El Finance Meeting 2024 vuelve un año más a Madrid. Y en Okticket repetimos aportación por tercer año consecutivo. Pasa a visitarnos por el stand número 23 y conoce en primicia las nuevas funcionalidades que hemos desarrollado.

El próximo 9 de octubre de 2024, Kinépolis Ciudad de la Imagen acogerá la octava edición del encuentro profesional para los responsables financieros que buscan soluciones novedosas enfocadas a la mejora de la gestión financiera.

Programa Finance Meeting 2024

La agenda de la jornada incluye más de una docena de mesas redondas en las que se tratarán interesantes temas de actualidad para el sector. Entre otros:

• Construir y liderar el equipo de finanzas.
• Vigilar el cumplimiento normativo en escenarios cada vez más inciertos y complejos.
• Integrar rentabilidad y sostenibilidad, un cambio de cultura en finanzas.
• La gestión de tesorería, en la primera línea de batalla.
• IA Generativa y áreas financieras: retos y oportunidades.
• Planificación Financiera o cómo sobrevivir a entornos BANI.
• Financiar el cambio y el crecimiento.

Coloquio: El CFO como socio estratégico

A destacar el coloquio "CFO as a strategic business partner", que contará con la participación de nuestro compañero Víctor Carrasco, experto en digitalización financiera (10:45 horas en la Sala Lumiére).

La mesa redonda se centrará a tres ideas clave.

1. La Evolución del CFO: De Director Financiero a Socio Estratégico del CEO

La función del CFO ha experimentado una notable evolución, posicionándose cada vez más como un partner estratégico del CEO y un colaborador clave con el resto de áreas de la compañía. La digitalización ha jugado un papel crucial en esta transformación, facilitando una mayor integración y comunicación entre departamentos, así como con los stakeholders externos. ¿Cómo ha impulsado la digitalización este cambio? ¿Qué beneficios ha traído la mayor apertura y colaboración entre el CFO y el resto de la organización?

2. Desafíos y Soluciones para el CFO: Convertirse en un Activo Estratégico

El CFO tiene el potencial de generar un alto valor estratégico dentro de la empresa, pero este crecimiento puede verse limitado si no se le brinda el apoyo necesario. Para evitar frenar su evolución, es esencial comprender sus principales frustraciones: ¿Cuáles son los obstáculos más comunes que enfrenta un CFO en su día a día? ¿Qué soluciones existen para empoderarlo y permitirle desempeñar su rol de manera más efectiva?

3. ¿Es el CFO el Sucesor Natural del CEO? Retos y Oportunidades

En muchas empresas, el CFO es visto como el sucesor natural del CEO debido a su profundo conocimiento del negocio y su visión estratégica. Sin embargo, para asumir este rol, debe superar ciertos obstáculos. ¿Cuáles son los principales retos que enfrenta un CFO en su camino hacia la dirección general? ¿Cómo puede prepararse para liderar una organización en un futuro cercano?

Acompañan a Okticket en este coloquio Juan Contreras,  Solutions Lead de InnoQubit y Alejandro Salvador, Director de Exact Iberia y Polonia. Modera: Valvanera Lecha, directora de comunicación Financiera de LLYC

Si todavía no te has inscrito, puedes hacerlo en este enlace.

En la siguiente galería puedes ver algunas imágenes de los momentos vividos por el equipo de Okticket durante el Finance Meeting 2023.

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Un ahorro del 60% en costes y del 50% en tiempo de procesamiento. La automatización de informes de gastos permite a las empresas controlar mejor el gasto, reducir tareas manuales y acelerar procesos clave como solicitar reembolsos, aprobaciones internas y cierres contables.

Por tanto, no es simplemente una cuestión operativa: es una herramienta de control financiero, auditoría y planificación presupuestaria.

En este artículo, te mostraremos los principales beneficios de este proceso. Pero primero, es importante entender qué son los informes de gastos y por qué son esenciales para una buena gestión financiera.

¿Para qué sirven? ¿En qué se diferencian los reportes digitales de los manuales? ¿Es posible crear informes en segundos? Sigue leyendo para conocer las respuestas a estas preguntas.

¿Qué son los informes de gastos de empresa y por qué son fundamentales?

Si hiciéramos una lista de las tareas más engorrosas para los departamentos financieros, la elaboración de los reportes de gastos relacionados con la actividad empresarial de empresa estaría sin duda en los primeros puestos.

Un informe de gastos es un documento estructurado donde se registran los gastos realizados por los empleados en nombre de la empresa durante un periodo concreto. Su función es múltiple:

• Controlar y analizar el gasto corporativo.
• Garantizar el cumplimiento de políticas internas.
• Facilitar auditorías y revisiones contables.
• Detectar errores, duplicidades o posibles fraudes.
• Mejorar la previsión y optimización de costes.

Cuando el proceso es manual, aparecen errores, retrasos y falta de visibilidad. La automatización elimina estos problemas desde el origen.

¿Qué debe incluir un informe de gastos completo?

