Cómo fijar el precio del kilometraje en tu empresa: criterios y errores a evitar

No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios.

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El pago por kilometraje no tiene una tarifa única. Tampoco hay estadísticas oficiales que marquen un importe "justo". Cada empresa fija su propia cantidad para compensar los desplazamientos laborales, normalmente en el convenio colectivo o en su política de gastos de viaje.

Lo que sí existe es una referencia fiscal clave: el kilometraje exento de IRPF, es decir, el importe por kilómetro que Hacienda no considera renta del trabajador.

En este artículo te explicamos:

Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilómetro.
Qué dice la normativa vigente en 2026.
Cómo se calcula el reembolso.
Qué errores conviene evitar.

¿Está la empresa obligada a pagar el kilometraje?

No hay ninguna ley que obligue a todas las empresas a pagar el kilometraje. Si existe esa obligación, suele venir de una de estas tres vías:

El convenio colectivo del sector. Muchos fijan una cantidad concreta por kilómetro recorrido.
El contrato de trabajo, si se ha pactado una compensación por usar el vehículo particular.
La política interna de la empresa, cuando decide compensar los desplazamientos laborales de forma voluntaria.

Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilometraje

Lo habitual es pagar gastos de kilometraje a los empleados que usan su propio vehículo en sus desplazamientos laborales. Suele ser un importe fijo por kilómetro. Estos son los factores que más influyen:

El kilometraje exento de IRPF que marca la Agencia Tributaria. Es el punto de partida más común, porque lo que se pague por encima tributa como retribución en especie.
El convenio colectivo del sector. A menudo fija un importe distinto al límite fiscal, normalmente más alto.
El cargo, el departamento o la antigüedad del trabajador. Algunas empresas usan estos criterios para diferenciar importes en su política interna.
El tipo de vehículo (coche o moto), porque la indemnización exenta varía según el medio de transporte.

Como el precio es libre, hay empresas que pagan menos que el límite exento y otras que lo duplican o triplican, asumiendo que el exceso tributará.

Cuál es el kilometraje exento de IRPF en 2026

La Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, subió el kilometraje exento de IRPF de 0,19 €/km a 0,26 €/km. Es un aumento del 36,8 %.

Este importe sigue vigente en 2026 y aparece en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007). En la práctica:

Si la empresa paga hasta 0,26 €/km, ese importe no tributa en IRPF ni cotiza a la Seguridad Social. Eso sí, hay que justificar que el desplazamiento fue real.
Si paga más de 0,26 €/km, el exceso es retribución en especie y tributa.
Los peajes y el aparcamiento se suman aparte, siempre que se justifiquen con factura.
Si el trabajador usa transporte público, queda exento el importe exacto del billete o factura. En este caso no hay tarifa por kilómetro.

Cómo calcular el precio del kilometraje paso a paso

Una vez conoces la distancia recorrida, el cálculo es sencillo:

Calcula la distancia total del trayecto, normalmente ida y vuelta, con un GPS o una herramienta como Google Maps.
Multiplica los kilómetros por el precio fijado por la empresa. Para mantener el kilometraje exento, no superes los 0,26 €/km.
Suma los gastos extra justificados, como peajes o aparcamiento. Se reembolsan aparte y también están exentos si se acreditan.

Ejemplo: un empleado viaja a una ubicación a 60 km.

Distancia: 60 km (ida) + 60 km (vuelta) = 120 km.
Importe: 120 km × 0,26 €/km = 31,20 € exentos.
A eso se suman los peajes o el parking que justifique con factura.

Importante: es la empresa, y no el trabajador, quien debe demostrar que los pagos corresponden a desplazamientos reales. Así lo confirmó el Tribunal Supremo en la sentencia 426/2025, de 4 de febrero. Otra razón para llevar un registro con trazabilidad.

Qué conceptos incluye el gasto de kilometraje

El importe por kilómetro busca cubrir el coste real de usar el vehículo propio para trabajar. Normalmente incluye:

El combustible.
El desgaste del vehículo (frenos, neumáticos, mantenimiento).
El aceite.
La parte proporcional del seguro.
La parte proporcional del impuesto de circulación.

En cambio, no incluye:

Las multas de tráfico, que siempre paga el trabajador.
Los peajes y el aparcamiento. Estos sí se reembolsan, pero como conceptos independientes y siempre con justificante.

Errores más comunes al gestionar el kilometraje de empresa

Cuando los empleados registran sus gastos de viaje a mano, es fácil que se cuelen errores. Y esos errores cuestan dinero. Los más habituales son:

Kilómetros calculados a ojo.
Trayectos duplicados porque el empleado no recuerda si ya los anotó.
Notas de gastos que llegan a contabilidad a final de mes con datos incompletos.

La mejor forma de evitarlos es dejar el cálculo manual y automatizar el registro y la validación de cada trayecto, dentro de la política interna de gastos.

Cómo te ayuda Okticket a gestionar el kilometraje de empresa

Con Okticket, el kilometraje se registra en el mismo flujo que el resto de gastos de viaje. Puedes adaptarlo a la política de gastos de tu empresa sin perder el control ni la trazabilidad que exige Hacienda:

Fija tu propio precio por kilómetro: el kilometraje exento de IRPF (0,26 €/km) o el importe de tu convenio o política interna.
Registra y certifica cada desplazamiento: introduce los kilómetros recorridos o elige entre los trayectos habituales ya configurados.
Calcula la distancia por GPS: gracias a la integración con Google Maps, el empleado no tiene que estimar ni anotar kilómetros a mano.

Así, cada gasto queda registrado con fecha, origen, destino y kilómetros reales. El desplazamiento queda justificado como exige la normativa y evitas los errores del cálculo manual.

Además, las tarjetas de empresa ayudan a cumplir la política de gastos en el resto de partidas (combustible, peajes, parking), sin mezclar conceptos ni perder justificantes.

Si tu empresa tiene desplazamientos frecuentes, automatizar el kilometraje es la forma más sencilla de cumplir con Hacienda y ahorrar tiempo en correcciones.

Por qué digitalizar el kilometraje aporta más que ahorro de tiempo

Automatizar el registro permite al departamento financiero analizar la evolución del gasto y decidir con datos reales.

Con la trazabilidad de los desplazamientos, la empresa sabe cuánto destina a esta partida y detecta desviaciones a tiempo. También gana argumentos para negociar con proveedores de flota o combustible.

El vehículo propio sigue siendo muy habitual en los desplazamientos laborales cortos y frecuentes: visitas comerciales, reuniones o traslados entre oficinas. Por eso, un registro ágil (cálculo por GPS o trayectos habituales) marca la diferencia en el día a día del equipo en movilidad.

Preguntas frecuentes sobre el kilometraje de empresa

¿Es obligatorio pagar el kilometraje a 0,26 €/km?

No. Cada empresa fija el importe, normalmente en su convenio colectivo o política interna. Los 0,26 €/km son solo el límite del kilometraje exento de IRPF.

¿Qué pasa si mi empresa paga más de 0,26 €/km?

Puede hacerlo. Pero lo que supere ese límite es retribución en especie y tributa en el IRPF del trabajador, como el resto de rendimientos del trabajo.

¿Hay que justificar el kilometraje exento?

Sí. La exención solo se aplica si se acredita el desplazamiento: fecha, motivo, origen y destino. Por eso es clave tener un registro fiable, como el de una app de gestión de gastos con cálculo por GPS.