¿Tus empleados incumplen la política de gastos? Puede que parte de la culpa la tenga la empresa. No es raro ver políticas internas poco claras, procesos de reporte complejos o una formación en políticas internas de gasto que brilla por su ausencia.

¿Errores o malas intenciones?

Por eso, mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto pasa por entender qué hay detrás del comportamiento financiero de los empleados.

En este artículo analizamos los errores en la gestión de gastos corporativos, por qué ocurren y cómo prevenirlos desde un enfoque práctico. Porque en muchos casos, el problema no es el empleado… sino el proceso.

¿Qué entendemos por incumplimiento en la política de gastos?

Cuánto se puede gastar, en qué y con qué justificación. Para respetar las reglas internas, es fundamental tener respuesta a esas cuestiones. De lo contrario, se producen irregularidades. Estas pueden adoptar muchas formas:

• Presentar gastos no autorizados (por ejemplo, de una categoría no contemplada)
• Superar los límites definidos por tipo de gasto o periodo de tiempo
• No adjuntar los justificantes correspondientes
• Presentar las notas de gastos fuera de plazo
• No declarar gastos menores que luego afectan al cierre contable
• Manipular los recibos

Consecuencias reales para la empresa

Estos comportamientos pueden tener graves consecuencias para las organizaciones: pérdidas económicas, complicación del trabajo de los equipos financieros, control presupuestario debilitado, daño en la reputación de la empresa, multas o desmotivación de los empleados, entre otros.

Causas frecuentes del incumplimiento (más allá del fraude)

En algunos casos los incumplimientos se realizan a sabiendas. Pero otras veces son producto de errores involuntarios o reflejo de una mala experiencia del usuario. ¿Las principales causas?

1. Políticas de gastos poco claras que llevan a confusiones sobre lo que está permitido y lo que no. Si un empleado no entiende cuándo un gasto es reembolsable o cómo debe justificarlo, difícilmente cumplirá las normas.
2. También pueden sentirse desmotivados ante políticas demasiado restrictivas o que se aplican de forma inconsistente.
3. Procesos de gestión de gastos profesionales manuales, lo que conlleva errores en el reporte y en la validación. Además, los empleados que viajan no quieren tener que guardar tickets y perder tiempo rellenando Excels.
4. Relacionado con el punto anterior, la ausencia de herramientas adecuadas para la gestión de gastos también propicia que los empleados se vean tentados a tomar atajos. Es decir, a no registrar los gastos correctamente.
5. Falta de formación financiera y/o del funcionamiento de las reglas de gasto internas. Esto lleva a decisiones mal informadas desde el primer día.
6. Déficit de control y seguimiento, lo que provoca que los errores se repitan antes de que alguien se dé cuenta. Y cuando un gasto mal presentado no tiene consecuencias claras, o no se corrige a tiempo, se convierte en hábito.
7. Del mismo modo que los empleados pueden percibir que el incumplimiento no tiene consecuencias, también les cuesta más cumplir las normas si no ven incentivos claros para hacerlo.

A esto hay que sumar la tendencia de las personas a evitar tareas incómodas, a resolver rápido sin pensar mucho en las consecuencias y a minimizar el impacto que pueden tener las pequeñas infracciones: “son solo un par de euros, no pasa nada”.

A la hora de diseñar una política de gastos corporativos efectiva conviene tener en cuenta estos patrones.

Cómo mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto

¿Quieres lograr que tus trabajadores cumplan con la política de gastos empresarial? Empieza por diseñar un documento que todo el mundo entienda.

¿Ya tienes una política bien definida? Refuérzala con una serie de acciones:

• Comunicar la política de forma clara y visual: crear resúmenes gráficos accesibles desde cualquier dispositivo, usar lenguaje sencillo, utilizar ejemplos reales o enviar recordatorios antes de los viajes comerciales ayuda al cumplimiento.
• Automatizar la gestión de los gastos corporativos. Al eliminar gran parte de la carga manual, se acaba con muchos de los errores. Al mismo tiempo, es posible detectar los gastos no permitidos en tiempo real, establecer límites personalizados u obtener informes de gastos por departamentos o usuarios, entre otras ventajas.
• Permitir que los responsables puedan ver y validar gastos en tiempo real ayuda a corregir desviaciones antes de que escalen.
• Dar formación desde el mismo momento del onboarding.
• Fomentar una cultura financiera de transparencia.
• Actualizar la política de forma periódica y comunicar los cambios.
• Incentivar el cumplimiento.
• Establecer consecuencias claras, y aplicarlas.

