Que los departamentos financieros afrontan desafíos continuos en la gestión de gastos empresariales no es ninguna novedad. Tampoco es la primera vez que hablamos de que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, la mayoría derivados de la falta de control.

Y si eres usuario de alguna aplicación de gestión de gastos profesionales puede que estés familiarizado con la posibilidad de fijar algún límite. Incluso de que te llegue una notificación avisándote de algún detalle. Pero… ¿Has tenido la oportunidad de personalizar las alertas de gasto con tanto nivel de detalle y automatización que ya no hay anomalía que se te escape?

Facturas duplicadas, tickets incompletos, falta de justificante o gastos no deducibles son los problemas más comunes de las notas de gastos. Estas irregularidades generan una carga administrativa innecesaria, pérdidas económicas y multas cuantiosas.

Atajar de raíz tácticas fraudulentas tan arraigadas es muy complicado. Sobre todo, si las armas con las que cuentas no han evolucionado. En esta lucha contra los gastos que no se ajustan a las reglas de tu empresa, la Inteligencia Artificial es tu mejor aliada.

Control total de gastos de empresa: Cómo Pelaio identifica errores en tiempo real

En este contexto, tecnologías avanzadas como Pelaio de Okticket, que combina un OCR inteligente con alertas ultrapersonalizadas, están cambiando las reglas del juego.

¿Qué ofrece esta herramienta que la diferencia de un OCR tradicional?

• Las alertas no son genéricas. Se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles como alcohol.
• ¿Qué información consideras relevante y no suele aparecer en los justificantes de pago? Cada vez son más las empresas que quieren conocer el número de asistentes en una comida, el número de la matrícula del coche en un ticket de aparcamiento o los litros de combustible reportados en el kilometraje.
• Detección de errores fiscales comunes. Por ejemplo, pagos en efectivo que superan los límites legales (1.000 euros en el caso de España).
• Reconoce documentos en diferentes idiomas, monedas y formatos, lo que es crucial para empresas que operan en múltiples países.
• Aprendizaje automático de los tickets que se van subiendo a la aplicación y que permite que la información del gasto se autocomplete (el CIF de un establecimiento, por ejemplo).

Pero Pelaio va mucho más allá. Además de lanzar alertas en tiempo real a modo informativo, también tiene capacidad para bloquear automáticamente los gastos que no cumplen con las políticas internas o la normativa fiscal. De esta forma, se evita su aprobación y posterior registro contable.

Eficiencia operativa del OCR inteligente de Okticket

Al mismo tiempo que detecta irregularidades antes de que se conviertan en un problema, esa tecnología avanzada logra alinear la gestión de gastos con los objetivos estratégicos de tu empresa.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales (grupo TSK)

En este sentido, hay una serie de funcionalidades que merece la pena destacar:

• Captura al instante de la información fiscal clave: CIF, fecha, importe, categoría de gasto…
• Brinda información en tiempo real, facilitando ajustes proactivos en la estrategia financiera.
• Identifica y organiza los gastos en categorías deducibles como transporte, manutención o representación. De esta forma, la empresa puede maximizar los beneficios tributarios permitidos por ley.
• Procesa tickets deteriorados o mal impresos. También recibos escritos a mano.
• La información de gasto se sincroniza automáticamente con el sistema contable o ERP, eliminando errores manuales.
• Proporciona datos organizados, fundamental para analizar patrones de gasto, renegociar acuerdos con proveedores clave o ajustar políticas internas para mayor eficiencia.

Con estas funcionalidades, Pelaio permite reducir hasta un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas, liberando al equipo financiero para enfocarse en actividades estratégicas.

Casos prácticos de las alertas inteligentes de Okticket

Conclusión: Un nuevo estándar en la gestión financiera

Pelaio de Okticket no es solo un OCR avanzado. Es una solución estratégica para directores financieros que buscan eficiencia, control y cumplimiento normativo.

Con su tecnología de última generación, convierte la gestión de gastos en un proceso simple, rápido y seguro.

¿Estás listo para reducir errores y transformar la gestión de gastos en tu empresa?

Solicita una demostración personalizada y descubre cómo Pelaio puede marcar la diferencia en tu empresa.

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Gestionar gastos de empresa en distintos países suele generar errores, retrasos y falta de visibilidad. La inteligencia artificial en la gestión de gastos de empresa permite leer, traducir y validar automáticamente tickets y facturas, incluso en otros idiomas, para controlar el gasto de forma precisa y en tiempo real.

¿Qué es la inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa?

La inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa utiliza tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático para interpretar tickets, extraer datos clave y convertirlos en información contable fiable.

Esto elimina la introducción manual de datos y reduce errores habituales en la gestión tradicional.

¿Para qué sirve la IA en la gestión de gastos de empresa?

