Gestionar los gastos profesionales ya de por sí es un desafío para los departamentos financieros. Pero hacerlo a mano o con herramientas de gestión ineficaces, lo complica aún más. ¿Quieres llevar la contabilidad al siguiente nivel? El primer paso es la digitalización de gastos de empresa.

Para corroborar la afirmación anterior, solo tienes que hablar con los departamentos de back office de tu organización. Si todavía sufren los procesos anticuados, probablemente las quejas que más se repitan estén relacionadas con los errores humanos y el tiempo empleado en tareas de escaso valor.

¿De verdad te compensa seguir lidiando con notas de gastos en papel? ¿Con archivos repletos de tickets y facturas que debes conservar durante cinco años? ¿Con el enfado de los viajeros de negocios que no acaban de recibir los reembolsos de los gastos adelantados de su bolsillo?

Y eso, por no hablar del incumplimiento de la política de gastos de la empresa. En un artículo anterior adelantábamos que el coste derivado de las irregularidades en los gastos de viajes de negocios es de 500 euros de media al mes.

Una vez dicho todo esto, queda clara la importancia de implantar herramientas de digitalización de recibos que sean eficaces. Y homologadas por la Agencia Tributaria. Solo así, los justificantes digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel (la digitalización certificada queda establecida en el artículo 7 de la orden EHA/962/2007)

Beneficios de automatizar el control de gastos profesionales

Reporte de gastos en tiempo y forma, ahorro de tiempo de gestión y validación, reducción del fraude interno, agilidad en los reembolsos... La gestión digital de los gastos de empresa beneficia a todo el equipo. A continuación, repasamos las ventajas más destacables.

CFO: Por fin tendrá tiempo para tareas de valor

A priori, el departamento que más beneficios obtiene de contar con una herramienta como Okticket es el de Finanzas. ¿Qué van a conseguir?

• Ahorro de tiempo en el proceso de control, validación y gestión de las hojas de gastos. ¿Sabías que con Okticket puedes ahorrar un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas?
• Gestión en tiempo real, con uniformidad de formatos (y desde una única plataforma).
• Visualización, revisión y aprobación desde cualquier lugar y dispositivo móvil, incluido el smartphone.
• Cumplimiento de la política de gastos corporativa.
• Reducción de errores contables. ¿Sabías que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo?
• Freno a los casos de fraude interno . Más de la mitad de las empresas españolas lo sufre cada año.
• Es posible obtener una trazabilidad de los gastos prácticamente instantánea. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya es posible visualizar el movimiento.
• La información de gastos se almacena de forma ordenada. Conveniente ¿verdad?
• Seguridad: lo normal es que la información se guarda en la nube, en un entorno seguro.
• Sostenibilidad: el gasto de papel se reduce al mínimo.

Recursos Humanos: Mejora del clima laboral

¿Crees que la digitalización de gastos de empresa solo tiene un impacto positivo en los departamentos financieros?  Podemos asegurarte que el área de RRHH también se beneficia de manera directa.

Piensa: ¿Quién tiene que lidiar con los conflictos entre el departamento financiero y los empleados por culpa de las discrepancias con los justificantes de gastos? ¿A quién acaban yendo a protestar los trabajadores cuando los reembolsos del dinero adelantado de su bolsillo no acaban de llegar?

Está demostrado que las herramientas tecnológicas fomentan el bienestar laboral, y este es un punto importantísimo para Recursos Humanos. Ya se sabe: Empleados felices, empleados más productivos.

Empleados: Pueden centrarse en vender

Los primeros en sufrir la gestión manual de las notas de gastos son los propios trabajadores. Sobre todo, aquellos que viajan de forma habitual y que tienen que pasarse horas rellenando el Excel cuando vuelven a la oficina.

Por tanto, también se benefician directamente si la dirección decide digitalizar los gastos de empresa. Algunas de las ventajas que notarán desde el primer momento:

• Rapidez en el reporte. Justificar los gastos de empresa es cuestión de minutos. Además, pueden reportar los gastos en el momento desde su móvil, estén donde estén. Sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar notas de gastos.
• Se acabó el perder dinero por culpa de tickets perdidos o deteriorados.
• Los trabajadores que han adelantado dinero de su bolsillo reciben el reembolso mucho antes.