Comparativa: Gestión de gastos manual vs. digital

Cómo una herramienta digital puede cambiarlo todo

El papel de Okticket en la prevención proactiva

Muchos de los problemas que hemos visto pueden solucionarse simplemente con implantar un software de gestión de gastos profesionales como Okticket. Así ayuda nuestra tecnología a reducir el incumplimiento de la política de gastos:

• El usuario no necesita memorizar nada, ya que la aplicación permite configurar reglas personalizadas por rol, centro de coste o tipo de gasto. De forma automática, el sistema valida que los gastos cumplan esos límites.
• Gracias al OCR inteligente, los usuarios pueden escanear tickets y facturas al instante. Okticket comprueba automáticamente la información y detecta posibles irregularidades antes de que los gastos lleguen a contabilidad. Ni siquiera se le escapan los tickets falsos generados con IA.
• La aplicación es tan rápida y fácil de utilizar que los viajeros de negocios sí quieren usarla.
• El sistema envía una alerta automática a los responsables cuando detecta un gasto que incumple los parámetros definido.

Un cambio de herramienta puede suponer una transformación completa en la relación entre gestión de gastos y comportamiento humano.

Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP es toda una liberación. (Cupa Group)

Preguntas clave que se hacen los responsables financieros

¿Por qué los empleados no respetan la política de gastos?

Por falta de claridad, procesos mal diseñados, poca formación o decisiones emocionales bajo presión.

¿Qué pasa si un empleado incumple la política de gastos?

Puede derivar en revisiones manuales que consumen mucho tiempo, retrasos en la contabilidad, reembolsos que no se producen, sanciones internas o conflictos en auditorías.

¿Cómo lograr que los empleados cumplan las políticas?

La clave está en simplificar los procesos, ofrecer educación financiera corporativa y usar herramientas digitales que faciliten el cumplimiento sin esfuerzo.

¿Qué herramientas ayudan a mejorar el cumplimiento?

Los softwares de gestión de gastos como Okticket automatizan reglas, validan justificantes y reducen errores humanos.

¿Es útil enseñar educación financiera en la empresa?

Sí. Una formación básica en finanzas corporativas o uso del software reduce errores, agiliza procesos y mejora la relación entre equipos.

Lo esencial: cómo reducir errores y facilitar el cumplimiento

Conclusión

En definitiva, la mayoría de los errores en las notas de gastos son consecuencia de procesos poco intuitivos, políticas mal comunicadas y una falta de enfoque humano.

El primer paso para reducir el incumplimiento de las políticas de gastos es diseñar procesos comprensibles, intuitivos y automatizados.

¿Quieres mejorar el cumplimiento de gastos en tu empresa sin aumentar la carga de trabajo de tus equipos?

Contacta con nosotros y descubre cómo Okticket te ayuda a automatizar la gestión de gastos de viaje profesionales y bloquear así el fraude interno.

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¿Gestionar los viajes corporativos con la precisión de un algoritmo y la flexibilidad de un asistente personal? La inteligencia artificial en viajes de empresa ha aportado a los Travel Managers la pieza que necesitaban para encajar todas las partes del puzzle.

La IA se ha convertido en el mecanismo perfecto para una gestión integral de los viajes de negocios: automatiza tareas repetitivas, anticipa necesidades, reduce errores humanos, detecta fraudes y convierte los datos en decisiones inteligentes.

Estamos ante una nueva era en la que tecnología y eficiencia viajan de la mano. ¿Cuál es el papel de la inteligencia artificial en la evolución del rol de los gestores de viajes?

En este artículo descubrirás cómo la IA puede ayudarte a ofrecer una experiencia más eficiente tanto para los viajeros de negocios como para las empresas.

Y sí, también te contaremos cómo herramientas como Okticket están incorporando tecnología inteligente para simplificar la gestión de los gastos de viaje profesionales antes, durante y después del desplazamiento.

De gestor logístico a estratega de movilidad: ¿Qué esta cambiando en el rol del Travel Manager?

Está ocurriendo con la mayoría de los profesionales, y los Travel Managers no iban a ser la excepción. Tienen nuevos retos para los que necesitan herramientas que estén a la altura.

Su labor ya no consiste solamente en coordinar vuelos y hoteles. Optimizar presupuestos y garantizar el cumplimiento de las políticas internas sin dejar de lado la satisfacción de los empleados en movilidad también forma parte de su responsabilidad.

¿La solución para lograr este equilibrio? La IA aplicada a los viajes de empresa.

