¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
No cabe duda de que los últimos meses las empresas han acelerado sus procesos de transformación digital. ¿Cuáles serán los retos digitales de las empresas en 2022?
No cabe duda de que los últimos meses las empresas han acelerado sus procesos de transformación digital. Pero si nos paramos a pensar, muchas de las acciones se llevaron a cabo de forma rápida, como reacción a una situación que nadie se esperaba.
Ahora toca dar un paso más y diseñar el proceso de digitalización de una forma más estratégica. Las decisiones tomadas para salir del paso han dejado paso a iniciativas orientadas a obtener resultados a medo y largo plazo.
¿Cuáles serán los retos digitales de las empresas en 2022? Vamos a verlo.
No puede haber transformación digital sin servicios cloud. En este sentido, las previsiones de Gartner apuntan a que los ingresos del mercado cloud para este año alcanzarán los 474.000 millones de dólares (en 2021 fueron 400.000).
La consultora estima que ocho de cada diez empresas habrán apostado por el “cloud-first” de aquí a 2025. Esta tendencia conllevará el incremento en el uso de arquitecturas y tecnologías nativas de la nube. También de herramientas para automatizar los procesos y de estrategias para adoptar SASE (Secure Access Service Edge).
Escalando posiciones se encuentra la infraestructura multicloud. Al dividir los entornos entre varias plataformas, las empresas dejan de depender de un solo proveedor. Esto conlleva una mejora de la seguridad y una reducción de la probabilidad de sufrir la pérdida de datos.
Además de optimizar los procesos, dar el salto a la nube ayuda a ahorrar dinero. En un reciente estudio de Accenture, tres de cada cuatro empresarios aseguraban que habían logrado recortar sus costes hasta un 11% gracias a la migración de las cargas de trabajo a la nube.
Y según datos de Telefónica Tech, las pymes pueden reducir la factura de la luz al ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube.
Como estamos viendo, la ciberseguridad sigue siendo una de las prioridades para las empresas. De ahí que las organizaciones estén optando por el enfoque Zero Trust.
Asimismo, la tecnología blockchain continúa su escalada gracias a su aporte de seguridad, transparencia y veracidad de los datos. Ya se habla incluso de la Web3. Esta tercera versión de Internet está basada en una red descentralizada que no depende de las grandes empresas tecnológicas.
Inteligencia Artificial, Big Data, Machine Learning… Las empresas necesitan tomar decisiones de crecimiento basadas en datos, y para ello nada mejor que aprovechar el potencial de estas tecnologías. Bien utilizadas, te servirán para prever comportamientos futuros.
Podemos hablar aquí de lo que se conoce como el IoB (Internet of Behaviours). Mediante los datos recogidos por los dispositivos IoT, las organizaciones pueden conocer cuáles son los intereses y las preferencias de los usuarios, incluso anticipar tendencias. Gracias a esta valiosa información, pueden, por ejemplo, personalizar los productos y servicios.
Desde hace varias semanas hay un término que no para de repetirse: “Metaverso”. Este mundo virtual funciona de tal forma que las personas podemos, a través de diversos dispositivos (gafas de realidad virtual, sensores, etc.), sumergirnos en él e interactuar con todos los elementos.
Aplicada a las empresas, esta realidad alternativa ofrece un sinfín de posibilidades. Crear negocios, enseñar productos y servicios a los clientes, celebrar reuniones de trabajo en una oficina virtual…
La optimización de recursos pasa por la automatización de tareas repetitivas. Pero las nuevas tendencias van un paso más allá y ya se están combinando soluciones basadas en diferentes herramientas para mejorar la eficacia y la velocidad de los procesos.
Lee también: ¿Por qué las pymes deberían digitalizar los gastos de empresa?
Para poder acelerar la transformación digital es necesario contar con el talento adecuado. Y eso pasa por invertir recursos para contratar nuevos perfiles tech. El problema está en que actualmente existe más demanda que oferta, por lo que las empresas tienen el reto añadido de capacitar a sus trabajadores para que adquieran las competencias digitales necesarias.
