Okticket ha obtenido el sello “Pyme Innovadora” otorgado por el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades.

El distintivo reconoce a aquellas pequeñas y medianas empresas con carácter innovador. En el caso de Okticket, ha puesto en valor el liderazgo de la Fintech en el sector de los SaaS para digitalizar y automatizar los gastos de empresa.

Para obtener el sello de Pyme Innovadora, las empresas deben cumplir una serie de requisitos. Entre ellos, desarrollar una gran actividad en I+D+i basada en un crecimiento responsable, sostenible e innovador.

¿Qué requisitos debe cumplir una Pyme Innovadora?

Según el Ministerio de Ciencia e Innovación, es necesario que se haya producido alguno de los siguientes supuestos para optar al sello

1. Haber recibido financiación pública en los últimos tres años para proyectos innovadores por algunas de las siguientes vías:

• Convocatorias públicas del VI Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica, el estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación o planes similares posteriores.
• Ayudas para la realización de proyectos de l+D+I, del Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial.
• Convocatorias del 7. º Programa Marco de l+D+I o del Programa Horizonte 2020, de la Unión Europea.

2. Haber demostrado su carácter innovador, mediante su propia actividad:

• Por disponer de una patente propia en explotación en un período no superior a cinco años anterior al ejercicio del derecho de bonificación.
• Haber obtenido un informe vinculante positivo a efectos de la aplicación de la deducción del artículo 35 en la Ley del Impuesto de Sociedades (en los tres años anteriores).

3. Haber demostrado su capacidad de innovación, mediante alguna de las siguientes certificaciones oficiales:

• Joven empresa Innovadora (JEI), según la Especificación AENOR EA0043.
• Pequeña o microempresa Innovadora, según la Especificación AENOR EA0047.
• Certificación conforme a la norma UNE 166.002 (Sistemas de gestión de la l+D+I).

Ventajas de contar con el sello de empresa innovadora

¿Qué beneficios tiene contar con esta distinción? Por ejemplo:

• Mejorar la imagen de marca. De hecho, el sello puede utilizase con fines comerciales.
• La posibilidad de optar, al mismo tiempo, a incentivos y ventajas fiscales. Esto no sería posible en caso de no contar con el sello Pyme Innovadora.
• Ser más visibles para acceder a contratos públicos.
• Acceso a beneficios que impulsan el desarrollo y crecimiento de las pymes beneficiarias.
• Beneficiarse de bonificaciones en la Seguridad Social (reducción del 40%  de la cuota por contingencias comunes de la Seguridad Social de los trabajadores investigadores que se tengan en la plantilla).
• Deducciones Fiscales por I+D+i (rebaja del 42% de la inversión realizada en I+D en el Impuesto de Sociedades y de un 12% de reducción de la inversión realizada en Innovación Tecnológica (IT))
• Acceso a ayudas propias, como pueden ser los préstamos ICO o la participación en licitaciones de Compra Pública de Innovación.‍

Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma manual conlleva una serie de costes ocultos que no siempre son fácilmente identificables. Recopilar los tickets, revisar las notas de gastos, aprobarlas, realizar los asientos contables, hacer los reembolsos… Todo ello supone un montón de tiempo tanto para los trabajadores en movilidad como para el departamento de Administración.

No solo eso. Los errores también son frecuentes (se estima que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo). Unas veces son irregularidades inintencionadas. Otras, producto del fraude interno. En ambos casos, las consecuencias son las mismas: más tiempo y dinero perdidos para la empresa.

¿Es posible evitar los errores al contabilizar gastos de viaje? Si se toman las precauciones necesarias, se pueden reducir al mínimo. En un momento en el que los viajes de empresa está relanzándose, conviene implantar una serie de medidas preventivas.

Contabilizar los gastos de viaje: Cómo evitar los errores más frecuentes

En las notas de gastos suelen repetirse una serie de errores de los que muchas veces no somos conscientes. Pero eso no evita el perjuicio para las organizaciones. Para prevenirlos, lo mejor es empezar por aplicar una serie de medidas encaminadas a optimizar la gestión y control de gastos de viaje profesionales.

1. Predecir gastos y anticipar presupuestos

La falta de control sobre los desplazamientos empieza incluso antes de realizar la reserva. Es frecuente encontrarse con el caso de empresas que ven incrementarse los gastos porque aumenta el número de empleados en movilidad y no lo han tenido en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos.

Con ello se dificulta el poder hacer un seguimiento fiable de la política de gastos (cumplimiento, desviaciones…).

2. Delimitar los gastos reembolsables

Del mismo modo, es conveniente establecer una política de gastos de viaje e informar a cada trabajador de cuáles son los gastos no reembolsables y de qué límites se aplican en su caso concreto (alojamiento, transporte, comidas…).

Pero todo ello no sirve de nada si no introduces la información en el software de contabilidad.

