En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
La prevención de riesgos laborales es un tema que la mayoría de las empresas se toman muy en serio. ¿Pero qué ocurre cuando los trabajadores se desplazan fuera de la oficina?
La prevención de riesgos laborales es un tema que la mayoría de las empresas se toman muy en serio. ¿Pero qué ocurre cuando los trabajadores se desplazan fuera de la oficina? Aquí entra en juego el conocido como Duty of Care.
El “Deber de Protección” hacia los viajeros de negocios es una obligación legal y moral que el departamento de Recursos Humanos no debe menospreciar. Hablamos de velar por la seguridad de los empleados cuando están en un entorno que no controlan.
La legislación española no habla específicamente del Duty of Care en los viajes de trabajo, pero es importante saber que la Ley 31/1995 de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales también es aplicable para los trabajadores en movilidad.
El artículo 14.2 de la citada ley, por ejemplo, establece lo siguiente: “En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo”.
También el artículo 40.2 de la Constitución Española habla de que los poderes públicos deben garantizar la seguridad e higiene en el trabajo.
Por tanto, las empresas tienen que tomar las medidas necesarias para proteger a los business travellers ante cualquier posible eventualidad.
¿Qué herramientas pueden ayudar a cumplir con esta obligación? Desde soluciones conectadas con las agencias de viajes para planificar los desplazamientos hasta aplicaciones de geolocalización, pasando por pólizas que garanticen la asistencia sanitaria.
También es fundamental que el departamento de Recursos Humanos cuente con un programa de gestión del Duty of Care. Estos son los puntos clave que no pueden faltar:
1. Dar una formación a todos los agentes implicados para que sepan cómo protegerse y cómo actuar en caso de emergencia.
2. Antes de cada viaje corporativo, hacer una evaluación de los posibles riesgos en el lugar de destino (por ciudad y país) e informar de las conclusiones a empresa y viajero.
3. En caso de que pueda existir un riesgo por muy pequeño que sea, es necesario diseñar una estrategia para minimizarlo. Puede ser algo tan sencillo como evitar los desplazamientos en transporte público.
4. Recopilar información sobre las leyes y costumbres de los países de destino y compartirla con los trabajadores.
5. Contar con herramientas que faciliten el seguimiento en tiempo real de las posibles amenazas para el trabajador desplazado.
6. Disponer de un servicio de asistencia en viaje 24 horas.
7. Contratar un seguro de viaje que cubra cualquier posible accidente/enfermedad y que tenga cobertura en cualquier parte del mundo.
8. Repasar el plan de Duty of Care de forma periódica para determinar si es necesario actualizarlo.
9. En la situación actual, a todo lo anterior hay que sumar el estar al día de las restricciones de viaje aplicadas en cada región y país.
10. Incluir este plan en la política de viajes de la compañía.
Las herramientas de digitalización y automatización pueden resultar de gran ayuda para garantizar el "Deber de Protección" en los viajes de negocios. Las de gestión de viajes, por ejemplo, se pueden personalizar para priorizar los desplazamientos que sean seguros para los viajeros.
A esto hay que sumar el hecho de que permiten saber en dónde están los trabajadores en cada momento, una funcionalidad muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia.
La transformación digital también es beneficiosa para cumplir con la parte de las políticas de viaje que afectan a las compañías. Es el caso de los límites de gasto. Las herramientas Fintech de gestión de gastos de viaje como Okticket permiten establecer umbrales de gasto por categoría y usuario.
¿El trabajador en movilidad ha hecho alguna compra que no se ajusta a las reglas de la organización? Siempre es posible establecer alertas. Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.
Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.
Asimismo, es importante destacar que la información queda guardada en un entorno seguro, por lo que la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.
Al ofrecer soluciones que les facilitan la vida, los empleados en movilidad están más predispuestos a cumplir las normas establecidas, lo que también contribuye a aumentar su seguridad.
Si hay un trámite mensual que las empresas no pueden retrasar es la gestión de nóminas. ¿Conoces las ventajas de implantar un software de gestión de nóminas?
Si hay un trámite mensual que las empresas no pueden retrasar es la gestión de nóminas. Sobra mencionar las razones que convierten a este proceso en uno de los más importantes, y cualquier pequeño error puede traer consecuencias.
Sueldos brutos, complementos salariales, seguros sociales, horas extra, retenciones, atrasos, bonus, anticipos, bonificaciones, pluses de antigüedad… La confección de las nóminas es un proceso complejo que implica dedicar tiempo. Sobre todo, cuando las organizaciones todavía utilizan sistemas locales.