¿Estás frenando la transformación digital de tu empresa por una cuestión económica? Recuerda que existen ayudas europeas destinadas especialmente para incentivar la digitalización. Es más. Entre los objetivos de la Unión Europea para el año 2030 encontramos que el 90% de las pymes deben haber alcanzado cierto nivel de digitalización.
Pese a que el uso de tarjetas para empresas está cada vez más extendido, todavía son muchos los departamentos financieros que tienen que enfrentarse todos los meses a la gestión de anticipos.
Pese a que el uso de tarjetas para empresas está cada vez más extendido, todavía son muchos los departamentos financieros que tienen que enfrentarse todos los meses a la gestión de anticipos.
A priori puede parecer una buena solución para que los trabajadores en movilidad no tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Además, el pago en efectivo tiene ciertas ventajas: no lleva comisiones, se acepta en todos los países y comercios y los empleados suelen tener más cuidado para no sobrepasar el presupuesto. En caso contrario, tendrán que adelantar dinero de sus bolsillos, entre otros.
Pero… Adelantar dinero para los gastos de viaje conlleva una serie de inconvenientes que hay que tener en cuenta. Entre los más comunes:
Lee también: Ventajas y desventajas de los diferentes medios de pago
¿Tienes que lidiar con la gestión de anticipos? Siempre puedes tratar de optimizarla. Algunas medidas que pueden resultar útiles son las siguientes:
¿Te gustaría comprobar lo fácil y útil que resulta digitalizar las notas de gastos?
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¿No ves el momento de dejar de lidiar con el engorro que supone la gestión de anticipos? La tarjeta para empresas de Okticket te proporciona una nueva forma de controlar los gastos de tus empleados.
¿Qué ventajas ofrece si la comparas con otros medios de pago?
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¿Cuántas veces tu empresa habrá sufrido fraude interno sin que nadie se diese cuenta? Aprende a detectar el fraude interno en el reporte de gastos
Los trabajadores en movilidad te entregan los tickets in extremis, les echas un vistazo rápido y apruebas los gastos. Cuando por fin tienes un rato para revisar las notas de gasto, te percatas de que hay compras que no se ajustan a la política de gastos de la empresa. ¿Cuántas veces tu empresa habrá sufrido fraude interno sin que nadie se diese cuenta?
A lo largo de este artículo ofreceremos algunos tips que te ayudarán a evitar y detectar el fraude interno en el reporte de gastos. Pero para poder saber a qué te enfrentas, lo primero es conocer cuáles son las irregularidades más frecuentes que se cometen con el reporte de gastos de viaje.
¿Alguna vez te han colado un ticket que no sirve como justificante? Para que estos documentos sean válidos, deben contener la siguiente información:
Aquí también podemos incluir una práctica que ocurre más a menudo de lo que pensamos: los gastos duplicados. Vamos a plantear dos situaciones a modo de ejemplo:
¿Y qué decir de los tickets con información borrosa o manipulada? Seguro que te has encontrado con más de un justificante así.
Otra mala práctica es pasar gastos realizados fuera de la jornada laboral o en festivos. Los tickets antiguos presentados fuera del periodo máximo establecido por la empresa también se encuadrarían en esta tipología.
Exceder el límite marcado en la política de gastos de la empresa es bastante frecuente.
Todos los trabajadores en movilidad son conscientes de los tickets que pueden pasar o no como gastos de viaje. No obstante, hay quien hace compras no compliance y carga el gasto a la empresa.
El fraude interno afecta a una de cada cuatro empresas españolas. Concretamente, al 41%, según se desprende del informe “EMEA Fraud Report 2019” de Experian, realizado por la consultora Forrester.
Estudios posteriores apuntan a cifras más altas. Por ejemplo, la edición del año pasado del “Fraud in the Wake of COVID-19: Benchmarking Report” elaborado por ACFE concluye que el porcentaje de fraude interno alcanzó en 2020 el 72% (un 35% más que un año antes).
¿Cuáles son los efectos negativos para las empresas que afectadas? Principalmente:
Las estadísticas hablan de que siete de cada 10 organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas antifraude. Pero la realidad es otra. El “Informe sobre el estado del fraude en España 2020-2021”, elaborado por la Asociación de Empresas Españolas Contra el Fraude, revela que uno de los principales problemas empresariales en la lucha contra el fraude es la inversión “insuficiente” en tecnología.
