MBA Surgical Empowerment es una multinacional española líder en distribución de tecnología médico-quirúrgica, con presencia en España y Portugal. Su misión es dotar a los profesionales de la sanidad con las soluciones más innovadoras en ortopedia, traumatología, anestesia, cirugía cirugía (MBA Incorporado S.L.U) y oncología radioterápica.

Detrás de cada producto hay un equipo comercial que visita hospitales y se desplaza constantemente para que los profesionales sanitarios tengan lo que necesitan, cuando lo necesitan. Ese nivel de actividad genera un volumen elevado y continuo de gastos de viaje que hay que gestionar con precisión.

Situación inicial

Los gastos se gestionaban en Excel, con notas manuales y tickets físicos que los empleados acumulaban hasta final de mes. El equipo financiero se apoyaba en una base de datos de Intranet para consolidarlo todo. Funcionaba, pero a un coste alto en tiempo y en errores.

Los retos no eran pocos:

• Mucho tiempo perdido recopilando tickets: el equipo financiero dedicaba unos 7 días al mes solo a gestionar gastos.
• Empleados que olvidaban justificar gastos o los acumulaban para el último momento.
• Un cierre contable mensual que llegaba a alargarse hasta 15 días.
• Sin visibilidad del gasto en tiempo real: había que esperar a recibir los tickets para empezar a trabajar.
• Necesidad de conectar la información de gasto con sus sistemas internos de gestión empresarial.

Pero en enero de 2022, se presentó un nuevo escenario. MBA fue adquirida por una empresa sueca cotizada en Bolsa, lo que implicó la necesidad de cumplir con plazos de cierre mucho más exigentes. El modelo anterior ya no era viable.

La solución: Okticket integrado en su operativa

Había llegado el momento de optimizar la gestión de los gastos de viaje.  MBA analizó varias herramientas del mercado. Evaluaron cuatro opciones antes de decantarse por Okticket.

La decisión no fue al azar. En la prueba comparativa, Okticket destacó en lo que más importaba para su equipo: facilidad de uso para el usuario y rapidez a la hora de justificar un gasto.

¿Por qué Okticket? 

Tres funcionalidades que cambiaron la forma de trabajar:

API para desarrollo a medida

MBA conectó Okticket con su sistema de gestión empresarial a través de la API. Ahora, los datos de gasto fluyen automáticamente hacia donde tienen que ir, sin exportaciones manuales ni procesos intermedios.

OKT Card

Con la tarjeta corporativa de Okticket, los trabajadores desplazados pagan sus gastos de viaje y estos quedan registrados automáticamente. Menos pasos, menos olvidos, más control.

Implementación

La implantación se realizó primero en España y después en Portugal. El equipo de Okticket acompañó el proceso en todo momento y adaptó la puesta en marcha a las necesidades concretas de MBA.

Uso actual

Hoy, más de 200 personas entre España y Portugal gestionan sus gastos de viaje con Okticket. Y lo hacen sobre la marcha. El comercial que sale de visitar un hospital en Sevilla fotografía el ticket del parking antes de arrancar el coche. El que termina una cena de trabajo en Lisboa la registra antes de salir del restaurante.

No hay papeleo acumulado a final de mes. No hay tickets perdidos. No hay llamadas al departamento financiero preguntando cómo rellenar la hoja de gastos. 

“El 100% del equipo usa la app y hemos logrado cerrar la contabilidad 7 días más rápido", asegura Marino Casal (MBA Accounting Manager España).

‍

Resultados

El impacto fue inmediato. Y se notó en los tres sitios donde más dolía.

Los comerciales dejaron de perder tiempo con papeleo para centrarse más en los clientes. El equipo financiero dejó de perseguir justificantes y de corregir errores. Y el equipo de TI dejó de gestionar altas y bajas de usuarios de forma manual gracias al Directorio Activo.

Lo que más valoran:

• El comercial registra el gasto en el momento. Sin acumularlo para el lunes, sin perder el ticket en el fondo del bolsillo.
• Los datos de gasto llegan solos al sistema. Sin exportaciones, sin trabajo manual.
• Finanzas deja de ser el cuello de botella: menos correos, menos correcciones, cierres más limpios.
• Visión unificada del gasto, en tiempo real. Ya no hay que esperar quince días para empezar a trabajar.

Y una solución que crece con su empresa. Desde que implantaron Okticket, la plantilla de MBA ha crecido en 34 personas. "En cambio, el equipo financiero encargado de revisar y procesar los gastos es exactamente el mismo", afirman.

‍