Beneficios reales de la inteligencia artificial en viajes de empresa

Esta tecnología actúa como un asistente que trabaja en segundo plano para simplificar los procesos. Veamos algunos ejemplos concretos de cómo la IA está marcando la diferencia.

Automatización de tareas y reducción de carga operativa

Desde aprobar solicitudes de viaje hasta generar informes de gasto, la IA puede encargarse de esas tareas que consumen tiempo y aportan poco valor estratégico.

Planificación más eficiente y decisiones basadas en datos

Con algoritmos que analizan datos en tiempo real (costes, tiempos, disponibilidad), se pueden generar propuestas de viaje más eficientes y adaptadas a las necesidades del viajero y la empresa.

¿Un vuelo directo o una combinación con tren que reduce el coste y el tiempo total? La IA analiza datos históricos, hábitos del viajero y políticas internas para proponer opciones de viaje más eficientes, alineadas con los objetivos de la empresa.

Negociación con proveedores

¿Cuáles son los hoteles más utilizados por tu equipo comercial? ¿Hay margen para un acuerdo corporativo mejor? Con los datos estructurados que genera la IA, el Travel Manager puede argumentar con cifras, no con suposiciones.

Control de gastos y cumplimiento de políticas con IA

La IA puede detectar gastos duplicados, tickets fuera de política o patrones anómalos sin intervención manual, reduciendo riesgos y mejorando el control.

Mejora de la experiencia del viajero con tecnología predictiva

Chatbots o asistentes de IA integrados pueden resolver dudas del viajero, sugerir alojamientos compatibles con la política de empresa o incluso anticipar necesidades basadas en viajes anteriores.

Esta personalización mejora la experiencia de los viajeros de negocios., lo que a su vez se refleja en la productividad. Ya sabes lo que dicen: un empleado contento rinde más… Aunque esté a 1.000 kilómetros de distancia

Riesgos y límites de la inteligencia artificial en viajes de empresa

La IA en viajes corporativos abre un mundo de posibilidades, pero también tiene límites que los Travel Managers deben tener presentes para tomar decisiones bien informadas.

• Dependencia excesiva de la automatización, lo que puede conducir a la pérdida de criterio humano. Por ejemplo, un ahorro en costes puede suponer la pérdida de bienestar o comodidad para el viajero.
• Importancia de la calidad de los datos para una experiencia óptima. Si los registros de gasto, itinerarios o políticas están desactualizados o incompletos, los algoritmos ofrecerán resultados erróneos o imprecisos.
• Dificultad para interpretar situaciones excepcionales, como puede ser un viaje urgente por motivos familiares.
• Curva de adopción. Muchas soluciones de IA ofrecen un ROI atractivo a medio plazo, pero puede ocurrir que sea necesario hacer una inversión inicial fuerte, a lo que hay que sumar el tiempo de formación o determinados ajustes técnicos. ¿Está tu empresa preparada para este cambio de nivel?

Cómo elegir una solución de IA en viajes de empresa: Claves para decidir bien

Por tanto, que una solución marque o no la diferencia depende de saber elegir una que realmente esté preparada para los retos específicos de la movilidad corporativa.

Estas son algunas de las preguntas que los gestores de viaje deberían hacerse:

• ¿Se adapta a las políticas y procesos de tu empresa? Es importante que la herramienta permita personalizar flujos, límites de gasto y reglas internas sin complicaciones.
• ¿Está integrada con tus sistemas actuales? Para obtener una visión global, es clave que la solución elegida se integre con agencias de viajes, herramientas ERP y plataformas de RRHH.
• ¿Es transparente en sus decisiones? Ser capaz de auditar por qué un gasto ha sido marcado como irregular, obtener trazabilidad de las medidas propuestas… La IA debe ayudarte a justificar decisiones, no a añadir incertidumbre.
• ¿La pueden usar todos los empleados fácilmente? Una herramienta que no sea intuitiva, no se usa. Por eso debe ser sencilla tanto para los trabajadores como para los gestores.

"Antes de implantar Okticket, los trabajadores hacían una liquidación cada mes o cada dos meses, con la pérdida de tiempo que supone el recopilar los tickets y rellenar a mano las notas de gastos. Ahora ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos" (zummo)

Caso práctico: Cómo Okticket aplica IA en la gestión de gastos de viaje

En este nuevo entorno, la gestión eficiente de los gastos profesionales asociados a los viajes se convierte en una parte crítica de la ecuación. Y Okticket es un claro ejemplo de tecnología inteligente que aporta valor real al travel manager.  

