• La startup, especializada en la digitalización de gastos de viaje profesionales, cuenta con más de 100.000 usuarios en tres países.
• Okticket dedicará los recursos a su internacionalización, a seguir mejorando el producto y el servicio al cliente y a incorporar fuerza de ventas.

Asturias, 12 de enero de 2023. La fintech española Okticket, especializada en digitalización de gastos de viaje profesionales, ha cerrado una ronda de financiación de más de 1,8 millones de euros liderada por Angels, sociedad de inversión de Juan Roig, y Zamit Capital, fondo gestionado por GVC Gaesco, y donde también han participado Encomenda (entidad que ha liderado la ronda anterior de Okticket), fondo coliderado por Carlos Blanco y Oriol Juncosa, y Asterius, fondo liderado por Javier García.

“Estamos muy satisfechos con la ronda de inversión, sobre todo por los inversores que nos acompañan en ella. Dedicaremos los recursos adquiridos para reforzar nuestra estrategia de internacionalización, incorporar fuerza de ventas y a seguir mejorando producto. La calidad del producto y del servicio al cliente es nuestra seña de identidad y queremos que así permanezca en el futuro. Nuestra previsión es volver a duplicar ventas en 2023”, afirma Iván Rodríguez, CEO de Okticket.

Okticket fue creada en octubre de 2017 para ayudar a las empresas a dejar atrás el problema de las notas de gastos de viajes profesionales a través de una herramienta potente, ágil y sencilla que les permite optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde el medio de pago y la digitalización, hasta los procesos de validación, control e integración con el ERP de la empresa.

La empresa ha experimentado un crecimiento sostenido, incluso durante la pandemia, captando cuota de mercado basándose en una estrategia de eficiencia en capital. En 2022 duplicó el volumen de clientes y de contratos de suscripción. Actualmente cuenta con más de 100.000 usuarios y más de 500 clientes repartidos en España, Portugal y Francia, desde pymes a grandes compañías multinacionales, entre las que se cuentan Manpower, Orange, Central Lechera Asturiana o la multinacional química BASF.

El equipo de Okticket también ha experimentado un importante crecimiento en 2022, llegando a incorporar 25 nuevos profesionales a su plantilla.

“Okticket, liderada por Iván Rodríguez, ha demostrado estar muy centrada en mejorar la experiencia de uso, invirtiendo en tecnología que mejora la calidad y velocidad de digitalización, incrementando así exponencialmente la satisfacción de sus clientes”, subraya por su parte Pepe Peris, director general de Angels.

Paco Illueca, director de Inversiones del Área de Capital Riesgo de GVC Gaesco Valores, y Jesús Muela, subdirector general de GVC Gaesco Valores, afirman que: "La inversión en Okticket representa un nuevo paso de Zamit en su apuesta por empresas con un fuerte potencial de crecimiento e internacionalización. El caso de Okticket es interesante porque ofrece a sus clientes una óptima solución digital a la gestión de gastos de viaje profesionales que ha generado un creciente interés por parte del mercado".

Sobre Angels / Marina de Empresas

La sociedad de inversión Angels forma parte, junto con EDEM Escuela de Empresarios y la incubadora y aceleradora de startups Lanzadera, del polo de emprendimiento Marina de Empresas. Se trata de una iniciativa de Juan Roig situada en la Marina de València que tiene la misión de formar, asesorar y financiar a los emprendedores de hoy y del futuro y que constituye una apuesta por la creación de riqueza, el empleo y el fomento de la cultura del emprendimiento.

Angels tiene como objetivo invertir en líderes emprendedores para desarrollar empresas sostenibles y conectarlos con inversores. Ofrece un modelo de gestión basado en el Modelo de Calidad Total, su red de contactos, así como toda la infraestructura necesaria para acompañar al emprendedor, comenzando por las instalaciones situadas en Marina de Empresas. Desde su nacimiento, Angels ha invertido más de 35 millones de euros en 45 empresas. En la actualidad son 32 las empresas participadas.

Sobre Zamit Capital

Zamit Capital, SCA, SICAV-RAIF (‘Zamit Capital’) es un vehículo de inversión multisectorial cuyo objetivo es apoyar el crecimiento de las pymes a través de la toma de participaciones minoritarias en empresas que operan negocios con potencial de crecimiento y dotadas de un equipo gestor profesional capaz de ejecutar un plan de negocio razonable. Zamit Capital se orienta a la adquisición de participaciones minoritarias de empresas con EBITDA comprendido entre 2 y 5 millones de euros con el objetivo de inyectar fondos para crecer o substituir a un accionista. Zamit Capital es un vehículo gestionado por el Grupo GVC Gaesco.

Otras entidades inversoras

Completan la ronda Encomenda Smart Capital (fondo early-seed más activo en España) y Asterius, fondo de capital riesgo para empresas tecnológicas.

La ronda ha sido gestionada por el bufete APICE Grupo, liderado por el experto en inversión para startups Francisco Piera.

¿Qué productos o servicios se llevan la mayor parte del presupuesto? ¿Con qué frecuencia se produce el gasto? ¿Cuáles son los proveedores a los que se recurre con más asiduidad? Si aprovechas la información que te ofrecen los informes de gastos de empresa, te resultará mucho más fácil tomar las decisiones estratégicas necesarias para hacer crecer tu negocio.

