¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
Poco a poco estamos viendo cómo los eventos, ferias y congresos vuelven a ser presenciales. Conoce las principales tendencias.
Poco a poco estamos viendo cómo los eventos, ferias y congresos vuelven a ser presenciales. También vemos cómo va creciendo la lista de las ciudades que se promocionan como destino ideal para los viajes de negocios y el turismo MICE.
De momento, la recuperación está siendo tímida, pero se espera que despegue a corto plazo. La Alianza Estratégica de Convention Bureaux Nacionales de Europa apunta a 2022 en el informe “El impacto del coronavirus en el sector de convenciones europeo”, recientemente publicado.
Según se desprende de este estudio, primero entrarán con fuerza los eventos corporativos de ámbito doméstico. Para alcanzar los niveles previos a la pandemia en todo tipo de encuentros, tanto nacionales como internacionales, habrá que esperar hasta 2023. Todo ello teniendo en cuenta que no vuelvan a aplicarse restricciones.
En cuanto al gasto, se prevé que en 2022 alcance los 61 billones de euros a nivel europeo, 43 billones más que este año.
Las claves de la reactivación del turismo MICE
Las Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) apuntan a los tests y a las vacunas como claves para la vuelta a la presencialidad. Su anuario 2021, recién publicado, recoge tres hitos que han marcado el sector durante los últimos meses: resiliencia, digitalización y sostenibilidad.
Por sectores, los que más rápido están retomando los eventos presenciales son: Farma, TIC, alimentación y bebidas y automoción.
Al igual que ha ocurrido en la mayoría de los sectores, el turismo de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones también ha tenido que adaptarse a las circunstancias. Las tendencias actuales apuntan en las siguientes direcciones:
¿Dónde se van a celebrar la mayoría de eventos? Todo parece apuntar a que los principales destinos MICE no variarán mucho con respecto a los últimos años.
Si tenemos en cuenta las candidaturas a los premios World Mice Awards 2021, los mejores destinos europeos son (por orden alfabético): Atenas, Berlín, Estambul, Lisboa, Londres, Madrid (ganadora en 2020), Milán, París y Viena.
En América del Norte, las ciudades que optan al galardón son estas: Chicago, Dallas, Las Vegas (ganadora en 2020), Los Ángeles, Nueva Orleans, Nueva York, San Francisco, Toronto y Vancouver.
Puedes ver el resto de nominados en las diferentes categorías aquí. Los ganadores se conocerán el próximo 1 de noviembre de 2021.
¿Todavía sigues metiendo a mano en el ERP de tu empresa los datos de las notas de gastos? Conoce las ventajas de nuestros conectores bidireccionales.
¿Todavía sigues metiendo a mano en el ERP de tu empresa los datos de las notas de gastos? Esta tarea es fundamental para que el departamento financiero pueda llevar a cabo la contabilidad, pero hacerla manualmente supone perder tiempo y exponerse a cometer errores.
En cambio, si integras el programa de gestión de gastos con el sistema contable el proceso será mucho más ágil. Los conectores de Okticket, sin ir más lejos, ofrecen integración bidireccional con los ERP más potentes del mercado: Sage200, Sage X3, SAP Business One, SAP R3, Microsoft Dymanics, Microsoft AX, ODOO y Solmicro, entre otros.
Las funcionalidades pueden variar de un conector a otro, pero las ventajas para el departamento financiero son innegables. Vamos a tomar como referencia la integración de Okticket para enumerar las más destacadas:
Descárgate gratis la guía del conector de Okticket con tu ERP
Hasta ahora nos hemos centrado en hablar de las ventajas de la integración con el sistema contable. No obstante, existen integraciones para prácticamente todas las aplicaciones que utilizan las compañías, desde las de mejora de productividad hasta las de gestión de Recursos Humanos.
¿Necesitas integrar los sistemas de Business Intelligence? Okticket también permite acceder al modelo de datos de manera sencilla y eficaz.
Sea cual sea la integración de sistemas que necesites, es importante que sepas cómo hacerlo correctamente. Antes de empezar sería bueno que comprobaras que las herramientas de gestión que la empresa tiene implantadas son sólidas. Los equipos, por su parte, tienen que poder soportar la gran cantidad de datos que van a procesar cuando se lleve a cabo la integración.
Pongamos que todo funciona. Lo ideal es que la integración se lleva a cabo paso a paso:
Las tendencias de RRHH más actuales pasan por la digitalización de la mayoría de los procesos.
Estos últimos meses han sacudido la forma de trabajar en todos los departamentos de las empresas, especialmente en el de Recursos Humanos. Si el 2020 supuso un reto para adaptar los equipos técnicos y humanos al teletrabajo, las tendencias de RRHH más actuales pasan por la digitalización de la mayoría de los procesos.
