¿Tu empresa sigue adelantando dinero de sus cuentas personales a los empleados? ¿Los procesos de reembolso tardan semanas? ¿La gestión de notas de gastos se ha vuelto un proceso tedioso? Si respondiste sí, es momento de considerar implementar tarjetas de crédito para gastos de empresa, la solución que está revolucionando la forma en que las organizaciones gestionan los desplazamientos profesionales y los gastos corporativos.

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Las tarjetas de crédito para gastos de empresa no son simples medios de pago. Son herramientas estratégicas diseñadas específicamente para simplificar la gestión de gastos de viaje, mejorar el control financiero corporativo y automatizar procesos que tradicionalmente consumían horas valiosas del departamento de administración.

¿Qué es una tarjeta de crédito para gastos de empresa?

Una tarjeta de crédito para gastos de empresa es un medio de pago corporativo diseñado específicamente para cubrir los gastos profesionales de los empleados durante viajes de negocios, compras corporativas y otros desembolsos relacionados con la actividad empresarial.

A diferencia de las tarjetas de crédito personales o las tarjetas bancarias tradicionales, estas soluciones ofrecen:

• Control centralizado del gasto por parte del departamento financiero
• Límites personalizados según empleado, departamento o tipo de gasto
• Conciliación automática con sistemas contables y ERP
• Visibilidad en tiempo real de todas las transacciones
• Políticas de gasto integradas que se aplican automáticamente

Por qué necesitas una tarjeta de crédito para gastos de viaje profesionales

Ventajas inmediatas sobre las tarjetas bancarias tradicionales

Las tarjetas para gastos de empresa ofrecen beneficios específicos que las tarjetas bancarias convencionales simplemente no pueden igualar:

1. Visibilidad y control en tiempo real del gasto

Cada vez que un empleado usa su tarjeta de crédito corporativa, recibes notificaciones instantáneas con el importe, ubicación y categoría del gasto. No más sorpresas al final de mes.

2. Conciliación automática que elimina tareas manuales

Las mejores tarjetas de crédito para gastos de empresa se integran directamente con tu software contable, eliminando horas de trabajo manual en la conciliación de extractos bancarios y reduciendo errores a prácticamente cero.

3. Informes personalizados por categorías

Genera reportes detallados que clasifican automáticamente los gastos: gasolina, kilometraje, alojamiento, restauración, transporte. Esta información es fundamental para optimizar tu política de gastos de viaje y negociar mejores condiciones con proveedores.

4. Límites de gasto personalizados y adaptables

Establece controles específicos por:

• Empleado individual o equipo completo
• Tipo de comercio (restaurantes, hoteles, transporte)
• Período temporal (diario, semanal, mensual)
• Categoría de gasto según tu política corporativa

5. Protección y seguros integrados

Las tarjetas para viajes de empresa incluyen coberturas como protección por pérdida de equipaje, seguro de accidentes durante viajes profesionales y protección contra robo, ofreciendo tranquilidad tanto a la empresa como a los empleados en movilidad.

6. Elimina los anticipos y reembolsos

Con una tarjeta de crédito para gastos de empresa, los empleados ya no necesitan adelantar dinero de su bolsillo. Esto mejora significativamente la experiencia del trabajador y elimina la carga administrativa asociada a los procesos de reembolso.

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Comparativa: Tarjetas de crédito para empresa vs. Tarjetas bancarias tradicionales

Las mejores tarjetas prepago y de débito para empresas

Tarjetas prepago para gastos de empresa

Las tarjetas prepago son ideales para empresas que buscan control absoluto del gasto. Funcionan cargando un saldo específico, lo que impide gastos superiores al límite establecido. Ventajas principales:

• Control presupuestario garantizado: Imposible gastar más del saldo disponible
• Sin vinculación a cuenta bancaria: Mayor seguridad financiera
• Perfectas para gastos puntuales: Viajes específicos o compras determinadas
• Gestión personalizada: Carga saldos según necesidades por empleado

Tarjetas de débito especializadas

Las tarjetas de débito para gastos empresariales combinan flexibilidad con control. Se vinculan a una cuenta específica, pero permiten establecer límites detallados y obtener información en tiempo real.

