Agilidad, adaptabilidad, anticipación, asertividad, autoridad, analítica avanzada, apertura al cambio…. Las funciones del director financiero requieren de una dosis extra de polifacetismo para capear los vientos del cambio.

Paradójicamente, para lograr el éxito económico de una organización, sus CFO deben contar con habilidades que a priori poco tienen que ver con las de un responsable financiero.

Las competencias del director financiero como arquitecto del cambio

Solo hace falta escuchar a los propios líderes financieros para darse cuenta de que son conscientes de su papel como socios estratégicos del negocio. Y eso implica contar con una serie de competencias.

Agilidad

De un director financiero actual se espera que sepa adaptarse a los cambios rápidamente. Y no solo hablamos de fluctuaciones económicas.

La tecnología se mueve muy rápido, y es importante estar al día de las novedades para seguir siendo competitivos. No en vano, entre las múltiples facetas que se les atribuye, se incluye la de “arquitectos de la innovación”.

Del mismo modo, un CFO debe ser ágil a la hora de mover capital hacia nuevas las áreas que aporten mayo valor añadido. Aunque esto suponga la reestructuración, incluso el cierre, de departamentos o negocios poco rentables.

Comunicación

No es la primera vez que hablamos de que la comunicación debe ser una de las principales habilidades del director financiero actual. Para ser un líder estratégico, es fundamental tener capacidad para motivar y saber transmitir la experiencia.

Y no nos olvidemos de la parte estratégica. ¿Cómo se puede trasladar la visión financiera de la empresa a áreas ajenas a los números? Si quieres inspirar a los equipos, estos deben comprender lo que dices.

La empatía, la autenticidad, la transparencia y la ética profesional son cualidades muy valiosas para ser un líder inspirador.

Colaborar con los responsables de otras áreas y mantener una estrecha relación con el CEO también forma parte de las funciones del CFO.

Anticipación

La forma más fácil de aprovechar los desafíos para convertirlos en oportunidades es ir un paso por delante. La tan buscada visión estratégica consiste tanto en anticipar tendencias como en detectar potenciales riesgos.

"La mejor manera de predecir el futuro es crearlo" (Peter Ferdinand Druker)

Esto implica tener visión a largo plazo. Para ello, los directores financieros pueden apoyarse en herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos.

Análisis del dato

Retomamos de nuevo el término “arquitecto de la innovación” para poner en contexto la importancia de contar con herramientas que permitan realizar análisis avanzados de grandes volúmenes de datos.

No hay que perder de vista que hoy en día el dato manda, y su guardia y custodia corresponde al CFO. Recopilar, supervisar, analizar y presentar le permite tomar decisiones informadas, basadas en datos reales y fiables.

Del mismo modo, gracias a la automatización se reduce muchísimo el tiempo destinado a gestionar los procesos transaccionales.

El CVO: Rol financiero, prioridades extra financieras

Seguro que el térmico CVO (Chief Value Officer) no te resulta extraño. Y aunque en teoría el de director de Valores es un nuevo rol, son muchos los CFO en los que ha recaído esta responsabilidad.

Además de supervisar las gestiones financieras de una compañía, ahora deben desempeñar otras cuestiones ajenas a la contabilidad. Por ejemplo, realizar los informes que respalden que la empresa está cumpliendo con los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza).

¿Y cómo va a liderar una persona la transformación digital de una empresa si no trabaja codo a codo con el CIO o con el CTO? Máxime ahora, con la entrada en pista de la Inteligencia Artificial, un nuevo corredor que se mueve rápido.

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Satisfacer las necesidades de los viajeros de negocio, pero mantener el control de los gastos de viaje de empresa. En el Travel and Expense, encontrar el equilibro es un gran reto.

Por eso es de gran importancia que los sistemas de T&E estén alineados con las políticas de gastos de viaje de las empresas. Es decir, con un documento en el que quede plasmada toda la información relativa a la reserva, limitación, reporte y aprobación de los gastos de viaje profesionales.

Cómo debe ser una política de viajes: Ejemplo

Lo importante es que esta política de viajes sea fácil de cumplir, por lo que debe ser muy clara.  ¿Qué puntos no pueden faltar para que sea realmente eficaz?

