¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios.
No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios. A partir de ahí, puede reflejar las cantidades a abonar en el convenio colectivo o en su política de gastos de viaje.
Lo habitual es que las empresas paguen gastos de kilometraje a los empleados que utilizan su propio vehículo para viajes de empresa. Y ese importe suele ser fijo. ¿Qué aspectos tienen en cuenta para fijar el precio de kilometraje?
Dado que el precio del kilometraje es libre, puedes encontrarte con empresas que pagan menos de 0,19 euros por kilómetro recorrido. Otras, duplican e incluso triplican esa cantidad.
Vamos aponer tres ejemplos:
A la hora de calcular a cuánto pagan el kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los siguientes conceptos:
En cambio, no se incluyen las multas de tráfico (tiene que pagarlas el trabajador), los peajes ni los tickets de aparcamiento. No quiere decir que estos dos últimos conceptos no se abonen, pero corresponden a categorías diferentes de las notas de gastos.
Por cierto, el reembolso por peaje y el aparcamiento no tributan. Pero para ello es necesario aportar los justificantes. Puede ser en papel o digitalizados mediante un software homologado por la Agencia Tributaria.
Cuando los trabajadores en movilidad reportan los gastos de viaje de forma manual, puede ocurrir que cometan errores que cuesten dinero a la empresa. Gastos duplicados, tickets borrosos, kilómetros mal calculados…
Lee también: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje
Una forma rápida y sencilla de que el departamento financiero pueda controlar los gastos de kilometraje es implantar una herramienta de digitalización de gastos. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.
Contratar tarjetas de empresa para los empleados también te ayudará a que estos cumplan con la política de gastos de viaje.
Además del evidente ahorro de tiempo y dinero, la automatización permite analizar la evolución de los gastos de empresa. De esta forma, es más fácil tomar decisiones estratégicas.
Gracias a la trazabilidad de los gastos de viaje, puedes saber a qué categorías de gasto destinas más presupuesto. Así tendrás argumentos para negociar descuentos con los proveedores.
En el caso concreto del kilometraje, en Okticket hemos podido constatar que la pandemia ha traído consigo un mayor uso del coche, con lo que han aumentado los kilómetros recorridos. También el gasto en gasolina (un 40% si comparamos el período marzo 2020/marzo2021 con los 12 meses anteriores).
Si embargo, la distancia recorrida en cada desplazamiento se ha reducido sensiblemente, por lo que podemos deducir que la mayoría de los viajes de empresa realizados en coche son de corta distancia.
¿Quieres optimizar la gestión de los gastos corporativos? Controla los gasto empresariales antes de que se produzcan.
Ya no hay excusas. Los días en los que no estabas al tanto de los gastos de empresa hasta que te entregaban las notas de gastos deberían haberse acabado. Gracias a las tarjetas corporativas, la gestión de los gastos de viaje se ha simplificado.
Todavía se dan casos en los que los trabajadores en movilidad tienen que adelantar el dinero de su bolsillo, pero este sistema no es práctico para nadie. Por una parte está el reembolso, un proceso que suele demorarse y que es causa de malestar entre los viajeros de negocios.
Luego está el hecho de que las empresas no son conscientes de cuánto dinero van a tener que abonar hasta que el departamento de administración no tiene las notas de gastos sobre la mesa.
¿Quieres optimizar la gestión de los gastos de viaje? Puedes comenzar por facilitar tarjetas de empresa a los empleados nómadas.
Su uso aporta una serie de ventajas que no conviene pasar por alto:
- Definir un límite de gasto para cada usuario
- Establecer unas fechas determinadas para que puedan ser usadas
- Restringir su validez a determinadas categorías de comercios. También existe la posibilidad de restringir su uso para que solo sean válidas en productos y servicios de determinados proveedores
- Recibir automáticamente la solicitud de aprobación de los gastos según se vayan sucediendo las transacciones
- Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos
A raíz de la pandemia, son muchísimas las organizaciones que han tomado consciencia de los beneficios que suponen las tarjetas. De hecho, este producto está ganando terreno al efectivo. En Okticket hemos analizado los tickets subidos a nuestra aplicación y hemos podido comprobar que su uso se ha duplicado durante el último año.
Las empresas usuarias de nuestra aplicación han pasado de abonar el 21% de los tickets con tarjeta entre marzo de 2019 y marzo de 2020 a hacerlo en el 41% de los casos en los 12 meses siguientes.