Captura inteligente de tickets y facturas en tiempo real

Gracias al OCR basado en IA generativa, Okticket permite escanear tickets y facturas con máxima precisión, extrayendo automáticamente el cien por cien de la información del gasto. Sin intervención humana y con un enfoque totalmente personalizado.

Categorización automática y detección de errores

La información queda almacenada, en orden y clasificada de forma automática. Además, gracias a su capacidad de aprendizaje, el sistema va mejorando con cada uso, hasta el punto de que es capaz de completar los espacios en blanco.

Todo esto se traduce en:

• Un 90% menos de errores
• Un ahorro del 80% del tiempo destinado a gestionar notas de gastos
• Mayor control en tiempo real sobre los presupuestos de viaje
• Mejor experiencia para el viajero y el travel manager

Integración fluida con sistemas y políticas internas

Y muy importante. La IA de Okticket no solo interpreta el contenido. También lo valida frente a las políticas internas de la empresa, generando alertas inmediatas en caso de irregularidades y bloqueando los gastos no permitidos.

De esta forma, solo llegan a contabilidad los gastos autorizados. Esta parte también se puede automatizar gracias a los conectores bidireccionales y evolutivos con los principales ERP, softwares de gestión empresarial, sistemas de Business Intelligence o agencias de viajes.

Pelaio: automatización inteligente en tiempo real

Como estamos viendo, Pelaio ofrece una automatización que va más allá de lo básico.  A diferencia de otras herramientas, es capaz de detectar anomalías que normalmente pasarían desapercibidas en una revisión manual: consumos de alcohol en tickets de restaurantes, por ejemplo.

Visión 360 para una gestión estratégica del viaje

Asimismo, el Travel Manager puede acceder a insights estratégicos que le permiten optimizar presupuestos, renegociar acuerdos con proveedores o ajustar políticas de viaje en tiempo real.

Esto, unido, al módulo de solicitud de viajes integrable con agencias, ofrece una visión end-to-end del desplazamiento corporativo. ¿Qué pueden hacer los usuarios?

• Solicitar viajes propios o de otros miembros del equipo.
• Añadir servicios como alojamiento, alquiler de coche, billetes, provisión de fondos o vehículo propio.
• Obtener una hoja de gastos automática asociada al viaje una vez aprobado, donde el empleado puede subir sus tickets digitalizados.

Además, la integración con agencias de viaje multiplica el valor de esta funcionalidad. Una vez aprobada la solicitud, se envía automáticamente un email a la agencia correspondiente. Esto agiliza la gestión sobremanera.

¿El resultado?

• Menos correos cruzados y mayor eficiencia operativa.
• Control total de quién autoriza qué, cuándo y por qué.
• Proceso alineado con las reglas de gasto definidas por la empresa
• Refuerzo de la trazabilidad. Los gestores de viaje tienen toda la información en una única plataforma, desde la solicitud hasta la contabilización.
• Mejora de la colaboración entre equipos.

El impacto directo de la IA en el día a día del travel manager

En definitiva, la inteligencia artificial en viajes de empresa potencia el rol de los gestores de viaje. Los libera de tareas mecánicas y les permite centrarse en lo estratégico.

Si quieres saber cómo la inteligencia artificial puede integrarse de forma práctica en tu operativa diaria, desde la solicitud del viaje hasta el control de gastos, te invitamos a descubrir cómo lo hacen empresas como la tuya con Okticket.

Solicita una reunión con nuestros expertos y da el primer paso hacia una gestión de viajes más inteligente, ágil y centrada en las personas.

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En prácticamente todas las empresas hay algún proceso que se atasca. Con frecuencia, ese cuello de botella se produce en un mismo punto: la gestión de gastos de empresa.

¿La causa? Procesos obsoletos, en los que las tareas manuales e improductivas son la constante.  

Sin un software para gestionar gastos corporativos, cada parte del reporte y del control de las notas de gastos se convierte en un punto de fricción.

Visualiza esta escena: compras no registradas, empleados que acumulan tickets en sus carteras, justificantes que se pierden, gastos con tarjetas corporativas que tardan días en reflejarse, conciliaciones bancarias que se hacen manualmente al final del mes, errores que se repiten una y otra vez pero que no se detectan… ¿Te suena familiar?

Estos bloqueos no solo ralentizan el trabajo del equipo financiero. También generan costes ocultos y desviaciones presupuestarias difíciles de controlar.

