Tips para una gestión eficiente de dietas y kilometraje

15.000 millones de euros. Las empresas españolas destinan cada año ese presupuesto a viajes de negocios (fuente: hosteltur). Dietas y kilometraje suponen la mayor parte del gasto. Por eso es tan importante llevar un control detallado de las notas de gastos.

¿En quién recae esta labor? Normalmente, en el CFO o en el departamento de administración. Si bien es cierto que Recursos Humanos es quien negocia con el comité de empresas el importe de las dietas y el kilometraje, la gestión posterior se traslada a Administración.

Esta labor puede parecer sencilla cuando la empresa tiene pocos trabajadores en movilidad, pero se complica con cada nuevo empleado que tiene que reportar gastos de viaje.

Con tantos tickets en papel, resulta complicado evitar que se escape algún gasto que no debería reembolsarse, o que tendría que computarse en una categoría diferente a la de dietas o kilometraje.

Es el caso, por ejemplo, de los peajes y el aparcamiento. Cuando un trabajador utiliza su coche particular para desplazarse por motivos laborales, la compensación que le corresponde tiene que cubrir la gasolina y la parte proporcional del desgaste de neumáticos, el seguro, el aceite y los impuestos.

En cambio, los tickets de peajes y aparcamiento tienen que meterse como un concepto aparte en la nota de gastos. De las multas debe hacerse cargo el trabajador.

Dietas y kilometraje: La clave de una buena gestión

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas y el kilometraje? Apunta.

Implanta una política de gastos de viaje

Cuando las empresas tienen bien definida la política de gastos de viaje, es más fácil llevar a cabo todo el proceso de gestión de dietas y kilometraje. ¿Qué debe quedar claro en ese documento?

• Los tipos de dietas existentes.
• Los mecanismos para justificar los gastos de viaje. Además de comprobantes como tickets o facturas, hay compañías que exigen a sus empleados un reporte con el motivo del viaje, el nombre de los clientes visitados o quién es la persona a la que se ha invitado a comer.
• El flujo de aprobación de las notas de gastos.
• El método de pago. ¿Se va a incluir el pago en la nómina o de forma independiente? ¿Los gastos se abonan en el acto, a la semana o una vez al mes?
• Las actualizaciones anuales, si las hay.

¿Son gastos retributivos o compensatorios?

Cuando los gastos por desplazamiento no están incluidos en la nómina, es necesario diferenciar los que son retributivos de los compensatorios. Además de que tienen un tratamiento fiscal distinto, pueden influir en el balance económico de la empresa.

Lo habitual es que las dietas y el kilometraje tengan carácter compensatorio, así que no se consideran como parte del salario. No obstante, en caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda, debes avisar a los trabajadores de que van a tener que pagar el IRPF correspondiente.

Esto es lo que tienen que saber los trabajadores que tienen que reportar gastos de viaje:

• Los gastos de kilometraje que sobrepasen los 0,19 euros por kilómetro están sujetos a retenciones.
• Para el alojamiento no existen límites económicos, pero sí para la manutención: cuando el gasto es dentro de España, las cantidades máximas son 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros si el trabajador tiene que pasar la noche fuera. Fuera de España, el importe asciende hasta los 48,08 euros y los 91,35 euros respectivamente.

Ten en cuenta los distintos tipos de dietas

Como sabes, el concepto dieta incluye tanto los gastos de manutención como de alojamiento. Puedes encontrarte con que una parte de la plantilla tenga asignada una cantidad fija diaria y a otra solo se le pague el importe exacto de las facturas presentadas.

Con la segunda opción tendrás más control sobre los gastos, pero eso implica más trabajo. Un tercer modelo de gestión es el denominado “sistema mixto”. Es decir, asignar una dieta fija para ciertos conceptos y presentar los justificantes de otros gastos.

Lo ideal para una gestión eficaz sería que las empresas optasen por uno u otro método en función de sus características y necesidades.

También puede darse el caso de que en el convenio se haga una distinción entre dieta completa (cubre los gastos de manutención y alojamiento) y media dieta (la empresa solo abona el importe de la comida o de la cena).

Si la asignación no tiene límites, solo tienes que comprobar que el ticket es correcto, pero cuando la empresa establece un límite para cada concepto/comida, no te quedará más remedio que ir ticket por ticket comprobando que el trabajador no ha excedido la cantidad.

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Seguro que mientras lees esto, en tu cabeza estás echando cuentas de cuánto tiempo pierdes en comprobar que las notas de gastos son correctas, en confirmar que los justificantes sean válidos y en cotejar que los importes de los tickets coinciden con los que han anotado los trabajadores.

¿Sabes que Okticket puede hacer todo ese trabajo por ti? Nuestra solución de gestión de gastos de viaje automatiza todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión y la aprobación.

El funcionamiento es muy ágil e intuitivo.

1. El empleado en movilidad saca una foto del ticket o factura.
2. El OCR (sistema de reconocimiento de caracteres) extrae la información del justificante y la digitaliza.
3. La aplicación genera una hoja de gastos y envía el informe a revisión.
4. La persona que tenga el rol de administrador puede validar los gastos en tiempo real, desde cualquier ubicación.
5. Como Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Además, Okticket cuenta con conectores bidireccionales homologados para los principales ERP del mercado. De esta manera, puedes integrar la herramienta con tu sistema de contabilidad.

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También tienes disponible un módulo de conciliación de tarjetas. En cuestión de segundos podrás comprobar que los movimientos de las tarjetas corporativas se ajustan a los de los tickets que se han ido subiendo a la aplicación.

Todo ello minimiza el riesgo de errores, tanto por parte de los trabajadores como del departamento de contabilidad. También se reducen los riesgos de sufrir fraude interno.

Los beneficios de una gestión eficaz de dietas y kilometraje

Como ves, el retorno de la inversión es muy rápido. A cambio, los beneficios para la compañía son numerosos:

• Ahorro en tiempo del personal.
• Ahorro directo: detección del fraude interno, papel o mensajería, por ejemplo.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Integración de sistemas.
• Mejora del ambiente laboral: los empleados en movilidad y el personal del departamento de administración se libran del engorroso proceso manual de reportar y revisar notas de gastos.
• Higiene: ante una situación como la actual, las herramientas digitales como Okticket contribuyen al distanciamiento social (los trabajadores no tienen que pasar por la oficina solo para llevar las notas de gastos, por ejemplo). Además, evita que tengas que tocar papeles continuamente.
• Sostenibilidad: como ya no tendrás que utilizar tanto papel, estarás contribuyendo al cuidado del medio ambiente. No te olvides de que hoy en día los clientes demandan empresas sostenibles.
• Eficacia: ya sabes que una empresa más efectiva es más competitiva.