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OKT Card: Control del gasto empresarial antes de que se produzca

En el mercado actual existen múltiples opciones: tarjetas con recompensas, programas de millas, descuentos en combustible. La mejor elección depende de tus necesidades específicas.

Si buscas una solución que ayude a cumplir tu política de gastos, detecte fraude interno y simplifique radicalmente la gestión, la OKT Card es la tarjeta inteligente de Okticket diseñada específicamente para este propósito.

Características principales de la OKT Card

La OKT Card es una tarjeta de débito para gastos de empresa con la garantía de Mastercard que destaca por:

1. Conciliación automática integrada

El proceso es simple: pagas, recibes notificación inmediata en el móvil, digitalizas el ticket con una foto y el sistema asocia automáticamente el justificante al gasto. Todo sincronizado con tu software de gestión.

2. Personalización completa

Establece límites por:

• Empleado individual o departamento completo
• Período de tiempo (diario, semanal, mensual)
• Categoría de gasto (restauración, transporte, alojamiento
• Tipo de comercio permitido

3. Plataforma unificada

Todos los gastos quedan registrados en un único sistema, permitiendo supervisión en tiempo real y evitando la dispersión de información en múltiples herramientas.

4. Informes detallados y análisis en profundidad

El departamento financiero puede generar reportes personalizados para:

• Analizar el gasto por empleado, departamento o proyecto
• Identificar patrones de consumo
• Detectar uso indebido o irregular
• Tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales

5. Flexibilidad geográfica total

Úsala para cualquier gasto de viaje, tanto en España como en el extranjero. Compatible con miles de establecimientos en todo el mundo.

6. Opciones físicas y virtuales

Elige entre tarjetas físicas tradicionales o tarjetas virtuales para pagos online y comercio electrónico. Llévala en tu cartera física o intégrala en tu Wallet digital (Apple Pay, Google Pay).

7. Seguridad, transparencia y aceptación global

Un medio de pago con tecnología Mastercard, aceptado mundialmente, que garantiza transacciones seguras y registros transparentes en cada operación.

¿Quién debería usar la OKT Card?

Esta tarjeta para gastos de empresa es perfecta para:

• Empresas con empleados en movilidad frecuente: Comerciales, consultores, técnicos
• Organizaciones que buscan eliminar anticipos: Reduce la carga financiera sobre empleados
• Departamentos financieros que quieren automatizar: Menos tiempo en tareas administrativas, más en análisis estratégico
• Compañías que necesitan control presupuestario estricto: Límites personalizados garantizan cumplimiento de políticas
• Negocios que valoran la conciliación automática: Integración directa con sistemas ERP y contables

Cómo elegir la mejor tarjeta de crédito para gastos empresariales

Al evaluar opciones, considera estos factores críticos:

1. Capacidad de integración

¿Se conecta con tu software contable actual? ¿Con tu ERP? La integración automática es fundamental para aprovechar todo el potencial de estas herramientas.

2. Nivel de personalización

¿Puedes establecer límites específicos por usuario? ¿Por tipo de gasto? ¿Por ubicación geográfica? La flexibilidad determina el control real que tendrás.

3. Facilidad de uso para empleados

Una herramienta compleja genera rechazo. Busca soluciones con apps móviles intuitivas y procesos de digitalización de gastos sencillos (idealmente, solo hacer una foto).

4. Soporte y atención al cliente

Cuando surgen problemas durante un viaje de negocios, necesitas respuestas rápidas. Evalúa la calidad y disponibilidad del soporte técnico.

5. Coste total real

Más allá de la tarifa mensual, considera comisiones por transacción, cargos por cambio de divisa, costes de emisión de tarjetas adicionales y tarifas ocultas.

6. Escalabilidad

¿La solución crecerá con tu empresa? ¿Puedes añadir usuarios fácilmente? ¿El coste se mantiene competitivo al escalar?

Preguntas frecuentes sobre tarjetas de crédito para gastos de empresa

¿Qué diferencia hay entre tarjetas prepago y tarjetas de crédito para empresa?

Las tarjetas prepago requieren cargar saldo previamente, lo que garantiza control absoluto del gasto y evita sobregiros. Las tarjetas de crédito ofrecen una línea de crédito que debe liquidarse posteriormente, proporcionando mayor flexibilidad pero requiriendo más gestión.