Desde la captación de talento hasta la búsqueda de herramientas que contribuyan al bienestar laboral de la plantilla, la transformación digital está a la orden del día en la gestión de personas.
"Technology and people at work: Reshaping", un reciente informe de Top Employers, apunta a una decena de tendencias de RRHH:
1.Tecnología para detectar nuevos perfiles
La búsqueda de personal para cubrir vacantes está cambiando. Las ofertas de empleo en Redes Sociales y páginas especializadas están dando paso a la utilización de la Inteligencia Artificial y de algoritmos para detectar a los candidatos más adecuados para cada puesto.
Incluso se está empezando a echar mano de los chatbots para las fases iniciales de los procesos de selección.
2.Onboarding digital
El proceso de bienvenida a los nuevos empleados también se está digitalizando. Realidad virtual, eventos online, plataformas virtuales de onboarding… Las incorporaciones ya no son como las conocemos.
Volvemos a hablar de la importancia de la IA para analizar, predecir y diagnosticar el comportamiento de los trabajadores.
3.Metodologías integrales para la gestión del cambio
Las empresas que quieran sobrevivir tienen que innovar. Por eso se hace imprescindible la puesta en marcha de planes que plasmen diferentes escenarios en función de los posibles cambios que puedan afectar a cada departamento.
4.Redes sociales internas
Colaboración y comunicación. Los departamentos tienen que trabajar juntos y necesitan herramientas tecnológicas que favorezcan la cooperación. Las redes sociales internas, por ejemplo, sirven como plataforma de comunicación interactiva.
5.Mapeo digital de los puntos de contacto de los trabajadores
Siempre es conveniente que Recursos Humanos esté al día de las necesidades de los trabajadores. Cuando un proceso no funciona, tiene que mejorarlo. Esta experiencia de los usuarios se lleva a cabo realizando mapeos digitales del recorrido de los trabajadores por la compañía.
6.Inversión en formación de la plantilla
Además de apostar por el reciclaje de los trabajadores para mejorar sus competencias (upskilling), corresponde al departamento de Recursos Humanos dotar a cada área de las soluciones tecnológicas más adecuadas y enseñar a la plantilla a utilizarlas (reskilling).
7.Iniciativas orientadas al bienestar laboral
El bienestar laboral de la plantilla revierte en su bienestar personal, y viceversa. Los últimos meses han puesto a prueba el equilibrio emocional de muchas personas, y las compañías están poniendo en marcha iniciativas para fortalecer su salud mental: programas de gestión del estrés o sesiones de mindfulness, entre otros.
Las herramientas digitales bien elegidas también ayudan a reducir la carga de trabajo y a ponerse al día en nuevas tendencias como el Smart Working.
8.Colaboración estrecha entre RRHH y Marketing
Ya hemos mencionado los fundamental que resulta hoy en día la colaboración entre los diferentes equipos de trabajo. Pero si hay dos áreas que tienen que trabajar codo con codo para mejorar la comunicación con los empleados son las de RRHH y Marketing.
La utilización de herramientas digitales para lanzar encuestas de satisfacción a la plantilla está siendo cada vez más frecuente. Para ello ya se emplean herramientas de Big Data que detectan patrones de comportamiento y anticipan las necesidades de los empleados.
9.Programas para garantizar la desconexión digital
Con la llegada de la pandemia se hizo inevitable implantar el teletrabajo. Posteriores encuestas revelaron que una de las desventajas de este sistema es la dificultad para desconectar digitalmente.
Pues bien, un 30% de las compañías entrevistadas por Top Employers asegura que está poniendo en marcha programas para limitar los horarios en los que se pueden enviar mails de trabajo o programar reuniones.
10.Consolidación de un modelo de trabajo híbrido
Llevamos meses oyendo hablar de esta tendencia, pero todo parece apuntar a que en 2021 seguirá combinándose el trabajo en remoto con el presencial. Corresponde a RRHH dotar a cada trabajador de la flexibilidad que le permita gestionar su jornada laboral como más le convenga.
Además de los procesos que recoge el citado estudio, hay otra serie de novedades que aparecieron a raíz del confinamiento y que se han afianzado este año.
En un principio fueron soluciones pensadas para mantener a las empresas a flote, pero después han demostrado ser un valor añadido que contribuye a mejorar el engagement de la plantilla.
Estas son otras de las tendencias en RRHH que han llegado para quedarse:
Después de ver las últimas tendencias de RRHH queda claro que la gestión ideal de personas implica la utilización de soluciones tecnológicas.
“Okticket ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos”
Con más de 50 años de trayectoria, BASF es una de las principales compañías químicas de nuestro país. Hoy cuenta con más de 2.000 colaboradores distribuidos por los diferentes centros de trabajo de España, muchos de los cuales tienen que desplazarse continuamente.