En este gran saco entrarían, por ejemplo, las soluciones para digitalizar gastos de viaje. Además de facilitar la gestión, mejoran el control.
Este punto, que puede parecer irrelevante, en realidad es muy importante. ¿Por qué? Porque una de las principales causas del fraude interno es que el trabajador siente que la empresa no le trata bien.
La alta rotación de personal incrementa el riesgo de sufrir fraude interno porque los trabajadores no se sienten identificados con la empresa.
Sirven tanto para detectar el fraude como para saber quién lo ha cometido. ¿Sabías que los empleados que más fraudes cometen son los de nivel bajo y medio, seguidos por los gerentes?
Los auditores están preparados captar los comportamientos sospechosos, pero eso no quita para que realices evaluaciones de riesgo.
los compañeros de trabajo son una buena fuente para saber quién está engañando a la empresa, pero nadie va a hablar si no se le garantiza anonimato.
... Y poner en conocimiento de la plantilla las sanciones que se impondrán en caso de detectar irregularidades en las notas de gastos. Dependiendo de la gravedad de la actuación, las sanciones pueden ir desde una amonestación hasta la puesta en marcha de un procedimiento legal.
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Los principales problemas relacionados con el reporte de gastos a los que se enfrentan las empresas suelen ser consecuencia de la gestión manual. Por tanto, parece lógico pensar que la gran mayoría de las irregularidades se solucionarían con la implantación de soluciones para digitalizar los gastos de viaje. A continuación, razones por las que deberías contratar Okticket:
1. Porque te olvidarás del fraude documental. Puedes configurar un número mínimo de campos a cumplimentar. Al sacar la foto al ticket para que el gasto quede registrado en la aplicación, nuestro potente motor de reconocimiento los extrae.
2. Porque no volverán a producirse fraudes cronológicos, ni a superarse umbrales de gasto, ni a colarse artículos no compliance. La herramienta permite establecer alertas personalizadas. Además, Okticket ha desarrollado un motor de revisión automática pensado para reducir la tarea de la revisión de gastos a la mínima expresión. Dicho sistema tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador. ¿Qué comportamiento de gasto te preocupa? Lo trasladamos al sistema de revisión automática.
3. Porque tus empleados cumplirán por fin con la política de gastos de viaje. ¿Conoces la OKT Card? La tarjeta para empresas de Okticket te proporciona una nueva forma de controlar los gastos de tus empleados. Puedes, entre otros, personalizar los límites de uso de la tarjeta de forma individual y por múltiples criterios. También ofrece conciliación automática. En cuanto tus empleados hagan un pago, les llegará una notificación al móvil para que suban la foto del ticket y este quede asociado al gasto.
4. Porque la analítica avanzada te permite extraer información fiable de los gastos de viaje.
¿Quieres conocer todas las posibilidades que puede ofrecerte Okticket para olvidarte del fraude interno en el reporte de gastos?
¿Estás pensando en contratar una tarjeta carburante para empresa? En el mercado cada vez hay más opciones. Vamos a ver las principales.
El gasto en gasolina copa un gran porcentaje del presupuesto destinado por las empresas a viajes de negocios. A raíz de la pandemia, el medio de transporte preferido por los trabajadores para desplazarse es el coche. Esto se nota tanto en el incremento del gasto en kilometraje como en el uso de tarjetas gasolina para empresas, según datos extraídos de nuestra app.
¿Tú también estás pensando en contratar una tarjeta carburante para empresa? En el mercado cada vez hay más opciones. Normalmente son tarjetas físicas, ya sean de débito, de crédito o prepago. Además, han empezado a comercializarse tarjetas de carburante virtuales.
Como decíamos, el uso de tarjetas gasolina para empresas se ha extendido enormemente. En parte, esto ha sido gracias a todos los beneficios que conllevan:
LEE TAMBIÉN: Informe de comportamiento en los viajes de negocios post covid
Si vas a contratar tarjetas gasolina para tu empresa, debes tener en cuenta una serie de recomendaciones para no llevarte sorpresas:
¿Cuáles son las mejores de cara al nuevo año que se acerca? Vamos a ver qué ofrecen algunas de las más populares para que puedas encontrar la que mejor se ajusta a tus necesidades.