¿Puedo usar estas tarjetas en el extranjero?

La mayoría de tarjetas para gastos de empresa tienen aceptación internacional. Verifica las comisiones por cambio de divisa y si la tarjeta opera con las redes principales (Visa, Mastercard) para garantizar aceptación global.

¿Cómo se controla que los empleados usen bien la tarjeta?

Mediante límites personalizados por tipo de comercio, horarios de uso, límites diarios o mensuales, y notificaciones en tiempo real. Las mejores plataformas permiten aprobar o rechazar transacciones instantáneamente.

¿Es complicado implementar estas tarjetas en la empresa?

No. Las soluciones modernas están diseñadas para implementación rápida. En la mayoría de casos, puedes tener tu sistema operativo en pocos días, con incorporación de usuarios sencilla y formación mínima requerida.

¿Qué pasa si un empleado pierde la tarjeta?

Puedes bloquearla instantáneamente desde la plataforma o app, evitando uso fraudulento. Posteriormente, solicitas una nueva tarjeta con los mismos límites y configuración, normalmente sin costes adicionales.

Da el siguiente paso: Mejora la gestión de gastos de viaje de tu empresa

¿Estás listo para eliminar los anticipos, agilizar los reembolsos y tener visibilidad completa de tus gastos de viaje? Las tarjetas para gastos de empresa no son solo un medio de pago, son una herramienta estratégica que transforma la gestión financiera.

¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? Te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos. Analizaremostus necesidades específicas y te mostraremos cómo esta solución puede adaptarseperfectamente a tu empresa.

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“Te devolvemos el 3% de la compra solo por pagar con tu tarjeta bancaria”. ¿Alguna vez has recibido un mensaje similar? Pues bien, lo que te está ofreciendo tu banco es lo que se denomina programa de cashback.

¿Quieres saber un poco más sobre el funcionamiento del cashback y conocer todas sus ventajas? Sigue leyendo para conocer las respuestas.

Qué es el cashback

Para entender un poco mejor el concepto de cashback, empezaremos por explicar brevemente qué es. La traducción literal de este término inglés sería “dinero de vuelta”.

Hablamos de un método de fidelización que ofrecen algunos bancos y emisores de tarjetas. Este método ofrece descuentos o devuelve al consumidor parte del dinero que gasta al comprar ciertos productos o servicios.

¿Cómo funciona el cashback?

Lo primero que debes saber es que, para obtener beneficio del cashback, es necesario pagar con tu tarjeta de crédito o de débito. Entonces, la entidad financiera te devolverá un porcentaje de las compras has hecho.

Por ejemplo, si tu tarjeta para gastos de empresa da un cashback del 1%, y compras algo por 300 euros, recibirás 3 euros de vuelta.

Dependiendo de la tarjeta y de dónde realices tu pago, la devolución de dinero puede ser:

• En forma de cheque regalo
• Programa de puntos
• Abono directo
• Descuento en la cuota de un servicio

Además, debes recordar que la mayoría de las tarjetas que ofrecen cashback tienen un límite de dinero a devolver. Este límite puede ser mensual o anual.  No existen límites generales. Depende de las propias condiciones de la compañía que emite la tarjeta.

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Tipos de cashback

Aparte del programa de fidelización o recompensa del que hemos hablado, hay un segundo tipo de cashback que en España también está empezando a proliferar.

¿Necesitas sacar dinero en efectivo, pero no tienes ningún cajero automático cerca? Existe la posibilidad de solicitar este servicio a la hora de pagar la compra en algún punto de servicio adherido.

Solo tienes que decirle al dependiente la cantidad que quieres y esta se sumará al importe de la compra. Pagas con la tarjeta el total y recibes en efectivo el dinero solicitado. Así de fácil.

Pongamos un ejemplo. Necesitas 50 euros en efectivo, pero estás de viaje en la carretera, a kilómetros de un cajero. Paras en una estación de servicio a repostar y echas 50 euros de gasolina. Cuando vas a pagar, le dices al dependiente que quieres 50 euros en metálico. Entonces, te cobra 100 euros y te da 50 euros en mano.  Así de sencillo.

