Tarjetas de empresa, dinero en efectivo, cheques, transferencias, plataformas de pago… A la hora de abonar los gastos derivados de los viajes de negocios se utilizan diferentes medios de pago.

Unos son más seguros, otros son más cómodos, los hay que ayudan mejor al cumplimiento de la política de gastos de las empresas… Entonces, ¿Cuáles son las mejores forma de pago? Para tratar de responder a esta pregunta hemos analizado las ventajas y desventajas de los principales métodos de pago utilizados por los viajeros de negocios.

Según hemos podido conocer en Okticket basándonos en el comportamiento de nuestros usuarios, a lo largo de los últimos años los pagos con tarjeta han ido ganado terreno a los abonos en efectivo.

Pero estas no son los dos únicos sistemas de pago. Las transferencias bancarias y las plataformas de pago como PayPal también tienen su público entre los viajeros de negocios. Veamos lo mejor y lo peor de cada una.

Tarjetas bancarias: pros y contras

Como acabamos de decir, las empresas cada vez son más partidarias de ofrecer a sus equipos tarjetas de crédito. La misma tendencia se sigue en el caso de las tarjetas de débito y de as tarjetas carburante. El último estudio sobre los hábitos de pago de los consumidores en la zona euro publicado por el Banco Central Europeo (BCE) confirma esta tendencia. Según el organismo. el porcentaje de pagos con tarjeta en el punto de venta ha aumentado un 9% y ya representa el 34% del total de transacciones.

Ventajas del pago con tarjeta de empresa

• Las tarjetas de débito y de crédito posibilitan el pago tanto en tiendas físicas como en el comercio electrónico.
• Las tarjetas bancarias son más rápidas y fáciles de utilizar.
• El uso de tarjetas reduce la necesidad de llevar grandes cantidades de dinero en efectivo.
• Los trabajadores desplazados no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salen de viaje.
• Permiten acceder a la información del gasto en tiempo real. Por tanto, la empresa puede llevar un mejor control de los gastos de los empleados. No es necesario esperar a que los trabajadores en movilidad entreguen las notas de gastos para saber cuánto han gastado, dónde lo han hecho y cuándo han efectuado los pagos.
• La gestión de las hojas de gastos se simplifica. Contratando la herramienta de digitalización adecuada, puedes automatizar la tramitación y validación de los gastos de empresa. Sin ir más lejos, con Okticket puedes gestionar las hojas de gastos en tiempo real e integrar la solución con tu ERP.
• Ayuda al cumplimiento de la política de gastos de empresa. La mayoría de las tarjetas corporativas permite fijar límites de gasto por usuario y restringir su uso a determinadas fechas o categorías de gastos.
• Al no tener que hacer anticipos de efectivo a los trabajadores, se controla mejor el flujo de caja.
• Puedes generar informes de gastos personalizados para saber cuánto dinero se gasta en cada categoría. ¿Los proveedores se repiten? Siempre puedes negociar descuentos.
• Las tarjetas de crédito incluyen seguros de viaje. Algunos, incluso, ofrecen coberturas ante daños en un vehículo de alquiler.

Desventajas de las tarjetas de pago tradicionales  

• El límite establecido por las entidades bancarias suele ser elevado por defecto.
• Si los empleados hacen un mal uso de la tarjeta y hacen compras no reembolsables, la empresa es la que adelanta ese dinero.
• Algunas entidades financieras cobran comisiones por hacer pagos en el extranjero.
• Se corre el riesgo de sufrir un delito financiero.
• Todavía hay comercios en los que no se admite el pago con tarjeta o que exigen un importe mínimo para poder hacerlo.

Otro problema habitual de las tarjetas de pago tradicionales es tener que hacer la conciliación manual. Normalmente, la entidad bancaria emite un extracto con los gastos y el departamento financiero debe revisarlos uno por uno. Eso implica destinar recursos para puntear los gastos.

Efectivo: ¿Por qué sigue utilizándose?

Pese a que cada vez se paga más con tarjeta, en los viajes de negocios el efectivo sigue siendo el principal método de pago. Más de la mitad de los pagos siguen realizándose en efectivo. Los datos del Banco de España indican que el 66% de las compras en comercios se realizan en metálico (frente al 83% de antes de la pandemia). ¿Por qué?

Ventajas del pago en efectivo

• La empresa calcula cuánto dinero necesita el trabajador para el viaje y, si este se pasa de presupuesto por hacer compras no autorizadas, el gasto corre de su cuenta.
• El pago en efectivo no lleva comisiones.
• El pago en efectivo se acepta en todos los lugares y comercios.

