8 patrones de fraude invisible en gastos que solo la IA detecta

En muchas empresas, cuando un gasto sobrepasa una determinada cantidad, necesita la aprobación de un responsable. Pero hay formas de escapar a ese control.

Pongamos el caso de una empresa que tiene establecido que cualquier gasto de más de 100 € necesita la firma del responsable. Si un empleado gasta 297 euros en una cena, ese ticket se va a mirar con lupa. ¿Pero qué ocurre si pide tres tickets diferentes de 99 euros cada uno?

Los tres son auténticos, se leen bien y cumplen la política, así que el gasto pasa todos los filtros sin que nadie haya visto nunca la cena completa. Es un ejemplo de los patrones de fraude invisible en gastos.

El problema de estas irregularidades es que solo se detectan si se analizan muchos gastos a la vez. Ningún ticket analizado por separado incumple la política. Por eso suelen pasar la revisión manual de las notas de gasto.

El fraude en notas de gasto que todo el mundo tiene en la cabeza es el de los tickets falsos generados con IA. Pero en las siguientes líneas vamos a hablar de otro más discreto y bastante más frecuente. Se trata de tickets 100 % auténticos presentados de forma tramposa. Veremos cómo la detección de fraude con IA consigue sacarlos a la luz.

¿Te preocupa la manipulación de imágenes? Si quieres saber cómo se usan los generadores de imagen para crear recibos desde cero, lo contamos en nuestro artículo sobre detección de tickets falsos generados por IA.

¿Cuánto dinero hay en juego? El informe Occupational Fraud 2024 de la ACFE calcula que una organización típica pierde cerca del 5 % de sus ingresos al año por fraude interno, y que cada caso tarda una mediana de 12 meses en descubrirse.

Por eso son necesarias las soluciones de gestión de gastos corporativos con IA.

Los 8 patrones de fraude invisible en gastos: cuando todos los tickets están bien

1. Ticket hormiga: fraccionar un gasto para no pasar por aprobación

El fraccionamiento de gastos consiste en dividir un gasto grande en varios tickets pequeños para que ninguno llegue al límite que exige aprobación. Es el patrón más sencillo y, probablemente, el más habitual.

Una comida de negocios de 360 € se paga en cuatro tickets de 90 €. Una compra de material se reparte entre el lunes y el martes. O una persona presenta 10 tickets de 95 euros en días seguidos. La idea es que ningún importe llegue al límite que obliga a pedir la firma de un responsable.

Quien aprueba la nota ve que los tickets son correctos y los da por buenos, porque mira cada nota por separado.

Un sistema con IA sí se fija en que coinciden el comercio, la fecha y la hora, en que todos los importes se quedan a pocos euros del umbral y, muchas veces, en que los números de ticket son consecutivos. Si además el patrón se repite, cuesta pensar que se trata de una casualidad.

2. Importes que rozan siempre el máximo

Este patrón aparece cuando los importes se concentran justo por debajo del límite permitido, algo que no sucede habitualmente con los gastos reales. Dietas por importe de 29,80 euros casi todos los días cuando el tope son 30 euros o facturas de taxi que siempre marcan números redondos deberían despertar sospechas, pero si no se presentan todos los justificantes juntos, es difícil darse cuenta.

La IA compara los importes de cada persona con lo que sería normal y busca tres señales: demasiados gastos pegados al límite, demasiadas cifras redondas y primeros dígitos que no siguen la ley de Benford. Esta ley dice que, en datos reales, el primer dígito no aparece al azar: el 1 es mucho más frecuente que el 9. Los importes inventados suelen romper esa proporción. Los auditores usan estas pruebas desde hace años, pero a mano solo pueden aplicarlas a una muestra.

3. Ticket sombra: gastos duplicados entre empleados

El ticket sombra es un mismo gasto que reclaman dos personas distintas. Se da, por ejemplo, cuando dos compañeros de trabajo salen a comer juntos. Uno se lleva el ticket simplificado y el otro pide la factura, y cada uno lo sube a su nota de gastos como si hubiera pagado él.

Nadie lo ve porque cada justificante es auténtico, las notas de gastos son de personas diferentes y, muchas veces, las aprueban responsables diferentes.

La forma de detectar estos gastos duplicados es cruzar los datos de todas las notas de la empresa: comercio, importe, fecha, hora exacta y ubicación del establecimiento. Pero hacerlo a mano es inviable cuando hay cientos de notas sobre la mesa. En cambio, la IA detecta al instante que ese gasto ya se ha reclamado. Y avisa a los responsables.

4. Un gasto, dos cobros: duplicidad entre tarjeta corporativa y reembolso

Hay gastos que se cobran dos veces porque llegan por vías distintas. A veces se habla de factura reciclada o de duplicidad cruzada.

