Si eres un profesional que debe lidiar a diario con los gastos de viaje profesionales, ya sea porque te toca gestionarlos o porque te desplazar con frecuencia por motivos laborales, sabes que mantener controlados los gastos es esencial tanto para la rentabilidad de tu empresa como para la gestión de tu presupuesto personal. En este artículo, te proporcionaremos consejos prácticos sobre cómo ahorrar en gastos de viaje, desde la elección del alojamiento hasta la obtención de mejores tarifas de transporte. Descubre cómo optimizar tus viajes de negocios y maximizar tu presupuesto.

1. Planificación estratégica

El ahorro en los gastos de viaje profesionales comienza mucho antes de hacer la maleta. Una planificación estratégica detallada te permitirá anticipar los costes y evitar gastos innecesarios durante tu viaje de negocios. Con el simple hecho de definir un presupuesto sólido y de planificar con antelación el desplazamiento, podrás tomar decisiones financieras más inteligentes en cada etapa de tu viaje.

2. Reserva con Antelación

La anticipación también es clave para obtener las tarifas de transporte más económicas. Al reservar los vuelos y trenes con semanas o meses de anticipación, no solo tendrás margen para buscar los mejores precios. También te dará la flexibilidad de elegir los horarios y asientos que mejor se adapten al itinerario.

Algunas empresas aplican la medida de fijar un plazo máximo para sacar los billetes y reservar hoteles. De esta forma, evitan los costes excesivos que suelen acarrear las compras de última hora.

3. Utiliza Tarjetas Corporativas

Aparte de simplificar la gestión de gastos de viaje, las tarjetas de crédito corporativas también pueden brindarte beneficios significativos, como acumulación de millas o puntos que se pueden canjear por futuros viajes. Además, proporcionan un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con tu viaje de negocios.

Lo mismo se aplica a las tarjetas de débito inteligentes, como la OKT Card, con la que puedes controlar el gasto incluso antes de que se produzca.

4. Alojamiento Inteligente

Otra medida para ahorrar en gastos de viaje es decantarse por opciones de alojamiento que se adapten a tus necesidades y presupuesto. Los apartamentos corporativos o alojamientos con cocina te permiten gastar menos dinero en comidas, y las tarifas para empresas ofrecen descuentos exclusivos en hoteles de calidad. Ahorrarás sin necesidad de sacrificar comodidad.

5. Transporte Local Eficiente

Explora las opciones de transporte público en tu destino para reducir costes y atascos innecesarios. Además de ser amigable con tu presupuesto, puede proporcionarte una experiencia más auténtica en la ciudad que visitas.

6. Alimentación Estratégica

A veces no cogemos un hotel con desayuno porque la tarifa es más cara. Sin embargo, no tenemos en cuenta que al final acabaremos pagando más al desayunar fuera. ¡Y que perderemos más tiempo!

A la hora del almuerzo, seguro que encuentras una amplia variedad de restaurantes locales que ofrezcan menús asequibles y auténticos. Importante también evitar el minibar de la habitación para que la factura no aumente más de la cuenta. ¿Necesitas picar entre horas? Lleva en tu mochila tentempiés ligeros. Unos frutos secos, por ejemplo. Sacian, te dan energía y son bastante más sanos que otros snacks.

7. Información Actualizada

Mantente al tanto de las últimas ofertas y promociones en tiempo real utilizando aplicaciones y sitios web de comparación de precios. Esta información actualizada te permitirá tomar decisiones instantáneas que maximicen tus ahorros.

8. Gestión de Gastos eficiente

La disciplina en la gestión de los gastos de viaje profesionales es fundamental para controlar los gastos y agilizar los reembolsos. Aquí tienes dos opciones:

1. Guardar cuidadosamente todos los tickets y facturas, rellenar a mano las notas de gastos (o el Excel correspondiente) y entregar los justificantes al departamento de administración.
2. Utilizar una solución para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales. Con Okticket, solo tienes que sacar una foto al ticket desde la cámara de la app. En el momento, el gasto queda registrado y listo para su validación por la persona responsable.

Siguiendo estos consejos con atención, podrás lograr un ahorro significativo en tus gastos de viaje de negocios, lo que beneficiará tanto a tu empresa como a tu bienestar financiero personal. Planificación y control son las claves para optimizar tus recursos en cada viaje.

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¿Qué harías si tu empresa perdiera un 5% del importe de sus ingresos anuales? Probablemente no pararías hasta encontrar el motivo y pondrías todos los medios a tu alcance para que no se repitiera. Pues bien, se estima que ese es el coste empresarial del fraude interno.

¿De cuánto dinero hablaríamos en tu caso? ¿A pesar de todo sigues sin tomar medidas?

Uno de los informes más recientes es el “Global Study on Occupational Fraud and Abuse 2022”, elaborado por la ACFE (Association Certified Fraud Examiners) tomando como muestra casos de 133 países. En él se concluye que el fraude interno supone pérdidas de entre un 6% y un 7% a las compañías que lo sufren.

Las cifras hablan por sí solas:

• Los casos de fraude interno tardan un año en detectarse y causan una pérdida media de 8.300 dólares al mes (7.900 euros). La buena noticia es que la pérdida media ha bajado un 16% con respecto a 2020 (año del anterior informe de ACFE.
• El coste de las irregularidades para las empresas es de 3,6 billones de dólares a nivel mundial (34.000 millones de euros aproximadamente).

Los fraudes en notas de gastos más comunes

El fraude interno es el ocasionado por los propios trabajadores o directivos de una organización, y va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de viaje profesionales.

Estos problemas relacionados con el reporte de gastos a los que se enfrentan las empresas suelen ser consecuencia de la gestión manual de las notas de gastos. ¿Cuáles son las irregularidades más frecuentes en este caso?

Errores documentales

Un ejemplo puede ser el de un empleado que presenta un ticket o factura que no sirve como justificante. Puede hacerlo de forma deliberada, o por desconocimiento. Por eso es importante recordar que estos documentos deben cumplir una serie de requisitos para considerarse válidos:

• Fecha y lugar de emisión
• Numeración de la factura
• CIF/NIF
• Dirección y demás datos del emisor
• Importe con el tipo impositivo
• Moneda en la que se paga
• Descripción de los productos/servicios
• No tener datos borrosos que dificulten su lectura.