Eso sí, para garantizar que los viajeros de negocios utilicen la solución que contrates, lo ideal sería que te aseguraras de que es rápida y fácil de utilizar.

Ventajas para el CIO

Lo ideal sería que las aplicaciones de gastos también pensaran en el departamento de IT. Al fin y al cabo va a ser el que sufra las consecuencias de una interfaz poco amigable o con fallos en las integraciones, por poner algunos ejemplos. ¿Qué busca el CIO?

• Implantación ágil y sencilla.
• Integraciones nativas y simples. O en su defecto, una API completa para poder coger la información que necesita.
• Interlocución técnica con personas que hablen su mismo lenguaje.
• Un equipo de soporte por parte del proveedor que responda las dudas de los usuarios y así no acudan a él continuamente.

5 pasos clave para afrontar con éxito la digitalización de gastos de empresa

A pesar de todas esas ventajas, a algunas empresas les cuesta animarse a digitalizar la gestión de las hojas de gastos. ¿Resistencia al cambio? ¿Miedo a las brechas de seguridad? ¿Falta de confianza en un retorno rápido de la inversión?

Sea cual sea el motivo, antes o después muchas acabarán dando el paso. ¿Tu organización está prácticamente convencida de que una herramienta digital es lo que necesita para optimizar la contabilidad? Entonces necesitarás un buen plan de digitalización de gastos profesionales.  

¿Qué pasos necesitarás dar para elaborar dicha estrategia?

1. Fijar la prioridades y objetivos. Estos deben ser cuantificables, realistas, acotados en el tiempo y adaptados a cada empresa.

2. Comparar varias herramientas para asegurarte de que la que contrates sea la que necesitas. ¿Qué características debería tener?

• Puesta en marcha rápida y sencilla.
• Facilidad de uso.
• Reconocimiento automático de la información del gastos de tickets y facturas.
• Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada cliente.
• Escalabilidad para adaptarse al crecimiento de la compañía y a las necesidades que puedan ir surgiendo.
• Posibilidad de visualizar la información de los gastos en tiempo real.
• Acompañamiento antes, durante y después de la implantación.
• Soporte cercano, continuado, por teléfono y por email.
• Integración con el ERP, software de Recursos Humanos o sistemas  de gestión empresarial que utilices en tu organización.
• Conciliación bancaria.
• Mantenimiento de la información en un entorno seguro.
• Posibilidad de exportar informes.
• Homologación por la Agencia Tributaria.

3. Modernizar los equipos para que sean capaces de soportar la gran cantidad de datos que van a tener que procesar de ahora en adelante

4. Capacitar a los trabajadores para que adquieran las competencias necesarias para utilizar sin problema las nuevas herramientas. De hecho, la falta de talento digital es una de las barreras con las que se están encontrando muchas empresas que quieren transformarse digitalmente. Si la formación no es suficiente, el paso número cinco debería ser la incorporación de nuevos talentos con habilidades digitales.

5. Analizar los datos recopilados para detectar posibles errores, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones estratégicas.

¿Estás pensando en digitalizar los gastos de viaje profesionales? Okticket es una herramienta ágil y sencilla pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gastos, desde el momento en que se efectúa el gasto, hasta los procesos de validación, control y tramitación contable.

Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

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Aumentar los beneficios y reducir costes. La clave para que una empresa escale no es ningún misterio. En este camino al éxito, es muy importante gestionar los recursos de forma adecuada. También hacer lo posible para optimizar los procesos financieros. Para esto último es fundamental contar con una app de control de gastos de empresa.

¿Cómo funcionan estas herramientas? ¿Qué beneficios aportan para los departamentos de back office?¿En qué debes fijarte para escoger la que mejor se ajusta a tus necesidades?¿Cuáles son las mejores? A lo largo de este artículo responderemos todas tus dudas.

La importancia de contar con un software de gestión de gastos de empresa

Dar seguimiento a los gastos profesionales es una tarea complicada, máxime cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas. ¿Te imaginas poder controlar al detalle todos los pagos efectuados por los trabajadores? ¿Rastrear cada transacción? ¿Tener los gastos ordenados por categorías y departamentos?