Ahora bien, revertir esa situación es posible. Gracias a la automatización y a la inteligencia artificial, las empresas pueden digitalizar completamente la gestión de sus gastos y convertir una fuente de ineficiencia en una ventaja competitiva real.

Automatiza la gestión de gastos de empresa con IA: del viaje a la contabilidad

Pero no basta con automatizar solo una parte del proceso. La eficiencia real llega cuando todo el ecosistema de gestión de gastos empresariales está centralizado en una única plataforma digital. Las funcionalidades clave incluyen:

• Tecnología OCR para capturar la información de tickets y facturas.
• Conciliación de gastos con tarjeta en tiempo real.
• Integración con los principales sistemas de gestión empresarial (además de plataformas de movilidad y agencias en el caso de la gestión de gastos de viaje profesionales).
• Gestión sencilla de anticipos, kilometraje y dietas.
• Control de políticas y alertas automáticas por incumplimientos.
• Reporting inteligente.

En este contexto, la IA generativa aporta una nueva capa de automatización avanzada. Aprende del comportamiento de gasto, detecta anomalías, propone clasificaciones automáticas y reduce drásticamente el error humano. Es un copiloto financiero que trabaja 24/7.

Las empresas que automatizan su gestión de gastos con Okticket ahorran un 80% de tiempo administrativo y reducen un 90% los errores contables

Casos de uso reales: cómo Okticket transforma la gestión de gastos de empresa

Soluciones como Okticket ya están ayudando a departamentos financieros a optimizar su operativa diaria con beneficios tangibles:

• Captura de la información de tickets y facturas con una simple foto. Sobre la marcha, desde un smartphone.
• Clasificación y almacenamiento seguro en la nube.
• Visualización en tiempo real del comportamiento del gasto.
• Motor inteligente que comprende, contextualiza y aprende de cada interacción.
• Traducción instantánea de tickets en distintos idiomas, monedas y formatos.
• Reglas de gasto personalizables. ‍
• Envío de alertas al detectar gastos no alineados con la política de gastos.
• Conciliación bancaria automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Generación de gráficas automáticas para visualizar de forma clara el comportamiento del gasto.

Todo ello, cumpliendo con los requisitos normativos y de seguridad: homologación de la Agencia Tributaria y certificaciones ISO 27001 y 9001.

Conclusión: de cuello de botella a ventaja competitiva

En definitiva, con una gestión inteligente de gastos apoyada en IA generativa, las empresas pueden:

• Detectar gastos duplicados o fuera de política automáticamente.
• Anticipar errores antes de que generen costes.
• Generar dashboards interactivos por centro de coste, proyecto o empleado.
• Asegurar un cumplimiento fiscal preciso y auditable.

Por tanto, las organizaciones que digitalizan este proceso ganan en eficiencia, transparencia y cumplimiento.

¿Preparado para automatizar el proceso de gasto con un enfoque 100% a medida? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo Okticket puede ayudarte a eliminar cuellos de botella, reducir costes ocultos y automatizar tu ecosistema de gastos con el poder de la tecnología y la IA.

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¿Tienes claro cómo justificar correctamente las dietas laborales o viáticos ante Hacienda? Cada vez más empresas se enfrentan a requerimientos por una gestión inadecuada de estos gastos, con consecuencias fiscales importantes.

En los últimos años se han sucedido las sentencias en las que se dictamina que son las empresas, y no los trabajadores, quienes tienen que justificar ante Hacienda que los gastos en dietas laborales o viáticos están exentos de IRPF por motivos laborales. El Tribunal Supremo ha vuelto a pronunciarse recientemente en esta dirección.

Este contexto legal, unido a los reiterados requerimientos de la Agencia Tributaria por considerar que las dietas no están suficientemente justificadas (o incluso que se trata de una forma encubierta de remuneración), pone de relieve la necesidad de optimizar la gestión de los gastos de manutención y alojamiento.

¿Qué son exactamente las dietas laborales o viáticos? ¿Qué dice la legislación al respecto? ¿Cómo optimizar su gestión para evitar sustos con Hacienda? Lo aclararemos en este artículo.

¿Qué son las dietas laborales o viáticos?

Las dietas laborales, también conocidas como viáticos, son las cantidades que una empresa abona a sus trabajadores para compensar los gastos generados al realizar desplazamientos por motivos laborales.

Antes de seguir, es importante aclarar que dietas y gastos de viaje profesionales no son lo mismo. Las primeras son una compensación económica a los trabajadores que tienen que salir de viaje, pero consisten en una cantidad fija y no son obligatorias.

