Viajar barato en avión: trucos para optimizar los viajes de negocios

El verano no es la mejor época para viajar barato en avión, pero los negocios no entienden de temporadas. ¿Tienes desplazamientos previstos para estos meses y necesitas optimizar el presupuesto para viajes de empresa? Vamos a buscar soluciones.

A lo largo de este artículo compartiremos los trucos que utilizan los viajeros frecuentes para pagar menos por el billete de avión y te daremos algunos tips que pueden ayudarte a abaratar los viajes de negocios.

A nadie se le escapa que variables como la época del año, el destino, el horario, las escalas o la tasa de ocupación del vuelo influyen a la hora de determinar las tarifas.

Anticípate para viajar barato en avión

¿Qué puedes hacer cuando se combinan todas las condiciones para que tu billete se dispare? La clave estaría en la anticipación. De esta forma, aunque no puedas jugar con las fechas, sí que puedes elegir el horario más barato (los martes por la tarde suelen ser más económicos).

Hacer la búsqueda de vuelos el día exacto también puede ayudarte a ahorrar dinero. ¿Sabías que tradicionalmente los lunes por la noche había más posibilidades de encontrar vuelos baratos? Esto es así porque en ese momento las compañías fijan los precios. Al día siguiente los van ajustando en función de las tarifas de la competencia.

No obstante, es importante señalar que ahora las tarifas cambian de una hora para otra, así que no está de más configurar alertas que avisen de las variaciones de precios.

En caso de que vayas a repetir la búsqueda varias veces, te aconsejamos que borres las cookies o mejor, aún, que la realices en modo incógnito.

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Ni a última hora… Ni demasiado pronto

Todos sabemos que los billetes de última hora suelen salir muy caros, pero comprar con demasiada antelación tampoco te garantiza las mejores tarifas. Por regla general, los vuelos nacionales suelen ser más económicos si se compran un mes antes de la fecha de salida.

Para los vuelos internacionales, la antelación idónea estaría entre las 8 y las 12 semanas.

Ventajas de contar con un travel manager

Otra opción bastante interesante para encontrar los mejores precios en los viajes de negocios es echar mano de expertos que se encarguen de negociar las tarifas por ti.

Los travel managers, por ejemplo, se encargan de dejar todos los cabos bien atados para que los business travelers se despreocupen de todo lo relativo a la organización de los viajes de empresa:

• Negocian con los proveedores para obtener descuentos y tarifas más bajas
• Buscan las fechas más favorables para encontrar los mejores precios para cada desplazamiento previsto
• Adaptan los viajes a las preferencias de cada trabajador desplazado
• Son la persona de contacto en caso de que surjan imprevistos durante el business travel
• Incluso revisan las políticas de viajes de forma periódica para encontrar el equilibrio entre rentabilidad para la empresa y bienestar para los empleados nómadas

Además, se calcula que el ahorro en viajes corporativos para las compañías puede llegar al 23% (fuente: revista Travel Manager).

¿Son los travel managers mejor opción que las agencias? Más bien son un complemento. Si bien es cierto que las agencias pueden conseguir mejores tarifas en un momento determinado, la labor de los travel managers van más allá de la organización del viaje. Lo ideal, por tanto, seria contar con un modelo mixto.

Una tercera solución son las plataformas de gestión de viajes de empresa, como puede ser Vyootrip. Estas soluciones permiten a las organizaciones controlar los gastos, mientras que los viajeros de negocios tienen autonomía para gestionar sus reservas.

Tips para optimizar los viajes de negocios

Además de ahorrar en las tarifas, existen una serie de acciones que te ayudarán a optimizar los viajes de negocios. Por ejemplo:

• Analizar las hojas de gastos para detectar oportunidades de ahorro
• Implantar tarjetas de empresa. Entre las ventajas de este método de pago es que las empresas se olvidan de la gestión de anticipos. Además, es más sencillo llevar un control de los gastos de viaje
• Flexibilizar los procesos para que los propios empleados puedan gestionar sus reservas. A veces, el tiempo que pasa entre el hallazgo de una tarifa interesante y la aprobación de un superior, puede significar la pérdida de la oferta
• Automatizar la gestión de los gastos de viaje, porque el coste de un viaje no solo está en el alojamiento, la comida y el transporte. Después hay que reportar y tramitar las notas de gastos, y hacerlo de forma manual es un proceso mucho más costoso que utilizar un software de digitalización. Okticket te ahorra tiempo, dinero y te permite obtener estadísticas de los gastos de los empleados
• Contar con una política de viajes

Y tú... ¿Qué trucos utilizas para ahorrar en los viajes corporativos?