Muchas ventajas, una sola herramienta

1. Al digitalizar y automatizar la gestión de las notas de gastos ahorrarás un montón de horas. Podrás invertirlas en realizar tareas que aporten más valor. Analizar datos, por ejemplo. ¿De cuánto tiempo hablamos? Depende de la herramienta que implantes. Lo que sí te podemos asegurar es que con Okticket dedicarás un 80% menos del tiempo a tareas administrativa. Calcula cuánto tiempo tardas ahora en realizar ese mismo proceso de forma manual.
2. Pasarás de no saber a dónde se ha ido el dinero a controlar hasta el último céntimo en tiempo real. En cuanto un empleado haga una compra y la registre en la app de gastos, ya podrás visualizar el movimiento. Fecha, hora, importe, lugar, categoría de comercio… La trazabilidad es absoluta.
3. ¿Y qué me dices de la posibilidad de atribuir un gasto a un determinado departamento, proyecto, centro de coste o empleado?
4. Si te preocupa el cumplimiento de la política de gastos, si te encuentras con errores derivados de la gestión manual de las notas de gastos o si has sufrido algún caso de fraude interno, es porque las medidas que has tomado no son suficientes. ¿Sabías que las aplicaciones de control de gastos permiten dejar atrás las irregularidades en el reporte y gestión de gastos profesionales? Y si por casualidad se produce alguna compra que no se ajusta a la política de empresa, podrás localizarla rápidamente. Eso si antes no has recibido una notificación alertándote de los comportamientos de gasto no deseados.
5. El control se intensifica si la solución elegida también ofrece tarjetas de empresa con límites que se ajusten a la política de gastos empresariales.
6. ¿Necesitas controlar todo el proceso de validación? Desde el envío a revisión hasta la liquidación, lo normal es que puedas personalizar el flujo de aprobación de los gastos.
7. Todo lo que hemos mencionado hasta ahora supone una mejora importante. Pero si hay algo que los directores financieros realmente valoran es tener la información guardada de forma ordenada, en un entorno completamente accesible. ¿Te imaginas tener todos los gastos agrupados por categorías? Esto te permitirá identificar patrones de gasto y áreas de oportunidad de mejora, lo que ya de por sí es una gran ventaja.

10 claves para elegir una app de control de gastos de empresa

¿Todavía sigues gestionando las notas de gastos de forma manual? ¿Ya cuentas con una solución de control de gastos, pero no acaba de convencerte? Tanto si estás pensando en contratar una herramienta de gestión de los gastos de tu organización como en cambiar la actual, debes tener en cuenta una serie de consejos que te ayudarán a encontrar la mejor.

¿Qué características son innegociables?

1. Usabilidad. Si la app que implantes no es fácil de utilizar, los trabajadores no van a querer usarla.  Concusión, te habrás gastado el dinero para nada.
2. Inmediatez. Asegúrate de que el proceso de implantación va a ser rápido, sencillo y con acompañamiento por parte del proveedor.
3. Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial. Asegúrate de que hay un conector que te permita pasar los gastos de la app a tu software de contabilidad de forma simple y automatizada.
4. Del mismo modo, te resultará muy útil disponer de conciliación bancaria automática.
5. Flexibilidad. Ninguna empresa es igual, y por eso es importante decantarse por una aplicación que se adapte a las necesidades de cada usuario.
6. Multidivisa. Si tus equipos viajan fuera de la zona Euro, asegúrate de que la app es capaz de hacer la conversión desde la divisa correspondiente al Euro.
7. Seguimiento de los gastos en tiempo real, por usuario y por categoría.
8. Validez legal. Probablemente uno de los objetivos sea digitalizar los tickets y facturas para deshacerte del papel,. En este caso, comprueba que la app de control de gastos está homologada por la Agencia Tributaria.  Solo así te asegurarás de que el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.
9. Seguridad: ¿La información de los gastos de tu empresa se van a guardar en un entorno seguro?
10. Soporte telefónico local e interlocución con personas.

Okticket: Cómo funciona la app de gastos de viaje profesionales más rápida y potente del mercado

¿Existe alguna aplicación que reúna tantos requisitos? Nosotros conocemos al menos una. Okticket ofrece todo eso, y mucho más. ¿Por ejemplo?