La IA en gastos de empresa sirve para:

• Automatizar la lectura de tickets y facturas
• Traducir tickets extranjeros automáticamente
• Validar importes, fechas e impuestos
• Detectar duplicados y errores
• Controlar el gasto en tiempo real
• Reducir el fraude interno
• Ahorrar tiempo al equipo financiero

¿Por qué usar una herramienta digital para el control de gastos de empresa?

Gestionar los gastos de empresa de forma manual —con tickets en papel, hojas de cálculo o correos— genera errores, retrasa los cierres contables y reduce la visibilidad financiera.

Una herramienta digital de control de gastos permite centralizar, automatizar y supervisar todos los gastos en tiempo real.

Las soluciones modernas de gestión de gastos no solo digitalizan los tickets, sino que automatizan su lectura, validación y categorización, facilitando el trabajo tanto al equipo financiero como a los empleados.

Gestión manual vs gestión automatizada de gastos

Gestión manual de gastos:

• Introducción de datos lenta y propensa a errores
• Pérdida frecuente de tickets
• Falta de control en tiempo real
• Retrasos en cierres contables
• Mayor riesgo de fraude interno

Gestión automatizada con IA:

• Captura automática de tickets desde el móvil
• Lectura y traducción instantánea de documentos
• Validación automática de importes e impuestos
• Control del gasto en tiempo real
• Reducción drástica de errores y fraude

¿Qué debe tener una buena herramienta de control de gastos de empresa?

Una solución eficaz de gestión de gastos debe incluir como mínimo:

• OCR inteligente para leer tickets automáticamente
• Traducción de tickets extranjeros
• Validación automática de impuestos y monedas
• Workflows de aprobación configurables
• Control de gastos en tiempo real
• Integración con sistemas contables y ERP
• Informes y visibilidad financiera inmediata

La inteligencia artificial potencia todas estas funciones al reducir intervención manual y mejorar la precisión.

Usabilidad: clave para la adopción en la empresa

Una herramienta de control de gastos debe ser intuitiva tanto para el equipo financiero como para los empleados que reportan gastos. Si el sistema es complejo, la adopción baja y los errores aumentan.

Las soluciones basadas en IA facilitan la experiencia del usuario al automatizar procesos y reducir pasos manuales, lo que acelera la adopción y mejora la calidad de los datos.

¿Cómo funciona la IA en la gestión de gastos?

La IA en la gestión de gastos funciona analizando automáticamente los documentos de gasto mediante OCR y algoritmos de aprendizaje automático que reconocen patrones, validan datos y clasifican la información contable.

Proceso simplificado:

1. El empleado captura el ticket desde el móvil
2. La IA extrae los datos relevantes
3. El sistema valida importes, moneda e impuestos
4. El gasto se clasifica automáticamente
5. El gasto queda listo para su control o conciliación

Ventajas de usar IA para gestionar gastos de empresa

La implementación de IA en la gestión de gastos corporativos ofrece beneficios inmediatos:

• Ahorro de tiempo radical. Lo que antes tomaba más de media hora ahora se resuelve en segundos. Tu equipo financiero recupera horas valiosas cada semana.
• Eliminación de errores humanos. La IA procesa cada ticket con la misma precisión, sin importar cuántos documentos analice.
• Visibilidad en tiempo real. Los equipos de back office aprueban gastos desde cualquier lugar, incluso mientras el empleado sigue de viaje.
• Cumplimiento normativo garantizado. La IA identifica automáticamente los requisitos fiscales de cada país, asegurando que cada gasto cumpla con las regulaciones locales.

¿Qué problemas resuelve la IA frente a la gestión manual de gastos?

La gestión manual de gastos genera:

• Errores frecuentes
• Pérdida de tickets
• Retrasos en cierres contables
• Falta de visibilidad del gasto

La inteligencia artificial elimina estos problemas al automatizar el proceso de principio a fin.

IA y control del fraude en gastos de empresa

La IA permite detectar patrones anómalos como:

• Gastos duplicados
• Importes fuera de política
• Tickets manipulados
• Compras no autorizadas

Esto mejora el control interno y reduce el riesgo financiero.

¿Qué es el OCR inteligente y por qué es clave en la gestión de gastos internacionales?

La clave para acabar con la complejidad de la gestión de gastos internacionales está en el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta tecnología convierte textos impresos o manuscritos en datos digitales.

Aplicado a la gestión de gastos, el OCR extrae la información clave de tickets y recibos, como fechas, importes, IVA o CIF del establecimiento. Al mismo tiempo, la ordena en datos en datos estructurados que pueden ser utilizados en aplicaciones de control de gastos.

Pero tiene limitaciones importantes cuando se enfrenta a documentos internacionales.

La Inteligencia Artificial aplicada a gastos de empresa va varios pasos más allá. PelAIo, nuestra IA generativa, no solo reconoce el texto. Comprende el contexto, identifica patrones fiscales de cada país y traduce la información al idioma que necesites. Todo esto ocurre en cuestión de segundos.

