¿Sabías que muchas empresas terminan pagando más en gastos de kilometraje debido a registros inexactos? Aprende a evitar errores comunes y mejorar el control de los gastos de desplazamiento.
¿Cuál es el nivel de madurez digital de las empresas españolas en el ámbito de los Recursos Humanos? ¿En qué iniciativas están poniendo el foco las empresas? ¿Qué retos digitales están abordando?
Una empresa alcanza la madurez digital cuando ha sido capaz de liderar las iniciativas digitales de forma estratégica, logrando optimizar sus resultados en todos los procesos de negocio. Esto implica que el talento interno tiene que haber alcanzado las habilidades necesarias para ser competente en entornos digitales en las cinco áreas establecidas por el Marco Europeo de Competencias Digitales DigComp 2.2: Información y Alfabetización Digital; Comunicación y Colaboración Online; Creación de Contenidos Digitales; Seguridad en la Red, y Resolución de Problemas.
¿Cuál es el nivel de madurez digital de las empresas españolas en el ámbito de los Recursos Humanos? Para responder a esta pregunta vamos a tomar como referencia el “8º Estudio de Transformación Digital en Recursos Humanos” elaborado por INCIPY.
La edición de este año mide el impacto Covid en la madurez digital y cómo las compañías están abordando los retos digitales en los siguientes ámbitos:
Del informe se desprende que el 90% de las grandes empresas de nuestro país han logrado un “avance significativo en la transformación digital en RRHH”. De ellas, casi la mitad asegura que se encuentra en un estado avanzado. Pero llama la atención que el 16% esté en fase muy avanzada (más de cinco años de recorrido), cuando hace un año solo un 1% se encontraba en este punto.
Transformación digital en RRHH 2022: Avances, iniciativas y retos
¿En qué iniciativas están poniendo el foco las empresas? Las prioridades en transformación digital de RRHH son, por este orden:
Pero una cosa son las intenciones y otra la realidad. Pese a que las organizaciones españolas han avanzado mucho en la digitalización y automatización de la gestión de personas, todavía les quedan por abordar algunos retos digitales.
Es cierto que las empresas han evolucionados hacia nuevos canales digitales, y la mayoría de las comunicaciones internas las realizan mediante apps colaborativas, redes sociales corporativas y demás espacios online. Pero solo tres de cada 10 han avanzado en modernizar sus tradicionales intranets (en muchas ocasiones obsoletas) hacia Digital Workplaces que permiten integrar en un mismo espacio la comunicación, el acceso al conocimiento, los grupos o redes de colaboración y todas las aplicaciones corporativas.
El estudio concluye que el 82% de las empresas encuestadas ha implantado alguna modalidad de teletrabajo (3 días es la más frecuente). Por tanto, lo lógico sería pensar que la adopción de soluciones digitales orientadas al trabajo colaborativo en red esté extendida.
Y lo está, pero con limitaciones. El 96% de compañías han acelerado la implantación de soluciones como Office 365/Teams o Google Suite, pero en la mayoría de los casos la adopción es “muy limitada y desigual”. Esto quiere decir que su uso está limitado a los chats o las videollamadas, pero sin aprovechar todo el potencial que ofrecen estas herramientas para optimizar el trabajo en red. Solo el 28% asegura tener una adopción avanzada.
También ha aumentado la implantación de aplicaciones digitales orientadas a las nuevas políticas de flexibilidad (gestionar turnos de entrada y salida, reservar mesas, salas, espacios comunes, parking, etc.).
Si el año pasado las empresas que contaban con softwares o soluciones integradas de Human Capital Management para la gestión de RRHH eran el 40%, ahora el porcentaje sube hasta el 63%.
Pero, pese a la importancia que hoy en día tiene el análisis del dato para cualquier organización, son muy pocas (un 26%) las empresas que trabajan la analítica de RRHH (recogida y análisis de datos, diseño de modelos descriptivos, predictivos y prescriptivos).
Si hablamos de la presencia de un responsable de HR Analytics, el porcentaje baja hasta el 14% (un 19% en 2022).
En cambio, siete de cada 10 empresas ya están empezando a testar tecnologías disruptivas para mejorar los procesos de formación, onboarding o engagement.
La escasez de talento de determinados perfiles es uno de los grandes retos a los que se tienen que enfrentar en la actualidad los departamentos de RRHH. Aun así, todavía son muy pocas las que cuentan con una estrategia digital como marca empleadora (el 29%, frente al 25% de hace un año).
La parte positiva es que ya hay un 32% de empresas que han adaptado su web o páginas de empleo a las tendencias digitales (el 29% en 2022).