1. Descripción de los beneficios

Para que los empleados entiendan la importancia de cumplir la política de gastos de viaje, es recomendable comenzar por explicarles las ventajas que les ofrece este documento: asistencia en viaje, agilidad en los reembolsos, modo de proceder en caso de pérdida del vuelo o extravío de maletas, por ejemplo

2. Proceso de reserva

Si no cuentas con un Travel Manager, es probable que los empleados puedan realizar las reservas de sus viajes ellos mismos. Para que no pierdan el tiempo buscando opciones de transporte y hoteles que luego no pasan el filtro de administración, lo idea es que sepan a qué atenerse.

• ¿Trabajas con alguna plataforma de reserva de viajes? Incluye el nombre y los datos de contacto.
• Deja claro si es posible acumular puntos para programas de fidelización personales.
• Define también las normas que aplican al Bleisure. Es decir, qué gastos corren a cargo de los trabajadores que quieran alargar las estancias por motivo de ocio (como puede ser la diferencia de precio por poner la vuelta del avión un día diferente o las noches extra de hotel).

3. Límites y tipos de gastos reembolsables

¿Cuánto puedo gastar en el hotel? ¿A cuánto se pagaba el kilometraje? ¿Para las comidas hay que pedir un anticipo o nos dan dietas? Si no quieres tener que responder a estas preguntas una y otra vez, ponlo por escrito.

Puedes establecer los límites por categorías de gasto y definir la información más relevante para cada uno:

• Plataforma de reserva o proveedor autorizado.
• Importe máximo autorizado por noche de hotel. Si es diferente para desplazamientos nacionales e internacionales, indicarlo.
• Precio máximo reembolsable para el desayuno, comida y cena. O en caso de abonarse dietas, el importe diario asignado.
• Periodo de antelación para las reservas de vuelos y hoteles.
• Precio reembolsable por kilómetro cuando se utiliza un vehículo particular.
• Gastos de representación aceptables.
• Gastos reembolsables al margen de los habituales: parking en el hotel, servicio de lavandería o pago de la factura del teléfono personal utilizado para asuntos de empresa durante los viajes, por ejemplo.

4. Gastos no reembolsables

Del mismo modo que hay unos gastos reembolsables, hay otros que no lo son. Además, suelen ser causa de conflicto. Dejar claros los límites es fundamental para evitar problemas. Entre los más frecuentes encontramos los recargos por exceso de equipaje, los artículos del minibar del hotel, el servicio de lavandería o las multas de tráfico.

5. Mecanismos de reembolso

Todo lo relacionado con los medios de pago aceptados debe quedar bien claro. Lo mismo con los métodos que deben utilizarse para reportar las notas de gastos y solicitar los reembolsos. Responde a estas preguntas:

• ¿Cómo es el flujo de aprobación de gastos?
• ¿Qué justificantes son considerados válidos?
• ¿Qué datos mínimos deben cometer los tickets?
• ¿Se abonan los gastos de viaje cuando el trabajador pierde el justificante en papel?
• ¿Hay algún gasto que no sea necesario reportar?
• ¿Tienes una aplicación para digitalizar gastos de empresa? Indica su nombre y opciones de descarga. Tampoco estaría de más proporcionarles una breve guía de funcionamiento.
• ¿Cuál es la fecha límite para solicitar los reembolsos?
• ¿Cuánto tiempo va a tardar el trabajador en recibir el reembolso si adelanta dinero de su bolsillo?

6. Asistencia en viaje

Durante un viaje de negocios pueden surgir incidentes e imprevistos, desde perder el vuelo hasta necesitar ingreso hospitalario.  Ten en cuenta los posibles escenarios y establece un procedimiento a seguir por parte de los empleados.

No olvides compartir la información relativa al proveedor y a los seguros de viaje, con dirección de contacto y teléfonos de asistencia en destino.

Otros consejos de interés

Como ves, redactar una política de gastos de viaje pensada para que se cumpla requiere de un trabajo minucioso en el que tampoco pueden faltar varias cuestiones a tener en cuenta:

• Definir unos objetivos (reducir gastos, minimizar los errores, bloquear el fraude interno…) y ajustar la política a su cumplimiento es uno de los primeros puntos a abordar a la hora de diseñar la política de viajes. Dependiendo del propósito de viaje, los límites y el reporte también pueden variar.
• Adaptar el plan de gastos al tamaño de tu empresa y al comportamiento de los viajeros.
• La política de gastos debe ser rigurosa, pero no inamovible. Frecuencias de viajes, destinos habituales, medios de transporte más adecuados para cada desplazamiento… Las necesidades no son siempre las mismas, y eso hay que tenerlo en cuenta.
• Dicha flexibilidad también puede aplicarse a las reservas. Es lógico limitar el precio del alojamiento o de los billetes. Pero en ocasiones, es mejor dejar que los propios viajeros de negocios decidan el hotel que les viene mejor o el vuelo que quieren coger.
• Comunica la política de gastos al equipo y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla en cualquier momento.
• Y muy importante: asegúrate de que el documento es claro y fácil de entender. Este es un problema común a la mayoría de empresas. Según un reciente estudio de Freenow for business, el 71% de los viajeros de negocios españoles no entienden la política de viajes.