¿No sabes muy bien por dónde empezar?

1. Recopila datos

Las hojas de gastos sirven para mucho más que para gestionar los gastos profesionales. Estos documentos son una valiosa fuente de información y el Business Intelligence la mejor herramienta para extraer datos reales y actualizados de forma ágil, incluso cuando las bases de datos son enormes.

Para un análisis de gastos eficaz es interesante realizar una labor de identificación de los principales KPIs y comenzar por los datos que van a tener un mayor impacto en esos indicadores claves de rendimiento.

2. Analiza la información

Una vez obtenidos los datos, almacenarlos sin más no sirve de nada. Hay que limpiarlos y poner orden. Esto implica identificar todas las fuentes de las que procede la información de los gastos, agrupar proveedores y clasificar los gastos en grupos. Así podrás corregir posibles errores y volcar todos los datos en una base única.

De ahí la importancia de aplicar la llamada “Inteligencia de Negocio”. Es decir, de analizar la información aportada por:

• El histórico de operaciones almacenadas en las bases de datos.
• Los informes que pueden obtenerse en tiempo real gracias a las aplicaciones on cloud.

La ventaja es que los datos se almacenan ordenados y están disponibles para consultarse en cualquier momento. Así es más fácil combinar el análisis vertical (patrones, situaciones de gastos, tendencias o proveedores) y horizontal (importes, bienes y servicios que se adquieren o cumplimiento de la política de gastos).

Tomando como ejemplo los gastos de viaje de empresa, las notas de gasto que se analizan con atención aportan detalles muy valiosos. La información que se obtiene va mucho más allá de cuánto dinero gastan los empleados en dietas, kilometraje y demás gastos relacionados con el viaje de negocios.

Para que la tarea sea más sencilla, siempre puedes utilizar un software específico de análisis de gastos. También las herramientas de BI aportan muchas ventajas

• Ayudan :a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios
• Permiten saber qué tipos de gastos son los más frecuentes (kilometraje, gasolina, dietas, hoteles…)
• Calculan la ruta de carretera más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.

Gracias a estaos detalles, puedes preparar una estrategia para optimizar el presupuesto. Las oportunidades de ahorro van desde conseguir tarifas más ventajosas (negociando con los proveedores habituales, por ejemplo) hasta aprovechar las ventajas fiscales.

¿Dudas si ajustar los gastos de kilometraje o el importe de las dietas? Con la herramienta adecuada te llevará minutos, en lugar de horas.

También puedes buscar alternativas más económicas de productos y servicios. Un ejemplo son las tarjetas de empresa sin comisiones por uso en el extranjero. O las líneas móviles con las que no se dispare el uso de datos fuera de la UE.

Todo ello sin mucho trabajo ni para los empleados que reportan los gastos ni para el departamento financiero.

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3. Transforma los informes de gastos de empresa en ventaja competitiva

La gran cantidad de datos generados por las empresas hace muy difícil su gestión de forma eficaz si no se dispone de una herramienta adecuada.

Importante recordar que los software de gestión de gastos se caracterizan por aportar:

• Flexibilidad: se adaptan a las necesidades de cada organización.
• Escalabilidad: crecen con la compañía.
• Integración con los ERP, softwares de recursos humanos y sistemas de gestión empresarial.
• Trazabilidad: las soluciones de gestión de gastos permiten saber al instante qué empleado ha realizado un gasto, dónde ha sido y por qué importe. Este control detallado y en tiempo real de los movimientos aporta información muy valiosa a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos.
• Analíticas avanzadas de todo tipo de información procedente de diversas fuentes. Esto permite mejorar el proceso de compra, sacar proyecciones de futuro, corregir posibles errores antes de que se produzcan, incluso anticipar cambios, tendencias e imprevistos.

El papel de las aplicaciones de gestión de gastos en el control del dato

Cómo controlar algo que no se puede medir? Las herramientas de gestión de gastos empresariales como Okticket permiten obtener y gestionar todos esos datos tan valiosos y necesarios para simplificar la toma de decisiones estratégicas.

Los beneficios de mejorar la actividad económica de tu empresa con Okticket son numerosos. Aquí te presentamos algunos de los más destacados:

1. La plataforma permite hacer un seguimiento en tiempo real de los gastos y proporciona informes detallados. Puedes establecer límites de gastos y recibir notificaciones cuando se excedan, manteniendo un control constante sobre los recursos financieros de tu empresa.
2. Okticket simplifica el proceso de reembolso de gastos a los empleados. Y en caso de que ofrezcas dietas, la posibilidad de gestionarlas a través de la app te ayudará a mantener el control del flujo de efectivo.
3. Puedes integrar la aplicación con tu sistema contable, sea el que sea.
4. Ahorrarás hasta un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativa. Ello permite que los equipos se enfoquen en la gestión de datos, planificación y mejora de márgenes, generando así un valor añadido significativo.
5. Dejarás de lado la gestión de gastos en Excel. Con eso, se evitan muchos errores asociados a los procesos manuales. Solo tienes que sacar una foto al ticket o factura con tu móvil y el OCR inteligente de Okticket extrae automáticamente la información clave del gasto (fecha, CIF del proveedor, importe, tasa...). El gasto se sube a la aplicación en segundos.
6. Okticket ayuda a cumplir con las normas. Todos los datos de gastos se almacenan de manera segura y están disponibles para su revisión cuando sea necesario. demás, la app está homologada por la Agencia Tributaria.
7. Puedes generar informes detallados. Unido a lo comentado en el punto anterior, te resultará muy útil de cara a pagar impuestos o a enfrentarte a posibles inspecciones de Hacienda. Incluso para estar preparado de cara a superar auditorías internas y externas.
8. Okticket contribuye a que las organizaciones cumplan con sus políticas de sostenibilidad mediante la reducción significativa del uso de papel.