¿Qué canales utilizan los departamentos de Recursos Humanos para publicar sus ofertas de empleo? Linkedin (84%), seguido de portales de empleo (68%) y otras redes sociales (28%). En cuarto lugar, se sitúan plataformas como Indeed o Glassdoor (19%).
Si bien la mayoría de empresas aseguran que tienen programas de formación en habilidades digitales, todavía hay un 25% que todavía no ha promovido ninguno. Y tan solo una de cada 10 mide el GAP digital de directivos y empleados.
Por último, el estudio refuerza la idea de que los responsables de Recursos Humanos se han convertido en “pieza clave para informar, sensibilizar, acompañar y liderar el cambio de todos los proyectos de transformación digital de la compañía”. La mitad de los profesionales encuestados así lo confirma. Incluso se han empezado a crear oficinas de Change Management para velar por esa gestión del cambio.
Del mismo, las áreas de RRHHH son conscientes del papel que juegan en la persecución de los objetivos de responsabilidad medioambiental y cada vez son más las organizaciones que están impulsando acciones e iniciativas específicas entre los empleados/as para contribuir a la sostenibilidad.
En Okticket hemos obtenido la certificación del Sello de Huella de Carbono otorgado por el Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico. Trabajamos para un futuro más verde.
Okticket tiene un compromiso claro con la sostenibilidad. Recientemente hemos obtenido el sello “Registro de huella de carbono, compensación y proyectos de dióxido de carbono” otorgado por el Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.
Este Registro es de carácter voluntario y recoge los esfuerzos puestos en el cálculo, reducción y compensación de las emisiones de gases de efecto invernadero que genera nuestra actividad.
El cálculo de la huella de carbono de Okticket ha sido el primer paso para poder actuar sobre las emisiones generadas. También hemos elaborado una estrategia de reducción de emisiones que se ha integrado en el Manual de Buenas Prácticas Internas.
Estas son algunas de las líneas básicas de mejora planteadas:
El sello “Registro de huella de carbono, compensación y proyectos de dióxido de carbono” nace con una doble finalidad:
El sello permite identificar tres niveles de participación: cálculo de la huella de carbono, su reducción y/o compensación.
Por otra parte, Okticket ayuda a las organizaciones a reducir el uso de papel. Las empresas que utilizan la solución gestionan las hojas de gastos de forma digital, en lugar de hacerlo manualmente y en papel.
En este punto es importante recordar que se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2.
Además, estudios recientes concluyen que, por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI, se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2.
«Teníamos muchos errores contables y falta de control»
Con más de un siglo de historia, Cupa Group es una de las grandes multinacionales con sede en España. El grupo empresarial está conformado por 75 empresas con presencia en 9 países y da empleo a más de 2.500 personas.
Antes de implantar Okticket, el equipo dedicado a las actividades comerciales en la calle presentaba sus notas de gastos en formatos muy dispares (Excel, PDF…). Además, no respetaba los tiempos para realizar los reportes de gastos.
«También teníamos muchos errores contables y falta de control», explica Rocío Gómez, CFO de CUPA.
Automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales se había vuelto necesario, y Okticket fue la herramienta elegida para llevar a cabo la digitalización. La flexibilidad para personalizar la solución en función de las necesidades específicas de cada una de las empresas fue uno de los motivos de peso para decantarse por nuestra solución.
“El acceso en tiempo real a la información de gasto y la integración de Okticket con nuestro software de Business Intelligence ha posibilitado implantar en tiempo récord una verdadera transformación digital del proceso financiero”.
Rocío Gómez destaca también la ventaja que supone el poder controlar los gastos de cada usuario en el momento o el establecer límites por categorías.
¿Y qué decir del conector de Okticket con SAP? «Nos permite contabilizar por centro de coste y por proyectos, una tarea que antes hacíamos a mano y que ahora está totalmente automatizada», recuerda.
Y todo ello en un periodo de implantación muy rápido. «Es una experiencia que recomiendo, es especialmente útil», concluye.
¿Qué son los gastos de representación? ¿Son deducibles? ¿Cómo se contabilizan los gastos de representación en la cuenta contable? Descúbrelo en este post.
Desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. Los gastos de representación contemplan las invitaciones de cara a obtener un beneficio comercial o empresarial
Puede ocurrir que esa labor de relaciones públicas se realice en el transcurso de un viaje de negocios. Entonces surgen las dudas: ¿Se trata de un gasto de representación o de un gasto de viaje?
Para una correcta gestión de los gastos de empresa, es importante no confundir ambos conceptos.
A grandes rasgos, los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa. El objetivo: mejorar la imagen de esta o su relación con clientes y proveedores.
Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. Entrarían aquí desde el kilometraje hasta la gasolina, pasando por las dietas. También el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.