Recuerda también la importancia de integrar la política de gastos con el ERP de la empresa o sistema de gestión empresarial.

Ventajas de la política de gastos

Al principio de este post adelantábamos algunos de los beneficios de este documento para los trabajadores, pero la empresa es la que mayores ventajas obtiene.

• Se minimiza el riesgo de aprobar gastos irregulares o que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• El camino para reducir gastos se acorta. Desde elegir a los proveedores que ofrezcan las mejores tarifas hasta restringir los viajes de última hora que encarecen los precios, todo suma.
• Las fricciones entre empleados que viajan y departamento de back office disminuyen, puesto que los trabajadores que reportan gastos de viaje ya saben cuánto dinero pueden gastar en las diferentes categorías y qué gastos son reembolsables.

Todo ello redunda en una mayor competitividad, clave para conseguir el éxito empresarial.

Herramientas Travel and Expense para agilizar la gestión de gastos profesionales

Si a una buena política de gastos, le añades una herramienta de gestión alineada con los criterios establecidos, el proceso se optimiza al máximo.

Con Okticket, por ejemplo, ahorras el 80% de las horas dedicadas a la gestión de gastos de viaje profesionales. Además de olvidarte de un proceso tan tedioso, también aparcarás los errores asociados a una gestión manual de las notas de gastos.

Al mismo tiempo, te aseguras de que la política de gastos se cumple. En caso contrario, recibirás alertas que te pondrán sobre aviso.

Más ventajas de una solución como Okticket:

• Está homologada por Hacienda, lo que te garantiza que los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
• Puedes personalizarla como quieras: límites de gasto por usuario o categoría, precio del kilometraje, flujo de aprobación, categorías de gasto, etc.
• Conciliación automática de los pagos efectuados con tarjeta.
• Integración con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Tarjeta de empresa inteligente con límites de uso adaptados a tu política de gastos.

Como ves, encontrar el equilibrio entre lo que quiere la empresa y lo que demandan los equipos es posible.

¿Quieres descubrir todo lo que puede hacer por ti una herramienta alineada con tu política de gastos de viaje?  Pregúntanos lo que quieras, sin compromiso.

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En Okticket seguimos reforzando nuestro compromiso para mantener los más altos estándares de calidad, seguridad y protección de datos. Tras superar una serie de auditorías internas y externas, recientemente hemos obtenido la ISO 9001 y la ISO 27001.

¿Qué es la ISO 9001? ¿Y la ISO 27001? ¿Qué ventajas ofrecen ambas certificaciones?

Qué es la ISO 9001

La norma ISO 9001 es un estándar internacional que especifica los requerimientos para la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, y recoge las mejores prácticas para su aplicación, ya sea interna, para certificación, o con fines contractuales.

Se centra en: tres puntos:

1. La mejora continua 
2. La satisfacción del cliente
3. La eficiencia operativa

Ventajas de la norma ISO 9001 para las empresas

• Habilitar a una empresa pueda alcanzar y mantener niveles de calidad altos.
• Al asegurar la satisfacción de las demandas de tus clientes, mejorarás su fidelización
• Los mecanismos de control y el seguimiento de los procesos reducen la susceptibilidad a errores y rechazos
• Ayudan a satisfacer las necesidades y exigencias de los clientes
• Reducir los costes de producción.
• Los procesos y procedimientos permiten optimizar las operaciones y hacerlas más productivas.
• Implementar procesos de mejora constantes.
• Potenciar el acceso a grandes clientes y mercados internacionales.
• Facilitar la identificación de los posibles riesgos en el trabajo.
• Solucionar los errores que pueden ocasionar accidentes laborales. Con ello, también se reduce el coste relacionado con las bajas de los empleados.
• Mejorar las condiciones laborales.

Qué es la ISO 27001

Por su parte, la ISO 27001 es la certificación de los Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Establece los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) dentro de una organización.

