Que los departamentos financieros afrontan desafíos continuos en la gestión de gastos empresariales no es ninguna novedad. Tampoco es la primera vez que hablamos de que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, la mayoría derivados de la falta de control.

Y si eres usuario de alguna aplicación de gestión de gastos profesionales puede que estés familiarizado con la posibilidad de fijar algún límite. Incluso de que te llegue una notificación avisándote de algún detalle. Pero… ¿Has tenido la oportunidad de personalizar las alertas de gasto con tanto nivel de detalle y automatización que ya no hay anomalía que se te escape?

Facturas duplicadas, tickets incompletos, falta de justificante o gastos no deducibles son los problemas más comunes de las notas de gastos. Estas irregularidades generan una carga administrativa innecesaria, pérdidas económicas y multas cuantiosas.

Atajar de raíz tácticas fraudulentas tan arraigadas es muy complicado. Sobre todo, si las armas con las que cuentas no han evolucionado. En esta lucha contra los gastos que no se ajustan a las reglas de tu empresa, la Inteligencia Artificial es tu mejor aliada.

Control total de gastos de empresa: Cómo Pelaio identifica errores en tiempo real

En este contexto, tecnologías avanzadas como Pelaio de Okticket, que combina un OCR inteligente con alertas ultrapersonalizadas, están cambiando las reglas del juego.

¿Qué ofrece esta herramienta que la diferencia de un OCR tradicional?

• Las alertas no son genéricas. Se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles como alcohol.
• ¿Qué información consideras relevante y no suele aparecer en los justificantes de pago? Cada vez son más las empresas que quieren conocer el número de asistentes en una comida, el número de la matrícula del coche en un ticket de aparcamiento o los litros de combustible reportados en el kilometraje.
• Detección de errores fiscales comunes. Por ejemplo, pagos en efectivo que superan los límites legales (1.000 euros en el caso de España).
• Reconoce documentos en diferentes idiomas, monedas y formatos, lo que es crucial para empresas que operan en múltiples países.
• Aprendizaje automático de los tickets que se van subiendo a la aplicación y que permite que la información del gasto se autocomplete (el CIF de un establecimiento, por ejemplo).

Pero Pelaio va mucho más allá. Además de lanzar alertas en tiempo real a modo informativo, también tiene capacidad para bloquear automáticamente los gastos que no cumplen con las políticas internas o la normativa fiscal. De esta forma, se evita su aprobación y posterior registro contable.

Eficiencia operativa del OCR inteligente de Okticket

Al mismo tiempo que detecta irregularidades antes de que se conviertan en un problema, esa tecnología avanzada logra alinear la gestión de gastos con los objetivos estratégicos de tu empresa.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales (grupo TSK)

En este sentido, hay una serie de funcionalidades que merece la pena destacar:

• Captura al instante de la información fiscal clave: CIF, fecha, importe, categoría de gasto…
• Brinda información en tiempo real, facilitando ajustes proactivos en la estrategia financiera.
• Identifica y organiza los gastos en categorías deducibles como transporte, manutención o representación. De esta forma, la empresa puede maximizar los beneficios tributarios permitidos por ley.
• Procesa tickets deteriorados o mal impresos. También recibos escritos a mano.
• La información de gasto se sincroniza automáticamente con el sistema contable o ERP, eliminando errores manuales.
• Proporciona datos organizados, fundamental para analizar patrones de gasto, renegociar acuerdos con proveedores clave o ajustar políticas internas para mayor eficiencia.

Con estas funcionalidades, Pelaio permite reducir hasta un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas, liberando al equipo financiero para enfocarse en actividades estratégicas.

Casos prácticos de las alertas inteligentes de Okticket

Conclusión: Un nuevo estándar en la gestión financiera

Pelaio de Okticket no es solo un OCR avanzado. Es una solución estratégica para directores financieros que buscan eficiencia, control y cumplimiento normativo.

Con su tecnología de última generación, convierte la gestión de gastos en un proceso simple, rápido y seguro.

¿Estás listo para reducir errores y transformar la gestión de gastos en tu empresa?

Solicita una demostración personalizada y descubre cómo Pelaio puede marcar la diferencia en tu empresa.

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Gestionar gastos de empresa en distintos países genera errores, retrasos y falta de visibilidad. La IA para gastos de empresa permite leer, traducir y validar tickets y facturas de forma automática, incluso en otros idiomas. Así, controlas el gasto con precisión y en tiempo real.

¿Qué es la inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa?

La IA aplicada a los gastos de empresa combina dos tecnologías: el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático. Juntas, interpretan tickets, extraen los datos clave y los convierten en información contable fiable.

El resultado es directo: menos introducción manual de datos y menos errores en la gestión tradicional.

¿Para qué sirve la IA en la gestión de gastos de empresa?

La IA en gastos de empresa sirve para:

• Automatizar la lectura de tickets y facturas
• Traducir tickets extranjeros automáticamente
• Validar importes, fechas e impuestos
• Detectar duplicados y errores
• Controlar el gasto en tiempo real
• Reducir el fraude interno
• Ahorrar tiempo al equipo financiero

¿Por qué usar una herramienta digital para el control de gastos de empresa?

Gestionar los gastos de empresa a mano —con tickets en papel, hojas de cálculo o correos— trae problemas: errores, cierres contables más lentos y poca visibilidad financiera.

Una herramienta digital de control de gastos resuelve esto. Centraliza, automatiza y supervisa todos los gastos en tiempo real.

Las soluciones modernas van más allá de digitalizar tickets. También automatizan su lectura, validación y categorización. Esto facilita el trabajo tanto al equipo financiero como a los empleados.

Gestión manual vs gestión automatizada de gastos

Gestión manual de gastos:

• Introducción de datos lenta y propensa a errores
• Pérdida frecuente de tickets
• Falta de control en tiempo real
• Retrasos en cierres contables
• Mayor riesgo de fraude interno

Gestión automatizada con IA:

• Captura automática de tickets desde el móvil
• Lectura y traducción instantánea de documentos
• Validación automática de importes e impuestos
• Control del gasto en tiempo real
• Reducción drástica de errores y fraude

¿Qué debe tener una buena herramienta de control de gastos de empresa?

Una solución eficaz de gestión de gastos debe incluir como mínimo:

• OCR inteligente para leer tickets automáticamente
• Lectura y traducción de tickets extranjeros
• Validación automática de impuestos y monedas
• Workflows de aprobación configurables
• Control de gastos en tiempo real
• Integración con sistemas contables y ERP
• Informes y visibilidad financiera inmediata

La IA potencia todas estas funciones. Reduce la intervención manual y mejora la precisión.

Usabilidad: la clave para la adopción en la empresa

Una herramienta de control de gastos debe ser intuitiva tanto para el equipo financiero como para los empleados que reportan gastos. Si el sistema es complejo, la adopción baja y los errores aumentan.

Las soluciones basadas en IA facilitan la experiencia del usuario. Automatizan procesos, reducen pasos manuales y, con ello, aceleran la adopción y mejoran la calidad de los datos.

¿Cómo funciona la IA en la gestión de gastos?

La IA analiza automáticamente los documentos de gasto mediante OCR y algoritmos de aprendizaje automático. Estos algoritmos reconocen patrones, validan datos y clasifican la información contable.

Proceso simplificado:

1. El empleado captura el ticket desde el móvil
2. La IA extrae los datos relevantes
3. El sistema valida importes, moneda e impuestos
4. El gasto se clasifica automáticamente
5. El gasto queda listo para su control o conciliación

Ventajas de usar IA para gestionar gastos de empresa

La IA en la gestión de gastos corporativos ofrece beneficios inmediatos:

• Ahorro de tiempo radical. Lo que antes tomaba más de media hora ahora se resuelve en segundos. Tu equipo financiero recupera horas valiosas cada semana.
• Eliminación de errores humanos. La IA procesa cada ticket con la misma precisión, sin importar cuántos documentos analice.
• Visibilidad en tiempo real. Los equipos de back office aprueban gastos desde cualquier lugar, incluso mientras el empleado sigue de viaje.
• Cumplimiento normativo garantizado. La IA identifica automáticamente los requisitos fiscales de cada país. Así, cada gasto cumple con las regulaciones locales.

¿Qué problemas resuelve la IA frente a la gestión manual de gastos?

La gestión manual de gastos genera:

• Errores frecuentes
• Pérdida de tickets
• Retrasos en cierres contables
• Falta de visibilidad del gasto

La IA elimina estos problemas. Automatiza el proceso de principio a fin.

IA y control del fraude en gastos de empresa

La IA permite detectar patrones anómalos como:

• Gastos duplicados
• Importes fuera de política
• Tickets manipulados
• Compras no autorizadas

Esto mejora el control interno y reduce el riesgo financiero.

¿Qué es el OCR inteligente y por qué es clave en la gestión de gastos internacionales?

La clave para acabar con la complejidad de la gestión de gastos internacionales está en el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta tecnología convierte textos impresos o manuscritos en datos digitales.

Aplicado a la gestión de gastos, el OCR extrae los datos clave de cada ticket: fecha, importe, IVA o CIF del establecimiento. Después, los organiza en un formato estructurado, listo para usarse en cualquier herramienta de control de gastos.

Pero el OCR tiene un límite claro: pierde precisión ante documentos internacionales.

La Inteligencia Artificial (IA) va varios pasos más allá del OCR tradicional. Okticket+ no solo reconoce el texto: entiende el contexto, identifica los patrones fiscales de cada país y traduce la información al idioma que necesites. Todo en segundos.

Okticket y la inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa

Okticket automatiza la gestión de gastos empresariales con IA. Captura, traduce y valida tickets desde una única plataforma.

Beneficios clave de la IA en Okticket

La tecnología de Okticket está pensada para un mundo globalizado. Estas son sus funcionalidades clave.

Detección automática de idioma

El sistema identifica el idioma del documento al instante. Procesa tickets en japonés, alemán, árabe o cualquier otro idioma con la misma facilidad que uno en español.

