionales, ofrecen una protección superior contra fraudes y usos no autorizados en comparación con las tarjetas físicas tradicionales.

Entre las principales medidas de seguridad están:

• El cumplimiento con la normativa PSD2 en Europa
• La autenticación multifactor (MFA) para cada transacción
• El uso de tokens dinámicos, un sistema que genera un código único por pago
• La capacidad de bloqueo instantánea
• Una menor exposición a dato sensibles
• El monitoreo y la emisión de alertas en tiempo real

¿Puedo usar tarjetas virtuales en cualquier país?

Sí, las tarjetas virtuales pueden utilizarse en casi cualquier país, siempre que sean emitidas por una red de pagos global como Visa, Mastercard o American Express y el comercio acepte pagos digitales.

Es importante verificar la compatibilidad con Google Pay o Apple Pay, posibles tasas de conversión y regulaciones locales. Además, algunos bancos pueden requerir autenticación adicional para transacciones internacionales.

¿Qué empresas ofrecen tarjetas virtuales?

Muchas empresas, tanto bancos tradicionales como fintech, ofrecen tarjetas virtuales para particulares y empresas. Para gestión de gastos corporativos, soluciones como Okticket destacan por su enfoque en el control y automatización de pagos.

¿Se pueden integrar con sistemas de contabilidad o ERPs?

Sí, soluciones como Okticket permiten integrar los pagos con sistemas de contabilidad y ERPs para automatizar la gestión de gastos.

¿Listo para optimizar la gestión de gastos de tu empresa? Solicita tu tarjeta virtual hoy mismo.

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