¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
Mejora de la productividad, aumento del retorno de la inversión, recopilación de datos más efectiva… Un software empresarial aporta muchas ventajas.
Mejora de la productividad, aumento del retorno de la inversión, recopilación de datos más efectiva… Un software empresarial aporta muchas ventajas, pero para optimizar su eficiencia es necesario escogerlas con detenimiento y precisión.
¿Qué aspectos debes tener en cuenta antes de contratar un software de empresa? Lo primero es tener claro para qué sirve la herramienta, cuántas personas van a utilizarla y si es útil para todas ellas. A partir de ahí, ya puedes comenzar con la búsqueda.
Cuando te ofrezcan una nueva solución tecnológica y no conozcas al proveedor, trata de obtener información sobre la compañía. Puedes pedir referencias a otros clientes, leer las reseñas o echar un vistazo a los casos de éxito.
Asegúrate de que cumple la normativa. Por ejemplo, una solución para digitalizar gastos de empresa debería estar homologada por la Agencia Tributaria.
La usabilidad es fundamental para que toda la plantilla pueda manejar el software sin necesidad de pasar por un proceso de formación largo. Cuanto más intuitiva sea la solución, menos malestar causará su implantación.
No obstante, siempre está bien tener acceso a un equipo de soporte que pueda asesorar a los empleados cuando les surjan dudas y solucionar las incidencias de forma rápida. Pregunta a tu proveedor qué está incluido y durante cuánto tiempo.
De hecho, lo ideal sería que la empresa que elijas ofrezca un servicio integral, que se ocupe tanto de la labor de consultoría previa como de ofrecer una formación inicial.
En ocasiones nos fiamos de la publicidad más de lo que deberíamos. Comparar precios es lo normal, pero no debemos quedarnos solo con las ofertas. Suele suceder que un producto muy barato solo ofrezca funcionalidades básicas y haya que pagar por ampliarlas.
¿Tu proveedor incluye en el paquete básico servicios recurrentes como pueden ser soporte o mantenimiento?
Utilizar varios programas puede resultar un engorro. Por eso, siempre que puedas, opta por soluciones que puedan integrarse con tus sistemas de gestión actuales. En Okticket, por ejemplo, nos integramos con los principales ERP del mercado de forma rápida, bidireccional y evolutiva.
Descárgate gratis la guía del conector de Okticket con tu ERP
Es habitual que el número de usuarios que utilizan un programa o aplicación aumente conforme pasa el tiempo. Eso implica, a su vez, un incremento en el número de datos. Para que el software no colapse, tiene que adaptarse a los nuevos requisitos.
También es muy importante asegurarse de que la información queda guardada en un entorno seguro, a salvo de hackeos o fallos técnicos.
Algunas de las características que debe cumplir un desarrollo son las siguientes: encriptación en las conexiones (certificados SSL), cifrado de sesiones, uso de cookies, conexión a bases de datos, APIs encriptadas, protección de Inyección SQL, certificados de seguridad ISO27001 o SOC2, permisos de al menos dos niveles…
La herramienta implantada no debe limitarse a almacenar la información. Todo buen software debería ofrecer la posibilidad de sacar informes para analizar los datos y con ello, tomar decisiones estratégicas.
Diferentes empresas, diferentes necesidades. Para que un software empresarial se ajuste a cada usuario, lo ideal es que sea personalizable.
Esa flexibilidad es una de las características que diferencian a las herramientas on-premise de las cloud. Estas últimas, además, suelen ser más baratas.
En este punto es importante señalar que las aplicaciones de escritorio están siendo sustituidas por el SaaS (Software como Servicio), un servicio por el que el usuario paga una cantidad de forma periódica. Cuando se acaba el contrato, pueden optar por renovarlo o cancelarlo.
Entre las ventajas más destacadas está el hecho de que la empresa no tiene que preocuparse de las actualizaciones, ya que las mejoras las realiza la propia plataforma y las implementa de forma generalizada. Al mismo tiempo son flexibles, escalables y seguras, características que, como ya hemos dicho, son indispensables.
El proceso de implantación también debe ser tenido en cuenta. No se trata tanto de plazos, sino de procesos. Asegúrate de que el proveedor está preparado para solucionar los posibles errores que puedan ir surgiendo.
Si se escoge correctamente, un software puede ser una herramienta estratégica que ayude a las empresas a ser más competitivas.
Departamentos como Ventas o Finanzas necesitan ver la información en tiempo real, y precisamente esa es una de las características más valoradas a la hora de comprar una nueva solución tecnológica.
La digitalización de las empresas comienza por la automatización de la gestión de gastos. Conoce las ventajas.
