¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
Hoy en día hay áreas cuyos procesos están automatizados en la mayoría de las empresas. Pero todavía quedan determinados departamentos en los que sigue instaurada la gestión manual.
Hoy en día hay áreas cuyos procesos están automatizados en la mayoría de las empresas. Pero todavía quedan determinados departamentos en los que sigue instaurada la gestión manual.
Los procesos de RRHH forman parte de este grupo, pese a que se concentran un montón de tareas repetitivas, tediosas y que suponen una gran pérdida de tiempo.
Las consecuencias van desde la pérdida de información hasta la duplicidad de tareas, pasando por la disminución de productividad o los problemas de comunicación con el equipo.
En un artículo anterior ya adelantábamos que las prioridades en transformación digital de la gestión de personal pasaban por la digitalización de procesos internos.
En este post vamos a abordar más en profundidad este punto. ¿Son automatizables todos los procesos de RRHH? Prácticamente, sí. Veamos los más destacables.
Cuando queda una vacante en una empresa, lo habitual es publicar la oferta en alguna plataforma online. Linkedin, Infojobs, Headhunters… Las opciones son variadas.
¿Cómo sueles hacer la difusión de la oferta de empleo? Probablemente subas el texto a mano. También en esto la tecnología puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo.
Descripción de funciones, condiciones económicas, promoción… Todo lo que implica un proceso de selección se optimiza al máximo con la implementación de los softwares de reclutamiento y selección.
Las herramientas ATS (Applicant Tracking System) están pensadas para facilitar el proceso. ¿Qué pueden hacer? Entre otros:
Los controles de rendimiento, las encuestas de clima laboral o la obtención de mapas de calor también pueden realizarse de forma automatizada.
Pero la automatización no se acaba con la firma del contrato. Incluso el proceso de bienvenida a los nuevos empleados puede automatizarse. Tareas como el envío de credenciales para acceder a los programas o el registro del material entregado (portátil, monitor, móvil…) dejarán de ser repetitivas.
Los chatbots que responden de forma automática a preguntas frecuentes (cuál es la política de vacaciones, qué gastos de viaje son reembolsables, a cuánto asciende el importe de las dietas, etc.) también resulta de gran utilidad.
El registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, pero no existe una sola forma de realizarlo. Si quieres estar al tanto de las salidas y entradas del equipo sin tener que apostarte en la puerta, lo suyo es utilizar un software de control horario.
La mayoría permiten llevar un registro detallado de los permisos, las bajas laborales y las vacaciones. Cuando un empleado solicita una ausencia, el departamento de RRHH solo tiene que revisarlas y aprobarlas. Estas se integran directamente en el calendario.
A pesar de la importancia que tiene la gestión de las nóminas, muchas organizaciones siguen utilizando sistemas locales. ¿Qué ventajas ofrece la automatización de este proceso de Recursos Humanos?
Con tal cantidad de procesos de RRHH a gestionar, las montañas de documentos en papel a almacenar son inevitables. Si en vez de azetas ocupando espacio utilizas una solución de digitalización y gestión documental, esa misma información estará almacenada en la nube de forma segura y ordenada. Buscar un archivo determinado no te llevará nada.
Estas herramientas permiten digitalizar y automatizar todo tipo de documentos, incluidos facturas y tickets de gastos. Eso no solo beneficia al departamento de personal. Los propios empleados pueden ser usuarios, lo que contribuye a mejorar el clima laboral.
Pongamos el ejemplo de las notas de gastos de viaje. Llega fin de mes, el departamento financiero quiere cerrar la contabilidad y los trabajadores en movilidad no acaban de entregarle los tickets de gastos. Los exige una y otra vez. Cuando por fin los tiene, unos son antiguos, otros están borrosos y alguno excede el límite establecido en la política de gastos de viaje.
Mientras, el trabajador está molesto por tener que volver de un viaje y pasarse media mañana rellenando a mano las notas de gastos y grapando los tickets. Además, se ha dado cuenta de que ha perdido alguno y en contabilidad le dicen que ese dinero no se lo van a reembolsar. El mal rollo ya está creado.
Con lo fácil que sería contar con una herramienta de digitalización de gastos de viaje profesionales homologada por Hacienda.
LEE TAMBIÉN «LA IMPORTANCIA DE ESTABLECER UNA POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE»
Desde ofertas hasta contratos de trabajo, pasando por las nóminas. Los documentos que tienen que ser firmados por RRHH son muchos. La mejor forma de agilizar el proceso y dotarlo de mayor seguridad es utilizar una aplicación de firma electrónica.