En cambio, los gastos de viaje (en los que se incluirían las dietas, si las hubiera) sí deben ser asumidos por la empresa y varían en cada desplazamiento.

Importante: Todas las dietas son gastos de viaje corporativos, pero no todos los gastos de viaje de empresa se consideran dietas.

¿Qué cubren las dietas laborales?

En general, las dietas laborales cubren dos grandes tipos de gastos:

• Manutención: comidas realizadas durante la jornada laboral fuera del lugar habitual de trabajo o de residencia.
• Alojamiento: cuando el desplazamiento requiere pernoctar fuera del domicilio.

Hay otros gastos vinculados a los desplazamientos, como el kilometraje o la gasolina, pero entrarían dentro de los que conocemos como gastos de viaje profesionales.

¿Cómo se pagan los viáticos?

Las empresas pueden abonar estos gastos de distintas formas. Las dos más habituales son:

1. Anticipos. El trabajador recibe el dinero antes del viaje. A la hora de contabilizarlo, habría que hacerlo como “gasto externo”.
2. Ingreso en nómina. En este caso, es importante recordar que las dietas son compensatorias y que no están sujetas a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.

No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados.

Límites legales para las dietas exentas de IRPF

Según el Reglamento del IRPF, estos son los máximos exentos de tributación:

Manutención:

• España:

- Con pernocta: hasta 53,34 €/día

- Sin pernocta: hasta 26,67 €/día

• Extranjero:

- Con pernocta: hasta 91,35 €/día

- Sin pernocta: hasta 48,08 €/día

Alojamiento:

No hay un límite fijo, pero debe justificarse con facturas y datos del viaje.

Justificación de las dietas

Además, las dietas están exentas de IRPF siempre que cumplan estos tres requisitos:

1. Se trate de un gasto real y necesario.
2. El trabajador esté desplazado fuera de su centro de trabajo habitual.
3. El gasto esté correctamente documentado y justificado (facturas, tiques, localización, motivo del desplazamiento…)

Por tanto, no basta con pagar dietas o viáticos, hay que hacerlo de forma impecable desde el punto de vista fiscal. De lo contrario, pueden ser considerados como retribución en especie, con impacto en cotizaciones y retenciones.

¿Cuánto se paga por dietas laborales en España?

Dado que las empresas no están obligadas a pagar dietas (salvo que esté estén recogidas en el convenio colectivo o haya un acuerdo entre empresa y empleado), no existe un importe oficial.

• Dependiendo de la duración del desplazamiento, del destino (nacional o internacional) o del sector, las dietas completas pueden oscilar entre 30 y 90 euros.
• Cuando los gastos superan las dietas fijadas, algunos convenios permiten reembolsar el exceso si se justifica adecuadamente.

La mejor solución para gestionar dietas laborales o viáticos

Gestionar dietas y viáticos manualmente supone una carga administrativa importante y riesgos de errores. Por eso, utilizar herramientas de digitalización y automatización es clave para mejorar este proceso.

¿Cómo puede ayudarte Okticket en la gestión de dietas?

En este sentido, Okticket ofrece la solución más completa para gestionar gastos de viaje profesionales, incluidos dietas y viáticos.  ¿Qué puedes hacer con nuestra aplicación?

• Configurar diferentes políticas de dieta por empleado (e importe).
• Automatizar todo el proceso de gestión de anticipos, desde la solicitud hasta su contabilización en el ERP de tu empresa. Los trabajadores pueden solicitar los anticipos en apenas unos segundos, desde su propio teléfono móvil. Tienen la opción de introducir un importe, seleccionar la divisa y elegir la forma de abono (efectivo o transferencia).
• Capturar justificantes con una simple foto. Solo tienes que sacar una foto del ticket o factura y seleccionar el tipo de gasto “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).
• Clasificar gastos automáticamente.
• Integrar los gastos con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Conciliar de forma automática los pagos efectuados con tarjeta de crédito.

Y ahora, con nuestro motor inteligente, puedes automatizar todo el proceso de gestión de gastos.

Conclusión: Dietas laborales como herramienta de eficiencia

Una correcta gestión de dietas no solo mejora la experiencia del empleado, sino que también aporta control, eficiencia y cumplimiento normativo a las empresas.

Adoptar soluciones como Okticket transforma los viáticos en un proceso ágil, trazable y alineado con la rentabilidad empresarial.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre los gastos viáticos y las dietas?

La principal diferencia con los gastos de viaje es que en ellos se incluyen todos los gastos y en las dietas solo los gastos relativos a alojamiento y manutención.

