Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilometraje

No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios. A partir de ahí, puede reflejar las cantidades a abonar en el convenio colectivo o en su política de gastos de viaje.

Lo habitual es que las empresas paguen gastos de kilometraje a los empleados que utilizan su propio vehículo para viajes de empresa. Y ese importe suele ser fijo. ¿Qué aspectos tienen en cuenta para fijar el precio de kilometraje?

• Muchas se rigen por los límites marcados por la Agencia Tributaria para que el gasto sea deducible. Actualmente, el kilometraje exento de pagar IRPF es de 0,19 euros por kilómetro recorrido (artículo 9.2 del Reglamento del IRPF). Por tanto, si una empresa paga 0,30 euros/kilómetro, los trabajadores tienen que cotizar por esos 11 céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en el País Vasco y Navarra, donde el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente
• El precio estipulado en los convenios sectoriales también suele ser tenido en cuenta
• Puede ocurrir que las empresas fijen diferentes importes en función del cargo del trabajador, del departamento y/o de su antigüedad en la empresa

Dado que el precio del kilometraje es libre, puedes encontrarte con empresas que pagan menos de 0,19 euros por kilómetro recorrido. Otras, duplican e incluso triplican esa cantidad.

Vamos aponer tres ejemplos:

• Las empresas que se rigen por el Convenio Colectivo Provincial de Limpieza de Edificios y Locales de Bizkaia abonan 0,25 euros por kilómetro
• El Convenio Colectivo del Sector de Oficinas y Despachos en la Comunidad Autónoma de Madrid ‍establece 0,32 euros/km
• El Convenio Colectivo de la Industria Siderometalúrgica de Gipuzkoa fija en 0,36 euros el precio del kilometraje

Qué conceptos incluye el gasto de kilometraje

A la hora de calcular a cuánto pagan el kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los siguientes conceptos:

• El gasto de combustible. Como el importe debe abonarse en su totalidad, es importante guardar los tickets.
• El desgaste ocasionado al vehículo. Por ejemplo, el desgaste de los frenos o los neumáticos.
• El gasto de aceite.
• La parte proporcional del seguro del coche.
• La parte proporcional del impuesto de circulación.

En cambio, no se incluyen las multas de tráfico (tiene que pagarlas el trabajador), los peajes ni los tickets de aparcamiento. No quiere decir que estos dos últimos conceptos no se abonen, pero corresponden a categorías diferentes de las notas de gastos.

Por cierto, el reembolso por peaje y el aparcamiento no tributan. Pero para ello es necesario aportar los justificantes. Puede ser en papel o digitalizados mediante un software homologado por la Agencia Tributaria.

Evitar errores en la gestión del kilometraje

Cuando los trabajadores en movilidad reportan los gastos de viaje de forma manual, puede ocurrir que cometan errores que cuesten dinero a la empresa. Gastos duplicados, tickets borrosos, kilómetros mal calculados…

Lee también: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje

Una forma rápida y sencilla de que el departamento financiero pueda controlar los gastos de kilometraje es implantar una herramienta de digitalización de gastos. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.

Contratar tarjetas de empresa para los empleados también te ayudará a que estos cumplan con la política de gastos de viaje.

Además del evidente ahorro de tiempo y dinero, la automatización permite analizar la evolución de los gastos de empresa. De esta forma, es más fácil tomar decisiones estratégicas.

Gracias a la trazabilidad de los gastos de viaje, puedes saber a qué categorías de gasto destinas más presupuesto. Así tendrás argumentos para negociar descuentos con los proveedores.

En el caso concreto del kilometraje, en Okticket hemos podido constatar que la pandemia ha traído consigo un mayor uso del coche, con lo que han aumentado los kilómetros recorridos. También el gasto en gasolina (un 40% si comparamos el período marzo 2020/marzo2021 con los 12 meses anteriores).

Si embargo, la distancia recorrida en cada desplazamiento se ha reducido sensiblemente, por lo que podemos deducir que la mayoría de los viajes de empresa realizados en coche son de corta distancia.

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