Mira encima de tu escritorio. Tienes un móvil de última generación en el que guardas toda tu vida personal y profesional, llevas una tablet con las presentaciones de productos/servicios para clientes y un ligero portátil ha sustituido al enorme ordenador de sobremesa que tenías cuando empezaste. ¿De verdad sigues gestionando los gastos de empresa a mano?
Esta tarea, que ya de por sí es complicada, se vuelve todavía más difícil cuando no cuentas con las herramientas digitales adecuadas. Las soluciones para gestionar los gastos de empresa contribuyen a la transformación digital, con todas las ventajas que ello conlleva.
Vamos a tomar como ejemplo la aplicación de Okticket para digitalizar los gastos de viaje de negocios. Ahorra un 80% del tiempo dedicado al proceso de reporte, revisión y aprobación en comparación con la gestión manual.
Esas horas robadas a la jornada laboral podrían dedicarse a otros procesos que sí van a reportarte beneficios.
¿Te encargas tú mismo de gestionar los gastos de empresa? Apuesto a que te resulta un proceso tedioso y preferirías estar haciendo cualquier otra tarea más motivadora o rentable.
¿Otra persona del equipo se ocupa de esa tarea? Seguro que se alegrará de que le facilites el trabajo.
¿A que ya vas entendiendo que la gestión digital de los gastos de empresa no es solo para las grandes empresas? Más motivos que te ayudarán a tomar la decisión:
¿Quiere saber dónde se va el presupuesto? Con las herramientas de gestión digital de gastos de empresa podrás analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por departamento, por ejemplo. ¿Te imaginas lo que tardarías si tuvieras que hacer ese trabajo manualmente? Al final, solo cogerías una pequeña muestra y las cifras no serían reales.
Resumiendo. Las herramientas de digitalización de gastos de empresa te permiten dedicar más tiempo a tareas de mayor valor productivo y te proporcionan un valioso análisis de datos.
¿Tienes desplazamientos previstos para estos meses y necesitas optimizar el presupuesto para viajes de empresa? Vamos a buscar soluciones.
El verano no es la mejor época para viajar barato en avión, pero los negocios no entienden de temporadas. ¿Tienes desplazamientos previstos para estos meses y necesitas optimizar el presupuesto para viajes de empresa? Vamos a buscar soluciones.
A lo largo de este artículo compartiremos los trucos que utilizan los viajeros frecuentes para pagar menos por el billete de avión y te daremos algunos tips que pueden ayudarte a abaratar los viajes de negocios.
A nadie se le escapa que variables como la época del año, el destino, el horario, las escalas o la tasa de ocupación del vuelo influyen a la hora de determinar las tarifas.
¿Qué puedes hacer cuando se combinan todas las condiciones para que tu billete se dispare? La clave estaría en la anticipación. De esta forma, aunque no puedas jugar con las fechas, sí que puedes elegir el horario más barato (los martes por la tarde suelen ser más económicos).
Hacer la búsqueda de vuelos el día exacto también puede ayudarte a ahorrar dinero. ¿Sabías que tradicionalmente los lunes por la noche había más posibilidades de encontrar vuelos baratos? Esto es así porque en ese momento las compañías fijan los precios. Al día siguiente los van ajustando en función de las tarifas de la competencia.
No obstante, es importante señalar que ahora las tarifas cambian de una hora para otra, así que no está de más configurar alertas que avisen de las variaciones de precios.
En caso de que vayas a repetir la búsqueda varias veces, te aconsejamos que borres las cookies o mejor, aún, que la realices en modo incógnito.
Lee también: Por qué siguen siendo muy importantes los viajes de negocios
Todos sabemos que los billetes de última hora suelen salir muy caros, pero comprar con demasiada antelación tampoco te garantiza las mejores tarifas. Por regla general, los vuelos nacionales suelen ser más económicos si se compran un mes antes de la fecha de salida.
Para los vuelos internacionales, la antelación idónea estaría entre las 8 y las 12 semanas.
Otra opción bastante interesante para encontrar los mejores precios en los viajes de negocios es echar mano de expertos que se encarguen de negociar las tarifas por ti.
Los travel managers, por ejemplo, se encargan de dejar todos los cabos bien atados para que los business travelers se despreocupen de todo lo relativo a la organización de los viajes de empresa:
Además, se calcula que el ahorro en viajes corporativos para las compañías puede llegar al 23% (fuente: revista Travel Manager).
¿Son los travel managers mejor opción que las agencias? Más bien son un complemento. Si bien es cierto que las agencias pueden conseguir mejores tarifas en un momento determinado, la labor de los travel managers van más allá de la organización del viaje. Lo ideal, por tanto, seria contar con un modelo mixto.
