En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
Cuando las hojas de gastos se analizan con detenimiento es posible sacar información valiosa, más allá de cuánto dinero gastan los empleados en movilidad en dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.
Pregunta tipo test. Las hojas de gastos son:
A. Un documento que sirve para gestionar los gastos de viaje de tus empleados.
B. Una herramienta que aporta información actualizada que facilita la toma de decisiones estratégicas.
C. Un mecanismo que puede ayudar a que tu empresa ahorre dinero.
D. Las tres respuestas anteriores son correctas.
Y la respuesta correcta es… ¡La D! Sí, estás leyendo bien. Cuando las hojas de gastos se analizan con detenimiento es posible sacar información valiosa, más allá de cuánto dinero gastan los empleados en movilidad en dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.
Este documento permite detectar un montón de oportunidades de ahorro. Algunas, incluso, comienzan antes de salir de viaje.
¿Tienes controladas las pautas de los trabajadores en movilidad? Si estuvieras controlando las hojas de gastos podrías ver, por ejemplo, el dinero que estás pagando de más por el simple hecho de que los empleados reserven los viajes de negocios a última hora.
Una forma de ahorrar dinero es establecer unos plazos máximos para realizar la reserva de hoteles y comprar billetes de avión. Es cierto que en estos momentos es complicado saber si el viaje va a ser posible o no, pero por eso es importante que te asegures de que vas a poder cancelar los viajes contratados sin pagar por ello.
Del mismo modo, te darías cuenta de que probablemente haya patrones que se repitan. Normalmente los trabajadores nómadas suelen quedarse en las mismas cadenas de hoteles. Incluso acuden a las mismas empresas de alquiler de coches y comen en los mismos restaurantes cuando visitan las mismas ciudades con frecuencia.
Al tener esta información identificada, puedes tratar de negociar tarifas corporativas con los proveedores.
¿Alguna vez te has parado a mirar si las líneas de móviles de tus empleados en movilidad permiten el uso de datos en el extranjero sin un sobrecoste (en los países de la UE, Islandia, Liechtenstein o Noruega, el precio es el mismo que en España)?
¿Los empleados disponen de tarjeta de empresa? En los extractos bancarios puedes comprobar las comisiones que te han metido por pagar en el extranjero, por sacar dinero en un cajero y por cambio de divisa. Una vez dispongas de esta información, podrás buscar una alternativa más económica.
Entre tantos tickets de gasolina, de peajes, de restaurantes y de hoteles es fácil que se cuele alguno que no cumple con la política de gastos de viaje de la empresa. O que incluya un pago no reembolsable (la compra de un artículo personal, una multa de aparcamiento, etc.).
El fraude interno puede ser de varios tipos, y si tus trabajadores saben que no vas a analizar las hojas de gastos pueden tratar de colártela. Al final, estarás perdiendo miles de euros. Una media de 8.300 dólares al mes (unos 7.000 euros) según un estudio publicado en su día por la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)
Muchos de los gastos de viaje y de representación son deducibles tanto en el Impuesto de Sociedades como en la declaración del IVA. Pero para ello tienes que conocer los requisitos y solicitarlo a tiempo.
Como ya sabes, los gastos de representación son deducibles si cumplen lo establecido en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Es decir, si son necesarios para la actividad empresarial y para generar ingresos.
Se incluyen, entre otros: los gastos derivados de las estancias de clientes en hoteles; las invitaciones en restaurantes para captar un cliente o cerrar un negocio, las entradas a espectáculos deportivos, de ocio o culturales; las inscripciones en conferencias, talleres o similares; los regalos de empresa con un precio razonable.
Además, el importe anual no puede superar el 1% del importe neto de la cifra de negocios.
Por eso es muy importante verificar que estos conceptos han sido incluidos por los trabajadores como gastos de representación junto con sus respectivos justificantes. Al realizar esta tarea muchas empresas se han dado cuenta de que sus trabajadores habían tratado de colar tickets no reembolsables.
Si sumas todo el dinero que habrías pagado de más por no haber analizado las notas de gastos, el ahorro es considerable.
También tendrás la oportunidad de detectar si hay algún gasto cuyo importe sea muy elevado y establecer un umbral máximo.