En la actualidad existen un montón de plataformas LMS (Learning Management System). Estos programas facilitan la formación a distancia.
Ofrecen una serie de funcionalidades muy útiles para RRHH, como puede ser la obtención de información de trabajadores que han completado un curso determinado o la realización de evaluaciones de desempeño.
Gracias a estos sistemas, las compañías pueden anticipar las carencias de la plantilla. Imagínate que vas a implementar una nueva herramienta digital. ¿Sabes con seguridad que todos los empleados tienen las habilidades como para hacerse con ella sin problema?
¿Quieres fomentar el buen rollo entre los empleados? Los canales de comunicación interna invitan a la participación y colaboración. Muchos programas de gestión de personal incluyen un módulo específico para este fin.
Algo tan importante para la organización empresarial como es la definición del organigrama también es más eficiente si dispones de una herramienta de diseño y gestión de funciones.
Además de proporcionar un mapa con los diferentes roles para que los empleados puedan saber a quién dirigirse en cada situación, estos programas permiten la carga de fichas con información del equipo, registran las interacciones y se integran con el software de nóminas.
Para elaborar los presupuestos es fundamental conocer cuáles son las necesidades del equipo. También para ello existe softwares específicos.
¿Estás abierto a las posibilidades que te ofrecen las herramientas de digitalización y automatización para optimizar los procesos de RRHH?
El rol de los directores financieros ha ido cambiando conforme ha ido evolucionado la transformación digital. Han pasado de ser CFO a CFSO, de gestores a asesores.
Hasta hace poco eran los mejores gestionado el ERP y manejando el Excel. Los números eran su zona de confort y ahí han estado desde siempre. Pero los CFO ya no son solo esas personas sobre quienes recae la responsabilidad de analizar la situación financiera de la empresa para optimizar costes.
El rol de los directores financieros ha ido cambiando conforme ha ido evolucionado la transformación digital. Hoy tienen una visión estratégica de toda la compañía. Han pasado de ser CFO (Chief Financial Officer) a CFSO (Chief Financial Strategy Officer), de ser gestores a ser asesores de confianza del CEO.
Los CFSO se caracterizan porque no solo tienen capacidad para interpretar números. También han adquirido nuevas habilidades tecnológicas y tienen un conocimiento profundo de la compañía.
¿Qué han necesitado para lograr esa función estratégica que se les demanda? De mano, enfrentarse a una transformación no solo digital, también personal.
Los siguientes pasos van desde reforzar el departamento financiero con perfiles más tecnológicos hasta implantar herramientas Fintech que simplifiquen su gestión. Es por ello que los CFO tienen que colaborar estrechamente con los CIO. Los primeros deciden. Los segundos, ejecutan.
Lee también: Las prioridades de los CFO en la transformación digital
En este camino que han ido recorriendo durante los últimos años para ser agentes del cambio ha tenido que ampliar sus responsabilidades y trabajar en sus habilidades de liderazgo y comunicación. ¿Qué aptitudes son necesarias para poder desempeñar las funciones de un CFO? Entre otras:
Este último punto es fundamental, puesto que la transformación digital en el área de finanzas permite realizar análisis avanzados sin importar el volumen de datos manejados, además de reducir el tiempo de gestión de los procesos más transaccionales debido a la automatización.
Gracias a esta nueva atribución han conseguido instaurar cambios organizacionales que han cristalizado en empresas cada vez más competitivas. Y todo ello sin perder de vista el control de las actividades financieras.
Las herramientas Fintech, el Big Data, las soluciones de IA, los sistemas de Business Intelligence o la tecnología Blockchain bien utilizados han jugado un papel fundamental a la hora de tomar decisiones inteligentes, incluso de anticiparse a posibles eventualidades.
Para maximizar su eficiencia, los directores financieros necesitan que todas estas herramientas les permitan reunir datos actualizados de fuentes fiables y presentarlos de forma ordenada.
Es el caso de Okticket. Más de 350.000 usuarios ya saben lo que es ahorrar tiempo a los empleados (ha desarrollado el sistema de reconocimiento más potente del mercado) y recursos a las organizaciones. Al mismo tiempo, se benefician de múltiples ventajas estratégicas: control de los presupuestos, cumplimiento de la política de gastos de la empresa, detección de oportunidades de ahorro, etc.
La información es conocimiento, es poder. Y cuando entra en juego la economía de la empresa, cobra más relevancia si cabe.