Para que un informe de gastos sea útil y válido a nivel fiscal y contable, debe incluir al menos:

• Periodo del informe (fechas de inicio y fin).
• Datos del empleado y, si aplica, del departamento.
• Información del proveedor: Nombre de la empresa. CIF y  dirección comercial.
• Detalle de cada gasto:: Fecha de la transacción; Categoría del gasto: restaurante, alojamiento, transporte, kilometraje, etc.; Precio antes de aplicar impuestos; Importe total incluyendo impuestos; Desglose del IVA o impuestos equivalentes; Método de pago (tarjeta corporativa, efectivo, etc.); Descripción detallada del concepto.
• Justificantes: tickets o facturas digitalizados.
• Estado del informe: enviado, en revisión, aprobado o reembolsado.

Un software de automatización centraliza toda esta información y la valida automáticamente según las reglas de la empresa.

La importancia crítica para viajes de negocios

Los informes de gastos adquieren especial relevancia en el contexto de los desplazamientos corporativos. Durante un viaje de negocios, los empleados generan múltiples gastos reembolsables que deben documentarse meticulosamente:

• Alojamiento en hoteles o apartamentos
• Comidas y dietas diarias
• Transporte público o privado
• Gasolina y peajes
• Kilometraje cuando se utiliza vehículo particular
• Aparcamiento
• Conexiones a internet
• Llamadas telefónicas profesionales

La correcta gestión de estos gastos no solo garantiza el reembolso justo al trabajador, sino que también asegura el cumplimiento de las políticas de viajes corporativos establecidas por la empresa.

Diferencias entre notas de gastos manuales y digitales

La forma en que se elaboran los informes puede impactar directamente en la eficiencia de una empresa..

El método tradicional y sus limitaciones

Los informes de gastos manuales han sido durante décadas el estándar en las empresas. Este proceso tradicional implica:

1. Recopilación física de tickets en papel
2. Cumplimentación manual de formularios o plantillas
3. Cálculos aritméticos realizados a mano
4. Envío físico o por email de la documentación
5. Revisión manual por parte del supervisor
6. Archivo físico de la documentación

Este método presenta serios inconvenientes que afectan directamente a la productividad empresarial. A destacar: el consumo excesivo de tiempo, la alta tasa de errores, la pérdida de documentación o la falta de visibilidad en tiempo real.

Características y ventajas del informe digital

En cambio, los informes digitales se crean, completan y gestionan a través de un software especializado o de plataformas en línea. Con ello, se mejora significativamente el proceso.

Las principales ventajas incluyen:

• Escaneo y digitalización automática de recibos.
• Categorización automática de los gastos.
• Accesibilidad en tiempo real desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto permite a los empleados actualizar sus informes de gastos en tiempo real, incluso cuando están en movimiento, y a los supervisores revisar y aprobar los informes sin necesidad de estar físicamente presentes.
• Algunos sistemas permiten la integración con tarjetas corporativas, lo que facilita la importación automática de transacciones.
• Protección de datos mediante medidas de seguridad y almacenamiento seguro en la nube.

En definitiva, la digitalización elimina papeleo, mejora la consistencia de los datos y ofrece historiales detallados por método de pago. Esto facilita el seguimiento, la aprobación y el reembolso del dinero.

Las empresas que han digitalizado su gestión de gastos reportan una reducción del 70% en errores administrativos y una mejora del 40% en la visibilidad y control de sus finanzas, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas

Beneficios reales de automatizar informes de gastos

¿Por qué es crucial tener los informes de gastos en formato digital? Los beneficios para las empresas van desde mejorar la eficiencia operativa hasta fortalecer el control financiero.

Utilizar aplicaciones de gestión de gastos es esencial para un CFO (Chief Financial Officer), ya que obtienen información clave para tomar decisiones estratégicas que impactan la salud financiera de la empresa.

1. Eficiencia y rapidez

La automatización reduce el tiempo de procesamiento, desde la captura hasta la aprobación del reembolso.

2. Precisión y reducción de errores

La extracción automática de datos minimiza los errores humanos, como cálculos incorrectos o categorizaciones erróneas.

Además, las herramientas digitales pueden incluir validaciones automáticas que aseguran que los datos ingresados cumplan con las políticas de la empresa.

Todo ello mejora la precisión y garantiza que los datos sean consistentes y exactos.

3. Accesibilidad y conveniencia

Los reportes digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento, permitiendo a los empleados y gestores revisar y aprobar gastos de manera más ágil.

4. Visibilidad financiera en tiempo real

Uno de los beneficios más valorados por los CFO es la capacidad de monitorizar los gastos corporativos en tiempo real:

• Dashboards interactivos: Visualización instantánea de métricas clave como gasto acumulado, desviaciones presupuestarias o gastos pendientes de aprobación.
• Alertas proactivas: Notificaciones automáticas cuando se detectan gastos inusuales, se superan límites presupuestarios o se incumplen políticas corporativas.
• Proyecciones precisas: La disponibilidad de datos actualizados permite realizar previsiones financieras más exactas y ajustar estrategias de manera ágil.

5. Análisis de datos

Facilita la identificación de tendencias de gasto, áreas de ahorro y posibles fraudes o incumplimientos de políticas internas.

6. Facilidad de integración y análisis

Los sistemas de informes de gastos digitales se pueden integrar fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, lo que mejora la eficiencia en la contabilidad general.

Un análisis más profundo de los datos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre su gestión financiera.

7. Sostenibilidad y reducción de costes

Al eliminar la necesidad de papel y de procesos manuales, los informes digitales contribuyen a una reducción de costes operativos y a disminuir el impacto ambiental, apoyando las iniciativas de sostenibilidad empresarial.