¿Son obligatorias las dietas laborales? (H3)

No siempre. Solo son obligatorias si:

• Lo establece el convenio colectivo aplicable
• Se ha pactado previamente entre empresa y trabajador

En ausencia de convenio o acuerdo, la empresa puede decidir si las abona o no.

¿Las dietas son parte del salario?

No. Las dietas no son salario, sino percepciones no salariales, y por tanto:

• No tributan en el IRPF, siempre que se respeten los límites legales
• No se cotizan a la Seguridad Social
• Deben reflejarse en nómina, pero en un apartado distinto al salario

¿Hay que justificar las dietas?

Depende de la empresa y del convenio. Si se abona una cantidad fija como dieta, no siempre es necesario presentar tickets. Sin embargo, hay que tener en cuenta un par de cuestiones:

1. La empresa debe poder justificar estos pagos ante la Seguridad Social y Hacienda.
2. Puede requerirse presentar los justificantes si así lo indica el convenio o la política interna.

¿Quién tiene que justificar las dietas?

La empresa es la responsable legal de justificar ante la Administración cualquier importe abonado como dieta. Esto se hace, por ejemplo:

• Mediante los ficheros CRA a la Seguridad Social
• Incluyendo los importes en el modelo 190 de Hacienda

¿Por qué Hacienda revisa las dietas?

Porque en algunos casos, ciertas empresas han utilizado las dietas como mecanismo para complementar el salario neto de los empleados sin pasar por el IRPF ni por las cotizaciones a la Seguridad Social. Esto ha llevado a un incremento en las inspecciones, especialmente en sectores con alta movilidad o comerciales con muchos desplazamientos.

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas laborales en tu empresa? Descubre cómo Okticket puede ayudarte.

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Si has visto algún montaje de fotos realizado con herramientas inteligentes estarás de acuerdo en que a simple vista es muy difícil detectar la manipulación. Pues bien, lo mismo pasa con los tickets falsos generador por IA.

Un recibo de un taxi, una factura de hotel o el ticket de una comida de negocios para justificar gastos que nunca existieron pueden ser replicados con un alto grado de realismo.

Si un trabajador cuela uno con las notas de gastos, es fácil que la empresa no se dé ni cuenta.

Estamos por tanto ante una nueva amenaza para el control financiero y la gestión de gastos profesionales.

¿O no? La tecnología de Okticket está preparada para detectar hasta los fraudes más sofisticados, incluidos los tickets falsos generados por IA. Y además lo hace en tiempo real.

¿Cómo? Te lo contamos a lo largo de las siguientes líneas.

¿Cómo detectar tickets falsos generados por IA?

El diseño, el texto, el logo del establecimiento… Todos los detalles de un ticket creado con inteligencia artificial parecen reales. Pero hay ciertos patrones que pueden hacer sospechar a un ojo bien entrenado:

• Incongruencias en los datos del comercio.
• Errores sutiles de formato o divisas. Por ejemplo, el formato de número de factura no se corresponde con el del país del emisor.
• Estructura fiscal inválida.
• Anomalías gráficas (en el caso de que los tickets incluyan un logo)
• El texto tiene estructuras lingüísticas típicas del contenido generado con ChatGPT o herramientas similares.
• Huella digital dejada por las imágenes editadas.

No obstante, detectar este tipo de fraude es muy complicado.

El problema es que no hacerlo puede conllevar graves consecuencias legales, económicas y reputacionales.

Tickets falsos, consecuencias reales

¿A qué tipo de riesgos se enfrentan las empresas expuestas al fraude con IA generativa?

• Multas y sanciones derivadas de una posible auditoría externa en la que se descubran gastos fraudulentos.
• Pérdidas de liquidez
• Daño a la imagen de la empresa si el fraude sale a la luz.

¿La solución? Contar con una herramienta que automatice la validación de gastos de empresa. Y que, además, sea capaz de detectar tickets falsos generados por IA.

IA contra el fraude: así identifica Okticket tickets manipulados al instante

Mira este vídeo:

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Así es como la IA Generativa de Okticket analiza cada ticket registrado en la aplicación para detectar hasta la más mínima incoherencia. Sin intervención humana y antes de que llegue a contabilidad.

Detección de fraude con Inteligencia Artificial: Alertas a medida

Las herramientas antifraude con IA como Okticket ofrecen además otra serie de funcionalidades asociadas para reforzar el control de los gastos de empresa. Entre ellas, la validación automática de tickets y facturas o alertas a medida.

