En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
¿Has tenido alguna vez dificultad para relacionar los gastos de un viaje de negocios con su origen? Cuando ese vacío de información se repite, las consecuencias son fatales.
Las empresas que utilizan una solución para gestionar gastos de viajes de empresa quieren obtener trazabilidad. Es decir, rastrear todo el proceso.
Gracias a esta opción, las compañías pueden atribuir los gastos relacionados con el viaje a un área, proyecto, centro de costes o viajero de negocios. Incluso hacer un seguimiento de ese gasto, desde el reporte hasta el reembolso.
Pero entre el proceso de reservas y el reembolso de los gastos pueden sucederse los errores si no cuentas con las herramientas adecuadas.
¿Has tenido alguna vez dificultad para relacionar un gasto con su origen? Cuando ese vacío de información se repite una y otra vez, acaba trayendo consecuencias negativas. ¿Una pista?
Lo normal es que las empresas cuenten con una política de gastos de viaje donde se plasmen los límites de gasto..
Ya sea por usuario, por tipo de gasto, por día o por viaje, esos límites deben cumplirse. ¿Pero qué ocurre si no es posible comprobarlo? Lo más probable es que se sobrepasen.
En este punto es importante recordar las ventajas de este documento:
Como no se conocen con exactitud los conceptos de los gastos, se complica la tarea de llegar a acuerdos con el proveedor habitual. Cadenas de hoteles, restaurantes, empresas de alquiler de vehículos, agencias de viajes, etc. Siempre se puede negociar para obtener tarifas de empresa más baratas.
Lo mismo ocurre con las deducciones de los gastos adicionales, como pueden ser los de representación. Para poder hacer una solicitud, es necesario tenerlos controlados (junto con el ticket o factura).
Se calcula que las empresas pierden de media 7.000 euros al mes por culpa del fraude interno. Si no es un ticket duplicado, es un gasto que se ha pasado dos veces o una compra hecha fuera del horario laboral. Incluso un recibo por un importe superior a los límites marcados en el documento de política de viajes empresarial.
Sin poder rastrear los gastos, es difícil prevenir los fallos en el reporte de gastos. Y en el caso de que se produzca una auditoría, es más complicado recopilar todos los tickets y facturas necesarios.
Otras veces, las cuentas no cuadran debido a los errores derivados de una gestión manual de los gastos de viaje. Estos pueden pasarse por alto y acaban costando dinero a la empresa.
El resultado de todo ello es la pérdida de ventaja sobre la competencia. De ahí la necesidad de que las empresas cuenten con herramientas que les aporten datos fiables.
¿Te gustaría analizar las hojas de gastos de forma rápida y sencilla? Con Okticket sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.
¿Qué más ventajas aporta nuestra solución en materia de trazabilidad de los gastos de viaje?
¿Gestionas las reservas de hoteles y billetes a través de agencias de viajes? En Okticket nos integramos con agencias de viajes (Vyootrip, Grupo Solutia, Grupo Iris y Destinux). También con empresas de movilidad, por lo que la trazabilidad comienza en el momento de reservar viajes.
Todos los gastos quedarán registrados en nuestra app de forma automática.
¿Consideras que el análisis de datos es una herramienta muy valiosa? Te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.
¿Nunca te ha pasado que los importes de las hojas de gastos no coincidían con el cargo de las tarjetas efectuado por el banco? A saber cuánto tiempo habrás perdido!
¿Nunca te ha pasado que los importes de las hojas de gastos no coincidían con el cargo de las tarjetas efectuado por el banco? ¿Has tenido que comparar a mano el extracto bancario y los tickets entregados por los trabajadores? A saber cuánto tiempo habrás perdido!
Con la conciliación bancaria de tarjetas hubieses simplificado muchísimo este proceso. De forma automática, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios.
Además del evidente ahorro de tiempo, esta funcionalidad aporta una serie de ventajas. Tomando como referencia el módulo de conciliación mágica de Okticket (estamos conectados con más de 100 entidades bancarias), hemos listado las más destacadas.
La conciliación bancaria aumenta el control de los pagos efectuados con tarjeta. Sobre todo, si los empleados utilizan tarjetas corporativas y hacen un uso indebido de estas.
Bastará con echar un vistazo a la herramienta de gestión de gastos de empresa para darte cuenta de que hay un cargo en el banco que no está anotado en la hoja de gastos.
Gracias a que es posible llevar un control real del estado de las cuentas, se facilita la toma de decisión estratégicas.