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Las ventajas de las tarjetas con descuento para las empresas

Como estamos viendo, contar con una tarjeta bancaria que ofrezca cashback de forma gratuita permite ahorrar costes a tu empresa. Piénsalo: ante dos productos similares, ¿eliges uno que no te ofrece nada u otro que te devuelve parte del dinero gastado?

Un ejemplo muy sencillo. Tu empresa paga con tarjeta el hotel para un empleado que debe desplazarse para visitar a un cliente y el importe total son 500 euros. Si esa tarjeta tuviera un porcentaje de cashback del 2%,, obtendrías un reembolso de 100 euros. Así, el alojamiento te costaría 400 euros.

Para las compañías que ofrecen este retorno también es interesante, puesto que le sirve como reclamo para captar nuevos clientes y fidelizar a los actuales.

Desventajas del cashback

Eso sí, revisa que la tarjeta contratada no conlleve un coste ni intereses elevados. Y a la hora de comparar, valida los porcentajes de devolución y el listado de puntos de servicio adheridos.

Luego está el caso de las soluciones que ofrecen reembolsar parte de los gastos pagados con su tarjeta. Esto se hace en forma de descuentos en la licencia. Pues bien, se estima que solo una de cada cinco compensan el coste de la licencia mediante esta fórmula.

Piensa que hay periodos, por ejemplo vacaciones, en los que no se producen gastos de empresa. Además, compensa realmente cuando hay un volumen amplio de usuarios.

OKT Card: la tarjeta inteligente de Okticket

¿Quieres olvidarte de los reembolsos y de la gestión de anticipos?  La OKT Card, es la tarjeta inteligente de Okticket. Ofrece una nueva forma de controlar los gastos de los empleados. Así, se asegura que se ajusten a la política de viajes de la empresa.

• Es un medio de pago seguro, transparente
• Funciona como cualquier otra tarjeta de débito Mastercard.  Se acepta en miles de tiendas en todo el mundo. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet.
• Transporte, restaurantes, hoteles... Los empleados que viajan pagan con una única tarjeta. La empresa controla los gastos desde una única plataforma.
• Ofrece conciliación automática
• Establece límites personalizados por empleado, por categoría y por período.

Pero esto es solo un pequeño adelanto de lo que este tipo de tarjetas puede hacer por ti. Si quieres saber sobre las ventas de nuestra solución y los beneficios de la OKT Card, pide una reunión. Nuestros expertos te informarán sobre las tarjetas cashback en España..

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Los próximos días 7 y 8 de noviembre de 2023 se celebrará en Madrid una nueva edición de Accountex España 2023, el evento de referencia para despachos profesionales, asesorías y empresas. ¡Y en Okticket no podíamos faltar a la cita!

Podrás encontrarnos en el stand número 6A34, en IFEMA Madrid (pabellón 10), con una propuesta “de otro planeta”.  Pasa a visitarnos y descubre de primera mano las últimas funcionalidades que hemos incorporado a nuestra herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales.

Te invitamos al Accountex España 2023

Aprovecha la inscripción gratuita que encontrarás en este enlace y no te pierdas la oportunidad de conocer cómo funciona Okticket y cómo puede ayudarte a transformar la gestión de tu despacho y a optimizar el control de gastos de tus clientes.

Además, tendrás la oportunidad de asistir a interesantes ponencias que girarán en torno a la transformación digital, la inteligencia artificial, la analítica de datos y las mejores prácticas en contabilidad y gestión financiera.

Más de 4.500 profesionales y 100 empresas expositoras se darán cita para mostrar las últimas innovaciones y tendencias en gestión empresarial.

Sobre Okticket

Okticket es el SaaS Fintech más potente y completo para digitalizar y gestionar los gastos de viaje profesionales. La aplicación brinda una herramienta ágil y sencilla para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde el momento en que se efectúa el gasto, hasta los procesos de validación, control y tramitación contable. Okticket permite ahorrar hasta el 80% del tiempo invertido en tareas administrativas.