• Velocidad en la digitalización de tickets y facturas. La potente tecnología desarrollada por Okticket consigue que tus empleados reporten los gastos al momento, en lugar de dejarlo para final de mes. Con una simple foto, la información queda digitalizada al instante y accesible para el departamento financiero.
• Integración con los principales ERP, softwares de RRHH y sistemas de Business Intelligence del mercado.
• Lógica personalizada para tomar decisiones de aprobación o rechazo de hojas de gasto, basándonos en los criterios establecidos por tu departamento financiero.
• Conciliación bancaria automática de los pagos realizados con tarjeta.
• Tarjeta de empresa física o virtual. La OKT Card te permite configurar límites por usuario, por categoría o por periodo de tiempo.  
• Flujo de aprobación ágil y personalizado, generación de informes de una forma rápida y envío de alertas ante comportamientos de gasto que no se ajusten a la política de viajes de la empresa.
• Retorno rápido de la inversión. Empezarás a recuperar tu dinero desde el primer momento.
• Garantía legal. Okticket está homologado por la Agencia Tributaria, por lo que tus tickets y facturas tendrán la misma validez que si los presentaras en papel.

¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Desde la planificación hasta el reporte de gastos pasando por la ejecución. A lo largo de estos últimos cinco años, los viajes de empresa han experimentado una profunda transformación.

Las tendencias evolucionan cada año para adaptarse a las necesidades de los viajeros de negocios, quienes a su vez se han vuelto más exigentes.

El objetivo hoy en día es sacar el máximo partido a los viajes profesionales. Y para ello es indispensable acompañarse de las nuevas tecnologías.

Gastos digitalizados: La importancia de la contabilización automática

Entre las herramientas que pueden ofrecer una experiencia mejorada a los empleados desplazados destacan las que están enfocadas a la digitalización de gastos de viajes de negocios.

Esta es una de las principales conclusiones del informe Tendencias en Viajes Corporativos 2024, elaborado por Globetrender y Cytric Easy by Amadeus.

¿Por qué es tan importante implantar soluciones como Okticket? La respuesta la encontramos en el propio documento:

“Los gastos digitalizados impulsarán la personalización y mejorarán la experiencia del usuario, al tiempo que garantizarán la seguridad de los datos y el cumplimiento de la política de viajes”

A esto podemos añadir otra serie de ventajas. La más destacada es sin duda el adiós definitivo a la gestión manual de las notas de gastos. No más tareas tediosas, ni justificantes perdidos, ni persecuciones para poder liquidar gastos a fin de mes, ni incumplimiento de la política de gastos de viaje…

Tendencias en viajes de empresa 2024

El informe destaca otros seis factores que marcarán el futuro de los desplazamientos por motivos laborales:

1. Asistentes Personales de IA para una mejor experiencia de cliente

Trabaja todo el día, es paciente y tiene todas las respuestas. La Inteligencia Artificial Generativa (Gen-AI) es el asistente ideal para los viajeros de negocios.

Su aplicación va desde el asesoramiento a la hora de realizar la reserva hasta el recordatorio de las condiciones de la política de gastos de viaje de la empresa.

Preguntes lo que le peguntes, siempre tendrá la respuesta oportuna. Y si surge una incidencia durante el desplazamiento, también la soluciona.

2. Los eventos de “team building” se alargan

Las jornadas fuera de la oficina para hacer equipo llevan año celebrándose. Pero ahora van un paso más allá. Una tendencia en auge es la de realizar viajes más largos, a veces incluso fuera del país.

Las experiencias inmersivas, muchas veces en entornos naturales, cobran protagonismo. Rafting en aguas bravas, senderismo, yoga, voluntariado o bushcraft tropical son algunos ejemplos.

3. Un viaje, varios objetivos

Todo parece apuntar a que los viajes de empresa cortos y frecuentes están dejando paso a desplazamientos más espaciados en el tiempo, pero con mayor duración.

De esta forma, en lugar de coger un avión simplemente para asistir a una reunión, los empleados tendrán que aprovechar ese viaje para, por ejemplo, visitar a otros clientes de la zona, cerrar acuerdos, asistir a un evento, explorar el mercado, analizar a la competencia o, incluso, cerrar acuerdos.