Se enfoca en proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Por tanto, con la ISO 27001 podemos garantizar que nuestro sistema de gestión de la seguridad es robusto. La información está protegida frente a accesos no autorizados, se mantiene íntegra y está disponible para el acceso de los usuarios autorizados.

Ventajas de la ISO 27001 para las empresas

• Protege la información confidencial.
• Mejora la gestión de riesgos de seguridad.
• Incrementa la resiliencia ante ciberataques y amenazas.
• Cumple con requisitos legales y regulatorios.
• Mejora la confianza de los clientes y partes interesadas

La obtención de esta norma viene a reforzar nuestro compromiso continuo con la protección de los datos y la información de nuestros clientes, colaboradores y partners.

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El escenario

Grupo Gesor es una empresa líder en el sector de consultoría y servicios empresariales, con un enfoque en la eficiencia operativa y la optimización de recursos. La gestión de notas de gastos era una tarea que consumía mucho tiempo y recursos, lo que generaba ineficiencias y retrasos en el proceso contable.

Los desafíos

• Tiempo de procesamiento: La gestión manual de las notas de gastos implicaba un gran volumen de papel y tiempo dedicado a la revisión y aprobación de cada nota.
• Errores humanos: La entrada manual de datos era propensa a errores, lo que generaba inconsistencias en la contabilidad.
• Visibilidad limitada: La falta de una solución centralizada dificultaba el seguimiento y control de los gastos en tiempo real.
• Integración contable: Necesidad de una integración fluida con el software de contabilidad utilizado, Sage Despachos, para mejorar la eficiencia y precisión contable.

La solución

Grupo Gesor decidió implementar una herramienta innovadora de gestión de notas de gastos y eligió Okticket, el SaaS que permite a los empleados capturar y reportar sus gastos de manera rápida y eficiente, y se integra de forma nativa con Sage Despachos.

Las ventajas

• Digitalización de procesos: Okticket permitió a los empleados capturar imágenes de sus recibos y facturas utilizando sus smartphones, eliminando la necesidad de manejar documentos físicos.
• Automatización de la entrada de datos: La herramienta utiliza OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer automáticamente los datos relevantes de los recibos, reduciendo la posibilidad de errores humanos.
• Integración con Sage Despachos: La integración directa con Sage Despachos permitió que toda la información de gastos se sincronizara automáticamente con el software contable de Grupo Gesor, agilizando los procesos contables y mejorando la precisión de los informes financieros.
• Visibilidad en tiempo real: La plataforma de Okticket proporcionó al departamento financiero del Grupo Gesor una visibilidad completa y en tiempo real de todos los gastos, facilitando el control y la toma de decisiones.

El ROI

• Reducción del tiempo de procesamiento: El tiempo dedicado a la gestión de notas de gastos se redujo en un 60%, permitiendo al personal enfocarse en tareas más estratégicas.
• Disminución de errores: La automatización de la entrada de datos redujo notablemente los errores contables, mejorando la precisión y la fiabilidad de los informes financieros.
• Mejora en la eficiencia operativa: La integración con Sage Despachos eliminó la duplicación de esfuerzos y mejoró la eficiencia operativa del departamento de contabilidad.
• Mayor control y transparencia: La visibilidad en tiempo real de los gastos permitió a los gerentes de Grupo Gesor tomar decisiones informadas y controlar mejor el presupuesto.

El testimonio

"Implementar Okticket ha sido un cambio significativo para nosotros. No solo hemos mejorado nuestra eficiencia operativa, sino que también hemos logrado una mayor precisión en nuestra contabilidad. La integración con Sage Despachos ha sido perfecta, y ahora tenemos un control mucho mejor de nuestros gastos. Además, nos permite brindar un mejor servicio a nuestros clientes. Okticket ha superado nuestras expectativas y estamos muy satisfechos con los resultados." Bernardo Lorenzo (Socio Director Grupo Gesor)

La conclusión

La adopción de Okticket por parte de Grupo Gesor es un claro ejemplo de cómo la digitalización y la automatización de procesos pueden transformar la gestión de notas de gastos, mejorando la eficiencia, la precisión y el control financiero. La integración fluida con Sage Despachos ha sido un factor clave en el éxito de esta implementación, proporcionando a Grupo Gesor una solución completa y eficiente para la gestión de sus gastos.

El próximo 18 de junio de 2024 llega a Madrid el ERP Summit España. Será la primera edición en Europa de un evento establecido en países como Brasil,, Colombia, México y Perú.

Su carta de presentación ya evidencia lo que vamos a encontraros en el ERP Summit, “el mayor evento global sobre software y gestión”.