La mejor forma de optimizar la gestión de las nóminas es utilizar un ERP específico. Ahora veremos los motivos.
1. Los procesos se automatizan, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos. Ya no tendrás que contratar este servicio de forma externa. ¡Y puedes programar el envío de las nóminas al equipo!
2. Se minimizan los errores de cálculo.
3. Como la información personal de cada empleado queda registrada, si se produce algún cambio en su circunstancia familiar este se traslada a la nómina de forma automática.
4. Los cambios internos, como pueden ser los convenios colectivos, también quedan reflejados en el ERP.
5. Cumplen con la legislación vigente y se adaptan a los cambios normativos, ya que se conectan con los sistemas de la Administración (RED, Cret@, Contrat@, Certific@2, DELTA…).
6. Se reducen los retrasos en el pago de los sueldos.
7. Es posible obtener informes personalizados y detallados (por convenios, por roles, por delegaciones, por categorías, etc.).
8. La información se guarda ordenada, en entornos seguros y permanece disponible para cuando las personas encargadas de la gestión de personal puedan consultarla. Imagínate poder acceder a convenios, nóminas antiguas, historiales de los empleados o plantillas de vacaciones en segundos.
9. Gracias a las herramientas de analítica, la dirección puede tomar decisiones basadas en datos reales. Incluso puede determinar si es mejor subcontratar un trabajo o contratar más personal.
10. Facilita la colaboración entre equipos, puesto que la información está en una única plataforma, a disposición del resto de departamentos.
11. Se ajustan a cualquier convenio.
12. Se adaptan a empresas de todos los tipos y tamaños.
13. Además de calcular automáticamente el porcentaje de retención de IRPF a aplicar a cada trabajador, es posible obtener las retenciones por periodos.
Pero estas soluciones no se limitan solamente a la gestión de nóminas. Muchas están pensadas para llevar a cabo todo el proceso de gestión de personal, desde contrataciones hasta finiquitos.
Lee también: 10 PROCESOS DE RRHH AUTOMATIZABLES
Además, los ERP’s de nóminas disponen de integración con el resto de los sistemas de gestión de la empresa, como el software de registro de la jornada laboral o el de digitalización de notas de gastos de viaje profesionales. Esto es especialmente útil en ciertas situaciones. Por ejemplo, si abonas los importes de las notas de gastos de viaje profesionales en la nómina.
En el mercado existen varios programas de gestión laboral y nóminas. Uno de los mejores es el de Sage 200. En Okticket ofrecemos integración sencilla, automática, bidireccional y evolutiva con su módulo de nóminas.
¿Qué quiere decir? Que la información de gastos de los empleados disponible en Okticket se sincroniza con la base de datos de Sage, y viceversa. Cuando un trabajador registra un gasto en Okticket y la hoja de gastos se aprueba, el conector añade ese gasto como incidencia de nómina en Sage (como importe o cuantía).
Además, nuestro conector evoluciona con el ERP y soporta todas sus actualizaciones.
Hoy en día hay áreas cuyos procesos están automatizados en la mayoría de las empresas. Pero todavía quedan determinados departamentos en los que sigue instaurada la gestión manual.
Hoy en día hay áreas cuyos procesos están automatizados en la mayoría de las empresas. Pero todavía quedan determinados departamentos en los que sigue instaurada la gestión manual.
Los procesos de RRHH forman parte de este grupo, pese a que se concentran un montón de tareas repetitivas, tediosas y que suponen una gran pérdida de tiempo.
Las consecuencias van desde la pérdida de información hasta la duplicidad de tareas, pasando por la disminución de productividad o los problemas de comunicación con el equipo.
En un artículo anterior ya adelantábamos que las prioridades en transformación digital de la gestión de personal pasaban por la digitalización de procesos internos.
En este post vamos a abordar más en profundidad este punto. ¿Son automatizables todos los procesos de RRHH? Prácticamente, sí. Veamos los más destacables.
Cuando queda una vacante en una empresa, lo habitual es publicar la oferta en alguna plataforma online. Linkedin, Infojobs, Headhunters… Las opciones son variadas.
¿Cómo sueles hacer la difusión de la oferta de empleo? Probablemente subas el texto a mano. También en esto la tecnología puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo.