También puede ocurrir que al rellenar una nota de gastos de forma manual, el trabajador anote la compra pero no adjunte el justificante.

Incluso que la información de los justificantes o se manipule manualmente. O más frecuente todavía, que el ticket se guarde durante varios días y la tinta se borre, con lo que la información se vuelve ilegible.

Gastos duplicados

No es extraño encontrarse con situaciones en las que dos trabajadores de la misma empresa van a comer juntos o comparten coche de alquiler y piden un ticket cada uno. Después, ambos lo incluyen en sus notas de gastos.

Irregularidades cronológicas

Una factura de un gasto realizado en festivo o fuera del horario laboral entraría dentro de esta tipología, al igual que un ticket antiguo que se ha pasado al departamento financiero cuando ya han transcurrido el periodo máximo establecido por la empresa o, simplemente, que no coincida con la fecha del viaje.

Exceso de gasto

Cuando el ticket/factura excede la cantidad marcada en la política de gastos de la empresa.

Adquisición de artículos 'no compliance'

El trabajador compra un artículo considerado como no reembolsable y aun así carga el gasto a la empresa.

Por regla general, es en las pequeñas empresas donde se dan más casos de fraude interno (el coste medio sube hasta los 150 dólares), probablemente porque hay menos control. Por departamentos, la mayoría de los casos se dan en Operaciones, Contabilidad, equipo directivo y Ventas.

Herramientas para prevenir el fraude interno

La consecuencia más inmediata del fraude interno es la pérdida de competitividad reputación y, consecuentemente, de clientes. Para no llegar a esta situación, las empresas deben tomar las medidas necesarias para prevenirlo y combatirlo.

Contratar tarjetas de empresa

Este producto te permitirá descubrir en el momento si uno de tus empleados hace un uso indebido de ella. Además, ofrecen diversas funcionalidades orientadas al cumplimiento de la política de gastos.

Las ventajas de este medio de pago son numerosas. Vamos a tomar como ejemplo la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket:

• Definir un límite de gasto para cada usuario
• Establecer unas fechas determinadas para que puedan ser usadas
• Restringir su validez a determinadas categorías de comercios
• Recibir automáticamente la solicitud de aprobación de los gastos según se vayan sucediendo las transacciones
• Agrupar todos los gastos de viaje generados: gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.
• Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos
• Realizar evaluaciones de riesgos
• Establecer códigos éticos internos
• Tratar de hacer una previsión de gastos para tener controlado el flujo de caja
• Contar con una única plataforma para gestionar los gastos.

Al mismo tiempo, deberías poner en marcha políticas de gastos para los trabajadores en movilidad o que trabajan en remoto.

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Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios. Estamos hablando de miles de euros de inversión (una media de 70.000 euros al año por empresa). Por tanto, contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para aumentar los beneficios de cualquier compañía.

¿Dónde se contabilizan las dietas y los gastos de viaje? ¿Qué se incluye en la cuenta 629? ¿Cuándo se usa la cuenta 627? ¿Cómo cotiza el kilometraje en la nómina? A lo largo de las siguientes líneas trataremos de resolver las dudas más frecuentes en torno a la gestión contable de los gastos de viaje profesionales.

¿Dónde hacer el apunte de las dietas y gastos de viaje?

Cuando un trabajador se desplaza para realizar sus tareas a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual, incurre en una serie de costes. Si estos tienen que ver con el transporte, la comida o el hotel, hablamos de los gastos de viaje profesionales.

A su vez, estos gastos pueden ser de diferentes tipos, y todos ellos se consideran como gastos externos. Como tales, se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

Las cuentas en las que se asientan dependen del tipo de gasto. Para contabilizar los gastos de viajes de empresa, normalmente se utilizan las cuentas 627 y 629. Veamos las diferencias entre ambas.

¿Qué gastos de empresa se anotan en la cuenta 627?

La cuenta 627 es la que corresponde a los gastos de “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”. Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial.

Hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación, es decir, de aquellos gastos derivados de acciones orientadas a captar o fidelizar a clientes y proveedores. Aquí se incluyen los regalos de empresa o las invitaciones para comer a clientes, entre otros.

¿Que se incluye en la cuenta 629?

Por su parte, la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”) es donde se anotan todos los gastos que no encajan en otra cuenta contable. Por eso es una de las que más dudas genera.

Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa. Los gastos de transporte, incluidos peajes y parkings,  así como los viáticos o el alojamiento se asientan aquí.

Cómo incluir los gastos de viaje en la nómina

Otra opción es meter los gastos de viaje en la nómina de los empleados siempre teniendo en cuenta que no forman parte del salario.  Por eso, lo ideal es contabilizar los importes en una cuenta separada por empleado.

Cuando las dietas se abonan en nómina, el apunte contable va a la cuenta 640.

La importancia de registrar las notas de gastos de forma correcta

Las cuentas contables son importantes para optimizar la contabilidad de la empresa. Cuando la cuentas están bien ordenadas, la empresa tiene una visión más fiable y real de la situación financiera en la que se encuentra.

Además, de la correcta gestión contable de los gastos de viaje depende que la empresa pueda deducir los importes a los que tiene derecho.

En artículos anteriores ya hemos hablado de las deducciones para las empresas y de las exenciones a las que tiene derecho el trabajador. Pero nunca está de más insistir. Sobre todo, ahora que hay novedades con respecto al kilometraje.

Recordemos que el pasado mes de julio, el Ministerio de Hacienda aumentaba un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro.

Los límites para deducir el resto de los gastos de viaje siguen igual:

• Gastos de transporte y de alojamiento: no hay límites‍
• Gastos de comida:

- 58,34 euros en los viajes por España con pernocta

- 26,67 euros en los desplazamientos por España sin pernocta

- 91,35 euros en los traslados temporales fuera de España con pernocta

- 48,08 euros en los viajes fuera de España sin pernocta

Justificar los gastos de viaje de negocios

Con independencia de si son deducibles o no, todos los gastos de empresa deben anotarse en los libros contables, siguiendo la normativa contable vigente. Además, es necesario justificar que se han producido. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están ligados a la actividad de la compañía.