8. Mejora de la Experiencia de Usuario

Las plataformas digitales suelen ofrecer interfaces intuitivas que facilitan la creación y envío de informes, lo que mejora la experiencia del usuario y reduce la curva de aprendizaje.

Y como los informes digitales permiten una revisión y aprobación más rápida, se aceleran los procesos de reembolso de gastos para los empleados.

9. Seguridad

Los informes de gastos digitales suelen estar protegidos por medidas de seguridad como encriptación y autenticación de usuarios, asegurando que la información sensible esté resguardada contra accesos no autorizados.

10. Cumplimiento normativo

Los informes organizados ayudan a los departamentos financieros a cumplir con los requisitos legales. Al proporcionar un registro detallado y fácilmente accesible de los gastos, reducen el riesgo de sanciones.

Estos beneficios dejan claro que la digitalización y automatización de los informes de gastos sea una necesidad para las empresas que buscan optimizar su gestión financiera, mantener un control riguroso sobre sus gastos y seguir siendo competitivas en un entorno cada vez más digital.

¿Cómo crear reportes digitales en segundos?

A la hora de elaborar un informe de gastos de empresa debes tener en cuenta que no existe un modelo único. Puedes tener tu propia plantilla, adaptada a la política de gastos de tu empresa. El proceso es este:

1. El empleado captura el ticket o factura desde el móvil.
2. El sistema extrae los datos automáticamente mediante OCR.
3. El gasto se clasifica según reglas y políticas internas.
4. Se asocia al método de pago correspondiente.
5. El informe se envía a aprobación con un solo clic.
6. Una vez aprobado, se procesa el pago o se solicita el reembolso.
7. El gasto queda registrado en contabilidad sin duplicidades.

Asimismo, antes de elaborar un informe de gastos, un CFO debe tener claros varios aspectos clave:

1. ¿Para qué se utilizará la hoja de gastos? El objetivo es el control interno, una auditoría, una planificación presupuestaria…
2. ¿Qué tipo de gastos van a registrarse?
3. ¿Con qué frecuencia se generarán los informes?
4. ¿Qué estructura va a seguir?
5. ¿Están justificados todos los gastos?
6. ¿La política de gastos está definida?
7. ¿Qué herramienta vas a utilizar? Recuerda que la tecnología financiera es tu mejor aliado en este proceso.

Buenas prácticas para una gestión eficiente de gastos

• Define políticas claras de gasto y reembolso.
• Limita y controla los métodos de pago permitidos.
• Automatiza aprobaciones según importe o categoría.
• Integra los informes con tu software contable.
• Analiza periódicamente los datos para optimizar costes.

Okticket: La herramienta que transformará la gestión de informes de gastos en tu empresa

Como ya hemos mencionado, este proceso lleva bastante tiempo si lo realizas de forma manual. Pero será rapidísimo si utilizas un software de gestión de gastos como Okticket.

Con su tecnología avanzada, simplifica y automatiza todo el proceso, mejorando la eficiencia y el control financiero. Solo tienes que seguir unos sencillos pasos:

1. Saca una foto al ticket o factura con la cámara de la aplicación. La herramienta automáticamente extrae y digitaliza la información clave, como la fecha, el importe y la categoría del gasto.
2. Asigna la categoría y añade cualquier detalle adicional que pueda ser relevante, como la finalidad del gasto o el número de comensales en una comida de negocios.
3. Asigna el gasto a una hoja de gastos.
4. Revisa que todos los datos son correctos antes de enviar a aprobación. Si tienes rol de administrador, puedes aprobar la hoja de gastos.
5. Descarga el informe de gastos (en formato PDF y CSV).

Además, puedes filtrar la información como quieras y desde la “Vista avanzada”, crear tus propios tableros con la información que necesites en cada momento.

"Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP SAP es toda una liberación, trabajamos con la seguridad de tener el control de los datos de gasto" (Cupa Group)

Conclusión

La automatización de informes de gastos transforma un proceso lento y propenso a errores en un sistema ágil, controlado y transparente. Las empresas que digitalizan estos documentos  no solo ahorran tiempo y dinero, sino que también optimizan su control financiero y mejoran la experiencia de sus empleados. Al mismo tiempo, obtienen información clave para tomar mejores decisiones financieras.

¿Quieres disfrutar de las ventajas que supone la automatización de informes de gastos? Contacta con nosotros.

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Urgencia en la Agenda 2030. Quedan seis años para la fecha límite, pero de seguir así, no vamos a lograr alcanzar ninguno de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Las 169 metas tampoco van por buen camino.

Estas son las principales conclusiones del Informe de Desarrollo Sostenible 2024 publicado hace unos días por la Red de Soluciones para el Desarrollo Sostenible (SDSN) de la Organización de las Naciones Unidas (ONU).

Por tanto, es ahora o nunca. Las empresas deben realizar un esfuerzo para reforzar sus inversiones en sostenibilidad empresarial.

¿Quieres que tu compañía se convierta en agente de cambio? Empieza por implementar un modelo de negocio que no se limite simplemente a obtener una rentabilidad financiera. También tiene que generar valor social, medioambiental y económico. Es decir, incluir los criterios ESG en la estrategia de negocio.

Alcanzar los ODS de la Agenda 2030 pasa por alinear las inversiones corporativas con los objetivos de sostenibilidad.

