Cómo optimizar el proceso de validación de gastos de viaje

La gestión de los viajes de negocios no finaliza con la vuelta del trabajador desplazado. Una vez en casa, queda tramitar las notas de gastos. Reporte, supervisión, aprobación, reembolso… La validación de gastos de viaje es un proceso que exige una importante inversión de tiempo por parte de todo el personal implicado.

Si se suman todas esas horas “perdidas”, el coste para la empresa es considerable. Lo peor es que se trata de un problema recurrente al que hay que hacer frente en cada viaje de cada empleado y que muchas veces acaba en conflictos internos.

Automatizar la validación de gastos de viaje

De ahí que una de las primeras acciones que deberían llevar a cabo los CFO de las compañías es aprovechar las ventajas que ofrecen las herramientas de automatización de gastos de empresa. Con Okticket, puedes ahorrarte hasta un 80% del tiempo con respecto a la gestión manual.

Por una parte, la solución cuenta con el motor de reconocimiento más potente del mercado, capaz de extraer la información de tickets y facturas al instante. Además, los viajeros solo tienen que hacer una foto al ticket y enviar la hoja de gastos a revisión. Con ello, se evitan el tener que rellenar a mano las notas de gastos y grapar los justificantes de pago acumulados.

Por lo que respecta al departamento de administración, el hecho de tener la información ordenada y de acceder a ella en el momento es una gran mejora. Si a eso se une la posibilidad de integrar la app con el software de contabilidad de la empresa y de conciliar los movimientos de las tarjetas de empresa, el ahorro de tiempo sigue aumentando.

Esas horas que tu equipo dedica a esta tarea, puede invertirlas en otros procesos de más valor, que realmente repercutan en beneficios para la empresa. ¿Todavía crees que se trata de una inversión que vas a tardar mucho tiempo en amortizar? Te invitamos a que pruebes la app y verás cómo vas a obtener un ROI positivo mucho antes de lo que piensas.

A este ahorro de costes que se consigue gracias a la validación de gastos de viaje automática hay que sumar las ventajas añadidas que ofrece. Entre otros: la reducción de fraudes y errores, el almacenamiento en la nube, el control de la política de gastos de viaje o la obtención de información muy valiosa que ofrece el análisis inteligente de los datos.

10 medidas efectivas en la gestión de gastos

Más medidas efectivas para que la aprobación de los gastos sea lo más eficiente posible:

1. Hacer una previsión de los costes. Si cuentas con herramientas digitales, puedes saber cuánto dinero cuesta de media cada tipo de viaje.
2. Delegar funciones, muy útil cuando la persona responsable está enferma o coge vacaciones.
3. Definir una forma concreta para justificar los gastos. De esta forma, evitarás una sobrecarga de datos. Los campos básicos de una hoja de gastos son: Nombre del proveedor, concepto del gasto, importe y fecha. También puedes añadir algún campo adicional para obtener más información. Las categorías y los centros de costes asignados a cada gasto son muy útiles.
4. Establecer un Workflow de aprobación con los niveles por los que debe pasar el gasto antes de su aprobación. Este flujo puede variar en función de la categoría del empleado o de los proyectos.
5. Fijar límites por usuario, por categoría (alojamiento, comida, transporte…) o por destino.
6. Dejar bien claro cuáles son los gastos no reembolsables. Estos dos últimos puntos recuerdan, una vez más, la importancia de contar con una política de gastos de viaje.
7. Mantener informados a los trabajadores desplazados sobre el estado en el que se encuentran sus notas de gastos.
8. Las esperas por los reembolsos suelen inquietar a los trabajadores que han tenido que adelantar dinero. Por eso es conveniente establecer un periodo de tiempo máximo para hacer las devoluciones y respetarlo.
9. Realizar auditorías periódicas que identifiquen posibles anomalías.
10. Si vas a utilizar herramientas digitales, asegúrate de que están homologadas por la Agencia Tributaria.