En cuanto al IVA, el de los gastos de representación puedes recuperarlo, pero solo si cumplen con lo establecido por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido. Como ya hemos comentado en artículos anteriores, deben cumplir una serie de condiciones:
Mucho ojo con esto, puesto que se calcula que cuatro de cada diez gastos pasados por los empleados no cumplen con los requisitos para solicitar la devolución del IVA.
También resulta curioso ver estadísticas que apuntan a que la mitad del IVA susceptible de devolución no se reclama. Solo en Europa, las pérdidas sobrepasan los 20.000 millones de euros al año
¿No dispones de tiempo o de personal suficiente como para analizar las hojas de gastos de forma periódica? Las soluciones para digitalizar gastos de viaje facilitan enormemente esa labor.
Con Okticket, los trabajadores ahorran aproximadamente el 70% del tiempo que dedican a gestionar los gastos de viaje de forma manual. Y eso por no hablar de la reducción de los errores que cuestan dinero.
Además, como está homologada por Hacienda, los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel. Así los tendrás siempre a mano, pero en un entorno cloud seguro.
En lo referente al fraude interno, puedes configurar alertas (bloqueantes o informativas) para que te llegue una notificación cuando un empleado trate de subir un ticket similar o duplicado, uno fechado en un día no laborable, un gasto antiguo o uno cuyo importe exceda los umbrales de gasto establecidos.
Establecer umbrales de gasto por tipo de gasto y usuario (o grupos de usuarios) y fijar los gastos no reembolsables conforme a la política de viajes son otras funcionalidades que te permitirán ahorrar dinero.
Reporte, supervisión, aprobación, reembolso… La validación de gastos de viaje es un proceso que exige una importante inversión de tiempo.
La gestión de los viajes de negocios no finaliza con la vuelta del trabajador desplazado. Una vez en casa, queda tramitar las notas de gastos. Reporte, supervisión, aprobación, reembolso… La validación de gastos de viaje es un proceso que exige una importante inversión de tiempo por parte de todo el personal implicado.
Si se suman todas esas horas “perdidas”, el coste para la empresa es considerable. Lo peor es que se trata de un problema recurrente al que hay que hacer frente en cada viaje de cada empleado y que muchas veces acaba en conflictos internos.
De ahí que una de las primeras acciones que deberían llevar a cabo los CFO de las compañías es aprovechar las ventajas que ofrecen las herramientas de automatización de gastos de empresa. Con Okticket, puedes ahorrarte hasta un 80% del tiempo con respecto a la gestión manual.
Por una parte, la solución cuenta con el motor de reconocimiento más potente del mercado, capaz de extraer la información de tickets y facturas al instante. Además, los viajeros solo tienen que hacer una foto al ticket y enviar la hoja de gastos a revisión. Con ello, se evitan el tener que rellenar a mano las notas de gastos y grapar los justificantes de pago acumulados.
Por lo que respecta al departamento de administración, el hecho de tener la información ordenada y de acceder a ella en el momento es una gran mejora. Si a eso se une la posibilidad de integrar la app con el software de contabilidad de la empresa y de conciliar los movimientos de las tarjetas de empresa, el ahorro de tiempo sigue aumentando.
Esas horas que tu equipo dedica a esta tarea, puede invertirlas en otros procesos de más valor, que realmente repercutan en beneficios para la empresa. ¿Todavía crees que se trata de una inversión que vas a tardar mucho tiempo en amortizar? Te invitamos a que pruebes la app y verás cómo vas a obtener un ROI positivo mucho antes de lo que piensas.
A este ahorro de costes que se consigue gracias a la validación de gastos de viaje automática hay que sumar las ventajas añadidas que ofrece. Entre otros: la reducción de fraudes y errores, el almacenamiento en la nube, el control de la política de gastos de viaje o la obtención de información muy valiosa que ofrece el análisis inteligente de los datos.
Más medidas efectivas para que la aprobación de los gastos sea lo más eficiente posible:
De reacción a acción... La gestión de gastos es mucho más eficiente cuando se aplican herramientas de Business Intelligence.
De estadísticas basadas en datos pasados a información en tiempo real. De simples informes de gastos y ventas a analíticas avanzadas que ayudan a tomar decisiones estratégicas. De reacción a acción... La gestión de gastos es mucho más eficiente cuando se aplican herramientas de Business Intelligence.