Okticket y la inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa

Okticket automatiza la gestión de gastos empresariales mediante IA, permitiendo capturar, traducir y validar tickets desde una única plataforma.

Beneficios clave de la IA en Okticket

La tecnología avanzada de Okticket está diseñada para adaptarse a las necesidades de un mundo globalizado. Entre sus funcionalidades clave destacan las siguientes.

Detección automática de idioma

El sistema identifica instantáneamente el idioma del documento. Procesa tickets en japonés, alemán, árabe o cualquier otro idioma con la misma facilidad que uno en español.

Traducción automática de tickets extranjeros con IA

Uno de los principales retos de los gastos internacionales es la interpretación de tickets en otros idiomas. La IA de Okticket traduce automáticamente tickets extranjeros y extrae la información clave sin intervención manual.

Esto facilita:

• Viajes de empresa internacionales
• Gestión de dietas y desplazamientos
• Cumplimiento fiscal en distintos países

Extracción inteligente de datos

La tecnología identifica y categoriza automáticamente:

• Nombre y datos fiscales del establecimiento
• Fecha y hora de la transacción
• Importe total y desglose de IVA
• Método de pago utilizado
• Categoría del gasto según tu política empresarial

Compatibilidad global con divisas y formatos fiscales

Cada país tiene sus peculiaridades fiscales. El IVA europeo funciona diferente al GST australiano o al sistema fiscal estadounidense. La IA para control de gastos empresariales reconoce estas diferencias automáticamente.

El sistema identifica la moneda, aplica el tipo de cambio actual y presenta el gasto en la divisa de tu empresa. Sin cálculos manuales ni consultas de cambio.

Reconocimiento de texto manuscrito

Muchos tickets incluyen datos escritos a mano. La IA de Okticket procesa también esta información, incluso cuando aparece en diferentes alfabetos.

Aprendizaje continuo

El sistema mejora constantemente. Cada ticket procesado entrena a la IA para ser más precisa. Cuanto más uses Okticket, más inteligente se vuelve el reconocimiento.

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Caso práctico: Gestión de gastos con IA en acción

Imagina este escenario real:

Un empleado de una multinacional se desplaza a Tokio por trabajo y necesita justificar los gastos de viaje. Pero su supervisor está en España y el equipo financiero en Estados Unidos.

El proceso anterior era agotador. Cada ticket en chino, coreano o alemán requería verificación manual. Los errores de transcripción eran frecuentes. Los cierres mensuales se demoraban por la falta de información clara.

Pues bien, con Okticket ese mismo empleado puede capturar una foto de los tickets en japonés y obtener al instante una versión traducida al español para su supervisor y otra en inglés para el equipo financiero.

De esta forma, todos los interesados, estén donde estén y hablen el idioma que hablen, pueden acceder a la información en tiempo real. 

• El tiempo de revisión se reduce de días a horas. 
• Los errores de transcripción desaparecieron por completo.

Preguntas frecuentes sobre IA y gastos de empresa

¿Se puede automatizar la gestión de gastos con IA?

Sí. La inteligencia artificial permite automatizar completamente la gestión de gastos mediante lectura automática de tickets, validación de datos y conciliación bancaria.

¿La IA puede procesar tickets de cualquier país?

Sí, la IA de Okticket procesa tickets de la mayoría de países, reconociendo múltiples idiomas, divisas y formatos fiscales automáticamente.

¿Qué precisión tiene el reconocimiento de tickets?

La IA alcanza una precisión única en la extracción de datos, superando ampliamente el reconocimiento manual y reduciendo errores significativamente.

¿Cuánto tiempo se tarda en procesar un ticket?

El procesamiento es instantáneo. Desde que el empleado saca la foto del ticket hasta que aparece traducido y categorizado en el sistema pasan solo segundos.

¿Es seguro usar IA para procesar documentos financieros?

Absolutamente. Okticket cumple con todas las normativas de protección de datos (RGPD) y utiliza cifrado para proteger tu información.

¿Necesito conocimientos técnicos para usar la IA de gastos?

No. La solución está diseñada para ser intuitiva. Cualquier miembro de tu equipo puede empezar a usarla inmediatamente sin formación técnica especial.

Conclusión: la IA como aliada en la gestión de gastos empresariales

La inteligencia artificial aplicada a los gastos de empresa permite mejorar la eficiencia, reducir errores y tener control financiero en tiempo real. No es una tendencia futura, sino una solución práctica y necesaria para empresas con gastos internacionales.

Okticket pone esta tecnología al alcance de tu empresa con una solución probada, fiable y fácil de usar.

Beneficios que obtienes desde el primer día:

• Traducción automática de tickets en cualquier idioma
• Procesamiento instantáneo con datos estructurados y precisos
• Compatibilidad global con múltiples idiomas, monedas y sistemas fiscales
• Reducción drástica del tiempo dedicado a tareas administrativas
• Mayor control y visibilidad sobre los gastos corporativos

¿Estás listo para transformar la manera en que gestionas los gastos de tu empresa?