En resumen, Okticket es la solución perfecta para la gestión de gastos profesionales. ¡Empieza hoy mismo el camino hacia la toma de decisiones estratégicas!

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Puede ser un proceso rápido, sencillo y transparente o una tarea larga, tediosa y con algunas sombras. En toda empresa, cualquier gasto que se realice viene precedido de su correspondiente proceso de aprobación.

¿Cómo es este proceso? ¿Qué métodos de validación de gastos profesionales son los más efectivos? Lo veremos a lo largo de este artículo.

Cómo optimizar el proceso de aprobación de gastos

Una de las primeras medidas a adoptar para optimizar el proceso de gestión y validación de gastos es establecer una política de gastos adaptada a la actividad de cada organización y compartirla con los empleados para que conozcan los límites, el procedimiento de solicitud y los criterios de aprobación de gastos. ¿Qué es lo que no puede faltar en este documento?

• Un listado de las personas o cargos que pueden dar de paso las compras, las contrataciones de servicios o la realización de viajes profesionales, por poner algunos ejemplos.
• La delegación de funciones en caso de que los responsables estén de vacaciones o de baja laboral.
• Los tipos de gastos que se consideran reembolsables: gastos de viaje profesionales, dietas, kilometraje, gastos de representación…
• Los métodos de pago: efectivo, tarjeta bancaria personal, tarjeta de empresa…
• Los límites de gasto por empresa, por usuario y por categoría de gasto.
• El flujo de validación.
• La información que debe incluirse en las notas de gastos.
• Los justificantes válidos: soporte admitido, plazo de presentación, datos obligatorios…
• El procedimiento de reembolso en caso de que el trabajador adelante el dinero de su bolsillo.

Vamos a ver algunos de estos puntos más en detalle.

Lee también: «LA IMPORTANCIA DE ESTABLECER UNA POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE»

Establecer un flujo de aprobación

Puede ocurrir que el proceso de validación de gastos de empresa requiera la supervisión de más de un responsable, lo que implica destinar más tiempo y recursos. Entre que el empleado realiza el gasto y el responsable del departamento de administración lo da de paso pueden pasar semanas.

Por eso, lo ideal en estos casos es contar con una herramienta que permita automatizar un workflow de aprobación. Funciona más o menos de esta forma:

1. El empleado realiza un gasto.

2. Lo registra, comprueba que todos los datos son correctos y lo envía a revisión.

3. Su supervisor lo abre y si todo es correcto,  lo aprueba.

4. Una vez aprobado, otro responsable se encarga de validarlo.

5. Cuando esté validado, la persona con el rol establecido lo tramita y procede al reembolso, si el empleado ha adelantado el dinero.

Dicho flujo puede variar en función de variables como el departamento, el cargo o los proyectos.

En este punto es importante recordar que un error común es alargar el flujo de aprobación con capas innecesarias que ralentizan el proceso. De ahí la importancia de establecer un sistema de notificaciones que avise de los cambios de estado de los gastos. Algunas herramientas de digitalización de gastos profesionales cuentan con esta funcionalidad

Definir un criterio de justificación

A la hora de justificar los gastos pueden ocurrir dos cosas: que te inunden de datos innecesarios o que los documentos no cuenten con la información básica requerida para que sean válidos de cara a Hacienda.

Por eso es importante informar a los empleados de que no todos los comprobantes son válidos como justificantes de pago. Estos deben ser legibles e incluir una serie de datos para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la empresa: número de ticket/factura y serie, CIF del proveedor, fecha de expedición y de operación (en caso de que esta sea distinta), nombre del proveedor, concepto del bien o servicio prestado, tipo impositivo e importe total.

Luego están conceptos como el soporte admitido. Si en tu empresa la aprobación es manual, lo habitual es que los tickets o facturas se presenten en papel. En este caso, debes tener especial cuidado con los datos ilegibles y asegurarte de que el concepto y el importe se corresponden con lo anotado en la nota de gastos.

Pero si la gestión está digitalizada y quieres que los registros sean a través de la app correspondiente, tendrás que informar a los empleados de que, por regla general, solo se admitirán justificantes digitalizados.

¿No quieres que los empleados pasen gastos antiguos? En ese caso también deberás fijar los plazos de presentación de justificantes.

Además de esto, las compañías pueden establecer que las hojas de gastos incluyan información como el motivo del gasto, la categoría de gasto, el centro de coste o el número de comensales (por ejemplo, en una comida de negocios) o el cliente (en caso de los gastos de representación).