Peter Luhn, conocido como el padre de la Inteligencia de Negocio, ya la definía a finales de los 50 como “la habilidad de comprender las interrelaciones de los hechos presentados de tal manera que guíen las acciones hacia una meta deseada”.
Hoy podemos añadir que es la solución perfecta para que las empresas detecten nuevas oportunidades de negocio, elaboren un forecast o subsanen errores a tiempo y se anticipen a posibles cambios, tendencias o imprevistos.
Todo ello es posible gracias a una serie de herramientas que evolucionan cada día. En el mercado hay una amplia variedad. Elegir una u otra depende del presupuesto, del sector o de las necesidades de cada compañía.
Unas están más orientadas a la gestión de datos, otras al reporting… Incluso existen data discovery applications que permiten realizar un análisis predictivo de cara a hacer proyecciones de futuro.
¿Cuáles son las mejores herramientas de Business Intelligence? QlikView, Power BI, Tableau, Microsoft Dynamics, IBM Cognos Analytics, SAP business intelligence, Oracle Business Intelligence, Sisense, Gooddata, Clear Analytics, Geckoboard o Style Intelligence son algunas de las más utilizadas.
A la hora de elegir un software de gestión de gastos de empresa, lo ideal es escoger uno que se integre con alguna de esas herramientas. En Okticket, además de integrarnos de forma rápida, bidireccional y evolutiva con los principales ERP y softwares de gestión del mercado, nos integramos con los sistemas de BI Qlik View y Power BI.
La mejor forma de explicar las ventajas de la Inteligencia de Negocio es viendo las aplicaciones que puede tener en los diferentes tipos de empresas, sin importar el sector o el tamaño de estas. ¡Vamos con algunos ejemplos!
¿Tus empleados pasan gastos de viaje? Las herramientas de BI te ayudarán a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios. De esta forma, sabrás en qué categorías se realizan más gastos (kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento…) y podrás preparar una estrategia para optimizar el presupuesto.
También puedes ir más allá. Imagínate que tienes varios trabajadores que se desplazan por carretera. Gracias a las herramientas de Business Intelligence, puedes calcular la ruta más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.
Como estamos viendo, una de las principales ventajas del Business Intelligence es aumentar la rentabilidad de las organizaciones. Esto es posible gracias a las utilidades que ofrece. ¿Qué puedes hacer?
En resumen, el Business Intelligence aplicado a la gestión de gastos permite realizar un seguimiento de los objetivos, identificar las áreas que no están consiguiendo los resultados esperados, hacer proyecciones de futuro basadas en información fiable y anticiparse a los problemas para poder solucionarlos antes de que sea tarde.
El pasado día 25 de mayo, la Cámara Baja aprobaba finalmente el Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal.
Han pasado dos años y medio desde que se aprobó en el Consejo de Ministros y siete meses desde que entró en el Congreso. El pasado día 25 de mayo, la Cámara Baja aprobaba finalmente el Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal.
Todavía queda su paso por el Senado para concluir la tramitación parlamentaria y que se ponga en marcha, pero las consecuencias ya están claras. ¿Qué implicaciones tiene para las empresas esta norma? Veamos las principales medidas adoptadas.
Uno de los acuerdos más sonados y que han causado mayor malestar entre los pequeños comerciantes es la limitación del pago en efectivo a un máximo de 1.000 euros. Esta restricción no afecta a la compra-venta entre particulares, pero sí cuando estos adquieren un bien o servicio a una empresa o profesional.
¿Tienes empleados que van a salir de viaje de negocios y la factura del hotel va a superar esa cantidad? Lo más conveniente es que utilicen una tarjeta de empresa, o cualquier otro medio de pago diferente al dinero en metálico.
También han dado mucho de que hablar las inspecciones sorpresa de Hacienda. Entre las enmiendas incluidas, destaca la que permite a la Agencia Tributaria llevarlas a cabo, salvando así las reticencias de los tribunales.
En este punto hay que recordar que, a finales de 2020, el Supremo había sentenciado que Hacienda no podía registrar un domicilio o empresa sin haberlo notificado con antelación.
