Los gastos de representación: Qué son y cómo se gestionan

Desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. Los gastos de representación contemplan las invitaciones  de cara a obtener un beneficio comercial o empresarial

Puede ocurrir que esa labor de relaciones públicas se realice en el transcurso de un viaje de negocios. Entonces surgen las dudas: ¿Se trata de un gasto de representación o de un gasto de viaje?

Para una correcta gestión de los gastos de empresa, es importante no confundir ambos conceptos.

¿En qué se diferencian los gastos de representación de los gastos de viaje?

A grandes rasgos, los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa. El objetivo: mejorar la imagen de esta o su relación con clientes y proveedores.

Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. Entrarían aquí desde el kilometraje hasta la gasolina, pasando por las dietas. También el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.

Pongamos un ejemplo para ver mejor la diferencia entre un gasto de representación y uno de viaje. Un empleado se desplaza al extranjero para reunirse con un potencial cliente. Para tratar de convencerle de que firme el contrato, le lleva un regalo, le invita a comer y lo lleva a un espectáculo deportivo. Todo eso son gastos de representación.

Pero… Si ese mismo empleado viaja a la misma ciudad para asistir a una feria, los gastos de alojamiento, desplazamiento y manutención se considerarían como gastos de viaje. Lo mismo ocurre con los desplazamientos para hacer un seguimiento del trabajo desempeñado en una filial. Incluso para realizar una labor de mantenimiento en una empresa que ya es cliente,

¿Son deducibles los gastos de representación?

Otra duda que surge entorno a los gastos de representación tiene que ver con las deducciones fiscales. ¿Son deducibles estos gastos? No todos.

Las limitaciones vienen establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Según se desprende de esta norma, son deducibles los gastos necesarios para la actividad empresarial y para obtener ingresos. Hablamos de los siguientes gastos de representación:

• Los destinados a atenciones a clientes o proveedores
• Los que se hallen correlacionados con los ingresos
• Los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios
• Los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa

¿Demasiado genérico? Vamos a enumerar los tipos de gastos de representación deducibles más habituales:

• Pago de estancia en un alojamiento
• Invitación en un restaurante a un cliente
• Inscripción en un evento (conferencias, talleres, congresos, ferias, etc.)
• Entrada a un espectáculo cultural o deportivo
• Regalo de empresa
• Tratamientos de cuidado y bienestar

Requisitos para que un gasto de representación sea deducible

Es importante señalar que no basta con que el gasto sea considerado deducible por la Agencia Tributaria. También es necesario que cumpla una serie de requisitos:

• El gasto debe estar debidamente justificado. Por eso es importante guardar el ticket o factura. Por eso es importante guardar el ticket o factura completa. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero. Si se celebra en un domicilio particular, ya no tendría la consideración de gasto de representación. A la hora de pedir la factura, no pueden faltar una serie de datos:

• Número de factura,
• Nombre de la empresa
• Razón social, CIF
• Datos del proveedor (en este caso, del restaurante)
• Fecha
• Desglose de los conceptos
• Base imponible
• Tipo impositivo

• El gasto debe ser imputable de forma contable o lo que es lo mismo, tiene que estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio
• Las cantidades deben estar dentro de unos límites razonables
• El importe anual de los gastos de representación deducibles no puede superar el 1% de los ingresos netos de la compañía en ese mismo periodo impositivo.

Gastos de representación no deducibles

En cambio, no es posible deducir fiscalmente estos otros gastos:

• Las pérdidas de juego
• Los donativos y liberalidades. Es decir, los gastos que no sean necesarios para la actividad comercial o el funcionamiento de la compañía
• La retribución de los fondos propios
• Las operaciones realizadas con personas u organizaciones residentes en paraísos fiscales
• Las multas y sanciones penales o administrativas

Tomemos como referencia el ejemplo anterior citado.  Tanto el regalo, como la invitación a comer y la entrada para el espectáculo deportivo son gastos de representación deducibles.

Ahora bien, si en vez de comprar una entrada para un espectáculo deportivo, el trabajador llevase a su cliente a un casino, el gasto de las apuestas ya no sería deducible.

Gastos de Representación en la Cuenta Contable

Para una correcta imputación de los gastos de representación, lo primero es identificarlos. Después, hay que contabilizarlos correctamente en el grupo 62 (“Servicios Exteriores”). Normalmente van en  la cuenta 627 del Plan General de Contabilidad (“Publicidad, propaganda y Relaciones Públicas”).

¿Qué ocurre cuando los gastos de representación los paga el trabajador? En este caso deben rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso (es similar a la de los gastos de viaje). Una vez hayan recuperado el dinero, no tienen que incluir el ingreso en la declaración de IRPF (no es una ganancia personal). Pero tampoco pueden solicitar deducciones fiscales.

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