Traducción automática de tickets extranjeros con IA

Interpretar tickets en otros idiomas es uno de los principales retos de los gastos internacionales. La IA de Okticket lo resuelve: traduce automáticamente los tickets extranjeros y extrae la información clave, sin intervención manual.

Esto facilita:

• Viajes de empresa internacionales
• Gestión de dietas y desplazamientos
• Cumplimiento fiscal en distintos países

Extracción inteligente de datos

La tecnología identifica y categoriza automáticamente:

• Nombre y datos fiscales del establecimiento
• Fecha y hora de la transacción
• Importe total y desglose de IVA
• Método de pago utilizado
• Categoría del gasto según tu política empresarial

Compatibilidad global con divisas y formatos fiscales

Cada país tiene su propia normativa fiscal. El IVA europeo no funciona igual que el GST australiano o el sistema fiscal estadounidense. La IA para control de gastos empresariales detecta estas diferencias de forma automática.

El sistema identifica la moneda, aplica el tipo de cambio actual y presenta el gasto en la divisa de tu empresa. Sin cálculos manuales ni consultas de cambio.

Reconocimiento de texto manuscrito

Muchos tickets incluyen datos escritos a mano. La IA de Okticket también procesa esta información, incluso en distintos alfabetos.

Aprendizaje continuo

El sistema mejora constantemente. Cada ticket procesado entrena a la IA para ser más precisa. Cuanto más uses Okticket, más inteligente se vuelve el reconocimiento.

Caso práctico: Gestión de gastos con IA en acción

Imagina este escenario real:

Un empleado de una multinacional viaja a Tokio por trabajo y necesita justificar sus gastos. Su supervisor está en España. El equipo financiero, en Estados Unidos.

Antes, el proceso era agotador. Cada ticket en japonés, coreano o alemán requería verificación manual. Los errores de transcripción eran frecuentes. Y los cierres mensuales se demoraban por falta de información clara.

Con Okticket, ese mismo empleado hace una foto de sus tickets en japonés. Al instante, obtiene una versión traducida al español para su supervisor, y otra en inglés para el equipo financiero.

Así, todos los interesados acceden a la información en tiempo real, estén donde estén y hablen el idioma que hablen.

• El tiempo de revisión se reduce de días a horas. 
• Los errores de transcripción desaparecieron por completo.

Preguntas frecuentes sobre IA y gastos de empresa

¿Se puede automatizar la gestión de gastos con IA?

Sí. La IA automatiza por completo la gestión de gastos: lee los tickets, valida los datos y concilia la información bancaria.

¿La IA puede procesar tickets de cualquier país?

Sí. La IA de Okticket procesa tickets de la mayoría de países. Reconoce automáticamente idiomas, divisas y formatos fiscales distintos.

¿Qué precisión tiene el reconocimiento de tickets?

La IA alcanza una precisión muy superior a la del reconocimiento manual, con muchos menos errores.

¿Cuánto tiempo se tarda en procesar un ticket?

El procesamiento es instantáneo. Desde que el empleado hace la foto hasta que el ticket aparece traducido y categorizado en el sistema, pasan solo segundos.

¿Es seguro usar IA para procesar documentos financieros?

Sí. Okticket cumple con toda la normativa de protección de datos (RGPD) y cifra tu información para protegerla.

¿Necesito conocimientos técnicos para usar la IA de gastos?

No. La solución está pensada para ser intuitiva. Cualquier miembro de tu equipo puede empezar a usarla sin formación técnica.

Conclusión: la IA como aliada en la gestión de gastos empresariales

La IA aplicada a los gastos de empresa mejora la eficiencia, reduce errores y da control financiero en tiempo real. No es una tendencia futura. Es una solución práctica y necesaria para empresas con gastos internacionales.

Okticket pone esta tecnología al alcance de tu empresa, con una solución probada, fiable y fácil de usar.

Beneficios que obtienes desde el primer día:

• Traducción automática de tickets en cualquier idioma
• Procesamiento instantáneo con datos estructurados y precisos
• Compatibilidad global con múltiples idiomas, monedas y sistemas fiscales
• Reducción drástica del tiempo dedicado a tareas administrativas
• Mayor control y visibilidad sobre los gastos corporativos

¿Estás listo para transformar la manera en que gestionas los gastos de tu empresa?

Descubre cómo nuestra tecnología puede hacer tu día a día más eficiente!

Prueba ahora Okticket

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En el mundo de los viajes de negocios, la eficiencia y la organización son claves para el éxito. Planificar, autorizar y gestionar desplazamientos corporativos puede ser un desafío para las empresas.

Los gastos de viaje pueden surgir en cualquier momento, incluso antes de que el viaje comience. Esto supone enfrentarse a procedimientos largos, falta de visibilidad y problemas de conciliación de gastos.

¿Quieres simplificar el proceso y tener una visión 360ª de los gastos de viaje?

El módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket es una herramienta innovadora que facilita la planificación de viajes de trabajo, siempre respetando la política de viajes de cada organización.

• Permite a los empleados solicitar viajes con facilidad.  
• Garantiza que todos los detalles estén alineados con las necesidades del negocio.
• Los departamentos financieros pueden gestionar cada etapa del viaje de manera eficiente y sin complicaciones, directamente desde la plataforma de Okticket.

Solicitud y aprobación de viajes corporativos sin salir de Okticket

El funcionamiento del módulo de solicitud de viajes es muy sencillo. En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje. Solo necesitan introducir la información necesaria para generar la solicitud:

• Nombre del viaje
• Fechas de salida y llegada (hora incluida)
• Origen y destino
• Grupo de aprobación del usuario que genera el viaje
• Ficha del viajero
• Comentarios (motivo del desplazamiento, por ejemplo)
• Tipo de solicitud:  

1. Provisión de fondos (importe, divisa, centro de coste, viajeros…)
2. Solicitud de billetes (fecha de salida y de llegada, origen, destino, viajeros, centro de coste y medio de transporte…)
3. Alquiler de coche (ciudad/país, conductor, fecha, lugar de recogida/entrega, viajeros…)
4. Solicitud de alojamiento (hotel, ciudad/país, fecha…)
5. Vehículo propio

Proceso de aprobación de solicitudes de viaje

Una vez que se realiza una solicitud de viaje, se inicia el flujo de aprobación. Los responsables de la empresa reciben una notificación automática para revisar y decidir si aprueban o rechazan la solicitud, garantizando que todas las reservas cumplan con las políticas internas y los presupuestos establecidos.

En cuanto la solicitud se aprueba, se genera de forma automática una hoja de gastos asociada a ese viaje en concreto, donde los empleados podrán cargar los tickets digitalizados en el momento de realizar el pago.

A partir de ahí, la gestión de viajes corporativos es la habitual. Incluso es posible integrar la plataforma de gestión de viajes con tu agencia de viajes. De esta forma, la información generada en Okticket se vuelca automáticamente en la plataforma de la agencia.

Visibilidad total de los gastos de viaje en tiempo real

Cada campo de dicha hoja de gastos sigue las reglas definidas, evitando gastos no autorizados. Tickets fuera de las fechas del viaje o importes que sobrepasan los umbrales establecidos, por ejemplo.

Con Okticket obtienes una visión clara y un control de gastos de viaje en tiempo real, sin necesidad de esperar la contabilidad final.

Desde la solicitud inicial hasta la conciliación final, cada etapa del proceso puede automatizarse y quedar bajo control.

Nuestro software de gestión de viajes empresariales te permite gestionar todo esto de manera centralizada, facilitando un control eficiente de los gastos de viajes de negocios desde una única plataforma.

Beneficios de la gestión de viajes corporativos con control de gastos en tiempo real

• Detectar posibles desviaciones de presupuesto y actuar de forma inmediata, sin esperar a que finalice el viaje o se procesen los informes de gastos.
• Asegurar que cada gasto esté alineado con la política de viajes de empresa. Con ello, se evitan gastos innecesarios o no autorizados.
• Minimizar los errores en la gestión de gastos.
• Simplificar las tareas administrativas relacionadas con la contabilidad y la gestión de reembolsos.
• Planificar con precisión y ajustar presupuestos de acuerdo con datos históricos de gastos.
• Conciliación automáticamente de gastos, con lo que se minimizan las discrepancias y errores contables.
• Tomar decisiones basadas en datos. Las empresas pueden identificar áreas de mejora, renegociar acuerdos con proveedores de viajes o identificar empleados que podrían necesitar una mayor orientación sobre las políticas de gasto de la empresa.

Conclusión

En definitiva, el módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket centraliza todas las solicitudes de viaje en un solo lugar.

Los beneficios incluyen mejor eficiencia operativa, ahorro de costes, y una experiencia de usuario fluida.

¿Buscas una gestión de viajes empresariales más efectiva? Prueba Okticket y descubre cómo una visión global de los gastos puede ser una ventaja competitiva.

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El redondeo al alza en los gastos de viaje de empresa sigue dándose. Ocurre, sobre todo, con los conceptos para los que no existen tickets o facturas. El caso del kilometraje es uno de los más claros.

Aunque el departamento financiero pueda sospechar que está pagando kilómetros de más, es complicado demostrar que los empleados están inflando el número de kilómetros recorridos para cobrar más dinero.

Especialmente cuando los cálculos son manuales y no hay un sistema que lo automatice.

Problemas comunes al registrar el kilometraje

Algunas de las principales dificultades para controlar el kilometraje de los empleados son:

• Estimaciones inexactas. En rutas con múltiples paradas, los empleados suelen hacer estimaciones, normalmente a su favor.
• Cálculos manuales. Usar herramientas como Google Maps para calcular manualmente los kilómetros puede funcionar cuando hay pocos empleados, pero no es práctico para grandes equipos.
• Falta de precisión. El seguimiento manual es propenso a errores, lo que puede generar costes innecesarios para la empresa. Y cuando son muchos los empleados que reportan gastos de kilometraje, estas irregularidades suponen mucho dinero.