Descubre cómo nuestra tecnología puede hacer tu día a día más eficiente!

Prueba ahora Okticket

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En el mundo de los viajes de negocios, la eficiencia y la organización son claves para el éxito. Planificar, autorizar y gestionar desplazamientos corporativos puede ser un desafío para las empresas.

Los gastos de viaje pueden surgir en cualquier momento, incluso antes de que el viaje comience. Esto supone enfrentarse a procedimientos largos, falta de visibilidad y problemas de conciliación de gastos.

¿Quieres simplificar el proceso y tener una visión 360ª de los gastos de viaje?

El módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket es una herramienta innovadora que facilita la planificación de viajes de trabajo, siempre respetando la política de viajes de cada organización.

• Permite a los empleados solicitar viajes con facilidad.  
• Garantiza que todos los detalles estén alineados con las necesidades del negocio.
• Los departamentos financieros pueden gestionar cada etapa del viaje de manera eficiente y sin complicaciones, directamente desde la plataforma de Okticket.

Solicitud y aprobación de viajes corporativos sin salir de Okticket

El funcionamiento del módulo de solicitud de viajes es muy sencillo. En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje. Solo necesitan introducir la información necesaria para generar la solicitud:

• Nombre del viaje
• Fechas de salida y llegada (hora incluida)
• Origen y destino
• Grupo de aprobación del usuario que genera el viaje
• Ficha del viajero
• Comentarios (motivo del desplazamiento, por ejemplo)
• Tipo de solicitud:  

1. Provisión de fondos (importe, divisa, centro de coste, viajeros…)
2. Solicitud de billetes (fecha de salida y de llegada, origen, destino, viajeros, centro de coste y medio de transporte…)
3. Alquiler de coche (ciudad/país, conductor, fecha, lugar de recogida/entrega, viajeros…)
4. Solicitud de alojamiento (hotel, ciudad/país, fecha…)
5. Vehículo propio

Proceso de aprobación de solicitudes de viaje

Una vez que se realiza una solicitud de viaje, se inicia el flujo de aprobación. Los responsables de la empresa reciben una notificación automática para revisar y decidir si aprueban o rechazan la solicitud, garantizando que todas las reservas cumplan con las políticas internas y los presupuestos establecidos.

En cuanto la solicitud se aprueba, se genera de forma automática una hoja de gastos asociada a ese viaje en concreto, donde los empleados podrán cargar los tickets digitalizados en el momento de realizar el pago.

A partir de ahí, la gestión de viajes corporativos es la habitual. Incluso es posible integrar la plataforma de gestión de viajes con tu agencia de viajes. De esta forma, la información generada en Okticket se vuelca automáticamente en la plataforma de la agencia.

Visibilidad total de los gastos de viaje en tiempo real

Cada campo de dicha hoja de gastos sigue las reglas definidas, evitando gastos no autorizados. Tickets fuera de las fechas del viaje o importes que sobrepasan los umbrales establecidos, por ejemplo.

Con Okticket obtienes una visión clara y un control de gastos de viaje en tiempo real, sin necesidad de esperar la contabilidad final.

Desde la solicitud inicial hasta la conciliación final, cada etapa del proceso puede automatizarse y quedar bajo control.

Nuestro software de gestión de viajes empresariales te permite gestionar todo esto de manera centralizada, facilitando un control eficiente de los gastos de viajes de negocios desde una única plataforma.

Beneficios de la gestión de viajes corporativos con control de gastos en tiempo real

• Detectar posibles desviaciones de presupuesto y actuar de forma inmediata, sin esperar a que finalice el viaje o se procesen los informes de gastos.
• Asegurar que cada gasto esté alineado con la política de viajes de empresa. Con ello, se evitan gastos innecesarios o no autorizados.
• Minimizar los errores en la gestión de gastos.
• Simplificar las tareas administrativas relacionadas con la contabilidad y la gestión de reembolsos.
• Planificar con precisión y ajustar presupuestos de acuerdo con datos históricos de gastos.
• Conciliación automáticamente de gastos, con lo que se minimizan las discrepancias y errores contables.
• Tomar decisiones basadas en datos. Las empresas pueden identificar áreas de mejora, renegociar acuerdos con proveedores de viajes o identificar empleados que podrían necesitar una mayor orientación sobre las políticas de gasto de la empresa.

Conclusión

En definitiva, el módulo de solicitud de viajes corporativos de Okticket centraliza todas las solicitudes de viaje en un solo lugar.

Los beneficios incluyen mejor eficiencia operativa, ahorro de costes, y una experiencia de usuario fluida.

¿Buscas una gestión de viajes empresariales más efectiva? Prueba Okticket y descubre cómo una visión global de los gastos puede ser una ventaja competitiva.

