En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
Hacer viajes de trabajo de vez en cuando sirve para salir de la rutina, pero cuando los desplazamientos son frecuentes, acaban pasando factura a los trabajadores en movilidad.
Hacer viajes de trabajo de vez en cuando sirve para salir de la rutina, pero cuando los desplazamientos son frecuentes, acaban pasando factura a los trabajadores en movilidad.
Preparar y deshacer las maletas, estrés, acumulación de tareas, jornadas interminables, horas perdidas en aeropuertos, acostarse tarde y madrugar, jet lag, comer rápido y mal, notas de gastos que tienen que rellenar a mano cuando vuelven de viaje, cansancio acumulado, desconexión de lo que sucede en el día a día de la oficina, tensiones familiares… Los viajes corporativos llevan consigo una serie de inconvenientes que las empresas no suelen tener en cuenta.
Si no quieres que los empleados nómadas empiecen a perder interés por su trabajo, deberías empezar a plantearte implantar medidas que mejoren su experiencia de viaje. ¿Por dónde puedes empezar?
Las herramientas digitales que faciliten la vida a los viajeros de negocios no pueden faltar si quieres mejorar la experiencia de empleado. Para ello deben ser ágiles e intuitivas. Estas van desde softwares que permiten acceder a la información clave rápidamente hasta herramientas de análisis basadas en algoritmos de Inteligencia Artificial.
Son muy valoradas las soluciones que permiten digitalizar los gastos de viaje para no tener que rellenar a mano las hojas de gastos. Al implementar aplicaciones como Okticket, los equipos de ventas solo tienen que sacar una foto del justificante.
Una vez hayan comprobado que el OCR ha extraído la información correctamente, pasan el gasto a administración y se olvidan. Incluso pueden tirar el ticket, ya que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Esto quiere decir que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.
Ahorran tiempo los viajeros de negocios y ahorran tiempo en el departamento de administración. Hasta un 70% con respecto a la gestión manual.
También puedes facilitar el acceso a herramientas online de autoreserva (Self Booking Tools) para que sean los propios trabajadores los que gestionen sus viajes. De esta forma, pueden escoger ellos mismos el hotel que les resulte más cómodo y el horario del vuelo.
Todo lo dicho hasta ahora parece indicar que el hecho de implantar políticas orientadas a mejorar la experiencia en los viajes de trabajo solo aporta beneficios para los empleados. Pero no… Las empresas también tienen mucho que ganar.
Los responsables de Recursos Humanos no deben perder de vista que el bienestar de los viajeros de negocios influye muchísimo en su rendimiento. Cuando están relajados y descansados son mucho más productivos.
Si ven que la empresa se preocupa por ellos estarán más comprometidos con el proyecto. Irán a las reuniones con una mejor predisposición, serán más amables con los clientes y, como consecuencia, lograrán cerrar más negocios.
En lo referente a la digitalización de los gastos de viaje, si la plantilla ahorra tiempo, la compañía ahorra dinero. Solamente con evitar los errores que supone la gestión manual y con minimizar el riesgo de sufrir fraude interno (tickets pasados más de una vez, gastos efectuados en fines de semana y festivos, importes que exceden el límite establecido en la política de viajes, tickets antiguos, facturas por gastos no reembolsables, etc.) la inversión ya merece la pena.
Una posible solución para simplificar los viajes de negocios, ofrecer un valor añadido a los empleados y, al mismo, tiempo, optimizar los costes empresariales, puede ser contratar los servicios de un Travel Manager.
O mejor aún, implanta un software de gestión de viajes de trabajo. Como Vyootrip, la plataforma pionera en la digitalización de las agencias de viajes. ¿Quieres ahorrar tiempo y costes? Con esta solución tienes un control total sobre el gasto, pero los trabajadores en movilidad pueden realizar sus reservas de forma autónoma. Así, todos contentos.
Causas de malestar laboral hay muchas, pero una gran parte podrían solucionarse gracias a la transformación digital.
Las empresas saben lo importantes que son los clientes y se han pasado los últimos años enfocándose en cómo mejorar la experiencia de usuario. Al fin y al cabo, los clientes son el principal activo de cualquier negocio, ¿no? Lo malo es que algunas se habían ido olvidando del bienestar laboral de sus trabajadores.
¿Y qué ocurre cuando los empleados no se sienten cuidados? Que no están comprometidos, que se reduce su productividad, que aumenta el absentismo laboral, que cometen más errores, que se incrementan las posibilidades de que defrauden con los gastos profesionales, etc.
Fue necesario que llegara la pandemia del COVID-19 y el teletrabajo obligado para que los departamentos de Recursos Humanos vieran la necesidad de retener el talento en el área tecnológica. ¿Cómo lo van a lograr? Detectando los factores de riesgo que impiden mejorar el día a día de los empleados.