Cuando un trabajador realiza un viaje de negocios, incurre en unos gastos que posteriormente tienen que ser abonados por la empresa. ¿Cómo se realiza ese reembolso?
Cuando un trabajador realiza un viaje de negocios, incurre en unos gastos que posteriormente tienen que ser abonados por la empresa. ¿Cómo se realiza ese reembolso?
Hay que dejar claro que los gastos de viaje son compensatorios, no están sujetos a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.
No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados, con independencia de si forman parte o no de la base de cotización. Lo hacen mediante los ficheros CRA.
También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)
Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.
Cuando hablamos de dietas, estamos incluyendo todos los gastos de manutención y alojamiento imputables a los desplazamientos por motivos laborales. Para el alojamiento no existen límites económicos, basta con pedir el justificante.
En cuanto a la manutención, los importes exentos de IRPF son los siguientes:
En el extranjero, las cantidades máximas exentas ascienden hasta los 48,08 euros sin pernocta y los 91,35 euros con pernocta.
Es importante recalcar que estos gastos de estancia y manutención tienen que realizarse en establecimientos hosteleros ubicados en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del de residencia del trabajador. Por eso es importante acreditar el día, el lugar y el motivo del viaje.
Con respecto al kilometraje, los empleados nómadas tendrán que pagar IRPF solo si la cantidad abonada por la empresa excede de los 0,19 euros por kilómetro recorrido (En el País Vasco y Navarra el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente.)
¿Tu empresa tiene establecida una cantidad mayor? Entonces los trabajadores tendrán que cotizar por esos euros de diferencia.
Pero que un gasto de viaje no esté sujeto a retención no quiere decir que no tenga que comunicarse. También contabilizarse en los asientos contables correspondientes. ¿Cuáles son? Depende de la fórmula elegida para el reembolso.
Si la empresa abona directamente los gastos de locomoción, de manutención y de hospedaje, el asiento tiene que realizarlo en función del tipo de gasto.
Una opción muy habitual es abonar los gastos de viaje en la nómina de los trabajadores. Las empresas que lo hacen de esta forma tienen que contabilizar los importes en una cuenta separada e individualizada por empleado.
Además, deben tener en cuenta que necesitan guardar los justificantes para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la compañía.
Lo ideal es contar con una solución de digitalización de gastos de viajes profesionales e integrar esos gastos con el ERP de nóminas de la empresa. De esta forma, los tickets y facturas digitalizados quedan guardados en un entorno cloud seguros, accesibles en cualquier momento. Al mismo tiempo, su contabilización se realiza de forma automática.
Realizar de forma inteligente los asientos contables de las nóminas va más allá de cumplir con las obligaciones legales. Algunos beneficios destacables:
¿Tienes que enfrentarte a una auditoría contable? No te pierdas los siguientes tips que hemos preparado para ti.
Ya sea de manera voluntaria o por obligación legal, las compañías tienen que pasar por una auditoría contable para certificar que las cuentas están en orden. Además, contar con una información financiera al día y transparente, es fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.
¿Tienes que enfrentarte a una auditoría contable? Como sabes, el proceso consta de varias fases.
1. Planificación. Algunas cuestiones a tener en cuenta antes de la auditoría:
2. Recopilación de pruebas.
3. Organización de la información.
4. Procesamiento y evaluación de los datos. En este punto, el auditor puede solicitar documentación complementaria o pedir que le entregues justificantes de ciertas operaciones.
5. Presentación de conclusiones.
Mantener al día todos los gastos de empresa, junto con la documentación que los respalde, es fundamental para superar una auditoría contable. Sobra decir el impacto que puede tener un informe favorable a la hora de obtener financiación bancaria, negociar con inversores o ser puntuado por las agencias de calificación.
¿Es posible llevar un control efectivo? Sí. ¿Cómo? La respuesta es: Tecnología.
Llegados a este punto es importante señalar que muchas compañías todavía gestionan los trámites administrativos de forma manual. Como consecuencia, es más difícil llevar a cabo una auditoría contable. Al mismo tiempo, aumenta el riesgo de que se produzcan irregularidades y de sufrir fraude interno.
Automatización de procesos robóticos (RPA), Big Data e Inteligencia Artificial (incluyendo Deep Learning y Machine Learning) son tecnologías que deberías aplicar si quieres mejorar los procesos de auditoría. Cada una aporta unos beneficios específicos. Todas juntas, forman un equipo perfecto.
En esta clasificación encontramos, entre otras, las soluciones de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Qué ofrece esta tecnología?
Como consecuencia de todo lo anteriormente listado, aumenta la productividad, la eficiencia y la calidad en los procesos de auditoría contable.