Y como principal responsable de las finanzas empresariales, corresponde al CFO (Chief Financial Officer) lograr que la promoción de la sostenibilidad empresarial se integre con la estrategia de la compañía.

10 billones de dólares para finanzas dirigidas al desarrollo sostenible

Enseguida veremos las estrategias orientadas a crear valor sostenible. Pero antes, una aclaración. Los propios CFOs han insistido en la importancia de las inversiones corporativas para alcanzar los objetivos del Acuerdo de París.

Durante el último Foro de Inversión en los ODS de la COP28, la Coalición de Directores Financieros del Pacto Mundial de las Naciones Unidas para los ODS anunciaba su intención de crear un mercado de 10 billones de dólares para finanzas dirigidas a los ODS para 2030.

Esta coalición de CFOs, de la que también forman parte conocidas empresas españolas (Celsa Group, FCC Construcción, Grupo Nueva Pescanova, Solunion Seguros y Tevalcor), ha elaborado un informe en el que explica por qué el papel de los directores financieros es fundamental para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.

CFO y sostenibilidad: Estrategias para alcanzar los objetivos de finanzas sostenibles

Según se desprende del “Corporate Investments to Achieve Climate Ambitions”, es responsabilidad del CFO llevar a cabo una serie de acciones. Entre ellas:

1. Establecer objetivos basados en la ciencia que proporcionen metodologías creíbles y apropiadas para verificar el progreso de una empresa hacia el “cero neto” en emisiones.
2. Determinar inversiones climáticas que sean decisivas para reducir las emisiones de GEI (Gases de Efecto Invernadero) y que transformen modelos empresariales completos.
3. Utilizar la financiación vinculada a los ODS como un mecanismo de compromiso que incentive o incluso obligue a las empresas a cumplir sus planes climáticos.
4. Comunicar a los inversores los compromisos climáticos justificados para facilitar el acceso al capital.

Del mismo modo, el informe sobre Riegos Globales 2024 del Foro Económico Mundial defiende la necesidad de que los líderes empresariales definan estrategias orientadas a la sostenibilidad empresarial.

¿Y cuáles son estas estrategias? El Pacto Global de las Naciones Unidas da algunas pautas de acción (fuente: guía Forward Faster).

• Adoptar los principios de los CFOs, que integran las inversiones y las finanzas de los ODS.
• Utilizar análisis comparativos para establecer objetivos claros de cara a 2030.
• Divulgar de forma transparente las inversiones alineadas con los ODS.
• Desarrollar un marco de finanzas sostenibles.
• Verificar objetivos ambiciosos a través de terceros. De esta forma, el compromiso de sostenibilidad ganará credibilidad.

Integración de Objetivos de Sostenibilidad en la Estrategia Financiera

A estas iniciativas y a las que hemos ido mencionando anteriormente hay que añadir las que hemos ido recopilando:

• Asignación eficiente de recursos. Esto implica el priorizar las inversiones en proyectos y tecnologías sostenibles que ofrezcan el mejor retorno sobre la inversión (ROI) .
• Fomento de la cultura corporativa sostenible. Puede ser ofreciendo programas de formación para el personal o el fomento de iniciativas de sostenibilidad.
• Colaboración con proveedores y clientes para mejorar las prácticas sostenibles.
• Desarrollo de nuevos productos y servicios que ofrezcan beneficios sostenibles. En el caso de las Fintech, por ejemplo, puede ser la promoción del pago digital como alternativa a opciones menos sostenibles como el efectivo.
• Adopción de herramientas de digitalización. Estas facilitan la gestión eficiente de los recursos y la automatización de procesos relacionados con la sostenibilidad.
• Implantación de herramientas de análisis de datos para monitorear y reportar el desempeño en sostenibilidad. Esto ayuda en la toma de decisiones informadas.
• Implementación de tecnologías verdes, que mejoren la eficiencia energética y reduzcan el impacto ambiental.
• Cumplimiento de las diferentes normativas en materia de sostenibilidad. Por ejemplo, la nueva directiva de la UE obliga a las empresas a ser más transparentes con su huella medioambiental.
• Obtención de certificaciones reconocidas en sostenibilidad que avalen los esfuerzos y logros de la empresa.

Implementando estas estrategias, un CFO puede ayudar a su empresa a cumplir con los objetivos de sostenibilidad. También a obtener ventajas competitivas y a construir una reputación sólida en responsabilidad corporativa.

Beneficios de la sostenibilidad empresarial

Por tanto, no resulta difícil comprender por qué las empresas están cada vez más interesadas en operar en entornos sostenibles, abordando aspectos medioambientales, sociales y económicos.

Este auge ya se está notando en España, con los beneficios que ello supone. ¿Por qué las empresas deberían ser sostenibles? Principalmente, porque solo así podrán sobrevivir.

Ya se habla de que hay un 80% de consumidores que valoran positivamente el hecho de que una marca apueste por la sostenibilidad. Y muchos de ellos no compran en compañías sin conciencia.