Pongamos un ejemplo para ver mejor la diferencia entre un gasto de representación y uno de viaje. Un empleado se desplaza al extranjero para reunirse con un potencial cliente. Para tratar de convencerle de que firme el contrato, le lleva un regalo, le invita a comer y lo lleva a un espectáculo deportivo. Todo eso son gastos de representación.
Pero… Si ese mismo empleado viaja a la misma ciudad para asistir a una feria, los gastos de alojamiento, desplazamiento y manutención se considerarían como gastos de viaje. Lo mismo ocurre con los desplazamientos para hacer un seguimiento del trabajo desempeñado en una filial. Incluso para realizar una labor de mantenimiento en una empresa que ya es cliente,
Otra duda que surge entorno a los gastos de representación tiene que ver con las deducciones fiscales. ¿Son deducibles estos gastos? No todos.
Las limitaciones vienen establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Según se desprende de esta norma, son deducibles los gastos necesarios para la actividad empresarial y para obtener ingresos. Hablamos de los siguientes gastos de representación:
¿Demasiado genérico? Vamos a enumerar los tipos de gastos de representación deducibles más habituales:
Es importante señalar que no basta con que el gasto sea considerado deducible por la Agencia Tributaria. También es necesario que cumpla una serie de requisitos:
En cambio, no es posible deducir fiscalmente estos otros gastos:
Tomemos como referencia el ejemplo anterior citado. Tanto el regalo, como la invitación a comer y la entrada para el espectáculo deportivo son gastos de representación deducibles.
Ahora bien, si en vez de comprar una entrada para un espectáculo deportivo, el trabajador llevase a su cliente a un casino, el gasto de las apuestas ya no sería deducible.
Para una correcta imputación de los gastos de representación, lo primero es identificarlos. Después, hay que contabilizarlos correctamente en el grupo 62 (“Servicios Exteriores”). Normalmente van en la cuenta 627 del Plan General de Contabilidad (“Publicidad, propaganda y Relaciones Públicas”).
¿Qué ocurre cuando los gastos de representación los paga el trabajador? En este caso deben rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso (es similar a la de los gastos de viaje). Una vez hayan recuperado el dinero, no tienen que incluir el ingreso en la declaración de IRPF (no es una ganancia personal). Pero tampoco pueden solicitar deducciones fiscales.
La digitalización del sector seguros ha traído consigo una serie de beneficios que han quedado plasmados en el ‘Informe sobre la digitalización en la industria aseguradora’ elaborado por AEFI.
El impulso de modelos de negocio más eficientes, la mejora del trato hacia el cliente, el establecimiento de nuevos canales de comunicación en los que los asegurados pueden informar de los siniestros o interponer reclamaciones de forma instantánea, la adaptación de la oferta hacia productos más innovadores y atractivos, que responden a las preferencias y necesidades de los clientes…
La digitalización del sector seguros ha traído consigo una serie de beneficios que han quedado plasmados en el ‘Informe sobre la digitalización en la industria aseguradora’ elaborado por AEFI (Asociación Española de Fintech e Insurtech) y Unespa, la patronal del sector.
El estudio también recoge una serie de retos que están ralentizando el proceso de transformación digital en esta industria. ¿A qué se enfrentan las aseguradoras? A una normativa obsoleta (algunas leyes tienen más de 40 años), principalmente.
De ahí que el sector considere urgente la actualización de la Ley de Contrato de Seguro “para adaptarla a las nuevas tecnologías y hábitos de los consumidores, permitiendo que los productos de seguros se transformen digitalmente y se ajusten a las necesidades de la sociedad”.
Al mismo tiempo, consideran que el desarrollo de nuevos proyectos que contribuyan a la digitalización del sector asegurador pasa por la adaptación de la normativa en materia de distribución y comercialización a distancia.
Otra de las barreras con las que se encuentran las aseguradoras es el papel. El simple hecho de tener que desplazarse hasta una oficina para firmar una póliza ralentiza muchísimo el proceso de contratación. Por no hablar del coste que supone almacenar y custodiar la información.
Además, hay que tener en cuenta que el uso del papel va en contra de los objetivos de desarrollo sostenibles marcados por la Unión Europea.
Ha llegado, por tanto, el momento de sustituir el modelo de papel por defecto por el de digitalización por defecto. Y aquí es donde vuelve a ser necesaria la actualización de la normativa.
Muchos cambios en muy poco tiempo. La adopción de nuevas herramientas de digitalización ha supuesto la transformación social y económica en todos los sectores. Y el asegurador no iba a ser menos.
Durante los últimos años el avance en innovación ha sido notable. Se han asentado nuevos modelos de negocio y las nuevas tecnologías se ha adaptado para tener cabida en el mundo del seguro.
Aplicada al sector seguros, esta tecnología ofrece múltiples posibilidades para empresas y consumidores.