De nuevo, las herramientas de digitalización de gastos profesionales hacen que esta parte del proceso de validación sea mucho más rápida y sencilla. Eso sí. Asegúrate de que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Solo así el justificante digitalizado tendrá la misma validez legal que el original en papel.

Implantar una política de reembolso

¿La empresa tiene establecido algún procedimiento para el reembolso de las notas de gastos? ¿El ingreso se realiza en la nómina? ¿Cuánto tienen que esperar los trabajadores para recibir la devolución del dinero adelantado?

Para que el reembolso de los gastos profesionales no se convierta en un caos, es fundamental definir el procedimiento a seguir: periodo de tiempo máximo para hacer las devoluciones, forma de pago, listado de gastos reembolsables y no reembolsables, etc. Las normas deben ser claras y compartidas con todo el equipo.

Especialmente importantes es definir bien cuáles son los gastos profesionales reembolsables. No existe un listado oficial, pero por norma general se aceptan:

• Los gastos derivados de los viajes de negocios: desplazamiento (transporte, kilometraje, aparcamiento. peajes), alojamiento y manutención.
• Los gastos de representación (regalos y comidas con clientes).
• Los materiales de oficina y los necesarios para realizar un trabajo.
• Los gastos de artículos de telefonía e informática.

Luego hay empresas que deciden abonar conceptos como la lavandería del hotel en estancias de varios días.

Importante también dejar claro cuáles son los gastos no reembolsables. Están los típicos, como las multas de tráfico aunque el coche sea de empresa, las compras de artículos personales o las comidas fuera del horario laboral. Pero hay empresas que añaden sus propias restricciones, como pueden ser los gastos cuyos justificantes se hayan extraviado o tengan los datos ilegibles.

¿Qué modelo de gestión de gastos utilizas?

Dependiendo del modelo de gestión de gastos empleado, la validación se simplifica más o menos. Vamos a ver los pros y contras de los tres tipos:

1. Modelo fijo: el trabajador recibe una cantidad de dinero fija cuando tiene que salir de viaje o realizar alguna compra para la empresa. Lo bueno es que el empleado no tiene que adelantar el dinero y el proceso de aprobación se simplifica. Lo malo es que se pierde el control del gasto. Pongamos el ejemplo de una empresa que dé a un empleado una dieta diaria de 50 euros para los gastos de manutención. Al no tener que rendir cuentas, puede destinar el dinero a compras que en otras circunstancias serían gastos no reembolsables.

2. Modelo por gasto: los empleados tienen que guardar los tickets o facturas y presentar una hoja de gastos, tanto si ha recibido un anticipo como si ha adelantado el dinero de su bolsillo. En este caso, el departamento de finanzas tiene más control sobre los gastos. Pero… el proceso de aprobación se alarga y se vuelve más complejo.

3. Modelo mixto: La empresa combina los dos modelos anteriores. Puede hacerlo por tipo de gastos, por rol, por departamentos… Dependiendo de cuál emplee en cada momento la validación se simplifica o se complica. Un ejemplo frecuente de este modelo es el de una empresa que ofrece a sus empleados en movilidad una cantidad fija en concepto de dietas, pero que exige que se le entreguen los justificantes correspondientes.

En definitiva, si tu organización dispone de una política de gastos, la validación manual es una pérdida de tiempo y de recursos absoluta. Por no hablar de todos los errores que se producen y del riesgo de sufrir fraude interno.

Lo más operativo es automatizar el proceso mediante una herramienta de gestión de notas de gastos que te permita configurar reglas y límites de gasto, asignar gastos a categorías y centros de coste y establecer alertas, además de ofrecer conciliación bancaria e integración con el ERP de tu empresa.

Otra opción es ofrecer a tus empleados tarjetas de empresa que ofrezcan conciliación automática o la posibilidad de personalizar los límites de uso por categorías, incluso por días.  Así te olvidarás del engorro que supone gestionar anticipos y reembolsos pero seguirás teniendo la trazabilidad del gasto.

Cómo crear un proceso de aprobación de gastos con Okticket

Para que veas lo fácil e intuitivo que resulta validar un gasto mediante una app, te ponemos el ejemplo de Okticket.  ¿Qué pasos hay que seguir?

1. El primer paso es que el empleado entre en la app y registre el gasto. Para ello, solo tiene que sacar una foto al ticket, seleccionar la categoría, asignarlo a una hoja de gastos y a un centro de coste si procede. Posteriormente, pasa la hoja de gastos a revisión.

2. Desde la app y el gestor web, la persona responsable puede ver las hojas de gastos creadas por su equipo.

3. Para realizar los cambios de estado tienes que entrar en la hojas de gastos desde el gestor web. Si por ejemplo eres un validador de primer nivel, puedes coger las hojas que pongan “Pendiente de revisión” para pasarlas a revisión.

4. Cuando la hoja esté revisada, y si tienes rol para ello, puedes aprobarla o rechazarla. Si la apruebas, pasará al siguiente nivel de validación hasta que se marque como “tramitada”.

Si quieres recibir notificaciones en la app y/o en tu correo electrónico cuando el estado de las hojas de gastos haya cambiado,  puedes hacerlo desde tu perfil. 