3. Asignar cada gasto al asiento contable correspondiente

¿Tienes claro el asiento contable al que debes imputar cada tipo de gasto? Los errores en este sentido también ocurren. Un pequeño recordatorio:

• Los gastos de los trabajadores son de dos tipos: retributivos y compensatorios. Cada uno tiene un tratamiento fiscal distinto.  Los gastos de viaje, como pueden ser alojamiento, manutención o estancia, estarían incluidos dentro de los compensatorios. Si se ajustan a los límites de Hacienda (Real Decreto 439/2007), no están sujetos a cotización. Además, no entran en la categoría de salario
• Los gastos de representación son exclusivamente los que están vinculados a relaciones públicas y comerciales. Se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en la número 627 concretamente (“Publicidad, propaganda y RRPP”)
• Por su parte, los gastos de viaje se asientan en la cuenta 629 (“Otros servicios”)
• En el caso de las dietas que se hayan incluido en la nómina, el importe debe contabilizarse en el asiento de la cuenta 640.

4. Tener en cuenta el cambio de divisa

En ocasiones puede suceder que un trabajador viaje al extranjero y que, a la hora de contabilizar los gastos, no se tenga en cuenta el tipo de cambio de divisa aplicado en el momento de realizar la compra.

5. Realizar auditorías

Otro error muy común es no realizar auditorías, cuando se trata de un mecanismo fundamental para detectar posibles irregularidades y prevenir el fraude interno.  

6. Digitalizar las notas de gastos

También puede ocurrir que los empleados nómadas rellenen las notas de gastos y no adjuntan el ticket o factura correspondiente. O sí lo meten, pero no incluye todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria para considerarlos válidos. Con las prisas, apruebas los gastos y haces el reembolso. Ese error le cuesta dinero a la empresa.

Para evitar situaciones como esta, lo mejor es implantar una herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje.

Herramientas para gestionar las notas de gastos

Aprovechando que hablamos de digitalización, es el momento de recordar que en el mercado tienes varias herramientas pensadas para ayudarte a gestionar los gastos de empresa. Una de las más potentes es Okticket. En cuanto empieces a utilizar nuestra solución, comenzarán a minimizarse los errores asociados a la gestión manual de los gastos de viaje.

Para empezar, cada concepto incluido en una hoja de gastos va asociado a la foto del ticket correspondiente. Además, la app para gastos de viaje de empresa está homologada por Hacienda, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al mismo tiempo, la herramienta ofrece productos y servicios que también son muy útiles en la lucha contra el fraude interno.

OKTICKET: ¿Cómo funciona?

Además de las ventajas que ya hemos mencionado, Okticket ofrece una serie de características que te ayudarán a optimizar el control y gestión de gastos profesionales de forma rápida y sencilla.

• Inmediatez: Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje hasta un 80%.
• Trazabilidad: Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos.
• Validez legal La app está homologada por la Agencia Tributaria. El justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
• Seguridad: La información de los tickets y facturas digitalizados se guardan en la nube, en un entrono seguro.

OKT CARD: Controla el gasto antes de que se produzca

Las tarjetas de empresa son muy útiles para controlar los gastos de viaje de los empleados nómadas. Como no tienes que lidiar con anticipos ni reembolsos, no hay riesgo de confundirse con las cantidades. ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados..

Otras ventajas de la OKT Card:

• Puedes contratar una tarjeta para cada empleado y personalizar los límites de uso de forma individual (por periodo diario y mensual, por categoría de gasto, etc.).
• El control de los gastos de viaje profesionales se realiza desde una única plataforma.
• Los gastos realizados con la tarjeta se concilian automáticamente.
• Supervisarás en tiempo real las transacciones. Puedes ver quién ha realizado el gasto, dónde, cuándo y en qué.
• La activación y desactivación se realiza desde la app de Okticket.
• Al tratarse de una tarjeta Mastercard de débito, es un medio de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo.
• Puedes llevar la tarejta virtual en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria es uno de los procesos indispensables para saber si se están produciendo errores en la contabilización de gastos empresariales. Pero hacerlo a mano no es lo más recomendable, ya que pueden darse algunos errores. Por ejemplo:

• Duplicar un apunte
• Olvidarse de contabilizar un movimiento
• Cambiar una coma de sitio por equivocación (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Confundirse en el orden de un dígito en una cifra (poner 654 en lugar de 645, por ejemplo)
• Equivocarse al poner una fecha (se habla de inconsistencia temporal)

De ahí la importancia de utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática. ¿Tu empresa ofrece tarjeta de crédito a los trabajadores? Te recordamos que en Okticket nos conectamos con más de 100 bancos.

El módulo de conciliación de Okticket permite cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito de empresa con los tickets subidos a la app. Sin exportación de extractos bancarios, ni procesos intermedios, ni errores de revisión.

Motor de revisión automática con lógica personalizada

Las alertas también son una herramienta ideal para detectar irregularidades en las notas de gastos. No es extraño que se contabilicen tickets duplicados, con gastos efectuados en festivo, importes ilegibles o que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

¿Necesitas ir más allá de las típicas alertas? Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos. Incluso puedes rechazar de forma automática la presentación de una liquidación de gastos.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

‍

‍

Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturación… Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnología para optimizar procesos. Y contar con un OCR (Optical Character Recognition) de facturas es indispensable para automatizar el control y gestión de los gastos de empresa.