De ahí la importancia de contar con una solución de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales como Okticket. Las ventajas de hacerlo son numerosas. Estas son algunas de las más destacadas::

• Los gastos de empresa se mantienen al día, algo fundamental para afrontar ciertos procesos (una auditoría contable, por ejemplo).
• La información está disponible en tiempo real, lo que ayuda a la toma de decisiones informadas.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos. Es posible analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por área, por ejemplo.
• Se controla mucho mejor el flujo de efectivo.
• Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
• Se optimizan los recursos. Las horas ganadas por el equipo pueden dedicarse a otros procesos de mayor valor productivo.
• Los gastos que no son necesarios y los errores asociados a la gestión manual se minimizan. Esto supone un importante ahorro de dinero para la empresa.
• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral. A su vez, mejora el rendimiento y la lealtad del equipo.
• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que te puedes beneficiar de las ventajas fiscales.
• Se facilita la detección de fraudes y errores de registro.

A todo esto hay que añadir la posibilidad de integrar l soluciones de digitalización con el resto de sistemas de la empresa.

La importancia de automatizar la conciliación bancaria

Además, Okticket facilita el proceso de conciliación bancaria automatizada. Gracias a que estamos conectados con más de un centenar de entidades financieras, puedes conciliar todos los gastos efectuados con tarjeta de crédito.

En este punto es importante recordar que la conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios.

Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar desajustes en la contabilidad. De esta forma te olvidarás de los errores de registro y de asientos que no se corresponden con los extractos bancarios

¿Quieres conocer un poco mejor nuestro módulo de "conciliacion bancaria"? ¿Te gustaría empezar a ahorrar recursos en el proceso de gestión de gastos de viajes de empresa? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo te responderá todas tus dudas.

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Las nóminas, los suministros. el alquiler de la oficina, el software de contabilidad… Los gastos de una empresa son un suma y sigue que puede no tener fin si nadie les pone coto.  Eso lo sabemos casi todos.

Lo que no es tan sencillo es tener en mente todos y cada uno de los costes a los que se enfrentan organizaciones y negocios. Y menos aún, poner en marcha las medidas necesarias para optimizarlos.

¿Reconoces que tu empresa necesita mejorar la gestión y control de los gastos profesionales? Para ello es fundamental que empieces por conocer cuáles son los costes a los que te enfrentas mes a mes.

A lo largo de este artículo listaremos los principales (ten en cuenta que cada empresa tiene sus peculiaridades).Además… ¡Te daremos las claves para ahorrar dinero!

Tipos de gastos de empresa

Como decimos, el listado de gastos profesionales es tan extenso como tú quieras que sea. Por eso es importante que los identifiques, clasifiques y categorices. De esta forma, te será mucho más fácil contabilizarlos y detectar oportunidades de ahorro.

Clasificación general

Los gastos de empresa se clasifican generalmente en cuatro grupos.

1. Gastos directos e indirectos

La diferencia entre ambos radica en que si son necesarios o no para poder elaborar los productos o prestar los servicios que se comercializan. Lo mejor es verlo con ejemplos:

• Los principales gastos directos serían los sueldos del equipo, las materias primas o el coste de una determinada maquinaria. A mayor volumen de producción y venta, mayores gastos directos.
• Los gastos indirectos están más enfocados a los costes de comercialización, como puede ser la inversión en publicidad. Los cambios en los volúmenes de producción y ventas no les afecta.

2. Gastos fijos y variables

Mientras que los gastos fijos son siempre los mismos, independientemente del volumen de ventas o de producción, los variables sí que están relacionados con el incremento o disminución de la actividad. Dependiendo de la situación, varían.

• Los ejemplos más claros de gastos de empresa fijos son el alquiler del local, los suministros o los seguros obligatorios.
• Un gasto de empresa variable muy común sería la compra de materias pimas. A estos podemos sumar el material de papelería, los gastos de logística, el mantenimiento de la maquinaria, las inversiones en publicidad, el alquiler de maquinaria o los gastos de viaje profesionales.

3. Gastos operativos y no operativos

Todas las empresas tienen que afrontar unos costes simplemente para poder desarrollar su actividad. Pues bien, esos son los denominados gastos operativos.

En cambio, se podría decir que los gastos no operativos son los que comúnmente denominamos gastos imprevistos. Y como tales, no suelen estar incluidos en los presupuestos (aunque debería haber una partida para contingencias).

• Los salarios del equipo y la conexión a Internet serían costes operativos.
• ¿Alguna vez has tenido que hacer una obra o una reparación que no cubre el seguro? Eso es un gasto no operativo.

4. Gastos obligatorios y discrecionales

Esta clasificación prácticamente no necesita explicación. Los gastos obligatorios hay que abonarlos irremediablemente. Es más, muchos ni siquiera puedes aplazarlos sin asumir consecuencias.

Con los gastos discrecionales sí que tienes un margen de maniobra. Probablemente muchos de los que soportas mensualmente sean totalmente prescindibles.

• Un gasto obligatorio sería el pago de los impuestos, incluso del alquiler de la oficina.
• Al ser gastos superfluos, los gastos discrecionales varían de una empresa a otra. Puede ser la cuota del gimnasio para los empleados o las entradas a espectáculos con las que sueles obsequiar a los clientes.

Procedencia de los gastos de empresa

¿Quieres llevar a cabo un control más exhaustivo? Una opción más específica de clasificar los tipos de gastos profesionales puede ser por procedencia. Nosotros los hemos dividido en siete categorías, dentro de las cuales pueden encuadrarse varios tipos de gasto:

1. Gastos de compra

• Compra de un producto para vender: Una tienda que compra ropa a un mayorista y se la vende a sus clientes
• Compra de materia prima: La fábrica que compra telas para fabricar esa ropa

2. Gastos de alquiler

• Bienes inmuebles: Alquiler de la oficina
• Productos y servicios: Alquiler de un coche o de maquinaria
• Otros: Cuota por la licencia de un software

3. Gastos de suministros

• Combustible
• Electricidad
• Agua
• Telefonía fija y móvil

4. Servicios bancarios

• Comisiones: Comisiones por las tarjetas de crédito de la empresa
• Intereses: Interés de un préstamo