Cómo registrar y justificar el kilometraje para cumplir con la normativa

Llegados a este punto es importante recordar que registrar correctamente el kilometraje de los empleados que utilizan vehículos propios es esencial para garantizar tanto el cumplimiento legal como una gestión eficaz de los gastos de la empresa.

La Dirección General de Tributos emitió recientemente una consulta vinculante (V0540-24)  que detalla la forma adecuada de registrar y justificar el kilometraje para cumplir con las normativas y estar preparado ante posibles inspecciones fiscales.

Requisitos para deducir el kilometraje

El organismo recuerda que las compensaciones por gastos de locomoción para desplazamientos laborales pueden estar exentas de impuestos, siempre que se cumplan ciertos requisitos.

• Medios de transporte público. El gasto es totalmente deducible, siempre y cuando se justifique con una factura o documento equivalente.
• Vehículo propio. Es necesario proporcionar información detallada como la fecha, hora, kilómetros recorridos, destino y motivo del viaje. El límite exento de tributación es de 0,26 euros por kilómetro, con variaciones regionales en Euskadi (0,29 euros) y Navarra (0,32 euros).

A esta cantidad se pueden añadir los gastos de peaje y aparcamiento siempre que se justifiquen, aunque no se consideran parte del concepto de “kilometraje” de manera estricta. De hecho, en soluciones de gestión de gastos de viaje corporativos como Okticket, estos gastos se registran en categorías separadas.

Cómo funciona el registro de kilometraje con Okticket

Por tanto, registrar y justificar correctamente los gastos de kilometraje no solo mejora el control financiero. También evita posibles sanciones.

Por esta razón, es fundamental conservar todos los documentos que acrediten los desplazamientos: facturas de combustible, recibos de peaje y cualquier otro comprobante que evidencie los gastos realizados durante el viaje.

Contar con un software homologado por la Agencia Tributaria que incluya una categoría específica para el kilometraje es clave para una gestión eficiente de los gastos de desplazamiento.

Con Okticket puedes:

• Registrar fácilmente los desplazamientos desde la aplicación.
• Personalizar el precio por kilómetro según la política de la empresa.

Opciones para registrar desplazamientos

Los usuarios tienen dos opciones para registrar y certificar sus desplazamientos:

1. Introducir el número de kilómetros recorridos. El cálculo del importe a reembolsar se realiza automáticamente.
2. Seleccionar trayectos habituales predefinidos para agilizar el proceso.

El gasto se añade a una hoja de gastos y, si es necesario, a un centro de coste, para luego ser enviado a aprobación rápida.

Ventajas de las herramientas de registro de kilometraje

Beneficios para los empleados

Registrar correctamente el kilometraje permite a los empleados:

• Recibir un reembolso justo por los gastos de desplazamiento.
• Evitar asumir costes adicionales por utilizar sus propios vehículos para fines laborales.
• Simplificar el proceso de registro con una herramienta automatizada, que garantiza mayor precisión.

Beneficios para la empresa

Para las empresas, un software de kilometraje ofrece las siguientes ventajas:

• Controlar de manera eficiente los gastos de desplazamiento.
• Garantizar la deducción fiscal correcta en las declaraciones fiscales.
• Evitar sanciones por parte de las autoridades tributarias.

Además, hay que tener en cuenta que el seguimiento manual del kilometraje es un proceso lento que puede aumentar el riesgo de errores humanos o de introducir datos de viaje falsos.

En este sentido, un software de gestión de kilometraje como Okticket permite:

• Eliminar el riesgo de errores humanos o datos de viaje falsos.
• Optimizar el control de desplazamientos.
• Automatizar el control de kilometraje, generando informes precisos en tiempo real.
• Crear y compartir informes de gastos de manera instantánea.
• Integrar el sistema con otras aplicaciones empresariales.
• Facilitar una gestión ágil y automatizada de los gastos de viaje.

Conclusión: Optimiza tu gestión de kilometraje con Okticket

¿Te preocupa estar pagando de más en kilometraje? Con Okticket, puedes optimizar la gestión de los gastos de desplazamiento, asegurando un control preciso y cumpliendo con las normativas fiscales.

Solicita una demostración gratuita y descubre cómo tu empresa puede beneficiarse.

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La evolución tecnológica ha traído consigo un cambio radical en la gestión financiera de las empresas. Las finanzas embebidas o integradas son un claro ejemplo de servicios que han llegado para simplificar procesos y generar nuevas oportunidades.

¿Qué son las finanzas embebidas (embedded finance)? ¿Son seguras? ¿Cuáles son los casos de uso más frecuentes? ¿Cómo están revolucionando la gestión financiera empresarial? Vamos a verlo.

¿Qué son las finanzas embebidas?

Estás leyendo una noticia online y de repente se reproduce un vídeo de YouTube que la ilustra. Para que eso ocurra, ha sido necesario “embeber” el contenido.

Pues bien, algo similar ocurre con las finanzas embebidas. Se denomina de esta forma a la integración de servicios financieros dentro de productos o plataformas no financieras.

Esto significa que las empresas que no están tradicionalmente en el sector financiero (por ejemplo, e-commerce, marketplaces o SaaS), pueden ofrecer servicios como pagos, préstamos, seguros o inversiones dentro de sus propias plataformas.

De esta manera, los usuarios pueden acceder a servicios financieros dentro del mismo entorno, sin tener que salir de la aplicación para interactuar con un banco o una institución financiera separada.

Es cierto que la idea no es nueva. Hace años que negocios no bancarios ofrecen sus propias tarjetas de crédito, o que los concesionarios de coches gestionan la financiación.

La esencia del embedded finance radica en la integración de la tecnología con los servicios financieros

Pero de lo que hablamos en este post es de una nueva generación en la que la integración de productos financieros se realiza en interfaces digitales con las que los usuarios interactúan a diario.

Generalmente estas integraciones se realizan mediante APIs que garantizan la seguridad de las transacciones y la transmisión de datos.

Sectores que lideran las finanzas integradas

Las empresas tecnológicas, en particular las fintechs, están utilizando su conocimiento en software y análisis de datos para ofrecer soluciones financieras a medida.

¿En qué plataformas no financieras puede el usuario final acceder a servicios financieros?

Diversos sectores están transformando la experiencia de pago de los usuarios, permitiéndoles acceder a servicios financieros integrados al momento de pagar por productos y servicios. Algunos de los más destacados son los siguientes.

Tiendas online

Al comprar en comercios electrónicos o grandes marketplaces como Amazon, los usuarios pueden pagar directamente sin tener que abrir la aplicación de su banco.

También tienen la opción de acceder a opciones de crédito instantáneo o pagos a plazos, embebidos directamente en la experiencia de compra.

Transporte

Aplicaciones como Uber permiten realizar pagos directamente desde la app. En algunos mercados incluso ofrecen opciones de crédito o financiación para conductores.

Soluciones SaaS

Algunas plataformas de software empresarial pueden integrar servicios de pagos y financiación para facilitar la gestión de gastos y cobros de sus usuarios.

Okticket, por ejemplo, te ofrece una tarjeta de empresa inteligente para viajes de empresa.

El crecimiento exponencial de las finanzas integradas: un mercado en expansión

No obstante, cada vez son más las industrias que están adoptando soluciones de finanzas integradas. Abarcan campos tan dispares como pueden ser la salud o el entretenimiento.

A medida que su uso aumenta, los ingresos que se generan son más altos.

Si tenemos en cuenta el informe "Embedded finance: Who will lead the next payments revolution?", elaborado por McKinsey Group, en 2021 el mercado alcanzó los 20 mil millones de dólares en Estados Unidos.

La cifra ya era importante, pero es que se calcula que esa importe puede multiplicarse por cuatro en menos de una década. Según un estudio de Future Market Insights, para el año 2033, los ingresos del mercado europeo de finanzas integradas alcanzarán los 94.000 millones de dólares, (aproximadamente el 25% del mercado global).

Oracle va más allá en sus predicciones. Espera que el valor del mercado global de finanzas integradas supere los 7 trillones de dólares en la próxima década. Eso significa el doble del valor combinado de los 30 bancos más grandes del mundo.

'Embedded Finance': Un valor añadido clave para las empresas

Lo que sí es una realidad es que las empresas que integran embedded finance están transformando la manera de ofrecer productos y servicios. Ahora pueden mejorar la experiencia del cliente, agilizar los procesos y conseguir nuevas vías de ingresos.

Ventajas de los servicios financieros integrados para las empresas

Las finanzas integradas proporcionan a las empresas múltiples beneficios que mejoran su competitividad y eficiencia. A continuación, destacamos los principales.

• Eficiencia operativa mejorada. La integración de soluciones financieras dentro de las operaciones diarias de la empresa automatiza procesos como la facturación, cobros y pagos. Esto reduce los costes, los tiempos de procesamiento y elimina de los errores asociados a procesos manuales.
• Optimización del flujo de caja. Con herramientas más eficientes para la gestión de pagos y cobros, las empresas pueden optimizar su flujo de caja, lo que es esencial para su estabilidad y crecimiento a largo plazo.
• Monetización de los servicios financieros integrados. Las empresas pueden generar ingresos adicionales cobrando comisiones por ciertas transacciones financieras. Esto permite a las organizaciones diversificar sus fuentes de ingresos y maximizar la rentabilidad a través de servicios financieros integrados.
• Acceso a datos valiosos. Las empresas tienen acceso a un mayor volumen de datos, lo que permite analizar el comportamiento y las necesidades de los clientes. Estos insights valiosos facilitan una mejor toma de decisiones y estrategias más personalizadas.
• Mayor fidelización de clientes. Además de ofrecer una experiencia más fluida y atractiva, los usuarios suelen ser más propensos a quedarse en una plataforma que les ofrece todas las soluciones en un solo lugar.
• Escalabilidad. Las empresas pueden crecer más rápido al ofrecer soluciones financieras, captando una mayor cuota de mercado.