Más razones para apostar por la sostenibilidad empresarial:

• Impulsa la Innovación. Facilita la creación de nuevas soluciones, reduce costos y mejora la oferta de productos y servicios.
• Mejora el posicionamiento en el mercado. Refuerza la imagen de la empresa frente a competidores y proveedores.
• Atrae y retiene Talento. Aumenta el atractivo de la empresa para empleados potenciales y actuales.
• Cumple con normativas futuras. Adelanta a la empresa a las regulaciones comunitarias obligatorias.
• Facilita la internacionalización. Simplifica la expansión global mediante el uso de prácticas sostenibles reconocidas a nivel internacional.
• Acceso a recursos financieros. Facilita la obtención de seguros, inversiones y créditos.
• Ventaja en licitaciones públicas. Beneficia los procesos de licitación y adjudicación de contratos de bienes y servicios.
• Genera confianza a través de la transparencia. Fomenta la confianza de clientes y socios mediante prácticas empresariales abiertas y responsables.
• Fortalece relaciones con partes interesadas. Refuerza las conexiones con la cadena de valor y las partes interesadas clave.
• Reducción de riesgos operativos. La sostenibilidad ayuda a identificar y mitigar riesgos ambientales y sociales antes de que se conviertan en problemas costosos, mejorando la resiliencia y la continuidad del negocio.

En resumen, adoptar prácticas de sostenibilidad empresarial genera un impacto positivo en la sociedad, el medio ambiente y las personas, posicionando a la empresa como un líder responsable y comprometido.

Inversión en Tecnología para crear valor sostenible

Como estamos viendo, el director financiero juega un papel fundamental a la hora de alinear inversiones para cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Y una de las opciones más sencillas de implementar es la implementación de herramientas tecnológicas que contribuyan a la sostenibilidad.

Es el caso, por ejemplo, de las soluciones de digitalización de gastos como Okticket. Como la app automatiza la captura, procesamiento y gestión de recibos y facturas, elimina la necesidad de almacenamiento físico y minimiza el uso de papel.

“Por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2 (informe europeo “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos”)

Y como los datos se almacenan en la nube, también se ahorra en consumo de energía. Lo que a su vez reduce el impacto medioambiental.

“Las pymes pueden ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube” (Telefónica Tech)

Al mismo tiempo, Okticket ofrece un montón de ventajas. Entre ellas:

• Simplifica el flujo de trabajo
• Proporciona visibilidad de los gastos en tiempo real
• Reduce los errores y bloquea el fraude interno
• Facilita el cumplimiento de normativas y auditorías

Todo ello, con una inversión mínima.

En conclusión. Implementar una solución como Okticket puede ser una parte clave de una estrategia de inversión en tecnología que no solo mejora la eficiencia y reduce costos, sino que también apoya los objetivos de sostenibilidad al reducir el impacto ambiental asociado con la gestión de documentos y procesos manuales.

¡En Okticket hemos sido seleccionados para participar en la quinta edición del ScaleupSpain Network!

El programa es una iniciativa de la Fundación Innovación Bankinter, Endeavor Spain y Wayra para acompañar a startups españolas con un alto potencial para convertirse en motores del ecosistema emprendedor.

Empresas participantes en Scaleup Spain Network 2024

En esta edición participarán un total de 13 empresas. ¿Quiénes nos acompañarán en este camino de crecimiento y consolidación?

• IURBAN:  Desarrolla soluciones avanzadas de eficiencia energética y gestión inteligente de recursos urbanos, facilitando la optimización del consumo energético en ciudades y comunidades.
• Saishoart: Plataforma online que democratiza la inversión en arte contemporáneo, permitiendo a los usuarios adquirir obras de artistas emergentes y consolidados de manera accesible y segura.
• Ciudadela: Se trata de un Property-Services-Marketplace que, a través de la digitalización de la administración de comunidades de propietarios, da una solución 360º de servicios a la comunidad y al hogar.
• Weecover: Proveedor de seguros integrados para e-commerce y servicios digitales, permitiendo a los negocios ofrecer protección adicional a sus clientes de manera fácil y rápida.
• Imperia: Software SaaS industrial para la gestión y optimización de cadenas de suministro.
• Divilo: Desarrolla soluciones innovadoras de pago y servicios financieros digitales, diseñadas para mejorar la eficiencia y seguridad de las transacciones empresariales.
• Dcycle: Plataforma de tecnología sostenible que permite a las empresas medir y reducir su impacto ambiental, promoviendo prácticas empresariales responsables y sostenibles.
• Uelz: Automatiza los procesos de cobros y pagos recurrentes para negocios y autónomos, facilitando la gestión financiera con una plataforma intuitiva y eficiente.
• Webel: Es un marketplace de servicios a domicilio, que a través de su plataforma facilitan el acceso cualquier servicio al hogar (como limpieza, clases particulares, belleza), poniendo en contacto clientes y proveedores.
• Docline: Plataforma de telemedicina que ofrece consultas y seguimiento médico online, mejorando el acceso a servicios de salud de calidad desde cualquier lugar.
• Cafler: Servicio de movilidad que facilita el traslado de vehículos a talleres, ITV y otros destinos, proporcionando comodidad y ahorro de tiempo a los usuarios mediante una plataforma fácil de usar.
• MUPPY: Plataforma de Flex-Living que ofrece alojamientos, servicios y contenidos por meses para que puedas vivir, descubrir y disfrutar de tu nueva ciudad como auténtico el local.

Objetivos del programa

El objetivo del programa es ”ayudar a scaleups en su proceso de maduración y transformación a través de la anticipación de los retos que se encontrarán a lo largo del camino y el desarrollo de sus fundadores y equipo directivo, y la creación de una red de colaboración entre los fundadores para establecer vínculos, compartir sus experiencias y fomentar el aprendizaje en comunidad”.

