¿Por qué las pymes deberían digitalizar los gastos de empresa?

Mira encima de tu escritorio. Tienes un móvil de última generación en el que guardas toda tu vida personal y profesional, llevas una tablet con las presentaciones de productos/servicios para clientes y un ligero portátil ha sustituido al enorme ordenador de sobremesa que tenías cuando empezaste. ¿De verdad sigues gestionando los gastos de empresa a mano?

Esta tarea, que ya de por sí es complicada, se vuelve todavía más difícil cuando no cuentas con las herramientas digitales adecuadas. Las soluciones para gestionar los gastos de empresa contribuyen a la transformación digital, con todas las ventajas que ello conlleva.

Vamos a tomar como ejemplo la aplicación de Okticket para digitalizar los gastos de viaje de negocios. Ahorra un 80% del tiempo dedicado al proceso de reporte, revisión y aprobación en comparación con la gestión manual.

Esas horas robadas a la jornada laboral podrían dedicarse a otros procesos que sí van a reportarte beneficios.

¿Te encargas tú mismo de gestionar los gastos de empresa? Apuesto a que te resulta un proceso tedioso y preferirías estar haciendo cualquier otra tarea más motivadora o rentable.

¿Otra persona del equipo se ocupa de esa tarea? Seguro que se alegrará de que le facilites el trabajo.

Ventajas de la gestión digital de los gastos de empresa

¿A que ya vas entendiendo que la gestión digital de los gastos de empresa no es solo para las grandes empresas? Más motivos que te ayudarán a tomar la decisión:

• Cuando los trabajadores se desplazan  por motivos laborales, tienes que contabilizar los gastos de viaje. ¿Qué ocurre si se pasan de plazo o pierden algún ticket o factura? Pues que se quedan sin recuperar ese dinero. Con aplicaciones como Okticket esto no va a volver a ocurrir, puesto que el ticket queda digitalizado en la aplicación y almacenado para que puedas consultarlo en cualquier momento.

• ¿Te preocupa estar al día con los impuestos? Las herramientas digitales te ayudan a cumplir con tus obligaciones fiscales. Eso sí, asegúrate de que las que implantes estén homologadas por la Agencia Tributaria. Esto te garantiza que los documentos digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel.

•  ¿A los empleados nómadas les estresa acumular tickets en la guantera del coche, en la cartera, en los bolsillos del abrigo…? Si los digitalizan, pueden tirarlos a la basura en cuanto comprueben que los datos extraídos son correctos. Tú, por tu parte, tendrás acceso a toda la información en tiempo real.

• Tampoco tendrás que conservarlos en el archivo durante cuatro años por si tienes que someterte a una auditoría. Los tickets y facturas se guardan en un entorno cloud seguro. Más espacio en las estanterías de tu oficina.

• Seguro que ya sabes que realizar el proceso de validación de gastos de viaje de forma manual te lleva mucho tiempo. A eso tienes que sumar el tiempo que tardan los viajeros de negocios en cumplimentar una nota de gastos. 

• Con la contabilidad manual es más fácil cometer errores que hacen perder dinero a la empresa. De hecho, se estima que que el 20% de las notas de gastos contiene algún fallo. Eso implica una pérdida económica que, de ser cuantiosa, puede obligar  a que la compañía suba los precios. Conclusión: la digitalización contribuye al aumento de la competitividad.

Trazabilidad de la información

¿Quiere saber dónde se va el presupuesto? Con las herramientas de gestión digital de gastos de empresa podrás analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por departamento, por ejemplo. ¿Te imaginas lo que tardarías si tuvieras que hacer ese trabajo manualmente? Al final, solo cogerías una pequeña muestra y las cifras no serían reales.

Resumiendo. Las herramientas de digitalización de gastos de empresa te permiten dedicar más tiempo a tareas de mayor valor productivo y te proporcionan un valioso análisis de datos.