Y al utilizar adecuadamente el Big Data y la Inteligencia Artificial, los auditores pueden identificar el nivel de riesgo de la compañía incluso durante la fase de planificación.
Estas tecnologías facilitan también la identificación de anomalías por departamentos. No solo eso. Los datos pueden inspeccionarse continuamente, según se van recopilando. De esta forma, se minimiza el riesgo de que se produzcan irregularidades contables, ya sea por errores inintencionados o por fraude interno.
Al final, todo ello redundará en la elaboración de un informe mucho más objetivo, completo y preciso, sin que por ello tengas que pagar más dinero.
Acortar los flujos de aprobación y limitar los medios de pago permitidos también pueden ayudar a los departamentos financieros a estar preparados ante una auditoría contable. De hecho, lo ideal sería contar con tarjetas de empresa, ya que es posible saber quién ha gastado cuánto, dónde y en qué.
¿Tienes un correo de Gmail, utilizas el Office 365, almacenas información en el Drive o has diseñado tu web en Wordpress? Todos ellos son modelos de negocio SaaS. ¿A que te resultan muy útiles?
¿Tienes un correo de Gmail, utilizas el Office 365, almacenas información en el Drive o has diseñado tu web en Wordpress? Todos ellos son modelos de negocio SaaS (Software as a Service). ¿A que te resultan muy útiles? Pues sus aplicaciones van mucho más allá de los ejemplos mencionados.
De hecho, el SaaS es una de las modalidades más conocidas del cloud computing. Asimismo, este tipo de soluciones son altamente demandadas por las organizaciones que apuestan por impulsar la transformación digital. ¿Por qué? Lo veremos en detalle más abajo, pero resumimos la respuesta en 5 palabras: rentabilidad, flexibilidad, escalabilidad, seguridad y movilidad.
Desde autónomos hasta grandes empresas…. Pagar una cuota mensual o anual por el uso de un software es más atractivo que invertir grandes sumas de dinero en infraestructuras complejas que pueden suponer un lastre de cara al futuro.
Las estadísticas lo corroboran. Algunas cifras:
Esta tendencia al alza no debería extrañarnos, dadas las ventajas que el modelo de negocio SaaS ofrece para las organizaciones:
Al principio de este artículo adelantábamos el gran impulso que van a experimentar a lo largo de este año los servicios SaaS. La extensión de su uso responde principalmente al aumento de las necesidades de mejora de la productividad y de las operaciones empresariales.
Los presupuestos destinados a implementar softwares se incrementarán, sobre todo si se ajustan a lo que las organizaciones están demandando: SaaS vertical, soluciones centradas en el cliente, herramientas modulares, interoperabilidad a través de las API, integraciones con otros sistemas, obtención de métricas, tecnologías emergentes (IA, IoT, blockchain, VR, AR...) o soluciones de ecommerce bajo demanda, entre otros.
¿Estás buscando un proveedor SaaS para optimizar la gestión de gastos de viaje? Te escuchamos.
Hoy se celebra el día Mundial de la Industria de Reuniones. Podría ser una fecha más en el calendario, pero este año tiene un significado especial para el sector turístico.
Hoy se celebra el día Mundial de la Industria de Reuniones. Podría ser una fecha más en el calendario, pero este año tiene un significado especial para el sector turístico. Desde ya, comienza la cuenta adelante para acelerar la reactivación del Business Travel en general y el turismo MICE en particular.
Solo en Estados Unidos, antes de la pandemia, el turismo de reuniones representaba entre el 40% y el 60% del gasto en viajes (fuente: Meetings Mean Business).
Otro dato importante: las empresas del sector defienden que cuatro de cada cinco decisiones empresariales se toman en viajes de negocios presenciales. De ahí la importancia de que estos vuelvan a normalizarse.
Pero ya sabemos que no van a ser como antes. Los viajeros de negocios tienen prioridades diferentes, y las organizaciones deben innovar para hacer frente a un nuevo escenario.
Hace unos días, Madrid Network organizaba una mesa redonda titulada “La productividad y creatividad como factores clave del Business Travel”. A lo largo de las diferentes intervenciones, quedó patente la necesidad de ser creativo para lograr el bienestar de los empleados nómadas y con ello, aumentar la productividad.
Una forma de ser eficientes es seleccionar “los viajes que marquen la diferencia”, en palabras de Antonio López de Ávila, CEO Tourism Data Driven Solutions. Es consciente de que todas las herramientas para reuniones virtuales que tenemos a nuestra disposición van a provocar que algunos viajes se replanteen, pero “hay reuniones que hay que hacer en persona, porque surgen cosas que no ocurren en una reunión online”.