A lo largo de nuestros seis años de andadura, en Okticket nos hemos posicionado como uno de los principales players del mercado, y nuestra participación en Accountex España 2023 es una muestra de nuestra apuesta por contribuir a mejorar la eficiencia en la gestión de los gastos profesionales.

¿Quieres saber más sobre Okticket?

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De acelerador a epicentro de la revolución. De herramienta a agente capaz de producir una ruptura significativa del orden establecido. La tecnología está cambiando el ecosistema empresarial, y en este escenario el papel del #CIO ha cobrado una nueva dimensión.

¿Quieres descubrir las claves para entender el impacto de la revolución tecnológica en tu negocio? Te invitamos a participar como asistente online en la quinta edición del Congreso Internacional de CIOs, organizado por APD y del que somos patrocinadores Plata.

Asistir a esta cita referente del sector no te costará nada. Solo tienes que reservar hueco en tu agenda para los días 7 y 8 de noviembre de 2023 e inscribirte en este enlace con el código I23P4PVO.

¿Es la primera vez que participas en un encuentro de la comunidad global de directivos? Echa un vistazo a estos dos tutoriales:

• Tutorial a registro web: https://youtu.be/3alhmScQH4I
• Tutorial a inscripciones: https://youtu.be/g04QmsDuJZc

¿Qué temas se abordarán?

• ‍‍El impacto de los nuevos entornos que ya dibujan la IA, el blockchain o la computación cuántica.
• La nueva dimensión que está cobrando el papel del CIO.
• Las claves para anticiparse y afrontar las revoluciones que vienen. Los debates y ponencias pivotarán en torno a seis grandes bloques:  “Global Revolution”, “Data Revolution”, “CIO Revolution”, “Strategy Revolution”, “Users Revolution” y “Talent Revolution”.

Programa de actividades

Las ponencias comenzarán el martes 7 de noviembre a las 9:30 horas, con la conversación sobre " El liderazgo humanista en la era de la revolución tecnológica".

Nuestro turno llegará el miércoles 8 de noviembre. A las 11.50 horas, el director de Canal de Okticket, David García, moderará la mesa redonda “No todo es API. El reto del CIO frente a las peticiones de áreas estratégicas”.

Nuestro CTO, Eduardo Vázquez, será uno de los ponentes. Estará acompañado por Adrián Gestal, CIO de Arnoia y por Marcos Veiga, director de Desarrollo de EDISA.

Puedes descargar el programa completo aquí.

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En el competitivo mundo empresarial actual, ahorrar costes se ha vuelto esencial para mantener la rentabilidad y el crecimiento sostenible. Un área clave para lograr esto es la gestión de gastos, y un aliado fundamental en este aspecto es un software de gestión de gastos.

Además de simplificar las tareas administrativas, esta herramienta puede ayudar a tu empresa a optimizar recursos y maximizar beneficios.

En este artículo, exploraremos cómo aprovechar un software de gestión de gastos para ahorrar costes.

Automatización de Procesos y Control de Gastos

Una de las principales ventajas de implementar un software de gestión de gastos empresariales es la automatización de procesos. Esta tecnología inteligente elimina la necesidad de realizar tareas manuales, como la recopilación y clasificación de tickets y facturas, liberando tiempo y recursos para que puedas enfocarte en tareas más productivas.

Al mismo tiempo, la digitalización y posterior automatización garantiza que los gastos se registren de manera oportuna y precisa. Todo ello facilita el control en tiempo real de las finanzas de la empresa.

Cumplimiento de Políticas y Negociación con Proveedores

Un software de gestión de gastos también permite establecer políticas claras y precisas relacionadas con los gastos de la empresa. Las políticas de gastos de viaje, por ejemplo, son fundamentales para optimizar el presupuesto destinado a viajes de negocios.

Con el simple hecho de configurar las herramientas para aplicar automáticamente las políticas de gastos, se reduce la posibilidad de que los empleados pasen gastos no autorizados o excesivos.

Gracias a que es posible obtener una visión completa de los patrones de compra y gastos, la empresa puede negociar con los proveedores de forma mucho más efectiva, asegurando mejores precios y condiciones.