Para ello, ScaleUp Spain Network  combina un modelo de aprendizaje teórico con sesiones prácticas lideradas por los fundadores de algunas de las scaleups, empresas con mayor tamaño y crecimiento, más exitosas de nuestro país y a nivel internacional, tales como Iñaki Berenguer (Coverwallet, Life Extension Ventures), Jorge Poyatos (Seedtag), Juan de Antonio (Cabify) y Pablo Fernández (Clicars, Clikalia, Clidrive). Además de expertos e inversores nacionales e internacionales como Miguel Arias (Kfund) y Andrés Dancausa (The Venture City). Todo ello es ofrecido sin coste alguno para las empresas seleccionadas.

Sobre Wayra

Wayra es el Corporate Venture Capital de Telefónica, a través del cual, invierte en startups con capacidad para atraer innovación a Telefónica y presta servicios de innovación a terceros, para ayudarles a llevar sus iniciativas de Innovación abierta al siguiente nivel.

Con presencia global, cuenta con siete hubs en Europa (España -Madrid y Barcelona-, Reino Unido y Alemania) y Latinoamérica (Brasil, Argentina y Colombia), y equipos que operan en nueve países. A través de sus fondos, está presente también en Silicon Valley e Israel.

Desde su creación, hace más de 15 años, Wayra ha invertido 233 millones de euros en más de 1.100 startups. Actualmente, cuenta con más de 530 startups en su portfolio, de las que más de 190 trabajan con Telefónica. 

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¿Pasas más tiempo en los aeropuertos que en tu propia casa? Cuando las terminales se convierten en tu segunda oficina, es complicado seguir con tu ritmo de trabajo. Pero mantener la productividad en viajes de empresa es necesario.

Y sí ¡Es posible! Desde las salas de embarque hasta la selección de asientos, pasando por las apps descargadas en tu móvil o la ropa que llevas puesta influyen en tu capacidad para trabajar sobre la marcha.

¿Cómo lograr que una oficina móvil se viable? Veamos algunos tips.

Dónde hacer networking en los aeropuertos

Cuando hablamos de ser productivo durante un viaje de empresa no nos referimos solo a estar sentados frente al ordenador. Como seguro que sabes, de las conversaciones con otros profesionales salen muchos negocios.

Pues bien, en los aeropuertos también es posible hacer networking. Cafeterías, lounges y espacios de trabajo son espacios frecuentados por otros viajeros de negocios como tú.

En Madrid, por ejemplo, tienes el área de trabajo de la T4S, con espacios equipados para conectarse. Y la terminal T2 cuenta con varias salas de reuniones.

En Barcelona, las meeting rooms se encuentran situadas en la T1. Y hay espacios similares en todos los grandes aeropuertos.

Salas VIP con acceso libre

Pero sin duda, los mejores lugares para hacer contactos profesionales son las salas VIP. Si no cuentas con un billete de clase Business, siempre puedes acceder a las salas VIP independientes.

Estas no están operadas por ninguna aerolínea y el acceso es mediante el pago por uso.  La sala VIP Cibeles del Aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas es independiente, al igual que las Colomer y Canudas del Aeropuerto Josep Tarradellas Barcelona-El Prat.

En la página web de Aena puedes echar un vistazo a las salas VIP de los aeropuertos españoles.

Un consejo: si tienes pensado mantener reuniones durante los trayectos, es importante que vayas vestido para la ocasión, con prendas cómodas pero profesionales.

¿Cuál es el mejor asiento en el avión para trabajar?

Una vez en el aire, la elección del asiento puede influir en la capacidad de concentración. Si necesitas trabajar durante un vuelo y la Primera Clase no es una opción, lo ideal es que selecciones una ubicación tranquila.

Las mejores filas son las de la parte delantera del avión, donde el sonido de los motores no se percibe con tanta intensidad. Además, si eliges el asiento de la ventanilla tendrás menos interrupciones por parte de tus compañeros de viaje.

En este sentido, un estudio publicado por el comparador de vuelos Skyscanner revelaba que la mejor butaca es la 6A. La peor, la 31E.

¿Y qué ocurre con las salidas de emergencia o las filas que están detrás de una mampara? También son una buena opción si necesitas espacio para las piernas, pero debes tener en cuenta los inconvenientes. Los asientos de las salidas de emergencia no suelen ser reclinables.

Detrás de una mampara también estarás más cómodo, pero probablemente te toque al lado un bebé o un niño pequeño.

A evitar: las últimas filas, el asiento del centro y áreas cercanas al baño y la cocina.

Además, es importante que te asegures de que el asiento tiene acceso a un enchufe.

Puedes echar un vistazo al mapa de asientos de tu vuelo en páginas como SeatMaps o SeatGuru.

Mantener la productividad en viajes de empresa: Consejos para vuelos largos

Ya estás en el avión, en el asiento que has escogido y toca sacar el portátil. ¿Es posible trabajar en el aire? Estas son algunas de las técnicas empleadas por los viajeros de negocios para aprovechar el tiempo en los viajes largos.