¿Cuánto tiempo pierdes cada mes gestionando notas de gastos? Gestionar los gastos profesionales de forma eficiente es uno de los mayores retos para empresas de cualquier tamaño. Los tickets en papel, los errores manuales y la falta de visibilidad dificultan el control financiero y retrasan la toma de decisiones.

Una app de control de gastos de empresa resuelve estos problemas. Permite digitalizar, centralizar y automatizar la gestión de gastos profesionales, facilitando el trabajo tanto a empleados como a equipos financieros y mejorando el control del gasto en tiempo real.

En este artículo encontrarás respuestas prácticas sobre cómo digitalizar y optimizar la gestión de gastos profesionales en tu organización.

¿Qué es una app de control de gastos de empresa?

Una app de control de gastos de empresa es un software diseñado para gestionar los gastos profesionales de forma centralizada. Permite a los empleados registrar sus gastos y a la empresa supervisarlos, validarlos y analizarlos en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil u ordenador.

Estas aplicaciones digitalizan el ciclo completo del gasto:

1. El empleado fotografía el ticket con su móvil
2. La app extrae automáticamente los datos (fecha, importe, proveedor)
3. El gasto se clasifica según la política de la empresa
4. El responsable aprueba o rechaza desde su dispositivo
5. El sistema integra los datos con el ERP y la contabilidad
6. El empleado recibe su reembolso

Todo este proceso que antes tomaba días o semanas, ahora se completa en horas.

¿Para qué sirve una app de gastos de empresa?

Una app de gastos de empresa sirve para mejorar el control financiero y reducir la carga administrativa asociada a la gestión manual de gastos.

Las apps de gastos permiten:

• Registrar gastos profesionales desde cualquier lugar
• Evitar la pérdida de tickets
• Detectar errores y duplicados automáticamente
• Analizar patrones de gasto por empleado, proyecto o categoría
• Controlar el gasto en tiempo real
• Simplificar cierres contables

¿Por qué gestionar los gastos profesionales con una app?

La gestión manual de gastos genera ineficiencias claras:

• Errores e irregularidades frecuentes
• Retrasos en la aprobación de gastos
• Falta de visibilidad financiera
• Dificultad para detectar gastos indebidos

Una app de control de gastos de empresa soluciona estos problemas al automatizar el proceso completo y ofrecer información fiable y actualizada, accesible en todo momento.

Gestión manual vs app de control de gastos de empresa

La gestión manual es propensa a errores humanos. Las prisas, el descuido o simplemente la complejidad de las políticas corporativas provocan que se cuelen gastos inadecuados.

¿Qué problemas son habituales con la gestión manual de gastos profesionales?

• Introducción de datos lenta y repetitiva
• Errores frecuentes
• Irregularidades: Tickets presentados más de una vez (duplicados), gastos que exceden los límites aprobados, recibos antiguos fuera del período permitid, compras en días no laborables, etc.
• Dificultad para controlar presupuestos en tiempo real
• Falta de trazabilidad del gasto
• Retrasos en cierres mensuales y conciliaciones
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Gestión automatizada con una app de gastos de empresa

• Registro automático desde el móvil
• Validación inmediata de datos contra políticas
• Control del gasto en tiempo real
• Análisis de patrones de gasto
• Mayor eficiencia administrativa (reducción del 70-80% en tiempo)

Estos controles permiten reducir drásticamente los errores y proteger a la empresa de fraudes o incumplimientos normativos.

Ventajas de usar una app de gastos de viaje profesionales

Cada app de gestión de gastos profesionales es diferente. Pero todas suelen tener unas características comunes que aportan ventajas para toda la compañía. Dirección Financiera, Recursos Humanos, Ventas… Todos salen ganando.

Más tiempo para tareas de valor

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? Los empleados que viajan y tienen que reportar gastos de forma manual también invierten mucho tiempo en rellenar las notas de gastos.

Los estudios muestran que procesar manualmente una nota de gastos consume entre 20 y 30 minutos. Con una app de control de gastos de empresa, ese tiempo se reduce a menos de 5 minutos.

Al digitalizar los tickets y facturas, los procesos se agilizan. Todo ese tiempo que se invierte de menos en tareas monótonas puede dedicarse a realizar tareas de mayor valor productivo: análisis financiero, planificación estratégica o mejora de procesos.

Trazabilidad de los gastos de viaje

Los empleados pueden registrar los gastos en el momento. Gracias a eso, el área de finanzas puede rastrear todo el proceso. Tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos es muy sencillo.

¿Te imaginas saber al instante que un empleado ha hecho un gasto, dónde ha sido y por qué importe?

Además, al obtener trazabilidad, las empresa pueden atribuir un gasto a un área concreta, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del flujo de aprobación de las hojas de gastos, desde el reporte hasta el reembolso.

Estos datos son sumamente valiosos a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos y tomar decisiones basadas en datos reales.

Cumplimiento de la política de gastos

Las aplicaciones de control de gastos de empresa permiten dejar atrás los procesos manuales, que dan lugar a errores.

Puede ocurrir que las prisas por liquidar los gastos hagan que te despistes. Como consecuencia, podrían escaparse gastos que no se ajustan a la política de gastos de empresa.