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El redondeo al alza en los gastos de viaje de empresa sigue dándose. Ocurre, sobre todo, con los conceptos para los que no existen tickets o facturas. El caso del kilometraje es uno de los más claros.

Aunque el departamento financiero pueda sospechar que está pagando kilómetros de más, es complicado demostrar que los empleados están inflando el número de kilómetros recorridos para cobrar más dinero.

Especialmente cuando los cálculos son manuales y no hay un sistema que lo automatice.

Problemas comunes al registrar el kilometraje

Algunas de las principales dificultades para controlar el kilometraje de los empleados son:

• Estimaciones inexactas. En rutas con múltiples paradas, los empleados suelen hacer estimaciones, normalmente a su favor.
• Cálculos manuales. Usar herramientas como Google Maps para calcular manualmente los kilómetros puede funcionar cuando hay pocos empleados, pero no es práctico para grandes equipos.
• Falta de precisión. El seguimiento manual es propenso a errores, lo que puede generar costes innecesarios para la empresa. Y cuando son muchos los empleados que reportan gastos de kilometraje, estas irregularidades suponen mucho dinero.

Cómo registrar y justificar el kilometraje para cumplir con la normativa

Llegados a este punto es importante recordar que registrar correctamente el kilometraje de los empleados que utilizan vehículos propios es esencial para garantizar tanto el cumplimiento legal como una gestión eficaz de los gastos de la empresa.

La Dirección General de Tributos emitió recientemente una consulta vinculante (V0540-24)  que detalla la forma adecuada de registrar y justificar el kilometraje para cumplir con las normativas y estar preparado ante posibles inspecciones fiscales.

Requisitos para deducir el kilometraje

El organismo recuerda que las compensaciones por gastos de locomoción para desplazamientos laborales pueden estar exentas de impuestos, siempre que se cumplan ciertos requisitos.

• Medios de transporte público. El gasto es totalmente deducible, siempre y cuando se justifique con una factura o documento equivalente.
• Vehículo propio. Es necesario proporcionar información detallada como la fecha, hora, kilómetros recorridos, destino y motivo del viaje. El límite exento de tributación es de 0,26 euros por kilómetro, con variaciones regionales en Euskadi (0,29 euros) y Navarra (0,32 euros).

A esta cantidad se pueden añadir los gastos de peaje y aparcamiento siempre que se justifiquen, aunque no se consideran parte del concepto de “kilometraje” de manera estricta. De hecho, en soluciones de gestión de gastos de viaje corporativos como Okticket, estos gastos se registran en categorías separadas.

Cómo funciona el registro de kilometraje con Okticket

Por tanto, registrar y justificar correctamente los gastos de kilometraje no solo mejora el control financiero. También evita posibles sanciones.

Por esta razón, es fundamental conservar todos los documentos que acrediten los desplazamientos: facturas de combustible, recibos de peaje y cualquier otro comprobante que evidencie los gastos realizados durante el viaje.

Contar con un software homologado por la Agencia Tributaria que incluya una categoría específica para el kilometraje es clave para una gestión eficiente de los gastos de desplazamiento.

Con Okticket puedes:

• Registrar fácilmente los desplazamientos desde la aplicación.
• Personalizar el precio por kilómetro según la política de la empresa.

Opciones para registrar desplazamientos

Los usuarios tienen dos opciones para registrar y certificar sus desplazamientos:

1. Introducir el número de kilómetros recorridos. El cálculo del importe a reembolsar se realiza automáticamente.
2. Seleccionar trayectos habituales predefinidos para agilizar el proceso.

El gasto se añade a una hoja de gastos y, si es necesario, a un centro de coste, para luego ser enviado a aprobación rápida.

Ventajas de las herramientas de registro de kilometraje

Beneficios para los empleados

Registrar correctamente el kilometraje permite a los empleados:

• Recibir un reembolso justo por los gastos de desplazamiento.
• Evitar asumir costes adicionales por utilizar sus propios vehículos para fines laborales.
• Simplificar el proceso de registro con una herramienta automatizada, que garantiza mayor precisión.

Beneficios para la empresa

Para las empresas, un software de kilometraje ofrece las siguientes ventajas:

• Controlar de manera eficiente los gastos de desplazamiento.
• Garantizar la deducción fiscal correcta en las declaraciones fiscales.
• Evitar sanciones por parte de las autoridades tributarias.

Además, hay que tener en cuenta que el seguimiento manual del kilometraje es un proceso lento que puede aumentar el riesgo de errores humanos o de introducir datos de viaje falsos.

En este sentido, un software de gestión de kilometraje como Okticket permite:

• Eliminar el riesgo de errores humanos o datos de viaje falsos.
• Optimizar el control de desplazamientos.
• Automatizar el control de kilometraje, generando informes precisos en tiempo real.
• Crear y compartir informes de gastos de manera instantánea.
• Integrar el sistema con otras aplicaciones empresariales.
• Facilitar una gestión ágil y automatizada de los gastos de viaje.

