Digitalización de notas de gasto para viajes de negocios responsables

Los viajes de negocios responsables pasan por digitalizar las notas de gastos. En un momento en el que la sostenibilidad aplicada al Business Travel es uno de los principales retos a los que se enfrenta el sector, las acciones encaminadas al cuidado del medio ambiente cobran especial relevancia.

Con el objetivo de ayudar a las empresas a diseñar “una política de viajes más responsable y sostenible, con una orientación hacia el medio ambiente, la conciencia social y el buen gobierno corporativo”, la plataforma Forum Business Travel acaba de publicar una guía práctica (puedes descargarla aquí).

El texto aporta las pautas para abordar este desafío “con indicadores y acciones concretas antes, durante y después del viaje”. Y precisamente, uno de los indicadores de gestión que miden el compromiso de las organizaciones con la sostenibilidad es la digitalización de las notas de gastos de viaje profesionales.

En este punto es importante recordar que se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2 (fuente: OVACEN).

¿Quieres saber cuántas emisiones genera tu organización por el uso de papel? Existen calculadoras online para ello, como esta de STEINBEIS Paper.

Preferencia por hoteles y medios de transporte más sostenibles

La citada guía, desarrollada en colaboración con la consultora Genéthico,  pretende ser un manual para que las empresas puedan dar pasos hacia los objetivos de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, un compromiso de Naciones Unidas firmado por 193 países, entre ellos España.

Para que tomemos conciencia, sus autores nos recuerdan que la industria de los viajes y el turismo causa el 8% de las emisiones globales de CO2.

La parte positiva es que las organizaciones están cada vez más concienciadas. Del estudio se desprende que el 88% de las empresas se están planteando tomar medidas a corto plazo para reducir el impacto ambiental en sus viajes de negocios.

Las preferencias de los viajeros empiezan a decantarse hacia los hoteles con sellos ecológicos y los medios de transporte más sostenibles, como pueden ser los coches eléctricos. También ganan peso las tarjetas de pago virtuales.

LA “LIMITACIÓN DE LAS REUNIONES VIRTUALES” RELANZA LOS VIAJES DE NEGOCIOS

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Áreas de actuación

El manual también identifica seis áreas de actuación en el Business Travel “para contribuir a un mundo más sostenible y seguro para todos”:

1. La descarbonización del sector turístico.
2. La movilización de toda la cadena de valor.
3. La redacción de informes.
4. La creación de políticas de viaje sostenibles.
5. La formación de empleados.
6. La reducción del impacto negativo de los desplazamientos o, en todo caso, su compensación.

“Entre las acciones que se pueden plantear las empresas está reducir la resistencia al cambio, lograr que los empleados sean prescriptores de los valores corporativos, fortalecer los vínculos entre los distintos departamentos y proponer medidas de una forma transparente y honesta”, explica Natalia Ros, socia fundadora de Forum Business Travel.

Para Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, las medidas “ son muchas y muy variadas, desde evaluar cuántas personas deben viajar o priorizar los vuelos directos, hasta optar por restaurantes con productos de Km. 0, utilizar las nuevas tecnologías para reducir el uso de papel o analizar el impacto del viaje para detectar las prácticas menos sostenibles”.

Las claves de los viajes de negocios sostenibles

Si quieres apostar por viajes de negocios sostenibles, tienes que empiezan a aplicar medidas antes del desplazamiento. Algunas acciones que puedes llevar a cabo:

• Evaluar el número de personas que deben viajar.
• Valorar la duración óptima del viaje.
• Apostar por medios de transporte que utilicen biocombustibles.
• Priorizar los vuelos sin escalas.
• Trabajar con proveedores sostenibles homologados.

Durante el viaje lo ideal sería apostar por el uso del transporte público, comunicar en el hotel que no es necesario el cambio diario de toallas,  priorizar los restaurantes que ofrezcan productos de kilómetro 0, utilizar tarjetas de pago virtuales o solicitar justificantes de pago en formato electrónico.

¿Y después del viaje? Una de las medidas más efectivas es gestionar los gatos de viaje de los empleados mediante herramientas digitales como Okticket. Calcular el ROI del viaje, medir el impacto o compensar el CO2 emitido son otras acciones recomendadas por los expertos.

Además de seguir una estrategia, la guía destaca la importancia de darla a conocer externamente para mejorar la reputación de marca y, consecuentemente, acceder a nuevos mercados y contribuir al crecimiento de la empresa.

¿Preparado para perder los papeles en la gestión de notas de gasto?