En pocos segundos, tus empleados podrán solicitar un viaje y el departamento financiero aprobarlo y hacer un seguimiento.
En 2025, la Ley Antifraude será de obligado cumplimiento para empresas y autónomos que emitan facturas. ¿Qué impacto tendrá en las organizaciones?
ACTUALIZACIÓN
Lleva en vigor dos años, pero es ahora cuando empieza la verdadera cuenta atrás. El Ministerio de Hacienda ha aprobado el Real Decreto porque el que se desarrolla la Ley Antifraude para prevenir y evitar el fraude fiscal que obligará a las compañías a suministrar de forma inmediata su facturación a la Agencia Tributaria a partir del 1 de julio de 2025.
¿Qué es? ¿Cómo afecta a tu empresa? ¿Cuáles son los plazos establecidos? ¿Cuáles son las sanciones? Vamos a responder estas y otras cuestiones que están en el aire.
La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida popularmente como Ley Antifraude, nace, principalmente, para evitar irregularidades en la gestión de gastos empresariales. Pretende acabar con los softwares de doble uso utilizados para llevar una contabilidad paralela y con la omisión de ciertas transacciones, entre otros.
Una de las consecuencias más directas es la necesidad de contar con programas informáticos adaptados a la nueva normativa. Según se desprende del texto, los programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión deben garantizar «la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.
Según se desprende del texto publicad en el BOE, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación. Para ello, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:
Si en tu empresa o negocio sigues utilizando hojas de cálculo, deberías ir pensando en dar el salto hacia la gestión digital, puesto que los programas como el Excel no cumplen con los requisitos anteriormente mencionados.
Aparte de perseguir las cajas B, la Ley contra el Fraude Fiscal contempla una serie de medidas para evitar la evasión fiscal:
La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, será de obligado cumplimiento para empresas y autónomos que emitan facturas. Por tanto, va siendo hora de empezar a analizar el impacto en las empresas.
El 1 de julio de 2023 comenzó el periodo voluntario de cumplimiento y será de obligado cumplimiento el 1 de julio de 2025 para las empresas que facturen menos de 6 millones de euros (las que ingresan más ya lo hacen desde 2017). A partir de esa fecha, los autónomos y empresas que emitan facturas estarán afectados.
Solo quedarán excluidos quienes estén ubicados en Canarias, Ceuta, Melilla, en los territorios forales o se hayan acogido al Suministro Inmediato de Información (SII).
Los fabricantes y comercializadores de softwares de contabilidad también se verán afectados, puesto que estas soluciones deberán estar homologadas por la Agencia Tributaria obligatoriamente.
Al margen, claro está, de cumplir con el resto de los requisitos establecidos por la Ley Antifraude. En este punto es importante recordar que las facturas que se emitan deberán ser electrónicas e incorporar un código QR y una huella digital (para identificar la factura anterior). Además, los documentos tienen que llevar un código para que pueda remitirse a Hacienda de forma automática.
El no cumplimiento de esta medida puede acarrear sanciones económicas importantes.
La Ley Antifraude establece las bases para la futura obligación de emitir facturas electrónicas y, por ende, para la digitalización y certificación de los procesos de facturación y contables.
En estos momentos también estamos pendientes de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece que nace, principalmente, para regular la facturación electrónica obligatoria, combatir la morosidad y el fraude y fomentar la creación de empresas.
Además, será de obligado cumplimiento en 2024 (para empresas con más 8 millones de euros de facturación en una primera fase). Y cuando entre en vigor, empresas y autónomos de toda España tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas de las transacciones comerciales. Por tanto, no es de extrañar que se confunda con la Ley Antifraude.
Son dos normas diferentes, pero complementarias. Ambas modificarán significativamente la forma de facturar de pymes y autónomos. Para poder cumplir con la ley, muchas organizaciones tendrán que afrontar cambios tanto a nivel de cultura corporativa como de procesos.
Conclusión: Si todavía no cuentas con una solución de gestión documental que te ayude a automatizar los procesos, ese es el momento de empezar a buscar las mejores herramientas.