Suele pasar con frecuencia con los gastos de viaje profesionales que todavía se gestionan a mano. Tickets pasados más de una vez o que exceden el límite de gastos fijado por la empresa son habituales. También pueden colarse recibos antiguos o compras efectuadas en los días en los que el empleado no está trabajando.

Gracias a las apps de gestión de gastos profesionales puedes tener una visión global y clara de los mismos. Gracias a eso, puedes localizar de forma rápida si alguna compra no se ajusta a la política de la empresa. Olvídate de los gastos fuera de política, duplicados o fuera de plazo.

Mejor toma de decisiones financieras

Con una app de gastos corporativos, la información se guarda de forma ordenada, accesible en todo momento. En el caso de los gastos de viaje, por ejemplo, las empresas pueden agruparlos por conceptos (kilometraje, gasolina, dietas, transporte público, alojamiento…).

Esto facilita la toma de decisiones financieras, como puede ser el presupuesto para viajes de empresa o la negociación con proveedores basándose en volumen real de gasto.

Los informes en tiempo real permiten a los responsables financieros identificar patrones de gasto y tomar decisiones informadas sin esperar al cierre mensual.

Mejor ambiente laboral y satisfacción del equipo

El momento de presentar las notas de gastos para validación puede convertirse en fuente de tensiones entre el área de finanzas y los empleados. Discrepancias sobre gastos rechazados, retrasos en los reembolsos o tickets cuestionados generan fricción innecesaria.

Con las herramientas digitales adecuadas, los usuarios pueden registrar sus gastos conforme se producen, sin acumular docenas de tickets al final del mes. En el caso de los viajes de empresa, no tienen que cargar con recibos en papel si utilizan una app gastos de empresa homologada por la Agencia Tributaria, que acepta la fotografía del ticket como justificante válido.

Además, los empleados nunca más perderán dinero por culpa de tickets extraviados, deteriorados o presentados fuera de plazo. El reembolso llega más rápido, de forma predecible y transparente, mejorando la experiencia del empleado y reduciendo conflictos.

‍Retorno rápido de la inversión 

Las aplicaciones móviles de gestión de gastos no suelen tener un coste prohibitivo. De hecho, la mayoría son SaaS (Software as a Service), es decir, ofrecen un modelo de coste por uso o suscripción mensual por usuario.

Este modelo evita el gasto inicial elevado y la complejidad técnica que supone comprar licencias perpetuas de software tradicional, instalar servidores o mantener infraestructura propia.

Algunos servicios básicos son incluso gratuitos para equipos pequeños, pero en caso de que necesites funcionalidades avanzadas, solo pagarás por lo que realmente utilices.

El retorno de la inversión suele ser evidente en pocos meses:

• Reducción de horas administrativas dedicadas a procesar gastos
• Eliminación de errores costosos en reembolsos o pagos duplicados
• Mejora en el cumplimiento fiscal y reducción de riesgos de sanciones
• Optimización de presupuestos mediante análisis de patrones de gasto reales
• Aceleración del ciclo de aprobación y cierre contable

¿Qué debe tener una buena app de control de gastos de empresa?

Una app de control de gastos de empresa eficaz debe incluir:

Usabilidad intuitiva

Si la aplicación no es fácil de usar, los trabajadores no la adoptarán, o la utilizarán de forma incorrecta y resistirán el cambio. La interfaz debe ser clara, moderna y requerir formación mínima.

Seguimiento detallado por tipo de gasto

Debe permitir categorizar automáticamente los gastos (viaje, manutención, cliente, proyecto, departamento) y generar informes específicos por cada categoría.

Informes en tiempo real

Debe brindarte dashboards actualizados e informes personalizables sobre los hábitos de gasto de los empleados, patrones de gasto corporativos y desviaciones presupuestarias.

Adaptabilidad a diferentes usuarios

Cada rol (empleado, manager, finanzas, administrador) necesita accesos y funcionalidades específicas. La app debe personalizarse según los requisitos de cada usuario.

Gestión de divisas y tipo de cambio

Cuando el gasto se realiza fuera de la zona euro, la aplicación debe convertir automáticamente desde esa divisa al euro utilizando el tipo de cambio oficial del día de la transacción.

Funcionamiento offline

Debe permitir registrar gastos sin conexión a Internet, sincronizando automáticamente cuando se recupere la conectividad. Esto es esencial para viajes internacionales.

Cumplimiento normativo y seguridad

La aplicación debe cumplir con el RGPD, estar homologada por la Agencia Tributaria para tickets digitales y ofrecer cifrado de datos sensibles.

Soporte técnico y actualizaciones

Un proveedor comprometido ofrece soporte responsive, actualizaciones regulares con mejoras y adaptación continua a cambios normativos.

Flexibilidad para adaptarte a las necesidades de cada empresa

La app gastos de empresa debe adaptarse a diferentes sectores, tamaños de empresa y políticas de gastos específicas.

Integración con tu ERP y demás sistemas de gestión empresarial

La aplicación debe conectarse sin fricciones con tu sistema de gestión empresarial (Sage, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, Holded, Workday, etc.) para automatizar la exportación de datos contables.