Al analizar los descuadres te vas a dar cuenta de que, muchas veces, el desajuste viene por un error inintencionado, ya sea por parte del banco o en la contabilidad de la propia empresa. Olvidarse de registrar un cargo, duplicar el apunte, cambiar una coma de sitio (14,25 en lugar de 142,5) o alterar el orden de un dígito del importe (536 en lugar de 563), por ejemplo.
Dar con ese error de forma manual puede ser eterno. En cambio, con el módulo de conciliación de tarjetas de Okticket puedes identificar los importes similares en pocos minutos.
Es importante recordar que la conciliación bancaria debe realizarse cada trimestre. Con este servicio la tarea es mucho más sencilla y podrás llevarla a cabo con más frecuencia.
Además de tener parte del trabajo hecho, te servirá para detectar los desajustes según van surgiendo y dar con la solución rápidamente.
También puedes crear un registro de las conciliaciones de cara a identificar las causas de posibles desajustes futuros.
Gracias a la conciliación de tarjetas corporativas, es posible clasificar los gastos de viaje por usuario. De esta forma, sabrás en todo momento quién comete fraude interno, quién ha podido cometer un fallo humano o a quién debes reclamarle los justificantes que faltan.
Al mismo tiempo, este servicio agiliza el reembolso de los gastos, algo que agradecerán especialmente los trabajadores que hayan adelantado dinero de su bolsillo.
Y todo ello desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.
LEE TAMBIÉN: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje
Si al módulo de conciliación bancaria le sumas la implantación de tarjetas corporativas para los gastos de viaje, el control financiero será mucho mayor. Este producto ofrece un montón de beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores.
No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios.
No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios. A partir de ahí, puede reflejar las cantidades a abonar en el convenio colectivo o en su política de gastos de viaje.
Lo habitual es que las empresas paguen gastos de kilometraje a los empleados que utilizan su propio vehículo para viajes de empresa. Y ese importe suele ser fijo. ¿Qué aspectos tienen en cuenta para fijar el precio de kilometraje?
Dado que el precio del kilometraje es libre, puedes encontrarte con empresas que pagan menos de 0,19 euros por kilómetro recorrido. Otras, duplican e incluso triplican esa cantidad.
Vamos aponer tres ejemplos:
A la hora de calcular a cuánto pagan el kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los siguientes conceptos:
En cambio, no se incluyen las multas de tráfico (tiene que pagarlas el trabajador), los peajes ni los tickets de aparcamiento. No quiere decir que estos dos últimos conceptos no se abonen, pero corresponden a categorías diferentes de las notas de gastos.
Por cierto, el reembolso por peaje y el aparcamiento no tributan. Pero para ello es necesario aportar los justificantes. Puede ser en papel o digitalizados mediante un software homologado por la Agencia Tributaria.
Cuando los trabajadores en movilidad reportan los gastos de viaje de forma manual, puede ocurrir que cometan errores que cuesten dinero a la empresa. Gastos duplicados, tickets borrosos, kilómetros mal calculados…
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Una forma rápida y sencilla de que el departamento financiero pueda controlar los gastos de kilometraje es implantar una herramienta de digitalización de gastos. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.
Contratar tarjetas de empresa para los empleados también te ayudará a que estos cumplan con la política de gastos de viaje.
Además del evidente ahorro de tiempo y dinero, la automatización permite analizar la evolución de los gastos de empresa. De esta forma, es más fácil tomar decisiones estratégicas.
Gracias a la trazabilidad de los gastos de viaje, puedes saber a qué categorías de gasto destinas más presupuesto. Así tendrás argumentos para negociar descuentos con los proveedores.
En el caso concreto del kilometraje, en Okticket hemos podido constatar que la pandemia ha traído consigo un mayor uso del coche, con lo que han aumentado los kilómetros recorridos. También el gasto en gasolina (un 40% si comparamos el período marzo 2020/marzo2021 con los 12 meses anteriores).
Si embargo, la distancia recorrida en cada desplazamiento se ha reducido sensiblemente, por lo que podemos deducir que la mayoría de los viajes de empresa realizados en coche son de corta distancia.
¿Quieres optimizar la gestión de los gastos de tu empresa? Controla los gastos antes de que se produzcan.
Ya no hay excusas. Los días en los que no estabas al tanto de los gastos de empresa hasta que te entregaban las notas de gastos deberían haberse acabado. Gracias a las tarjetas corporativas, la gestión de los gastos de viaje es más fácil.
Aún hay casos en que los trabajadores en movilidad deben pagar de su propio bolsillo. Este sistema no es práctico para nadie. Por una parte está el reembolso, un proceso que suele demorarse y que es causa de malestar entre los viajeros de negocios.