"Al analizar el futuro de los viajes de negocios en 2024, está claro que se están produciendo dos grandes cambios en paralelo: la tecnología está facilitando cada vez más la planificación y la ejecución de los viajes; pero también hay un deseo de “volver a lo básico”, como demuestran los retiros corporativos en la naturaleza y el regreso de los “almuerzos de trabajo”. Esto pone de relieve el valor duradero de la conexión humana en la construcción de buenas relaciones empresariales. En última instancia, cada viaje debe optimizarse para justificar el rendimiento de la inversión y el impacto de carbono del avión.” (Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender)

4. Itinerarios combinados para optimizar el presupuesto

Si bien las políticas de gastos se han vuelto más estrictas, los viajes de negocios se han flexibilizado para adaptarse a las necesidades de los empleados.

Con el fin de cuidar a los viajeros de negocios, el bleisure del que tanto se ha hablado ha evolucionado hacia una forma distinta de combinar ocio y negocio.

Ya no solo se añaden días a los desplazamientos laborales para poder conocer el destino. Ahora también se empieza a ofrecer la posibilidad de realizar itinerarios combinados con destinos distintos, modos de transporte diferentes y cambio de alojamiento.

5. Foco en la neutralidad en carbono

Los compromisos de sostenibilidad se refuerzan para lograr el objetivo de alcanzar las emisiones netas de carbono cero de cara a 2050. Recordemos que esto incluye el compromiso de alejarse del consumo de combustibles fósiles y aumentar la producción de energías limpias.

Pues bien, según una encuesta realizada por Amadeus, el 90% de las empresas de viajes contaba con una estrategia para alcanzar objetivos de sostenibilidad medioambiental o tenía previsto ponerla en marcha en 2024.

Tanto la acumulación de compromisos en destino como los itinerarios combinados de los que hablábamos más arriba están alineados con esta estrategia para lograr los objetivos de sostenibilidad.

En este sentido, Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender, afirma lo siguiente: “Si hay una palabra que resuma los viajes de negocios en 2024, esa será "discernimiento". Los empleados ya no quieren sacrificar áreas de su vida personal para estar constantemente de viaje, y las empresas necesitan equilibrar el cumplimiento de los objetivos financieros y de ESG, lo que significará que todas las partes deberán ser más selectivas sobre los viajes a los que se comprometen."

“Las reuniones cara a cara tienen muchos beneficios, desde el aumento del capital social hasta el fomento de ideas y la participación conjunta en reflexiones más complejas. El contacto en persona proporciona una ventaja competitiva a la hora de reunirse con clientes y consumidores, ya que las conversaciones reales pueden generar interacciones más eficaces, eficientes y que fomenten la confianza.” (Deborah Mahoney, Directora de Ventas y Desarrollo de Negocio – Americas Amadeus Cytric Solutions)

6. Networking, networking, networking

¿Te suena esa imagen en la que un directivo sale a escondidas de una conferencia para reunirse con otro en privado? Pues cada vez será menos frecuente. El poder del networking está calando y los eventos son la oportunidad perfecta para fortalecer alianzas profesionales y hacer nuevos contactos.

Antes de terminar, un recordatorio. Se espera que en 2024 el mercado de los viajes de negocios supere los niveles de 2019.

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023, cuando se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Y los últimos datos aportados por Braintrust revelan que el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos) alcanzó el año pasado una cifra de negocio de 13.367 millones de euros, lo que supone un crecimiento del 8,5% respecto a 2019 y un 28,1% sobre el año 2022. Para 2024, se prevé que España roce los 15.000 millones de euros.

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IFEMA Madrid acogerá HIP 2024  los próximos días 19, 20 y 21 de febrero de2024. El evento se ha convertido en una cita ineludible para los profesionales del sector Horeca. ¿Quieres estar al tanto de las últimas innovaciones, productos y soluciones en hostelería? Te invitamos.

Conseguir tu pase gratuito es muy fácil .Lo único que tienes que hacer es entrar en la web de Horeca Professional Expo, en este enlace, y utilizar uno de los siguientes códigos:

• Passe Business: JJE1T
• Pase Premium VIP: FMS12

HIP 2024 contará con una zona de exposiciones en donde se darán cita más de 400 empresas y 1.000 categorías de producto. No faltarán zonas interactivas con shows y demos en directo. ¡Pasa a visitarnos por el stand número 3A158!

^‍Estarán presentes además más de 450 ponentes internacionales y 25 agendas específicas y summits para cada perfil profesional.