Causas de malestar laboral hay muchas, pero una gran parte podrían solucionarse gracias a la transformación digital.
Un claro ejemplo lo tenemos en la tecnología financiera. Tareas tan rutinarias como la gestión manual de los gastos de empresa consumen muchos recursos y son fuente de conflictos si se realizan de forma manual.
Al automatizarlas con soluciones para digitalizar gastos de viaje como la que ofrecemos en Okticket todo el mundo gana:
La tecnología financiera aporta, por tanto, un montón de ventajas para los empleados y las empresas: optimización de la gestión del tiempo, ahorro de costes, flexibilidad, flujos de trabajo más ágiles, personalización, transparencia empresarial, automatización o el control de presupuestos, entre otras.
Además, las herramientas digitales son imprescindibles para implantar el Smart Working, una nueva forma de trabajar en remoto basada en la confianza depositada en el trabajador. La empresa dota a los empleados de todos los recursos necesarios y este desempeña su labor de forma totalmente autónoma.
No hay que olvidar que los trabajadores, sobre todo los más jóvenes, ya no se fijan solo en si el sueldo es bueno o malo. Dan muchísima importancia al salario emocional. Cuestiones tan básicas como la flexibilidad o que haya un buen clima laboral son muy tenidas en cuenta.
Dentro del concepto bienestar laboral también se incluye el cuidado de la salud de la plantilla. También en este campo las aplicaciones digitales ganan peso. Hoy en día ya se están implantando en las oficinas sistemas de Inteligencia Artificial que miden la concentración de CO2, la calidad del aire, del agua, de la humedad, de la iluminación, de la temperatura… Una vez obtenidos los datos, los valores se ajustan para que resulten óptimos.
De todo lo dicho se desprende que la eficiencia de una empresa aumenta cuando se implementan las herramientas tecnológicas adecuadas. Concretamente, un 20% según un reciente estudio De Oracle.
Resumiendo: La digitalización contribuye al bienestar laboral de los trabajadores y, por tanto, está relacionada directamente con un aumento de la productividad, de la reputación corporativa y del employer branding. Todo ello se traduce en rentabilidad para las empresas, sean del tamaño que sean.
Cuando esta transformación digital viene acompañada de otros factores clave, como la toma de decisiones basada en datos o la visión digital compartida, la eficiencia empresarial puede llegar a incrementarse un 66% (puedes leer el informe completo aquí).
Sage acaba de lanzar un marketplace que incluye solo 70 soluciones de ISV. Okticket es una de ellas.
Encontrar un software adecuado para tu empresa que ofrezca integración con Sage es más fácil que nunca. La compañía acaba de lanzar en nuestro país un marketplace que incluye solo 70 soluciones de ISV (proveedores independientes de software). Y nos complace comunicar que Okticket es una de ellas.
Gracias a nuestros conectores bidireccionales para Sage200 y Sage X3, podrás integrar los gastos de viaje de tus empleados con el sistema de gestión de tu empresa.
Durante la presentación del marketplace para España, Javier Quintana, manager de ISV y de desarrollo de canal de Sage en nuestro país, explicó que este nuevo servicio se presenta como una herramienta “para dinamizar las ventas de los socios comerciales de la compañía, agilizando la búsqueda de software específico, las demos a clientes y el proceso de implantación”.
De esta forma, Sage puede ofrecer soluciones completas para los clientes. Ya no se trata solo de vender un software y una serie de módulos. Ahora, al despliegue de un ERP como puede ser Sage200, es posible añadir herramientas especializadas para, por ejemplo, la gestión de los gastos de viaje, del almacén, del portal de empleados, del control horario e, incluso, business intelligence.
El marketplace de Sage engloba soluciones para todas las áreas de negocio (administración, comercial, RRHH, finanzas, fabricación, etc.) y sectores. Las herramientas incluidas ofrecen soporte nacional y son compatibles con los productos de Sage en España: Sage200, Sage X3, Sage 50, Sage XRT o Sage Despachos Connected.
Para facilitar la búsqueda de los usuarios, se ha optado por una estrategia de verticalización. No falta tampoco una descripción detallada de cada solución, con folleto y vídeo.
A la hora de elegir las aplicaciones que es posible encontrar en el marketplace, Sage ha priorizado su calidad antes que la cantidad “para poder responder a las necesidades concretas de nuestros clientes”, en palabras de José Luis Martín Zabala, VP Indirect Sales & Accountants en Sage España.
Con esta primera fase Sage pretende posicionar, ordenar y dar a conocer a las empresas. En una segunda fase, las soluciones locales también podrán integrarse en el marketplace global de Sage para impulsar su proyección internacional. El objetivo final: que el cien por cien de sus propuestas comerciales incluyan una o más soluciones ISV.