Conciliación bancaria automática

Esta funcionalidad permite cruzar automáticamente los movimientos bancarios con los gastos registrados, detectando discrepancias y ahorrando horas de trabajo manual.

Cómo una app de gastos permite analizar patrones de gasto

Una de las principales ventajas de usar una app de gastos de empresa es la capacidad de analizar patrones de gasto de forma automática.

¿Qué permite el análisis de patrones de gasto?

La app de control de gastos de empresa permite:

• Identificar gastos recurrentes por empleado o departamento
• Detectar desviaciones presupuestarias en tiempo real
• Comparar gastos por periodos (mensual, trimestral, anual)
• Optimizar decisiones financieras basadas en datos reales
• Negociar mejores condiciones con proveedores frecuentes

El análisis de patrones de gasto ayuda a reducir costes y mejorar la planificación financiera, identificando áreas donde se puede optimizar el presupuesto.

Gestión de gastos internacionales y tipo de cambio

Las empresas con actividad internacional se enfrentan a la gestión de gastos en distintas divisas. Una app de gastos de empresa facilita este proceso.

¿Cómo gestiona una app los gastos en divisa extranjera?

• Identifica automáticamente la moneda
• Aplica el tipo de cambio actualizado del día de la transacción
• Convierte el gasto a la divisa corporativa
• Evita errores manuales en conversiones
• Documenta el tipo de cambio usado para justificación contable

Esto garantiza un control financiero preciso incluso en entornos internacionales y permite eliminar las discrepancias típicas sobre qué conversión usar.

Preguntas frecuentes sobre apps de control de gastos de empresa

¿Una app de gastos sustituye al departamento financiero?

No. Una app para controlar  gastos de empresa automatiza tareas operativas repetitivas, pero el control estratégico y la toma de decisiones siguen siendo humanas. Libera tiempo del equipo financiero para tareas de mayor valor.

¿Una app de gastos permite controlar presupuestos?

Sí. Las apps de gastos permiten definir límites por categoría, empleado o proyecto, establecer políticas automáticas y analizar desviaciones en tiempo real con alertas proactivas.

¿Quién debería usar una app de gastos de empresa?

Una app de gastos corporativos es útil para:

• PYMES
• Empresas en crecimiento
• Organizaciones con empleados en movilidad
• Empresas con gastos internacionales
• Departamentos financieros y contables que buscan eficiencia

Cualquier empresa que quiera mejorar el control de sus gastos profesionales se beneficia de estas soluciones.

¿Cómo mejora la trazabilidad de los gastos?

Las aplicaciones para gestionar gastos profesionales permiten registrar cada gasto en el momento exacto en que se produce. Esto proporciona visibilidad total y en tiempo real.

¿Qué información puedes rastrear?

• Quién realizó el gasto y cuándo exactamente
• Dónde se efectuó la compra (establecimiento y ubicación)
• A qué proyecto o centro de coste pertenece
• El tipo de cambio aplicado si es en divisa extranjera
• Estado de aprobación en cada momento
• Patrones de gasto por empleado, departamento o período

Esta trazabilidad permite identificar desviaciones presupuestarias antes de que se conviertan en problemas mayores y tomar decisiones correctivas inmediatas.

¿Es necesaria la homologación de la Agencia Tributaria?

Sí, es crucial. Para que los tickets digitalizados tengan validez fiscal, la app control gastos empresa debe estar homologada por la Agencia Tributaria.

¿Qué garantiza esta homologación?

• La fotografía del ticket tiene pleno valor legal
• No es necesario conservar el ticket en papel
• Los gastos son fiscalmente deducibles
• Se cumplen las normativas de conservación documental

Verifica que el proveedor disponga de esta certificación oficial antes de contratar.

¿Qué medidas de seguridad son imprescindibles?

La app gastos de empresa maneja información financiera sensible. La seguridad es prioritaria, y por ello deben ofrecer:

• Cifrado de datos en tránsito y reposo
• Cumplimiento del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)
• Autenticación de dos factores
• Control de accesos por roles y permisos
• Auditoría completa de cambios y accesos
• Backups automáticos y recuperación ante desastres

Solicita al proveedor certificados de seguridad y políticas de protección de datos antes de tomar una decisión.

¿Cuánto cuesta implementar una app de gastos?

El coste varía según el proveedor y las funcionalidades, pero el modelo SaaS hace que la inversión inicial sea mínima. La mayoría ofrece suscripción mensual o anual por usuario, sin costes de instalación ni infraestructura.

¿Funciona sin conexión a Internet?

Debería. Una buena app de control de gastos de empresa permite registrar gastos sin conexión, algo esencial para empleados que viajan internacionalmente o trabajan en zonas con cobertura limitada. Los datos se sincronizan automáticamente al recuperar conectividad.

Por qué usar una app de control de gastos de empresa

Gestionar los gastos profesionales con una app de control de gastos de empresa permite ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la visibilidad financiera.

Las apps de gastos permiten a las empresas analizar patrones de gasto, controlar presupuestos en tiempo real y gestionar gastos internacionales teniendo en cuenta el tipo de cambio, todo desde una única plataforma.