Beneficios de las finanzas integradas para los usuarios finales

Por su parte, los clientes también salen beneficiados:

• Pueden acceder a una amplia gama de servicios financieros a través de una única plataforma, eliminando la necesidad de utilizar varios proveedores. Esto es muy útil para quienes viven en áreas con acceso limitado a los servicios bancarios tradicionales.
• Obtienen productos y servicios financieros altamente personalizados, ajustados a sus necesidades específicas.
• Las finanzas integradas ofrecen transacciones más rápidas y a menor coste en comparación con los métodos tradicionales. Resulta especialmente valioso para transferencias internacionales y cambios de divisas.
• Muchas plataformas de embedded finance incluyen herramientas educativas que ayudan a los usuarios a comprender mejor los productos financieros, promoviendo la educación financiera y permitiendo una toma de decisiones más informada.
• Los consumidores pueden realizar pagos instantáneos con solo tocar un botón, sin necesidad de introducir los datos de su tarjeta de crédito para cada transacción.

Finanzas embebidas en plataformas SaaS: Cómo ayudan al crecimiento empresarial

Al principio de este artículo ya adelantábamos que las plataformas SaaS como Okticket son un claro caso de uso de las finanzas integradas.

Retomamos ese punto para explicar con más detalle cómo esta integración puede ayudarte a optimizar la operativa empresarial.

¿Qué ofrecen a las empresas soluciones como Okticket?

• La posibilidad de generar tarjetas de empresa vinculadas a la política de gastos corporativa.
• La conciliación automática de los pagos realizados con tarjeta.
• La gestión de anticipos y reembolsos sin salir de la aplicación.
• Acceso a la información en tiempo real. Las empresas pueden monitorizar de manera más precisa y al instante los gastos de los empleados.

Conclusión

En un mundo donde la conveniencia lo es todo, las finanzas embebidas se han convertido en un motor silencioso que impulsa a empresas de todos los tamaños.

Pero para adoptarlas con éxito es importante seguir una serie de pautas. Entre otras:

• Identificar las necesidades de sus clientes.
• Encontrar los socios tecnológicos adecuados para integrar soluciones financieras en su ecosistema. Para ello es fundamental elegir partners fintech que ofrezcan soluciones flexibles y escalables.
• Establecer un modelo de monetización claro.

¿Estás listo para unirte a esta revolución?

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Elaborar un informe de gastos a mano es una de las tareas que más tiempo roba a los departamentos financieros. Papeles perdidos, cálculos manuales, correos cruzados con el supervisor... y al final del mes, nadie tiene una foto clara del gasto real de la empresa.

La automatización de informes de gastos cambia esto. Las empresas que digitalizan este proceso ahorran, de media, un 60% en costes y un 50% en tiempo de procesamiento. Pero el ahorro es solo una parte de la historia: la automatización también da a los CFO y a los responsables financieros el control financiero que necesitan para tomar decisiones con datos reales, no con estimaciones.

En esta guía te explicamos qué es un informe de gastos, qué debe incluir, en qué se diferencia un proceso manual de uno digital, y cómo puedes empezar a automatizarlo en tu empresa.

¿Qué es un informe de gastos y para qué sirve?

Un informe de gastos es un documento donde se registran los gastos empresariales que un empleado realiza en nombre de la empresa durante un periodo concreto: un viaje, una comida con un cliente, un desplazamiento en coche propio, etc.

No es solo un trámite administrativo. Un buen informe de gastos cumple varias funciones dentro de la gestión de gastos de cualquier organización:

• Permite controlar y analizar el gasto corporativo en tiempo real.
• Garantiza el cumplimiento de la política interna de gastos.
• Facilita las auditorías y las revisiones contables.
• Ayuda a detectar errores, duplicidades o posibles fraudes.
• Mejora la previsión de costes y la planificación presupuestaria.

Cuando este proceso se hace a mano, es habitual que aparezcan errores, retrasos en los reembolsos y falta de visibilidad sobre el gasto real. La automatización elimina estos problemas desde el origen, porque estandariza cómo se recoge, valida y aprueba cada gasto.

¿Qué debe incluir un informe de gastos completo?

Para que un informe de gastos sea válido a nivel fiscal y contable, debe incluir, como mínimo, esta información:

• Periodo del informe: fecha de inicio y fecha de fin.
• Datos del empleado y, si aplica, del departamento al que pertenece.
• Información del proveedor: nombre de la empresa, CIF y dirección comercial.
• Tipo de gasto: restaurante, alojamiento, transporte, kilometraje, material de oficina, etc.
• Fecha de cada transacción.
• Importe: precio antes de impuestos, importe total y desglose del IVA.
• Método de pago utilizado: tarjeta corporativa, efectivo, transferencia, etc.
• Descripción del concepto, para justificar el gasto ante contabilidad.
• Justificante: ticket o factura digitalizada.
• Estado del informe: enviado, en revisión, aprobado o reembolsado.

En resumen, cada línea del informe debe dejar claro qué gasto incluye, cuánto costó, quién lo hizo y por qué. Un software de gestión centraliza toda esta información y la valida automáticamente según las reglas que haya definido cada empresa.

Por qué los viajes de negocios necesitan un control especial

Los gastos de viaje son, probablemente, el tipo de gasto más difícil de gestionar sin automatización. Durante un viaje de negocios, un solo empleado puede generar gastos específicos de varias categorías en pocos días:

• Alojamiento en hoteles o apartamentos.
• Comidas y dietas diarias.
• Transporte público o privado.
• Gasolina y peajes.
• Gastos de kilometraje cuando se usa el vehículo particular.
• Aparcamiento.
• Conexión a internet y llamadas profesionales.

Gestionar bien estos gastos relacionados con el viaje tiene dos objetivos: que el empleado reciba su reembolso de gastos sin demoras, y que la empresa pueda comprobar que todo cumple con la política de gastos de viajes corporativos. Sin un sistema automatizado, este control se vuelve prácticamente imposible cuando la empresa tiene varios equipos viajando a la vez.

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Informes de gastos manuales vs. digitales: las diferencias reales

La forma en que se elaboran los informes de gastos condiciona directamente la eficiencia del departamento financiero.

Cómo funciona el proceso manual

El método tradicional sigue siendo habitual en muchas empresas. Consiste en:

1. Recopilar los tickets en papel.
2. Rellenar formularios o plantillas a mano.
3. Hacer los cálculos de forma manual.
4. Enviar la documentación por email o en papel.
5. Esperar la revisión del supervisor.
6. Archivar físicamente los justificantes.

Este proceso tiene inconvenientes claros: consume mucho tiempo, genera errores con frecuencia, provoca pérdida de documentación y no ofrece ninguna visibilidad en tiempo real sobre el gasto.

Cómo funciona un informe digital

Un informe digital se crea y gestiona a través de un software de gestión especializado. Esto cambia por completo el proceso:

• Los recibos se escanean y digitalizan automáticamente.
• Cada gasto se categoriza solo, sin intervención manual.
• El empleado puede actualizar su informe desde cualquier dispositivo, incluso en movimiento.
• El supervisor puede revisar y aprobar informes sin estar presente físicamente.
• El sistema puede integrarse con tarjetas corporativas para importar transacciones automáticamente.
• Los datos quedan protegidos con medidas de seguridad y almacenados en la nube.

La digitalización elimina el papeleo, mejora la consistencia de los datos y deja un registro detallado por método de pago. Esto facilita el seguimiento, la revisión y aprobación, y el reembolso final.

Las empresas que han digitalizado su gestión de gastos reportan una reducción del 70% en errores administrativos y una mejora del 40% en la visibilidad y control de sus finanzas, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas

10 beneficios de automatizar los informes de gastos

Automatizar la gestión de gastos no es solo una cuestión de comodidad. Es una decisión que impacta directamente en el control financiero de la empresa y en la capacidad del CFO para tomar decisiones con datos fiables.

1. Eficiencia y rapidez. El proceso completo, desde que se captura el ticket hasta que se aprueba el reembolso, se reduce drásticamente.

2. Precisión y menos errores. La extracción automática de datos elimina los errores humanos típicos: cálculos incorrectos, categorías mal asignadas o importes duplicados.

3. Accesibilidad total. Los informes se pueden consultar, revisar y aprobar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

4. Visibilidad financiera en tiempo real.

• Dashboards interactivos con el gasto acumulado, las desviaciones presupuestarias o los gastos pendientes de aprobar.
• Alertas automáticas cuando se detecta un gasto inusual o se incumple una política interna.
• Proyecciones más precisas, gracias a datos siempre actualizados.

5. Mejor análisis de datos. Permite identificar tendencias de gasto, detectar áreas de ahorro y localizar posibles incumplimientos de las políticas de gastos.

6. Integración con otros sistemas. Un buen software de gestión se conecta con la contabilidad general de la empresa, permitiendo a las empresas evitar la doble introducción de datos.

7. Menos costes y más sostenibilidad. Se elimina el papel y los procesos manuales, lo que reduce tanto los costes operativos como el impacto ambiental.

8. Mejor experiencia para el empleado. Solicitar reembolsos se vuelve tan sencillo como sacar una foto al ticket, lo que reduce la curva de aprendizaje de la herramienta.

9. Más seguridad. Los datos quedan protegidos mediante encriptación y autenticación, evitando accesos no autorizados a información sensible.

10. Cumplimiento normativo. Un registro detallado y accesible en todo momento reduce el riesgo de sanciones ante una inspección o auditoría.

Cómo elaborar un informe de gastos automatizado, paso a paso

No existe una plantilla universal: cada empresa adapta su informe a su propia política de gastos. Aun así, el flujo de trabajo automatizado suele seguir siempre esta lógica:

1. El empleado fotografía el ticket o la factura desde el móvil.
2. El sistema extrae los datos automáticamente mediante OCR.
3. El gasto se clasifica según el tipo de gasto y las reglas internas.
4. Se asocia al método de pago correspondiente.
5. El informe se envía a aprobación con un solo clic.
6. Una vez aprobado, se procesa el pago o se solicita el reembolso.
7. El gasto queda registrado en contabilidad sin duplicidades.