Conclusión: Optimiza tu gestión de kilometraje con Okticket

¿Te preocupa estar pagando de más en kilometraje? Con Okticket, puedes optimizar la gestión de los gastos de desplazamiento, asegurando un control preciso y cumpliendo con las normativas fiscales.

Solicita una demostración gratuita y descubre cómo tu empresa puede beneficiarse.

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La evolución tecnológica ha traído consigo un cambio radical en la gestión financiera de las empresas. Las finanzas embebidas o integradas son un claro ejemplo de servicios que han llegado para simplificar procesos y generar nuevas oportunidades.

¿Qué son las finanzas embebidas (embedded finance)? ¿Son seguras? ¿Cuáles son los casos de uso más frecuentes? ¿Cómo están revolucionando la gestión financiera empresarial? Vamos a verlo.

¿Qué son las finanzas embebidas?

Estás leyendo una noticia online y de repente se reproduce un vídeo de YouTube que la ilustra. Para que eso ocurra, ha sido necesario “embeber” el contenido.

Pues bien, algo similar ocurre con las finanzas embebidas. Se denomina de esta forma a la integración de servicios financieros dentro de productos o plataformas no financieras.

Esto significa que las empresas que no están tradicionalmente en el sector financiero (por ejemplo, e-commerce, marketplaces o SaaS), pueden ofrecer servicios como pagos, préstamos, seguros o inversiones dentro de sus propias plataformas.

De esta manera, los usuarios pueden acceder a servicios financieros dentro del mismo entorno, sin tener que salir de la aplicación para interactuar con un banco o una institución financiera separada.

Es cierto que la idea no es nueva. Hace años que negocios no bancarios ofrecen sus propias tarjetas de crédito, o que los concesionarios de coches gestionan la financiación.

La esencia del embedded finance radica en la integración de la tecnología con los servicios financieros

Pero de lo que hablamos en este post es de una nueva generación en la que la integración de productos financieros se realiza en interfaces digitales con las que los usuarios interactúan a diario.

Generalmente estas integraciones se realizan mediante APIs que garantizan la seguridad de las transacciones y la transmisión de datos.

Sectores que lideran las finanzas integradas

Las empresas tecnológicas, en particular las fintechs, están utilizando su conocimiento en software y análisis de datos para ofrecer soluciones financieras a medida.

¿En qué plataformas no financieras puede el usuario final acceder a servicios financieros?

Diversos sectores están transformando la experiencia de pago de los usuarios, permitiéndoles acceder a servicios financieros integrados al momento de pagar por productos y servicios. Algunos de los más destacados son los siguientes.

Tiendas online

Al comprar en comercios electrónicos o grandes marketplaces como Amazon, los usuarios pueden pagar directamente sin tener que abrir la aplicación de su banco.

También tienen la opción de acceder a opciones de crédito instantáneo o pagos a plazos, embebidos directamente en la experiencia de compra.

Transporte

Aplicaciones como Uber permiten realizar pagos directamente desde la app. En algunos mercados incluso ofrecen opciones de crédito o financiación para conductores.

Soluciones SaaS

Algunas plataformas de software empresarial pueden integrar servicios de pagos y financiación para facilitar la gestión de gastos y cobros de sus usuarios.

Okticket, por ejemplo, te ofrece una tarjeta de empresa inteligente para viajes de empresa.

El crecimiento exponencial de las finanzas integradas: un mercado en expansión

No obstante, cada vez son más las industrias que están adoptando soluciones de finanzas integradas. Abarcan campos tan dispares como pueden ser la salud o el entretenimiento.

A medida que su uso aumenta, los ingresos que se generan son más altos.

Si tenemos en cuenta el informe "Embedded finance: Who will lead the next payments revolution?", elaborado por McKinsey Group, en 2021 el mercado alcanzó los 20 mil millones de dólares en Estados Unidos.

La cifra ya era importante, pero es que se calcula que esa importe puede multiplicarse por cuatro en menos de una década. Según un estudio de Future Market Insights, para el año 2033, los ingresos del mercado europeo de finanzas integradas alcanzarán los 94.000 millones de dólares, (aproximadamente el 25% del mercado global).

Oracle va más allá en sus predicciones. Espera que el valor del mercado global de finanzas integradas supere los 7 trillones de dólares en la próxima década. Eso significa el doble del valor combinado de los 30 bancos más grandes del mundo.

'Embedded Finance': Un valor añadido clave para las empresas

Lo que sí es una realidad es que las empresas que integran embedded finance están transformando la manera de ofrecer productos y servicios. Ahora pueden mejorar la experiencia del cliente, agilizar los procesos y conseguir nuevas vías de ingresos.