Desventajas del pago en efectivo

• Es frecuente que los trabajadores desplazados acaben adelantando dinero de su bolsillo y tengan que esperar varias semanas para que el reembolso se haga efectivo. Esta espera puede causar malestar.
• Al hacer anticipos, la empresa puede perder el control del flujo de caja.
• Dificulta el cumplimiento de la política de gastos de viaje.
• Es un medio de pago poco seguro e higiénico.
• Implica la necesidad de acudir personalmente a los puntos de venta para realizar las compras.
• Las empresas no saben cuánto dinero van a tener que reembolsar a los viajeros de negocios hasta que el departamento de administración no tiene las notas de gastos sobre la mesa.
• No se pueden pagar grandes sumas de dinero en efectivo.
• El dinero en efectivo puede falsificarse.
• Los viajeros de negocios tienen que guardar siempre los tickets. Si los pierden o se borran, no pueden solicitar el reembolso. Aunque en realidad, este inconveniente se puede solucionar con una herramienta para digitalizar los gastos de viaje. Como es el caso de Okticket, el SaaS (Software as a Service), que te permite gestionar digitalmente los gastos profesionales de desplazamiento desde el móvil, sin tener que conservar tickets y facturas en papel.
• Cambiar dinero en una moneda diferente al euro implica pagar comisiones por cambio de divisa.

Transferencia bancaria: ventajas y desventajas 

Las transferencias son otra forma de pago que todavía sigue utilizándose, sobre todo cuando se gestionan los viajes a través de agencias. Para los proveedores la ventaja radica en que no empiezan a gestionar la operación hasta que no han recibido el pago. Además, la empresa hace el pago directamente, así que controla el proceso de compra en todo momento.

¿Las desventajas?  

• El dinero tarda en llegar al proveedor unas 24 horas, por lo que si se necesita contratar un servicio con urgencia (un billete de avión de última hora, por ejemplo), no es la mejor opción.
• Puede suponer un coste para el comprador, en este caso, la empresa.
• En caso de que surja un problema con el producto o servicio, es más difícil recuperar el dinero porque este ya ha sido desembolsado.

Pasarelas de pago: lo bueno y lo malo

Las plataformas de pago tipo PayPal se han consolidado como métodos de pago seguro para las compras online, y cada vez son más los pequeños negocios que lo incluyen.

Ventajas de PayPal

• Seguridad en los pagos.
• Privacidad en el proceso de compra.
• Transacciones rápidas.
• Al cliente no se le descuenta el saldo hasta que el proveedor no ha enviado el producto o realizado el servicio para el que se le ha contratado.
• Si ocurre algún problema con la compra, PayPal abre una disputa y retiene el dinero hasta que el conflicto se haya resuelto.
• Se trata de una forma de pago muy extendida.

Desventajas de Paypal

• Las desventajas son sobre todo para el proveedor, puesto que tiene que pagar comisiones.
• El comprador también paga comisiones si realiza una compra en una divisa diferente a la suya.

Otros medios de pago

En los últimos tiempos han surgido nuevas alternativas al pago tradicional que también tienen sus cosas buenas y malas.

Pago móvil

El pago a través del móvil, por ejemplo, está bastante extendido, pero implica tener teléfonos inteligentes con sistema NFC.  Las ventajas y desventajas son similares a las del pago con tarjeta, con el pequeño hándicap de que el usuario depende de la conexión a Internet para poder completar el proceso de compra.

La parte buena es que otorga una opción para el pago sin contacto, algo muy valorado en la actualidad.

En el pago por móvil también se encuadran los pagos al instante mediante la banca online. Es el caso de Bizum o de los monederos virtuales. La principal ventaja es que el dinero llega al proveedor en el instante, pero se usa principalmente para pequeñas cantidades.

Monedas virtuales

No podíamos escribir un artículo sobre sistemas de pago y no mencionar a las criptomonedas. Todavía no hay muchas empresas ni empleados que utilicen las monedas virtuales para abonar los gastos de viaje, pero es importante recordar que hoy en día, monedas como el Bitcoin, son aceptadas en todo tipo de transacciones.

Lo más destacable de los pagos en criptomonedas es que son extremadamente seguros gracias a los algoritmos criptográficos empleados por la tecnología blockchain en las que están basados.