Preguntas que un CFO debe responder antes de automatizar

Antes de elegir cómo elaborar un informe de gastos digital, conviene tener claras estas cuestiones:

• ¿Para qué se va a usar principalmente: control interno, auditoría o planificación presupuestaria?
• ¿Qué tipo de gastos se van a registrar?
• ¿Con qué frecuencia se generarán los informes?
• ¿Qué estructura debe seguir cada informe?
• ¿Todos los gastos quedan correctamente justificados?
• ¿Está definida y documentada la política de gastos de la empresa?
• ¿Qué herramienta se va a utilizar?

Errores comunes al automatizar la gestión de gastos

Incluso con un buen software, algunas empresas cometen errores que reducen el impacto de la automatización:

• No definir bien la política interna antes de implantar el sistema: la herramienta solo puede validar reglas que existan.
• No limitar los métodos de pago permitidos, lo que dificulta el control y el registro detallado de cada transacción.
• No revisar periódicamente los datos: automatizar no significa dejar de analizar; el valor está en usar esa información para tomar decisiones.
• No formar a los empleados en el uso de la herramienta, lo que ralentiza la adopción.

Buenas prácticas para una gestión de gastos eficiente

• Define una política de gastos clara, con reglas de reembolso explícitas.
• Limita y controla los métodos de pago permitidos.
• Automatiza las aprobaciones según el importe o la categoría del gasto.
• Integra los informes con tu software contable.
• Analiza periódicamente los datos para detectar oportunidades de ahorro.

Okticket: automatiza tus informes de gastos en cinco pasos

Okticket es el software de gestión que simplifica y automatiza todo este proceso, desde la captura del ticket hasta el registro contable.

1. Haz una foto al ticket o factura con la cámara de la app. La herramienta extrae y digitaliza automáticamente la fecha, el importe y la categoría del gasto.
2. Asigna la categoría y añade cualquier detalle relevante, como la finalidad del gasto o el número de comensales en una comida de negocios.
3. Asocia el gasto a una hoja de gastos.
4. Revisa que todos los datos sean correctos antes de enviarlo a aprobación. Si tienes rol de administrador, puedes aprobar la hoja directamente.
5. Descarga el informe de gastos en PDF o CSV.

Además, desde la Vista avanzada puedes filtrar la información como necesites y crear tus propios tableros de control financiero.

"Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP SAP es toda una liberación, trabajamos con la seguridad de tener el control de los datos de gasto" (Cupa Group)

Preguntas frecuentes sobre la automatización de informes de gastos

¿Qué diferencia hay entre un gasto y un gasto reembolsable?

Un gasto reembolsable es aquel que el empleado paga de su propio bolsillo y que la empresa le devuelve tras aprobarlo, normalmente porque estaba relacionado con su actividad laboral (viajes de negocios, comidas con clientes, kilometraje, etc.).

¿Es obligatorio guardar los justificantes en formato digital?

Sí, siempre que la digitalización cumpla los requisitos que marca la normativa fiscal vigente (por ejemplo, homologación ante la AEAT en España). Por eso es importante elegir un software de gestión certificado.

¿Cuánto tiempo se ahorra realmente con la automatización?

‍ Según los datos del sector, las empresas que automatizan su gestión de gastos reducen hasta un 50% el tiempo de procesamiento y hasta un 70% los errores administrativos.

¿Puede un informe de gastos digital sustituir por completo al papel?

Sí. Un ticket o factura digitalizado y validado tiene la misma validez legal que el original en papel, siempre que el sistema utilizado cumpla la normativa de digitalización certificada.

Conclusión

La automatización de informes de gastos convierte un proceso lento y propenso a errores en un sistema ágil, transparente y fácil de auditar. Las empresas que digitalizan esta gestión no solo ahorran tiempo y dinero: también ganan el control financiero necesario para tomar mejores decisiones y mejorar la experiencia de sus empleados.

¿Quieres empezar a automatizar los informes de gastos de tu empresa? Contacta con nosotros.

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Urgencia en la Agenda 2030. Quedan seis años para la fecha límite, pero de seguir así, no vamos a lograr alcanzar ninguno de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Las 169 metas tampoco van por buen camino.

Estas son las principales conclusiones del Informe de Desarrollo Sostenible 2024 publicado hace unos días por la Red de Soluciones para el Desarrollo Sostenible (SDSN) de la Organización de las Naciones Unidas (ONU).

Por tanto, es ahora o nunca. Las empresas deben realizar un esfuerzo para reforzar sus inversiones en sostenibilidad empresarial.

¿Quieres que tu compañía se convierta en agente de cambio? Empieza por implementar un modelo de negocio que no se limite simplemente a obtener una rentabilidad financiera. También tiene que generar valor social, medioambiental y económico. Es decir, incluir los criterios ESG en la estrategia de negocio.

Alcanzar los ODS de la Agenda 2030 pasa por alinear las inversiones corporativas con los objetivos de sostenibilidad.

Y como principal responsable de las finanzas empresariales, corresponde al CFO (Chief Financial Officer) lograr que la promoción de la sostenibilidad empresarial se integre con la estrategia de la compañía.

10 billones de dólares para finanzas dirigidas al desarrollo sostenible

Enseguida veremos las estrategias orientadas a crear valor sostenible. Pero antes, una aclaración. Los propios CFOs han insistido en la importancia de las inversiones corporativas para alcanzar los objetivos del Acuerdo de París.

Durante el último Foro de Inversión en los ODS de la COP28, la Coalición de Directores Financieros del Pacto Mundial de las Naciones Unidas para los ODS anunciaba su intención de crear un mercado de 10 billones de dólares para finanzas dirigidas a los ODS para 2030.

Esta coalición de CFOs, de la que también forman parte conocidas empresas españolas (Celsa Group, FCC Construcción, Grupo Nueva Pescanova, Solunion Seguros y Tevalcor), ha elaborado un informe en el que explica por qué el papel de los directores financieros es fundamental para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.

CFO y sostenibilidad: Estrategias para alcanzar los objetivos de finanzas sostenibles

Según se desprende del “Corporate Investments to Achieve Climate Ambitions”, es responsabilidad del CFO llevar a cabo una serie de acciones. Entre ellas:

1. Establecer objetivos basados en la ciencia que proporcionen metodologías creíbles y apropiadas para verificar el progreso de una empresa hacia el “cero neto” en emisiones.
2. Determinar inversiones climáticas que sean decisivas para reducir las emisiones de GEI (Gases de Efecto Invernadero) y que transformen modelos empresariales completos.
3. Utilizar la financiación vinculada a los ODS como un mecanismo de compromiso que incentive o incluso obligue a las empresas a cumplir sus planes climáticos.
4. Comunicar a los inversores los compromisos climáticos justificados para facilitar el acceso al capital.

Del mismo modo, el informe sobre Riegos Globales 2024 del Foro Económico Mundial defiende la necesidad de que los líderes empresariales definan estrategias orientadas a la sostenibilidad empresarial.

¿Y cuáles son estas estrategias? El Pacto Global de las Naciones Unidas da algunas pautas de acción (fuente: guía Forward Faster).

• Adoptar los principios de los CFOs, que integran las inversiones y las finanzas de los ODS.
• Utilizar análisis comparativos para establecer objetivos claros de cara a 2030.
• Divulgar de forma transparente las inversiones alineadas con los ODS.
• Desarrollar un marco de finanzas sostenibles.
• Verificar objetivos ambiciosos a través de terceros. De esta forma, el compromiso de sostenibilidad ganará credibilidad.

Integración de Objetivos de Sostenibilidad en la Estrategia Financiera

A estas iniciativas y a las que hemos ido mencionando anteriormente hay que añadir las que hemos ido recopilando:

• Asignación eficiente de recursos. Esto implica el priorizar las inversiones en proyectos y tecnologías sostenibles que ofrezcan el mejor retorno sobre la inversión (ROI) .
• Fomento de la cultura corporativa sostenible. Puede ser ofreciendo programas de formación para el personal o el fomento de iniciativas de sostenibilidad.
• Colaboración con proveedores y clientes para mejorar las prácticas sostenibles.
• Desarrollo de nuevos productos y servicios que ofrezcan beneficios sostenibles. En el caso de las Fintech, por ejemplo, puede ser la promoción del pago digital como alternativa a opciones menos sostenibles como el efectivo.
• Adopción de herramientas de digitalización. Estas facilitan la gestión eficiente de los recursos y la automatización de procesos relacionados con la sostenibilidad.
• Implantación de herramientas de análisis de datos para monitorear y reportar el desempeño en sostenibilidad. Esto ayuda en la toma de decisiones informadas.
• Implementación de tecnologías verdes, que mejoren la eficiencia energética y reduzcan el impacto ambiental.
• Cumplimiento de las diferentes normativas en materia de sostenibilidad. Por ejemplo, la nueva directiva de la UE obliga a las empresas a ser más transparentes con su huella medioambiental.
• Obtención de certificaciones reconocidas en sostenibilidad que avalen los esfuerzos y logros de la empresa.

Implementando estas estrategias, un CFO puede ayudar a su empresa a cumplir con los objetivos de sostenibilidad. También a obtener ventajas competitivas y a construir una reputación sólida en responsabilidad corporativa.

Beneficios de la sostenibilidad empresarial

Por tanto, no resulta difícil comprender por qué las empresas están cada vez más interesadas en operar en entornos sostenibles, abordando aspectos medioambientales, sociales y económicos.

Este auge ya se está notando en España, con los beneficios que ello supone. ¿Por qué las empresas deberían ser sostenibles? Principalmente, porque solo así podrán sobrevivir.