• Para que no te afecten esos momentos en los que los dispositivos tienen que estar en “modo vuelo”, antes de embarcar es recomendable que descargues todos los documentos y archivos que vayas a necesitar. Del mismo modo, comprueba que todas las aplicaciones que utilices funcionan sin necesidad de conexión a Internet.
• Asegúrate de que tus dispositivos móviles tengan la carga completa. No obstante, no está de más que lleves una batería portátil también cargada.
• Durante el vuelo, te vendrán muy bien unos auriculares con cancelación de ruido.
• Comienza por las tareas más importantes y deja las más sencillas para el final del vuelo.

Y muy importante. Una persona cansada y deshidratada no es productiva. Así que tómate algún descanso y asegúrate de beber agua.

Aplicaciones móviles imprescindibles para viajeros de negocios

Al principio de este post hablábamos de las posibilidades de networking que ofrecen las salas VIP. Pues bien, aplicaciones como LoungeBuddy ofrecen la información que necesitas sobre estos espacios. Incluye un buscador y la opción de comprar pases de acceso.

Tampoco pueden faltar herramientas que faciliten la organización y productividad.  Aplicaciones de gestión de tareas, como puede ser Trello, son de gran ayuda. Por su parte, Evernote es útil para tomar notas y organizar ideas sobre la marcha.

La mejor solución para la gestión de gastos de viaje profesionales

Un viajero de negocios necesita realizar ciertas compras durante los desplazamientos. Para poder solicitar el posterior reembolso, tiene que guardar los tickets y facturas. ¿Sabes el tiempo que va a tardar en hacer el reporte de todos esos gastos?

Por eso, no podemos terminar este post sin hablar de la necesidad de contar con una herramienta para simplificar la gestión de las notas de gastos. Y en este sentido, Okticket cuenta con la tecnología más rápida y potente para gestionar los gastos de viaje profesionales.

Recordemos algunas de sus ventajas:

• El ahorro en tareas administrativas es del 80% si se compara con la gestión manual.  Esta capacidad de escanear y registrar gastos rápidamente permite a los viajeros dedicar más tiempo a sus actividades principales.
• La información de gastos está ordenada, categorizada y visible para los responsables financieros.
• Integración con los principales sistemas de contabilidad y gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente, alineada con la política de gastos de tu empresa.
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta.
• Compatibilidad con múltiples idiomas y monedas, lo que la hace ideal para empresas con operaciones internacionales.
• La funcionalidad multi divisa convierte automáticamente en euros los gastos en monedas extranjeras.

En definitiva, Okticket se destaca como una de las herramientas más eficientes y potentes en el mercado para la gestión de gastos de viaje profesionales. Gracias a las funcionalidades diseñadas para optimizar el tiempo y reducir la carga administrativa, la herramienta ofrece una gran mejora en la productividad y el control financiero.

¿Quieres comprobarlo? Ponte en contacto con nosotros.

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Las empresas españolas están aumentando su negocio internacional. Ya sea para aterrizar en nuevos mercados, ampliar sus alianzas o diversificar canales, es necesario abrirse al exterior. Esto conlleva desplazar equipos y, como consecuencia, enfrentarse a un nuevo escenario financiero: la gestión de gastos en viajes de empresa al extranjero.

La importancia de optimizar este proceso no radica solo en la rentabilidad y la eficiencia operativa. Una gestión eficaz de estos gastos asegura el cumplimiento normativo y fiscal, además de fortalecer la gestión financiera de la empresa.

Para lograr ese control, es importante tomar una serie de medidas. Entre otras:

• Establecer políticas de viaje claras, con un apartado específico para las políticas de reembolso.
• Utilizar herramientas adecuadas para recopilar los datos.
• Analizar esos gastos detalladamente.
• Centralizar las reservas por medio de plataformas específicas.
• Conocer las normativas fiscales aplicables en los países en los que operes.
• Aprovechar todas las deducciones fiscales relacionadas con los viajes de negocios.

¿Qué gastos en viajes de empresa al extranjero son deducibles?

Aunque más adelante veremos cuáles son las mejores herramientas para gestionar los gastos de viajes de empresa, en este post nos centraremos sobre todo en las deducciones y exenciones a las que tienen derecho empresas y viajeros de negocios internacionales.

Exención fiscal 7p: Qué es y cómo se gestiona

Comenzamos con una de las exenciones fiscales que generan más dudas. Y eso a pesar de que ya tiene 24 años (Real Decreto-ley 3/2000).

De hecho, todavía quedan muchas empresas medianas y grandes que cuentan con empleados en movilidad internacional y no la están aplicando. Se trata de un incentivo fiscal dirigido a empleados que han estado trabajando fuera de España.

Según el apartado p del artículo 7 de la Ley 35/2006 del IRPF, estas personas están exentas de pagar el IRPF hasta un límite máximo de 60.100 euros anuales.

El importe de la devolución varía en función de los días de estancia en el extranjero y de la Comunidad Autónoma.

Requisitos para solicitar la exención del IRPF por parte de los trabajadores desplazados

Como es común a toda deducción, también en este caso es necesario reunir una serie de requisitos. Entre ellos, tener residencia fiscal en España, desempeñar el trabajo físicamente en el extranjero o que el país extranjero en el que está prestando sus servicios debe aplicar un impuesto de “naturaleza idéntica o análoga” al IRPF que se paga en nuestro país.