Una tercera solución son las plataformas de gestión de viajes de empresa, como puede ser Vyootrip. Estas soluciones permiten a las organizaciones controlar los gastos, mientras que los viajeros de negocios tienen autonomía para gestionar sus reservas.
Además de ahorrar en las tarifas, existen una serie de acciones que te ayudarán a optimizar los viajes de negocios. Por ejemplo:
Y tú... ¿Qué trucos utilizas para ahorrar en los viajes corporativos?
¡Descubre el top ten de aplicaciones que no pueden faltar en tu smartphone!
La aplicación del banco, la del tiempo, la de la tele en streaming, Google Maps, redes sociales… Hoy en día tenemos un montón de aplicaciones básicas para llevar en el móvil durante un viaje de negocios.
Son muy útiles, pero hemos querido ir un paso más allá y recopilar las apps gratuitas pensadas para facilitar el trabajo de los empleados nómadas. ¡Descubre el top ten de aplicaciones que no pueden faltar en tu smartphone!
Hacer y deshacer maletas acaba siendo una de las tareas que más aborrecen los viajeros de negocios frecuentes. Acertar con la ropa no siempre es fácil, y rara es la vez que no se olvidan algo.
¿Te sientes identificado? Te recomendamos que pruebes PackPoint. Esta app gratuita está disponible para iOS y Android.
Introduces el destino, la fecha de salida y el número de noches y te hace una lista con lo que tienes que llevar en función del tiempo y de las actividades que vas a realizar.
¿Te estresan los aeropuertos? La espera siempre es más amena si la ha pasas en una sala VIP. Aunque tu billete no sea de clase Business, muchos aeropuertos permiten el acceso a ellas pagando una tarifa.
Con la app LoungeBuddy podrás consultar qué salas VIP hay cerca de ti y efectuar el pago.
Que un vuelo se retrase o que la compañía cambie la puerta de embarque es algo habitual. ¿Quieres enterarte de todos los cambios en tiempo real? Con FlightBoard no necesitarás esperar delante de los paneles de información.
Disponible para Android e iOS.
Existen muchos imprevistos que obligan a tener que realizar cambios en los planes de viaje. ¿Necesitas alargar tu estancia o buscar alojamiento en un destino diferente sobre la marcha?
Aplicaciones como HotelTonight son muy útiles para estos casos, pues te permiten encontrar un hotel de forma rápida. También se muestran las ofertas de última hora.
Esta app gratis está disponible para iOS y Android.
¿Durante tus viajes de negocios sueles moverte en taxi? Una de las mejores apps de movilidad, y que además está disponible en más de 100 ciudades de toda Europa, es Free Now (antes, MyTaxi).
Las posibilidades son muy parecidas a las que ofrecen los servicios de coche con conductor, tipo Uber o Cabify: puedes pedir un taxi con un par de clics, escoger el tipo de vehículo (eco, accesible, XL…), saber quién es el conductor que se te ha asignado o pagar a través de la propia app, entre otros.
¿Has calculado cuánto tiempo te pasas recopilando tickets, facturas y rellenando notas de gastos cada vez llegas de un viaje? Descárgate Okticket y empieza a digitalizar tus gastos de viaje.
Solo tienes que hacer una foto al ticket o factura. Gracias a nuestro potente motor de reconocimiento, la información se extrae en el instante y el gasto queda registrado por categorías.
Además, la app está homologada por Hacienda, lo que implica que puedes deshacerte de los justificantes en papel.
La versión Okticket Free es gratis hasta 5 usuarios por CIF. Está disponible para móviles Huawei, Android e iOS.
Aparte de tickets, durante un viaje de negocios también se acumulan tarjetas de visita. Bien sea porque no quieres perderlas, o porque quieres ahorrar espacio en tu cartera, existen aplicaciones pensadas para almacenarlas tras fotografiarlas con la cámara del móvil.
CamCard es una de las mejor valoradas. Extrae la información de los contactos y la guarda en tu smartphone para que la tengas siempre a mano. Puedes incluso agregar notas o recordatorios. Disponible para Android e iOS.
¿Tu teléfono se ha quedado sin cobertura de datos y necesitas conectarte a Internet urgentemente? WiFi Finder podrás encontrar rápidamente una red WiFi de calidad, ya sea abierta o de pago, en más de 140 países. Para Android e iOS.
En este punto aprovechamos para recordarte que Okticket te permite hacer fotos a tus tickets y subirlas a la app aunque no tengas conexión a Internet. La única cuestión que debes tener en cuenta es que no va a poder realizarse la firma digital, imprescindible para la homologación con la Agencia Tributaria.