5. Gastos de servicios externos

• Transporte (no confundir con los gastos de locomoción en viajes de negocios): Envío de un paquete para un cliente a través de un servicio de mensajería
• Locomoción: Gastos de transporte, peajes o parking en viajes de negocios
• Manutención: Dietas de los trabajadores en movilidad
• Gastos de representación: Comidas con clientes
• Publicidad: Contratación de una campaña en tele o radio
• Material de oficina: Compra de tóner para la impresora
• Servicios web: Pago de dominio
• Formación: Curso de inglés para empleados
• Seguros: Prima por el seguro de responsabilidad civil
• Asesoría: Factura del asesor fiscal o laboral

6. Impuestos y tasas

• Municipales: IBI, viñeta, etc.
• Autonómicos: Transmisiones patrimoniales
• Nacionales: IVA trimestral

7. Gastos de personal

• Nóminas
• Seguridad Social
• Cuota de autónomos

Si te fijas, los gastos anteriores están organizados prácticamente en función de los grupos contables existentes en la normativa vigente. De esta forma, es mucho más sencillo contabilizarlos y anotarlos en el asiento correcto.

Tips para optimizar los gastos de empresa

Ahora que ya sabemos cuáles son los principales gastos de empresa será mucho más fácil llevar un control y optimizar su gestión. No hay que perder de vista que la finalidad de toda empresa y negocio es obtener rentabilidad, algo muy difícil de conseguir sin una buena estrategia financiera.

¿Cuáles son las claves para optimizar los costes? Además de las cuestiones más obvias, como la negociación de los precios y los plazos de entrega con los proveedores, hay una serie de medidas que todavía estás a tiempo de implementar.

Digitaliza los gastos profesionales

Seguro que tienes un plan de negocios en el que has metido todas las variables, desde los gastos mensuales hasta las proyecciones de ingresos. Pero… ¿Cómo gestionas todos esos gastos? Puede que tengas un ERP que te ayuda con la contabilidad. ¿Tienes también una herramienta de gestión de gastos de viaje profesionales?

Si tu empresa es de la que sigue realizando las notas de gastos a a mano, está perdiendo un montón de dinero. ¿Sabías que cada nota de gastos que no está digitalizada le cuesta a tu empresa más de 32 euros de media? Multiplica.

Además, las herramientas de gestión de gastos te permiten configurar reglas y límites de gasto. A este evidente ahorro dinero hay que añadir la posibilidad de visualizar los gastos en el momento en que se producen y obtener una trazabilidad clara.

Eliminar las tareas repetitivas también ahorra dinero. En el mercado puedes encontrar una amplia variedad de herramientas diseñadas especialmente para optimizar y reducir costes.

Desde el control del stock hasta la gestión de la eficiencia energética, pasando por la atención al cliente y las acciones de marketing, cualquier proceso puede automatizarse.

Facilita a tu equipo tarjetas de empresa

Muy recomendable también para optimizar el control de los gastos de empresa es dar a tu equipo una tarjeta de empresa inteligente que ofrezca conciliación automática o la posibilidad de personalizar los límites de uso por periodo de gasto y categorías.

Ventajas de la OKT Card

¿Cuáles son las ventajas de las tarjetas corporativas? Tomaremos como ejemplo la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket que te permite controlar el gasto antes de que se produzca:

• Te olvidarás del engorro que supone gestionar anticipos y reembolsos, pero seguirás teniendo la trazabilidad del gasto.
• La empresa tiene acceso en el momento a todos los movimientos. Sabrás quién gasta cuánto, en dónde y en qué.
• Las tarjetas son un medio de pago más seguro que el pago en efectivo.
• Se controla mejor el flujo de efectivo.
• Los trabajadores no tienen que adelantar el dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salgan de viaje.
• Permiten el pago tanto en tiendas físicas como online.

Elabora una política de gastos

Para que realmente sea eficiente, no debes saltarte ningún paso:

• Define unos objetivos y ajusta la política a su cumplimiento. Ahorrar tiempo en la gestión de las notas de gastos, reducir gastos, minimizar los errores, luchar contra el fraude interno… ¿Qué quieres conseguir?
• Elabora un documento bien estructurado, claro y conciso, para que sea fácil encontrar, comprender y acatar las normas establecidas. Utiliza un diseño limpio, frases cortas y un lenguaje sencillo.
• Deja bien claros qué gastos asume la empresa y cuáles se consideran como no reembolsables.
• Todo lo relacionado con límites y medios de pago debe quedar bien claro. ¿A cuánto se paga el kilometraje? ¿Se abonan dietas para los viajes? ¿Se facilitan tarjetas de empresa?
• Define los pasos a seguir para reportar, revisar y validar los gastos de viaje. Esto incluye los justificantes que es necesario aportar. ¿Qué datos mínimos debe tener una factura? ¿Cuál es el soporte admitido? ¿Qué ocurre si un ticket se pierde o se borra?
• Adapta el plan de gastos al tamaño de tu empresa.
• Comunica la política a los trabajadores (también las futuras modificaciones) y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla cuando lo necesiten. Si es necesario, realiza una pequeña formación para que tu equipo pueda plantear sus dudas.
• No olvides integrar la política de gastos con el ERP de la empresa y el sistema de gestión de Recursos Humanos.

Enseguida comprobarás que tener procedimientos estandarizados te ayudará a tener un mayor control sobre los gastos y, como consecuencia, a reducirlos. Con ello conseguirás mayor competitividad.

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Cuando llega el momento de presentar la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), tanto autónomos como empresas tienen la oportunidad de aprovechar los gastos deducibles para optimizar su carga tributaria. Estas deducciones permiten reducir la base imponible y, en consecuencia, pagar menos impuestos de forma legal.

A continuación, exploraremos los principales gastos deducibles en el IRPF y cómo sacarles el máximo provecho.

Deducción de Gastos de Viaje en el IRPF

Los autónomos y trabajadores por cuenta ajena que realicen desplazamientos por motivos laborales pueden deducir ciertos gastos de viaje en su declaración de IRPF. Esto incluye gastos de kilometraje, alojamiento y manutención, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda.

Por ello, mantener un registro preciso de los gastos y guardar los justificantes es fundamental para respaldar dichas deducciones.

