La importancia de mejorar la experiencia en los viajes de trabajo

Hacer viajes de trabajo de vez en cuando sirve para salir de la rutina, pero cuando los desplazamientos son frecuentes, acaban pasando factura a los trabajadores en movilidad.

Preparar y deshacer las maletas, estrés, acumulación de tareas, jornadas interminables, horas perdidas en aeropuertos, acostarse tarde y madrugar, jet lag, comer rápido y mal, notas de gastos que tienen que rellenar a mano cuando vuelven de viaje, cansancio acumulado, desconexión de lo que sucede en el día a día de la oficina, tensiones familiares… Los viajes corporativos llevan consigo una serie de inconvenientes que las empresas no suelen tener en cuenta.

Si no quieres que los empleados nómadas empiecen a perder interés por su trabajo, deberías empezar a plantearte implantar medidas que mejoren su experiencia de viaje. ¿Por dónde puedes empezar?

• Por planificar los desplazamientos con la suficiente antelación como para que a los trabajadores que van a viajar les dé tiempo a organizarse.
• Por acortar la duración de los viajes… O por alargar los días de estancia para aligerar su agenda diaria y que dispongan de algo de tiempo para el ocio. Incluso puedes estudiar la posibilidad de ofrecer días de descanso como compensación cuando los empleados vuelvan de viajes largos.
• Por ofrecer flexibilidad para que los trabajadores puedan alargar su estancia un par de días por si quieren disfrutar del Bleisure, una tendencia que consiste en unir negocio y ocio.
• Por reservar vuelos sin escalas. Si no es posible, trata de que los tiempos de espera en el aeropuerto no sean muy largos. También sería ideal que no contrates vuelos a horas intempestivas solo por ahorrarte algo de dinero.
• Por contratar programas de fidelización, como puede ser el priority pass que ofrecen algunas aerolíneas.
• Por coger hoteles cómodos, bien ubicados y con servicios diseñados para los business travelers (acceso a WiFi de alta velocidad, espacios habilitados para el trabajo en remoto, gimnasio, servicio de habitaciones 24 horas, un buen restaurante, llaves digitales para poder hacer el chek-in online o certificado de establecimiento seguro frente a la COVID-19, por poner algunos ejemplos).
• Por contratar seguros de viaje que cubra a los empleados en cualquier lugar en el que se encuentren.
• Por facilitar tarjetas corporativas para que los trabajadores que viajen con más frecuencia puedan ir abonando sus gastos y no tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Al mismo tiempo, la empresa tiene acceso en el momento a todos los movimientos.
• Por tener coches de empresa disponibles para que puedan usar los empleados cuando tengan que desplazarse.

La transformación digital, clave para mejorar la experiencia de empleado

Las herramientas digitales que faciliten la vida a los viajeros de negocios no pueden faltar si quieres mejorar la experiencia de empleado. Para ello deben ser ágiles e intuitivas. Estas van desde softwares que permiten acceder a la información clave rápidamente hasta herramientas de análisis basadas en algoritmos de Inteligencia Artificial.

Son muy valoradas las soluciones que permiten digitalizar los gastos de viaje para no tener que rellenar a mano las hojas de gastos. Al implementar aplicaciones como Okticket, los equipos de ventas solo tienen que sacar una foto del justificante.

Una vez hayan comprobado que el OCR ha extraído la información correctamente, pasan el gasto a administración y se olvidan. Incluso pueden tirar el ticket, ya que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Esto quiere decir que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Ahorran tiempo los viajeros de negocios y ahorran tiempo en el departamento de administración. Hasta un 70% con respecto a la gestión manual.

También puedes facilitar el acceso a herramientas online de autoreserva (Self Booking Tools) para que sean los propios trabajadores los que gestionen sus viajes. De esta forma, pueden escoger ellos mismos el hotel que les resulte más cómodo y el horario del vuelo.

Viajes de trabajo como motor de crecimiento

Todo lo dicho hasta ahora parece indicar que el hecho de implantar políticas orientadas a mejorar la experiencia en los viajes de trabajo solo aporta beneficios para los empleados. Pero no… Las empresas también tienen mucho que ganar.

Los responsables de Recursos Humanos no deben perder de vista que el bienestar de los viajeros de negocios influye muchísimo en su rendimiento. Cuando están relajados y descansados son mucho más productivos.

Si ven que la empresa se preocupa por ellos estarán más comprometidos con el proyecto. Irán a las reuniones con una mejor predisposición, serán más amables con los clientes y, como consecuencia, lograrán cerrar más negocios.

En lo referente a la digitalización de los gastos de viaje, si la plantilla ahorra tiempo, la compañía ahorra dinero. Solamente con evitar los errores que supone la gestión manual y con minimizar el riesgo de sufrir fraude interno (tickets pasados más de una vez, gastos efectuados en fines de semana y festivos, importes que exceden el límite establecido en la política de viajes, tickets antiguos, facturas por gastos no reembolsables, etc.) la inversión ya merece la pena.

Plataformas de gestión de viajes de empresa

Una posible solución para simplificar los viajes de negocios, ofrecer un valor añadido a los empleados y, al mismo, tiempo, optimizar los costes empresariales, puede ser contratar los servicios de un Travel Manager.

O mejor aún, implanta un software de gestión de viajes de trabajo. Como Vyootrip, la plataforma pionera en la digitalización de las agencias de viajes. ¿Quieres ahorrar tiempo y costes? Con esta solución tienes un control total sobre el gasto, pero los trabajadores en movilidad pueden realizar sus reservas de forma autónoma. Así, todos contentos.