Las tarjetas Solred son un medio de pago de Repsol que ofrecen descuentos en gasolina y promociones exclusivas. Están pensadas especialmente para empresas y profesionales. De hecho, las hay de varios tipos, cada una con sus propias características:
¿Prefieres contratar la tarjeta gasolina con tu banco? Tienes estas otras opciones:
Cepsa también ofrece diferentes tarjetas de combustible para que puedas elegir la que mejor se adapta a tu negocio. Como en el caso anterior, hay varias pensadas para empresas y profesionales:
Otra opción es la Mastercard Porque Tu Vuelves emitida por Wizink.
Las tarjetas profesionales de combustible también ofrecen diferentes ventajas, como descuentos en carburante y facturas semanales. Tienes para elegir:
Una alternativa puede ser la tarjeta de crédito VISA Mi BP de Bankinter.
Con una red compuesta por más de 600 gasolineras en nuestro país, los clientes de Galp pueden conseguir descuentos al repostar. Tiene dos tipos de tarjetas gasolina para empresas:
- España (Península): descuento de 0,040 por litro en GLP Autogas.
- Portugal: descuento de 0,070 €/L, en todos los carburantes.
- Islas Baleares: descuento de 0,030 €/L, en todos los carburantes.
Además, Galp tiene acuerdos con varios bancos para que sus clientes ahorren dinero al repostar: Abanca, Cetelem, Openbank, ING y EVO Banco.
¿Tus empleados en movilidad suelen repostar en gasolineras Shell? La Shell Card es una tarjeta de crédito para empresas pensada para abonar los gastos de carburante. Puede utilizarse en más de 20.000 estaciones de servicio de toda Europa.
Se diferencia de las anteriores en que es aceptada en estaciones de servicios de diferentes marcas (Repsol, Cepsa, Galp y Shell, además de algunas independientes).
En la siguiente tabla puedes ver una breve comparativa que esperamos te ayude a elegir una tarjeta gasolina de empresa.
La tarjeta inteligente de Okticket permite su utilización para abonar cualquier gasto de viaje. Al ser personalizable, puedes habilitarla solamente para el pago de determinadas categorías de gasto y limitar la cantidad que cada usuario puede gastar. Más cosas que te interesará saber:
¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.
¿Has tenido alguna vez dificultad para relacionar los gastos de un viaje de negocios con su origen? Cuando ese vacío de información se repite, las consecuencias son fatales.
Las empresas que utilizan una solución para gestionar gastos de viajes de empresa quieren obtener trazabilidad. Es decir, rastrear todo el proceso.
Gracias a esta opción, las compañías pueden atribuir los gastos relacionados con el viaje a un área, proyecto, centro de costes o viajero de negocios. Incluso hacer un seguimiento de ese gasto, desde el reporte hasta el reembolso.
Pero entre el proceso de reservas y el reembolso de los gastos pueden sucederse los errores si no cuentas con las herramientas adecuadas.
¿Has tenido alguna vez dificultad para relacionar un gasto con su origen? Cuando ese vacío de información se repite una y otra vez, acaba trayendo consecuencias negativas. ¿Una pista?
Lo normal es que las empresas cuenten con una política de gastos de viaje donde se plasmen los límites de gasto..
Ya sea por usuario, por tipo de gasto, por día o por viaje, esos límites deben cumplirse. ¿Pero qué ocurre si no es posible comprobarlo? Lo más probable es que se sobrepasen.
En este punto es importante recordar las ventajas de este documento:
Como no se conocen con exactitud los conceptos de los gastos, se complica la tarea de llegar a acuerdos con el proveedor habitual. Cadenas de hoteles, restaurantes, empresas de alquiler de vehículos, agencias de viajes, etc. Siempre se puede negociar para obtener tarifas de empresa más baratas.
Lo mismo ocurre con las deducciones de los gastos adicionales, como pueden ser los de representación. Para poder hacer una solicitud, es necesario tenerlos controlados (junto con el ticket o factura).
Se calcula que las empresas pierden de media 7.000 euros al mes por culpa del fraude interno. Si no es un ticket duplicado, es un gasto que se ha pasado dos veces o una compra hecha fuera del horario laboral. Incluso un recibo por un importe superior a los límites marcados en el documento de política de viajes empresarial.