Dos palabras (“software” y “gestión”) que nos definen, así que no podíamos faltar a la cita. Okticket participa, patrocina y expone.

• En esta primera edición, el ERP Summit España 2024 cuenta con el patrocinio Gold de Okticket.
• Puedes visitarnos en el stand que tendremos en el Centro de Convenciones Norte de IFEMA, el número G8
• ¿Quieres conocer casos de uso de la IA en finanzas? No te pierdas la ponencia de Sandra García, Partner Account Manager en Oticket. La charla, con el título “Tendencias en la digitalización de gastos: uso de la IA para predecir y controlar el gasto”, tendrá lugar en la Sala Museo del Prado, a las 12:30 horas.

En total, está prevista la participación de más de 20 oradores expertos en tendencias, innovación y transformación digital.

La conferencia inaugural contará con la participación de Toni Nadal, Director Técnico Deportivo de la Rafa Nadal Academy

Después subirán al escenario líderes de la talla de Víctor Pérez Martín, CEO de Adiss o Ramón Fernández, director de Operaciones en proyectos de Latinoamérica en EDISA.

En este enlace puedes ver todas las ponencias programadas.

“Estamos muy entusiasmados connuestra primera edición en el continente europeo, empezar en España esestratégico.  Las empresas españolas necesitan avanzar en sutransformación digital, entender mejor el uso de la IA, adaptando las políticasESG, también está el importante tema de la factura electrónica, es decir,estamos en el momento ideal para empezar nuestro camino aquí, siguiendo connuestro propósito global de unir todo el ecosistema de software y aumentar sumadurez de utilización por donde quiera que llegamos con el ERP Summit” (Luciano Itamar, cofundador y publisher del ERP Summit)

Agenda del ERP Summit España 2024

La cumbre, que dará comienzo a las 8 de la mañana, girará en torno a un eje principal: “La importancia del software como ventaja competitiva empresarial”.

De momento ya han confirmado su participación más de 20 expositores y de 600 líderes empresariales de ERP, soluciones Cloud, Fintech, Ciberseguridad, Soluciones Fiscales, BI, CRM o IA, entre otros.

Por tanto, el intercambio de experiencias y los debates en torno a las mejores prácticas para implementar un software de gestión de gastos de empresa están asegurados. Con ello, el ERP Summit España 2024 aspira a ser el entorno propicio para generar negocio.

El mercado TI aumenta un 5% anual

Por lo pronto, interés por parte de las empresas hay. Según datos de la organización, el mercado de TI en España cerró el año pasado con ingresos superiores a los 53.000 millones de euros, lo que supuso un incremento del 1,8% con respecto al 2022. Y se espera que de aquí a 2026, el aumento sea de un 5%.

A nivel mundial, el mercado de software vertical alcanza los 100.000 millones de dólares, con un crecimiento anual de casi el 20% en los próximos cinco años.

En este sentido, Marcelo Sinhorini, CEO y Cofundador del Grupo Portal ERP, afirma que la primera edición del ERP Summit España se celebra “en un momento clave por la apasionada Transformación Digital que vive el país, impulsada por la adopción de tecnologías innovadoras que redefinen la industria, creando nuevas oportunidades de expansión en todos los sectores. Desde este proceso, el software y gestión son la columna vertebral de la economía digital empresarial española”.

“Estamos muy felices de convocar en un mismo lugar a todos los actores que harán parte de una nueva era digital”, añade.

Okticket, complemento ideal para tu ERP

Y como parte de ese elenco, Okticket no podía faltar a la cita. En palabras de nuestro CEO, Iván Rodríguez:

“En Okticket apostamos de forma decidida por los acuerdos de colaboración. Con nuestra participación en el ERP Summit España buscamos precisamente eso: Afianzar las alianzas actuales y establecer nuevas alianzas estratégicas. Apostamos por las integraciones bidireccionales y evolutivas, por lo que para nosotros es fundamental reforzar las alianzas con fabricantes e integradores.  Cada vez es más importante que los ERP se conecten con herramientas especializadas en digitalización, y en ese sentido Okticket es el complemento ideal para los sistemas de gestión empresarial” (Iván Rodríguez, CEO de Okticket)

Okticket también patrocina el ERP Summit México 2024, que se celebrará el 24 de septiembre de 2024 en el Sheraton México City María Isabel.

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Planear un viaje de empresa fuera de Europa puede resultar un desafío, pero todavía es más complicado lidiar con la contabilidad en monedas extranjeras.

