Adsmurai, compañía tecnológica en expansión internacional y referente en automatización del marketing digital, necesitaba que sus procesos internos escalaran al mismo ritmo que su negocio. 

Desde 2021, con Okticket como solución de automatización, la empresa ha absorbido un volumen creciente de actividad sin fricciones administrativas. 

Al mismo tiempo, el producto de Okticket evolucionaba con nuevas funcionalidades que permitían ofrecer más precisión, más eficiencia, más control y mayor capacidad de automatización.

Situación inicial

Antes de implementar Okticket, Adsmurai lidiaba con un sistema de gestión de gastos completamente manual y poco escalable.

La empresa utilizaba plantillas en hojas de cálculo para gestionar los gastos de los empleados. Cada trabajador debía introducir manualmente sus gastos y adjuntar los tickets correspondientes.

Este sistema, que había funcionado en los primeros años, dejó de ser viable ante el crecimiento de la compañía. Los problemas se hicieron evidentes:

• Errores frecuentes en sumatorios y cálculos.
• Justificantes perdidos o inexistentes.
• Elevada carga administrativa para el equipo financiero.
• Procesos lentos y poco eficientes.
• Falta de visibilidad y control sobre los gastos en tiempo real
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La Solución: automatización de procesos con Okticket

Conscientes de que necesitaban una solución que permitiera digitalizar y automatizar el proceso para que Finanzas y empleados trabajaran de forma más ágil, Adsmurai tomó la decisión estratégica de implementar Okticket.

¿Por qué Okticket? 

• La aplicación es intuitiva, por lo que cualquier empleado podría utilizarla sin necesidad de formación compleja. Al mismo tiempo, se eliminaba la resistencia al cambio.
• La tecnología desarrollada por Okticket permitía automatizar todo el proceso de gestión de gastos de viaje, desde la digitalización de los tickets hasta la extracción de la información al instante y la posterior contabilización.
• Podían obtener trazabilidad y control total de los gastos de viaje del equipo.

Implementación

La implantación de Okticket comenzó en 2021. El proceso de onboarding fue sorprendentemente ágil. Con soporte directo del equipo de Okticket, el departamento de Finanzas lideró una implementación rápida que facilitó la adopción inmediata en toda la organización.

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Uso actual: automatización integrada en el día a día

La evolución constante del producto ha acompañado el ritmo de crecimiento de la compañía. Hoy en día, todos los empleados de Adsmurai utilizan Okticket para gestionar sus gastos. Los principales tipos de gastos gestionados son:

• Viajes corporativos.
• Dietas.

Las funcionalidades más valoradas por los usuarios:

• Escaneo automático de tickets
• Automación de reportes
• Flujos de aprobación
• Centralización en la nube
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Resultados

Gracias a la automatización, Adsmurai ha reducido errores, acelerado validaciones y aumentado el control financiero.

Entre los principales beneficios se encuentran:

• Mayor comodidad para los empleados a la hora de reportar todos los gastos derivados de los viajes.
• Reducción de errores administrativos.
• Ahorro significativo de tiempo en la revisión y validación de gastos.
• Mayor control y trazabilidad sobre todas las liquidaciones.
• Información centralizada y accesible desde cualquier lugar

Escalabilidad alineada con su crecimiento

El volumen anual de tickets gestionados pasó de 100 en 2021 a 600 en la actualidad. Un crecimiento derivado de la propia evolución de Adsmurai que ha sido absorbido sin aumentar carga administrativa gracias a la automatización proporcionada por Okticket.