Más ventajas: se trata de un medio universal, imposible de falsificar, con unas comisiones muy bajas, que otorga total privacidad al comprador y con el que se elimina el cambio de divisas.

Por el contrario, actualmente la oferta de criptomonedas es escasa y las que hay no cuentan con el respaldo de los bancos.

Descubre la mayor flexibilidad en formas de pago

¿Lo que de verdad necesitas es pagar como quieras? Tenemos lo que buscas. Okticket te ofrece la mayor flexibilidad en medios de pago. Puedes pagar en efectivo, con la tarjeta de tu banco, con la OKT Card o con otros sistemas de pago (con tarjeta carburante, por ejemplo).

OKT Card: Controla el gasto antes de que se produzca

¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados. Se trata de una tarjeta Mastercard de débito, por lo que es un método de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Además, no tendrás que conformarte con poner los límites estándar. Ofrece la posibilidad de definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

A todo esto hay que añadir la conciliación automática (pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación) y la posibilidad de activarla y desactivarla desde la propia aplicación. Y algo que te encantará: Todos los gastos quedan registrados en una única plataforma para su supervisión en tiempo real.

¿Tarjeta, efectivo o contactless? ¿Qué sistemas de pago son los más utilizados en tu empresa? Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución y los beneficios de utilizar la OKT Card, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

Se trata de una tarjeta de débito para gastos de empresa con la garantía de Mastercard. Entre sus principales características destacan las siguientes:

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Que en el ticket del restaurante no haya bebidas alcohólicas, que un empleado no intente pasar como gasto de viaje compras realizadas en un periodo de tiempo que no coincide con ningún desplazamiento… ¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? ¿Imaginas un sistema de lógica personalizada que te alerte cuando detecte posibles incidencias?

La falta de tiempo para revisar al detalle los gastos de empresa es uno de los motivos por lo que las empresas acaban reembolsando a sus empleados pagos no autorizados. Independientemente de si las irregularidades son por culpa de la picaresca o fruto de un error inintencionado, cuestan mucho dinero a las organizaciones (8.000 euros al mes de media según ACFE).

La buena noticia es que hoy en día, detectar anomalías en las notas de gastos es posible. Las opciones que te ofrece la tecnología van desde las alertas estándar hasta los motores que aplican lógica personalizada.

Tus reglas de gestión de gasto, tus alertas

Por norma general, las herramientas de gestión de gastos profesionales te permiten establecer alertas que te avisan cuando alguien trata de pasar un ticket que no se ajusta a la política estándar de gastos establecida.

Estas alertas suelen enviarse en forma de notificaciones automáticas al correo electrónico o al móvil de las personas responsables de supervisar los gastos. Incluso pueden llegarles a los trabajadores si la empresa lo establece.

¿Qué tipos de alertas son las más comunes? Depende de la solución elegida. Por ejemplo, en Okticket las alertas estándar son las siguientes:

• Alerta por ticket similar: el sistema compara automáticamente el importe, el CIF, la fecha y/o el número de ticket y avisa al  usuario cuando encuentre coincidencias.
• Alerta por ticket ilegible: ofrece la posibilidad de comprobar en modo offline que el ticket puede leerse bien.
• Umbral de importe sobrepasado: puedes poner un límite genérico o por categoría. Solo tienes que fijar un importe máximo para cada tipo de gasto (ticket, factura, kilómetros, hojas de gastos y dietas) y establecer un umbral para los diferentes usuarios.
• Antigüedad máxima de gasto sobrepasada: permite establecer el número de días que pueden transcurrir, como máximo, entre la emisión de la factura y su reporte.
• Bloqueo de cambio de estado de hoja de gastos: la alerta puede personalizarse en función del estado en el que se encuentre la hoja de gastos (abierta, en revisión, rechazada, tramitada, aprobada...).
• Número de gastos por categoría y día: el techo de gasto se puede poner para toda la empresa o solo para determinados usuarios.
• Alerta de hoja única por mes: al meter el gasto en una hoja incorrecta, salta una alerta.

Gracias a esta funcionalidad. no volverás a reembolsar tickets duplicados, que contengan gastos efectuados en festivo, con importes ilegibles o con cargos que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

Por cierto... ¡Puedes configurar tantas alertas como necesites!

Lógica personalizada: Cuando la tecnología trabaja por ti

¿No quieres conformarte con las típicas alertas? El motor de revisión automática de Okticket te ofrece lo mejor de los dos mundos. Puedes definir los comportamientos de gasto en los que te fijas cuando realizas la liquidación y el sistema aplica de forma inteligente las reglas de lógica personalizada que establezcas.