Actualmente, la mitad de los gastos ya se pagan con tarjeta, principalmente, aparcamiento y gasolina.
Al igual que las tarjetas bancarias tradicionales, las de empresa están emitidas por una entidad bancaria. Una vez al mes, el banco envía un extracto a la empresa para que el departamento financiero pueda analizar los gastos. La diferencia está en que, por lo general, las corporativas son más baratas que las de crédito para particulares.
Antes de terminar es importante señalar que las tarjetas no tienen por qué ser físicas. No es extraño encontrar compañías que ofrecen a sus empleados tarjetas virtuales para gastos de empresa. Los códigos generados pueden ser de uno o varios usos, dependiendo del control que quieras tener sobre los gastos de los business travelers.
Por otra parte, el uso de tarjetas no exime de la necesidad de guardar los justificantes originales de cara a una posible inspección de Hacienda. La única forma de poder deshacerte del papel es digitalizar los tickets y facturas con una herramienta homologada por Hacienda. Recuerda que los documentos digitalizados en Okticket tienen la misma validez legal que los originales en papel.
¿Tienes la versión Free de Okticket y necesitas más funcionalidades? Ha llegado la hora de que conozcas todas las ventajas que ofrecen la funcionalidad Corporate de Okticket.
¿Tienes la versión Free de Okticket y necesitas más funcionalidades? ¿Los usuarios que reportan gastos en tu empresa son más de cinco? ¿Necesitas integración, conciliación y/o tarjetas de empresa? Ha llegado la hora de que conozcas todas las ventajas que ofrecen la funcionalidad Corporate de Okticket.
Reportar, validar y tramitar gastos es mucho más rápido y sencillo con las funcionalidades que ofrece la versión Corporate de Okticket.
Ahorrarás tiempo en el reporte con nuestro potentísimo motor de reconocimiento, y reducirás la revisión de los gastos a la mínima expresión gracias al motor de revisión automática.
Este sistema va más allá de las típicas alertas para avisar de posibles anomalías. Es capaz de aplicar su inteligencia para tomar decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.
¿Tus empleados pagan con tarjeta de empresa? En ese caso, sabrás que el proceso de conciliación manual es bastante engorroso. Con nuestro módulo de conciliación mágica puedes cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas con los tickets digitalizados.
En Okticket nos conectamos mediante credenciales con más de 100 entidades bancarias. Si quieres decir adiós a la exportación de extractos bancarios y a los errores de revisión, esta funcionalidad es para ti.
También puedes beneficiarte de la conciliación instantánea con la OKT Card. En cuanto un empleado realiza un pago con esta tarjeta de empresa, le llega un aviso a su móvil para que digitalice el gasto. De esta forma, el ticket queda asociado a la notificación.
La OKT Card puede personalizarse de forma individual por múltiples criterios, incluyendo límites por mes, días y categorías.
Okticket cuenta con integraciones avanzadas, bidireccionales (los datos se sincronizan entre las plataformas) y evolutivas con los principales ERP, softwares de Recursos Humanos y sistemas de Business Intelligence del mercado.
Esta integración puede ser a través de conectores homologados, vía API o mediante la exportación de ficheros CSV.
Uno de los beneficios más destacados por los clientes de Okticket es la posibilidad de obtener la trazabilidad de los datos para realizar un análisis inteligente.
Cada cliente tiene una necesidad. Con la versión Corporate de Okticket puedes parametrizar la herramienta en función de la política de gastos de tu empresa.
La aplicación cuenta con diversas funcionalidades adaptadas al proceso lógico e intuitivo del reporte de gastos. Puedes seleccionar el modelo impositivo, personalizar las categorías de gastos, generar campos custom, delegar funciones en el registro de gastos, establecer un workflow multietapa o fijar umbrales de gastos asociados a categorías y centros de coste, entre otros.
Finanzas, Recursos Humanos, Ventas, IT… Okticket aporta beneficios para los diferentes roles de la empresa. Veamos algunos ejemplos:
Los directores financieros tienen la misión de manejar el timón de las finanzas al tiempo que aprietan el acelerador para ganar la carrera de la transformación digital.
Afrontar el proceso de digitalización de sus empresas ha dejado de ser una opción para convertirse en prácticamente una obligación. Los directores financieros tienen la misión de manejar el timón de las finanzas al mismo tiempo que aprietan el acelerador para ganar la carrera de la transformación digital. Y todo ello sin perder de vista el rumbo cambiante del mercado.