Debido a esta casuística, era necesario automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje, y Okticket fue la herramienta elegida para llevar a cabo la digitalización. La experiencia de usuario fue uno de los motivos de peso para decantarse por nuestra solución.
“Ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos”
Llegado el momento de la implantación, el proceso fue “súper sencillo”, en palabras de Aitor Rovira, del departamento de IT de BASF. “La comunicación con el equipo siempre fue muy fluida, nos ayudaron aportando una serie de ideas para mantener los procesos corporativos que no podíamos modificar”, asegura.
La aceptación por parte del equipo también fue muy buena. Xavier Ribera, Director de Comunicación de BASF en España y Portugal, explica que Okticket ha cambiado su manera de afrontar la gestión de gastos en el día a día. Gracias a nuestra plataforma, han dejado atrás “un proceso que requería muchísimas horas”.
Antes de implantar Okticket, los trabajadores hacían una liquidación cada mes o cada dos meses, con la pérdida de tiempo que supone el recopilar los tickets y rellenar a mano las notas de gastos. Ahora, dice, “ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos”.
Desde Administración comparten esta opinión. Marta Domingo, del departamento de Finanzas de BASF, va más allá al asegurar lo siguiente: “Gracias a Okticket, realmente estamos imputando estos gastos a las cuentas contables correctas, tenemos la posibilidad de recuperar el IVA y además nos ahorramos un montón de espacio físico en el archivo gracias a digitalizarlo”, explica
El resultado de todo esto: “1.200 usuarios que están encantados de poder utilizar Okticket”
En el siguiente vídeo puedes ver la OkExperience de BASF.
Cuando las hojas de gastos se analizan con detenimiento es posible sacar información valiosa, más allá de cuánto dinero gastan los empleados en movilidad en dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.
Pregunta tipo test. Las hojas de gastos son:
A. Un documento que sirve para gestionar los gastos de viaje de tus empleados.
B. Una herramienta que aporta información actualizada que facilita la toma de decisiones estratégicas.
C. Un mecanismo que puede ayudar a que tu empresa ahorre dinero.
D. Las tres respuestas anteriores son correctas.
Y la respuesta correcta es… ¡La D! Sí, estás leyendo bien. Cuando las hojas de gastos se analizan con detenimiento es posible sacar información valiosa, más allá de cuánto dinero gastan los empleados en movilidad en dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.
Este documento permite detectar un montón de oportunidades de ahorro. Algunas, incluso, comienzan antes de salir de viaje.
¿Tienes controladas las pautas de los trabajadores en movilidad? Si estuvieras controlando las hojas de gastos podrías ver, por ejemplo, el dinero que estás pagando de más por el simple hecho de que los empleados reserven los viajes de negocios a última hora.
Una forma de ahorrar dinero es establecer unos plazos máximos para realizar la reserva de hoteles y comprar billetes de avión. Es cierto que en estos momentos es complicado saber si el viaje va a ser posible o no, pero por eso es importante que te asegures de que vas a poder cancelar los viajes contratados sin pagar por ello.
Del mismo modo, te darías cuenta de que probablemente haya patrones que se repitan. Normalmente los trabajadores nómadas suelen quedarse en las mismas cadenas de hoteles. Incluso acuden a las mismas empresas de alquiler de coches y comen en los mismos restaurantes cuando visitan las mismas ciudades con frecuencia.
Al tener esta información identificada, puedes tratar de negociar tarifas corporativas con los proveedores.
¿Alguna vez te has parado a mirar si las líneas de móviles de tus empleados en movilidad permiten el uso de datos en el extranjero sin un sobrecoste (en los países de la UE, Islandia, Liechtenstein o Noruega, el precio es el mismo que en España)?
¿Los empleados disponen de tarjeta de empresa? En los extractos bancarios puedes comprobar las comisiones que te han metido por pagar en el extranjero, por sacar dinero en un cajero y por cambio de divisa. Una vez dispongas de esta información, podrás buscar una alternativa más económica.
Entre tantos tickets de gasolina, de peajes, de restaurantes y de hoteles es fácil que se cuele alguno que no cumple con la política de gastos de viaje de la empresa. O que incluya un pago no reembolsable (la compra de un artículo personal, una multa de aparcamiento, etc.).
El fraude interno puede ser de varios tipos, y si tus trabajadores saben que no vas a analizar las hojas de gastos pueden tratar de colártela. Al final, estarás perdiendo miles de euros. Una media de 8.300 dólares al mes (unos 7.000 euros) según un estudio publicado en su día por la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)
Muchos de los gastos de viaje y de representación son deducibles tanto en el Impuesto de Sociedades como en la declaración del IVA. Pero para ello tienes que conocer los requisitos y solicitarlo a tiempo.
Como ya sabes, los gastos de representación son deducibles si cumplen lo establecido en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Es decir, si son necesarios para la actividad empresarial y para generar ingresos.