¿Cómo ha respondido el Gobierno? Introduciendo una enmienda que modifica la Ley General Tributaria en la que se refleja que la solicitud de la autorización judicial para el registro “deberá estar debidamente justificada y motivar la finalidad, necesidad y proporcionalidad de dicha entrada”.
Además, tanto la solicitud como la concesión de la autorización judicial podrán practicarse, “aun con carácter previo al inicio formal del correspondiente procedimiento”, si se especifican los conceptos y períodos que van a ser objeto de comprobación.
Por tanto, no es necesario avisar con antelación de la inspección, solo contar con autorización judicial para realizarla. También pueden llevarla a cabo si el contribuyente da su consentimiento.
Una medida eficaz para estar preparado ante una inspección es contar con un software de digitalización de gastos homologado por la Agencia Tributaria. Con Okticket puedes estar tranquilo en ese sentido. Cuando hayas sacado la foto a tu ticket o factura, puedes deshacerte del papel. En caso de inspección, serás tú quien dé acceso a la información digital al inspector.
Otras de las medidas aprobadas por la Comisión de Hacienda del Congreso son las siguientes:
Los viajes de empresa continúan siendo muy importantes para que las empresas adquieran más valor frente a la competencia. ¿Por qué?
Han sufrido un parón, pero volverán a relanzarse. Los viajes de negocios siguen siendo muy importantes para que las empresas adquieran un mayor posicionamiento competitivo. ¿Por qué? Por varias razones que vamos a explicar a lo largo de este artículo.
Aunque en ocasiones no lo parezca por nuestra forma de relacionarnos, las personas necesitamos el contacto social. No solo eso. Algunas investigaciones concluyen que podríamos aprovechar todavía más el potencial de nuestros cerebros si fuésemos más sociables (fuente: Universidad de UCLA).
En el caso concreto de los viajes de trabajo, al hacer negocios en persona se activa la parte social de la mente. Así es más fácil obtener beneficios.
La comunicación fluye mejor y es más fácil hacerse entender cuando las personas se encuentran físicamente en el mismo espacio. Esta efectividad aumenta cuando se trata de contactar con interlocutores que se encuentran en otros países en los que la forma de hacer negocios es diferente.
6 interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar 200 correos
Hay que tener en cuenta que en una reunión virtual hay matices que se escapan. El trato es más impersonal, no se percibe bien el lenguaje no verbal y el tono de voz es diferente. Además, es más fácil que la persona que está al otro lado de la pantalla se distraiga.
¿Nunca has contestado a un correo electrónico o mirado un mensaje que te ha llegado al smartphone durante el transcurso de una videollamada? También puede ocurrir que se produzcan fallos técnicos que dificulten la conversación.
Pero no se trata solamente de vender tu producto o servicio. La asistencia a conferencias o eventos de networking es una gran oportunidad para ampliar la red de contactos. Puede, incluso, que conozcas a potenciales clientes.
Las reuniones virtuales con los posibles clientes llevan años haciéndose y muchas empresas están optando por priorizar las videollamadas. Son más baratas que los viajes de negocios y más cómodas. Pero si quieres cerrar un trato y adelantarte a la competencia, tendrás más posibilidades si los visitas personalmente.
Solo el simple hecho de realizar el viaje ya hará que te diferencies. También es más sencillo ganarse la confianza de la otra persona. Y siempre puedes aprovechar para tratar asuntos off the record cuando la reunión formal acaba.
Esta afirmación no está hecha a la ligera. Hay estudios que la confirman. Por ejemplo, el informe "Ask in person: You're less persuasive than you think over email” (publicado en el Journal of Experimental Social Psychology). El estudio concluye que seis interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar un correo electrónico a 200 contactos.
Una posible explicación es que es más fácil rechazar una propuesta que nos hacen a través de un medio digital que cuando nos llega de una persona que tenemos enfrente. “Una solicitud cara a cara tiene un éxito 34 veces mayor que un correo electrónico”, puede leerse en otro estudio publicado en Harvard Business Review.
Este hecho cobra especial relevancia en países como China, en los que primero hay que ganarse la confianza de un cliente. Solo cuando está establecido ese vínculo es posible comenzar las negociaciones.