¿Todavía sigues recopilando la información de los gastos manualmente? Estás perdiendo el tiempo. El Reconocimiento Óptico de Caracteres permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma automática y transformarlos en información digital.

Las ventajas del Reconocimiento Óptico de Caracteres

Cada vez más empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatización de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:

• Procesamiento inmediato de la información sobre los gastos de empresa.
• Velocidad en la subida de los tickets y facturas a la nube.
• Este almacenamiento on cloud redunda en una mejora de la seguridad y del sistema de búsqueda de información.
• El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta útil si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una página web.
• Agilidad en el flujo de validación de los gastos.
• Posibilidad de exportar fácilmente los documentos escaneados en PDF o Excel.
• Reducción de errores humanos. Un buen lector OCR utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres incluso cuando están distorsionados.
• Mejora de la productividad. El OCR para digitalizar facturas permite procesar gran cantidad de facturas recibidas en poco tiempo.
• Reducción del uso de papel.
• Toma de decisiones empresariales basándose en datos reales y fiables.

¿Cuál es el mejor Optical Character Recognition del mercado?

Hoy en día puedes encontrar en el mercado un montón de soluciones que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Pero… No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalización de tickets y facturas.

Imagínate que te pones a escanear facturas con una app de digitalización de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el típico símbolo de “cargando”.

¿Qué harías si ves que el OCR tarda en iniciar el proceso?

Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y así hasta volver a la oficina y dejar todo el montón de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.  

Conclusión: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres características fundamentales:

1. ‍Rapidez. Si la extracción de datos es rápida, los usuarios van a utilizar la herramienta.
2. Fiabilidad. Tampoco sirve de nada que la información se vuelque en décimas de segundo si luego los datos no se corresponden con los del documento original en papel
3. Validez legal. Una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria te ofrece la posibilidad de deshacerte del justificante en papel. Esto es porque los formatos digitales tienen la misma validez legal que el original.

Además, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un número de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si además, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan básico, mucho mejor.

Tecnología OCR de Okticket: La velocidad de lectura, la clave del éxito

¿Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, rápido y efectivo? ¿Y que sirva tanto para grandes compañías como para autónomos y pymes? Por supuesto.

Sin ir más lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnología propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Además, tiene la capacidad de aprender y mejorar día a día.

¿Qué conseguimos con ello?

• Que los trabajadores en movilidad no se frustren y utilicen la app para subir todos sus gastos de viaje profesionales en el momento, en lugar de procrastinar y dejar la digitalización para final de mes.
• Máxima calidad de la información. Como la foto del ticket se hace cuando este es más legible, se minimizan las incidencias relacionadas con la pérdida o deterioro de los justificantes en papel.
• Ahorro de tiempo. ¿Has calculado cuánto tiempo se tarda en meter a mano en un Excel la información de cada gasto (importe, concepto, CIF, fecha…)? ¿Y en revisar ticket a ticket si los datos metidos a mano en esa hoja de cálculo son correctos? Con Okticket ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Eliminación de errores de reporte asociados a la introducción manual de datos.
• Control en tiempo real. El departamento de back office no tiene que esperar a fin de mes a revisar los gastos de todos los empleados que se los entregan tarde, mal y nunca.
• Prevención del fraude. La app es capaz de reconocer tickets duplicados o que no se ajusten a la política de gastos de la empresa.

¿Cómo funciona un OCR de facturas? Ejemplo práctico

Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos cómo es el proceso de extracción de datos con Okticket:

1. Abres la app móvil (disponible para Android e iOS)y sacas una foto al ticket o factura.
2. El potente motor de reconocimiento es capaz de extraer y procesar de forma automática la información más importante. Fecha, hora, importe, impuesto (IVA, IGIC, tasa de España, tasa de Portugal, tasa de México…), CIF del proveedor, razón social, número de ticket o factura…
3. ¿Y si pagas en una divisa diferente al euro? Puedes seleccionar la moneda en la que has pagado y el cálculo a euros se realiza de forma automática.
4. Añade dicha información al sistema mediante procesos seguros de validación y alertas.
5. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

¿Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

‍

Las previsiones más esperanzadoras señalaban 2026 como el año de la recuperación de los viajes de empresa. Ahora, todo parece apuntar a que llegará mucho antes. A lo largo de este año, probablemente.

Solo hay que echar un vistazo a las últimas publicaciones del Instituto Nacional de Estadística (INE). Según el organismo, el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023. Entonces, se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Otro reciente informe de la Comisión Europea de Viajes (CET) concluye que algunos países europeos ya han superado o están a punto de mejorar los niveles de gasto en viajes de negocios de 2019.  España se encuentra entre los aventajados, junto con Francia y los países nórdicos.

La misma tendencia al alza se observa en el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos). Un ejemplo es el monográfico Hosteltur 2024 que acaba de publicarse. En el informe, los expertos aseguran  que este año "se espera un crecimiento tanto en el número de reuniones como de asistentes”.

Ya el 2023 registró un incremento notable de la actividad. Y pone el ejemplo de los palacios de congresos españoles, que superaron el año pasado la cifra de asistentes registrada en 2019.  Con ello se vuelve a dejar claro que los encuentros presenciales “son fundamentales para el desempeño de empresas y organizaciones”.