Para salir airosos de este reto, los CFOs están llevando a cabo una serie de medidas que pasan por implementar herramientas de automatización que les facilite la planificación de la estrategia de negocio.
El objetivo principal es crear valor para la empresa, y de ahí que ya haya quien hable de CVO (Chief Value Officer) para referirse al CFO.
Los propios responsables de finanzas son conscientes de que cuanto antes descubran cómo pueden aprovecharse de la tecnología para tomar decisiones ágiles, antes podrán aportar más valor a sus organizaciones.
No es de extrañar, por tanto, que los CFOs se hayan convertido en catalizadores de la estrategia digital. Este nuevo rol implica asumir nuevas responsabilidades tanto dentro como fuera del área puramente financiera. Entre ellas:
El último Future Ready Finance Survey de KPMG apunta a que los directores financieros de las compañías líderes en rentabilidad tienen unas características comunes:
"El CFO se ha convertido en un colaborador del resto de las aéreas de la empresa, las acompañamos con datos detallados que ayuden a las iniciativas del resto de aéreas que sean viable y rentables”
(Jaime Linaza La Calle, CFO y COO de Clearchannel en el 4 Congreso de CFOs de APD)
¿Qué herramientas demandan para afrontar el proceso de digitalización? Principalmente, las que les permitan analizar todos los datos, ahorrar el mayor tiempo posible y minimizar el impacto producido por los errores manuales y el fraude interno.
Al menos eso es lo que puede deducirse de las informaciones que nos llegan y de los estudios orientados a conocer las tendencias y prioridades de los CFOS en la transformación digital. Muchos de ellos apuntan a que la inversión en tecnología durante los próximos meses será para: ERPs on cloud, RPA (automatización de procesos robóticos) y herramientas que faciliten al análisis avanzado de datos.
También se desprende de estos informes que la pandemia ha acelerado la digitalización de las empresas. Antes de marzo de 2020, apenas una de cada diez había logrado transformar completamente su función financiera a través de la automatización. En pocas semanas, los planes de transformación digital se habían impulsado.
“La pandemia ha hecho que en 18 meses el avance en digitalización y concienciación empresarial haya avanzado tanto como en los últimos 18 años”, aseguraba en este sentido José Luis Martín Zabala, vicepresidente de Venta Indirecta de Sage España durante el 35 encuentro de la Economía Digital y las Telecomunicaciones celebrado hace tan solo unos días en Santander.
Hoy, el 60% de las tareas financieras tradicionales está automatizadas (fuente: Accenture), pero queda mucho camino por recorrer.
De hecho, en el mismo encuentro mencionado antes, el secretario general de CEPYME, Luis Aribayos, afirmaba que solo el 14% de las pymes españolas se encuentra, a día de hoy, en proceso de digitalizarse.
Esto nos lleva a plantear una pregunta que no es nueva, pero sí recurrente: ¿está el área financiera lista para la digitalización?
El éxito dependerá de la motivación e implicación del equipo, de las herramientas utilizadas y de cómo se utilicen.
Como todo proceso, el de la digitalización del área financiera implica diseñar una hoja de ruta que incluya los siguientes pasos:
¿Aptitud o actitud? ¿Qué crees que es más importante a la hora de abordar con éxito el proceso de digitalización?
El término "bleisure" surge de la unión de las palabras inglesas “business” y “leisure". Descubre las ventajas de combinar ocio y negocio.
“He estado por trabajo en un montón de ciudades y no las conozco. He ido del aeropuerto al hotel, del hotel a la oficina de los clientes y vuelta al aeropuerto”. ¿Te suena? Esa era la tónica general de los viajes de negocios. Hasta que alguien inventó el bleisure, un término surgido de la unión de las palabras inglesas “business” y “leisure” (negocio y ocio).
Esta tendencia no es nueva, pero sí que ha recobrado fuerza en los últimos meses. Con los viajes de trabajo retomándose y el turismo de ocio todavía estancado, los trabajadores han visto en el Business Travel una oportunidad para disfrutar de unas minivacaciones.
Las previsiones dibujan una línea ascendente. Si cogemos como referencia un estudio realizado por la consultora Report Consultant, vemos que el bleisure generará más de 1.400 millones de euros a nivel mundial en 2026. El crecimiento anual hasta entonces será del 4,1%.
No en vano, tres de cada cinco usuarios están dispuestos a alargar sus viajes de negocios para hacer turismo (fuente: Barómetro Turístico Braintrust).