Se incluyen, entre otros: los gastos derivados de las estancias de clientes en hoteles; las invitaciones en restaurantes para captar un cliente o cerrar un negocio, las entradas a espectáculos deportivos, de ocio o culturales; las inscripciones en conferencias, talleres o similares; los regalos de empresa con un precio razonable.
Además, el importe anual no puede superar el 1% del importe neto de la cifra de negocios.
Por eso es muy importante verificar que estos conceptos han sido incluidos por los trabajadores como gastos de representación junto con sus respectivos justificantes. Al realizar esta tarea muchas empresas se han dado cuenta de que sus trabajadores habían tratado de colar tickets no reembolsables.
Si sumas todo el dinero que habrías pagado de más por no haber analizado las notas de gastos, el ahorro es considerable.
También tendrás la oportunidad de detectar si hay algún gasto cuyo importe sea muy elevado y establecer un umbral máximo.
En cuanto al IVA, el de los gastos de representación puedes recuperarlo, pero solo si cumplen con lo establecido por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido. Como ya hemos comentado en artículos anteriores, deben cumplir una serie de condiciones:
Mucho ojo con esto, puesto que se calcula que cuatro de cada diez gastos pasados por los empleados no cumplen con los requisitos para solicitar la devolución del IVA.
También resulta curioso ver estadísticas que apuntan a que la mitad del IVA susceptible de devolución no se reclama. Solo en Europa, las pérdidas sobrepasan los 20.000 millones de euros al año
¿No dispones de tiempo o de personal suficiente como para analizar las hojas de gastos de forma periódica? Las soluciones para digitalizar gastos de viaje facilitan enormemente esa labor.
Con Okticket, los trabajadores ahorran aproximadamente el 70% del tiempo que dedican a gestionar los gastos de viaje de forma manual. Y eso por no hablar de la reducción de los errores que cuestan dinero.
Además, como está homologada por Hacienda, los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel. Así los tendrás siempre a mano, pero en un entorno cloud seguro.
En lo referente al fraude interno, puedes configurar alertas (bloqueantes o informativas) para que te llegue una notificación cuando un empleado trate de subir un ticket similar o duplicado, uno fechado en un día no laborable, un gasto antiguo o uno cuyo importe exceda los umbrales de gasto establecidos.
Establecer umbrales de gasto por tipo de gasto y usuario (o grupos de usuarios) y fijar los gastos no reembolsables conforme a la política de viajes son otras funcionalidades que te permitirán ahorrar dinero.
Reporte, supervisión, aprobación, reembolso… La validación de gastos de viaje es un proceso que exige una importante inversión de tiempo.
La gestión de los viajes de negocios no finaliza con la vuelta del trabajador desplazado. Una vez en casa, queda tramitar las notas de gastos. Reporte, supervisión, aprobación, reembolso… La validación de gastos de viaje es un proceso que exige una importante inversión de tiempo por parte de todo el personal implicado.
Si se suman todas esas horas “perdidas”, el coste para la empresa es considerable. Lo peor es que se trata de un problema recurrente al que hay que hacer frente en cada viaje de cada empleado y que muchas veces acaba en conflictos internos.
De ahí que una de las primeras acciones que deberían llevar a cabo los CFO de las compañías es aprovechar las ventajas que ofrecen las herramientas de automatización de gastos de empresa. Con Okticket, puedes ahorrarte hasta un 80% del tiempo con respecto a la gestión manual.
Por una parte, la solución cuenta con el motor de reconocimiento más potente del mercado, capaz de extraer la información de tickets y facturas al instante. Además, los viajeros solo tienen que hacer una foto al ticket y enviar la hoja de gastos a revisión. Con ello, se evitan el tener que rellenar a mano las notas de gastos y grapar los justificantes de pago acumulados.
Por lo que respecta al departamento de administración, el hecho de tener la información ordenada y de acceder a ella en el momento es una gran mejora. Si a eso se une la posibilidad de integrar la app con el software de contabilidad de la empresa y de conciliar los movimientos de las tarjetas de empresa, el ahorro de tiempo sigue aumentando.
Esas horas que tu equipo dedica a esta tarea, puede invertirlas en otros procesos de más valor, que realmente repercutan en beneficios para la empresa. ¿Todavía crees que se trata de una inversión que vas a tardar mucho tiempo en amortizar? Te invitamos a que pruebes la app y verás cómo vas a obtener un ROI positivo mucho antes de lo que piensas.
A este ahorro de costes que se consigue gracias a la validación de gastos de viaje automática hay que sumar las ventajas añadidas que ofrece. Entre otros: la reducción de fraudes y errores, el almacenamiento en la nube, el control de la política de gastos de viaje o la obtención de información muy valiosa que ofrece el análisis inteligente de los datos.
Más medidas efectivas para que la aprobación de los gastos sea lo más eficiente posible:
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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