Tendencias en viajes de empresa 2024

De la citada guía se desprende además la importancia que tienen las nuevas tecnologías para el desarrollo y la eficiencia de los viajes de negocios. La Inteligencia Artificial y el compromiso con la sostenibilidad seguirán marcando la actualidad de los viajes de empresa durante los próximos meses.

¿Qué elementos caracterizarán a los desplazamientos profesionales en 2024?

Inteligencia Artificial para los programas de viajes

Eficacia, velocidad, precisión a los procesos, automatización de tareas, análisis predictivos, aprendizaje automático… Gracias a la Inteligencia Artificial, los viajes profesionales viven una nueva revolución. Son más predecibles, los procesos se agilizan y los datos recopilados más fiables.

Además, las aplicaciones de IA se pueden utilizar para obtener ayuda en las reservas o mejorar la experiencia de los viajeros. Algunos casos de uso:

• Ofrecer recomendaciones personalizadas basadas en las preferencias y necesidades de los usuarios
• Proporcionar información en tiempo real sobre el estado de los vuelos o las condiciones meteorológicas.

No podemos olvidarnos tampoco de su utilidad para optimizar la atención al cliente.  Los chatbots cognitivos, por ejemplo, pueden servir para atender las dudas de los clientes en un primer momento y a cualquier hora. Esto facilita que las agencias de viajes para empresas puedan dar una atención personalizada a las solicitudes más complejas.

Y gracias a su capacidad para analizar grandes volúmenes de datos, ayuda a predecir tendencias y comportamientos de gasto. También a identificar oportunidades de ahorro.

‍

La importancia de contar con una app de gastos de viaje profesionales

Entre los beneficios más inmediatos de incorporar la IA en la gestión de viajes corporativos está la mejora de la eficiencia operativa. Y su consiguiente reducción de costes, por supuesto. Eso es lo que tiene saber con seguridad cuándo y a dónde es más económico viajar.

De ahí que los directores financieros de las compañías vean en la Inteligencia Artificial el aliado ideal para automatizar los procesos repetitivos, como pueden ser la gestión de las notas de gastos.

Aparte de ahorrar tiempo, las herramientas de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales permiten obtener información muy valiosa para optimizar la toma de decisiones:

• Saber cuánto dinero gastan los empleados que viajan en gastos de representación, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.
• Obtener información en tiempo real de cuándo se ha producido un gasto, dónde, quién lo ha hecho y por qué importe.
• Identificar tendencias y realizar predicciones.
• Los comportamientos de gasto inadecuados se reconocen rápidamente. Con ello se minimiza el riesgo de sufrir fraude interno o irregularidades en el proceso de reporte de gastos.
• Obtener informes de gastos de empresa basados en datos reales y fiables.
• Tener controlados los gastos de viaje deducibles. Esto es fundamental para recuperar parte del dinero invertido.

.¿Qué pasaría si a las tecnologías mencionadas les sumamos los servicios basados en la localización, la Realidad Extendida (RX) o el blockchain? Pues que el sector logrará contar con una oferta turística más atractiva, eficiente, integradora y sostenible.

Aplicación del estándar NDC de IATA

También se espera que los costes se reduzcan con el uso del New Distribution Capability (NDC) o Capacidad de Nueva Distribución. Este estándar de comunicación ha sido desarrollado por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) para mejorar la distribución eficiente de las tarifas de las aerolíneas.

De esta forma, se pretende solucionar la pérdida de estandarización y transparencia provocada por la proliferación de las reservas online. Más ventajas que ofrece el NDC para los viajes corporativos:

• Mejora de la personalización de los servicios ofertados. Cada empleado podrá diseñar el viaje según sus necesidades específicas.
• Flexibilidad para que las agencias d viajes para empresas puedan ofrecer paquetes adaptados a cada cliente. El abanico de tarifas, opciones de vuelos gestión de reservas es muy amplio.  
• Adaptación a las políticas de gastos de viaje de cada empresa.
• Información en tiempo real del estado de los vuelos, horarios, servicios adicionales, precios y promociones especiales.

El Duty of Care recobra importancia

Hace ya algún tiempo hablábamos de la importancia de Deber de Protección al trabajador en movilidad. Pues bien, el Duty of Care recobra protagonismo.

Una de las herramientas que resulta de gran ayuda para garantizar esta protección de los equipos desplazados es un software de gastos de viaje profesionales como Okticket.

En este punto es importante recordar que esta herramienta permite saber en dónde están los trabajadores en cada momento. Esta funcionalidad es muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia. Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.

Además, la información queda guardada en un entorno seguro. Por tanto, la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.

Volvemos a hablar en este punto de la necesidad de poner en valor la experiencia del usuario. El Duty of Care está muy ligado al bienestar laboral. Y precisamente las aplicaciones de gestión de gastos de empresa están pensadas para facilitar la vida a los empleados en movilidad. Son rápidas, intuitivas y fáciles de utilizar, estén donde estén.