Ya se habla de que hay un 80% de consumidores que valoran positivamente el hecho de que una marca apueste por la sostenibilidad. Y muchos de ellos no compran en compañías sin conciencia.

Más razones para apostar por la sostenibilidad empresarial:

• Impulsa la Innovación. Facilita la creación de nuevas soluciones, reduce costos y mejora la oferta de productos y servicios.
• Mejora el posicionamiento en el mercado. Refuerza la imagen de la empresa frente a competidores y proveedores.
• Atrae y retiene Talento. Aumenta el atractivo de la empresa para empleados potenciales y actuales.
• Cumple con normativas futuras. Adelanta a la empresa a las regulaciones comunitarias obligatorias.
• Facilita la internacionalización. Simplifica la expansión global mediante el uso de prácticas sostenibles reconocidas a nivel internacional.
• Acceso a recursos financieros. Facilita la obtención de seguros, inversiones y créditos.
• Ventaja en licitaciones públicas. Beneficia los procesos de licitación y adjudicación de contratos de bienes y servicios.
• Genera confianza a través de la transparencia. Fomenta la confianza de clientes y socios mediante prácticas empresariales abiertas y responsables.
• Fortalece relaciones con partes interesadas. Refuerza las conexiones con la cadena de valor y las partes interesadas clave.
• Reducción de riesgos operativos. La sostenibilidad ayuda a identificar y mitigar riesgos ambientales y sociales antes de que se conviertan en problemas costosos, mejorando la resiliencia y la continuidad del negocio.

En resumen, adoptar prácticas de sostenibilidad empresarial genera un impacto positivo en la sociedad, el medio ambiente y las personas, posicionando a la empresa como un líder responsable y comprometido.

Inversión en Tecnología para crear valor sostenible

Como estamos viendo, el director financiero juega un papel fundamental a la hora de alinear inversiones para cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Y una de las opciones más sencillas de implementar es la implementación de herramientas tecnológicas que contribuyan a la sostenibilidad.

Es el caso, por ejemplo, de las soluciones de digitalización de gastos como Okticket. Como la app automatiza la captura, procesamiento y gestión de recibos y facturas, elimina la necesidad de almacenamiento físico y minimiza el uso de papel.

“Por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2 (informe europeo “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos”)

Y como los datos se almacenan en la nube, también se ahorra en consumo de energía. Lo que a su vez reduce el impacto medioambiental.

“Las pymes pueden ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube” (Telefónica Tech)

Al mismo tiempo, Okticket ofrece un montón de ventajas. Entre ellas:

• Simplifica el flujo de trabajo
• Proporciona visibilidad de los gastos en tiempo real
• Reduce los errores y bloquea el fraude interno
• Facilita el cumplimiento de normativas y auditorías

Todo ello, con una inversión mínima.

En conclusión. Implementar una solución como Okticket puede ser una parte clave de una estrategia de inversión en tecnología que no solo mejora la eficiencia y reduce costos, sino que también apoya los objetivos de sostenibilidad al reducir el impacto ambiental asociado con la gestión de documentos y procesos manuales.

Las empresas españolas están aumentando su negocio internacional. Ya sea para aterrizar en nuevos mercados, ampliar sus alianzas o diversificar canales, es necesario abrirse al exterior. Esto conlleva desplazar equipos y, como consecuencia, enfrentarse a un nuevo escenario financiero: la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero.

La importancia de optimizar este proceso no radica solo en la rentabilidad y la eficiencia operativa. Una gestión eficaz de estos gastos asegura el cumplimiento normativo y fiscal, además de fortalecer la gestión financiera de la empresa.

Para lograr ese control, es importante tomar una serie de medidas. Entre otras:

• Establecer políticas de viaje claras, con un apartado específico para las políticas de reembolso.
• Utilizar herramientas adecuadas para recopilar los datos.
• Analizar esos gastos detalladamente.
• Centralizar las reservas por medio de plataformas específicas.
• Conocer las normativas fiscales aplicables en los países en los que operes.
• Aprovechar todas las deducciones fiscales relacionadas con los viajes de negocios.

¿Qué gastos en viajes de empresa al extranjero son deducibles?

Aunque más adelante veremos cuáles son las mejores herramientas para gestionar los gastos de viajes de empresa, en este post nos centraremos sobre todo en las deducciones y exenciones a las que tienen derecho empresas y viajeros de negocios internacionales.

Exención fiscal 7p: Qué es y cómo se gestiona

Comenzamos con una de las exenciones fiscales que generan más dudas. Y eso a pesar de que ya tiene 24 años (Real Decreto-ley 3/2000).

De hecho, todavía quedan muchas empresas medianas y grandes que cuentan con empleados en movilidad internacional y no la están aplicando. Se trata de un incentivo fiscal dirigido a empleados que han estado trabajando fuera de España.

Según el apartado p del artículo 7 de la Ley 35/2006 del IRPF, estas personas están exentas de pagar el IRPF hasta un límite máximo de 60.100 euros anuales.

El importe de la devolución varía en función de los días de estancia en el extranjero y de la Comunidad Autónoma.

Requisitos para solicitar la exención del IRPF por parte de los trabajadores desplazados

Como es común a toda deducción, también en este caso es necesario reunir una serie de requisitos. Entre ellos, tener residencia fiscal en España, desempeñar el trabajo físicamente en el extranjero o que el país extranjero en el que está prestando sus servicios debe aplicar un impuesto de “naturaleza idéntica o análoga” al IRPF que se paga en nuestro país.

Además, será necesario presentar pruebas que certifiquen el desplazamiento por motivos laborales. Por eso, es importante conservar ciertos documentos:

• Tickets y facturas de los gastos de viaje (hotel, billetes de avión, tarjetas de embarque, tickets de restaurantes, justificantes bancarios, sellos de pasaporte, etc.).
• Certificado de desplazamiento expedido por la entidad empleadora. A efectos probatorios, este certificado debería incluir:
  1. El nombre del trabajador y la referencia a su cualidad de empleado.
  2. La duración del viaje (con fecha de salida y llegada).
  3. Un listado de los proyectos realizados en el extranjero y de las funciones realizadas por el empleado.
  4. El nombre de las empresas para las que se ha trabajado y la residencia de estas.
  5. El país al que se ha producido el desplazamiento.
  6. En caso de que las hubiera, importe de las dietas de manutención y estancia y de cualquier otra retribución específica relativa al desplazamiento.
  7. Declaración expresa de que no hay vinculación directa entre la empresa y el cliente para el que se realizó el trabajo y, en caso de haberla, referencia al cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa del IS.
  8. Manifestación de que no se ha aplicado el régimen de excesos.

• Actas de asistencia a reuniones, agendas, certificados del cliente, emails, cartas, contratos o cualquier otra documentación, si la hubiera, que acredite haber trabajado en beneficio de una entidad extranjera.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante señalar que el 7p es incompatible con el régimen de excesos excluidos de tributación en el IRPF (hablaremos de ello un poco más abajo).

Cómo funciona la deducción del IVA para gastos de viajes profesionales

Las empresas también tienen la posibilidad de deducirse el IVA de los gastos de viajes de negocios: manutención, alojamiento y desplazamiento (gasolina; billetes de avión, tren, autobús o barco; taxis; alquiler de coches; aparcamiento; peajes). Para ello es necesario:

• Guardar todas las facturas
• Las facturas deben estar a nombre de la empresa (no del empleado)
• Las facturas tienen que incluir una serie de información básica: fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente..
• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía.
• Justificar el gasto por medio de la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado.

Del mismo modo, es posible solicitar la devolución de impuestos por compras de ciertos productos y servicios en países comunitarios que superen los 50 euros: inscripciones en congresos, entradas a eventos deportivos y de ocio, servicios de consultoría y regalos de representación, principalmente.

La solicitud de reembolso se realiza a través del modelo 360, que se presenta vía telemática (una solicitud por cada país). El plazo finaliza el 30 de septiembre del año siguiente a la factura.

En el caso de países no pertenecientes a la Unión Europea, solo podrás solicitar la devolución del IVA pagado si España tiene un acuerdo de reciprocidad con ese país. Entre los países que cuentan con estos convenios con España se encuentran Canadá, Japón, Suiza e Israel, entre otros.

Gastos de viajes de negocios deducibles en el IRPF

Los gastos de viaje profesionales soportados en el extranjero también están exentos de IRPF en España, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda. Los requisitos quedan especificados en el Real Decreto 439/2007.

En caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda para desplazamientos fuera de España ( los detallamos en la tabla de abajo), los trabajadores tendrán que pagar el IRPF correspondiente por ese exceso.

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Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF, mantener un registro detallado de los mismos y guardar los justificantes es fundamental para maximizar las deducciones fiscales.

Las mejores aplicaciones para gestionar gastos de viaje profesionales

Implementar un software especializado en la gestión de gastos profesionales puede mejorar significativamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las que hemos estado hablando.

Al mismo tiempo, garantizan el control de los gastos de viajes de negocios, justificantes de pago incluidos.  

Para explicar la importancia que tiene para el CFO el uso de la tecnología y de los software de gestión de gastos, lo mejor es listar las ventajas de estas herramientas. Y lo haremos tomando como referencia los beneficios que aporta la tecnología de Okticket.

Ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa con Okticket

• Registro del gasto sobre la marcha. Con Okticket, solo necesitas tomar una foto del ticket o factura con tu móvil, y el gasto se sube a la aplicación en segundos.
• Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, lo que significa que los gastos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Tanto los viajeros de negocios como el equipo de back office pueden añadir comentarios para una posterior justificación.
• Trazabilidad instantánea: Puedes visualizar en tiempo real toda la información de los gastos.
• La información de los gastos se guarda en un entorno cloud seguro, organizada y lista para cuando la necesites.
• Registro de gastos en múltiples monedas: Con la funcionalidad multidivisa, la app convierte los gastos efectuados en diferentes monedas al euro utilizando el tipo de cambio del BCE en el momento de la compra.
• El OCR de Okticket extrae automáticamente la tasa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• En los viajes de negocios, sobre todo cuando son internacionales, los expertos recomiendan ofrecer dietas en lugar del método de reembolsos. Okticket facilita la gestión de dietas para mantener el control del flujo de efectivo.
• Generación de informes detallados que facilitan la revisión y auditoría de los gastos.
• Tarjeta de empresa aceptada globalmente: La OKT Card es una tarjeta inteligente Mastercard que permite establecer límites por usuario, categoría de gastos y periodo de tiempo, además de ofrecer conciliación bancaria automática.