Lo explicamos con un ejemplo. Un empleado paga el hotel con la tarjeta de empresa al hacer el check-out. Tiempo después, mete el PDF de la reserva o el extracto en papel en una nota de gastos manual y recibe también el reembolso en su cuenta.

Para quien revisa son dos documentos distintos, que llegan por canales que nunca se cruzan y con semanas de diferencia, así que no tiene motivo para relacionarlos.

Un sistema con IA compara cada justificante con los movimientos de las tarjetas corporativas, aunque hayan pasado meses. La conciliación bancaria automatizada también ayuda mucho en casos como este.

5. Gastos de viaje que no cuadran en el mapa ni en el horario

Un almuerzo en Madrid a las dos de la tarde y un taxi en Valencia media hora después. Una noche de hotel cobrada cuando el billete de vuelta dice que esa persona ya estaba en casa.

Hay gastos de viaje que ninguna persona podría haber hecho por lugar, hora o distancia. Pero como cada dato está en un sitio (la reserva en la agencia de viajes, el ticket en la nota de gastos y el pago en el extracto de la tarjeta), nadie se da cuenta de que no cuadran.

Con las soluciones de gestión de gastos con IA, las incoherencias aparecen enseguida.

6. Inflado del kilometraje en rutas habituales

También ocurre con frecuencia que un trabajador declare kilómetros de más en los trayectos que realiza con su vehículo particular. Puede pensar que cinco kilómetros arriba o abajo no tienen importancia.

Pero si hace esto cinco días a la semana, estamos hablando de 25 kilómetros. Al año, son más de 1.000 kilómetros reportados que no ha hecho. Multiplica eso por cada comercial de tu empresa que hace lo mismo.

El control de kilometraje en la empresa con IA compara cada desplazamiento con la distancia real de la ruta y calcula cuánto se desvía antes de aprobar el gasto. Si quieres repasar cómo debe llevarse, te lo contamos en nuestro artículo sobre el registro de kilometraje.

7. Gastos personales que se meten como gastos de representación o de viaje

Una cena en domingo que coincide con un día libre. Una botella de vino de 60 euros dentro de un menú de trabajo. Una comida de representación con cuatro clientes que, en realidad, eran dos. No es algo tan raro. El ticket es real y el total parece razonable, así que pasa la revisión.

Para detectarlo, la IA puede leer el ticket línea a línea, separar las bebidas o partidas que la empresa no cubre y marcar los gastos fuera de días laborables. Muchas de esas partidas, además, pueden ser gastos no deducibles para la empresa.

8. El gasto que aumenta poco a poco

La deriva del gasto es un aumento lento pero constante que acaba marcando una diferencia notable con respecto al gasto de un compañero con el mismo rol.

Si, por ejemplo, un trabajador va aumentando su gasto un 3% cada mes, su responsable puede pasarlo por alto. Pero la realidad es que al cabo de un año, el incremento será de más de un 40%.

Para verlo hay que comparar el histórico de cada persona con el de su grupo (mismo rol, territorio y tipo de viaje) y vigilar en qué proveedores se concentra el gasto. Una desviación así no prueba nada, aunque merece una conversación con esa persona.

En resumen, esto es lo que tiene cada patrón visto ticket a ticket y lo que se descubre al cruzar los datos:

Por qué el fraude interno invisible se escapa en una revisión manual

Cuando alguien revisa una nota de gastos a mano, comprueba que cada ticket es correcto. Para detectar estos patrones habría que reunir todos los tickets y analizarlos en su conjunto. Eso obligaría a comparar miles de registros, de personas y fuentes distintas, a lo largo de varios meses. Y ningún departamento financiero tiene tiempo siquiera para intentarlo.

Según la ACFE, en las organizaciones que vigilan sus datos de forma continua, los fraudes duran menos de la mitad y las pérdidas también bajan a menos de la mitad.

Cómo detectar los patrones de fraude en cuatro pasos

Si quieres empezar a controlar estos patrones, puedes empezar por aquí:

Reúne los datos en un mismo sitio

Tickets, reservas, tarjetas corporativas y kilometraje tienen que poder cruzarse. Si cada cosa está en una herramienta, los patrones no aparecen.

Automatiza el control de tickets de personal

Leer cada ticket a mano lleva demasiado tiempo cuando el volumen crece. Un motor de reconocimiento avanzado extrae fecha, comercio, importe y líneas de cada justificante, y deja los datos listos para cruzarlos.

Mantén las reglas y añade análisis

Los límites, las categorías y los horarios siguen siendo necesarios. Lo que suele faltar es alguien, o algo, que mire cómo se comportan los gastos a lo largo del tiempo. Revisar cómo está diseñado tu flujo de aprobación de gastos es un buen punto de partida.