Luego está el hecho de que las empresas no saben cuánto dinero tendrán que pagar. Esto sucede hasta que el departamento de administración recibe las notas de gastos.
¿Quieres optimizar la gestión de los gastos de viaje? Puedes comenzar por facilitar tarjetas de empresa a los empleados nómadas.
Su uso aporta una serie de ventajas que no conviene pasar por alto:
- Definir un límite de gasto para cada usuario
- Establecer unas fechas concretas para que puedan ser usadas
- Restringir su validez a determinadas categorías de comercios. También existe la opción de restringir su uso para que solo sean válidas en productos y servicios de determinados proveedores
- Recibir automáticamente la solicitud para aprobar los gastos según se vayan sucediendo las transacciones
- Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos
Después de la pandemia, son muchísimas las organizaciones que han tomado consciencia de los beneficios que suponen las tarjetas. De hecho, este producto está ganando terreno al efectivo. En Okticket hemos analizado los tickets subidos a nuestra aplicación y hemos podido comprobar que su uso se ha duplicado durante los últimos años.
Las empresas que usan nuestra aplicación han aumentado el pago con tarjeta. Un ejemplo. Entre marzo de 2019 y marzo de 2020, pagaban el 21% de los tickets con tarjeta. En los 12 meses siguientes, este porcentaje subió al 41%.
Actualmente, la mitad de los gastos ya se pagan con tarjeta. Sobre todo, parkings y gasolina.
¿Cómo funcionan las tarjetas de gastos de empresa? Al igual que las tarjetas bancarias tradicionales, las de empresa están emitidas por una entidad bancaria. Una vez al mes, el banco envía un extracto a la empresa para que el departamento financiero pueda analizar los gastos. La diferencia está en que, por lo general, las corporativas son más baratas que las de crédito para particulares.
Antes de terminar, es importante señalar que las tarjetas no tienen por qué ser físicas. No es extraño encontrar compañías que ofrecen a sus empleados tarjetas virtuales para gastos de empresa. Los códigos generados pueden ser de uno o varios usos, dependiendo del control que quieras tener sobre los gastos de los business travellers.
Por otra parte, el uso de tarjetas no exime de la necesidad de guardar los justificantes originales de cara a una posible inspección de Hacienda. La única forma de poder deshacerte del papel es digitalizar los tickets y facturas con una herramienta homologada por Hacienda. Recuerda que los documentos digitalizados en Okticket tienen la misma validez legal que los originales en papel.
¿Tienes la versión Free de Okticket y necesitas más funcionalidades? Ha llegado la hora de que conozcas todas las ventajas que ofrecen la funcionalidad Corporate de Okticket.
¿Tienes la versión Free de Okticket y necesitas más funcionalidades? ¿Los usuarios que reportan gastos en tu empresa son más de cinco? ¿Necesitas integración, conciliación y/o tarjetas de empresa? Ha llegado la hora de que conozcas todas las ventajas que ofrecen la funcionalidad Corporate de Okticket.
Reportar, validar y tramitar gastos es mucho más rápido y sencillo con las funcionalidades que ofrece la versión Corporate de Okticket.
Ahorrarás tiempo en el reporte con nuestro potentísimo motor de reconocimiento, y reducirás la revisión de los gastos a la mínima expresión gracias al motor de revisión automática.
Este sistema va más allá de las típicas alertas para avisar de posibles anomalías. Es capaz de aplicar su inteligencia para tomar decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.
¿Tus empleados pagan con tarjeta de empresa? En ese caso, sabrás que el proceso de conciliación manual es bastante engorroso. Con nuestro módulo de conciliación mágica puedes cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas con los tickets digitalizados.
En Okticket nos conectamos mediante credenciales con más de 100 entidades bancarias. Si quieres decir adiós a la exportación de extractos bancarios y a los errores de revisión, esta funcionalidad es para ti.
También puedes beneficiarte de la conciliación instantánea con la OKT Card. En cuanto un empleado realiza un pago con esta tarjeta de empresa, le llega un aviso a su móvil para que digitalice el gasto. De esta forma, el ticket queda asociado a la notificación.
La OKT Card puede personalizarse de forma individual por múltiples criterios, incluyendo límites por mes, días y categorías.
Okticket cuenta con integraciones avanzadas, bidireccionales (los datos se sincronizan entre las plataformas) y evolutivas con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.
Esta integración puede ser a través de conectores homologados, vía API o mediante la exportación de ficheros CSV.