Gastos Deducibles de Transporte

Cuando se realizan desplazamientos por motivo laborales, es posible deducir los gastos de transporte en la declaración de IRPF. Tanto los gastos de combustible como los relacionados con el mantenimiento y reparación de vehículos utilizados para actividades empresariales pueden ser deducibles, ya sea para autónomos o empresas.

Es importante mantener un registro preciso de los gastos de transporte y tener en cuenta los porcentajes de deducción permitidos por la legislación vigente.

Gastos Deducibles para Autónomos y Empresas

Además, autónomos y empresas pueden deducir una serie de gastos relacionados con su actividad comercial. Estos van desde los gastos de alquiler de oficina a los suministros, pasando por servicios profesionales, seguros o publicidad, entre otros.

No obstante, es importante asegurarse de que los gastos estén directamente relacionados con la actividad económica y se encuentren debidamente documentados para su deducción en el IRPF.

Gastos de Representación Deducibles

Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

Estas deducciones pueden ser aplicadas por autónomos y empresas en su declaración de IRPF, pero es crucial mantener un control estricto y documentar adecuadamente estos gastos para evitar problemas con Hacienda.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF y mantener un registro detallado de los mismos es fundamental para maximizar las deducciones fiscales. Tanto autónomos como empresas deben ser conscientes de las oportunidades que brinda la legislación fiscal para reducir la carga tributaria de manera legal y responsable. La planificación y organización en la gestión de los gastos son clave para optimizar la declaración de impuestos y aprovechar al máximo las deducciones permitidas.

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Imagina una sala de reuniones en la que se dan cita los líderes de tu empresa. E imagina que quien habla, quien lleva el peso de la conversación, es el Chief Financial Officer (CFO).  Esta situación hipotética es cada vez más habitual en organizaciones de todo el mundo.

En un entorno empresarial en constante evolución, el papel del CFO ha adquirido una relevancia que va mucho más allá de los números y de los informes financieros. El director financiero de hoy juega el rol de arquitecto de las finanzas de su organización y como tal, se ha convertido en un estratega esencial en la mesa directiva.

Si hacemos un símil marinero, podríamos decir que una empresa es un barco navegado por el CFO, en cuyos hombros recale la tarea de trazar un rumbo seguro a través de las turbulentas aguas del mercado. Dicho esto, vamos a ver cuál es exactamente el papel que le corresponde a este navegante moderno.

El CFO como Estratega Financiero

Además de equilibrar los libros contables y garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales, al director financiero de una organización también le corresponde la valiosa tarea de desarrollar una estrategia financiera sólida que respalde los objetivos empresariales. ¿Qué implica esto? Que debe tomar decisiones inteligentes de inversión, gestionar el riesgo y anticipar las oportunidades emergentes.

Por ello, todo CFO moderno debe tener la capacidad de identificar tendencias financieras y convertirlas en estrategias ganadoras.

Tomador de Decisiones Basadas en Datos

Tampoco hay que perder de vista que, en la era digital en la que nos encontramos, los datos son el activo más valioso. Pues bien, el guardián de estos datos debe ser el CFO. Es a él a quien corresponde su recopilación, supervisión, análisis y presentación.

Con la información adecuada podrá implementar sistemas de análisis de datos avanzados que facilitarán la toma de decisiones más informadas y ágiles.

Ese enfoque data-driven que se supone deben tener los directores financieros también ayuda a optimizar los procesos, lo que redunda en la reducción de costes.

Socio Estratégico del CEO

Pero el CFO no está solo en este viaje. Colabora estrechamente con el CEO para impulsar el éxito de la empresa, un trabajo en equipo que se traduce en la toma de decisiones más rápida y precisa.

Navegando por la Sostenibilidad

No podemos olvidarnos de que estamos en un mundo cada vez más concienciado con la sostenibilidad, y aquí el responsable de finanzas vuelve jugar un papel fundamental. Es fácil encontrar a CFOs liderando las iniciativas encaminadas a adoptar prácticas más sostenibles, incluida la reducción de la huella de carbono de sus empresas

Esta apuesta por la sostenibilidad no solo es positiva para el planeta. Ha resultado ser un impulsor de la rentabilidad. Con la implementación de prácticas sostenibles el ahorro energético ha venido acompañado de la fidelización de los clientes preocupados por el medio ambiente.

En resumen, el CFO moderno es mucho más que un contador de números. Es un estratega, un tomador de decisiones basado en datos, un socio estratégico del CEO y un defensor de la sostenibilidad. Varios roles, una sola persona.

¿Tienes alguna historia sobre el papel de un CFO en tu organización? ¡Comparte tus experiencias en los comentarios!

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Invitaciones a comer, regalos de empresa, habitaciones de hotel para un cliente… La gestión de los gastos de representación puede generar ciertas dudas.

¿Cómo se contabilizan? ¿Son deducibles? ¿Tengo que declararlos? A lo largo de este artículo daremos respuesta a esas preguntas y trataremos de disipar las dudas que suelen asaltar a empresas y autónomos cuando tienen que lidiar con estos gastos profesionales.

¿Qué son los gastos de representación?

Empezaremos por explicar brevemente qué son realmente los gastos de representación, ya que es bastante frecuente que se confundan con los gastos de viaje.

La diferencia principal entre ambos tipos de gastos de empresa está en la finalidad.

• Los gastos de viaje profesionales son los que se originan como consecuencia del desplazamiento de los empleados fuera del centro de trabajo habitual para realizar labores comerciales. Serían, por ejemplo, los gastos de transporte, alojamiento y comidas para acudir a una feria.

• Los gastos de representación, en cambio, son los que se producen para mejorar la imagen de la empresa, principalmente con el objetivo de captar o fidelizar a clientes y proveedores. Los regalos de empresa o las invitaciones para comer que haces a los clientes serían los ejemplos más típicos. Este tipo de gastos están contemplados en la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y en la Ley del Impuesto de Sociedades..

¿Dónde se contabilizan los gastos para actividades empresariales ?

Con los gastos de representación ocurre como con los gastos de viaje. Según la Agencia Tributaria, tiene que contabilizarse dentro del Grupo 6 del Plan General de Contabilidad, concretamente en el subgrupo 62 (compras y gastos de la actividad), donde encontramos:

• La cuenta 627, en la que se recogen los gastos en publicidad y relaciones públicas

•  La cuenta 629, en la que se recogen otro tipo de servicios.

