La importancia de las políticas de gastos de viaje
Guía para optimizar la política de gastos
¿Sabes cuánto les cuestan los gastos de viaje a tu empresa? Establecer una política de gastos de viaje adecuada te ayudará a gestionar los gastos de desplazamiento de forma más eficiente.
Pero no se trata simplemente de establecer una serie de reglas que fijan cuánto pueden gastar los trabajadores en movilidad y cómo deben hacerlo. Descubre en esta guía cómo debe ser la estrategia para optimizar la política de gastos de viaje.
¿Qué más vas a encontrar en este documento?
- Las ventajas de implantar una política de gastos de viaje
- Tips para establecer una política de gastos de viaje eficiente
- Un cálculo del coste real de gestionar a mano las notas de gastos. Incluye plantilla editable.
- Y más, mucho más...
Descárgate la Guía “La importancia de establecer una política de gastos de viaje" y descubre todos los beneficios que conlleva este proceso.
Además, hemos preparado una plantilla personalizable para que calcules el coste real que tiene para tu empresa gestionar manualmente las notas de gastos.
Los beneficios de la flexibilidad en el pago
Nuestro módulo de conciliación bancaria automatiza el proceso y te permite mantener tus registros financieros actualizados en tiempo real.
Estrategias para optimizar la política de gastos de viaje en una empresa
¿Estás pensando en implantar una política de viajes corporativa en tu empresa o en optimizar la actual? Así debería ser para que realmente sea eficiente.
- Define unos objetivos y ajusta el documento de política a su cumplimiento.
- Redacta el contenido de forma ordenada, clara y concisa. De esta forma será más fácil que los empleados encuentren, comprendan y acaten las normas establecidas.
- Deja bien claros qué gastos asume la empresa, estableciendo límites al reembolso de los gastos.
- Lista los gastos relacionados con los viajes que no son reembolsables
- ¿A cuánto se paga el kilometraje? ¿Se abonan dietas o se fija un límite máximo para restauración? ¿Se facilitan tarjetas de crédito o el trabajador tiene que adelantar el dinero de su bolsillo? Todo lo que tenga que ver con límites y medios de pago debe quedar bien claro
- Define los pasos a seguir para reportar, revisar y validar los gastos de viaje.
- Adapta el plan de gastos al tamaño de tu empresa y al comportamiento de los viajeros.
- Ofrece cierta flexibilidad. Por ejemplo, a la hora de reservar viajes, puede ser mejor hablar antes con el trabajador para conocer sus preferencias.
- Comunica la política a los empleados.
- Ten en cuenta todos los posibles escenarios que pueden darse en un viaje de negocios.
- ¿La empresa utiliza un ERP? Integra la política de gastos con los sistemas de gestión empresarial.
Una vez establecida la política de gastos de viaje, es fundamental tomar las precauciones necesarias para que se cumpla. Aquí es donde entran en juego las aplicaciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket.
Ventajas de contar con una política de viajes
Bien planteadas, las políticas de viaje son altamente beneficiosas para las organizaciones. ¿Qué ventajas aportan? Aumento del control de gastos, transparencia y seguridad o mayor competitividad, entre otras.
Si una empresa logra reducir gastos, siempre tendrá más margen de maniobra a la hora de fijar los precios de sus productos o servicios. ¿La competencia es más cara? Esa diferencia de precio puede beneficiarte.
¿Buscas una herramienta de gestión alineada con tu política de gastos de viaje? Okticket es lo que estas buscando.