El Ministerio de Hacienda incrementa un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro. ¿Cómo te afecta esta medida?
Se había fijado en 0,19 euros en 2005 y llevaba sin tocarse desde entonces. Ahora, la cuantía se ha incrementado un 37%. El BOE del pasado 17 de julio de 2023 fijaba en 0,26 euros por kilómetro el gasto en kilometraje exento de pagar el IRPF.
De esta forma, el Ministerio de Hacienda actualiza la compensación de los gastos por kilometraje para los contribuyentes que usan un vehículo para desarrollar su trabajo.
Según ha explicado el departamento dirigido por María Jesús Montero, la compensación cubre el combustible, los gastos relacionados con el desgaste ocasionado al vehículo, sus posibles averías y la parte proporcional del seguro y los impuestos relacionados con el vehículo.
Asimismo, por el uso de motocicletas, la cuantía exenta será de 0,106 euros por kilómetro, frente a los 0,078 euros que se mantenían desde hace 18 años.
Este cambio normativo viene acompañado de dos órdenes ministeriales, una dirigida a empleados públicos que utilizan su vehículo particular para trabajar y otra, a los contribuyentes.
Para los primeros, el beneficio llega en forma de indemnización. Los 0,26 euros por kilómetro recorrido se les abonará en su cuenta corriente después de que hayan presentado el correspondiente justificante.
El resto de contribuyentes que utilicen el vehículo para trabajar podrán excluir de la declaración del IRPF los abonos que reciban en concepto de gastos de kilometraje, hasta un máximo de 0,26 euros por kilómetro recorrido.
Para ello, es necesario justificar los desplazamientos. También podrán incluir los gastos de peaje y aparcamiento que hayan sido necesarios.
Entre las principales causas para elevar el importe del kilometraje exento destaca la escalada de precios de la energía, intensificada a raíz de la guerra de Ucrania.
Una vez superada la sorpresa provocada por el anuncio, quedan en el aire algunas preguntas. ¿Qué va a pasar con los kilómetros de este año? ¿Cómo te va afectar? ¿Cuadrarán las rentas exentas que declara la empresa con la declaración de los contribuyentes?
En este punto es importante recordar que los trabajadores que tienen que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo incurren en una serie de gastos, como dietas y kilometraje.
Esos gastos tienen que ser abonados por la empresa. pero no están sujetos a retención siempre y cuando cumplan con los requisitos de justificación y se mantengan dentro de unos límites.
En el caso del kilometraje, ese tope estaba fijado hasta ayer en 0,19 euros por kilómetro recorrido. Hasta ese tope, no había tributación. Y si te pasabas, tributabas solo por el exceso.
Pero… ¿Qué va a pasar ahora con la subida del tope hasta los 0,26 euros por kilómetro? ¿Qué implicaciones tiene esta deflactación?
Hay quienes hablan de que, para los contribuyentes, el efecto inmediato es que, como baja la retención, a partir de hoy aumentará el dinero en sus bolsillos (el importe retenido desde el 1 de enero de 2023 no puede modificarse).
Pero no todos los expertos comparten esta opinión. Desde nuestro departamento financiero nos recuerdan que ni trabajadores ni empresa «se enriquecen» con esa subida, sino que este aumento equilibra el encarecimiento general de combustibles y demás gastos asociados al uso de vehículos.
Otras voces adelantan que pueden surgir problemas a final de año, cuando se devengue el IRPF. Si el contribuyente declara el kilometraje de todo el año a 0,26 euros el kilómetro y la empresa mete otra cantidad en el modelo fiscal correspondiente, la información no cuadrará con la que declaren quienes quieran recuperar el exceso de retenciones.
Este punto también ha sido aclarado desde nuestro departamento financiero. En principio, aseguran, si utilizas una solución para gestionar y controlar gastos de viaje profesionales no debería haber ningún problema.