Tarjetas de crédito virtuales para empresas

También ganan protagonismo entre los viajeros de negocios los pagos virtuales. Para responder a las demandas de sus equipos, pero sin perder control financiero, las organizaciones cuentan con herramientas que se ajustan a las políticas de gastos de viaje.

¿Conoces la OKT Card? La tarjeta inteligente de Okticket te permite abonar cualquier gasto de viaje tanto en España como en el extranjero. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Y muy importante: ofrece la posibilidad de configurarla según la política de viajes de tu empresa. Puedes definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Más énfasis en la Sostenibilidad, si cabe

A estas tendencias hay que añadir el diseño de estrategias más sostenibles. No son pocos los informes que lo reflejan (el último de CESAE Business & Tourism School recogido por Europa Press es uno de ellos)

Es más, el turismo sostenible será el tema central de la próxima edición Fitur 2024. La feria pretende ser este año “un altavoz para las buenas prácticas y el impulso de estrategias orientadas a fomentar un turismo respetuoso con el que potenciar el desarrollo de una economía cada vez más sostenible”.

Pero ya no se trata solamente de buscar opciones de transporte y alojamiento que sean respetuosas con el medio ambiente (vuelos con bajas emisiones de carbono o preferencia por hoteles que implementan prácticas sostenibles).

La apuesta por la sostenibilidad pasa por incorporar herramientas de medición de huellas de carbono. Incluso por desarrollar vehículos impulsados por IA.

También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa.

También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa. Por una parte, se minimiza el consumo de papel. Por otra, al almacenar los datos en la nube se reduce el impacto medioambiental. El ahorro es de entre un 60% y un 70% según cálculos de Telefónica Tech.

‍

El 2024 ya está aquí así que lo que toca es mirar hacia adelante. Planificar los siguientes pasos es fundamental para seguir escalando con paso firme, como hemos hecho hasta ahora.

La base sobre la que nos apoyaremos es sólida, así que estamos convencidos de que los próximos meses vamos a continuar creciendo.

Repasamos los hitos logrados en estos últimos 12 meses: lanzamiento de nuevas funcionalidades, reconocimientos, avance en nuestra internacionalización, bienvenida a nuevos compañeros de viaje… ¡2023 ha sido sin duda un año para recordar!

Gestión de gastos más rápida, potente y rentable

A lo largo de 2023 hemos mejorado nuestro producto para facilitar aún más la gestión de los gastos de viaje profesionales tanto a autónomos como a grandes empresas.

Gestión de saldo en anticipos, multifoto, solictiud de viajes... Tenemos un montón de funcionalidades nuevas.

La suma multiplica

Hemos ampliado nuestra red de partners, mejorado nuestros conectores y aumentado las integraciones con otras plataformas. Entre las últimas integraciones destacamos las de Cabify, Libra o Ahora ERP.

‍

Ahora, la OKT Card también en tu Wallet

Además de tarjetas físicas, en Okticket te ofrecemos tarjetas virtuales. Así que también puedes hacer compras en establecimientos online o añadir la OKT Card a tu Wallet de Google y de Apple.

Noticias más destacadas de 2023

Cerramos una nueva ronda de inversión

El año no podría comenzar mejor. En enero de 2023 cerrábamos una nueva ronda de financiación de más de 1,8 millones de euros. Ha estado liderada por Angels, sociedad de inversión de Juan Roig, y Zamit Capital, fondo gestionado por GVC Gaesco. También han participado Encomenda y Asterius.

Premio nacional a nuestra tecnología

En marzo llegaba otra gran noticia: recibimos el premio a mejor "Emprendimiento, empresa emprendedora" en los Premios Nacionales de Ingeniería en Informática otorgados por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.

Okticket, empresa emergente certificada

El pasado mes de noviembres, la Empresa Nacional de Innovación SME, S.A. (Enisa) nos certificaba como empresa emergente certificada, conforme a la ley 28/2022,de 21 de diciembre, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes. Enisa destacaba el criterio de “carácter de emprendimiento, innovador y escalable” de nuestro modelo de negocio.

Además, este 2023 también recibíamos el sello de cálculo de huella de carbono por parte del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.

¿Dónde hemos estado este año?

Por otra parte, este año hemos participado en más de 50 eventos de España, México, Portugal y Francia. A continuación, destacamos algunos:

• Galicia Finance Date (28 febrero 2023)
• Foro de invierno AFEB (21 marzo 2023)
• Finance Leaders Summit & Fintech Show, Paris (11 abril de 2023)
• Asturias Finance Day (20 abril de 2023)
• Finance Revolution París (16 mayo de 2023)
• Congreso CFOs Barcelona (25 y 26 mayo 2023)
• Finno Summit México (2 y 27 de septiembre de 2023)
• Finance Meeting (10 de octubre 2023)
• Finan Forum (18 y 19 de octubre de 2023)
• Congreso CIOs APD Santiago (7 y 8 de noviembre de 2023)
• Accountex España (7 y 8 de noviembre de 2023)
• Web Summit Lisboa (13 al16 de noviembre de 2023)
• DIRFCON (28 de noviembre de 2023)

Llevar al día la gestión de los gastos de empresa es fundamental para conocer la verdadera salud financiera de tu organización. La conciliación bancaria es uno de los procesos más importantes para lograrlo.