Es decir, el motor revisa automáticamente las notas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, te envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).

Además, puede activarse en diferentes puntos del proceso: al hacer la foto, al presentar la hoja, al revisar la información desde el gestor web…. De esta forma, los gastos pueden aprobarse o rechazarse sin que tengas que revisar los conceptos uno a uno.‍

Ejemplos de reglas de gasto

Estos son algunos ejemplos de las reglas de gasto que se pueden implementar:

• Controlar que, por la fecha y hora del viaje (bien al inicio, bien al final del mismo), el empleado no pueda reportar ciertos gastos. Por ejemplo, si está previsto que un viaje de empresa finalice a las 18:00 de la tarde y pasa un gasto de cena, el motor de revisión automática alerta de que el empleado está intentando pasar un gasto no autorizado.
• Evitar que pueden enviarse a revisión las hojas de gastos en las que los empleados que viajan con coche de empresa estén reportando gastos de kilometraje.
• Diferenciar entre tickets y factura.
• Limitar una cantidad a partir de la cual el empleado tenga que pedir una factura.
• Rechazar las hojas de gastos en las que se hayan incluido compras de bebidas alcohólicas.
• Identificar los CIFs para que no se puedan meter gastos de ciertos establecimientos o determinadas categorías de comercios.

¿Necesitas una regla personalizada utilizada en tu empresa? Cuéntanos tu caso.

"Hoy, o eres competitivo, o tienes poco que hacer en el mercado global”. Iván Rodríguez, CEO de Okticket, ha participado en el encuentro organizado por la Empresa Nacional de Innovación (ENISA) el pasado 13 de diciembre de 2023 para presentar Start Up Nation.

La marca persigue representar a España como nación emprendedora e innovadora. Y ENISA es la entidad elegida desde el Gobierno de España para poner en valor la capacidad emprendedora de nuestro país.

Una de las empresas elegidas para poner rostro al emprendimiento ha sido Okticket. Durante el encuentro entre la comunidad emprendedora y agentes económicos e institucionales de Asturias celebrado en Gijón, nuestro CEO, Iván Rodríguez, habló de su trayectoria profesional, desde sus inicios vendiendo software y ERP en su empresa familiar de tecnología.

Como “llevaba en el ADN la faceta de vendedor”, siempre andaba con tickets y facturas. De esta forma surgió la idea de Okticket, una aplicación que permite a las empresas gestionar sus gastos profesionales sin tener que conservarlos en papel.

Durante su intervención ha dejado claro que quienes quieran ser emprendedores, deben implicarse al cien por cien. A su juicio, “no se puede emprender por las tardes, hay que quemar las naves".

“Emprender no es un trabajo full time, es full life, y haciéndolo de forma parcial estás perdiendo el tiempo. Cada persona tiene que entender cuáles son sus inquietudes” (Iván Rodríguez, CEO de Okticket)

También ha resaltado la importancia de aplicar la tecnología “para optimizar los procesos y aumentar la productividad”.

Start Up Nation: Compromiso con los proyectos viables

Alrededor de un centenar de personas se han dado cita en el Parque Científico Tecnológico de Gijón para conocer más sobre Spain Up Nation y poner rostro al emprendimiento de la región. “El futuro no es lo que va a pasar, sino lo que vamos a hacer para que pase”, ha asegurado la presentadora del encuentro, Raquel Roca.

En esta misma línea, Cristina Fanjul, directora de CEEI ASTURIAS, ha afirmado que el emprendimiento “es una apuesta de futuro muy importante”. Apuesta que se demuestra “a través de instrumentos, de financiación, de herramientas que facilitan el trabajo …”.

Con esta afirmación hacía un guiño a ENISA, organismo que ha invertido más de 1.297 millones de euros para 8.486 préstamos desembolsados que han beneficiado a 7.410 empresas.

Ahora, tras la entrada en vigor de la Ley de Startups, también es responsable de certificar startups. En este punto es importante recordar que Okticket ha obtenido recientemente el sello de empresa emergente certificada.

Tal y como han detallado Beatriz Blanco y Azucena López, del equipo de ENISA, este reconocimiento viene acompañado de diferentes beneficios y exoneraciones fiscales. El proceso, recogido en la web del organismo, es gratuito, “muy sencillo” y “ágil”, en palabras de López. Las líneas de financiación van de 25.000 euros a 1,5 millones de euros.