Agenda HIP 2024

Tendencias, casos de éxito, conceptos y estrategias en marketing y ventas, operaciones, gestión, digitalización, automatización, sostenibilidad, experiencia de cliente... ¿Preparado para disfrutar de tres días de conferencias y formación a cargo de más de 700 expertos internacionales? Aquí puedes ver la agenda completa.

Speakers Horeca Professional Expo

Entre los ponentes confirmados, destacan profesionales de la talla de Alejandro Hermo, CFO de MacDonald`s España, Alberto Ferreira, Director de Hosteleria de Campofrío Food Group o Yury Shevchenko, COO Director Ventas y Operaciones de Makro, entre otros. En este enlace puedes ver el listado completo de ponentes.

Restaurantes, hoteles, transporte, gasolina, kilometraje, peajes… Los equipos que se desplazan por trabajo incurren en una serie de gastos de viaje que las empresas deben compensar. De todos ellos, los enmarcados en la tipología de dietas laborales son los que más dudas generan.

¿Qué son las dietas de trabajo? ¿Cuándo se pagan? ¿Cómo se abonan? ¿Hay que declararlas? ¿Cuáles son las claves para gestionarlas de forma eficaz? A lo largo de este artículo daremos respuesta a las preguntas más frecuentes sobre las dietas o viáticos.

¿Qué son las dietas en el trabajo?

Lo primero que hay que explicar es que las dietas en el trabajo son compensaciones que se abonan a los empleados que tienen que desplazarse fuera del lugar de su residencia o de la localidad del centro de trabajo.

Por eso, no es raro encontrarse con que gastos de viaje profesionales y dietas se meten en el mismo saco. Pero hay diferencias. A modo de resumen, podemos decir que todas las dietas laborales son gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son dietas laborales.

La explicación es fácil. En los viáticos están incluidos los gastos de manutención y alojamiento de los empleados en movilidad. Normalmente, ese dinero se abona a los trabajadores por adelantado y el importe suele ser fijo.

Por su parte, los gastos de viaje de empresa varían en función de cada desplazamiento. Destino, duración del viaje, tipo de transporte… Las organizaciones abonan esos gastos de diferentes fórmulas:

• Mediante anticipos.
• Con tarjetas de empresa que ponen a disposición de los empleados.
• Realizando reembolsos. En este caso, los trabajadores adelantan el dinero de su bolsillo y posteriormente rellenan una nota de gastos a la que adjuntan todos los justificantes.

¿A cuánto se pagan las dietas laborales?

Volviendo a las dietas, otra cuestión que conviene aclarar es que no existe ninguna norma que establezca la cantidad concreta a pagar. Tanto el proceso de abono como el importe queda fijado en el convenio colectivo.

Si echamos un vistazo a diferentes convenios que son de dominio público, podemos ver que en nuestro país las dietas completas se mueven en una horquilla que va de los 30 a los 90 euros.

Que las cantidades sean mayores o menores, dependerá de varios factores. Entre ellos:

• La duración de viaje
• El destino
• Si se trata de un desplazamiento nacional o internacional
• Si hay que pasar o no la noche fuera de casa

¿Qué ocurre si los gastos superan el importe de las dietas? De nuevo, habría que mirar cada convenio.  Por ejemplo, en el último Convenio Colectivo de la Industria, Servicios e Instalaciones del Metal de la Comunidad de Madrid, se establece lo siguiente: “Si por circunstancias especiales los gastos originados por el desplazamiento sobrepasan el importe de las dietas, el exceso deberá ser abonado por la empresa, previo conocimiento de la misma y posterior justificación”.

Del texto también se desprende que la dieta completa por desplazamiento en 2021 era de 47,51 euros al día cuando el viaje duraba entre uno y siete días. La media dieta quedaba fijada en 9,74 euros. En 2022 el importe se incrementó un 1,5% y en 2023, otro 2% más.

¿Son obligatorias las dietas?

Pero que muchos convenios las contemplen no quiere decir que todas las compañías tengan que abonarlas. Según el Estatuto de los Trabajadores, son un derecho para los empleados, pero no son una obligación para las empresas.

Por tanto, cada organización puede decidir si ofrece o no dietas como compensación a los desplazamientos por motivos laborales.

Actualmente, el fraude interno afecta a más de la mitad de las empresas españolas. Y las cifras no paran de crecer. De hecho, seis de cada diez organizaciones reconoce que de un año para otro ha sufrido más casos (fuente: ACFE).