El sector Turismo es consciente de este fenómeno, y lo ve como una oportunidad para la reactivación turística. Por eso están invirtiendo recursos en mejorar la experiencia de los viajeros de negocios.
Cada vez hay más hoteles en los que disfrutar de experiencias gastronómicas, por ejemplo. Otras acciones encaminadas a atraer este tipo de turismo son los descuentos por cada noche extra o los paquetes flexibles de actividades de ocio.
Las empresas también están apostando por marcar viajes de trabajo con una mayor duración. Las pernoctaciones de una sola noche han ido disminuyendo, mientras que las de dos y tres noches van en aumento.
Incluso se han incrementado los viajes corporativos de más de dos semanas. Y cada vez es más frecuente dejar que sean los propios trabajadores quienes planifiquen sus viajes de negocios.
LEE TAMBIÉN: El turismo MICE se recupera. ¿Cuáles son las principales tendencias?
Alargar los viajes de empresa para disfrutar del destino aporta ventajas para compañías y empleados. Estos pueden conocer nuevos lugares gastando poco dinero.
Las empresas, por su parte, tendrán una plantilla más motivada cuando sea necesario desplazarse para negociar con un cliente. De esta forma, las relaciones comerciales saldrán reforzadas.
No hay que olvidar tampoco que los viajes de trabajo son una fuente de estrés, sobre todo cuando son muy cortos y las reuniones se suceden una tras otra, sin apenas tiempo ni para comer. El poder salir de la rutina y disfrutar de las experiencias de un viaje de turismo reduce la ansiedad de los empleados.
¿Quiénes son los trabajadores en movilidad que más optan por combinar el turismo de ocio y negocio? Principalmente, los millennials. Pero no son los únicos. El perfil de este tipo de viajeros es el siguiente:
Los destinos preferidos para hacer turismo tras los negocios son aquellos que ofrecen, por este orden: buena gastronomía, buen clima, naturaleza, playas y patrimonio histórico. Dada la situación actual, los destinos más populares para el bleisure son los nacionales.
La pandemia ha provocado pérdidas multimillonarias en el sector Turismo. ¿Cómo pueden los gobiernos y destinos recuperar el volumen de inversiones?
La pandemia ha provocado pérdidas multimillonarias en el sector Turismo. A lo largo del último año se han esfumado más de 62 millones de empleos en todo el mundo y se ha reducido casi un 30% la inversión en el sector (en 2020 se invirtieron 250.000 millones de euros menos que en 2019).
Ante este panorama, el Consejo Mundial de Viajes y Turismo (WTTC) considera imprescindible que los gobiernos tomen medidas de forma inmediata para reactivar la actividad. En su último informe, “Investing in Travel & Tourism”, el organismo presenta una serie de medidas enfocadas a reconstruir y hacer crecer el sector.
¿Cómo pueden los gobiernos y destinos recuperar el volumen de inversiones? Creando “un entorno eficaz y considerando incentivos que incluyan, entre otros, una fiscalidad inteligente, políticas de facilitación de los viajes, diversificación, innovación, el uso de tecnología digital, integración de la salud y protocolos de higiene, comunicación eficaz y una mano de obra cualificada y capacitada”.
Para ello, es fundamental conocer las prioridades y estar al día de las tendencias. Además, el WTTC pone algunos ejemplos de medidas que pueden ayudar al Turismo.
Hay varios sectores que el WTTC considera que tienen más potencial para atraer inversiones e inversores. Uno de ellos es el de los viajes de negocios. Para el Consejo Mundial de Viajes y Turismo, el Business Travel es un catalizador del crecimiento, pues “forman parte integral de las relaciones, las inversiones, las cadenas de suministro y la logística que respaldan los flujos comerciales internacionales”.
Gracias a los viajes de negocios, muchos países que todavía están en vías de desarrollo, pueden hacer inversiones para mejorar las infraestructuras. Al mismo tiempo, se generan puestos de trabajo que contribuyen a la Economía local.
Especial atención hay que poner en el turismo MICE, ya que mueve grandes cantidades de visitantes, quienes a su vez dejan mucho dinero en el destino. Otra ventaja es que no es un turismo estacional.
Para atender las nuevas necesidades de los trabajadores en movilidad, los alojamientos tienen que centrar sus esfuerzos en ofrecer espacios de trabajo mejorados y conexión a banda ancha de alta velocidad.
Asimismo, los viajeros demandan soluciones touchless, como tarjetas de embarque móvil, check-in online, llaves digitales en los hoteles u opciones de pago sin contacto.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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