La “limitación de las reuniones virtuales” relanza los viajes de negocios

Para 2025, se estima que la inversión en viajes de negocios ascienda hasta cerca de los 16.000 millones de euros. La cifra supera con creces a los 12.500 millones de euros anuales registrados en 2018. Además, según el último Observatorio del Business Travel de GEBTA, el volumen de viajes empresariales ya está alcanzando al contabilizado en 2019.

La clave la encontramos en las siguientes palabras de Marcel Forns, director general de GEBTA, durante su intervención en el XIV Congreso Nacional de Business Travel 2023 de IBTA, en el marco de Fitur Business Travel: “Estos dos años seguidos de pandemia han venido a poner de manifiesto las limitaciones de las reuniones virtuales para el cumplimiento de los objetivos de las empresas. El largo compás de espera ha servido para que las corporaciones interiorizasen el valor de los viajes y las reuniones presenciales para el desarrollo del negocio, la innovación, creatividad y la preservación de la cultura empresarial”.

El “buen comportamiento del segmento MICE” también ha logrado que se superen las previsiones. De hecho, coparán el 30% de la inversión de la que hablábamos al principio.

Pero este incremento no es gratuito. Los retos a superar también son mayores. Hay dos que están protagonizando el escenario de los viajes de negocios y el turismo MICE (reuniones, incentivos, conferencias y eventos).

Reducir las emisiones

Hace mucho que se viene hablando de la sostenibilidad en el Business Travel, pero diversos estudios apuntan a que más de la mitad de las organizaciones están concienciadas con la reducción de emisiones de carbono.

Por eso, medidas como los vuelos sin escalas, los medios de transporte sostenibles, los catering con ingredientes de “kilómetro cero”, el uso de envases reciclables o los alojamientos con un uso eficiente del agua y la energía pueden hacer que las compañías decanten la balanza a la hora de elegir un proveedor para sus eventos o viajes de empresa.

Un ejemplo de iniciativa relacionada con la sostenibilidad es la anunciada por Viajes El Corte Inglés y South Pole durante la última edición de FITUR. “NOW2030” consiste en el desarrollo de una herramienta digital con la que los clientes podrán conocer el impacto de sus viajes y compensar sus emisiones de CO2 mediante su contribución con proyectos de protección ambiental.

Contrarrestar el aumento de los costes

La inflación no es un secreto para nadie, pero la subida de costes afecta especialmente a los viajes en avión por la apreciación del dólar.  Las tarifas aumentan, pero limitar los viajes profesionales por ese motivo no está entre los planes a medio plazo.

Pero… Las empresas tienen que compensar esa diferencia de precio con estrategias que maximicen el retorno de la inversión, y la aceleración de la digitalización se sitúa entre las medidas prioritarias.

En este punto es importante recordar que la implantación de herramientas digitales, so bre todo especializadas en la gestión de viajes profesionales, ofrecen múltiples opciones de ahorro:

• Ayudan a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios, a saber en qué categorías se realizan más gastos (kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento…) o a calcular la ruta de carretera más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.
• La explotación de la información es fundamental para preparar una estrategia para optimizar el presupuesto. Las oportunidades de ahorro van desde conseguir tarifas más ventajosas (negociando con los proveedores habituales, por ejemplo) hasta el aprovechamiento de las ventajas fiscales, pasando por buscar alternativas más económicas de productos y servicios (tarjetas sin comisiones por uso en el extranjero o líneas móviles con las que no se dispare el uso de datos fuera de la UE).
• Además de lo anterior, proporcionan analíticas avanzadas que permiten mejorar el proceso de compra, sacar proyecciones de futuro, corregir posibles errores antes de que se produzcan, incluso anticiparse a cambios, tendencias e imprevistos.

“El 2023 se presenta como un año crucial para dar el salto hacia esas soluciones digitales que faciliten la conciliación de los viajes corporativos con la reducción de costes. Sólo a través de esa combinación se impedirán unos recortes que podrían comprometer la eficiencia de las compañías”, asegura Forns en este sentido.