Ventajas de los servicios financieros integrados para las empresas

Las finanzas integradas proporcionan a las empresas múltiples beneficios que mejoran su competitividad y eficiencia. A continuación, destacamos los principales.

• Eficiencia operativa mejorada. La integración de soluciones financieras dentro de las operaciones diarias de la empresa automatiza procesos como la facturación, cobros y pagos. Esto reduce los costes, los tiempos de procesamiento y elimina de los errores asociados a procesos manuales.
• Optimización del flujo de caja. Con herramientas más eficientes para la gestión de pagos y cobros, las empresas pueden optimizar su flujo de caja, lo que es esencial para su estabilidad y crecimiento a largo plazo.
• Monetización de los servicios financieros integrados. Las empresas pueden generar ingresos adicionales cobrando comisiones por ciertas transacciones financieras. Esto permite a las organizaciones diversificar sus fuentes de ingresos y maximizar la rentabilidad a través de servicios financieros integrados.
• Acceso a datos valiosos. Las empresas tienen acceso a un mayor volumen de datos, lo que permite analizar el comportamiento y las necesidades de los clientes. Estos insights valiosos facilitan una mejor toma de decisiones y estrategias más personalizadas.
• Mayor fidelización de clientes. Además de ofrecer una experiencia más fluida y atractiva, los usuarios suelen ser más propensos a quedarse en una plataforma que les ofrece todas las soluciones en un solo lugar.
• Escalabilidad. Las empresas pueden crecer más rápido al ofrecer soluciones financieras, captando una mayor cuota de mercado.

Beneficios de las finanzas integradas para los usuarios finales

Por su parte, los clientes también salen beneficiados:

• Pueden acceder a una amplia gama de servicios financieros a través de una única plataforma, eliminando la necesidad de utilizar varios proveedores. Esto es muy útil para quienes viven en áreas con acceso limitado a los servicios bancarios tradicionales.
• Obtienen productos y servicios financieros altamente personalizados, ajustados a sus necesidades específicas.
• Las finanzas integradas ofrecen transacciones más rápidas y a menor coste en comparación con los métodos tradicionales. Resulta especialmente valioso para transferencias internacionales y cambios de divisas.
• Muchas plataformas de embedded finance incluyen herramientas educativas que ayudan a los usuarios a comprender mejor los productos financieros, promoviendo la educación financiera y permitiendo una toma de decisiones más informada.
• Los consumidores pueden realizar pagos instantáneos con solo tocar un botón, sin necesidad de introducir los datos de su tarjeta de crédito para cada transacción.

Finanzas embebidas en plataformas SaaS: Cómo ayudan al crecimiento empresarial

Al principio de este artículo ya adelantábamos que las plataformas SaaS como Okticket son un claro caso de uso de las finanzas integradas.

Retomamos ese punto para explicar con más detalle cómo esta integración puede ayudarte a optimizar la operativa empresarial.

¿Qué ofrecen a las empresas soluciones como Okticket?

• La posibilidad de generar tarjetas de empresa vinculadas a la política de gastos corporativa.
• La conciliación automática de los pagos realizados con tarjeta.
• La gestión de anticipos y reembolsos sin salir de la aplicación.
• Acceso a la información en tiempo real. Las empresas pueden monitorizar de manera más precisa y al instante los gastos de los empleados.

Conclusión

En un mundo donde la conveniencia lo es todo, las finanzas embebidas se han convertido en un motor silencioso que impulsa a empresas de todos los tamaños.

Pero para adoptarlas con éxito es importante seguir una serie de pautas. Entre otras:

• Identificar las necesidades de sus clientes.
• Encontrar los socios tecnológicos adecuados para integrar soluciones financieras en su ecosistema. Para ello es fundamental elegir partners fintech que ofrezcan soluciones flexibles y escalables.
• Establecer un modelo de monetización claro.

¿Estás listo para unirte a esta revolución?

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La transparencia en la Comunicación Interna se refiere a la capacidad de una organización para compartir información de manera abierta, clara y honesta con sus empleados, sin ocultar o distorsionar datos que son relevantes para ellos. Este tipo de comunicación permite que los empleados conozcan los éxitos y los desafíos de su organización, generando un ambiente de confianza.

Ser transparente no significa compartir absolutamente toda la información, sino seleccionar de manera estratégica lo que es relevante y necesario para que los empleados puedan desempeñar sus roles de manera efectiva. Implica la voluntad de los líderes de ser honestos acerca de las decisiones empresariales, los cambios en la estructura de la organización o las dificultades que puedan surgir.

Además, un enfoque transparente exige claridad en los mensajes, evitando el uso de lenguaje ambiguo, técnico o corporativo que pueda ser difícil de entender para los empleados.

Esta transparencia resulta indispensable para construir una cultura organizacional sólida, en la que los empleados se sientan valorados en el papel que juegan dentro de la empresa.

¿Qué beneficios conlleva ser transparente en Comunicación Interna?