Una vez vuelvas a tener cobertura, verás que el gasto pasa a color verde y que te sale el mensaje “Ticket creado correctamente. Tu ticket ya está firmado digitalmente”. En ese momento ya puedes deshacerte del justificante en papel.
Y hablando de deshacerse del papel, hoy en día ni siquiera es necesario llevar la documentación impresa. Documentos en Word, Excel, Power Point o PDF pueden verse y editarse en dispositivos móviles con apps gratis del tipo Docs to Go.
¿Te gustaría tener un asistente de viaje? Triplt almacena toda la información de tus desplazamientos y te va lanzando alarmas para que no se te pase nada.
Itinerarios de vuelos, reservas de hotel a tu nombre, reuniones, cenas de negocios… La app escanea tu calendario y correos electrónicos para que no se te olvide nada.
15.000 millones de euros. Las empresas españolas destinan cada año ese presupuesto a viajes de negocios, y dietas y kilometraje suponen la mayor parte del gasto.
15.000 millones de euros. Las empresas españolas destinan cada año ese presupuesto a viajes de negocios (fuente: hosteltur). Dietas y kilometraje suponen la mayor parte del gasto. Por eso es tan importante llevar un control detallado de las notas de gastos.
¿En quién recae esta labor? Normalmente, en el CFO o en el departamento de administración. Si bien es cierto que Recursos Humanos es quien negocia con el comité de empresas el importe de las dietas y el kilometraje, la gestión posterior se traslada a Administración.
Esta labor puede parecer sencilla cuando la empresa tiene pocos trabajadores en movilidad, pero se complica con cada nuevo empleado que tiene que reportar gastos de viaje.
Con tantos tickets en papel, resulta complicado evitar que se escape algún gasto que no debería reembolsarse, o que tendría que computarse en una categoría diferente a la de dietas o kilometraje.
Es el caso, por ejemplo, de los peajes y el aparcamiento. Cuando un trabajador utiliza su coche particular para desplazarse por motivos laborales, la compensación que le corresponde tiene que cubrir la gasolina y la parte proporcional del desgaste de neumáticos, el seguro, el aceite y los impuestos.
En cambio, los tickets de peajes y aparcamiento tienen que meterse como un concepto aparte en la nota de gastos. De las multas debe hacerse cargo el trabajador.
¿Quieres mejorar la gestión de las dietas y el kilometraje? Apunta.
Cuando las empresas tienen bien definida la política de gastos de viaje, es más fácil llevar a cabo todo el proceso de gestión de dietas y kilometraje. ¿Qué debe quedar claro en ese documento?
Cuando los gastos por desplazamiento no están incluidos en la nómina, es necesario diferenciar los que son retributivos de los compensatorios. Además de que tienen un tratamiento fiscal distinto, pueden influir en el balance económico de la empresa.
Lo habitual es que las dietas y el kilometraje tengan carácter compensatorio, así que no se consideran como parte del salario. No obstante, en caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda, debes avisar a los trabajadores de que van a tener que pagar el IRPF correspondiente.
Esto es lo que tienen que saber los trabajadores que tienen que reportar gastos de viaje:
Como sabes, el concepto dieta incluye tanto los gastos de manutención como de alojamiento. Puedes encontrarte con que una parte de la plantilla tenga asignada una cantidad fija diaria y a otra solo se le pague el importe exacto de las facturas presentadas.
Con la segunda opción tendrás más control sobre los gastos, pero eso implica más trabajo. Un tercer modelo de gestión es el denominado “sistema mixto”. Es decir, asignar una dieta fija para ciertos conceptos y presentar los justificantes de otros gastos.
Lo ideal para una gestión eficaz sería que las empresas optasen por uno u otro método en función de sus características y necesidades.
También puede darse el caso de que en el convenio se haga una distinción entre dieta completa (cubre los gastos de manutención y alojamiento) y media dieta (la empresa solo abona el importe de la comida o de la cena).
Si la asignación no tiene límites, solo tienes que comprobar que el ticket es correcto, pero cuando la empresa establece un límite para cada concepto/comida, no te quedará más remedio que ir ticket por ticket comprobando que el trabajador no ha excedido la cantidad.
Seguro que mientras lees esto, en tu cabeza estás echando cuentas de cuánto tiempo pierdes en comprobar que las notas de gastos son correctas, en confirmar que los justificantes sean válidos y en cotejar que los importes de los tickets coinciden con los que han anotado los trabajadores.