Descripción de funciones, condiciones económicas, promoción… Todo lo que implica un proceso de selección se optimiza al máximo con la implementación de los softwares de reclutamiento y selección.
Las herramientas ATS (Applicant Tracking System) están pensadas para facilitar el proceso. ¿Qué pueden hacer? Entre otros:
Los controles de rendimiento, las encuestas de clima laboral o la obtención de mapas de calor también pueden realizarse de forma automatizada.
Pero la automatización no se acaba con la firma del contrato. Incluso el proceso de bienvenida a los nuevos empleados puede automatizarse. Tareas como el envío de credenciales para acceder a los programas o el registro del material entregado (portátil, monitor, móvil…) dejarán de ser repetitivas.
Los chatbots que responden de forma automática a preguntas frecuentes (cuál es la política de vacaciones, qué gastos de viaje son reembolsables, a cuánto asciende el importe de las dietas, etc.) también resulta de gran utilidad.
El registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, pero no existe una sola forma de realizarlo. Si quieres estar al tanto de las salidas y entradas del equipo sin tener que apostarte en la puerta, lo suyo es utilizar un software de control horario.
La mayoría permiten llevar un registro detallado de los permisos, las bajas laborales y las vacaciones. Cuando un empleado solicita una ausencia, el departamento de RRHH solo tiene que revisarlas y aprobarlas. Estas se integran directamente en el calendario.
A pesar de la importancia que tiene la gestión de las nóminas, muchas organizaciones siguen utilizando sistemas locales. ¿Qué ventajas ofrece la automatización de este proceso de Recursos Humanos?
Con tal cantidad de procesos de RRHH a gestionar, las montañas de documentos en papel a almacenar son inevitables. Si en vez de azetas ocupando espacio utilizas una solución de digitalización y gestión documental, esa misma información estará almacenada en la nube de forma segura y ordenada. Buscar un archivo determinado no te llevará nada.
Estas herramientas permiten digitalizar y automatizar todo tipo de documentos, incluidos facturas y tickets de gastos. Eso no solo beneficia al departamento de personal. Los propios empleados pueden ser usuarios, lo que contribuye a mejorar el clima laboral.
Pongamos el ejemplo de las notas de gastos de viaje. Llega fin de mes, el departamento financiero quiere cerrar la contabilidad y los trabajadores en movilidad no acaban de entregarle los tickets de gastos. Los exige una y otra vez. Cuando por fin los tiene, unos son antiguos, otros están borrosos y alguno excede el límite establecido en la política de gastos de viaje.
Mientras, el trabajador está molesto por tener que volver de un viaje y pasarse media mañana rellenando a mano las notas de gastos y grapando los tickets. Además, se ha dado cuenta de que ha perdido alguno y en contabilidad le dicen que ese dinero no se lo van a reembolsar. El mal rollo ya está creado.
Con lo fácil que sería contar con una herramienta de digitalización de gastos de viaje profesionales homologada por Hacienda.
LEE TAMBIÉN «LA IMPORTANCIA DE ESTABLECER UNA POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE»
Desde ofertas hasta contratos de trabajo, pasando por las nóminas. Los documentos que tienen que ser firmados por RRHH son muchos. La mejor forma de agilizar el proceso y dotarlo de mayor seguridad es utilizar una aplicación de firma electrónica.
En la actualidad existen un montón de plataformas LMS (Learning Management System). Estos programas facilitan la formación a distancia.
Ofrecen una serie de funcionalidades muy útiles para RRHH, como puede ser la obtención de información de trabajadores que han completado un curso determinado o la realización de evaluaciones de desempeño.
Gracias a estos sistemas, las compañías pueden anticipar las carencias de la plantilla. Imagínate que vas a implementar una nueva herramienta digital. ¿Sabes con seguridad que todos los empleados tienen las habilidades como para hacerse con ella sin problema?
¿Quieres fomentar el buen rollo entre los empleados? Los canales de comunicación interna invitan a la participación y colaboración. Muchos programas de gestión de personal incluyen un módulo específico para este fin.
Algo tan importante para la organización empresarial como es la definición del organigrama también es más eficiente si dispones de una herramienta de diseño y gestión de funciones.
Además de proporcionar un mapa con los diferentes roles para que los empleados puedan saber a quién dirigirse en cada situación, estos programas permiten la carga de fichas con información del equipo, registran las interacciones y se integran con el software de nóminas.
