Las claves para afrontar el proceso con éxito
Cómo elaborar un plan de digitalización de gastos profesionales
Datos, datos y más datos. Las decisiones estratégicas en materia empresarial deben estar basadas en información real, actual y fiable. ¿Y cómo se consiguen esos datos? La respuesta es: Digitalización.
Pero pasar del papel a los archivos digitales conlleva un proceso. Todo plan de digitalización debe ir precedido de una labor de reflexión en la que se involucren los responsables de todos los departamentos. ¿Qué pasos no pueden faltar?
A lo largo de esta guía hablaremos de la estrategia para elaborar un plan de digitalización de gastos profesionales y de su importancia para la organización.
¿Qué vas a encontrar en este documento?
- Un listado de los pasos que toda organización debería seguir para elaborar un plan de digitalización de gastos eficaz.
- Las claves para digitalizar las notas de gasto.
- Los beneficios de abrazar la digitalización de gastos profesionales.
- Los errores a evitar en la gestión de gastos. ¿Conoces los costes ocultos de gestionar las notas de gastos a mano?
- Y más, mucho más...
Descárgate la “Guía para elaborar un plan de digitalización de gastos de empresa" y descubre las claves para afrontar el proceso con éxito.
Los beneficios de la flexibilidad en el pago
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El volumen de papel que deben gestionar las empresas no para de crecer. Para el año 2035, se calcula que el volumen de datos se habrá multiplicado por 45. De ahí que contar con un plan de digitalización se haya convertido en una necesidad.
10 claves para digitalizar notas de gasto
La digitalización de las hojas de gastos es una parte fundamental de este plan que quieres llevar a cabo. ¿Cuáles son las claves para optimizar el proceso de control de gastos de viajes de negocios?
- Establecer una política de gastos
- Elegir una app homologada por la Agencia Tributaria
- Conciliación bancaria automática
- Tener en cuenta a los usuarios
- Implantación ágil
- Software escalable
- Retorno de la inversión rápido
- Integración con tu ERP
- Soporte cercano y continuado
- Seguridad de la información
Errores a evitar en la gestión de gastos
Pese a que cada vez son más las empresas que han digitalizado sus procesos, menos de la mitad logra alcanzar el éxito.
Las empresas que sí han mejorado sus números apuntan a una serie de claves para lograrlo:
- Contar con los líderes adecuados y con conocimientos digitales.
- Modificar los procedimientos operativos estándar para incluir nuevas tecnologías digitales.
- Redefinir las funciones y responsabilidades de las personas para que se alineen con los objetivos de la transformación.
- Invertir en talento digital.
- Establecer nuevas formas de trabajar (aprendizaje continuo o entornos de trabajo abiertos).
- Implementar herramientas digitales para que la información sea más accesible en toda la organización.
Igual de importante que los factores que contribuyen al éxito son los errores a evitar al contabilizar gastos. ¿Cuáles son los más frecuentes? Falta de previsión, no poner límites de gasto, asientos contables equivocados, no realizar auditorías, no tener en cuenta el cambio de divisa...
La importancia de la digitalización de gastos
Mención aparte merece un error tan importante como es el de continuar con la gestión manual de los gastos profesionales. Se trata de un proceso largo, tedioso y que te puede llevar a cometer errores.
Por tanto, si de verdad quieres tener un control fiable de las finanzas de tu empresa, tienes que empezar por automatizar la gestión de gastos profesionales.
Los beneficios de abrazar la digitalización de gastos profesionales son numerosos. Por ejemplo, con Okticket te ahorras un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
Además, la herramienta proporciona información valiosa que ayuda a la toma de las decisiones estratégicas necesarias para hacer crecer un negocio.
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