En la siguiente tabla puedes ver un ejemplo de casos de uso de la IA (fuente: AEFI).
Especial utilidad tiene en la lucha contra el fraude la cadena de bloques. Los datos integrados en esta tecnología pueden consultarse, pero nunca alterarse.
Del mismo modo, es de gran ayuda para cumplir con los requisitos regulatorios, así como para analizar el histórico de reclamaciones e identificar conductas fraudulentas.
Su uso va desde la redacción de smart contracts (se ejecutan automáticamente en cuanto se cumplen los requisitos establecidos en la configuración) hasta la tramitación de reclamaciones basadas en datos de terceros.
Las anteriores conclusiones están alineadas con las recogidas en el Libro Blanco de InsurTech 2.0, recientemente elaborado por la AEFI, con la colaboración de la firma CMS Albiñana & Suárez de Lezo.
La flexibilización del marzo normativo, junto con una mayor colaboración entre las Insurtech y los actores tradicionales, es una de las claves para avanzar en la digitalización del sector, para tender hacia la reducción del papel y la optimización de la gestión documental.
El impulso de la APIficación en el sector asegurador posibilitaría, por ejemplo, que un cliente volcase sus datos de forma sencilla en un formulario y completase su propio perfil de riesgo. Con ello, recibiría una propuesta personalizada.
Todo lo anterior se conjuga con el uso de aplicaciones móviles y plataformas web para llegar a clientes de todos los perfiles. Pero siempre manteniendo opciones más tradicionales para no perjudicar a las personas mayores.
Lo que no se puede medir, no se puede controlar. Y lo que no se puede controlar, no se puede administrar. El análisis del dato es un pilar fundamental para que el CFO aporte valor a la empresa.
“Lo que no se puede medir, no se puede controlar. Y lo que no se puede controlar, no se puede administrar”. La reflexión de Carles Bascuñana, CFO de Experis España, resume en pocas palabras la importancia del análisis del dato para los directores financieros.
Junto con la necesidad de tener una visión global del negocio y la cercanía con otras áreas de la organización, conforma los tres pilares fundamentales para aportar valor a la empresa.
Esta es una de las conclusiones extraídas de la 5ª edición del Congreso Internacional de CFOs, organizado por APD. Concretamente, de la mesa redonda «Procesos y tecnología: La búsqueda de la eficiencia y la rentabilidad», moderada por el CEO de Okticket, Iván Rodríguez, y que contó con la participación del propio Bascuñana y de Xisco Sedano, CFO de W2M (Grupo Iberostar) como ponentes.
Si de algo se habló a lo largo de las dos jornadas que duró el congreso fue de poner en valor el dato. Lo ideal para que no se formen silos sería que todos los departamentos entendiesen hacia dónde va la organización, que hablasen el mismo dato.
En Experis España ya lo han puesto en práctica. También diferencian entre la dirección financiera corporativa y la operativa. Entienden la necesidad de que esta última esté cerca del negocio “para obtener una visión 360 y de esa forma ser eficaz".
Para gestionar ese dato tan valioso, la mejor ayuda son las herramientas de mejora de procesos. Y los primeros que agradecen su implantación son los propios trabajadores. “Están agradecidos, porque pueden dedicarse más tiempo a gestionar el dato, a planificar, a crear, a aplicar valor añadido, a dejar de mover papeles y dedicarse a otras actividades que les reportan más valor a ellos y a las compañías”, aseguró Xisco Sedano en este sentido.
De ahí la importancia de que la solución implantada se ágil. De lo contrario, “va a provocar pérdida de tiempo del equipo”. Para explicar las ventajas de digitalizar y automatizar los gastos de empresa, el CFO de Experis España puso como ejemplo el caso de uso de Okticket.
“Una app como Okticket, que es rápida, ¿qué va a provocar? Que el comercial, en vez de gastar un minuto en una app, me gaste 20 segundos en otra. Si sumas todo ese tiempo…” Del mismo modo, los departamentos de Back Office y Middle Office que reciben los tickets pueden dedicar los recursos ahorrados “a mejorar los márgenes o a apoyar al departamento de Marketing para ampliar el portfolio”.
Aparte de evitar errores y del trabajo que ahorran, soluciones como Okticket ayudan a las organizaciones a cumplir con sus políticas de sostenibilidad, empezando por la reducción significativa del uso de papel.
Además, para que el director financiero pueda entender el dato y sacar predicciones de futuro, debe trabajar codo con codo con el CEO e interactuar con departamentos clave como Ventas, Operaciones, Finanzas, RRHH o Marketing.
En este punto hay que señalar la importancia que tiene el papel del Business Partner. No es necesario recordar lo complicado que resultaría hacer previsiones si el director financiero no se interesa por el pipeline del equipo comercial, por ejemplo.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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