Okticket: preguntas frecuentes (FAQ)

Preguntas frecuentes

Consultas más comunes de usuarios (FAQ)

sello homologación

icono¿Cómo entro en mi cuenta de Okticket desde el escritorio?

Para acceder a tus gastos desde un dispositivo de escritorio debes iniciar sesión en tu cuenta desde la web de Okticket. Para ello, debes hacer click en el botón Login que aparece en la Web (ubicado en el menú superior, a la derecha).

icono¿Puedo compartir las hojas de gastos con mi asesor/gestor desde la aplicación?

Puedes descargar en PDF las hojas de gastos desde la plataforma o desde la App para enviarlas a tu asesoría.

icono¿Cómo puedo descargar las hojas de gastos en PDF?

Para poder descargar las hojas de gastos en formato PDF puedes hacerlo desde la plataforma o desde la propia app en el móvil.

  • Desde la plataforma: Accede al botón Login desde nuestra web, introduce tus datos de usuario y contraseña y accederás a tu cuenta de usuario. Una vez en tu cuenta, desde el panel de navegación, accede a la hoja de gastos que hayas generado y desees exportar y haz click en Descargar en PDF.
  • Desde la app: Accede a la aplicación de Okticket desde tu dispositivo móvil y entra en la hoja de gastos que desees descargar. Una vez abierta la hoja de gastos verás en la esquina superior derecha de la pantalla un menú desplegable. Haz clic en el menú y escoge la opción Descargar PDF.

icono¿Cómo puedo exportar las hojas de gastos en CSV?

Para poder exportar las hojas de gastos en formato CSV podrás hacerlo desde la plataforma. Entra en www.okticket.es e inicia sesión en tu cuenta con tu usuario y contraseña (encontrarás la opción de Login en la esquina superior derecha de la pantalla). Una vez en tu cuenta, selecciona la opción Hojas de gastos en el panel de control. Haz clic en la hoja de gastos que desees exportar y, una vez abierta, verás un menú desplegable en la esquina superior derecha de la pantalla. Haz clic en el menú y selecciona la opción Exportar a CSV.

icono¿Cómo activo mi cuenta una vez que me he registrado?

Para activar tu cuenta, debes seguir los siguientes pasos:

  • 1/ Instalar la aplicación en tu móvil. En función del dispositivo que estés utilizando (Android o iOS) el enlace de descarga varía. Para instalar la app en un dispositivo Android debes acceder a este enlace desde tu móvil. Si tu dispositivo es iOS, el enlace de descarga al que debes acceder desde tu móvil es este.
  • 2/ Una vez instalada, debes abrir la aplicación y darle al botón "Regístrate" que aparece en la pantalla de inicio de la app. Una vez ahí verás otra pantalla en la que se te pide que introduzcas tus datos de acceso (un email y una contraseña que te pedirá dos veces, para confirmar).
  • 3/ Dale al botón de "continuar" y acepta los términos y política de privacidad. Luego haz click en el botón "Registrarse". Entonces de saldrá un mensaje de "Registro correcto" y automáticamente recibirás un email en la dirección que hayas facilitado para el registro, con indicaciones para validar tu usuario y comenzar a utilizar la aplicación.

icono¿A que se refieren con que la solución está homologada por Hacienda?

Okticket ha sido homologada por la AEAT para hacer digitalización certificada de facturas, facturas simplificadas, documentos sustitutivos y otros documentos según se estipula en la Orden EHA 962/2007. Comprueba aquí el listado de soluciones de software homologados por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas, en el que figura Okticket.

icono¿Cómo puedo crear y asignar usuarios a mi empresa?

Para poder crear nuevos usuarios y asignarlos a tu empresa, primero debes asegurarte de que tienes el rol de Administrador o Company Administrator. Si tienes ese rol, el siguiente paso es entrar en el gestor (haciendo login a través de www.okticket.es), seleccionar Usuarios en el panel de navegación, y pinchar en el botón de Nuevo (en la esquina inferior derecha de la pantalla).

Una vez hayas pinchado en el botón Nuevo, tendrás que rellenar los campos necesarios para crear el nuevo usuario. En estos campos tendrás la opción de asignarle al nuevo usuario el rol que quieras que tenga y podrás también asignarlo a tu empresa.

icono¿Qué información debo registrar con cada gasto para que el archivo digitalizado tenga valor legal?

Los campos obligatorios para que un justificante de gasto tenga validez fiscal con nuestra aplicación y puedas deshacerte del papel son:

  • En caso de ticket o factura simplificada: importe, fecha, CIF, Razón social y número de ticket.
  • En caso de factura: importe, fecha, CIF, Razón social, número de factura.

icono¿Puedo editar los campos de información de los tickets/facturas?

