10 aspectos a valorar antes de contratar un software empresarial

Mejora de la productividad, aumento del retorno de la inversión, recopilación de datos más efectiva… Un software empresarial aporta muchas ventajas, pero para optimizar su eficiencia es necesario escogerlas con detenimiento y precisión.

¿Qué aspectos debes tener en cuenta antes de contratar un software de empresa? Lo primero es tener claro para qué sirve la herramienta, cuántas personas van a utilizarla y si es útil para todas ellas. A partir de ahí, ya puedes comenzar con la búsqueda.

1. ¿Quién es el proveedor?

Cuando te ofrezcan una nueva solución tecnológica y no conozcas al proveedor, trata de obtener información sobre la compañía. Puedes pedir referencias a otros clientes, leer las reseñas o echar un vistazo a los casos de éxito.

Asegúrate de que cumple la normativa. Por ejemplo, una solución para digitalizar gastos de empresa debería estar homologada por la Agencia Tributaria.

2. ¿Es fácil de utilizar?

La usabilidad es fundamental para que toda la plantilla pueda manejar el software sin necesidad de pasar por un proceso de formación largo. Cuanto más intuitiva sea la solución, menos malestar causará su implantación.

No obstante, siempre está bien tener acceso a un equipo de soporte que pueda asesorar a los empleados cuando les surjan dudas y solucionar las incidencias de forma rápida. Pregunta a tu proveedor qué está incluido y durante cuánto tiempo.

De hecho, lo ideal sería que la empresa que elijas ofrezca un servicio integral, que se ocupe tanto de la labor de consultoría previa como de ofrecer una formación inicial.

3. ¿El precio tiene letra pequeña?

En ocasiones nos fiamos de la publicidad más de lo que deberíamos. Comparar precios es lo normal, pero no debemos quedarnos solo con las ofertas. Suele suceder que un producto muy barato solo ofrezca funcionalidades básicas y haya que pagar por ampliarlas.

¿Tu proveedor incluye en el paquete básico servicios recurrentes como pueden ser soporte o mantenimiento?

4. ¿Se integra con otros sistemas de gestión?

Utilizar varios programas puede resultar un engorro. Por eso, siempre que puedas, opta por soluciones que puedan integrarse con tus sistemas de gestión actuales. En Okticket, por ejemplo, nos integramos con los principales ERP del mercado de forma rápida, bidireccional y evolutiva.

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5. ¿El software empresarial es escalable?

Es habitual que el número de usuarios que utilizan un programa o aplicación aumente conforme pasa el tiempo. Eso implica, a su vez, un incremento en el número de datos. Para que el software no colapse, tiene que adaptarse a los nuevos requisitos.

6. ¿Están tus datos protegidos?

También es muy importante asegurarse de que la información queda guardada en un entorno seguro, a salvo de hackeos o fallos técnicos.

Algunas de las características que debe cumplir un desarrollo son las siguientes: encriptación en las conexiones (certificados SSL), cifrado de sesiones, uso de cookies, conexión a bases de datos, APIs encriptadas, protección de Inyección SQL, certificados de seguridad ISO27001 o SOC2, permisos de al menos dos niveles…

7. ¿Se pueden exportar informes?

La herramienta implantada no debe limitarse a almacenar la información. Todo buen software debería ofrecer la posibilidad de sacar informes para analizar los datos y con ello, tomar decisiones estratégicas.

8. ¿Cómo es la plataforma de desarrollo?

Diferentes empresas, diferentes necesidades. Para que un software empresarial se ajuste a cada usuario, lo ideal es que sea personalizable.

Esa flexibilidad es una de las características que diferencian a las herramientas on-premise de las cloud. Estas últimas, además, suelen ser más baratas.

En este punto es importante señalar que las aplicaciones de escritorio están siendo sustituidas por el SaaS (Software como Servicio), un servicio por el que el usuario paga una cantidad de forma periódica. Cuando se acaba el contrato, pueden optar por renovarlo o cancelarlo.

Entre las ventajas más destacadas está el hecho de que la empresa no tiene que preocuparse de las actualizaciones, ya que las mejoras las realiza la propia plataforma y las implementa de forma generalizada. Al mismo tiempo son flexibles, escalables y seguras, características que, como ya hemos dicho, son indispensables.

9. ¿Cómo es la implantación?

El proceso de implantación también debe ser tenido en cuenta. No se trata tanto de plazos, sino de procesos. Asegúrate de que el proveedor está preparado para solucionar los posibles errores que puedan ir surgiendo.

Si se escoge correctamente, un software puede ser una herramienta estratégica que ayude a las empresas a ser más competitivas.

10. ¿Ofrece información en tiempo real?

Departamentos como Ventas o Finanzas necesitan ver la información en tiempo real, y precisamente esa es una de las características más valoradas a la hora de comprar una nueva solución tecnológica.