En el coloquio también participó Alejandro Del Gallego, director técnico de U4IMPACT. La plataforma, que conecta a empresas y universitarios a través de los trabajos final de grado o máster, “consigue triplicar la empleabilidad de los estudiantes”.

España, país emprendedor

Esta jornada se enmarca en una gira por 40 provincias para potenciar la economía local y reforzar el papel de España como líder global en emprendimiento innovador.

De hecho, la presentadora, Raquel Roca, ha remarcado que “España está entre los diez mejores países del mundo para emprender”, aunque a veces “nos cuesta poner en valor las cosas grandes que hacemos”, y ha subrayado que “según el GEM, en 2022, el 6 % de la población adulta española estaba trabajando en un nuevo negocio que llevaba en marcha menos de tres años”.

Sobre los participantes

En nota de prensa, Enisa ha hecho un repaso por el perfil de los particpantes en la jornada.

Iván Rodríguez es fundador y CEO de Okticket. Es informático y comenzó vendiendo software y ERP en su empresa familiar de tecnología, donde nació su inquietud por el emprendimiento. Durante esos años trabajando en la empresa pudo ver lo que había en el mercado y decidió juntar sus dos pasiones: las personas y la tecnología, y en 2017 montó Okticket, una aplicación que permite a las empresas gestionar sus gastos profesionales sin tener que conservarlos en papel.

Alejandro del Gallego es el director técnico de U4IMPACT, una plataforma que conecta a empresas y universitarios a través de los trabajos final de grado o máster. Asturiano de nacimiento, tiene 23 años y es ingeniero informático por la Universidad de Oviedo. Sin experiencia laboral previa en el sector tecnológico, desde marzo es desarrollador full stack de la plataforma web de U4IMPACT, pero también encargado del mantenimiento y administración de su infraestructura en Amazon Web Services. Está enfocado en proyectos tanto de desarrollo software como de análisis de datos.

Azucena López es responsable de Programas para Startups en ENISA. Licenciada en Economía, es profesional del Departamento de Fomento del Ecosistema Emprendedor. Desde 2022, como técnica de Estrategia, participa en el diseño y seguimiento del Plan Estratégico y los planes operativos de ENISA, así como en la realización de tareas de soporte técnico para la nueva Ley de Startups y para la implantación de las nuevas actividades de ENISA en el marco de esta ley.

Raquel Roca es conferenciante, consultora y docente sobre Transformación Organizacional y Futuro del Trabajo para numerosas empresas e instituciones nacionales e internacionales. Fundadora de la academia digital Silver Academy, es profesora en Universidad Europea y Kemp y docente en másteres de Alta Dirección en The Valley Digital School y LaSalle. Colabora con diversos medios de comunicación y es autora de los libros Knowmads. Los trabajadores del futuro y Silver surfers: el futuro laboral es para los mayores de 40 (LID).

Sobre ENISA

La Empresa Nacional de Innovación (ENISA) es una sociedad pública adscrita al Ministerio de Industria y Turismo, cuya misión es contribuir a que proyectos viables e innovadores, impulsados por emprendedoras y emprendedores o pequeñas y medianas empresas españolas, encuentren la financiación necesaria para desarrollarse y competir en un mercado global.

Fomentan la cultura empresarial, impulsan el desarrollo profesional, estimulan la colaboración, aumentan el compromiso de los empleados, fortalecen los vínculos entre compañeros y avivan el sentimiento de pertenencia a la organización. Las ventajas de los viajes de negocios van más allá de lo que a priori pueda pensarse.

Estas son algunas de las conclusiones que se desprenden del informe “Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement” elaborado por American Express Global Business Travel (Amex GBT) y Harvard Business Review Analytic Services para el que se han encuestado a más de 400 directivos.

En este documento se detallan las claves para que una organización pueda funcionar y prosperar cuando los equipos se encuentran en diferentes lugares. Y los viajes de negocios parecen ser la herramienta para lograrlo.

Aunque muchas compañías prefieren invertir el presupuesto en desplazamientos que les vayan a reportar unos ingresos (visitar a clientes, por ejemplo), lo cierto es que los viajes para reuniones internas también pueden aportar un valor significativo en términos de cultura empresarial y compromiso.

De hecho, “las empresas pueden obtener incluso mayores beneficios de estas inversiones en viajes internos”, concluye el estudio.