Sí. Al hacerle la foto a un ticket o factura, la tecnología OCR de la App captura y registra los datos, por lo general.

En el caso de que los datos registrados no se hayan captado bien y/o sean incorrectos, existe la opción de editar los campos a mano. Siempre recomendamos revisar los campos y comprobar si el OCR (Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres) los ha registrado correctamente antes de guardar la información de los tickets/facturas.

icono¿Mis datos se ceden a terceros?

Okticket no cede, bajo ningún caso, los datos de sus usuarios a terceros.Nuestra política de registro está planteada y redactada conforme a las exigencias sobre el cumplimiento de la nueva ley RGPD.

iconoCómo crear hojas de gastos y asignar tickets

Las hojas de gastos no se crean automáticamente, tiene que crearlas el usuario y ponerles un nombre y descripción (opcional) para luego asignar los tickets a las diferentes hojas.

Para crear una hoja de gastos hay dos maneras de hacerlo desde la App, ambas muy sencillas:

  • 1/ Entra en la App y vete al menú lateral (haciendo clic en las tres barritas verdes de la esquina superior izquierda de la pantalla). Elige la opción "Hojas de gastos". Una vez hayas seleccionado esta opción, deberás pinchar en el icono + para crear una nueva. Verás que te aparece la opción de ponerle nombre y descripción a tu hoja de gastos, una vez cubiertos los campos solo tienes que guardarla.
  • 2/ A la hora de registrar un ticket también tienes la opción de asignarlo directamente a una hoja de gastos ya creada, o de crear una nueva. Le haces la foto al ticket y le das a confirmar, en la siguiente pantalla escoges el tipo de gasto que es y confirmas. Después te saldrán los datos del ticket en diferentes campos que tendrás que revisar para asegurarte de que son correctos. Una vez te asegures de que todos los campos son correctos, baja hacia abajo para seleccionar el método de pago, introducir una descripción del gasto (opcional) y, debajo del campo de descripción, verás la opción "Seleccionar hoja de gastos". Si pinchas en esta opción, podrás seleccionar cualquiera de las hojas que ya tengas creadas o crear una nueva.

icono¿Puedo enviar por correo los tickets y facturas registrados?

Si. Para ello tienes que entrar en el gestor con tus claves de usuario y seleccionar el ticket/factura que desees enviar.

Una vez que lo selecciones podrás descargarlo en formato PDF para enviarlo.

iconoProblemas al descargar y/o exportar hojas de gastos

Si estás teniendo problemas a la hora de descargar en PDF o exportar en CSV tus hojas de gastos desde el gestor web, probablemente sea porque tu navegador tenga bloqueados los Pop-Ups o ventanas emergentes.

La solución es muy simple, fíjate en tu barra de navegador y verás una notificación que te indicará que se ha bloqueado un pop-up o una ventana emergente de Okticket.

Simplemente tienes que darle a aceptar para que la ventana emergente se abra y se descargue el fichero.

iconoDescarga de fichero CSV e importación a documento Excel

En primer lugar, se deben exportar a CSV (desde el gestor) las hojas de gastos. Una vez las tengas descargadas debes abrir un documento Excel y seguir estos pasos:

  • Pincha en abrir > examinar > elige el archivo CSV descargado.
  • Una vez hecho esto, probablemente te aparezca un mensaje que te diga que el formato y la extensión del archivo elegido no coinciden y te pregunte que si quieres continuar. Tienes que pinchar "Si".
  • Ahora te aparecerá un cuadro de mandos (Asistente para importar texto) que es en el que tendrás que marcar la configuración para que el archivo se importe correctamente y de manera ordenada:
  • El primer paso debe tener marcado el campo DELIMITADOS.
  • En el paso 2, el la columna SEPARADORES deber de seleccionar la casilla COMA. El calificador de texto debe de ser ".
  • En el paso 3, en la opción Formato de Datos en Columnas debes de seleccionar la casilla GENERAL y pinchar en finalizar.
  • Siguiendo estos pasos, debería de aparecerte la información ordenada de este modo.

icono¿Puedo subir archivos PDF o fotos del carrete directamente a Okticket?

Okticket no admite el registro de archivos que no estén generados con la propia App. Esto es así porque Okticket está homologada por la Agencia Tributaria y los registros de gastos que se generan desde la App quedan firmados digitalmente.

Por eso, para cumplir con los requerimientos de la AEAT para la homologación certificada de tickets y facturas, no es posible subir archivos externos a la App que hayan podido ser modificados o editados.

Esto significa que cualquier documento (foto, pdf...) que no se haya hecho directamente con Okticket no sería válido para obtener una firma digital.

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