Para elaborar los presupuestos es fundamental conocer cuáles son las necesidades del equipo. También para ello existe softwares específicos.
¿Estás abierto a las posibilidades que te ofrecen las herramientas de digitalización y automatización para optimizar los procesos de RRHH?
El rol de los directores financieros ha ido cambiando conforme ha ido evolucionado la transformación digital. Han pasado de ser CFO a CFSO, de gestores a asesores.
Hasta hace poco eran los mejores gestionado el ERP y manejando el Excel. Los números eran su zona de confort y ahí han estado desde siempre. Pero los CFO ya no son solo esas personas sobre quienes recae la responsabilidad de analizar la situación financiera de la empresa para optimizar costes.
El rol de los directores financieros ha ido cambiando conforme ha ido evolucionado la transformación digital. Hoy tienen una visión estratégica de toda la compañía. Han pasado de ser CFO (Chief Financial Officer) a CFSO (Chief Financial Strategy Officer), de ser gestores a ser asesores de confianza del CEO.
Los CFSO se caracterizan porque no solo tienen capacidad para interpretar números. También han adquirido nuevas habilidades tecnológicas y tienen un conocimiento profundo de la compañía.
¿Qué han necesitado para lograr esa función estratégica que se les demanda? De mano, enfrentarse a una transformación no solo digital, también personal.
Los siguientes pasos van desde reforzar el departamento financiero con perfiles más tecnológicos hasta implantar herramientas Fintech que simplifiquen su gestión. Es por ello que los CFO tienen que colaborar estrechamente con los CIO. Los primeros deciden. Los segundos, ejecutan.
Lee también: Las prioridades de los CFO en la transformación digital
En este camino que han ido recorriendo durante los últimos años para ser agentes del cambio ha tenido que ampliar sus responsabilidades y trabajar en sus habilidades de liderazgo y comunicación. ¿Qué aptitudes son necesarias para poder desempeñar las funciones de un CFO? Entre otras:
Este último punto es fundamental, puesto que la transformación digital en el área de finanzas permite realizar análisis avanzados sin importar el volumen de datos manejados, además de reducir el tiempo de gestión de los procesos más transaccionales debido a la automatización.
Gracias a esta nueva atribución han conseguido instaurar cambios organizacionales que han cristalizado en empresas cada vez más competitivas. Y todo ello sin perder de vista el control de las actividades financieras.
Las herramientas Fintech, el Big Data, las soluciones de IA, los sistemas de Business Intelligence o la tecnología Blockchain bien utilizados han jugado un papel fundamental a la hora de tomar decisiones inteligentes, incluso de anticiparse a posibles eventualidades.
Para maximizar su eficiencia, los directores financieros necesitan que todas estas herramientas les permitan reunir datos actualizados de fuentes fiables y presentarlos de forma ordenada.
Es el caso de Okticket. Más de 350.000 usuarios ya saben lo que es ahorrar tiempo a los empleados (ha desarrollado el sistema de reconocimiento más potente del mercado) y recursos a las organizaciones. Al mismo tiempo, se benefician de múltiples ventajas estratégicas: control de los presupuestos, cumplimiento de la política de gastos de la empresa, detección de oportunidades de ahorro, etc.
La información es conocimiento, es poder. Y cuando entra en juego la economía de la empresa, cobra más relevancia si cabe.
Cuando un trabajador realiza un viaje de negocios, incurre en unos gastos que posteriormente tienen que ser abonados por la empresa. ¿Cómo se realiza ese reembolso?
Cuando un trabajador realiza un viaje de negocios, incurre en unos gastos que posteriormente tienen que ser abonados por la empresa. ¿Cómo se realiza ese reembolso?
Hay que dejar claro que los gastos de viaje son compensatorios, no están sujetos a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.
No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados, con independencia de si forman parte o no de la base de cotización. Lo hacen mediante los ficheros CRA.
También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)
Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.
Cuando hablamos de dietas, estamos incluyendo todos los gastos de manutención y alojamiento imputables a los desplazamientos por motivos laborales. Para el alojamiento no existen límites económicos, basta con pedir el justificante.
En cuanto a la manutención, los importes exentos de IRPF son los siguientes:
En el extranjero, las cantidades máximas exentas ascienden hasta los 48,08 euros sin pernocta y los 91,35 euros con pernocta.
Es importante recalcar que estos gastos de estancia y manutención tienen que realizarse en establecimientos hosteleros ubicados en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del de residencia del trabajador. Por eso es importante acreditar el día, el lugar y el motivo del viaje.