¿Son deducibles los gastos de representación?

Para responder a esta pregunta, lo mejor es separar los diferentes tipos de impuestos.

Deducción del IVA de gastos profesionales

Al igual que los gastos de viaje deducibles, los gastos profesionales producidos para mejorar la imagen de la empresa frente a un cliente o proveedor pueden deducirse siempre y cuando cumplan una serie de requisitos:

• El gasto tiene que estar vinculado a la actividad económica de la compañía

• Es necesario aportar la factura completa original.

• Además, el gasto tiene que quedar registrado en la contabilidad

• El plazo máximo para solicitar la devolución es de cuatro años.

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Deducción del IRPF de los gastos de representación

Del mismo modo, los gastos de representación están exentos de tributar en el IRPF siempre y cuando se justifiquen debidamente. En el caso de una comida, por ejemplo, basta con demostrar que el potencial cliente ha recibido la invitación. Puede servir un correo electrónico informando de la invitación, un mensaje de WhatsApp o la inclusión del nombre del invitado en la lista de clientes.

Gastos de representación deducibles en el Impuesto de Sociedades

Más difícil es demostrar que los gastos de representación están relacionados con los ingresos. Pero si no se hace, podrían considerarse como liberalidades, y estas no son deducibles.

Entonces, ¿Cuáles son los gastos de representación deducibles? “Aquellos que cumplen con unas condiciones y finalidades que la empresa deberá justificar en una inspección tributaria”. Es decir, “los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, así como los que se hallen correlacionados con los ingresos” según se desprende del artículo 14 Ley del Impuesto sobre Sociedades.

Si nos atenemos estrictamente a lo que dice la la Ley del Impuesto sobre Sociedades, podemos listar varios gastos comunes que son susceptibles de ser deducibles. Entre otros: el pago de estancias en hoteles a los clientes; los regalos de empresa (siempre dentro de unos márgenes de precio razonables); las invitaciones de clientes a restaurantes; las entradas a espectáculos culturales, de ocio o deportivos; las inscripciones en eventos e, incluso, el pago de sesiones de cuidado y bienestar.

También se incluyen los gasto que se efectúen con respecto al personal de la empresa con arreglo a los usos y costumbres.

Antes de pasar al siguiente punto, es importante recordar que el importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo ejercicio.

Esto no quiere decir que no puedas superar ese porcentaje, pero todo lo que sobrepase el 1% ya no lo podrás deducir.‍

Cómo justificar los gastos de representación

Como has podido leer, para poder deducir los impuestos de los gastos de representación necesitarás justificarlos. Para que el ticket sea válido, debe contener una serie de datos:

• Número de ticket (y serie)
• Fecha de expedición
• Fecha de operación (si es distinta de la de expedición)
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del emisor como del destinatario
• Identificación de los bienes o servicios prestados
• Tipo impositivo
• Importe total

Además, los justificantes tienen que ser legibles y quedar guardados durante 5 años por si se produce una inspección. Por eso, cada vez son más las empresas que optan por digitalizar los gastos profesionales mediante aplicaciones móviles.

Estas soluciones tienen muchas ventajas: ahorran un montón de tiempo en el reporte, en la gestión y en la contabilización; almacenan los tickets en un entorno cloud seguro; la información del gasto es accesible en tiempo real; el gasto en papel es cero; ahorran espacio en el archivo; el documento digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel (siempre y cuando la app esté homologada por la Agencia Tributaria, como Okticket); evitan errores manuales; minimizan el riesgo de sufrir fraude interno; facilitan el análisis de los datos para la toma de decisiones estratégicas, etc.

Asimismo, resulta muy útil establecer una política de gastos y analizar detenidamente toda la información de gastos recopilada por  las herramientas que utilizas para la gestión y control de los gastos profesionales.

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ACTUALIZACIÓN

Lleva en vigor dos años, pero es ahora cuando empieza la verdadera cuenta atrás. El Ministerio de Hacienda ha aprobado el Real Decreto porque el que se desarrolla la Ley Antifraude para prevenir y evitar el fraude fiscal que obligará a las compañías a suministrar de forma inmediata su facturación a la Agencia Tributaria a partir del 1 de julio de 2025.

¿Qué es? ¿Cómo afecta a tu empresa? ¿Cuáles son los plazos establecidos? ¿Cuáles son las sanciones? Vamos a responder estas y otras cuestiones que están en el aire.

¿Qué es la Ley Antifraude?

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida popularmente como Ley Antifraude, nace, principalmente, para evitar irregularidades en la gestión de gastos empresariales. Pretende acabar con los softwares de doble uso utilizados para llevar una contabilidad paralela y con la omisión de ciertas transacciones, entre otros.

Una de las consecuencias más directas es la necesidad de contar con programas informáticos adaptados a la nueva normativa. Según se desprende del texto, los programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión deben garantizar «la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.

Según se desprende del texto publicad en el BOE, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación. Para ello, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:

• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura.
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

¿Vas a poder seguir utilizando el Excel?

Si en tu empresa o negocio sigues utilizando hojas de cálculo, deberías ir pensando en dar el salto hacia la gestión digital, puesto que los programas como el Excel no cumplen con los requisitos anteriormente mencionados.

• No están debidamente certificados.
• No utilizan formatos estándar para su legibilidad.
• No garantizan la integridad de los datos que se registran en ellos
• No garantizan la conservación de la documentación que sirva de base a la presentación de las declaraciones tributarias.
• Dificultan el acceso de la Agencia Tributaria.
• No garantizan la trazabilidad.
• Los datos pueden alterarse.

Principales medidas a aplicar

Aparte de perseguir las cajas B, la Ley contra el Fraude Fiscal contempla una serie de medidas para evitar la evasión fiscal:

• Los pagos en efectivo entre particulares y empresas quedan limitados a 1.000 euros (entre particulares sigue siendo de 2.500 euros)
• Desaparecen los incentivos fiscales relacionados con los pactos de sucesión o herencias en vida
• Del mismo modo, desaparecen las amnistías fiscales y se amplia el concepto de Paraíso Fiscal
• Se modifica el impuesto de matriculaciones
• Aumenta el control de las criptomonedas
• El umbral de deuda para que un contribuyente, empresario o particular pueda aparecer en la lista de deudores de Hacienda baja hasta los 600.000 euros
• Se reducen los recargos por presentar impuestos fuera de plazo (un 1% por cada mes de retraso hasta los 12 meses)

¿A quién afecta la Ley Antifraude?