Si fomentamos un ambiente transparente, ofrecemos múltiples beneficios que impactan positivamente en el rendimiento general de la empresa. A continuación, detallamos algunos de los principales beneficios.

Genera confianza entre empleados y líderes

Al ser transparentes, creamos un entorno de confianza entre los trabajadores y los líderes de la organización. Cuando los líderes son abiertos y sinceros en la manera en que comparten información, los empleados sienten que se les respeta y valora como piezas fundamentales de la empresa. Esta confianza se traduce en una mayor disposición a colaborar y a comprometerse con los objetivos de la compañía. Además, los empleados que confían en sus líderes tienden a ser más leales y menos propensos a buscar otras oportunidades laborales, reduciendo la rotación de personal.

Mejora el clima organizacional

Un clima positivo depende en gran medida de la calidad de la Comunicación Interna. La transparencia fomenta un ambiente de apertura, que genera una mayor satisfacción en el lugar de trabajo, reduce el estrés y mejora las relaciones. Cuando los empleados se sienten bien informados, el ambiente laboral se vuelve más colaborativo y productivo, impactando directamente en el rendimiento global de la empresa.

Facilita la resolución de conflictos

La falta de información o la comunicación poco clara suelen ser fuentes comunes de conflicto dentro de las organizaciones. La transparencia, por definición, minimiza los malentendidos y las suposiciones incorrectas. Si el empleado tiene acceso a la información adecuada, es más fácil que comprenda las razones detrás de decisiones difíciles. Además, una comunicación abierta facilita el diálogo entre las partes involucradas, haciendo que los problemas se resuelvan más rápida y eficazmente.

Fomenta el trabajo en equipo

Un buen flujo de información rompe las barreras que muchas veces existen entre departamentos o niveles jerárquicos. Cuando los empleados comprenden los objetivos generales de la organización, trabajan juntos de manera más eficiente hacia metas comunes. La transparencia elimina los "silos" dentro de la empresa y crea un entorno donde mejoran los resultados colectivos.

Buenas prácticas para promover la transparencia en Comunicación Interna

Ya sabemos la importancia de ser transparentes y honestos, pero ponerlo en práctica puede suponer todo un reto. Uno de los pasos fundamentales, y el primero de todos ellos, es compartir la información relevante de manera oportuna y clara. Hablamos de datos sobre la situación financiera de la empresa, cambios organizativos y decisiones estratégicas.

De esta forma, los empleados comprenden el por qué de ciertas decisiones. Es importante ser transparente en los éxitos y en los desafíos, ya que los trabajadores valoran la honestidad y son más propensos a colaborar en momentos de dificultad cuando están al tanto de la situación.

Utilizar las herramientas adecuadas

Ahora bien, ¿Cómo podemos hacer llegar esta información a todos nuestros colectivos? Actualmente, existen muchas herramientas tecnológicas para promocionar la transparencia, por lo que debemos implantar las herramientas adecuadas. Establecer canales de comunicación accesibles y bidireccionales permiten que la información fluya tanto desde la dirección hacia los empleados como en sentido inverso.

La transparencia se trata de generar un diálogo continuo. Los líderes deben estar dispuestos a recibir retroalimentación y responder de manera clara y oportuna.

Plataformas de colaboración en línea, apps de Comunicación Interna como Dialenga y otros sistemas de gestión facilitan la comunicación en tiempo real y el acceso a la información por parte de todos los empleados, independientemente de su ubicación. Estas herramientas permiten que la información fluya de manera rápida y sin barreras.

Capacitación de los líderes

Además, debemos capacitar a los líderes. La transparencia empieza desde arriba, y los líderes deben ser un ejemplo de transparencia en su comunicación cotidiana. Es fundamental que los gerentes de la organización estén formados para comunicar de manera abierta y clara. Las habilidades de comunicación ayudan a que los líderes adopten un enfoque más abierto y accesible, generando una cultura más positiva en toda la empresa.

Otro aspecto crucial es la gestión adecuada de los recursos económicos, como los gastos de viaje y otras asignaciones de la empresa. Contar con una política clara de gastos de viaje es esencial para evitar malos entendidos o percepciones de injusticia entre los empleados. Esta política debe detallar qué gastos son reembolsables, cómo se deben documentar y cuál es el proceso de aprobación, asegurando que todos los empleados reciban el mismo trato.

Cómo te ayuda Okticket a promover la transparencia

La implementación de soluciones de gestión de gastos de empresa es la siguiente fase para promover la transparencia. Hablamos de herramientas como Okticket, que permiten a los empleados registrar y gestionar sus gastos de manera clara y accesible. Además de agilizar el proceso, también proporciona visibilidad completa sobre los gastos en tiempo real. Esta solución ayuda a reducir la carga administrativa, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más productivas, mejorando el bienestar laboral y la satisfacción general en el entorno de trabajo.