Conclusión: Implementar Okticket para la gestión de gastos de tu empresa no solo simplifica el proceso, sino que también garantiza una mayor eficiencia y control sobre los gastos. ¡Automatiza y optimiza con Okticket!

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Agilidad, adaptabilidad, anticipación, asertividad, autoridad, analítica avanzada, apertura al cambio…. Las funciones del director financiero requieren de una dosis extra de polifacetismo para capear los vientos del cambio.

Paradójicamente, para lograr el éxito económico de una organización, sus CFO deben contar con habilidades que a priori poco tienen que ver con las de un responsable financiero.

Las competencias del director financiero como arquitecto del cambio

Solo hace falta escuchar a los propios líderes financieros para darse cuenta de que son conscientes de su papel como socios estratégicos del negocio. Y eso implica contar con una serie de competencias.

Agilidad

De un director financiero actual se espera que sepa adaptarse a los cambios rápidamente. Y no solo hablamos de fluctuaciones económicas.

La tecnología se mueve muy rápido, y es importante estar al día de las novedades para seguir siendo competitivos. No en vano, entre las múltiples facetas que se les atribuye, se incluye la de “arquitectos de la innovación”.

Del mismo modo, un CFO debe ser ágil a la hora de mover capital hacia nuevas las áreas que aporten mayo valor añadido. Aunque esto suponga la reestructuración, incluso el cierre, de departamentos o negocios poco rentables.

Comunicación

No es la primera vez que hablamos de que la comunicación debe ser una de las principales habilidades del director financiero actual. Para ser un líder estratégico, es fundamental tener capacidad para motivar y saber transmitir la experiencia.

Y no nos olvidemos de la parte estratégica. ¿Cómo se puede trasladar la visión financiera de la empresa a áreas ajenas a los números? Si quieres inspirar a los equipos, estos deben comprender lo que dices.

La empatía, la autenticidad, la transparencia y la ética profesional son cualidades muy valiosas para ser un líder inspirador.

Colaborar con los responsables de otras áreas y mantener una estrecha relación con el CEO también forma parte de las funciones del CFO.

Anticipación

La forma más fácil de aprovechar los desafíos para convertirlos en oportunidades es ir un paso por delante. La tan buscada visión estratégica consiste tanto en anticipar tendencias como en detectar potenciales riesgos.

"La mejor manera de predecir el futuro es crearlo" (Peter Ferdinand Druker)

Esto implica tener visión a largo plazo. Para ello, los directores financieros pueden apoyarse en herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos.

Análisis del dato

Retomamos de nuevo el término “arquitecto de la innovación” para poner en contexto la importancia de contar con herramientas que permitan realizar análisis avanzados de grandes volúmenes de datos.

No hay que perder de vista que hoy en día el dato manda, y su guardia y custodia corresponde al CFO. Recopilar, supervisar, analizar y presentar le permite tomar decisiones informadas, basadas en datos reales y fiables.

Del mismo modo, gracias a la automatización se reduce muchísimo el tiempo destinado a gestionar los procesos transaccionales.

El CVO: Rol financiero, prioridades extra financieras

Seguro que el térmico CVO (Chief Value Officer) no te resulta extraño. Y aunque en teoría el de director de Valores es un nuevo rol, son muchos los CFO en los que ha recaído esta responsabilidad.

Además de supervisar las gestiones financieras de una compañía, ahora deben desempeñar otras cuestiones ajenas a la contabilidad. Por ejemplo, realizar los informes que respalden que la empresa está cumpliendo con los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).

¿Y cómo va a liderar una persona la transformación digital de una empresa si no trabaja codo a codo con el CIO o con el CTO? Máxime ahora, con la entrada en pista de la Inteligencia Artificial, un nuevo corredor que se mueve rápido.

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Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio, pero mantener el control de los gastos de viaje de tuempresa. En el Travel and Expense (T&E), encontrar el equilibro es un gran reto.

Por eso es de gran importancia que los sistemas de Travel and Expense Management estén alineados con las políticas de gastos de viaje corporativos. Es decir, con un documento en el que quede plasmada toda la información relativa a la reserva, limitación, reporte y aprobación de los gastos asociados al desplazamiento.

Y es que una correcta gestión de gastos de viaje permite equilibrar la libertad del empleado con el control de gastos de empresa, garantizando que los recursos se utilicen de forma eficiente y transparente.

En artículo veremos:

• Qué es Travel and Expense y su importancia en las empresas
• Cómo crear y garantizar el cumplimiento de la política de viajes corporativos
• Cómo automatizar el proceso con herramientas digitales y software de Travel and Expense
• Buenas prácticas para optimizar la gestión de gastos de viaje

Qué es Travel and Expense (T&E)

El concepto Travel and Expense (T&E) hace referencia a todos los procesos relacionados con la gestión de los viajes de trabajo y los gastos asociados a estos desplazamientos.

Dentro de la gestión de Travel and Expense se incluyen tareas como:

• La planificación y reserva de vuelos, trenes, hoteles y transporte local
• La gestión de dietas y kilometraje
• El registro y categorización de los gastos realizados
• La revisión y aprobación de notas de gastos
• El reembolso al empleado
• El análisis y control de gastos de empresa

En muchas empresas, los gastos derivados de los viajes corporativos representan una parte importante del presupuesto operativo. Por eso, contar con una política de gastos clara y un Travel and Expense Management eficaz permite a las compañías reducir costes, agilizar procesos y garantizar el cumplimiento de la normativa interna y fiscal.

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Cómo debe ser una política de viajes: Ejemplo

Lo importante es que esta política de viajes sea fácil de cumplir, por lo que debe ser muy clara.  ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?

1. Descripción de los beneficios

Para que los empleados entiendan la importancia de cumplir la política de gastos de viaje, es recomendable comenzar por explicarles las ventajas que les ofrece este documento: asistencia en viaje, agilidad en los reembolsos, modo de proceder en caso de pérdida del vuelo o extravío de maletas, por ejemplo.

2. Proceso de reserva

Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados puedan realizar las reservas de sus viajes ellos mismos. Para que no pierdan el tiempo buscando opciones de transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, lo ideal es que sepan a qué atenerse.

• ¿Trabajas con alguna plataforma de reserva de viajes? Incluye el nombre y los datos de contacto.
• Deja claro si es posible acumular puntos para programas de fidelización personales.
• Define también las normas que aplican al Bleisure. Es decir, qué gastos corren a cargo de los trabajadores que quieran alargar las estancias por motivo de ocio (como puede ser la diferencia de precio por poner la vuelta del avión un día diferente o las noches extra de hotel).

3. Límites y tipos de gastos reembolsables

¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se pagaba el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o nos dan dietas? Si no quieres tener que responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.

Puedes establecer los límites por categorías de gasto y definir la información más relevante para cada uno:

• Plataforma de reserva o proveedor autorizado.
• Importe máximo autorizado por noche de hotel. Si es diferente para desplazamientos nacionales e internacionales, indicarlo.
• Precio máximo reembolsable para el desayuno, comida y cena. O en caso de abonarse dietas, el importe diario asignado.
• Periodo de antelación para las reservas de vuelos y hoteles.
• Precio reembolsable por kilómetro cuando se utiliza un vehículo particular.
• Gastos de representación aceptables.
• Gastos reembolsables al margen de los habituales: parking en el hotel, servicio de lavandería o pago de la factura del teléfono personal utilizado para asuntos de empresa durante los viajes, por ejemplo.

4. Gastos no reembolsables

Del mismo modo que hay unos gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Además, suelen ser causa de conflicto. Dejar claros los límites es fundamental para evitar problemas. Entre los más frecuentes encontramos los recargos por exceso de equipaje, los artículos del minibar del hotel, el servicio de lavandería o las multas de tráfico.

5. Mecanismos de reembolso

Todo lo relacionado con los medios de pago aceptados debe quedar bien claro. Lo mismo con los métodos que deben utilizarse para reportar las notas de gastos y solicitar los reembolsos. Responde a estas preguntas:

• ¿Cómo es el flujo de aprobación de gastos?
• ¿Qué justificantes son considerados válidos?
• ¿Qué datos mínimos deben contener los tickets?
• ¿Se abonan los gastos de viaje cuando el trabajador pierde el justificante en papel?
• ¿Hay algún gasto que no sea necesario reportar?
• ¿Tienes una aplicación para digitalizar gastos de empresa? Indica su nombre y opciones de descarga. Tampoco estaría de más proporcionarles una breve guía de funcionamiento.
• ¿Cuál es la fecha límite para solicitar los reembolsos?
• ¿Cuánto tiempo va a tardar el trabajador en recibir el reembolso si adelanta dinero de su bolsillo?

6. Asistencia en viaje

Durante un viaje de negocios pueden surgir incidentes e imprevistos, desde perder el vuelo hasta necesitar ingreso hospitalario.  Ten en cuenta los posibles escenarios y establece un procedimiento a seguir por parte de los empleados.

No olvides compartir la información relativa al proveedor y a los seguros de viaje, con dirección de contacto y teléfonos de asistencia en destino.