Los viajes corporativos como nexo entre equipos

Además, según el estudio, existe un vínculo entre los viajes de negocios y un entorno de trabajo estable. Destaca la eficacia de las reuniones presenciales a la hora de llevar a cabo formaciones de equipo, poner ideas en común y realizar entrevistas a candidatos que van a cubrir puestos clave.

“La amplia adopción del teletrabajo puede crear obstáculos para construir la cultura corporativa y el compromiso, por lo que los viajes de negocios se han vuelto aún más críticos para unir a los equipos”, asegura Alex Clemente, director general de Servicios Analíticos de Harvard Business Review, en este sentido.

Más ventajas de los viajes de negocios internos para la organización:

• La mejora de las relaciones entre empleados y equipos (74%)
• Mayor colaboración (60%)
• Cultura organizacional más sólida (55%)
• Más compromiso de los empleados (54%)
• Sentimiento de pertenencia para los trabajadores remotos y los equipos dispersados (46%)

Todo ello contribuye a reconstruir el capital social y reforzar la cultura empresarial perdida en los meses posteriores a la pandemia, cuando la mayoría de las interacciones se limitaban a ser virtuales.

Además, los viajes de negocios juegan un papel importante en el desarrollo profesional (así lo creen el 60% de los encuestados).

Y muy importante: Ocho de cada diez encuestados asegura que ha adquirido “una mayor conciencia y empatía hacia sus compañeros y clientes” gracias a los viajes de negocios.

Rentabilidad demostrada de los viajes de negocios

Las previsiones apuntan a un incremento de los desplazamientos por motivos laborales de cara a 2024, principalmente para celebrar reuniones internas (fuente: ‘2024 Global Meetings and Events Forecast’ de Amex).

Entre los motivos, la rentabilidad que obtienen las empresas. Por ejemplo, GSK explica en el informe que durante la pandemia logró superar sus previsiones de facturación. Pero todavía ha conseguido mayor crecimiento este último año, en el que han aumentado la inversión en viajes de negocios.

Por último, el documento repasa algunas de las tendencias en viajes de negocios: una nueva política de viajes mejor alineada con la estrategia empresarial, un mayor énfasis en la sostenibilidad, la accesibilidad, la salud y el bienestar del viajero, así como la apuesta por el "bleisure" (la combinación de ocio y negocios).

En conclusión, dadas las ventajas de los viajes de negocios, estos deben ser contemplados no como un gasto, sino como una inversión para obtener rentabilidad comercial. Incluso como una oportunidad para reforzar la cultura empresarial y construir relaciones positivas a largo plazo.

Minimizar las tareas tediosas y repetitivas para centrarse en procedimientos más estratégicos, que aporten un valor añadido. La automatización robótica de procesos (RPA) permite a las empresas impulsar al máximo su productividad empleando menos recursos.

De hecho, se calcula que la reducción de los costes operativos para las organizaciones que utilicen esta tecnología será de un 30% en 2024 (fuente: ComputerWorld).

Con una carta de presentación así, es fácil entender por qué la RPA (acrónimo de Robotic Process Automation) se ha convertido en una de las soluciones tecnológicas más demandadas por las empresas que quieren ser más competitivas.

Las cifras que maneja la consultora especializada McKinsey y hablan de que al menos el 65% de las empresas tienen algunos flujos ya automatizados. Por su parte, Gartner calcula que un 80 % de los responsables de finanzas ha implantado o tiene previsto implantar la automatización de procesos robotizados.

Y todo parece indicar que su popularidad seguirá aumentando. En uno de sus últimos informes, Gartner cifra este incremento en un 17,5% interanual.

Aplicaciones de la RPA en los procesos empresariales

Como adelantábamos al principio, una de las principales aplicaciones de la automatización robótica de procesos es la reducción de la carga de trabajo generada por las tareas mecánicas. Actividades especialmente frecuentes en los departamentos de back office, como son Finanzas y Recursos Humanos.