A todo lo dicho hay que añadir un hecho constatado. Los viajes de negocios cuestan dinero, pero no se trata de un gasto, sino de una inversión. La United States Travel Association habla de que, por cada dólar invertido en viajes corporativos, se obtiene un retorno de entre 10 y 15 dólares.
Por tanto, el Business Travel no solo está reservado para las grandes compañías. También las pequeñas y medianas empresas deberían hacer un pequeño esfuerzo si quieren aumentar su cifra de negocio.
¿Te preocupa el control de los gastos? Las herramientas de automatización de gastos de viaje como Okticket facilitan el cumplimiento de la política de gastos empresarial. Puedes establecer flujos de aprobación, fijar umbrales de gasto por usuario o configurar alertas para evitar el fraude interno, por nombrar algunas funcionalidades.
Además, nos integramos con los principales ERP del mercado, sistemas de Recursos Humanos y agencias de viajes para empresas.
Otra forma de ahorrar costes y esfuerzos en los viajes de trabajo es optimizar los desplazamientos. Con solo ampliar unos días la estancia de los trabajadores en movilidad, estos pueden aprovechar para visitar a más clientes. Por una parte, no tendrán que volver, y por otra, tendrán más tiempo para realizar las visitas y no estarán tan agobiados.
Como ves, las ventajas de realizar viajes de negocios son numerosas. ¿Ya estás preparado para volver a hacer las maletas?
El objetivo de la ronda es acelerar el crecimiento de la empresa, aprovechando la experiencia y el impulso obtenido hasta la fecha, basado en una estrategia eficiente en capital.
La Fintech Española Okticket, especializada en la digitalización de gastos de viaje, ha cerrado una ronda de financiación de 700.000 euros. La ronda ha sido completada por Encomenda Smart Capital (Carlos Blanco y Oriol Juncosa) y Successful Ventures, y acompañada por la SRP.
Encomenda Smart Capital es el fondo early-seed más activo en España. Está co-fundado y liderado por Carlos Blanco y Oriol Juncosa. Actualmente cuenta con un portfolio de 33 participadas.
La red de Business Angels Successful Ventures, liderada por Fran Piera, Ot Vila y Dani Romy cuenta con más de cien inversores activos.
La SRP (Sociedad Regional de Promoción del Principado de Asturias) es una sociedad público-privada que ofrece financiación para pymes y emprendedores en Asturias desde 1984.
El objetivo de la ronda es acelerar el crecimiento de la empresa, aprovechando la experiencia y el impulso obtenido hasta la fecha, basado en una estrategia eficiente en capital.
Creada en octubre de 2017, Okticket ha experimentado un crecimiento significativo, logrando llegar al break even sin necesidad de rondas de inversión previas. En 2020, y a pesar de la influencia negativa que ha supuesto la pandemia sobre los viajes empresariales, la compañía ha seguido creciendo.
Desde su puesta en marcha, la plataforma ha ido captando cuota de mercado. Actualmente cuenta con más de 70.000 usuarios y más de 3.000 empresas, desde grandes compañías multinacionales a pymes.
“Este primer trimestre de 2021 hemos notado un claro aumento de la demanda. Muchas empresas están siendo inteligentes e incluso, las que aún no están viajando, quieren estar preparadas para cuando finalice el estado de alarma, apostando por digitalizar los procesos con herramientas como Okticket”, asegura Iván Rodríguez, CEO de Okticket.
La solución Fintech brinda a las empresas una herramienta ágil y sencilla que les permite optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde la digitalización, hasta los procesos de validación, control e integración con el ERP de la empresa. Para ello cuenta con integraciones avanzadas bidireccionales con las principales herramientas de gestión del mercado.
Por su parte, los autónomos y micropymes con hasta 5 usuarios pueden usar la versión gratuita de la herramienta.
Okticket, además de una experiencia de usuario diferencial y de una funcionalidad completa, destaca por su tecnología. La startup asturiana ha desarrollado el motor de reconocimiento más potente del mercado, capaz de extraer los datos de los documentos en tiempo real, sin esperas para los usuarios.
Okticket está presente en España y Portugal y tiene pensado abordar otros mercados europeos a lo largo de 2021
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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