Duty of Care: ¿Cómo debe velar la empresa por el trabajador en movilidad?

La prevención de riesgos laborales es un tema que la mayoría de las empresas se toman muy en serio. ¿Pero qué ocurre cuando los trabajadores se desplazan fuera de la oficina? Aquí entra en juego el conocido como Duty of Care.

El “Deber de Protección” hacia los viajeros de negocios es una obligación legal y moral que el departamento de Recursos Humanos no debe menospreciar. Hablamos de velar por la seguridad de los empleados cuando están en un entorno que no controlan.

La legislación española no habla específicamente del Duty of Care en los viajes de trabajo, pero es importante saber que la Ley 31/1995 de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales también es aplicable para los trabajadores en movilidad.

El artículo 14.2 de la citada ley, por ejemplo, establece lo siguiente: “En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo”.

También el artículo 40.2 de la Constitución Española habla de que los poderes públicos deben garantizar la seguridad e higiene en el trabajo.

Por tanto, las empresas tienen que tomar las medidas necesarias para proteger a los business travellers ante cualquier posible eventualidad.

¿Qué herramientas pueden ayudar a cumplir con esta obligación? Desde soluciones conectadas con las agencias de viajes para planificar los desplazamientos hasta aplicaciones de geolocalización, pasando por pólizas que garanticen la asistencia sanitaria.

¿Qué incluye un Plan de Duty of Care?

También es fundamental que el departamento de Recursos Humanos cuente con un programa de gestión del Duty of Care. Estos son los puntos clave que no pueden faltar:

1. Dar una formación a todos los agentes implicados para que sepan cómo protegerse y cómo actuar en caso de emergencia.

2. Antes de cada viaje corporativo, hacer una evaluación de los posibles riesgos en el lugar de destino (por ciudad y país) e informar de las conclusiones a empresa y viajero.

3. En caso de que pueda existir un riesgo por muy pequeño que sea, es necesario diseñar una estrategia para minimizarlo. Puede ser algo tan sencillo como evitar los desplazamientos en transporte público.

4. Recopilar información sobre las leyes y costumbres de los países de destino y compartirla con los trabajadores.

5. Contar con herramientas que faciliten el seguimiento en tiempo real de las posibles amenazas para el trabajador desplazado.

6. Disponer de un servicio de asistencia en viaje 24 horas.

7. Contratar un seguro de viaje que cubra cualquier posible accidente/enfermedad y que tenga cobertura en cualquier parte del mundo.

8. Repasar el plan de Duty of Care de forma periódica para determinar si es necesario actualizarlo.

9. En la situación actual, a todo lo anterior hay que sumar el estar al día de las restricciones de viaje aplicadas en cada región y país.

10. Incluir este plan en la política de viajes de la compañía.

Las ventajas de la transformación digital en la gestión de riesgos de viaje

Las herramientas de digitalización y automatización pueden resultar de gran ayuda para garantizar el "Deber de Protección" en los viajes de negocios. Las de gestión de viajes, por ejemplo, se pueden personalizar para priorizar los desplazamientos que sean seguros para los viajeros.

A esto hay que sumar el hecho de que permiten saber en dónde están los trabajadores en cada momento, una funcionalidad muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia.

La transformación digital también es beneficiosa para cumplir con la parte de las políticas de viaje que afectan a las compañías. Es el caso de los límites de gasto. Las herramientas Fintech de gestión de gastos de viaje como Okticket permiten establecer umbrales de gasto por categoría y usuario.

¿El trabajador en movilidad ha hecho alguna compra que no se ajusta a las reglas de la organización? Siempre es posible establecer alertas. Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.

Asimismo, es importante destacar que la información queda guardada en un entorno seguro, por lo que la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.

Al ofrecer soluciones que les facilitan la vida, los empleados en movilidad están más predispuestos a cumplir las normas establecidas, lo que también contribuye a aumentar su seguridad.