¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje profesionales?

La adecuada gestión de los costes asociados a los viajes de empresa es fundamental para mantener una buena salud financiera. Para ello, es importante tener claros todos los conceptos. Distinguir entre viáticos y gastos de viaje, por ejemplo.

En España ambos términos suelen confundirse, cuando en realidad tienen implicaciones contables, legales y fiscales distintas. Y por ahí pueden empezar los desajustes contables.

¿Por qué es importante diferenciar las dietas o viáticos de los gastos de viaje profesionales? Un adelanto:

1. Poque los gastos se clasifican y registran adecuadamente, lo que implica una gestión financiera más eficaz.
2. Porque entender las implicaciones fiscales ayuda a maximizar las deducciones tributarias. O a minimizar las cargas fiscales, dependiendo del caso.
3. Porque facilita la adopción de políticas de gastos de viaje claras.

¿Qué son los viáticos? ¿Qué son los gastos de viaje profesionales? ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? Esperamos que este artículo sirva para que no haya más confusiones entre viáticos y gastos de viaje.

Diferencias entre viáticos y gastos de viaje: Definición y naturaleza

Definición, naturaleza, importe, tratamiento fiscal, límites, justificación… Para entender mejor las diferencias entre dietas laborales y gastos de viajes de negocios lo mejor es ver las peculiaridades de cada uno.

¿Qué son los viáticos y qué cubren?

Conocidos popularmente como dietas laborales, los viáticos son las asignaciones fijas que las empresas entregan a los empleados para cubrir gastos menores durante los viajes de trabajo. Alimentación o transporte local, por ejemplo.

El Estatuto de los Trabajadores recoge los viáticos como un derecho laboral. Normalmente, las cantidades a abonar son fijas (depende de las políticas internas), se proporcionan antes del viaje y no es necesario presentar ningún justificante de gastos.

No obstante, es importante hacer un apunte. En ocasiones, la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que no se está cometiendo fraude y metiendo una parte del salario en concepto de dieta.

Ventajas:

• Se reduce la carga administrativa.
• Los empleados no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni preocuparse por guardar y presentar un recibo por cada pequeño gasto.

Desventajas

Es necesario llevar un control adecuado para evitar descuadres en el flujo de caja.

¿Qué son los gastos de viaje profesionales?

Por su parte, los gastos de viaje son los costes directamente relacionados con el desplazamiento por motivos laborales. Incluyen, entre otros: Alojamiento, comidas en restaurantes, transporte desde el origen al destino y viceversa (como puede ser un billete de avión), alquiler de vehículos, peajes, gasolina, kilometraje, aparcamientos, incluso las dietas.

Al contrario que en los viáticos, el importe varía en función de cada desplazamiento. Además, es necesario justificar los gastos mediante tickets, facturas o recibos.

Por tanto, podría decirse que todos los viáticos están incluidos en los gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son viáticos.

Ventajas:

La empresa mantiene un control detallado sobre los gastos de desplazamiento.

Desventajas:

• Aumenta la carga administrativa para los departamentos financieros.
• Los trabajadores tienen que guardar los comprobantes para posteriormente adjuntarlos a las notas de gastos y así recibir el reembolso por parte de la empresa.

Implicaciones fiscales y legales de los viajes de empresa

Algo que sí tienen en común las dietas laborales y los gastos de viaje profesionales es que ambos están exentos de impuestos siempre y cuando se ajusten a los límites establecidos por la Agencia Tributaria (Real Decreto 439/2007).

Gastos deducibles en el IRPF

Recordemos los topes exentos de IRPF en 2025:

Gastos de alimentación

• Desplazamientos dentro del territorio nacional:  26,67 euros al día sin pernocta y 53,34 euros por día con pernocta.
• Viajes internacionales: 48,08 euros diarios sin pernocta y 91,35 euros por día con pernocta.

Gastos de kilometraje

Están exentos de tributar los kilometrajes que no superen los 0,26 euros por kilómetro (antes de 2023 eran 0,19 euros).

Gastos de alojamiento y de transporte

Para estos conceptos no existen límites económicos. No obstante, en el caso de los alojamientos hay dos requisitos:

1. Debe estar en municipio distinto al del lugar de trabajo habitual y de residencia del trabajador desplazado.
2. La estancia no puede superar los 9 meses de forma ininterrumpida.

Las cantidades que excedan estos límites pueden ser consideradas como parte del salario y como consecuencia, estar sujetas a retención y tributación en el IRPF.

Deducción del IVA en los gastos de viajes profesionales

Asimismo, las empresas pueden deducir el IVA de los desplazamientos asociados a la actividad del negocio. Para ello, necesitan guardar la factura original.

Dicho documento debe tener una serie de características, como estar a nombre de la empresa e incluir la información básica exigida por ley (fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente).

¿Los gastos de viaje son de fuera de la Unión Europea? Solo podrás solicitar la devolución del IVA si existe un acuerdo de reciprocidad con España.

¿Qué pasa con el impuesto de Sociedades?

Del mismo modo, cuando están debidamente justificados, los gastos de viaje son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades.

Gestión eficiente de los viáticos y gastos de viaje

Para justificar los gastos de desplazamiento hay dos opciones:

1. Rellenar a mano las notas de gastos y guardar todos los comprobantes en papel, con el consiguiente riesgo de cometer errores críticos y de perder algún justificante. Todo ello puede dar lugar a sanciones y recargos en caso de una inspección de Hacienda.
2. Implementar una solución de digitalización y automatización de gestión de gastos de viaje profesionales que optimice el proceso, bloquee el fraude interno y asegure el cumplimiento fiscal y normativo.

¿Tienes claro cuál de las dos alternativas es más eficiente? Pues bien, la optimización de recursos todavía será mayor si das con la combinación adecuada de tecnología y estrategia.

¿Qué te recomendaría un experto en la materia?

• Establece una política de gastos clara e informa a los empleados.
• Utiliza soluciones tecnológicas avanzadas.
• Elige una solución de gestión de gastos de viaje profesionales que se integre con tu ERP. Como hace Okticket.
• Ajusta los límites de gasto a los precios del mercado.
• Analiza los datos de gasto para optimizar los presupuestos de viajes.
• Realiza controles internos de forma periódica.
• Facilita la comunicación directa entre viajeros, responsables y departamento financiero.

Conclusión

De todo lo dicho se puede deducir que la comprensión clara de las diferencias entre viáticos y gastos de viaje es esencial para la gestión financiera efectiva dentro de las empresas.

Esta distinción ayuda a mejorar la contabilidad y el cumplimiento fiscal. Al mismo tiempo, facilita la planificación financiera más precisa y estratégica.

¿Listo para simplificar la gestión de tus viáticos y gastos de viaje? Contacta con nuestros expertos hoy mismo y mejora tu gestión financiera.

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