Cómo automatizar la contabilización de facturas y tickets para aumentar la productividad

¿Crees que la contabilización de facturas te roba más tiempo del que debería? Cada año, las empresas pierden cientos de horas en la gestión manual de gastos profesionales.

Un método arcaico que genera otros problemas añadidos, como errores, falta de visibilidad, pérdida de control sobre los gastos o dificultades en la conciliación contable.

Hoy en día, con el mercado moviéndose tan rápido, esta ineficiencia puede salir muy cara.  Así que, quizás haya llegado el momento de transformar este proceso en una ventaja competitiva.

La clave está en la automatización. Y más concretamente, en la aplicación de Inteligencia Artificial para la contabilización de tickets y facturas.

Control de costes y automatización inteligente: Una prioridad para los CFO

Los CFO con visión estratégica ya son conscientes de la necesidad de integrar esta tecnología en su día a día. Cuatro de cada diez directores financieros de empresas españolas utilizan herramientas de inteligencia artificial (IA) en su gestión diaria. Y otro 25% “está en proceso” de aplicarla, según un reciente informe de Grant Thorton.

Del estudio también se desprende que en su top de prioridades “para mejorar la modernización operativa y garantizar la competitividad” está el aumento de la inversión en digitalización y tecnología.

Esta tendencia demuestra la importancia de herramientas especializadas en automatizar la gestión y contabilidad de gastos de empresa.

Contabilización de facturas automática: El papel del OCR con Inteligencia Artificial

En este punto es importante recordar que los métodos de contabilización de facturas y tickets dependen de la normativa contable de cada país y del sistema de gestión de la empresa.

Para elegir el adecuado, las empresas deben considerar factores como el volumen de facturas, la necesidad de automatización, el cumplimiento normativo y la integración con otros sistemas financieros.

Lo ideal es una combinación de digitalización, inteligencia artificial y automatización.

Aquí es donde entran en juego soluciones avanzadas como Okticket, que han aplicado IA a su tecnología para leer automáticamente los datos de las facturas y tickets, categorizarlos y contabilizarlos según las normas fiscales vigentes.

Del registro del gasto a la contabilidad: automatización en 5 etapas

Gracias a la integración de un OCR inteligente (Reconocimiento Óptico de Caracteres) con los sistemas contables, las empresas pueden automatizar la contabilización de facturas y tickets de forma sencilla.

1. Captura automática de tickets y facturas, generalmente a partir de fotos sacadas con dispositivos móviles. También pueden integrarse con proveedores que envían facturas electrónicas o escanear documentos en PDF.
2. El sistema identifica y extrae datos relevantes, como pueden ser: proveedor, fecha de emisión, importe total y desglosado, número de ticket o factura, concepto, etc.
3. Aplica reglas de validación para detectar errores o datos incompletos. De esta forma, evitarás registros incorrectos en la contabilidad.
4. Clasificación y asignación contable automática de los gastos según el Plan General Contable (PGC). Por ejemplo, las facturas de restaurantes se asignan a los gastos de dietas y representación, mientras que los tickets de parking se catalogan como gastos de desplazamiento. De esta forma, los primeros irán a la cuenta 627 (Publicidad, propaganda y relaciones públicas) y los segundos a la 629 (Otros servicios).
5. Una vez validados los datos, el sistema transfiere automáticamente la información al ERP o sistema de gestión utilizado para su contabilización. Con ello te aseguras de que cada gasto se registra correctamente.

Por ello, es razonable considerar que la combinación de OCR inteligente y contabilización automatizada aporta una nueva realidad a la gestión de tickets y facturas.

Automatizar la contabilización de facturas y tickets en tu empresa paso a paso

SI bien la automatización del proceso de contabilización de facturas y tickets permite optimizar la gestión financiera, el éxito pasa por seguir los pasos recomendados.