Además, será necesario presentar pruebas que certifiquen el desplazamiento por motivos laborales. Por eso, es importante conservar ciertos documentos:

• Tickets y facturas de los gastos de viaje (hotel, billetes de avión, tarjetas de embarque, tickets de restaurantes, justificantes bancarios, sellos de pasaporte, etc.).
• Certificado de desplazamiento expedido por la entidad empleadora. A efectos probatorios, este certificado debería incluir:
  1. El nombre del trabajador y la referencia a su cualidad de empleado.
  2. La duración del viaje (con fecha de salida y llegada).
  3. Un listado de los proyectos realizados en el extranjero y de las funciones realizadas por el empleado.
  4. El nombre de las empresas para las que se ha trabajado y la residencia de estas.
  5. El país al que se ha producido el desplazamiento.
  6. En caso de que las hubiera, importe de las dietas de manutención y estancia y de cualquier otra retribución específica relativa al desplazamiento.
  7. Declaración expresa de que no hay vinculación directa entre la empresa y el cliente para el que se realizó el trabajo y, en caso de haberla, referencia al cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa del IS.
  8. Manifestación de que no se ha aplicado el régimen de excesos.

• Actas de asistencia a reuniones, agendas, certificados del cliente, emails, cartas, contratos o cualquier otra documentación, si la hubiera, que acredite haber trabajado en beneficio de una entidad extranjera.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante señalar que el 7p es incompatible con el régimen de excesos excluidos de tributación en el IRPF (hablaremos de ello un poco más abajo).

Cómo funciona la deducción del IVA para gastos de viajes profesionales

Las empresas también tienen la posibilidad de deducirse el IVA de los gastos de viajes de negocios: manutención, alojamiento y desplazamiento (gasolina; billetes de avión, tren, autobús o barco; taxis; alquiler de coches; aparcamiento; peajes). Para ello es necesario:

• Guardar todas las facturas
• Las facturas deben estar a nombre de la empresa (no del empleado)
• Las facturas tienen que incluir una serie de información básica: fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente..
• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía.
• Justificar el gasto por medio de la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado.

Del mismo modo, es posible solicitar la devolución de impuestos por compras de ciertos productos y servicios en países comunitarios que superen los 50 euros: inscripciones en congresos, entradas a eventos deportivos y de ocio, servicios de consultoría y regalos de representación, principalmente.

La solicitud de reembolso se realiza a través del modelo 360, que se presenta vía telemática (una solicitud por cada país). El plazo finaliza el 30 de septiembre del año siguiente a la factura.

En el caso de países no pertenecientes a la Unión Europea, solo podrás solicitar la devolución del IVA pagado si España tiene un acuerdo de reciprocidad con ese país. Entre los países que cuentan con estos convenios con España se encuentran Canadá, Japón, Suiza e Israel, entre otros.

Gastos de viajes de negocios deducibles en el IRPF

Los gastos de viaje profesionales soportados en el extranjero también están exentos de IRPF en España, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda. Los requisitos quedan especificados en el Real Decreto 439/2007.

En caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda para desplazamientos fuera de España ( los detallamos en la tabla de abajo), los trabajadores tendrán que pagar el IRPF correspondiente por ese exceso.

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Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF, mantener un registro detallado de los mismos y guardar los justificantes es fundamental para maximizar las deducciones fiscales.

Las mejores aplicaciones para gestionar gastos de viaje profesionales

Implementar un software especializado en la gestión de gastos profesionales puede mejorar significativamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las que hemos estado hablando.

Al mismo tiempo, garantizan el control de los gastos de viajes de negocios, justificantes de pago incluidos.  

Para explicar la importancia que tiene para el CFO el uso de la tecnología y de los software de gestión de gastos, lo mejor es listar las ventajas de estas herramientas. Y lo haremos tomando como referencia los beneficios que aporta la tecnología de Okticket.

Ventajas de automatizar la gestión de gastos de empresa con Okticket

• Registro del gasto sobre la marcha. Con Okticket, solo necesitas tomar una foto del ticket o factura con tu móvil, y el gasto se sube a la aplicación en segundos.
• Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, lo que significa que los gastos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Tanto los viajeros de negocios como el equipo de back office pueden añadir comentarios para una posterior justificación.
• Trazabilidad instantánea: Puedes visualizar en tiempo real toda la información de los gastos.
• La información de los gastos se guarda en un entorno cloud seguro, organizada y lista para cuando la necesites.
• Registro de gastos en múltiples monedas: Con la funcionalidad multidivisa, la app convierte los gastos efectuados en diferentes monedas al euro utilizando el tipo de cambio del BCE en el momento de la compra.
• El OCR de Okticket extrae automáticamente la tasa (IVA, IGIC, TVA, etc.).
• En los viajes de negocios, sobre todo cuando son internacionales, los expertos recomiendan ofrecer dietas en lugar del método de reembolsos. Okticket facilita la gestión de dietas para mantener el control del flujo de efectivo.
• Generación de informes detallados que facilitan la revisión y auditoría de los gastos.
• Tarjeta de empresa aceptada globalmente: La OKT Card es una tarjeta inteligente Mastercard que permite establecer límites por usuario, categoría de gastos y periodo de tiempo, además de ofrecer conciliación bancaria automática.

Conclusión: Implementar Okticket para la gestión de gastos de tu empresa no solo simplifica el proceso, sino que también garantiza una mayor eficiencia y control sobre los gastos. ¡Automatiza y optimiza con Okticket!

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