«Lo único que ocurre es que en julio habrá dos precios de kilometraje que entra en vigor el mismo día de publicación del BOE. Pero, a día de hoy, todas las herramientas que contemplan los gastos de viaje pueden aplicar dicha subida y cálculo a partir de ese día», nos explican.
¿Hubiera sido mejor esperar hasta el 1 de enero de 2024? «Hubiera sido más fácil para quién no tiene aplicativos para los gastos de viaje, que tendrán que hacerlo de manera manual. Para el resto, en principio, no va a ser ningún problema».
¿Cuál es el nivel de madurez digital de las empresas españolas en el ámbito de los Recursos Humanos? ¿En qué iniciativas están poniendo el foco las empresas? ¿Qué retos digitales están abordando?
Una empresa alcanza la madurez digital cuando ha sido capaz de liderar las iniciativas digitales de forma estratégica, logrando optimizar sus resultados en todos los procesos de negocio. Esto implica que el talento interno tiene que haber alcanzado las habilidades necesarias para ser competente en entornos digitales en las cinco áreas establecidas por el Marco Europeo de Competencias Digitales DigComp 2.2: Información y Alfabetización Digital; Comunicación y Colaboración Online; Creación de Contenidos Digitales; Seguridad en la Red, y Resolución de Problemas.
¿Cuál es el nivel de madurez digital de las empresas españolas en el ámbito de los Recursos Humanos? Para responder a esta pregunta vamos a tomar como referencia el “8º Estudio de Transformación Digital en Recursos Humanos” elaborado por INCIPY.
La edición de este año mide el impacto Covid en la madurez digital y cómo las compañías están abordando los retos digitales en los siguientes ámbitos:
Del informe se desprende que el 90% de las grandes empresas de nuestro país han logrado un “avance significativo en la transformación digital en RRHH”. De ellas, casi la mitad asegura que se encuentra en un estado avanzado. Pero llama la atención que el 16% esté en fase muy avanzada (más de cinco años de recorrido), cuando hace un año solo un 1% se encontraba en este punto.
Transformación digital en RRHH 2022: Avances, iniciativas y retos
¿En qué iniciativas están poniendo el foco las empresas? Las prioridades en transformación digital de RRHH son, por este orden:
Pero una cosa son las intenciones y otra la realidad. Pese a que las organizaciones españolas han avanzado mucho en la digitalización y automatización de la gestión de personas, todavía les quedan por abordar algunos retos digitales.
Es cierto que las empresas han evolucionados hacia nuevos canales digitales, y la mayoría de las comunicaciones internas las realizan mediante apps colaborativas, redes sociales corporativas y demás espacios online. Pero solo tres de cada 10 han avanzado en modernizar sus tradicionales intranets (en muchas ocasiones obsoletas) hacia Digital Workplaces que permiten integrar en un mismo espacio la comunicación, el acceso al conocimiento, los grupos o redes de colaboración y todas las aplicaciones corporativas.
El estudio concluye que el 82% de las empresas encuestadas ha implantado alguna modalidad de teletrabajo (3 días es la más frecuente). Por tanto, lo lógico sería pensar que la adopción de soluciones digitales orientadas al trabajo colaborativo en red esté extendida.
Y lo está, pero con limitaciones. El 96% de compañías han acelerado la implantación de soluciones como Office 365/Teams o Google Suite, pero en la mayoría de los casos la adopción es “muy limitada y desigual”. Esto quiere decir que su uso está limitado a los chats o las videollamadas, pero sin aprovechar todo el potencial que ofrecen estas herramientas para optimizar el trabajo en red. Solo el 28% asegura tener una adopción avanzada.
También ha aumentado la implantación de aplicaciones digitales orientadas a las nuevas políticas de flexibilidad (gestionar turnos de entrada y salida, reservar mesas, salas, espacios comunes, parking, etc.).
Si el año pasado las empresas que contaban con softwares o soluciones integradas de Human Capital Management para la gestión de RRHH eran el 40%, ahora el porcentaje sube hasta el 63%.