1. Identifica los retos a los que se enfrenta tu organización y define los objetivos (reducir el tiempo de contabilización, mejorar la trazabilidad de los gastos, etc.)
2. Elige un software de automatización que integre tecnologías como un OCR de facturas inteligente para la extracción de datos. Importante también que ofrezca conciliación automática, integración con tu sistema contable, que alerte sobre posibles irregularidades y que cumpla con la normativa fiscal de España.
3. Capacita a los empleados para el uso de las herramientas de digitalización de facturas.
4. Define criterios y reglas para la asignación de cuentas contables, impuestos y centros de coste según la política de tu empresa.
5. Configura flujos de aprobación para garantizar el cumplimiento de dichas reglas.
6. Antes de la implantación definitiva, realiza pruebas y establece los ajustes necesarios.
7. Analiza las métricas clave. como pueden ser el tiempo de procesamiento, el porcentaje de errores reducidos y la eficiencia operativa.

Ventajas de la automatización con la IA de Okticket

Retomando el punto número dos, en el mercado existen varias soluciones integrales. Como Okticket, que te permite capturar, validar y contabilizar documentos en segundos.

Su nueva tecnología basada en IA procesa los documentos de forma automática, extrae la información relevante y la envía directamente al software contable de tu empresa. Sea el que sea (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.).

A continuación, una muestra de los beneficios que aporta un OCR inteligente como el de Okticket:

• Reconocimiento automático de los datos clave de facturas y tickets, como fecha, importe, impuestos y proveedor. PelAIo, el lector OCR avanzado de Okticket, extrae e interpreta la información con independencia del país, identificador fiscal, idioma, moneda etc. El registro del gasto se realiza de dos formas:

1. Sacando una foto del justificante a través de la cámara de la app.
2. Enviando los documentos ya digitalizados al robot de procesamiento de facturas en PDF.

• Integración bidireccional y evolutiva con las principales plataformas de contabilidad. Así evitarás la introducción manual de datos.
• Al eliminar las tareas manuales y repetitivas de entrada de datos, se minimizan los errores (como pueden ser las facturas duplicadas).
• Obtención de un registro digital accesible en cualquier momento.
• Las empresas liberan horas de trabajo administrativo. Con Okticket, el porcentaje de ahorro de tiempo es del 80%.
• Permite la aprobación y contabilización de facturas en tiempo real.‍
• La trazabilidad de los gastos está asegurada. Los equipos de back office tienen la visibilidad que necesitan en un solo sistema.
• Garantía de que los gastos están siendo contabilizados conforme a la normativa fiscal vigente.
• Impacto financiero positivo.  

El ROI de la automatización: Ahorro de costes y mejora de la eficiencia

Las empresas que han implementado soluciones de automatización han logrado ahorrar una media de 5 euros por cada factura procesada automáticamente (fuente: Aberdeen Group,).

Si a esta bajada de costes se suma el ahorro de tiempo en tareas administrativas y la reducción de errores en la contabilidad, el retorno de la inversión es muy rápido. Prácticamente inmediato en el caso de Okticket.

Impacto de los flujos de validación personalizados en la contabilización de facturas y tickets

Especial atención también merece el punto número 5. La implementación de flujos de aprobación personalizados permite establecer reglas y procedimientos específicos para la aprobación y validación de gastos antes de su contabilización.

Este workflow puede variar según diferentes criterios: importe, departamento responsable, tipo de gasto, normativa fiscal aplicable…

Con ello se consigue detectar inconsistencias en los importes, impuestos y conceptos antes de procesar la factura.

Conclusión: La contabilidad automatizada como ventaja competitiva

En definitiva. Automatizar la contabilización de facturas es una decisión estratégica que permite a las empresas centrarse en su crecimiento sin verse atrapadas en tareas repetitivas y de bajo valor añadido.

¿Tu empresa sigue gestionando manualmente sus tickets y facturas? No pierdas más tiempo. Descubre cómo la automatización puede transformar la contabilidad de tu empresa.

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