Realizar una conciliación de tarjetas nos permitirá detectar errores, prevenir fraudes y mantener nuestros registros contables alineados con la realidad de nuestras cuentas bancarias.

En esta guía completa descubrirás qué es, cómo hacerla paso a paso, quién debe realizarla y cómo puedes automatizarla para ahorrar tiempo y evitar errores.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso contable que compara los movimientos registrados en la contabilidad de una empresa con los extractos del banco para detectar y corregir diferencias.

‍
Su objetivo es garantizar que ambos registros coincidan y reflejen la situación financiera real.

Conceptos clave para entender la conciliación

• Libro Mayor: Registro contable que recoge todos los movimientos de cada cuenta bancaria en orden cronológico.
• Extracto Bancario: Documento emitido por el banco con todos los ingresos y gastos de una cuenta en un periodo determinado.
• Asientos Contables: Anotaciones que registran las operaciones económicas en los libros de contabilidad.
• Partidas Conciliatorias: Diferencias temporales entre contabilidad y banco (cheques pendientes, transferencias en tránsito, comisiones no registradas).
• Debe y Haber: En extractos bancarios, el Debe representa ingresos y el Haber representa gastos.

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria sirve para:

• Verificar que todos los ingresos y pagos estén correctamente registrados
• Detectar errores de registro o transcripción
• Identificar cargos bancarios no contabilizados
• Descubrir posibles fraudes o irregularidades
• Conocer el saldo real disponible en cada momento.
• Controlar el flujo de caja con precisión
• Detectar impagos y cobros pendientes

¿Encuentras errores de registro? ¿Los asientos no se corresponden con los extractos bancarios? Identificar la causa de ese descuadre se convierte en una prioridad para realizar las correcciones oportunas en los libros de la empresa.

¿Por qué es importante la conciliación bancaria en las empresas?

Es clave porque:

• Evita descuadres contables
• Mejora el control del flujo de caja
• Reduce riesgos fiscales y financieros
• Facilita auditorías internas y externas

La conciliación bancaria como herramienta de control financiero

La conciliación bancaria es una pieza fundamental del control financiero empresarial. Este control permite evaluar el desempeño económico frente a los planes estratégicos y detectar desviaciones que afecten los presupuestos.

Objetivos del control financiero

• Diagnosticar problemas financieros antes de que se conviertan en crisis graves
• Comunicar el estado real de las cuentas a directivos, socios y responsables
• Corregir desviaciones respecto a presupuestos y objetivos establecidos
• Prevenir fraudes internos y externos mediante supervisión continua

Impacto en la toma de decisiones

Con una conciliación bancaria actualizada, podrás:

• Saber exactamente cuánto efectivo tienes disponible en cada momento.
• Evaluar si puedes afrontar nuevas inversiones basándote en datos reales.
• Detectar problemas de liquidez con tiempo suficiente para actuar.
• Negociar mejor con proveedores conociendo tu situación financiera exacta.
• Planificar pagos y cobros con mayor precisión y anticipación.
• Tomar decisiones estratégicas basadas en información verificada y actualizada.

¿Es obligatoria la conciliación bancaria?

Aunque lo recomendable es realizar este proceso al menos una vez al trimestre para poder detectar los desajustes en la contabilidad según van surgiendo y dar con la solución rápidamente, lo cierto es que la conciliación  bancaria no es obligatoria.

Sin embargo, conciliar extractos bancarios de forma periódica aporta información valiosa para la toma de decisiones estratégicas e incluso para afrontar posibles auditorías auditorías.

Aunque no sea obligatorio, realizar conciliaciones bancarias regulares es una práctica esencial para mantener la salud financiera de tu empresa y estar preparado ante inspecciones fiscales.

Frecuencia recomendada

Se trata, por tanto, de un proceso necesario, pero no obligatorio. La frecuencia ideal depende del volumen de operaciones de tu empresa:

• Empresas grandes: Conciliación mensual o incluso semanal
• Empresas medianas: Conciliación mensual
• Empresas pequeñas: Conciliación trimestral como mínimo

Beneficios de la conciliación bancaria automatizada

Implementar un proceso regular de conciliación bancaria ofrece múltiples ventajas. La conciliación bancaria nos permitirá obtener los siguientes beneficios:

Detección de errores

Identifica rápidamente el origen de errores contables y realiza los ajustes necesarios para corregir las irregularidades detectadas.

Registros contables fiables

Mantén registros actualizados y confiables, con la certeza de que tus apuntes contables reflejan la realidad bancaria.

Control financiero en tiempo real

Conoce el estado real de tus finanzas en todo momento, facilitando la toma de decisiones informadas.

Prevención de fraudes

Detecta pagos duplicados, transacciones no autorizadas o irregularidades que podrían indicar fraude interno o externo.

Preparación para auditorías

Estate preparado ante auditorías o inspecciones fiscales con documentación completa y correctamente conciliada.

Decisiones estratégicas

Dispón de información de calidad, real y actualizada para optimizar el control de recursos económicos.