Usa las alertas para preguntar

Muchos de estos patrones tienen una explicación razonable: un restaurante que divide la cuenta por mesas o un empleado que viaja más porque ha entrado en un proyecto nuevo. La IA ayuda a decidir qué mirar primero. Lo que pase después lo decide una persona que conoce el contexto.

Cómo ayuda Okticket a detectar el fraude invisible

Okticket reúne en una sola plataforma los tickets, los pagos con tarjeta, los viajes y el kilometraje, que es lo que hace falta para que estos patrones salgan a la luz.

• Motor de reconocimiento. Registra cada ticket con una foto, y las facturas digitales se incorporan reenviándolas por email. Más información sobre el motor de reconocimiento.
• Conciliación bancaria. Sincroniza los movimientos de las tarjetas con más de 100 bancos, así que un gasto pagado con tarjeta no se cuela después como reembolso.
• Integración con herramientas de viaje. Los pagos hechos en plataformas de viaje, VTC o parking quedan registrados automáticamente, lo que permite comprobar si un viaje cuadra.
• Trayectos habituales. Los empleados eligen rutas guardadas en lugar de escribir los kilómetros a mano, lo que reduce el kilometraje inflado.
• OKT Card y configuración de límites. El gasto se controla por empleado, categoría o periodo antes de que se produzca.
• Lógica personalizada. Permite crear reglas para los comportamientos de gasto más difíciles de ver, como los tickets hormiga. El motor de revisión las comprueba automáticamente y notifica las irregularidades. Más información sobre el control financiero.

Todo ello con el entorno IA de Okticket, pensado para reducir errores y prevenir el fraude en la gestión de gastos. Si te interesa el detalle, aquí explicamos cómo funciona la automatización de notas de gastos con IA.

Conclusión: los gastos hay que mirarlos en conjunto

Los patrones de fraude invisible en gastos tienen algo en común: ninguno se ve en un ticket suelto. Aparecen al juntar las notas de distintas personas con los pagos con tarjeta, las reservas y los kilómetros, y al compararlos durante meses. Eso es justo lo que una revisión manual no puede hacer, por mucho cuidado que se ponga.

Con IA, el equipo financiero deja de revisar tickets uno a uno y puede dedicar ese tiempo a los casos que de verdad lo merecen. La decisión sobre cada alerta sigue siendo suya. Reunir los datos en una sola plataforma y revisar la política de gastos es un buen primer paso para empezar a ver lo que hoy pasa desapercibido.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los patrones de fraude invisible en gastos?

Son irregularidades que no se ven en ningún ticket concreto y que aparecen al analizar muchos gastos a la vez. Por ejemplo, gastos fraccionados para evitar una aprobación, importes que siempre rozan el límite, gastos duplicados entre empleados, un gasto pagado con tarjeta y reembolsado otra vez, viajes con horarios imposibles, kilometraje inflado, extras personales dentro de gastos de trabajo o un aumento lento y constante del gasto de una persona.

¿Por qué no basta con revisar las notas de gasto a mano?

Porque a mano se comprueban los justificantes de uno en uno. Estos patrones solo salen al comparar datos de varias personas, fuentes y meses, y eso no se puede hacer a mano con cientos de notas.

¿Una alerta de la IA quiere decir que hay fraude?

No. Quiere decir que algo merece una revisión. Muchas alertas tienen una explicación normal, y la última palabra siempre la tiene una persona.

¿Qué datos necesita la IA para detectarlos?

Tickets y facturas digitalizados, los movimientos de las tarjetas de empresa, las reservas de viaje y la política de gastos. Lo ideal es que estén todos en la misma plataforma.

¿Cómo se detecta el fraude en notas de gasto con IA?

La IA cruza cada gasto con el resto: los de la misma persona en otros meses, los de compañeros comparables, los movimientos de tarjeta y las reservas de viaje. Así encuentra secuencias, coincidencias y desviaciones que no se ven revisando tickets sueltos.

¿Cómo detectar gastos duplicados en la nota de gastos?

Los duplicados del mismo empleado se detectan comparando los tickets de su nota. Los más difíciles son los cruzados, es decir, dos empleados que reclaman el mismo gasto o un pago con tarjeta que vuelve como reembolso. Para esos hay que comparar comercio, importe, fecha, hora y ubicación entre todas las notas de la empresa y los movimientos de tarjeta.

¿Qué hay en tus notas de gasto?

Las pequeñas trampas de proceso que se repiten cada mes suelen costar más que las falsificaciones. Si quieres saber qué aparece cuando tus gastos se analizan en conjunto, solicita una demo de Okticket y lo vemos con tu casuística.

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