Pero, pese a la importancia que hoy en día tiene el análisis del dato para cualquier organización, son muy pocas (un 26%) las empresas que trabajan la analítica de RRHH (recogida y análisis de datos, diseño de modelos descriptivos, predictivos y prescriptivos).
Si hablamos de la presencia de un responsable de HR Analytics, el porcentaje baja hasta el 14% (un 19% en 2022).
En cambio, siete de cada 10 empresas ya están empezando a testar tecnologías disruptivas para mejorar los procesos de formación, onboarding o engagement.
La escasez de talento de determinados perfiles es uno de los grandes retos a los que se tienen que enfrentar en la actualidad los departamentos de RRHH. Aun así, todavía son muy pocas las que cuentan con una estrategia digital como marca empleadora (el 29%, frente al 25% de hace un año).
La parte positiva es que ya hay un 32% de empresas que han adaptado su web o páginas de empleo a las tendencias digitales (el 29% en 2022).
¿Qué canales utilizan los departamentos de Recursos Humanos para publicar sus ofertas de empleo? Linkedin (84%), seguido de portales de empleo (68%) y otras redes sociales (28%). En cuarto lugar, se sitúan plataformas como Indeed o Glassdoor (19%).
Si bien la mayoría de empresas aseguran que tienen programas de formación en habilidades digitales, todavía hay un 25% que todavía no ha promovido ninguno. Y tan solo una de cada 10 mide el GAP digital de directivos y empleados.
Por último, el estudio refuerza la idea de que los responsables de Recursos Humanos se han convertido en “pieza clave para informar, sensibilizar, acompañar y liderar el cambio de todos los proyectos de transformación digital de la compañía”. La mitad de los profesionales encuestados así lo confirma. Incluso se han empezado a crear oficinas de Change Management para velar por esa gestión del cambio.
Del mismo, las áreas de RRHHH son conscientes del papel que juegan en la persecución de los objetivos de responsabilidad medioambiental y cada vez son más las organizaciones que están impulsando acciones e iniciativas específicas entre los empleados/as para contribuir a la sostenibilidad.
En Okticket hemos obtenido la certificación del Sello de Huella de Carbono otorgado por el Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico. Trabajamos para un futuro más verde.
Okticket tiene un compromiso claro con la sostenibilidad. Recientemente hemos obtenido el sello “Registro de huella de carbono, compensación y proyectos de dióxido de carbono” otorgado por el Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.
Este Registro es de carácter voluntario y recoge los esfuerzos puestos en el cálculo, reducción y compensación de las emisiones de gases de efecto invernadero que genera nuestra actividad.
El cálculo de la huella de carbono de Okticket ha sido el primer paso para poder actuar sobre las emisiones generadas. También hemos elaborado una estrategia de reducción de emisiones que se ha integrado en el Manual de Buenas Prácticas Internas.
Estas son algunas de las líneas básicas de mejora planteadas:
El sello “Registro de huella de carbono, compensación y proyectos de dióxido de carbono” nace con una doble finalidad:
El sello permite identificar tres niveles de participación: cálculo de la huella de carbono, su reducción y/o compensación.
Por otra parte, Okticket ayuda a las organizaciones a reducir el uso de papel. Las empresas que utilizan la solución gestionan las hojas de gastos de forma digital, en lugar de hacerlo manualmente y en papel.
En este punto es importante recordar que se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2.
Además, estudios recientes concluyen que, por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI, se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2.
«Teníamos muchos errores contables y falta de control»
Con más de un siglo de historia, Cupa Group es una de las grandes multinacionales con sede en España. El grupo empresarial está conformado por 75 empresas con presencia en 9 países y da empleo a más de 2.500 personas.
Antes de implantar Okticket, el equipo dedicado a las actividades comerciales en la calle presentaba sus notas de gastos en formatos muy dispares (Excel, PDF…). Además, no respetaba los tiempos para realizar los reportes de gastos.
«También teníamos muchos errores contables y falta de control», explica Rocío Gómez, CFO de CUPA.
Automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales se había vuelto necesario, y Okticket fue la herramienta elegida para llevar a cabo la digitalización. La flexibilidad para personalizar la solución en función de las necesidades específicas de cada una de las empresas fue uno de los motivos de peso para decantarse por nuestra solución.
“El acceso en tiempo real a la información de gasto y la integración de Okticket con nuestro software de Business Intelligence ha posibilitado implantar en tiempo récord una verdadera transformación digital del proceso financiero”.
Rocío Gómez destaca también la ventaja que supone el poder controlar los gastos de cada usuario en el momento o el establecer límites por categorías.
¿Y qué decir del conector de Okticket con SAP? «Nos permite contabilizar por centro de coste y por proyectos, una tarea que antes hacíamos a mano y que ahora está totalmente automatizada», recuerda.
Y todo ello en un periodo de implantación muy rápido. «Es una experiencia que recomiendo, es especialmente útil», concluye.
¿Qué son los gastos de representación? ¿Son deducibles? ¿Cómo se contabilizan los gastos de representación en la cuenta contable? Descúbrelo en este post.
Desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. Los gastos de representación contemplan las invitaciones de cara a obtener un beneficio comercial o empresarial
Puede ocurrir que esa labor de relaciones públicas se realice en el transcurso de un viaje de negocios. Entonces surgen las dudas: ¿Se trata de un gasto de representación o de un gasto de viaje?
Para una correcta gestión de los gastos de empresa, es importante no confundir ambos conceptos.
A grandes rasgos, los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa. El objetivo: mejorar la imagen de esta o su relación con clientes y proveedores.
Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. Entrarían aquí desde el kilometraje hasta la gasolina, pasando por las dietas. También el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.
Pongamos un ejemplo para ver mejor la diferencia entre un gasto de representación y uno de viaje. Un empleado se desplaza al extranjero para reunirse con un potencial cliente. Para tratar de convencerle de que firme el contrato, le lleva un regalo, le invita a comer y lo lleva a un espectáculo deportivo. Todo eso son gastos de representación.
Pero… Si ese mismo empleado viaja a la misma ciudad para asistir a una feria, los gastos de alojamiento, desplazamiento y manutención se considerarían como gastos de viaje. Lo mismo ocurre con los desplazamientos para hacer un seguimiento del trabajo desempeñado en una filial. Incluso para realizar una labor de mantenimiento en una empresa que ya es cliente,
Otra duda que surge entorno a los gastos de representación tiene que ver con las deducciones fiscales. ¿Son deducibles estos gastos? No todos.
Las limitaciones vienen establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Según se desprende de esta norma, son deducibles los gastos necesarios para la actividad empresarial y para obtener ingresos. Hablamos de los siguientes gastos de representación:
¿Demasiado genérico? Vamos a enumerar los tipos de gastos de representación deducibles más habituales:
Es importante señalar que no basta con que el gasto sea considerado deducible por la Agencia Tributaria. También es necesario que cumpla una serie de requisitos:
En cambio, no es posible deducir fiscalmente estos otros gastos:
Tomemos como referencia el ejemplo anterior citado. Tanto el regalo, como la invitación a comer y la entrada para el espectáculo deportivo son gastos de representación deducibles.
Ahora bien, si en vez de comprar una entrada para un espectáculo deportivo, el trabajador llevase a su cliente a un casino, el gasto de las apuestas ya no sería deducible.
Para una correcta imputación de los gastos de representación, lo primero es identificarlos. Después, hay que contabilizarlos correctamente en el grupo 62 (“Servicios Exteriores”). Normalmente van en la cuenta 627 del Plan General de Contabilidad (“Publicidad, propaganda y Relaciones Públicas”).
¿Qué ocurre cuando los gastos de representación los paga el trabajador? En este caso deben rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso (es similar a la de los gastos de viaje). Una vez hayan recuperado el dinero, no tienen que incluir el ingreso en la declaración de IRPF (no es una ganancia personal). Pero tampoco pueden solicitar deducciones fiscales.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
Ver funcionalidades