El 80% de los business travelers están dispuestos a retomar sus desplazamientos por motivos de trabajo a lo largo de este año.
Buenas noticias para los viajes de negocios. El 80% de los business travelers están dispuestos a retomar sus desplazamientos por motivos de trabajo a lo largo de este año. Están tranquilos con los protocolos anticovid adoptados por los establecimientos hoteleros, y eso se refleja en su intención de viaje.
Estas son algunas de las conclusiones extraídas de la última encuesta elaborada por la plataforma Hotel Tester, de Eurostars Hotel Company. Para elaborar este informe se han tomado como base las opiniones aportadas por 1.400 empresarios y compañías.
Tan solo un 5% de los encuestados descarta realizar viajes corporativos a lo largo de 2021.
Los datos recopilados en el informe apuntan a que los viajes de negocios podrían recuperarse antes de lo que se creía.
Otro de los elementos que inclinan la balanza hacia el lado del sí al business travel es la limitación de aforos en establecimientos hoteleros y hosteleros. De hecho, para el 18% de los encuestados esta medida es la que más les tranquiliza.
No obstante, es importante señalar que los viajeros de negocios están cambiando sus exigencias a la hora de desplazarse por motivos laborales. Desde Hotel Tester aseguran que los trabajadores en movilidad son especialmente cuidadosos con la preparación del viaje y la elección del hotel.
De la encuesta también se desprende que los business travelers demandan cada vez más productos y servicios de salud y bienestar. A la hora de elegir un alojamiento, el 52% de los encuestados dan mucha importancia a instalaciones como el spa o un centro wellness.
Un alto porcentaje también considera que los hoteles deberían aumentar la oferta de productos saludables, a ser posible alimentos de origen local, en el servicio de habitaciones.
Especial relevancia adquiere la tecnología. El acceso a WiFi de alta velocidad ya era importante para los viajeros de negocios antes de la pandemia, pero ahora se ha convertido en un imprescindible junto con los espacios adaptados para trabajar a distancia.
Asimismo, el parking ha subido muchos puestos en el listado de servicios demandados. La explicación es muy sencilla. Durante los últimos meses, los viajes corporativos han sido fundamentalmente nacionales y el medio más empleado, el automóvil.
No podemos olvidarnos del factor higiene. En un momento en el que la limpieza y desinfección son vitales, el acceso a dispositivos contactless es un plus. Las herramientas de facturación digital como Okticket son claves para evitar el contacto con el papel y la necesidad de pasar por la oficina solo para llevar las notas de gastos.
Conclusión: la recuperación del business travel será una realidad en los próximos meses, pero a cambio los hoteles deben adaptarse a un huésped cada vez más exigente.
¿Eres autónomo/a y tienes que desplazarte a menudo fuera de tu lugar habitual de trabajo? ¿Sabías que también puedes desgravar las comidas y cenas?
¿Eres autónomo/a y tienes que desplazarte a menudo fuera de tu lugar habitual de trabajo? ¿Sabías que aparte de los gastos de hotel, de gasolina o de transporte, también puedes desgravar las comidas y cenas?
La Ley de Reformas urgentes del Trabajador Autónomo trajo muchas novedades. Unas, comenzaron a aplicarse al día siguiente de su publicación en el BOE. Para otras hubo que esperar hasta el 1 de enero de 2018.
Han pasado casi tres años desde entonces, pero todavía hay autónomos que tienen dudas con respecto a determinadas medidas. Sobre todo, en lo relativo a las deducciones de los gastos de viaje.
Lo único que debes tener en cuenta para poder beneficiarte de las deducciones por manutención es cumplir una serie de requisitos:
Este último requisito es uno de los más importantes y sin embargo, uno en los que más errores se cometen. Para empezar, debes olvidarte de pagar en efectivo. Utiliza siempre la tarjeta o cualquier dispositivo electrónico asociado a ella (smartwatch, móvil, etc.), pues la Agencia Tributaria entiende que es una fórmula para evitar el fraude.
Al mismo tiempo, la transacción queda reflejada, junto con el nombre del establecimiento y el CIF.
¿Todavía prefieres pagar en efectivo porque así controlas mejor los gastos? Hoy en día tienes a tu alcance un montón de aplicaciones que te ayudan a organizar tus cuentas. Y además, te ahorran mucho tiempo, algo fundamental para que puedas dedicar tus energías a tu negocio. Del papeleo ya se ocupa la tecnología.
¿Sabías que el módulo de conciliación de tarjetas de crédito de Okticket te permite comprobar que los movimientos de tu tarjeta se ajustan a los tickets que has ido subiendo a nuestra aplicación en un solo clic?
No solo eso. La conciliación de tarjetas también te permite descubrir errores. Por ejemplo, un cargo que aparece en los movimientos de la tarjeta pero que te habías olvidado de registrar.