¿Sabes que Okticket puede hacer todo ese trabajo por ti? Nuestra solución de gestión de gastos de viaje automatiza todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión y la aprobación.
El funcionamiento es muy ágil e intuitivo.
Además, Okticket cuenta con conectores bidireccionales homologados para los principales ERP del mercado. De esta manera, puedes integrar la herramienta con tu sistema de contabilidad.
¿QUÉ ERP UTILIZAS? DESCÁRGATE LA GUÍA
También tienes disponible un módulo de conciliación de tarjetas. En cuestión de segundos podrás comprobar que los movimientos de las tarjetas corporativas se ajustan a los de los tickets que se han ido subiendo a la aplicación.
Todo ello minimiza el riesgo de errores, tanto por parte de los trabajadores como del departamento de contabilidad. También se reducen los riesgos de sufrir fraude interno.
Como ves, el retorno de la inversión es muy rápido. A cambio, los beneficios para la compañía son numerosos:
El Tribunal Supremo facilita que Hacienda admita la deducción de los gastos de comida y los gastos destinados a relaciones públicas.
Sobre el papel era factible, pero en la práctica se volvía imposible. Ahora, el Tribunal Supremo ha dejado la puerta abierta para que Hacienda admita la deducción de los gastos comida y los gastos destinados a relaciones públicas sin que las empresas tengan que justificar que se han obtenido ingresos.
Para entender el motivo de este cambio hay que remitirse a la sentencia 458/2021, de 30 de marzo de 2021. En ella, el Supremo ha fijado doctrina en cuanto a qué gastos son considerados deducibles y no deducibles por considerarse “donativo o liberalidad”.
De las interpretaciones efectuadas por los expertos se desprende que el órgano judicial se ha posicionado en contra de los criterios por los que se estaba rigiendo Hacienda.
Hasta ahora, los gastos que no tuvieran una correlación directa e inmediata con un ingreso empresarial eran entendidos por Hacienda como una “liberalidad”.
Para poder justificar la deducción, era necesario presentar una factura que reflejase que se había producido un ingreso tras haber efectuado la invitación o hecho el regalo.
Esto ha cambiado. En el fallo puede leerse claramente que los gastos serán deducibles cuando estén correlacionados con la actividad empresarial y estén dirigidos “a mejorar el resultado empresarial, directa o indirectamente, de presente o de futuro, siempre que no tengan como destinatarios a socios o partícipes”.
Desde que la sentencia se ha hecho pública, se han sucedido las interpretaciones efectuadas por organizaciones empresariales y asesores fiscales. “Los autónomos y el resto de sociedades mercantiles no pueden deducirse los gastos que realizan a título gratuito y sin obtener ninguna contraprestación. Pero sí aquellos gastos enfocados a agasajar a los proveedores o mantener la clientela, en tanto que están enfocados y relacionados directa o indirectamente con la actividad económica, explican en el último Observatorio Jurídico de la plataforma online Declarando.
Al mismo tiempo, recuerdan que la normativa pone un límite a la cantidad que pude deducirse por gastos de representación. Actualmente el máximo está fijado en el 1% de la facturación del negocio.
En declaraciones recogidas por el portal Autónomos y emprendedor.es, la organización va más allá al afirmar que ya es posible “deducirse cualquier gasto derivado de comidas, cenas o incluso regalos, a clientes o proveedores sin necesidad de que esa acción de atención tenga que derivar en un ingreso para el negocio justificado".
Lo que no especifica la sentencia es la forma de proceder para justificar estos gastos. Sí se deduce que, en caso de inspección, lo que tiene que hacer el autónomo es demostrar que la invitación la ha recibido un colaborador o un potencial cliente.
Un correo electrónico informando de la invitación, un mensaje de WhatsApp o la inclusión del nombre del invitado en la lista de clientes, por ejemplo, debería ser suficiente.
No obstante, es aconsejable pagar con tarjeta y pedir el ticket para que sirva como justificante en caso de inspección. Una forma muy rápida y sencilla para guardarlo es utilizar soluciones de digitalización de gastos. Como Okticket que, además, tiene la ventaja de contar con el motor de reconocimiento más rápido del mercado y se integra con los principales ERP del mercado.
Este fallo supone un paso adelante, pero todavía quedan otros costes cuya deducción es complicada. Se consideran gastos de difícil justificación el del teléfono móvil, la ropa de trabajo (que no se compre en una tienda especializada), los del coche (gasolina, peajes, reparaciones, aparcamiento, etc.) o los suministros cuando se teletrabaja. Son necesarios para poder llevar a cabo la actividad profesional, pero las trabas para deducirlos siguen estando ahí.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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