El reto es ir visualizando cuál va a ser el nuevo proceso de los viajes de negocio e innovar para que estos sean más eficientes, cómodos y productivos.
Además de mejorar el bienestar de los empleados en movilidad, soluciones como las aplicaciones de digitalización de gastos de viaje o las online booking tools son claves para obtener una trazabilidad de la información.
También ofrecen datos, fundamentales para hacer un seguimiento a los viajeros de negocios, saber dónde están y si tienen algún tipo de necesidad para solventar la situación. “A lo que no se mide, no se pueden poner objetivos”, reflexiona en este sentido Raquel Gutiérrez, Global Manager Outsourced de Amex GBT.
Desde el punto de vista de los travel managers, las analíticas son imprescindibles para “negociar con los proveedores, hacer un seguimiento de esas negociaciones y tener en cuenta las nuevas necesidades para seguir negociando”.
En esta búsqueda por aumentar la productividad no pueden faltar las herramientas tecnológicas. “Lo que estamos haciendo es incorporar tecnologías de otros sectores y traerlos al Business Travel para que los trabajadores tengan mejor vida. Los empleados felices son más productivos. Al final, una cosa va ligada a la otra”, afirma.
Un ejemplo son las aplicaciones de telemedicina, que permiten que un empleado en movilidad pueda llamar a su médico desde otro país, o por los menos contactar con uno que hable su idioma.
Otras apps de ayuda al viajero de negocios son, desde su punto de vista, las pensadas para gestionar gastos de viaje, ya que “la justificación de gastos nos da a todos dolor de cabeza”.
En esta búsqueda por aumentar la productividad no pueden faltar las herramientas tecnológicas. “Lo que estamos haciendo es incorporar tecnologías de otros sectores y traerlos al Business Travel para que los trabajadores tengan mejor vida. Los empleados felices son más productivos. Al final, una cosa va ligada a la otra”, afirma.
Un ejemplo son las aplicaciones de telemedicina, que permiten que un empleado en movilidad pueda llamar a su médico desde otro país, o por los menos contactar con uno que hable su idioma.
Otras apps de ayuda al viajero de negocios son, desde su punto de vista, las pensadas para gestionar gastos de viaje, ya que “la justificación de gastos nos da a todos dolor de cabeza”.
Además de mejorar el bienestar de los empleados en movilidad, soluciones como las aplicaciones de digitalización de gastos de viaje o las online booking tools son claves para obtener una trazabilidad de la información.
También ofrecen datos, fundamentales para hacer un seguimiento a los viajeros de negocios, saber dónde están y si tienen algún tipo de necesidad para solventar la situación. “A lo que no se mide, no se pueden poner objetivos”, reflexiona en este sentido Raquel Gutiérrez, Global Manager Outsourced de Amex GBT.
Desde el punto de vista de los travel managers, las analíticas son imprescindibles para “negociar con los proveedores, hacer un seguimiento de esas negociaciones y tener en cuenta las nuevas necesidades para seguir negociando”.
A estas metodologías han sumado ahora herramientas de neuromarketing que les han ayudado a afrontar la vuelta a los viajes corporativos. Andre Ibáñez, Global Travel & Expense Technology de MAXAM, explica que su compañía clasificó a los empleados en ocho personalidades tras hacerles varias preguntas y analizar sus respuestas: cauto, aventurero, introvertido, extrovertido, intuitivo, sentimental, pensativo y analítico. En función de su personalidad, les fueron dando informaciones adaptadas.
Por ejemplo, al extrovertido le indicaron qué se puede encontrar en destino; al introvertido, le ofrecieron cápsulas para estar en el hotel; al analítico, le dijeron cómo iba a ser el viaje desde el principio hasta el fin.
“Adaptamos los viajes a cada perfil. Esta labor de neuromarketing nos ha ayudado mucho para que puedan estar tranquilos y disfrutar del viaje de empresa”, asegura.
Para Marta Parrilla, CEO de Biempro, la creatividad y el bienestar no son una moda, sino una respuesta a un problema real. “De la noche a la mañana nos hemos tenido que reinventar. Esto ha generado un impacto importante en la psicología de las personas. Para ser creativos tenemos que estar en un entorno psicológicamente seguros, estar tranquilos. Por eso es necesario crear entornos que ayuden a los equipos a poder avanzar de manera creativa y con bienestar psicológico”.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
Ver funcionalidades