Análisis de Informes y Toma de Decisiones Informadas

Uno de los grandes beneficios de contar con un software de gestión de gastos es la posibilidad de obtener informes y análisis detallados sobre los gastos profesionales. Dichos informes de gastos te ofrecen una visión total de los flujos financieros, lo que facilita la identificación de áreas de mejora y oportunidades de ahorro.

Una vez cuentes con datos precisos y en tiempo real, la toma de decisiones se volverá más informada y estratégica, maximizando el rendimiento de la empresa.

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Eliminación de Papeleo y Seguridad de Datos

La adopción de un software de gestión de gastos implica la digitalización de recibos y documentos, lo que conlleva una reducción significativa en el uso de papel y de los costes asociados a su almacenamiento.

En este punto es importante recalcar que estas herramientas están diseñadas para garantizar la seguridad de los datos financieros de la empresa, protegiendo la información confidencial y minimizando los riesgos de pérdida o fraude.

En conclusión. Un software de gestión de gastos es una herramienta esencial para cualquier empresa que busque ahorrar costes y optimizar sus recursos. Al automatizar procesos, controlar gastos, negociar con proveedores y tomar decisiones basadas en análisis precisos, tu empresa estará en el camino hacia una mayor eficiencia y rentabilidad.

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60 minutos para cumplimentar una hoja de gastos, 20minutos para revisarla y validarla, y 18 minutos para corregir los errores. Si tenemos en cuenta un coste medio de 20 euros por hora de trabajo, ese tiempo de gestión de notas de gastos le va a costar a la empresa más de 32 euros.

Ahora, multiplica esa cantidad por cada una de las personas implicadas en el proceso a lo largo de todo el año. Y súmale los costes relacionados con el papel (archivos, fotocopias, envío…), la gestión contable y con el fraude interno.

¿Has calculado cuánto le cuesta a tu empresa la gestión manual de notas de gastos? Nosotros sí, y seguro que las cifras no te dejarán indiferente. Vamos a hacer una estimación tomando como referencia una empresa que cuenta con 1 validador y 20 empleados que reportan una media de 5 hojas de gastos al mes:

• Coste salarial de los empleados que pasan gastos: Como hemos dicho, en rellenar cada hoja de gastos se tardan 60 minutos. Como son 5 hojas, al final de mes el proceso se lleva un total de 100 horas (20 empleados x 5hojas). Si las multiplicamos por una media de 20 euros/hora, el coste mensual alcanza los 2.000 euros.
• Coste salarial de los validadores: Solo en revisar las 100hojas, la persona responsable va a tardar 2.000 minutos o lo que es lo mismo,33,33 horas. Traducido en dinero, aproximadamente 666 euros al mes.
• Costes derivados de las irregularidades en los gastos de viaje: 500euros de media al mes.
• Costes adicionales relacionados con el papel: 300 euros de media al mes, aproximadamente.

Por tanto, cada mes que no mejoras el proceso le cuesta a tu organización casi 3.500 euros.

Y eso que a estos costes no les hemos añadido los gastos derivados del tiempo que se tarda en corregir una nota de gastos con errores (18 minutos por cada una) ni lo que se tarda en realizar la conciliación bancaria o la gestión contable.

En la siguiente tabla, realizada con datos extraídos a partir de nuestra base de datos, puedes ver el coste medio de gestionar a mano las notas de gastos.

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Para que puedas calcular el coste real para tu empresa, hemos preparado una plantilla personalizable que puedes descargar en este enlace.

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Descubre el ROI de gestionar los gastos de viajes de negocios con Okticket

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Es cierto que una herramienta de digitalización y control de gastos de viaje profesionales como Okticket tiene un coste si quieres utilizar las funcionalidades más avanzadas (solicita una demo para que podamos hacerte una propuesta adaptada a tus necesidades), pero el ahorro del tiempo con respecto a la gestión manual es del 80%. Por tanto, el ROI es casi inmediato.

Okticket: Cómo funciona

En este punto es importante recordar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para digitalizar los gastos de viaje profesionales.

La aplicación está pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde el momento en que se efectúa el pago, hasta los procesos de validación, control de gastos de viaje e integración con el ERP de la empresa.

El funcionamiento de la app es muy sencillo. El usuario saca una fotografía del ticket desde la aplicación y el motor de reconocimiento extrae la información clave. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

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