Sin poder rastrear los gastos, es difícil prevenir los fallos en el reporte de gastos. Y en el caso de que se produzca una auditoría, es más complicado recopilar todos los tickets y facturas necesarios.
Otras veces, las cuentas no cuadran debido a los errores derivados de una gestión manual de los gastos de viaje. Estos pueden pasarse por alto y acaban costando dinero a la empresa.
El resultado de todo ello es la pérdida de ventaja sobre la competencia. De ahí la necesidad de que las empresas cuenten con herramientas que les aporten datos fiables.
¿Te gustaría analizar las hojas de gastos de forma rápida y sencilla? Con Okticket sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.
¿Qué más ventajas aporta nuestra solución en materia de trazabilidad de los gastos de viaje?
¿Gestionas las reservas de hoteles y billetes a través de agencias de viajes? En Okticket nos integramos con agencias de viajes (Vyootrip, Grupo Solutia, Grupo Iris y Destinux). También con empresas de movilidad, por lo que la trazabilidad comienza en el momento de reservar viajes.
Todos los gastos quedarán registrados en nuestra app de forma automática.
¿Consideras que el análisis de datos es una herramienta muy valiosa? Te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.
¿Nunca te ha pasado que los importes de las hojas de gastos no coincidían con el cargo de las tarjetas efectuado por el banco? A saber cuánto tiempo habrás perdido!
¿Nunca te ha pasado que los importes de las hojas de gastos no coincidían con el cargo de las tarjetas efectuado por el banco? ¿Has tenido que comparar a mano el extracto bancario y los tickets entregados por los trabajadores? A saber cuánto tiempo habrás perdido!
Con la conciliación bancaria de tarjetas hubieses simplificado muchísimo este proceso. De forma automática, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios.
Además del evidente ahorro de tiempo, esta funcionalidad aporta una serie de ventajas. Tomando como referencia el módulo de conciliación mágica de Okticket (estamos conectados con más de 100 entidades bancarias), hemos listado las más destacadas.
La conciliación bancaria aumenta el control de los pagos efectuados con tarjeta. Sobre todo, si los empleados utilizan tarjetas corporativas y hacen un uso indebido de estas.
Bastará con echar un vistazo a la herramienta de gestión de gastos de empresa para darte cuenta de que hay un cargo en el banco que no está anotado en la hoja de gastos.
Gracias a que es posible llevar un control real del estado de las cuentas, se facilita la toma de decisión estratégicas.
Al analizar los descuadres te vas a dar cuenta de que, muchas veces, el desajuste viene por un error inintencionado, ya sea por parte del banco o en la contabilidad de la propia empresa. Olvidarse de registrar un cargo, duplicar el apunte, cambiar una coma de sitio (14,25 en lugar de 142,5) o alterar el orden de un dígito del importe (536 en lugar de 563), por ejemplo.
Dar con ese error de forma manual puede ser eterno. En cambio, con el módulo de conciliación de tarjetas de Okticket puedes identificar los importes similares en pocos minutos.
Es importante recordar que la conciliación bancaria debe realizarse cada trimestre. Con este servicio la tarea es mucho más sencilla y podrás llevarla a cabo con más frecuencia.
Además de tener parte del trabajo hecho, te servirá para detectar los desajustes según van surgiendo y dar con la solución rápidamente.
También puedes crear un registro de las conciliaciones de cara a identificar las causas de posibles desajustes futuros.
Gracias a la conciliación de tarjetas corporativas, es posible clasificar los gastos de viaje por usuario. De esta forma, sabrás en todo momento quién comete fraude interno, quién ha podido cometer un fallo humano o a quién debes reclamarle los justificantes que faltan.
Al mismo tiempo, este servicio agiliza el reembolso de los gastos, algo que agradecerán especialmente los trabajadores que hayan adelantado dinero de su bolsillo.
Y todo ello desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.
LEE TAMBIÉN: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje
Si al módulo de conciliación bancaria le sumas la implantación de tarjetas corporativas para los gastos de viaje, el control financiero será mucho mayor. Este producto ofrece un montón de beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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