Ahorro significativo de tiempo

Con automatización, reduce el tiempo de conciliación de horas a minutos cada mes.

Mejor gestión del flujo de caja

Control exhaustivo de entradas y salidas para una gestión de tesorería más eficiente.

Gracias a todo ello, las organizaciones pueden optimizar el control de los recursos económicos y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

El problema es que, cuando se realiza de forma manual, comparar los apuntes contables con los extractos bancarios se convierte en un proceso tedioso y largo.

De ahí la importancia de disponer de una herramienta que proporcione conciliación bancaria automática.

Tipos de conciliación bancaria

El proceso de conciliación bancaria normalmente corresponde al departamento de contabilidad. Puede realizarse de dos formas diferentes:

1. Conciliación individual o aritmética

Lo más habitual es que la persona responsable la realice de forma individual. Esto significa que la comparación entre el saldo de los libros contables y el saldo de la cuenta bancaria se hace de forma periódica por una sola persona.

Ventajas:

• Proceso más rápido y directo
• Menor coordinación requerida
• Ideal para empresas pequeñas

2. Conciliación conjunta o contable

En algunas empresas se elabora un documento donde se anotan todos los asientos descuadrados. Posteriormente, el responsable del error se encarga de hacer las correcciones correspondientes.

Ventajas:

• Mayor responsabilidad compartida
• Aprendizaje organizacional
• Mejor para empresas con múltiples departamentos

Documentación necesaria para la conciliación bancaria

Antes de comenzar el proceso de conciliación, es imprescindible reunir toda la documentación necesaria.

Documentación Bancaria

• Extractos bancarios del periodo a conciliar (descargados del banco)
• Saldo inicial y final de cada cuenta bancaria
• Avisos de comisiones y cargos bancarios del periodo
• Notificaciones de intereses generados o cobrados

Documentación Contable

• Libro mayor de la cuenta de bancos
• Libro de ventas con todas las facturas emitidas
• Libro de compras con facturas de proveedores
• Registro de caja si aplica a tu negocio
• Conciliación del mes anterior como punto de partida

Justificantes de Operaciones

• Facturas emitidas y recibidas del periodo
• Tickets de gastos de empleados
• Cheques emitidos y recibidos
• Recibos de transferencias bancarias
• Comprobantes de pagos con tarjeta corporativa

Es recomendable presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios, aunque no sea obligatorio.

¿Cómo se hace una conciliación bancaria paso a paso?

Si vas a hacer la conciliación de forma manual, necesitarás el extracto del banco correspondiente a la cuenta bancaria y al periodo que vayas a conciliar. el libro mayor y el saldo final de la última conciliación realizada.

Proceso de la conciliación manual

Por regla general, el proceso implica seguir estos pasos:

1. Reunir extractos bancarios

Descarga los extractos bancarios del periodo que vas a conciliar (mensual, trimestral, etc.)

2. Obtener registros contables internos

Recopila el libro mayor, asientos contables y todos los justificantes del periodo

3. Comparar movimientos uno a uno

Verifica que cada ingreso o pago del banco esté correctamente registrado en la contabilidad

4. Identificar discrepancias

Marca pagos no registrados, duplicados, errores de fecha o importe, comisiones bancarias no contabilizadas

5. Ajustar asientos contables

Corrige los errores detectados y realiza los ajustes necesarios en tu sistema contable

6. Documentar el proceso

Crea un informe o acta de conciliación que respalde el trabajo realizado

Es recomendable comenzar la revisión por el saldo final del mes anterior. De esta forma es más rápido y sencillo detectar los posibles errores.

Además, recuerda que es conveniente presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios.

Errores frecuentes en la conciliación manual

Cuando la conciliación se realiza de forma manual, es común encontrarse con ciertos errores más frecuentes. Los más frecuentes son:

• Duplicar un apunte: Registrar el mismo movimiento dos veces
• Omisiones: Olvidarse de contabilizar un movimiento bancario
• Error decimal: Cambiar una coma de sitio (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Transposición de dígitos: Confundir el orden de cifras (poner 654 en lugar de 645)
• Inconsistencia temporal: Equivocarse en la fecha de registro
• Cheques pendientes: No registrar cheques emitidos que aún no han sido cobrados
• Comisiones bancarias: No contabilizar cargos del banco

Normalmente, estos desajustes son producidos por errores no intencionados, tanto de la entidad bancaria como de los responsables de la contabilidad. Sin embargo, también pueden indicar problemas más serios como fraude o malversación.

La conciliación bancaria nos permitirá detectar estos errores de forma temprana y corregirlos antes de que se conviertan en problemas mayores.

‍

La importancia de automatizar la conciliación bancaria

La conciliación manual es viable en empresas pequeñas con pocas transacciones, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones tecnológicas que transforman este proceso.

Herramientas para automatizar la conciliación

La conciliación manual es viable en empresas pequeñas, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones para automatizar este proceso:

• Software contable integrado: Conecta directamente con bancos y propone conciliaciones automáticas
• Plataformas de gestión de gastos: Como Okticket, que registran gastos en tiempo real
• Conciliadores automáticos: Emparejan movimientos bancarios y contables con inteligencia artificial

Automatizar la conciliación bancaria no solo ahorra tiempo, sino que también reduce riesgos y te permite dedicar más recursos a actividades que realmente generen valor para tu empresa.