Otros consejos de interés

Como ves, redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla requiere de un trabajo minucioso en el que tampoco pueden faltar varias cuestiones a tener en cuenta:

• Definir unos objetivos (reducir gastos, minimizar los errores, bloquear el fraude interno…) y ajustar la política a su cumplimiento es uno de los primeros puntos a abordar a la hora de diseñar la política de viajes. Dependiendo del propósito de viaje, los límites y el reporte también pueden variar.
• Adaptar el plan de gastos al tamaño de tu empresa y al comportamiento de los viajeros.
• La política de gastos debe ser rigurosa, pero no inamovible. Frecuencias de viajes, destinos habituales, medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento… Las necesidades no son siempre las mismas, y eso hay que tenerlo en cuenta.
• Dicha flexibilidad también puede aplicarse a las reservas. Es lógico limitar el precio del alojamiento o de los billetes. Pero en ocasiones, es mejor dejar que los propios viajeros de negocios decidan el hotel que les viene mejor o el vuelo que quieren coger.
• Comunica la política de gastos al equipo y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla en cualquier momento.
• Asegúrate de que el documento es claro y fácil de entender. Este es un problema común a la mayoría de empresas. Según un reciente estudio de Freenow for business, el 71% de los viajeros de negocios españoles no entienden la política de viajes.

Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa o sistema de gestión empresarial.

Cómo garantizar el cumplimiento de la política de Travel and Expense

Diseñar una política de gastos de viaje es solo el primer paso. El verdadero reto es lograr que los empleados la cumplan. Para lograrlo, es recomendable aplicar una serie de buenas prácticas.

Comunicación clara

Los empleados deben conocer la política de viajes corporativos antes de realizar cualquier desplazamiento. Publicarla en la intranet o en una plataforma accesible y realizar formaciones periódicas facilita que se cumpla correctamente.

Simplificar el proceso de reporte de gastos

Un proceso sencillo y digital permite que los empleados registren los gastos rápidamente, evitando retrasos y errores. Las herramientas modernas de Travel and Expense permiten capturar tickets con el móvil y categorizarlos automáticamente.

Automatización de controles de gasto

El uso de un software Travel and Expense permite configurar alertas cuando un gasto supera los límites definidos por la política. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento sin necesidad de revisar manualmente cada nota de gastos.

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Ventajas de la política de gastos

Al principio de este post adelantábamos algunos de los beneficios de este documento para los trabajadores, pero la empresa es la que mayores ventajas obtiene.

Control de los gastos de empresas, visibilidad en tiempo real, capacidad de análisis, transparencia, cumplimiento, mejora de la experiencia del empleado… Tener una política bien definida aporta múltiples beneficios:

• Se minimiza el riesgo de aprobar gastos irregulares o que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• El camino para reducir gastos se acorta. Desde elegir a los proveedores que ofrezcan las mejores tarifas hasta restringir los viajes de última hora que encarecen los precios, todo suma.
• Las fricciones entre empleados que viajan y departamento de back office disminuyen, puesto que los trabajadores que reportan gastos de viaje ya saben cuánto dinero pueden gastar en las diferentes categorías y qué gastos son reembolsables.

Todo ello redunda en una mayor competitividad, clave para conseguir el éxito empresarial.

Cómo reducir los gastos de viaje en una empresa

Los viajes corporativos son necesarios, pero pueden convertirse en una fuente importante de costes si no se gestionan bien. Algunas prácticas habituales para optimizarlos:

Reservas anticipadas

Planificar los viajes con antelación permite acceder a mejores tarifas en vuelos, trenes y hoteles. Muchas políticas de viajes corporativos establecen un plazo mínimo para realizar reservas.

Negociación con proveedores

Las empresas que realizan viajes frecuentes pueden negociar tarifas corporativas con aerolíneas, hoteles o proveedores de transporte.

Control de gastos fuera de política

Uno de los mayores problemas en los viajes corporativos son los gastos que no cumplen las normas internas. Un software Travel and Expense puede detectar automáticamente estos casos y generar alertas.

Análisis de datos de gasto

El análisis de datos permite identificar patrones de gasto, destinos frecuentes o proveedores más utilizados. Esta información es clave para optimizar el presupuesto de viajes corporativos.

Gracias a estas medidas, las empresas pueden reducir significativamente sus gastos de viaje sin afectar a la comodidad o productividad de los empleados.

Problemas habituales en la gestión de gastos de viaje

Muchas empresas todavía gestionan los gastos de viaje mediante hojas de cálculo, correos electrónicos o procesos administrativos manuales. Aunque estos sistemas pueden funcionar al principio, a medida que aumenta el volumen de viajes corporativos suelen aparecer distintos problemas.

Entre los más habituales encontramos:

• Pérdida de tickets o justificantes
• Retrasos en los reembolsos a los empleados
• Falta de visibilidad sobre el gasto real de la empresa
• Errores en las notas de gastos
• Dificultad para detectar gastos fuera de política

Cuando los procesos no están automatizados, el departamento financiero dedica muchas horas a tareas administrativas: revisar justificantes, validar importes, comprobar si los gastos cumplen la política interna. Y eso genera fricciones, especialmente cuando los reembolsos se retrasan o hay dudas sobre qué es reembolsable.

Por qué las empresas están digitalizando su Travel and Expense

La mayoría de empresas no digitaliza la gestión de gastos de viaje porque lo haya decidido de forma estratégica. Lo hace porque en algún momento alguien del equipo financiero lleva tres horas buscando un ticket de taxi de hace dos semanas, y en ese momento queda claro que el proceso no puede seguir igual.

La digitalización no resuelve solo el problema del papel perdido. Cambia la lógica completa del proceso: en lugar de que el empleado acumule justificantes durante el viaje y los reporte al volver, el gasto queda registrado en el momento en que ocurre. Eso significa que cuando el departamento financiero cierra el mes, no está revisando el pasado, sino trabajando con información actual.

Para los equipos que viajan con frecuencia, esto no es una mejora marginal. Es la diferencia entre dedicar días a cuadrar notas de gastos o dedicar horas.

Herramientas Travel and Expense para agilizar la gestión de gastos profesionales

Si a una buena política de gastos, le añades una herramienta de gestión alineada con los criterios establecidos, el proceso se optimiza al máximo.

Las soluciones de Travel and Expense Management permiten automatizar tareas que tradicionalmente requerían mucho trabajo manual, como el registro de tickets, la validación de gastos o la conciliación contable.

Con Okticket, por ejemplo, es posible ahorrar hasta el 80 % del tiempo dedicado a la gestión de gastos de viaje profesionales. Además de simplificar el proceso, también se reducen los errores asociados a la gestión manual de las notas de gastos.

Al mismo tiempo, te aseguras de que la política de gastos se cumple. En caso contrario, recibirás alertas que te pondrán sobre aviso.

Más ventajas de una solución como Okticket:

• Está homologada por Hacienda, lo que te garantiza que los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Puedes personalizarla como quieras: límites de gasto por usuario o categoría, precio del kilometraje, flujo de aprobación, categorías de gasto, etc.
• Conciliación automática de los pagos efectuados con tarjeta.
• Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente con límites de uso adaptados a tu política de gastos.

Como ves, encontrar el equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que demandan los equipos es posible.

Qué le pides realmente a un software de Travel and Expense

Hay una trampa habitual cuando las empresas buscan un software de gestión de gastos: empiezan comparando funcionalidades y acaban eligiendo por precio. El resultado, con frecuencia, es una herramienta que digitaliza el proceso pero no lo simplifica.

Un buen software de Travel and Expense debería hacer invisibles las partes del proceso que no aportan valor: capturar el ticket sin fricciones, validar que el gasto cumple la política antes de que nadie lo tenga que revisar manualmente, y volcar los datos en el ERP sin intervención humana.

Lo que sí debería hacer visible es lo que importa: cuánto se está gastando, en qué categorías, si hay patrones anómalos y qué margen queda del presupuesto de viajes. No al cierre del trimestre, sino ahora.

Ese es el criterio real para evaluar una herramienta de T&E: no cuántas funcionalidades tiene, sino cuánto tiempo le devuelve al equipo financiero cada semana.

Conclusión

Una política de gastos de viaje bien construida resuelve algo más que un problema administrativo: reduce la fricción entre el empleado que viaja y el equipo que gestiona las finanzas. Esa fricción, cuando se acumula, tiene un coste real en tiempo, en errores y en satisfacción del equipo.

La tecnología ayuda, pero no sustituye a la claridad. Antes de implementar cualquier herramienta, merece la pena dedicar tiempo a definir bien qué se reembolsa, cuánto, cómo y en qué plazo. Con esa base, un software de Travel and Expense multiplica su impacto.

Si quieres ver cómo funcionaría esto en el contexto concreto de tu empresa, podemos enseñártelo sin compromiso.

Preguntas frecuentes sobre Travel and Expense

¿Qué significa Travel and Expense?

Travel and Expense (T&E) es el conjunto de procesos que permiten a las empresas gestionar los gastos asociados a los viajes de trabajo, desde la reserva hasta el reembolso.

¿Qué incluye la gestión de Travel and Expense?

Incluye la reserva de viajes, el registro de gastos, la aprobación de notas de gastos, el reembolso a los empleados y el análisis de los gastos corporativos.

¿Por qué es importante tener una política de gastos de viaje?

Una política de gastos permite definir qué gastos son reembolsables, establecer límites de gasto y garantizar el cumplimiento de las normas internas de la empresa.

¿Cómo controlar los gastos de viaje en una empresa?

Para controlar los gastos de viaje es necesario combinar tres elementos: una política clara que defina límites y gastos reembolsables, un proceso de aprobación estructurado y un software T&E que detecte automáticamente gastos fuera de política.

¿Qué es un software Travel and Expense?

Un software Travel and Expense es una herramienta que digitaliza y automatiza la gestión de gastos de viaje: desde la captura del ticket hasta la contabilización, pasando por la validación de la política y la integración con el ERP.

¿Cuánto se puede ahorrar con una herramienta de T&E?

Depende del volumen de viajes y del punto de partida, pero herramientas como Okticket permiten reducir hasta un 80% el tiempo dedicado a la gestión manual de notas de gastos, además de minimizar errores y retrasos en los reembolsos.

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