¿Qué ventajas aporta el Business Intelligence a la gestión de gastos?

De estadísticas basadas en datos pasados a información en tiempo real. De simples informes de gastos y ventas a analíticas avanzadas que ayudan a tomar decisiones estratégicas. De reacción a acción... La gestión de gastos es mucho más eficiente cuando se aplican herramientas de Business Intelligence.

Peter Luhn, conocido como el padre de la Inteligencia de Negocio, ya la definía a finales de los 50 como “la habilidad de comprender las interrelaciones de los hechos presentados de tal manera que guíen las acciones hacia una meta deseada”.

Hoy podemos añadir que es la solución perfecta para que las empresas detecten nuevas oportunidades de negocio, elaboren un forecast o subsanen errores a tiempo y se anticipen a posibles cambios, tendencias o imprevistos.

Las mejores herramientas de BI para la gestión de gastos

Todo ello es posible gracias a una serie de herramientas que evolucionan cada día. En el mercado hay una amplia variedad. Elegir una u otra depende del presupuesto, del sector o de las necesidades de cada compañía.

Unas están más orientadas a la gestión de datos, otras al reporting… Incluso existen data discovery applications que permiten realizar un análisis predictivo de cara a hacer proyecciones de futuro. 

¿Cuáles son las mejores herramientas de Business Intelligence? QlikView, Power BI, Tableau, Microsoft Dynamics, IBM Cognos Analytics, SAP business intelligence, Oracle Business Intelligence, Sisense, Gooddata, Clear Analytics, Geckoboard o Style Intelligence son algunas de las más utilizadas.

A la hora de elegir un software de gestión de gastos de empresa, lo ideal es escoger uno que se integre con alguna de esas herramientas. En Okticket, además de integrarnos de forma rápida, bidireccional y evolutiva con los principales ERP y softwares de gestión del mercado, nos integramos con los sistemas de BI Qlik View y Power BI.

Aplicaciones del Business Intelligence en las empresas 

La mejor forma de explicar las ventajas de la Inteligencia de Negocio es viendo las aplicaciones que puede tener en los diferentes tipos de empresas, sin importar el sector o el tamaño de estas. ¡Vamos con algunos ejemplos!

• Una compañía de telecomunicaciones puede saber si un cliente se va a dar de baja y enfocar sus estrategias para atraer a otros clientes nuevos.
• Los restaurantes pueden tener una visión clara de los productos que deben añadir y quitar del menú.
• Un banco puede identificar a los clientes más solventes para ofrecerles determinados productos.
• Las herramientas del BI permiten analizar de forma exhaustiva los históricos de ventas y el inventario de almacén. Optimizar el stock es muy importante en sectores como el Retail, donde no es fácil acertar con la cantidad almacenada, sobre todo si se trata de productos estacionales.
• También ayuda a analizar el perfil de los clientes (residencia, estado civil, edad, sexo, número de hijos, etc.) y conocer quiénes son más rentables para fidelizarlos. ¿Quieres saber a qué clientes puedes ofrecer una determinada promoción? Las herramientas de BI te permiten conocer cuestiones tales como qué marcas de colonia les gustan, qué tipo de alimentos suelen comprar o cuándo suelen adquirir ropa para los niños, por poner algunos ejemplos.
• Los departamentos de Recursos Humanos tienen en la inteligencia empresarial un recurso para gestionar las bonificaciones analizando su rendimiento real.

La importancia del BI para la gestión de gastos de viaje 

¿Tus empleados pasan gastos de viaje? Las herramientas de BI te ayudarán a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios. De esta forma, sabrás en qué categorías se realizan más gastos (kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento…) y podrás preparar una estrategia para optimizar el presupuesto.

También puedes ir más allá. Imagínate que tienes varios trabajadores que se desplazan por carretera. Gracias a las herramientas de Business Intelligence, puedes calcular la ruta más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.

Ventajas de la Inteligencia de Negocio 

Como estamos viendo, una de las principales ventajas del Business Intelligence es aumentar la rentabilidad de las organizaciones. Esto es posible gracias a las utilidades que ofrece. ¿Qué puedes hacer?

• Analizar, gestionar y medir los datos relacionados con tu empresa. También desde el móvil, para que tengas acceso en tiempo real.
• Acceder a la información de forma ordenada y visual, ya que puedes obtener estadísticas completas y gráficas de ventas de forma automatizada.
• Obtener una visión global de toda la compañía. Ya no necesitarás ir área por área para elaborar informes y hacer comparativas.
• La información queda guardada en la nube, en un entorno protegido pero accesible para que puedas consultarla siempre que lo necesites. Si necesitas analizarla con más calma, siempre puedes hacer una exportación del histórico de documentos.
• ¿Has notado que se han producido desviaciones presupuestarias? También puedes implantar un Balance Scorecard para detectar las causas y atajarlas.

En resumen, el Business Intelligence aplicado a la gestión de gastos permite realizar un seguimiento de los objetivos, identificar las áreas que no están consiguiendo los resultados esperados, hacer proyecciones de futuro basadas en información fiable y anticiparse a los problemas para poder solucionarlos antes de que sea tarde.