¿Por qué habiendo los medios que hay no se frenan las irregularidades en el reporte de los gastos profesionales? ¿Cuánto dinero pierden las organizaciones?  ¿Es posible recuperar el control de las notas de gastos?  Sigue leyendo para conocer las respuestas.

¿Qué es el fraude interno?

Antes de entrar al detalle, es importante explicar que el fraude interno es el ocasionado por los miembros de una organización. Va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de empresa. En este post nos centraremos en las irregularidades que se comenten al reportar gastos de viaje profesionales.

Tickets pasados más de una vez, gastos duplicados, cantidades que exceden el límite de gastos establecido por la empresa o compras realizadas en los días en los que el empleado no está trabajando son las principales irregularidades que se cometen con los gastos de empresa.

Fraude documental

Mención aparte merecen los tickets y facturas que no sirve como justificante. También puede ocurrir que, al rellenar una nota de gastos de forma manual, el trabajador anote la compra, pero no adjunte el justificante.

En este punto es importante recordar que los justificantes solo son válidos si contienen, como mínimo, la siguiente información::

• Fecha y lugar de emisión
• Numeración de la factura        
• CIF/NIF, dirección y demás datos del emisor
• Importe con el tipo impositivo
• Moneda en la que se paga
• Descripción de los productos/servicios

También es fundamental que no haya datos borrosos que dificulten la lectura.

Las causas de las irregularidades en el reporte de gastos

Por norma general, el fraude interno suele ser consecuencia de la falta de control interno y de la gestión manual de las notas de gastos. Vamos a poner un ejemplo que seguro que te suena:

Un empleado sale de viaje por trabajo, hace compras, y va acumulando los tickets y facturas en el bolsillo. El último día del mes se acuerda de que tiene que pasar gastos, así que los deja encima de tu mesa, amontonados de cualquier manera. Con las prisas, solo los miras por encima. Posteriormente, cuando los revisas con calma, te encuentras con gastos que habías aprobado, pero que realmente no se ajustan a la política de gastos de la empresa.

¿Qué puedes hacer ante esta situación? Si todavía gestionas las notas de gastos a mano, poca cosa. Como veremos un poco más abajo, la solución está en la digitalización de gastos de empresa.

¿Cuánto dinero pierden las empresas por errores en las notas de gastos?

Invertir en tecnología podría hacerte ahorrar mucho dinero. Se calcula que el coste del fraude interno para las empresas es el equivalente al 5% de sus ingresos anuales (fuente: ACFE). Más datos:

• Las pérdidas totales superan los 3,6 billones de dólares a nivel mundial (unos 34.000 millones de euros).
• Los casos de fraude empresarial tardan un año en detectarse y causan una pérdida media de 8.300 dólares al mes (7.900 euros)
• Cada caso de fraude cuesta 117 dólares de media a las empresas (103 euros). En 2020 el coste medio era de 125 dólares.
• En las pequeñas empresas es donde se dan más casos de fraude interno (el coste medio sube hasta los 150 dólares).

Hablamos por tanto de miles de euros que pueden suponer la pérdida de competitividad, de reputación y, consecuentemente, de clientes.

Herramientas para detectar el fraude interno

De ahí la necesidad de tomar medidas enfocadas a la prevención como las encaminadas a la detección de irregularidades en las notas de gastos.

Ala hora de prevenir, detectar y atajar el fraude interno en los gastos de viaje, la tecnología es una gran aliada, y las compañías son conscientes. Por eso, las organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas que acaban con los errores manuales. Como Okticket, la solución SaaS más rápida y potente para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales.

Además, las funcionalidades de Okticket están pensadas para ayudarte a detectar el fraude interno. ¿Todavía no conoces la OKT Card? ¿O la lógica personalizada?

Descarga gratis la guía para detectar el fraude empresarial

¿Quieres conocer cuáles son las mejores herramientas para prevenir y detectar el fraude interno? En este documento encontrarás:

• Explicación a las causas del fraude interno
  
• Las 'Red Flags' del fraude empresarial
• El coste de las irregularidades en las notas de gastos
• Y más, mucho más...

Descárgate la guía “Fraude interno en gastos de empresa: Herramientas para detectarlo" y descubre las claves para prevenir irregularidades en las notas de gastos.

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