¿Qué procesos se pueden automatizar con la RPA? Entre otros:

• Gestión de talento: altas de nuevos empleados, onboarding, creación de cuentas, gestión de ausencias, control horario…
• Análisis de datos: buscar la información, filtrarla, extraerla, ordenarla, compararla… Todo se puede automatizar.
• Experiencia del consumidor: desde ofrecer respuestas rápidas a preguntas frecuentes hasta redirigir al usuario al departamento correspondiente, pasando por la recepción de correos, la apertura de tickets de incidencias, o el seguimiento de las solicitudes, la RPA permite realizar en tiempo real y bajo demanda las tareas orientadas a dar la mejor atención al cliente. Otra cuestión importante: los bots pueden operar las 24 horas, sin parar.
• Gestión de facturas: gracias a la automatización, se agiliza tanto el envío como la recepción o el pago.
• Gestión del inventario
• Seguimiento de entrega y envío de mercancías.
• Analítica de ventas.
• Procesamiento de las devoluciones
• Actualización de bases de datos
• Revisión y control de calidad
• Elaboración de ofertas a medida

La importancia de la automatización robótica de procesos en la gestión de gastos de empresa

Capítulo aparte merece la gestión de los gastos de empresa. Por una parte, tenemos la gran cantidad de tareas tediosas que los departamentos financieros siguen realizando a mano como. La gestión de las notas de gastos, la conciliación bancaria, la introducción de asientos contables en el ERP o la revisión de errores, entre otras.

Luego está el problema del papel. Con unos volúmenes que no paran de crecer (se calcula que el volumen de datos se habrá multiplicado por 45 para el año 2035), las herramientas de digitalización y automatización son un complemento indispensable en el área financiera.

Ventajas de la automatización de procesos robotizados

¿Qué ventajas aporta la automatización robótica de procesos en materia de gestión de gastos de empresa?

• Los procesos de escaso valor que hasta ahora necesitaban la intervención humana desaparecen.
• Al automatizar las funciones más transversales, el CFO puede dedicarse a tareas de más valor añadido.
• Es posible obtener datos de calidad y en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones. De esta forma, los directores financieros pueden pasar de participar a influir.
• Los usuarios pueden dedicar más tiempo a analizar y comprender los datos, en vez de limitarse a gestionarlos.
• Se eliminan los errores manuales.
• Los comportamientos de gasto inadecuados se reconocen rápidamente. Con ello se minimiza el riesgo de sufrir fraude interno o irregularidades en el proceso de reporte de gastos.
• Los procesos se vuelven más transparentes. En el caso de los gastos de viajes de negocios, por ejemplo, es posible obtener trazabilidad de los gastos y saber con exactitud quién ha realizado una compra, cuándo la ha hecho, el importe y en qué categoría (alojamiento, restaurante, gasolina, peaje, etc.).  
• El ahorro de costes relacionado con el tratamiento de los documentos se reduce notablemente. De ahí que el ROI de implantar soluciones como Okticket sea prácticamente inmediato.
• Posibilita el acceso a la información en tiempo real y de forma ordenada.
• Permite integrar las distintas plataformas. La solución para digitalizar los gastos de viaje profesionales con tu ERP, por poner un ejemplo.

Por tanto, para seguir siendo competitivas, las empresas deben evolucionar al mismo ritmo que lo hace la tecnología. ¿Quieres aprovechar todo el potencial de la automatización de procesos robotizados? Lo primero que deberías hacer es identificar los procesos susceptibles de ser automatizados.

¿Vas a empezar por la gestión de gastos de viaje profesionales? Con la ayuda de Okticket ahorrarás un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas. ¿Hablamos?

Tradicionalmente, la relación de los directores financieros con las herramientas tecnológicas se limitaba a establecer un presupuesto y velar por su cumplimiento. Hoy en día, se espera que los CFO lideren la transformación digital, lo que implica tener conocimientos de las soluciones disponibles y averiguar su potencial para generar un retorno de la inversión rápido.

Este cambio de tendencia en la función financiera ha calado en estos profesionales. Ya se han dado cuenta de que la transformación digital es la herramienta para diferenciarse de la competencia. La evolución del rol de los CFOs pasa por impulsar el cambio tecnológico.

Los estudios así lo demuestran. En las últimas encuestas de Gartner queda patente la intención de los directores financieros de invertir más dinero en el área digital. En este informe anual, el 70% de los CFO preveía el aumento del gasto en tecnología, un porcentaje que llegaba hasta el 82% si hablamos de inversión en capacitaciones digitales. En 2022, el porcentaje de los directores financieros que planeaban aumentar la inversión en tecnología subía hasta el 92%.

La intención queda más clara con cada nuevo estudio que sale a la luz. En la Perspectiva de los directores financieros para 2023, la tecnología vuelve a colocarse en el top de prioridades para los responsables financieros. En el número uno se coloca la inteligencia artificial, seguida por la digitalización y la automatización de procesos financieros.