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, será de obligado cumplimiento para empresas y autónomos que emitan facturas. Por tanto, va siendo hora de empezar a analizar el impacto en las empresas.

El 1 de julio de 2023 comenzó el periodo voluntario de cumplimiento y será de obligado cumplimiento  el 1 de julio de 2025 para las empresas que facturen menos de 6 millones de euros (las que ingresan más ya lo hacen desde 2017). A partir de esa fecha, los autónomos y empresas que emitan facturas estarán afectados.

Solo quedarán excluidos quienes estén ubicados en Canarias, Ceuta, Melilla, en los territorios forales o se hayan acogido al Suministro Inmediato de Información (SII).

Los fabricantes y comercializadores de softwares de contabilidad también se verán afectados, puesto que estas soluciones deberán estar homologadas por la Agencia Tributaria obligatoriamente.

Al margen, claro está, de cumplir con el resto de los requisitos establecidos por la Ley Antifraude. En este punto es importante recordar que las facturas que se emitan deberán ser electrónicas e incorporar un código QR y una huella digital (para identificar la factura anterior). Además, los documentos tienen que llevar un código para que pueda remitirse a Hacienda de forma automática.

¿A qué sanciones se enfrenta tu empresa?

El no cumplimiento de esta medida puede acarrear sanciones económicas importantes.

• Pasarse del límite de 1.000 euros de los pagos en efectivo conlleva una multa equivalente al 25% de la operación
• Hasta 50.000 euros de sanción por la tenencia de programas no certificados o la alteración de programas certificados
• Multas de hasta 150.000 euros para fabricantes, productores o comercializadores de un software que no esté homologado por la administración.‍
• Desde la publicación de la Ley Antifraude, Hacienda lleva revocado el NIF a un millón de empresas fantasma.

Ley Antifraude y Ley Crea y Crece: ¿Están relacionadas?

La Ley Antifraude establece las bases para la futura obligación de emitir facturas electrónicas y, por ende, para la digitalización y certificación de los procesos de facturación y contables.

En estos momentos también estamos pendientes de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece que nace, principalmente, para regular la facturación electrónica obligatoria, combatir la morosidad y el fraude y fomentar la creación de empresas.

Además, será de obligado cumplimiento en 2024 (para empresas con más 8 millones de euros de facturación en una primera fase). Y cuando entre en vigor, empresas y autónomos de toda España tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas de las transacciones comerciales. Por tanto, no es de extrañar que se confunda con la Ley Antifraude.

Son dos normas diferentes, pero complementarias. Ambas modificarán significativamente la forma de facturar de pymes y autónomos. Para poder cumplir con la ley, muchas organizaciones tendrán que afrontar cambios tanto a nivel de cultura corporativa como de procesos.

Conclusión: Si todavía no cuentas con una solución de gestión documental que te ayude a automatizar los procesos, ese es el momento de empezar a buscar las mejores herramientas.

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Se había fijado en 0,19 euros en 2005 y llevaba sin tocarse desde entonces. Ahora, la cuantía se ha incrementado un 37%. El BOE del pasado 17 de julio de 2023  fijaba en 0,26 euros por kilómetro el gasto en kilometraje exento de pagar el IRPF.

De esta forma, el Ministerio de Hacienda actualiza la compensación de los gastos por kilometraje para los contribuyentes que usan un vehículo para desarrollar su trabajo.

Según ha explicado el departamento dirigido por María Jesús Montero, la compensación cubre el combustible, los gastos relacionados con el desgaste ocasionado al vehículo, sus posibles averías y la parte proporcional del seguro y los impuestos relacionados con el vehículo.

Asimismo, por el uso de motocicletas, la cuantía exenta será de 0,106 euros por kilómetro, frente a los 0,078 euros que se mantenían desde hace 18 años.

INDEMNIZACIÓN PARA EMPLEADOS PÚBLICOS, EXENCIÓN PARA EL RESTO

Este cambio normativo viene acompañado de dos órdenes ministeriales, una dirigida  a empleados públicos que utilizan su vehículo particular para trabajar y otra, a los contribuyentes.

Para los primeros, el beneficio llega en forma de indemnización. Los 0,26 euros por kilómetro recorrido se les abonará en su cuenta corriente después de que hayan presentado el correspondiente justificante.

El resto de contribuyentes que utilicen el vehículo para trabajar podrán excluir de la declaración del IRPF los abonos que reciban en concepto de gastos de kilometraje, hasta un máximo de 0,26 euros por kilómetro recorrido.

Para ello, es necesario justificar los desplazamientos. También podrán incluir los gastos de peaje y aparcamiento que hayan sido necesarios.

Entre las principales causas para elevar el importe del kilometraje exento destaca la escalada de precios de la energía, intensificada a raíz de la guerra de Ucrania.

¿QUÉ VA A PASAR CON LOS KILÓMETROS DE ESTE AÑO?

Una vez superada la sorpresa provocada por el anuncio, quedan en el aire algunas preguntas. ¿Qué va a pasar con los kilómetros de este año? ¿Cómo te va afectar? ¿Cuadrarán las rentas exentas que declara la empresa con la declaración de los contribuyentes?

En este punto es importante recordar que los trabajadores que tienen que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo incurren en una serie de gastos, como dietas y kilometraje.

Esos gastos tienen que ser abonados por la empresa. pero no están sujetos a retención siempre y cuando cumplan con los requisitos de justificación y se mantengan dentro de unos límites.

En el caso del kilometraje, ese tope estaba fijado hasta ayer en 0,19 euros por kilómetro recorrido. Hasta ese tope, no había tributación. Y si te pasabas, tributabas solo por el exceso.

EL PROBLEMA DE GESTIONAR LOS GASTOS DE VIAJE A MANO

Pero… ¿Qué va a pasar ahora con la subida del tope hasta los 0,26 euros por kilómetro? ¿Qué implicaciones tiene esta deflactación?

Hay quienes hablan de que, para los contribuyentes, el efecto inmediato es que, como baja la retención, a partir de hoy aumentará el dinero en sus bolsillos (el importe retenido desde el 1 de enero de 2023 no puede modificarse).