Okticket: Conciliación bancaria automática en un click

Si quieres olvidarte de descargar ficheros desde el banco y optimizar tus recursos, puedes automatizar completamente la conciliación bancaria con Okticket.

¿Cómo Funciona?

¿Pagas con tarjeta de crédito? En Okticket nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. En apenas unos segundos, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios. Desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.

Beneficios del módulo de conciliación mágica

Con ello, ahorrarás un montón de tiempo. Más beneficios inmediatos de nuestro módulo de conciliación mágica:

• Control continuo. Los pagos realizados con tarjeta de crédito de empresa están continuamente controlados. De esta forma, es muy difícil que se realicen compras indebidas.
• Registro completo. Se minimiza la posibilidad de que una compra realizada no se registre en la hoja de gastos.
• Clasificación por usuario. Los gastos se clasifican automáticamente, facilitando la identificación de responsables en caso de error.
• Actualización en tiempo real. Los errores se detectan inmediatamente, evitando riesgos financieros.
• Entorno seguro. Toda la información queda guardada con los máximos estándares de seguridad
• Transacciones pendientes. Identifica fácilmente movimientos que aún no han sido procesados

En definitiva, la conciliación bancaria nos permitirá tener datos que reflejen la situación real de la empresa en todo momento.

OKT Card: conciliación automática desde el pago

Otra forma de disfrutar de conciliación automática es con la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket (incluida con la licencia de usuario).

1. Pagas con la tarjeta en cualquier establecimiento.
2. Recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto.
3. Asocias la foto del ticket al movimiento.
4. .El movimiento se vincula automáticamente y queda conciliado al instante.

Se trata de una tarjeta de débito Mastercard, por lo que funciona igual que cualquier tarjeta bancaria. La diferencia está en que puedes personalizar los límites de uso de forma individualizada: por usuario, por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Ventajas de la OKT Card

• Bloqueo automático del fraude interno
• Control del flujo de efectivo en tiempo real
• Información del gasto actualizada al instante
• Límites personalizables por empleado, categoría u periodo de tiempo
• Conciliación automática sin intervención manual

Preguntas frecuentes sobre conciliación bancaria

¿Cada cuánto conviene hacer la conciliación bancaria?

Lo recomendable es realizarla mínimo una vez al trimestre, aunque muchas empresas la hacen mensualmente para tener un control más riguroso. Las empresas con alto volumen de operaciones pueden beneficiarse de conciliaciones semanales o incluso diarias mediante automatización.

¿Es obligatorio presentar conciliaciones bancarias a Hacienda?

No es obligatorio presentarlas de forma rutinaria, pero pueden ser requeridas en inspecciones o auditorías fiscales como respaldo de los movimientos bancarios. Por eso es importante mantenerlas actualizadas y correctamente documentadas

¿Puedo hacer la conciliación bancaria de forma automática?

Sí, totalmente. Con herramientas como Okticket puedes automatizar completamente el proceso, reduciendo errores humanos al mínimo y liberando tiempo valioso de tu equipo financiero.

¿Qué diferencia hay entre conciliación bancaria y conciliación de tarjetas?

La conciliación de tarjetas es un tipo específico de conciliación bancaria que se centra exclusivamente en los movimientos de tarjetas corporativas. Ambas son importantes para un control financiero completo.

¿Qué hago si encuentro un error en la conciliación?

Primero identifica si el error está en tus registros contables o en el extracto bancario. Si es un error contable, realiza los ajustes necesarios. Si es un error bancario, contacta con tu entidad financiera con la documentación que respalde tu reclamación.

¿Cuánto tiempo se tarda en hacer una conciliación bancaria manual?

Depende del volumen de transacciones. Para una empresa pequeña puede tomar 1-2 horas mensuales. Para empresas medianas o grandes puede extenderse a varios días. Con automatización, este tiempo se reduce a minutos.

Conclusión: La conciliación bancaria como pilar de la salud financiera

La conciliación bancaria nos permitirá mantener un control riguroso sobre nuestras finanzas empresariales, detectar errores antes de que se conviertan en problemas mayores y tomar decisiones basadas en información real y actualizada.

Aunque no sea obligatoria por ley, es una práctica esencial que toda empresa debería implementar de forma regular. Y con las herramientas de automatización disponibles hoy en día, no hay excusa para no hacerlo.

Puntos clave para recordar:

• La conciliación bancaria compara tus registros contables con los extractos bancarios
• No es obligatoria, pero es imprescindible para un buen control financiero
• Debe realizarse al menos trimestralmente, idealmente de forma mensual
• La automatización elimina errores y ahorra tiempo valioso
• Herramientas como Okticket facilitan el proceso con conexiones directas a entidades bancarias

¿Listo para llevar tu control financiero al siguiente nivel? Solicita una demostración de Okticket y descubre cómo la automatización puede transformar tu gestión de gastos.