En Okticket estamos conectados vía API con 104 entidades bancarias. Una vez estés dado de alta en el módulo de conciliación bancaria, solo tienes que seleccionar tu banco e introducir las credenciales bancarias asociadas a tu tarjeta. De forma instantánea tu tarjeta quedará asociada a Okticket.
En este punto es importante destacar que los datos están encriptados y no se pueden utilizar para ningún fin alternativo.
Si no quieres, ya no necesitarás volver a entrar en tu banco para consultar los movimientos.
En cuanto a lo de conservar el ticket, nadie dice que debas hacerlo físicamente. Una forma muy sencilla de almacenarlo es hacerle una foto y subirla a nuestra aplicación. Así siempre lo tendrás a mano en caso de que lo necesites.
El Estatuto de los Trabajadores se modificaba hace un año para facilitar que los empleados con hijos a su cargo puedan elegir entre teletrabajo o trabajo presencial.
El Estatuto de los Trabajadores se modificaba hace un año para facilitar que los empleados con hijos a su cargo puedan elegir entre teletrabajo o trabajo presencial. Aun así, los últimos datos aportados por la Encuesta de Población Activa (EPA) indicaban que solo el 4,9% de los trabajadores había optado por esta fórmula a finales de 2019.
Con la llegada de la COVID-19 todo cambió. El trabajo a distancia fue implantado de forma casi generalizada durante las semanas del confinamiento, de tal forma que el porcentaje de asalariados que desempeñó su labor profesional desde casa ascendió al 30% (fuente: Eurofound). Ese período sirvió para que las empresas se dieran cuenta de que el trabajo remoto tiene sus beneficios: la productividad aumenta, los empleados adquieren mayores competencias digitales, el gasto de oficina es menor, se reduce el absentismo laboral, fomenta la retención del talento, se abren las fronteras a la hora de contratar nuevos empleados, etc.
Para los trabajadores también existen ventajas (más flexibilidad, menos estrés, reducción de gastos, conciliación…), pero incluso así era necesario hacer algunos cambios. El derecho a la desconexión digital, por ejemplo, era una de las grandes demandas de quienes realizan su trabajo en remoto.
Tras varios meses dándole vueltas, el Consejo de Ministros aprobaba el pasado día 22 de septiembre de 2020 el Real Decreto-ley 28/2020, de trabajo a distancia.
Según se desprende de la norma, hay varios puntos a destacar:
Como siempre ocurre cuando sale una nueva ley, las dudas que se les plantean a los ciudadanos son muchas. Nosotros hemos recopilado las más frecuentes y las hemos respondido brevemente.
20 días después de su publicación en el BOE. Por tanto, la fecha de entrada en vigor es el 13 de octubre de 2020.
Sí, puesto que el registro de la jornada es obligatorio. Para ello existen varias aplicaciones de registro y control de la jornada laboral.
Debe garantizarse que el trabajo presencial sea de como mínimo el 50% de la jornada. Lo mismo ocurre con los contratos de menores de edad.
Sí. Trabajar a distancia no implica perder ese derecho. Una de las obligaciones de las empresas es asegurarse de que sus empleados van a desempeñar su labor en un entorno seguro, con las adecuadas condiciones de ergonomía y confort.
Al tratarse de un acuerdo de carácter voluntario y reversible, está en su derecho. En caso de que la empresa quiera despedirlo por ese motivo, el despido sería improcedente.
La empresa. La ley especifica claramente que los teletrabajadores tendrán derecho a que su empresa les dote y mantenga en condiciones “todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad”.
De hecho, en el documento que hay que remitir al INEM notificando el acuerdo de teletrabajo, es necesario detallar un inventario con el material que se proporciona a cada trabajador.
Los asalariados que trabajen al menos dos días a la semana desde casa o el 30% del tiempo total de forma regular. Además, es posible pedir la compensación de los gastos generados por el teletrabajo de forma retroactiva.
La ley no aclara nada a este respecto, pues aún está por ver si las compensaciones van a recibirse como retribución (por tanto, sometida a IRPF) o si va a ser un simple reembolso, al igual que ocurre con los gastos derivados de los viajes de negocios (kilometraje, dietas, aparcamientos, etc.)
En este punto es importante detenerse en la forma de tramitar los gastos derivados del teletrabajo. Tradicionalmente, estos se gestionaban de forma manual, es decir, pidiendo la factura, guardándola, rellenando una nota de gastos a final de mes y pasándosela al supervisor junto con los justificantes.
Para las compañías que han implantado un software de gestión de notas de gastos el proceso se ha simplificado muchísimo, pues el teletrabajador simplemente tiene que subir una foto de la factura a la aplicación cada vez que hace una compra o paga una factura.
Okticket valida la imagen de forma instantánea porque estamos homologados por la Agencia Tributaria.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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