Una app gastos de empresa no es solo una mejora tecnológica: es una transformación de los procesos financieros que impacta positivamente en la productividad, el cumplimiento normativo, la satisfacción de los empleados y la capacidad de tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

Okticket: Tu solución completa de gestión de gastos de viaje profesionales

Okticket te ofrece todo eso y mucho más. Nuestra app de control de gastos de empresa está diseñada para simplificar radicalmente la gestión de gastos corporativos, desde la captura del ticket hasta el reembolso final.

Con Okticket, tus empleados ahorran tiempo, tu departamento financiero gana control y visibilidad, y tu empresa optimiza costes mediante análisis inteligente de patrones de gasto.

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Ni digitalización sin sostenibilidad ni sostenibilidad sin digitalización. Ambos procesos son necesarios para que las organizaciones puedan crecer.  Y ambos deben ir de la mano para lograr los objetivos de responsabilidad medioambiental exigidos. Afrontarlos de forma aislada es un error.

Los últimos estudios así lo corroboran. El informe “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos” elaborado por Interxion en colaboración con Afi y Adigital, por ejemplo, concluye que, por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI, se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2.

En nuestro país, se podrían reducir en 4,8 millones las emisiones anuales de CO2. De este estudio se desprende que el teletrabajo, la digitalización de los servicios financieros o las reuniones virtuales son alternativas más sostenibles para el medioambiente, “especialmente al reducir las emisiones motivadas por los desplazamientos y el transporte”.

Recordemos que el número 13 de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas es precisamente la Acción por el Clima.  

En esta lucha contra el cambio climático, la digitalización de procesos es una de las principales armas con las que contamos. Y las empresas no deben quedarse a un lado. De hecho, 9 de cada 10 líderes de la C-Suite están comprometidos a abordar el cambio climático. Son datos de un reciente estudio de AVEVA.

Además de cumplir el objetivo de la rentabilidad financiera, las organizaciones deben hacer lo posible por cumplir los criterios ESG (por las siglas en inglés de Environmental, Social y Governance). Es decir, por ser sostenibles adquiriendo un compromiso medioambiental, social y de buen gobierno (políticas de transparencia en su información pública o sus códigos de conducta, por ejemplo).

¿Te preocupa la rentabilidad de la inversión? Hay acciones para las que no hace falta ser una gran empresa ni mucha inversión. A cualquier escala se puede contribuir para cumplir con los objetivos ODS y con los criterios ESG.  “Las empresas que actúen ahora para integrar la tecnología al servicio de los objetivos ESG generarán valor a largo plazo hasta 2050 y más allá”, concluye el estudio de AVEVA mencionado

Herramientas aplicadas a la sostenibilidad

En este punto es importante recordar que los clientes ya han comenzado a realizar sus compras solamente en compañías que sean socialmente responsables. (un 82% según IBM).

De ahí, que la sostenibilidad esté adquiriendo importancia en los procesos, ya sea seleccionando adecuadamente la materia prima, apostando por la descarbonización, sustituyendo materiales como el plástico por otros más sostenibles o reduciendo al mínimo el papel.

Formas para ser más responsables con el medio ambiente hay muchas, pero casi todas pasan por abordar la transformación digital. Por ejemplo, al implantar un software de digitalización de gastos de empresa, se ahorran cientos de toneladas de papel.

Además, existen herramientas creadas para gestionar las emisiones de gases de efecto invernadero, la reducción de la huella ambiental o la gestión de residuos.

¿Cómo puede ayudar la digitalización a avanzar hacia los criterios ESG?

Para empezar, las herramientas de digitalización posibilitan el seguimiento de los datos en tiempo real, lo que permite no solo identificar áreas de mejora, sino también conocer si están avanzando hacia los criterios ESG. Dicho esto, vamos a ver algunos ejemplos:

• Gracias a los sistemas cloud empresariales, las organizaciones pueden almacenar los datos en la nube y acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar. Encontramos un claro ejemplo en los data centers. Por norma general, necesitan un alto consumo de energía. Pero al migrar a la nube, utilizan menos recursos y, como consecuencia, se reduce el impacto medioambiental. Un dato: Telefónica Tech calcula que las pymes pueden ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube.
• Lo mismo ocurre al implantar un software de gestión de procesos, que permite automatizar tareas y mejorar la eficiencia. Además de reducir el uso de materiales como el papel, los procesos se vuelven más transparentes. De un plumazo estás cumpliendo los criterios E y G.
• El blockchain, por su parte, permite entre otras muchas opciones registrar la huella de carbono dejada por su actividad y actuar en consecuencia. La aplicación va desde la gestión de los desperdicios generados por una cadena hotelera hasta la optimización de las rutas en las compañías de logística.

Además de todo lo dicho, las empresas de nueva creación tienen la oportunidad de ajustarse a los criterios ESG tomando decisiones como la implementación de procesos sostenibles, la búsqueda de proveedores concienciados con el medio ambiente o la instauración de políticas de igualdad entre empleados.

Okticket cuenta con financiación de ENISA, empresa pública dependiente del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, a través de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa. 

Tiene como objetivo el fomento de la creación, crecimiento y consolidación de la empresa española, participando activamente en la financiación de proyectos empresariales viables e innovadores y en la dinamización del mercado de capital riesgo.

La financiación obtenida por Okticket está enmarcada en la línea PYME 2022. 

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