Cómo puedes ahorrar dinero analizando las hojas de gastos

Pregunta tipo test. Las hojas de gastos son:

A. Un documento que sirve para gestionar los gastos de viaje de tus empleados.

B. Una herramienta que aporta información actualizada que facilita la toma de decisiones estratégicas.

C. Un mecanismo que puede ayudar a que tu empresa ahorre dinero.

D. Las tres respuestas anteriores son correctas.

Y la respuesta correcta es… ¡La D! Sí, estás leyendo bien. Cuando las hojas de gastos se analizan con detenimiento es posible sacar información valiosa, más allá de cuánto dinero gastan los empleados en movilidad en dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.

4 oportunidades de ahorro que ofrecen las notas de gastos

Este documento permite detectar un montón de oportunidades de ahorro. Algunas, incluso, comienzan antes de salir de viaje.

1. Consigues tarifas más baratas

¿Tienes controladas las pautas de los trabajadores en movilidad? Si estuvieras controlando las hojas de gastos podrías ver, por ejemplo, el dinero que estás pagando de más por el simple hecho de que los empleados reserven los viajes de negocios a última hora.

Una forma de ahorrar dinero es establecer unos plazos máximos para realizar la reserva de hoteles y comprar billetes de avión. Es cierto que en estos momentos es complicado saber si el viaje va a ser posible o no, pero por eso es importante que te asegures de que vas a poder cancelar los viajes contratados sin pagar por ello. 

Del mismo modo, te darías cuenta de que probablemente haya patrones que se repitan. Normalmente los trabajadores nómadas suelen quedarse en las mismas cadenas de hoteles. Incluso acuden a las mismas empresas de alquiler de coches y comen en los mismos restaurantes cuando visitan las mismas ciudades con frecuencia.

Al tener esta información identificada, puedes tratar de negociar tarifas corporativas con los proveedores.

2. Puedes reducir las comisiones y precios de los productos y servicios contratados

¿Alguna vez te has parado a mirar si las líneas de móviles de tus empleados en movilidad permiten el uso de datos en el extranjero sin un sobrecoste (en los países de la UE, Islandia, Liechtenstein o Noruega, el precio es el mismo que en España)?

¿Los empleados disponen de tarjeta de empresa? En los extractos bancarios puedes comprobar las comisiones que te han metido por pagar en el extranjero, por sacar dinero en un cajero y por cambio de divisa. Una vez dispongas de esta información, podrás buscar una alternativa más económica.

3. Minimizas el riesgo de fraude interno

Entre tantos tickets de gasolina, de peajes, de restaurantes y de hoteles es fácil que se cuele alguno que no cumple con la política de gastos de viaje de la empresa. O que incluya un pago no reembolsable (la compra de un artículo personal, una multa de aparcamiento, etc.).

El fraude interno puede ser de varios tipos, y si tus trabajadores saben que no vas a analizar las hojas de gastos pueden tratar de colártela. Al final, estarás perdiendo miles de euros. Una media de 8.300 dólares al mes (unos 7.000 euros) según un estudio publicado en su día por la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)

4. Aprovechas las ventajas fiscales

Muchos de los gastos de viaje y de representación son deducibles tanto en el Impuesto de Sociedades como en la declaración del IVA. Pero para ello tienes que conocer los requisitos y solicitarlo a tiempo.

Deducciones en el Impuesto de Sociedades

Como ya sabes, los gastos de representación son deducibles si cumplen lo establecido en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Es decir, si son necesarios para la actividad empresarial y para generar ingresos.

Se incluyen, entre otros: los gastos derivados de las estancias de clientes en hoteles; las invitaciones en restaurantes para captar un cliente o cerrar un negocio, las entradas a espectáculos deportivos, de ocio o culturales; las inscripciones en conferencias, talleres o similares; los regalos de empresa con un precio razonable.

Además, el importe anual no puede superar el 1% del importe neto de la cifra de negocios.

Por eso es muy importante verificar que estos conceptos han sido incluidos por los trabajadores como gastos de representación junto con sus respectivos justificantes. Al realizar esta tarea muchas empresas se han dado cuenta de que sus trabajadores habían tratado de colar tickets no reembolsables.

Si sumas todo el dinero que habrías pagado de más por no haber analizado las notas de gastos, el ahorro es considerable.

También tendrás la oportunidad de detectar si hay algún gasto cuyo importe sea muy elevado y establecer un umbral máximo.

Devolución del IVA

En cuanto al IVA, el de los gastos de representación puedes recuperarlo, pero solo si cumplen con lo establecido por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido. Como ya hemos comentado en artículos anteriores, deben cumplir una serie de condiciones:

• Estar vinculados a la actividad económica
• Tenerlos registrado en los libros contables
• Estar debidamente justificados
• Aportar las facturas originales completas (numeración, fecha, lugar de emisión, importe, concepto, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción completa, base imponible, tipo impositivo aplicado, cuota repercutida y moneda en la que se paga).

Mucho ojo con esto, puesto que se calcula que cuatro de cada diez gastos pasados por los empleados no cumplen con los requisitos para solicitar la devolución del IVA.

También resulta curioso ver estadísticas que apuntan a que la mitad del IVA susceptible de devolución no se reclama. Solo en Europa, las pérdidas sobrepasan los 20.000 millones de euros al año

La importancia de digitalizar los gastos de viaje

¿No dispones de tiempo o de personal suficiente como para analizar las hojas de gastos de forma periódica? Las soluciones para digitalizar gastos de viaje facilitan enormemente esa labor.

Con Okticket, los trabajadores ahorran aproximadamente el 70% del tiempo que dedican a gestionar los gastos de viaje de forma manual. Y eso por no hablar de la reducción de los errores que cuestan dinero.

Además, como está homologada por Hacienda, los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel. Así los tendrás siempre a mano, pero en un entorno cloud seguro.

En lo referente al fraude interno, puedes configurar alertas (bloqueantes o informativas) para que te llegue una notificación cuando un empleado trate de subir un ticket similar o duplicado, uno fechado en un día no laborable, un gasto antiguo o uno cuyo importe exceda los umbrales de gasto establecidos.

Establecer umbrales de gasto por tipo de gasto y usuario (o grupos de usuarios) y fijar los gastos no reembolsables conforme a la política de viajes son otras funcionalidades que te permitirán ahorrar dinero.