La transformación digital, en el top 5 de prioridades para los CFO

Dichas conclusiones van en consonancia con lo recogido por otras organizaciones. Hablamos, por ejemplo, del "CFO Peer Insights: Digital Transformation and IT Spending Priorities", elaborado por Dimensional Research. Este documento revela que el 80% de los directores financieros de todo el mundo incluyen la transformación digital en el top 5 de sus prioridades (está entre las tres primeras para el 59%). El mismo porcentaje espera que el gasto en tecnología aumente.

Además, siete de cada diez consideran que las inversiones en transformación digital son clave para el éxito de cualquier empresa. Por ese motivo, la gran mayoría están dispuestos a ayudar al CIO en la búsqueda y financiación de una nueva herramienta, siempre y cuando esta proporcione un ROI sólido y rápido.

¿Cuándo quieren recuperar la inversión? Entre 1 y 2 años como máximo fue la respuesta de casi la mitad.

Otro dato importante es que, prácticamente todos los encuestados están de acuerdo al afirmar que las inversiones en tecnología son fundamentales para la recuperación económica. De hecho, la gran mayoría de los CFO reconocen que ya han aumentado su inversión en transformación digital.

"Ahora mismo, esas decisiones de inversión tienen que ver con lo digital, y se traducen en ofrecer información aumentada, en tiempo real y predictiva, cumplimiento sencillo y mayor flexibilidad en la estrategia financiera”, asegura Alexander Bant, jefe de Investigación para directores financieros (CFO) de Gartner en este sentido (fuente: Gartner).

Prioritario también es desarrollar y perfeccionar la estrategia de análisis de datos. Si este año se esperar que los responsables de Finanzas se familiaricen con los conceptos clave, en 2025 la estrategia de datos empresarial será una responsabilidad fundamental.

De ahí que la importancia que están cobrando tecnologías como el machine learning, capaces de analizar la información rápidamente, sin errores humanos ni brechas de seguridad.

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El CFO y el CIO, aliados en la digitalización

Las organizaciones también se han dado cuenta de que CIO y director financiero tienen que colaborar por el bien de la empresa. La tónica general es que la relación entre ambos roles se está fortaleciendo cada vez más.

 “Socio que ayuda a conectar los puntos entre la tecnología y las decisiones comerciales” o “innovador agente de cambio que impulsa la estrategia empresarial” son algunas de las definiciones que los CFOs encuestados hacen de sus responsables de tecnología.

A pesar de la importancia que tiene el CIO para las organizaciones, durante el último Congreso Internacional de CIOs salió a l luz un dato sorprendente: solo el 20% de los CEO considera la tecnología como un valor estratégico. Y solo el 17% cuenta con el CIO para participar en la estrategia empresarial.

Las iniciativas más demandadas por los CFO

No obstante, hay propuestas que tienen más valor para los directores financieros. Este es el orden de preferencias:

1. Optimizar las inversiones en Inteligencia Artificial y en las herramientas tecnológicas ya existentes.
2. Implantar soluciones que generen ingresos.
3. Implementar herramientas de mejoras de procesos de negocio y eficiencia de los empleados.

Pero el reto del área financia no es tanto aumentar la inversión en tecnología como priorizar las herramientas a utilizar solo el 30 % de los proyectos tecnológicos acaban saliendo adelante).

Herramientas Fintech para impulsar la transformación digital

Del mismo modo, los responsables del departamento financiero son reacios a las “iniciativas de tecnología disruptiva de próxima generación” y a los proyectos que impliquen “reimplementar o migrar de ERP”. Aquí es donde entran en juego las soluciones Fintech capaces de integrarse con los sistemas de gestión empresarial.

Llegados a este punto, te recordamos que Okticket tiene integración bidireccional, evolutiva y simple con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.

Asimismo, la solución cumple con los requisitos exigidos por los directores financieros. Por una parte, ahorra un montón de tiempo en la gestión de gastos de viaje. Concretamente, un 80% con respecto a la revisión manual. Si calculas el coste por hora de cada trabajador implicado en el proceso el retorno de la inversión es casi inmediato.

A eso hay que añadir el hecho de que el reporte de gastos es mucho más eficiente cuando se emplea una herramienta de digitalización, puesto que se eliminan los errores típicos de la gestión manual. ¿Y qué me dices de las ventajas de obtener datos financieros precisos, ordenados y en tiempo real?

Todo ello hace mucho más ágil y sencillo la toma de las decisiones estratégicas necesarias para lograr la rentabilidad empresarial.