Uno de los beneficios más destacados por los clientes de Okticket es la posibilidad de obtener la trazabilidad de los datos para realizar un análisis inteligente.
Cada cliente tiene una necesidad. Con la versión Corporate de Okticket puedes parametrizar la herramienta en función de la política de gastos de tu empresa.
La aplicación cuenta con diversas funcionalidades adaptadas al proceso lógico e intuitivo del reporte de gastos. Puedes seleccionar el modelo impositivo, personalizar las categorías de gastos, generar campos custom, delegar funciones en el registro de gastos, establecer un workflow multietapa o fijar umbrales de gastos asociados a categorías y centros de coste, entre otros.
Finanzas, Recursos Humanos, Ventas, IT… Okticket aporta beneficios para los diferentes roles de la empresa. Veamos algunos ejemplos:
Los directores financieros tienen la misión de manejar el timón de las finanzas al tiempo que aprietan el acelerador para ganar la carrera de la transformación digital.
Afrontar el proceso de digitalización de sus empresas ha dejado de ser una opción para convertirse en prácticamente una obligación. Los directores financieros tienen la misión de manejar el timón de las finanzas al mismo tiempo que aprietan el acelerador para ganar la carrera de la transformación digital. Y todo ello sin perder de vista el rumbo cambiante del mercado.
Para salir airosos de este reto, los CFOs están llevando a cabo una serie de medidas que pasan por implementar herramientas de automatización que les facilite la planificación de la estrategia de negocio.
El objetivo principal es crear valor para la empresa, y de ahí que ya haya quien hable de CVO (Chief Value Officer) para referirse al CFO.
Los propios responsables de finanzas son conscientes de que cuanto antes descubran cómo pueden aprovecharse de la tecnología para tomar decisiones ágiles, antes podrán aportar más valor a sus organizaciones.
No es de extrañar, por tanto, que los CFOs se hayan convertido en catalizadores de la estrategia digital. Este nuevo rol implica asumir nuevas responsabilidades tanto dentro como fuera del área puramente financiera. Entre ellas:
El último Future Ready Finance Survey de KPMG apunta a que los directores financieros de las compañías líderes en rentabilidad tienen unas características comunes:
"El CFO se ha convertido en un colaborador del resto de las aéreas de la empresa, las acompañamos con datos detallados que ayuden a las iniciativas del resto de aéreas que sean viable y rentables”
(Jaime Linaza La Calle, CFO y COO de Clearchannel en el 4 Congreso de CFOs de APD)
¿Qué herramientas demandan para afrontar el proceso de digitalización? Principalmente, las que les permitan analizar todos los datos, ahorrar el mayor tiempo posible y minimizar el impacto producido por los errores manuales y el fraude interno.
Al menos eso es lo que puede deducirse de las informaciones que nos llegan y de los estudios orientados a conocer las tendencias y prioridades de los CFOS en la transformación digital. Muchos de ellos apuntan a que la inversión en tecnología durante los próximos meses será para: ERPs on cloud, RPA (automatización de procesos robóticos) y herramientas que faciliten al análisis avanzado de datos.
También se desprende de estos informes que la pandemia ha acelerado la digitalización de las empresas. Antes de marzo de 2020, apenas una de cada diez había logrado transformar completamente su función financiera a través de la automatización. En pocas semanas, los planes de transformación digital se habían impulsado.
“La pandemia ha hecho que en 18 meses el avance en digitalización y concienciación empresarial haya avanzado tanto como en los últimos 18 años”, aseguraba en este sentido José Luis Martín Zabala, vicepresidente de Venta Indirecta de Sage España durante el 35 encuentro de la Economía Digital y las Telecomunicaciones celebrado hace tan solo unos días en Santander.
Hoy, el 60% de las tareas financieras tradicionales está automatizadas (fuente: Accenture), pero queda mucho camino por recorrer.
De hecho, en el mismo encuentro mencionado antes, el secretario general de CEPYME, Luis Aribayos, afirmaba que solo el 14% de las pymes españolas se encuentra, a día de hoy, en proceso de digitalizarse.
Esto nos lleva a plantear una pregunta que no es nueva, pero sí recurrente: ¿está el área financiera lista para la digitalización?
El éxito dependerá de la motivación e implicación del equipo, de las herramientas utilizadas y de cómo se utilicen.
Como todo proceso, el de la digitalización del área financiera implica diseñar una hoja de ruta que incluya los siguientes pasos:
¿Aptitud o actitud? ¿Qué crees que es más importante a la hora de abordar con éxito el proceso de digitalización?
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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