10 procesos de RRHH automatizables o digitalizables

Hoy en día hay áreas cuyos procesos están automatizados en la mayoría de las empresas. Pero todavía quedan determinados departamentos en los que sigue instaurada la gestión manual.

Los procesos de RRHH forman parte de este grupo, pese a que se concentran un montón de tareas repetitivas, tediosas y que suponen una gran pérdida de tiempo.

Las consecuencias van desde la pérdida de información hasta la duplicidad de tareas, pasando por la disminución de productividad o los problemas de comunicación con el equipo.

En un artículo anterior ya adelantábamos que las prioridades en transformación digital de la gestión de personal pasaban por la digitalización de procesos internos.

En este post vamos a abordar más en profundidad este punto. ¿Son automatizables todos los procesos de RRHH? Prácticamente, sí. Veamos los más destacables.

1. Procesos de selección y contratación

Cuando queda una vacante en una empresa, lo habitual es publicar la oferta en alguna plataforma online. Linkedin, Infojobs, Headhunters… Las opciones son variadas.

¿Cómo sueles hacer la difusión de la oferta de empleo? Probablemente subas el texto a mano. También en esto la tecnología puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo.

Descripción de funciones, condiciones económicas, promoción… Todo lo que implica un proceso de selección se optimiza al máximo con la implementación de los softwares de reclutamiento y selección.

Las herramientas ATS (Applicant Tracking System) están pensadas para facilitar el proceso. ¿Qué pueden hacer? Entre otros:

• Publicar las ofertas.
• Seleccionar a los candidatos que den el perfil.
• Facilitar el intercambio de información entre las personas que lideran el proceso.
• Informar a los candidatos sobre el estado en el que se encuentra su candidatura dentro del proceso de selección.
• Crear alertas.
• Generar una base de datos con los perfiles de los candidatos.
• Mediante la Inteligencia Artificial, es posible incluso obtener predicciones sobre el rendimiento de los candidatos o el tiempo que van a tardar en cambiar de trabajo.

Los controles de rendimiento, las encuestas de clima laboral o la obtención de mapas de calor también pueden realizarse de forma automatizada.

2. Onboarding

Pero la automatización no se acaba con la firma del contrato. Incluso el proceso de bienvenida a los nuevos empleados puede automatizarse. Tareas como el envío de credenciales para acceder a los programas o el registro del material entregado (portátil, monitor, móvil…) dejarán de ser repetitivas.

Los chatbots que responden de forma automática a preguntas frecuentes (cuál es la política de vacaciones, qué gastos de viaje son reembolsables, a cuánto asciende el importe de las dietas, etc.) también resulta de gran utilidad. 

3. Registro de jornada

El registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, pero no existe una sola forma de realizarlo. Si quieres estar al tanto de las salidas y entradas del equipo sin tener que apostarte en la puerta, lo suyo es utilizar un software de control horario. 

La mayoría permiten llevar un registro detallado de los permisos, las bajas laborales y las vacaciones. Cuando un empleado solicita una ausencia, el departamento de RRHH solo tiene que revisarlas y aprobarlas. Estas se integran directamente en el calendario. 

4. Gestión de nóminas

A pesar de la importancia que tiene la gestión de las nóminas, muchas organizaciones siguen utilizando sistemas locales. ¿Qué ventajas ofrece la automatización de este proceso de Recursos Humanos?

• Los errores de cálculo se minimizan.
• La información personal de cada empleado está registrada. Cuando se produce algún cambio en su circunstancia familiar, este queda reflejado en la nómina de forma automática.
• ¿Ofreces algún servicio de retribución flexible? El cálculo se realiza automáticamente.
• Se adaptan a los cambios normativos, incluso se conectan con los sistemas de la Administración.
• Ofrecen integración con el resto de las aplicaciones de la empresa, incluido el ERP. Esto es muy útil cuando, por ejemplo, abonas los importes de las notas de gastos en nómina. Si además completas el proceso con una solución de digitalización de gastos de viaje profesionales, la contabilización se automatiza de principio a fin.
• Los salarios se abonan a tiempo, lo que contribuye a mejorar el bienestar laboral.
• Permiten la obtención de informes detallados. 

5. Gestión documental e informes de gastos

Con tal cantidad de procesos de RRHH a gestionar, las montañas de documentos en papel a almacenar son inevitables. Si en vez de azetas ocupando espacio utilizas una solución de digitalización y gestión documental, esa misma información estará almacenada en la nube de forma segura y ordenada. Buscar un archivo determinado no te llevará nada.

Estas herramientas permiten digitalizar y automatizar todo tipo de documentos, incluidos facturas y tickets de gastos. Eso no solo beneficia al departamento de personal. Los propios empleados pueden ser usuarios, lo que contribuye a mejorar el clima laboral.

Pongamos el ejemplo de las notas de gastos de viaje. Llega fin de mes, el departamento financiero quiere cerrar la contabilidad y los trabajadores en movilidad no acaban de entregarle los tickets de gastos. Los exige una y otra vez. Cuando por fin los tiene, unos son antiguos, otros están borrosos y alguno excede el límite establecido en la política de gastos de viaje.

Mientras, el trabajador está molesto por tener que volver de un viaje y pasarse media mañana rellenando a mano las notas de gastos y grapando los tickets. Además, se ha dado cuenta de que ha perdido alguno y en contabilidad le dicen que ese dinero no se lo van a reembolsar. El mal rollo ya está creado.

Con lo fácil que sería contar con una herramienta de digitalización de gastos de viaje profesionales homologada por Hacienda.

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6. Firma electrónica para los procesos de RRHH

Desde ofertas hasta contratos de trabajo, pasando por las nóminas. Los documentos que tienen que ser firmados por RRHH son muchos. La mejor forma de agilizar el proceso y dotarlo de mayor seguridad es utilizar una aplicación de firma electrónica.

7. Formaciones

En la actualidad existen un montón de plataformas LMS (Learning Management System). Estos programas facilitan la formación a distancia.

Ofrecen una serie de funcionalidades muy útiles para RRHH, como puede ser la obtención de información de trabajadores que han completado un curso determinado o la realización de evaluaciones de desempeño.

Gracias a estos sistemas, las compañías pueden anticipar las carencias de la plantilla. Imagínate que vas a implementar una nueva herramienta digital. ¿Sabes con seguridad que todos los empleados tienen las habilidades como para hacerse con ella sin problema?

8. Comunicación interna

¿Quieres fomentar el buen rollo entre los empleados? Los canales de comunicación interna invitan a la participación y colaboración. Muchos programas de gestión de personal incluyen un módulo específico para este fin. 

9. Definición del organigrama

Algo tan importante para la organización empresarial como es la definición del organigrama también es más eficiente si dispones de una herramienta de diseño y gestión de funciones.

Además de proporcionar un mapa con los diferentes roles para que los empleados puedan saber a quién dirigirse en cada situación, estos programas permiten la carga de fichas con información del equipo, registran las interacciones y se integran con el software de nóminas. 

10. Planificación de presupuestos

Para elaborar los presupuestos es fundamental conocer cuáles son las necesidades del equipo. También para ello existe softwares específicos.

¿Estás abierto a las posibilidades que te ofrecen las herramientas de digitalización y automatización para optimizar los procesos de RRHH?