En el caso de Okticket, estas alertas se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, ,identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles, como pueden ser alcohol o tabaco.

Cuando el sistema detecta un gasto irregular, lo notifica y lo bloquea antes de que sea procesado.

Con la tecnología de Okticket, tu empresa siempre irá un paso por delante.

¿Quieres ver cómo detectamos un ticket generado por IA? Ponte en contacto con nosotros y descubre la mejor tecnología antifraude basada en Inteligencia Artificial.

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¡Estamos de enhorabuena! Okticket acaba de ser reconocida en los premios Best of 2025 de Capterra. ¡Hemos obtenido el sello "Best Value 2025" en la categoría de software de gestión de gastos de empresa!

El galardón es uno de los más prestigiosos del sector tecnológicos, y viene a reforzar la posición de Okticket como referente en soluciones de gestión de gastos profesionales. También nos consolida como la aplicación con mejor relación calidad-precio del mercado según la valoración de nuestros propios usuarios.

Este distintivo se otorga únicamente al 25% de los softwares mejor valorados en cada categoría. Además, es necesario obtener una puntuación superior a 4,5, (sobre 5) lo que refuerza aún más el valor de este reconocimiento.

¿Qué implica ser reconocido como “Best of 2025” en Capterra?

Para entender la importancia de este premio es importante explicar que Capterra es un marketplace de software que opera a nivel internacional. Forma parte del grupo Gartner y se especializa en recopilar opiniones verificadas de usuarios.

De esta forma, las empresas tienen una ayuda para elegir con más confianza las soluciones tecnológicas que mejor se ajustan a sus necesidades.

El distintivo “Best of 2025” se otorga según criterios objetivos: la puntuación media, el volumen de reseñas y la coherencia en las valoraciones.

En Okticket, hemos obtenido una calificación media de 4,9 estrellas, reflejo directo de la alta satisfacción de nuestros usuarios y del impacto positivo que generamos a la hora de gestionar gastos de viaje profesionales.

Sello ‘Best Value’: Una garantía de eficiencia y ROI

El reconocimiento de Okticket como “Mejor Valor 2025” certifica que la aplicación combina funcionalidades top y rápido retorno de la inversión.

La voz que realmente cuenta: la de nuestros clientes

Pero lo que realmente tiene de especial este premio es que tiene en cuenta las opiniones de quienes más importan: nuestros clientes. Los resultados de este año hablan por sí solos:

• Calificación general: 4,9 estrellas
• Aspectos más valorados de Okticket: facilidad de uso, calidad del equipo de soporte al cliente, agilidad en el reporte y gestión de los gastos de viaje de empresa, trazabilidad, control en tiempo real, integraciones simples con otros ERP y sistemas empresariales, versión gratuita hasta 5 usuarios por CIF….

Empresas de todos los tamaños y sectores valoran positivamente cómo Okticket transforma la gestión de gastos corporativos, reduciendo un 80% el tiempo administrativo y minimizando hasta en un 90% los errores contables.

Esto es lo que dicen algunos de nuestros usuarios sobre su experiencia con nosotros:

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“¡Magnífica! Llevo años usándola y es muy útil. Y por supuesto, mejor que otras herramientas similares. La recomiendo 100%” José Rafael R. (Capterra)

"Todo es genial. Recomiendo Okticket a todos los comerciales que conozco, y es la segunda empresa para la que implanto el sistema." Guillermo B. (Capterra)

"Una buena experiencia en general desde el principio. Llevo un tiempo utilizando la app, antes como comercial en una empresa y ahora como administrador de empresas. La app se actualiza de vez en cuando, aportando detalles que facilitan su uso." Ángel C. (Capterra)

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Un reconocimiento que refuerza la misión de Okticket

Ganar el premio "Best Value 2025" consolida a Okticket como una de las soluciones AaaS Fintech mejor valoradas del mercado. Al mismo tiempo, este logro refuerza nuestro objetivo de convertirnos en el socio estratégico de referencia para los equipos de back office.

Somos más que un software. Somos un aliado estratégico para las empresas que quieren ahorrar tiempo, ganar control financiero y mejorar la experiencia de sus empleados en el reporte y gestión de los gastos de viaje profesionales.

Actualmente, Okticket está presente en varios mercados internacionales. Tenemos oficinas en España, Portugal y México, pero nuestro producto opera en más de 120 países.

Seguimos trabajando cada día para ofrecer la mejor solución del mercado, ahora con el respaldo de este reconocimiento internacional.

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