¿Tienes que gestionar gastos de viaje profesionales realizados en divisas diferentes al euro? Entonces seguro que estás acostumbrado al baile de cifras provocado por las fluctuaciones en los tipos de cambio.

Pagar en moneda extranjera y contabilizar en euros hace muy difícil poder calcular cuánto ha costado un desplazamiento exactamente. Incluso aunque los empleados lleven el dinero cambiado y paguen en efectivo.

También resulta complicado implementar estrategias eficientes para gestionar los gastos de empresa. ¿Cómo sabes con seguridad qué tipo de cambio aplicar para pasar a euros el importe de un ticket o factura en pesos, libras o dólares (por poner algún ejemplo) fechado hace varios días?

Seguro que te has encontrado con este problema en más de una ocasión. Y eludirlo no es una opción, puesto que una empresa española no puede realizar apuntes contables en una moneda que no sea el euro.

Lo que sí puedes hacer es simplificar el proceso. ¿Sabías que los softwares de gestión de gastos profesionales como Okticket pueden ayudarte? Otra opción a tener en cuenta pueden ser las tarjetas de empresa, como veremos a continuación.

Tarjetas multidivisa para empresas: ¿Cómo funcionan?

Algunas compañías optan por contratar tarjetas de empresa multidivisa. Aunque utilizarlas fuera de España tenga comisiones, el coste les compensa porque pueden controlar los gastos de los trabajadores desplazados.

Generalmente, tienen una serie de características comunes:

1. Puedes personalizar los límites de gasto (por usuario, categoría y periodos de tiempo en el caso de la OKT Card) para alinearlas con la política de gastos de tu empresa.
2. Puedes usarla en todos los establecimientos en los que se acepte su uso, tanto en España como en el extranjero.
3. Normalmente, convierten automáticamente a euros las divisas de las transacciones.

Lo ideal seria que la tarjeta que vayas a contratar ofrezca conciliación automática y se integre fácilmente con tu ERP o software de contabilidad.

Pagar con tarjeta Vs cambiar monedas: ¿Qué es mejor para los viajes de empresa al extranjero?

La alternativa al pago con tarjetas de empresa es el efectivo. En ese caso te ahorrarás las comisiones que te aplique el banco por usar la tarjeta fuera de España. Pero igualmente tendrás que abonar el coste del cambio de divisa a moneda extranjera (entre un 3% y un 5%, según el BBVA).

Y en caso de tener que sacar dinero de un cajero, el coste será bastante elevado.

Además, si tenemos en cuenta lo que nos dicen los bancos, las condiciones que ofrecen las tarjetas para pagos en el extranjero suelen ser más beneficiosas que las que aplican para el cambio de divisas.

Okticket, la solución que simplifica la contabilidad en monedas extranjeras

Como adelantábamos hace unas líneas, la mejor forma de mantener el control de los gastos de viaje en monedas extranjeras es utilizar una herramienta de digitalización y automatización de notas de gastos.

Okticket, sin ir más lejos, te ofrece una cobertura global. Gracias a la funcionalidad multidivisa, puedes gestionar gastos en múltiples monedas.

¿Cómo funciona? Muy sencillo. Una vez fotografiado el ticket, solo tienes que seleccionar la moneda en la que quieres registrar el gasto. Si eliges euros, por ejemplo, automáticamente, el importe se pasará al equivalente a euros.

Para ello, se toma como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo. En este punto es importante recordar la importancia de que la gestión se haga en el momento de efectuar el gasto para que el tipo de cambio de divisa aplicado coincida con la fecha del justificante.

De esta forma, se agiliza la gestión, reembolso y contabilización de los gastos de viaje de empresa en monedas extranjeras.

Otra ventaja que te ofrece Okticket es la posibilidad de hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real. Esto es importantísimo para evitar errores y mantener la contabilidad al día.

Deducción de gastos de viaje en el extranjero

Al mismo tiempo, una app como Okticket facilita la justificación de los gastos de viaje profesionales deducibles. Según el Reglamento del IRPF, son los siguientes:

• Manutención: Fuera de España, el límite deducible es de 91,35 euros al día con pernocta y de 48,08 euros si no es necesario pasar la noche fuera.
• Hoteles y transporte público: No existe límite, pero es necesario acreditar los desplazamientos.

¿Quieres empezar a optimizar la gestión de los gastos con moneda extranjera en los viajes de negocios? Solicita la información que necesites, sin compromiso.

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