Con respecto al kilometraje, los empleados nómadas tendrán que pagar IRPF solo si la cantidad abonada por la empresa excede de los 0,19 euros por kilómetro recorrido (En el País Vasco y Navarra el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente.)
¿Tu empresa tiene establecida una cantidad mayor? Entonces los trabajadores tendrán que cotizar por esos euros de diferencia.
Pero que un gasto de viaje no esté sujeto a retención no quiere decir que no tenga que comunicarse. También contabilizarse en los asientos contables correspondientes. ¿Cuáles son? Depende de la fórmula elegida para el reembolso.
Si la empresa abona directamente los gastos de locomoción, de manutención y de hospedaje, el asiento tiene que realizarlo en función del tipo de gasto.
Una opción muy habitual es abonar los gastos de viaje en la nómina de los trabajadores. Las empresas que lo hacen de esta forma tienen que contabilizar los importes en una cuenta separada e individualizada por empleado.
Además, deben tener en cuenta que necesitan guardar los justificantes para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la compañía.
Lo ideal es contar con una solución de digitalización de gastos de viajes profesionales e integrar esos gastos con el ERP de nóminas de la empresa. De esta forma, los tickets y facturas digitalizados quedan guardados en un entorno cloud seguros, accesibles en cualquier momento. Al mismo tiempo, su contabilización se realiza de forma automática.
Realizar de forma inteligente los asientos contables de las nóminas va más allá de cumplir con las obligaciones legales. Algunos beneficios destacables:
¿Tienes que enfrentarte a una auditoría contable? No te pierdas los siguientes tips que hemos preparado para ti.
Ya sea de manera voluntaria o por obligación legal, las compañías tienen que pasar por una auditoría contable para certificar que las cuentas están en orden. Además, contar con una información financiera al día y transparente, es fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.
¿Tienes que enfrentarte a una auditoría contable? Como sabes, el proceso consta de varias fases.
1. Planificación. Algunas cuestiones a tener en cuenta antes de la auditoría:
2. Recopilación de pruebas.
3. Organización de la información.
4. Procesamiento y evaluación de los datos. En este punto, el auditor puede solicitar documentación complementaria o pedir que le entregues justificantes de ciertas operaciones.
5. Presentación de conclusiones.
Mantener al día todos los gastos de empresa, junto con la documentación que los respalde, es fundamental para superar una auditoría contable. Sobra decir el impacto que puede tener un informe favorable a la hora de obtener financiación bancaria, negociar con inversores o ser puntuado por las agencias de calificación.
¿Es posible llevar un control efectivo? Sí. ¿Cómo? La respuesta es: Tecnología.
Llegados a este punto es importante señalar que muchas compañías todavía gestionan los trámites administrativos de forma manual. Como consecuencia, es más difícil llevar a cabo una auditoría contable. Al mismo tiempo, aumenta el riesgo de que se produzcan irregularidades y de sufrir fraude interno.
Automatización de procesos robóticos (RPA), Big Data e Inteligencia Artificial (incluyendo Deep Learning y Machine Learning) son tecnologías que deberías aplicar si quieres mejorar los procesos de auditoría. Cada una aporta unos beneficios específicos. Todas juntas, forman un equipo perfecto.
En esta clasificación encontramos, entre otras, las soluciones de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Qué ofrece esta tecnología?
Como consecuencia de todo lo anteriormente listado, aumenta la productividad, la eficiencia y la calidad en los procesos de auditoría contable.
Y al utilizar adecuadamente el Big Data y la Inteligencia Artificial, los auditores pueden identificar el nivel de riesgo de la compañía incluso durante la fase de planificación.
Estas tecnologías facilitan también la identificación de anomalías por departamentos. No solo eso. Los datos pueden inspeccionarse continuamente, según se van recopilando. De esta forma, se minimiza el riesgo de que se produzcan irregularidades contables, ya sea por errores inintencionados o por fraude interno.
Al final, todo ello redundará en la elaboración de un informe mucho más objetivo, completo y preciso, sin que por ello tengas que pagar más dinero.
Acortar los flujos de aprobación y limitar los medios de pago permitidos también pueden ayudar a los departamentos financieros a estar preparados ante una auditoría contable. De hecho, lo ideal sería contar con tarjetas de empresa, ya que es posible saber quién ha gastado cuánto, dónde y en qué.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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