Pero no todos los expertos comparten esta opinión. Desde nuestro departamento financiero nos recuerdan que ni trabajadores ni empresa «se enriquecen» con esa subida, sino que este aumento equilibra el encarecimiento general de combustibles y demás gastos asociados al uso de vehículos.

Otras voces adelantan que pueden surgir problemas a final de año, cuando se devengue el IRPF. Si el contribuyente declara el kilometraje de todo el año a 0,26 euros el kilómetro y la empresa mete otra cantidad en el modelo fiscal correspondiente, la información no cuadrará con la que declaren quienes quieran recuperar el exceso de retenciones.

Este punto también ha sido aclarado desde nuestro departamento financiero. En principio, aseguran, si utilizas una solución para gestionar y controlar gastos de viaje profesionales no debería haber ningún problema.

«Lo único que ocurre es que en julio habrá dos precios de kilometraje que entra en vigor el mismo día de publicación del BOE. Pero, a día de hoy, todas las herramientas que contemplan los gastos de viaje pueden aplicar dicha subida y cálculo a partir de ese día», nos explican.

¿Hubiera sido mejor esperar hasta el 1 de enero de 2024? «Hubiera sido más fácil para quién no tiene aplicativos para los gastos de viaje, que tendrán que hacerlo de manera manual. Para el resto, en principio, no  va a ser ningún problema».

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Desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. Los gastos de representación contemplan las invitaciones  de cara a obtener un beneficio comercial o empresarial

Puede ocurrir que esa labor de relaciones públicas se realice en el transcurso de un viaje de negocios. Entonces surgen las dudas: ¿Se trata de un gasto de representación o de un gasto de viaje?

Para una correcta gestión de los gastos de empresa, es importante no confundir ambos conceptos.

¿En qué se diferencian los gastos de representación de los gastos de viaje?

A grandes rasgos, los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa. El objetivo: mejorar la imagen de esta o su relación con clientes y proveedores.

Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. Entrarían aquí desde el kilometraje hasta la gasolina, pasando por las dietas. También el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.

Pongamos un ejemplo para ver mejor la diferencia entre un gasto de representación y uno de viaje. Un empleado se desplaza al extranjero para reunirse con un potencial cliente. Para tratar de convencerle de que firme el contrato, le lleva un regalo, le invita a comer y lo lleva a un espectáculo deportivo. Todo eso son gastos de representación.

Pero… Si ese mismo empleado viaja a la misma ciudad para asistir a una feria, los gastos de alojamiento, desplazamiento y manutención se considerarían como gastos de viaje. Lo mismo ocurre con los desplazamientos para hacer un seguimiento del trabajo desempeñado en una filial. Incluso para realizar una labor de mantenimiento en una empresa que ya es cliente,

¿Son deducibles los gastos de representación?

Otra duda que surge entorno a los gastos de representación tiene que ver con las deducciones fiscales. ¿Son deducibles estos gastos? No todos.

Las limitaciones vienen establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Según se desprende de esta norma, son deducibles los gastos necesarios para la actividad empresarial y para obtener ingresos. Hablamos de los siguientes gastos de representación:

• Los destinados a atenciones a clientes o proveedores
• Los que se hallen correlacionados con los ingresos
• Los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios
• Los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa

¿Demasiado genérico? Vamos a enumerar los tipos de gastos de representación deducibles más habituales:

• Pago de estancia en un alojamiento
• Invitación en un restaurante a un cliente
• Inscripción en un evento (conferencias, talleres, congresos, ferias, etc.)
• Entrada a un espectáculo cultural o deportivo
• Regalo de empresa
• Tratamientos de cuidado y bienestar

Requisitos para que un gasto de representación sea deducible

Es importante señalar que no basta con que el gasto sea considerado deducible por la Agencia Tributaria. También es necesario que cumpla una serie de requisitos:

• El gasto debe estar debidamente justificado. Por eso es importante guardar el ticket o factura. Por eso es importante guardar el ticket o factura completa. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero. Si se celebra en un domicilio particular, ya no tendría la consideración de gasto de representación. A la hora de pedir la factura, no pueden faltar una serie de datos:

• Número de factura,
• Nombre de la empresa
• Razón social, CIF
• Datos del proveedor (en este caso, del restaurante)
• Fecha
• Desglose de los conceptos
• Base imponible
• Tipo impositivo

• El gasto debe ser imputable de forma contable o lo que es lo mismo, tiene que estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio
• Las cantidades deben estar dentro de unos límites razonables
• El importe anual de los gastos de representación deducibles no puede superar el 1% de los ingresos netos de la compañía en ese mismo periodo impositivo.

Gastos de representación no deducibles

En cambio, no es posible deducir fiscalmente estos otros gastos:

• Las pérdidas de juego
• Los donativos y liberalidades. Es decir, los gastos que no sean necesarios para la actividad comercial o el funcionamiento de la compañía
• La retribución de los fondos propios
• Las operaciones realizadas con personas u organizaciones residentes en paraísos fiscales
• Las multas y sanciones penales o administrativas

Tomemos como referencia el ejemplo anterior citado.  Tanto el regalo, como la invitación a comer y la entrada para el espectáculo deportivo son gastos de representación deducibles.

Ahora bien, si en vez de comprar una entrada para un espectáculo deportivo, el trabajador llevase a su cliente a un casino, el gasto de las apuestas ya no sería deducible.

Gastos de Representación en la Cuenta Contable

Para una correcta imputación de los gastos de representación, lo primero es identificarlos. Después, hay que contabilizarlos correctamente en el grupo 62 (“Servicios Exteriores”). Normalmente van en  la cuenta 627 del Plan General de Contabilidad (“Publicidad, propaganda y Relaciones Públicas”).

¿Qué ocurre cuando los gastos de representación los paga el trabajador? En este caso deben rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso (es similar a la de los gastos de viaje). Una vez hayan recuperado el dinero, no tienen que incluir el ingreso en la declaración de IRPF (no es una ganancia personal). Pero tampoco pueden solicitar deducciones fiscales.

Okticket: ¿Cómo funciona y qué puede hacer por ti?

• Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
• Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de representación hasta un 80%
• Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.  

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